Lignes directrices sur l’optimisation d’un effectif hybride : Pleins feux sur le télétravail

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Maintenant plus que jamais, nous reconnaissons que l’avenir du travail dans la fonction publique repose sur l’exploration des liens entre le personnel, le talent, la diversité, les pratiques de gestion et les structures organisationnelles. L’avenir du travail sera façonné par la technologie et les Canadiens, dont les attentes changent. La collecte de données probantes, l’analyse des données et l’expérimentation guideront chaque étape du processus décisionnel.

La fonction publique se trouve à un tournant important où il est possible de réinventer l’avenir et d’y incorporer le milieu de travail agile et souple dont ont bénéficié les Canadiens pendant la pandémie. Par conséquent, bon nombre d’organisations élaborent leurs plans en vue d’adopter un environnement de travail hybride grâce auquel les membres du personnel pourront travailler à la fois sur leur lieu de travail et faire du télétravail.

Nous avons donc créé les Lignes directrices sur l’optimisation d’un effectif hybride : Pleins feux sur le télétravail, qui constituent le point de départ du lieu de travail de l’avenir.

Les présentes lignes directrices comprennent les grands principes, les étapes à suivre et les principaux facteurs que devront considérer les organisations, les gestionnaires et les employés lors de la mise en œuvre d’un environnement de travail hybride. Comme il n’existe aucune solution universelle, les organisations sont encouragées à expérimenter pendant qu’elles optimisent le télétravail et le travail sur place pour favoriser un effectif diversifié, inclusif et productif qui continuera de produire des résultats pour les Canadiens.

Les présentes lignes directrices se veulent une orientation générale sur l’optimisation d’un effectif hybride et ne devraient pas être considérées comme des directives. Elles sont basées sur la Directive sur le télétravail et d’autres instruments et devraient être lues avec les conditions d’emploi et les conventions collectives en vigueur. De plus, elles sont remplacées par tout avis de santé publique et toute directive gouvernementale sur la vaccination.

Introduction

Pendant la pandémie de COVID-19, les fonctionnaires fédéraux ont prouvé leur capacité de s’adapter à de nouvelles façons de travailler sur place et à distance, tout en produisant des résultats pour les Canadiens. Nous nous sommes donc inspirés de l’expérience vécue et avons décidé d’adopter un effectif hybride comme partie intégrante de l’avenir de notre mode de travail et de notre lieu de travail.

Un effectif hybride s’entend d’un effectif composé d’un mélange d’employés qui, chaque jour, télétravaillent depuis le Canada et travaillent sur place dans leur lieu de travail désigné, les emplacements de Cotravail GC et les espaces de collaboration partagés.

Un effectif hybride pour la fonction publique aidera les organisations à :

  • promouvoir les principes d’Au-delà de 2020 voulant que la fonction publique soit souple, outillée et inclusive, notamment grâce à :
    • une amélioration de l’équilibre entre le travail et la vie personnelle, et du bien‑être,
    • une diversité enrichie et une meilleure représentation régionale,
    • un accès élargi aux compétences et aux capacités nécessaires;
  • respecter les engagements fédéraux figurant dans la Stratégie sur l’accessibilité;
  • s’assurer que les mesures de santé et de sécurité publiques et opérationnelles demeurent au premier plan de la planification;
  • poursuivre les efforts visant à mettre en œuvre l’Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion;
  • appuyer la Stratégie pour un gouvernement vert, en particulier :
    • réduire l’empreinte écologique en ce qui concerne les émissions de gaz à effet de serre, l’utilisation de l’eau et les déchets,
    • favoriser les opérations résilientes aux changements climatiques.

Les présentes lignes directrices visent à aider les organisations à optimiser le télétravail et le travail sur place et à favoriser un effectif hybride diversifié, inclusif et productif. Elles comportent cinq sections.

  • Aperçu : un aperçu des régimes de travail flexibles et du télétravail
  • Lignes directrices à l’intention des organisations : information sur la façon d’optimiser le télétravail
  • Lignes directrices à l’intention des gestionnaires : questions et renseignements pour les gestionnaires afin qu’ils puissent se préparer pour les conversations avec les employés
  • Lignes directrices à l’intention des employés : questions et renseignements pour les employés afin qu’ils puissent se préparer pour les conversations avec les gestionnaires
  • Glossaire des termes : définitions des termes utilisés couramment

Les présentes lignes directrices sont élaborées dans le contexte du cadre de politiques actuel. En prenant appui sur les données probantes que les organisations recueillent et fournissent, nous continuerons d’explorer les lacunes dans les lois, les politiques, les directives et les conventions collectives afin de soutenir l’avenir du travail.

