Les employés qui ne bénéficient pas de mesures d’adaptation raisonnables peuvent avoir de la difficulté à remplir leurs fonctions liées au travail. Cette difficulté pourrait être perçue à tort par les autres comme un problème de rendement.

Les employés pourraient se montrer réticents à l’idée de divulguer des renseignements au sujet des circonstances personnelles qui pourraient avoir une incidence sur leur travail. Les gestionnaires pourraient devoir se renseigner dans certaines circonstances et de prendre des mesures pour déterminer si des mesures d’adaptation sont nécessaires, même si l’employé ne les a pas demandées^{Note en bas de page 1}. Quelques exemples sont présentés ci‑dessous.

Les gestionnaires peuvent également consulter les spécialistes fonctionnels en ressources humaines de l’organisation ou d’autres spécialistes fonctionnels pour obtenir des conseils dans de telles situations.

Voici quelques exemples de signes pouvant indiquer que des mesures d’adaptation sont nécessaires :

• commentaires de collègues indiquant que le comportement de l’employé a récemment changé;
• baisse soudaine de la présence et augmentation de l’utilisation des congés;
• augmentation des retards;
• changements dans le comportement de l’employé observés par le gestionnaire;
• commentaires de l'employé concernant la difficulté à remplir ses responsabilités professionnelles.

Les gestionnaires devraient :

• discuter des questions de travail avec respect, sensibilité et sensibilisation aux différences culturelles possibles;
• offrir des renseignements sur le soutien offert, comme le Programme d’aide aux employés;
• examiner les ajustements qui peuvent être apportés et les mesures d’adaptation qui peuvent être mises en œuvre;
• s’assurer que l’employé comprend que des changements peuvent également être apportés au travail afin de lui permettre de mieux gérer sa charge de travail;
• obtenir de l’information, avec le consentement de l’employé, auprès du professionnel de la santé ou du conseiller médical traitant, au besoin;
• effectuer les ajustements ou mettre en œuvre les mesures d’adaptation nécessaires;
• rencontrer régulièrement l’employé pour veiller à ce que les mesures d’adaptation en place fonctionnent et que d’autres ne soient pas nécessaires.

Si les gestionnaires ont eu des discussions productives et respectueuses avec l’employé au sujet de certains de ses comportements et des éventuelles mesures qui pourraient être prises dans le cadre du processus d’adaptation, et que l’employé ne souhaite pas y donner suite, ceux-ci doivent consigner les mesures qu’ils ont prises afin de démontrer que tous les efforts raisonnables pour aider l’employé ont été déployés et que l’obligation de prendre des mesures d’adaptation a été respectée.

Par exigence professionnelle justifiée, on entend une exigence à laquelle toute personne effectuant un travail donné doit satisfaire parce qu’elle est essentielle à l’exécution efficace et sûre de ce travail. S’il est établi que l’exigence professionnelle en question est justifiée, toute mesure d’adaptation visant la satisfaction de cette dernière est considérée comme une contrainte excessive. Les cas de contrainte excessive sont établis en fonction de la santé, de la sécurité et des coûts.

Pour la détermination d’une exigence professionnelle justifiée, les gestionnaires doivent suivre un processus en trois étapes établi par la Cour suprême du Canada (arrêts Meiorin et Grismer, 1999) :

• la règle ou la norme adoptée doit être liée aux fonctions du poste;
• la règle ou la norme est adoptée de bonne foi au motif qu’elle est nécessaire;
• la règle ou la norme est raisonnablement nécessaire pour atteindre l’objectif, c’est-à-dire que l’employeur ne pourrait prendre des mesures d’adaptation à l’égard de personnes qui possèdent les caractéristiques d’un groupe déterminé sans s’exposer à une contrainte excessive.

Les employeurs doivent fournir des mesures d’adaptation tant qu’elles ne constituent pas une contrainte excessive. Cette obligation d’adaptation comporte toutefois une limite, mais aucune précision permettant de définir ce que constitue une contrainte excessive. La notion de contrainte excessive varie selon l’employeur et la situation.

Afin de déterminer si la mesure constitue une contrainte excessive, les gestionnaires devraient :

• consigner les efforts rigoureux et sincères qu’ils ont déployés;
• prendre en note les commentaires de l’employé et du représentant syndical;
• collaborer avec les spécialistes des ressources humaines de l’organisation et d’autres spécialistes fonctionnels, le cas échéant;
• consulter leurs conseillers juridiques ministériels, au besoin.

Les éléments probants permettant de justifier une contrainte excessive devraient être objectifs, réels, directs et quantifiables (pour le coût), comme :

• des budgets et les états financiers;
• des avis d’experts;
• des renseignements détaillés sur les tâches de travail et les mesures d’adaptation demandées;
• des renseignements sur les conditions d’emploi, les restrictions en matière de santé et de sécurité et leurs effets ou répercussions, le cas échéant (par exemple, les raisons pour lesquelles une personne ne peut pas se prévaloir de mesures d’adaptation).

La possibilité de contrainte excessive est examinée au niveau organisationnel plutôt qu’au sein de l’unité du gestionnaire.