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Recueillir des renseignements pertinents et évaluer les besoins

Démarche générale à l’intention des gestionnaires : Recueillir des renseignements pertinents et évaluer les besoins

2. Recueillir des renseignements pertinents et évaluer les besoins

Tous les documents relatifs aux mesures d’adaptation doivent être gardés confidentiels et séparés de tous les dossiers des ressources humaines.

  • Assurez-vous que l’employé ou le candidat comprend ses responsabilités.
  • Discutez avec l’employé des obstacles qu’il peut rencontrer en milieu de travail et qui pourraient nuire à sa productivité, y compris des mesures d’adaptation prises dans le cadre d’un poste antérieur ou d’une organisation antérieure ainsi que de toute autre mesure prise de façon informelle.
  • Pour aider au mieux l'employé à répondre à ses besoins liés au travail, il est nécessaire de se concentrer sur la recherche de solutions d'adaptation appropriées et efficaces. Ce processus comprend la participation de la personne qui doit bénéficier de mesures d’adaptation aux discussions.
  • Déterminez, avec l’employé, si le besoin lié au travail peut être satisfait sans recourir à une demande formelle de mesures d’adaptation, comme un changement temporaire des heures de travail, par exemple, ou un autre emplacement de travail. Une bonne pratique parmi les gestionnaires est de chercher des solutions et des stratégies créatives pour soutenir le succès de leur employé.
  • Apprenez-en davantage sur les exigences et les processus de l’organisation, ainsi que sur ses plans d’accessibilité.
  • Consignez les mesures prises et tenez informée la personne-ressource de l’organisation (le cas échéant).
  • Consultez d’autres ressources si la personne n’est pas en mesure de fournir l’information nécessaire afin de déterminer les besoins en matière de mesures d’adaptation (par exemple, les spécialistes fonctionnels en ressources humaines de l’organisation ou d’autres spécialistes fonctionnelsNote en bas de page 1 – les gestionnaires ne peuvent communiquer avec le professionnel de la santé ou le médecin d’un employé que s’ils ont obtenu le consentement de l’employé).
  • Avec l’employé, recueillez des renseignements pertinents et des documents justificatifs , si nécessaire, et consultez les conventions collectives et les politiques pertinentes. Évaluez le milieu de travail de l’employé et discutez avec lui d’un éventail d’options ou de mesures qui pourraient répondre à son besoin de mesures d’adaptation.
  • Mettez l’accent sur la recherche de solutions visant à surmonter les obstacles qui empêchent la pleine participation de l’employé au travail. Lorsque des documents ou des conseils externes sont demandés, collaborez avec l’employé pour mettre en œuvre des mesures d’adaptation temporaires jusqu’à ce que le processus d’évaluation soit terminé.
  • Déterminez, avec l’aide de l’employé, les répercussions ou les enjeux pour le reste de l’équipe et, si nécessaire, la façon de communiquer et de fournir de l’information aux collègues concernés, tout en maintenant un milieu de travail inclusif et respectueux. Selon la situation, les gestionnaires peuvent mobiliser le représentant syndical de l’employé.

Renseignements supplémentaires

Responsabilités de l’employéNote en bas de page 2 et du candidatNote en bas de page 3

L’employeur a le droit de recevoir les renseignements dont il a besoin pour trouver des mesures d’adaptation raisonnables. Le refus de permettre à l’employeur d’obtenir les renseignements nécessaires pourrait être un facteur déterminant pour établir si l’employeur s’est acquitté de ses responsabilités légales en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

L’employé ou le candidat doit :

  • communiquer le besoin de mesures d’adaptation et ne pas présumer que le gestionnaire connaît le besoin ou devrait le connaître;
  • coopérer avec l’organisation en fournissant des renseignements pertinents et appropriés à l’appui de la demande de mesures d’adaptation;
  • se soumettre à une évaluation ou à un bilan de santé si, par exemple :
    • des renseignements sont contradictoires,
    • l’information fournie n’est pas claire,
    • il a été absent pendant une longue période et qu’une évaluation ou un bilan est nécessaire pour déterminer si les mesures d’adaptation qui étaient en place avant sont toujours appropriées, ou si de nouvelles mesures sont nécessaires;
  • collaborer avec le gestionnaire pour trouver des solutions d’adaptation raisonnables;
  • examiner toutes les propositions ou solutions qui permettent de répondre raisonnablement aux besoins ou d’éliminer les obstacles sur le lieu de travail. Les mesures d’adaptation raisonnables proposées par un gestionnaire peuvent ne pas être l’option préférée de l’employé;
  • aviser le gestionnaire si les mesures d’adaptation doivent être modifiées ou si la solution convenue n’a pas fonctionné comme prévu et explorer des façons de modifier les arrangements (les mesures d’adaptation ne sont pas toujours des dispositions ponctuelles; les changements dans les besoins des employés ou le travail lui‑même peuvent amener le besoin de nouvelles solutions).
Où puis-je trouver de l’aide?