Ensemble, nous pouvons mettre en œuvre les systèmes, les structures, les outils et les formations qui favorisent l’épanouissement d’un effectif hybride et apprendre, itérer et nous adapter au fur et à mesure.

Aperçu

Qu’est-ce qu’un régime de travail flexible?

Les régimes de travail flexibles existent depuis un certain temps et peuvent prendre de nombreuses formes :

  • le télétravail à temps plein;
  • une combinaison de travail sur place et de télétravail;
  • le travail sur place, avec une variété d’options d’emplacement;
  • des horaires de travail comprimés;
  • le partage du travail;
  • divers types de congés offerts dans les conventions collectives;
  • d’autres régimes.

Le télétravail est un régime de travail volontaire dans le cadre duquel les employés ont demandé de travailler ailleurs que sur le lieu de travail désigné. Le télétravail est régi par la Directive sur le télétravail.

Le travail à distance (travailler à distance) est un régime de travail imposé par l’employeur selon lequel les employés travaillent ailleurs que sur le lieu de travail désigné dans le cadre de circonstances imprévisibles temporaires, par exemple une pandémie, un état d’urgence ou des intempéries.

Le travail à distance nous a permis de poursuivre les opérations et d’offrir les services aux Canadiens pendant la pandémie de COVID-19. Alors que nous nous dirigeons vers un environnement postpandémique, cette expérience nous permettra de façonner l’avenir d’une fonction publique souple, outillée et inclusive.

Emplacement des postes

À l’heure actuelle, les lois, les politiques et les directives régissant la relation employeur‑employé reposent sur le fait que chaque poste a un lieu de travail désigné.

Le lieu de travail désigné est un lieu physique sous le contrôle de l’organisation. Il ne s’agit pas d’un emplacement virtuel ni d’une adresse résidentielle. L’employeur détermine l’emplacement du lieu de travail désigné lié à chaque poste.

La décision de savoir si un poste est adapté au télétravail ou à une combinaison de travail sur place et de télétravail ne dépend pas du lieu de travail désigné. Cela dit, les avantages et les conditions associés à la réinstallation, aux déplacements, au réaménagement de l’effectif, aux heures de travail, aux postes isolés, à la langue de travail et à d’autres facteurs sont liés au lieu de travail désigné et non à l’emplacement du télétravail. Par exemple :

  • les employés sont responsables de toutes les dépenses liées aux déplacements à destination et en provenance du lieu de travail désigné, selon les directives du Conseil national mixte (CNM);
  • les droits des employés de travailler en français et en anglais dépendent de leur lieu de travail désigné, et non de leur lieu de télétravail, c’est-à-dire si les employés occupent un poste bilingue dont le lieu de travail désigné est dans une région bilingue, ils ont des droits en matière de langue de travail, y compris le droit d’être supervisés dans la langue de leur choix;
  • les jours fériés et les retenues sur la paye sont basés sur la province ou le territoire du lieu de travail désigné, et non sur le lieu de télétravail des employés.

Les décisions relatives à l’emplacement du lieu de travail désigné devraient être fondées sur les besoins opérationnels. Les changements temporaires ou ponctuels du lieu de travail désigné associé à un poste sont fortement déconseillés.

Élaboration d’approches visant le télétravail

La fonction publique fédérale est le plus important employeur au Canada. Elle est composée d’organisations œuvrant dans de nombreux secteurs différents partout au pays et dans le monde. Par conséquent, les organisations fédérales adopteront des approches différentes pour le télétravail, en fonction de leurs divers besoins opérationnels, tout en demeurant conformes aux lois, politiques et directives pertinentes.

Lignes directrices à l’intention des organisations

Principes fondamentaux

Les organisations, devraient, à tout le moins, respecter les cinq principes suivants lors de la planification d’un lieu de travail hybride optimal :

  • la cohérence dans l’élaboration d’une approche organisationnelle qui soutient la façon dont les décisions sont prises dans l’ensemble de l’organisation quant au travail qui peut être effectué et l’endroit où il peut l’être;
  • la souplesse en faisant preuve d’ouverture dans l’exploration et l’expérimentation de différentes approches visant les régimes de travail, en tant que pratique fondamentale, ce qui comprend la souplesse des lieux de travail (lorsque c’est possible de le faire sur le plan opérationnel);
  • la transparence dans la façon dont les décisions sont prises et communiquées;
  • l’équité pour s’assurer que les employés sont traités de manière équitable et juste dans les décisions, compte tenu de leur situation particulière, et en vue de créer des milieux de travail diversifiés et inclusifs;
  • l’excellence dans la conception et la mise en œuvre des politiques, des programmes et des services du secteur public.

Les organisations devraient également tenir compte des éléments suivants :

Points clés

Au-delà de ces principes, il y a plusieurs points clés à garder à l’esprit :

  • les organisations sont chargées du suivi du lieu de travail de tous les employés;
  • tous les postes devraient, en principe, relever des catégories suivantes : télétravail à temps plein, combinaison de travail sur place et de télétravail ou travail sur place seulement;
  • la décision de savoir si un poste est adapté au télétravail n’est pas la même que la décision d’approuver ou non la demande de télétravail d’un employé—il s’agit là de deux décisions distinctes;
  • l’approbation de la demande de télétravail d’un employé peut dépendre de plusieurs facteurs tels que les besoins opérationnels et administratifs, la dynamique d’équipe, le bien-être et la santé mentale, et le lieu de télétravail proposé;
  • le télétravail à temps plein ne signifie pas nécessairement que l’employé n’aura jamais à se rendre à son lieu de travail désigné ou à un espace de travail partagé du gouvernement du Canada, mais il signifie plutôt que son poste pourrait être, en règle générale, exécuté à temps plein à partir d’un lieu de télétravail;
  • l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, telles qu’elles sont décrites dans la Directive sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, s’applique également aux employés en télétravail, et le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC est un outil précieux qui permet aux personnes en situation de handicap de s’y retrouver dans les mesures d’adaptation dans un environnement hybride;
  • les obligations en matière de santé et de sécurité au travail découlant du Code canadien du travail continuent de s’appliquer, quel que soit le lieu de travail et conformément à la jurisprudence existante;
  • les employés sont responsables des services publics, du service Internet haute vitesse et de l’assurance liés à leur lieu de télétravail;
  • les lieux de télétravail à l’étranger ne devraient pas être la norme, les employés étant censés travailler au Canada, sauf dans les cas où leurs fonctions les obligent à travailler à l’étranger, ou, dans des cas exceptionnels, pour une période déterminée, sous réserve d’un examen plus approfondi et d’une approbation spéciale (par exemple au niveau de l’administrateur général);
  • les ententes de télétravail peuvent faire l’objet d’une révision et peuvent être résiliées par l’employé ou l’employeur moyennant un préavis raisonnable qui est établi au cas par cas par l’organisation;
  • le rendement doit être géré comme il se doit, peu importe le lieu de travail du gestionnaire et de l’employé, et ne devrait pas, en règle générale, être un facteur déterminant dans les décisions relatives au télétravail, et les gestionnaires devraient tirer parti des outils et du soutien à leur disposition pour gérer le rendement dans un environnement de travail hybride;
  • le télétravail ponctuel peut être possible sans entente de télétravail officielle (par exemple, pour une période très courte et exceptionnelle) et, à cet égard, les organisations devraient définir des critères spécifiques (par exemple, nombre de jours) au-delà desquels une entente de télétravail est requise.

Critères communs

Grâce à l’expérience acquise au cours de la pandémie de COVID-19 et à une compréhension générale du travail qui peut être effectué à distance, les organisations sont bien placées pour élaborer une stratégie de gestion des personnes postpandémique. Elles devront peut-être expérimenter et affiner leurs approches à mesure qu’elles les mettent en œuvre, et la transition peut varier d’une organisation à l’autre.

Optimiser l’avenir du travail va bien au-delà de l’endroit où le travail est effectué. Il s’agit d’élaborer une approche organisationnelle dotée de principes directeurs et de critères communs en ce qui a trait à la façon dont nous évaluons les besoins opérationnels et déterminons le travail à effectuer et où, quand et comment il peut l’être.

Pour déterminer si un poste ou les fonctions associées à une catégorie de postes se prêtent au télétravail, il faut tenir compte de la mesure dans laquelle ils exigent une présence sur place. Les postes ne peuvent pas être évalués isolément. L’évaluation doit reposer sur des principes, des critères communs, l’approche organisationnelle et les besoins opérationnels de l’équipe ou de l’unité de travail.

Raisons pour lesquelles il pourrait être nécessaire de travailler sur place :

  • un service en personne externe ou interne de première ligne;
  • l’obligation de prendre soin des clients ou du public;
  • un accès obligatoire à l’équipement ou aux documents physiques disponibles uniquement sur le lieu de travail désigné;
  • l’incidence sur les postes connexes de l’unité de travail et les besoins opérationnels combinés;
  • l’accès obligatoire à des réseaux sécurisés pour des tâches régulières qui ne sont pas accessibles à distance.