Pour davantage de renseignements sur la gestion d’une demande de mesures d’adaptation, communiquez avec les personnes ou organisations suivantes :

Documents justificatifs

Généralités

Indépendamment des motifs d’une demande de mesures d’adaptation, le type, la quantité et la source de documents justificatifs demandés doivent être déterminés au cas par cas, en fonction des circonstances et de la complexité de la demande. En voici quelques exemples :

  • la recommandation d’un conseiller en santé et sécurité au travail ou d’un ergothérapeute, fondée sur une évaluation ergonomique, est appropriée pour appuyer l’achat de meubles ou d’équipement ergonomiques lorsque l’employé n’est pas au courant de ses besoins en mobilier ou en équipement;
  • dans de nombreux cas, qu’elle soit liée à une déficience, à la situation familiale ou à une autre distinction illicite, la demande de mesures d’adaptation de la personne peut être traitée grâce à la collaboration entre le gestionnaire et l’employé sans que des renseignements ou des documents de sources externes soient demandés;
  • pour les demandes de mesures d’adaptation basées sur la religion, les employés peuvent fournir des renseignements qui décrivent la croyance ou la pratique religieuse à laquelle il adhère sincèrement. Les gestionnaires peuvent tout à fait consulter les spécialistes fonctionnels des ressources humaines de l’organisation ou d’autres spécialistes fonctionnels;
  • pour tous les autres motifs de distinction en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les gestionnaires peuvent consulter les spécialistes fonctionnels des ressources humaines de leur organisation ou d’autres spécialistes fonctionnels pour obtenir des conseils.

Considérations relatives à la protection des renseignements personnels

Lorsqu’ils recueillent et échangent des renseignements, les gestionnaires doivent :

  • veiller à ce que les renseignements personnels des employés soient partagés strictement sur la base du besoin de savoir;
  • gérer les renseignements de manière appropriée afin d’atténuer le risque que d’autres personnes aient accès volontairement ou involontairement aux renseignements personnels ou médicaux des employés;
  • respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et ses principes, comme la responsabilisation, la détermination des fins, le consentement, la limitation de la collecte, la limitation de l’utilisation, la divulgation et la conservation, l’exactitude, les garanties, l’ouverture, l’accès individuel et la remise en question de la conformité.

Demandes relatives aux personnes ayant une déficience

Les gestionnaires doivent agir en temps opportun pour soutenir la pleine participation de l’employé à un effective à haut rendement qui garantit une saine gestion et un bon service aux Canadiens. Dans les cas où une personne a demandé des mesures d’adaptation, l’employeur a le droit de demander tous les renseignements dont il a besoin pour mettre en place des mesures d’adaptation efficaces. Si l’employé a rempli un Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC, ce dernier devrait renfermer tous les renseignements nécessaires, dans la plupart des cas, pour appuyer les demandes de mesures d’adaptation en milieu de travail (consultez l’Orientation pour les gestionnaires sur le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada).

Le gestionnaire doit parler avec l’employé qui fait face à un ou plusieurs obstacles nuisant à sa pleine participation dans son milieu de travail pour lui demander des précisions afin de trouver des solutions ponctuelles aux obstacles. La discussion peut porter sur ce qui suit :

  • les tâches ou les responsabilités qui nuisent à la participation pleine et égale de l’employé;
  • les recommandations de mesures d’adaptation efficaces de l’équipement, des processus, des politiques ou des facteurs environnementaux qui peuvent créer des obstacles pour l’employé.

Les demandes d’évaluation générale de la déficience ou des limitations fonctionnelles d’un employé doivent être évitées si les renseignements existants de l’employé et/ou d’une évaluation antérieure peuvent être simplement clarifiés ou mis à jour.

Le diagnostic, le traitement ou les médicaments exacts n’ont habituellement pas à être divulgués à l’employeur. Toutefois, l’employeur peut demander si l’employé suit un traitement ou prend des médicaments qui pourraient nuire à sa sécurité ou à celle d’autres personnes au lieu de travail, ou qui pourraient avoir une incidence sur les mesures d’adaptation.

Lorsqu’on demande de l’information aux professionnels de la santé, on doit porter son attention sur la clarification des besoins de l’employé en matière de mesures d’adaptation en fonction de ses capacités, et non en fonction de sa maladie ou de sa déficience. En bref, le besoin d’une mesure d’adaptation ne doit pas être considérée comme un « problème » à résoudre. Il s'agit plutôt de trouver les mesures d’adaptation qui pourraient le mieux soutenir la pleine participation de l’employé dans son milieu de travail.

Documents précédents

Le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC est un outil utile visant à documenter les mesures d’adaptation à l’intention des employés ayant une déficience et il contribue à accroître l’efficacité administrative. Lorsque l’employé change d’emploi ou de gestionnaire, il fournit également au nouveau gestionnaire des renseignements sur les mesures d’adaptation et les solutions qui ont été mises en place antérieurement (consultez l’Orientation pour les gestionnaires sur le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada).

Si un employé a déjà fourni des documents justificatifs, comme un Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC, ou s’il a déjà bénéficié d’une mesure d’adaptation, il ne devrait normalement pas être nécessaire de demander de nouveaux renseignements à des spécialistes externes, sauf dans les situations suivantes :

  • les fonctions liées à l’emploi de l’employé ont considérablement changé;
  • des changements dans sa situation personnelle affectent sa capacité d’exercer les fonctions liées à l’emploi;
  • il n’est pas en mesure de fournir lui-même les renseignements requis.

Un changement dans la haute direction ou de superviseur d’un employé n’est généralement pas une raison appropriée pour demander de nouveaux documents ou une réévaluation des limitations fonctionnelles ou des mesures d’adaptation de l’employé, ni pour modifier ou retirer les mesures d’adaptation ou de soutien existantes.

Non-coopération dans la communication de renseignements adéquats

Un environnement de soutien, où chacun est traité avec respect, dignité et équité, améliore considérablement la participation des employés et leur rendement et favorise un milieu de travail coopératif.

Si, à la suite de conservations, l’employé décide de ne pas coopérer et refuse de fournir les renseignements requis, celui-ci doit être informé que, si les gestionnaires sont incapables d’évaluer sa demande, il est possible qu’aucune mesure d’adaptation ne puisse être prise. Dans ces cas, il est probable que les gestionnaires aient rempli leur obligation d’adaptation. Par conséquent, il est important qu’ils consignent tous les efforts qu’ils ont déployés pour tenter de répondre aux besoins de l’employé.

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