Étapes à suivre

  1. Les organisations devraient :
    1. revoir les principes, les points clés et les critères communs proposés dans les présentes lignes directrices;
    2. établir, peaufiner et confirmer l’approche de l’organisation et le processus de mise en œuvre connexe;
    3. élaborer une stratégie et du matériel de communication pour les employés et les autres intervenants;
    4. revoir les critères communs et choisir ceux que l’organisation utilisera pour déterminer la mesure dans laquelle les postes exigent une présence sur place;
    5. attribuer un des profils suivants à chaque poste :
      1. possibilité de télétravail à temps plein,
      2. possibilité d’une combinaison de travail sur place et de télétravail,
      3. travail sur place seulement;
    6. cerner les risques et déterminer les stratégies d’atténuation :
      1. s’assurer que les employés connaissent les procédures normales de règlement des différends,
      2. s’assurer de mettre à la disposition des gestionnaires des outils, des conseils et de la formation pour les aider;
    7. communiquer les profils de poste aux employés.
  2. Les employés (voir les Lignes directrices à l’intention des employés) devraient :
    1. confirmer si leur poste se prête au télétravail;
    2. déterminer si le télétravail leur convient et en discuter avec le gestionnaire.
  3. Les gestionnaires (voir les Lignes directrices à l’intention des gestionnaires) devraient :
    1. discuter de télétravail avec l’équipe;
    2. discuter de télétravail avec chaque employé;
    3. examiner chacune des demandes de télétravail par rapport à l’approche de l’équipe, et en discuter;
    4. élaborer et approuver les ententes de télétravail, le cas échéant.
  4. Les organisations devraient tenir compte des éléments suivants dans le cadre de leur évaluation et pour apprendre et être en mesure de s’adapter :
    1. faire un suivi des profils de postes et des ententes de télétravail :
      1. postes qui se prêtent au travail sur place seulement, au télétravail à temps plein et à une combinaison de travail sur place et de télétravail;
      2. employés travaillant sur place à temps plein, en télétravail à temps plein et selon une combinaison de travail sur place et de télétravail;
      3. lieu de travail de tous les employés, notamment l’adresse, le code postal, la ville, la province et, s’il y a lieu, le pays.
    2. envisager de recueillir toute autre information pertinente, entre autres, sur les projets pilotes, les groupes en quête d’équité, les expériences, les études de cas et les sondages éclair auprès des employés;
    3. surveiller, examiner et analyser les données et l’information;
    4. partager les expériences et les leçons tirées;
    5. adapter leur approche au besoin.
  5. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :
    1. tient compte des commentaires des organisations;
    2. rajuste, s’il y a lieu, l’approche postpandémique;
    3. fait progresser les modifications de politiques.

Lignes directrices à l’intention des gestionnaires

Effectif hybride

La fonction publique fédérale du Canada s’est engagée à créer des milieux de travail équitables, souples, sains et sûrs où un effectif hybride peut produire des résultats pour les Canadiens.

Il incombe aux organisations de déterminer si le lieu de travail peut être assoupli, et dans quelle mesure et comment il peut l’être (espaces de collaboration, télétravail).

Le télétravail à l’étranger ne devrait pas être la norme. Les risques liés au travail à l’extérieur du Canada peuvent engendrer des conséquences importantes s’ils se matérialisent, notamment en ce qui concerne les exigences fiscales et en matière de visa, l’accès aux soins de santé et aux indemnités en cas de maladie, la santé publique et les interventions d’urgence, la sécurité personnelle et de l’information, et les relations diplomatiques. Les demandes de travail à l’extérieur du Canada ne devraient être approuvées que dans des circonstances exceptionnelles et devraient être examinées par le dirigeant principal de la sécurité et les spécialistes fonctionnels de la sécurité, le chef et les spécialistes des ressources humaines de l’organisation. Elles devraient également nécessiter l’obtention d’approbations ministérielles au-delà du processus normal pour le télétravail au Canada.

Il est recommandé de communiquer clairement par écrit aux employés les exigences, les principes et les facteurs à prendre en considération en matière de télétravail afin qu’ils puissent :

  • comprendre le processus;
  • faire des choix éclairés;
  • disposer des outils nécessaires pour réussir lorsqu’une entente de télétravail est approuvée.

Il est important de rappeler aux employés que le succès d’une entente de télétravail relève d’une responsabilité partagée entre eux et vous.

Lorsqu’il s’agit d’approuver ou non le télétravail, il est important de respecter les consignes suivantes :

  • suivre les principes et processus organisationnels;
  • respecter les exigences obligatoires relatives aux lieux de télétravail;
  • examiner les obstacles à la diversité et à l’inclusion, y compris les préjugés inconscients.

Une fois approuvée, l’entente de télétravail est signée par le gestionnaire (ou l’autorité déléguée, le cas échéant) et l’employé et est conservée selon le processus ou le système organisationnel.

Conformément à la Directive sur le télétravail, les ententes de télétravail approuvées doivent être réexaminées au moins une fois par année et peuvent être résiliées par l’une ou l’autre des parties avec un préavis raisonnable.

Préparation

Lorsque vous songez à la manière de vous préparer à gérer des personnes dans un environnement de travail hybride, vous devriez :

  • examiner les plans et les procédures de votre organisation en matière de télétravail;
  • mettre à jour vos connaissances pour mieux comprendre les droits et les responsabilités en matière de langues officielles;
  • prendre connaissance du plan d’action ou de la stratégie en santé mentale de votre organisation;
  • tenir compte du plan d’accessibilité de votre organisation;
  • trouver des outils, de la formation et des mesures de soutien destinés aux employés pour faciliter leur adaptation au travail dans un environnement de travail hybride, et les communiquer aux employés;
  • entamer une discussion avec votre équipe.

De plus, vous pourriez tenir compte des éléments ci-dessous.

Les besoins opérationnels et administratifs

  • Comment peut-on tirer parti du télétravail pour répondre aux besoins opérationnels et obtenir des résultats?
  • Disposez-vous de la formation, des outils et du soutien nécessaires pour gérer efficacement les employés dans un environnement de travail hybride? Comment le télétravail sera-t-il coordonné et suivi?
  • Les employés savent-ils qu’ils sont responsables du coût des services publics et du service Internet haute vitesse et de l’assurance liés à leur lieu de télétravail?
  • Avez-vous appliqué les principes, les politiques et les critères de l’organisation de façon juste et équitable?

Dynamique de l’équipe

  • Comment pouvez-vous, en tant que gestionnaire, favoriser un esprit d’équipe et la cohésion de l’équipe lorsque vous gérez des environnements de travail hybrides qui peuvent couvrir différents fuseaux horaires?
  • Comment pouvez-vous créer et conserver un environnement de travail hybride inclusif, diversifié et accessible?
  • Comment allez-vous promouvoir les langues officielles et veiller à ce qu’elles soient respectées?
  • Comment adapterez-vous votre style de gestion pour soutenir vos employés?
  • Comment pouvez-vous inciter vos employés à donner le meilleur d’eux-mêmes pour qu’ils puissent atteindre leurs objectifs de travail?
  • Avez-vous réfléchi à vos propres préjugés inconscients et à la possibilité qu’il y ait des obstacles involontaires?

Bien-être et santé mentale

  • L’un des facteurs psychosociaux énoncés dans le document Santé psychologique en milieu de travail de l’Association canadienne de normalisation serait-il compromis ou amélioré par le télétravail?
  • Quelles mesures peuvent être prises pour réduire au minimum la fatigue mentale due à l’épuisement technologique?
  • Quelles mesures peuvent être prises pour soutenir la santé mentale des employés en télétravail ou de votre équipe hybride? Comment ces mesures seront-elles mises en œuvre et communiquées aux employés?
  • Les employés prévoient-ils des congés et utilisent-ils les dispositions relatives aux congés dont ils disposent comme il se doit?

Entretien avec les employés

Tout d’abord, confirmez que la souplesse du poste de l’employé a été évaluée selon les critères pertinents (par exemple, télétravail à temps plein ou combinaison de travail sur place et de télétravail).

Deuxièmement, examinez les points ci-dessous et discutez-en avec l’employé, selon le cas.

  • Comment le télétravail pourrait-il avoir une incidence sur sa santé mentale et son bien‑être?
  • Quelles mesures d’adaptation, le cas échéant, pourraient être nécessaires?
  • Quelles mesures seront nécessaires pour assurer l’intégration avec les autres employés?
  • En combien de temps pourrait-il se présenter sur place au besoin (formation, sécurité)?
  • Si l’emplacement de télétravail n’est pas à une distance de navettage du lieu de travail,
    • sait-il qu’il sera responsable des coûts pour se rendre sur place?
    • a-t-il étudié et compris les répercussions fiscales (par exemple, vivre dans une province et travailler dans une autre qui comporte des lois fiscales différentes) ou d’autres répercussions liées au fait d’être dans un endroit différent (par exemple, couverture médicale provinciale)?
  • A-t-il reçu de la formation, des conseils et des outils concernant la sécurité de l’équipement et de l’information à l’appui du télétravail?
  • A-t-il accès à une connexion Internet à haute vitesse stable et fiable?
    • Si ce n’est pas le cas, la nature de ses fonctions lui permet-elle de télétravailler avec une connexion Internet intermittente ou sans Internet?

La réponse à ces questions peut vous amener à conclure que d’autres types de régimes de travail flexibles (par exemple, travail partagé, horaires de travail comprimés) pourraient être plus appropriés. Consultez votre conseiller en ressources humaines pour explorer les possibilités et connaître les exigences, tout en veillant au respect des conditions d’emploi, y compris des dispositions des conventions collectives en vigueur.

Confirmation des régimes de télétravail

Une fois que vous et l’employé avez convenu d’un régime de télétravail, assurez-vous de ce qui suit :

  • une entente est conclue et signée par vous et l’employé (et l’autorité déléguée, le cas échéant);
  • l’inventaire de tous les biens organisationnels fournis par l’employeur est tenu à jour.

L’équipement, les fournitures et les meubles liés au télétravail demeurent la propriété de l’employeur. Si le régime de télétravail est résilié ou si l’emploi prend fin, tout bien fourni à l’employé qui appartient à l’État doit être retourné à l’employeur ou géré conformément à la Directive sur la gestion du matériel.

Une fois le régime de télétravail mis en œuvre :

  • faites des suivis réguliers auprès des employés en télétravail et de l’équipe pour vérifier le déroulement de la situation;
  • consignez les observations de ces interactions et d’autres données pertinentes;
  • cherchez des moyens de régler les problèmes et d’améliorer les régimes de télétravail;
  • réexaminez officiellement tous les régimes de télétravail au moins une fois par année;
  • faites régulièrement le point sur les ententes de télétravail que vous gérez.

Faire régulièrement le point sur les ententes de télétravail que vous gérez peut vous donner des leçons importantes à vous ainsi qu’à vos collègues et à vos coéquipiers. Des questions importantes sur lesquelles vous voudrez peut-être réfléchir sont indiquées ci-dessous.

  • Répondons-nous aux objectifs opérationnels et aux attentes des clients?
  • Soutenons-nous efficacement la santé mentale et le bien-être des employés en milieu de travail?
  • Les employés sont-ils à l’aise de travailler seuls, ont-ils le soutien nécessaire pour travailler de façon autonome et sont-ils doués pour prendre l’initiative de faire des choses?
  • En tant que gestionnaire, avez-vous effectué un suivi régulier auprès des employés?
  • Des discussions régulières et efficaces sur le rendement et la gestion des talents ont-elles lieu?
  • Quels sont les avantages découlant des régimes de travail flexibles?
  • Quelles sont les idées pour améliorer les régimes de travail flexibles qui ont bien fonctionné?
  • Quels sont les défis liés au travail d’équipe qui se sont posés en raison des régimes de travail flexibles? Quels changements devons-nous apporter?
  • Faut-il examiner ou modifier certains éléments dans l’entente de télétravail?
  • Dans quelle mesure nos attentes en matière de communication, d’accessibilité et de confiance sont-elles satisfaites?

Lignes directrices à l’intention des employés

La faisabilité du télétravail dépend de la détermination qu’un poste convient au télétravail à temps plein ou à une combinaison de travail sur place et de télétravail, en plus d’autres facteurs. Une entente de télétravail doit être signée par vous et votre gestionnaire, peu importe si vous travaillez à votre domicile ou à un autre endroit qui n’est pas un lieu de travail du gouvernement du Canada.

Facteurs à prendre en considération

La première étape consiste à vérifier si votre organisation a déterminé la mesure dans laquelle votre poste peut se prêter au télétravail. Divers facteurs peuvent aider dans cette détermination, entre autres les critères organisationnels et les besoins opérationnels. En cas de doute, consultez votre gestionnaire. S’il a été déterminé qu’il est adapté au télétravail à temps plein ou à une combinaison de travail sur place et de télétravail, il est possible, en principe, de travailler selon un régime de télétravail.

Un candidat idéal pour le télétravail a les caractéristiques personnelles suivantes :

  • il travaille bien lorsqu’il est physiquement seul;
  • il est un bon communicateur;
  • il démontre un niveau élevé d’autosuffisance;
  • il prend l’initiative;
  • il est autodiscipliné.

De plus, il y a des questions qui vous aideront à déterminer si le télétravail est bon pour vous.

  • Comment les membres de mon équipe ou de mon unité de travail interagissent-ils entre eux?
  • Où et comment notre travail est-il effectué?
  • Dans quelle mesure mon télétravail aurait-il une incidence sur eux et sur notre dynamique?
  • Y a-t-il des parties de mon travail qui seraient plus difficiles à réaliser si je n’étais pas sur place ou si je n’utilisais pas le même poste de travail tous les jours?
  • Que devrais-je mettre en place pour assurer mon succès si je travaille à l’extérieur du bureau?
  • Est-ce que je dispose d’un endroit approprié pour le télétravail lorsqu’il est question de santé et de sécurité au travail, de capacité à assurer la sécurité de l’information ou à tenir des discussions confidentielles?
  • Ai-je accès à une connexion Internet à haute vitesse stable à l’endroit où je propose de télétravailler?
  • Suis-je capable de prendre des mesures pendant le télétravail pour m’occuper de mon bien-être et de ma santé mentale?
  • Suis-je au courant des stratégies et des ressources qui sont à ma disposition pour protéger ma santé mentale?

Bien connaître ses obligations

Le télétravail comporte des obligations qui sont définies dans la Directive sur le télétravail. Ces obligations peuvent avoir une incidence sur votre décision de télétravailler ou non. Lorsque vous adoptez un régime de télétravail, il est important de connaître vos responsabilités.

  • Assurer l’entretien du lieu de télétravail (comme l’assurance du propriétaire ou du locataire et les services publics).
  • Comprendre que l’entente de télétravail s’applique uniquement au lieu de télétravail convenu.
  • Sécuriser et protéger les biens, les documents et les renseignements appartenant à l’employeur.
  • Suivre des pratiques de travail sûres et informer rapidement le personnel de l’organisation approprié de tout accident de travail qui survient au lieu de télétravail.
  • S’assurer que les réunions en personne avec les clients ne se tiennent pas au lieu de télétravail.
  • Comprendre les conséquences liées aux déplacements, à l’impôt sur le revenu, à la pension, à l’assurance, aux avantages ou autres, découlant de votre demande de travailler à partir d’un lieu autre que votre lieu de travail désigné.

Principales étapes du processus

  • Examinez les ressources :
    • informez-vous sur les régimes de travail flexibles offerts par votre organisation.
  • Considérez votre rôle et vos responsabilités :
    • assurez-vous que le travail flexible convient à votre rôle, à vos objectifs de travail et à votre style de travail;
    • examinez votre façon de travailler avec les membres de votre équipe et vos clients;
    • confirmez que vous acceptez les obligations associées au télétravail;
    • pensez à vos responsabilités quotidiennes et à celles qui peuvent être réalisées en télétravail et celles qui conviennent mieux pour le travail sur place;
  • Rappelez-vous qu’un régime de télétravail dépend de ce qui suit :
    • votre poste convient au télétravail à temps plein ou à une combinaison de travail sur place et de télétravail;
    • vous et votre gestionnaire convenez qu’un régime de télétravail est approprié dans vos circonstances, compte tenu de vos besoins et d’autres facteurs, y compris les opérations, la dynamique d’équipe, la santé et la sécurité, l’administration, les coûts, la technologie, l’équipement et le soutien.

Étapes de la préparation

  • Discutez avec votre gestionnaire des options de régimes de travail flexibles qui s’offrent à vous pour votre lieu de travail. Soyez prêt à discuter de vos besoins.
  • N’oubliez pas de rester ouvert et attentif pendant que vous et votre gestionnaire explorez les options.
  • Prévoyez un plan de rechange.
    • Collaborez avec votre gestionnaire pour élaborer un régime de télétravail qui fonctionne bien pour vous deux. Si les options initiales ne conviennent pas, demandez quelles autres options sont offertes. Il peut s’agir d’une conversation continue.
  • Mettez en place une entente de télétravail.
    • Signez et sauvegardez une copie de votre entente de télétravail.
    • Vérifiez régulièrement comment les choses se déroulent relativement à l’entente.
  • Après la mise en œuvre
    • Entretenez une communication ouverte avec votre gestionnaire pour discuter du régime de télétravail et le réexaminer au moins chaque année.

Prendre soin de votre bien-être et de votre santé mentale

Nous devons toujours être conscients de notre santé mentale et de notre bien‑être, et de la santé mentale et du bien-être de nos collègues. Le télétravail peut avoir des répercussions différentes sur nous tous. C’est important de prendre le temps de réfléchir attentivement à ces répercussions et à la façon de les aborder. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles.

  • Ayez de la compassion : les nouvelles approches visant le travail peuvent parfois susciter de fortes émotions. Soyez patient et compréhensif à l’égard des autres et de vous‑même. Le changement peut être incommodant, et vous n’êtes pas seul à vivre ces émotions.
  • Mettez l’accent sur ce qui suscite en vous un sentiment de gratitude : ces changements peuvent mener à de nouveaux défis, mais aussi à de puissantes transformations. Considérez les changements positifs et choisissez de les apprécier souvent tout au long de votre journée.
  • Apprenez et respectez vos limites : nous avons tous des niveaux de confort différents. Pour faciliter votre transition, apprenez à connaître vos propres limites et communiquez‑les respectueusement et clairement à vos coéquipiers et collègues.
  • Soyez conscient que vos sentiments sont valables : lorsque nous gérons nos émotions, écoutons notre corps et prenons le temps nécessaire pour nous, notre santé mentale et physique s’améliore, ce qui se traduit par une meilleure résilience en temps de changement.
  • Partagez vos expériences et entretenez des liens sociaux : utilisez les outils à votre disposition pour avoir des interactions sociales régulières. Prenez le temps de partager vos expériences avec vos collègues et de les écouter, ce qui accroît le soutien et donne lieu à un milieu de travail compatissant.
  • Continuez de suivre les directives locales en matière de santé : le fait de conserver certaines des habitudes que nous avons adoptées au cours de la dernière année, comme la pratique d’une bonne hygiène des mains, le port d’un masque à l’intérieur et le maintien de la distance physique, lorsque cela est possible, peut aider à atténuer les préoccupations et l’appréhension associées aux changements apportés dans les lieux de travail.

Glossaire des termes

entente de télétravail
Entente créée et signée par l’employé et l’employeur conformément à la Directive sur le télétravail qui autorise l’employé à télétravailler régulièrement. L’entente doit être revue au moins chaque année et peut être annulée en tout temps moyennant un préavis raisonnable de l’une ou l’autre des parties.
environnement de travail hybride
Approche visant le travail qui permet à l’employé de travailler à partir d’une combinaison d’emplacements de travail.
lieu de télétravail
Emplacement de travail convenable, habituellement le domicile privé, où l’employé choisit (avec l’accord de son gestionnaire) d’effectuer le travail requis par son poste. Cet emplacement de travail doit satisfaire aux exigences en matière de santé et de sécurité énoncées à la partie II du Code canadien du travail et dans le règlement connexe.
lieu de travail
Tout lieu où l’employé exécute un travail pour le compte de son employeur. Il convient de noter que le lieu de travail désigné (voir ci-dessous) est un endroit physique sous le contrôle de l’organisation qui serait également considéré comme un lieu de travail au sens de la partie II du Code canadien du travail.
lieu de travail désigné
Lieu physique sous le contrôle de l’organisation. Il ne s’agit pas d’un emplacement virtuel ni d’une adresse résidentielle. L’employeur détermine l’emplacement du lieu de travail désigné lié à chaque poste.
obstacle
Au sens de la Loi canadienne sur l’accessibilité, tout élément — notamment celui qui est de nature physique ou architecturale, qui est relatif à l’information, aux communications, aux comportements ou à la technologie ou qui est le résultat d’une politique ou d’une pratique — qui nuit à la participation pleine et égale dans la société des personnes ayant des déficiences notamment physiques, intellectuelles, cognitives, mentales ou sensorielles, des troubles d’apprentissage ou de la communication ou des limitations fonctionnelles.
régime de télétravail
Terme général qui renvoie au contenu d’une entente de télétravail, notamment la fréquence, le lieu et les conditions du télétravail.
régime de travail flexible
Entre autres, mesures permettant une certaine souplesse dans l’établissement de l’horaire de travail et du nombre d’heures passées sur le lieu de travail, y compris le télétravail et les horaires de travail comprimés.
télétravail
Travail qu’un employé effectue à un endroit autre qu’un lieu de travail désigné du gouvernement du Canada, en fonction d’une demande volontaire de l’employé, sous réserve des besoins opérationnels et de l’approbation de la direction.
travail à distance ou travailler à distance
Des termes qui décrivent le travail accompli à un endroit autre qu’un lieu de travail désigné. Il s’agit d’une situation imposée par l’employeur lorsque la santé et la sécurité de ses employés sont une source de préoccupations. Ces situations surviennent généralement durant des circonstances imprévisibles temporaires, par exemple une pandémie, un état d’urgence ou des intempéries. Le lieu de travail désigné de l’employé ne change pas automatiquement lorsque celui-ci est appelé à travailler à distance.
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