Prendre une décision éclairée
Démarche générale à l’intention des gestionnaires : Prendre une décision éclairée
3. Prendre une décision éclairée
Chaque personne a des besoins uniques. Il faut collaborer avec la personne pour trouver une solution.
- Prenez le temps d’examiner la demande, de comprendre les besoins et d’étudier les documents justificatifs.
- Déterminez si la demande pourrait être assujettie aux limites à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
- Collaborez avec toutes les parties concernées, en commençant par l’employé , son représentant syndical, le cas échéant, des spécialistes fonctionnels et, si nécessaire, des collègues, pour déterminer une ou plusieurs mesures d’adaptation possibles.
- Donnez à l’employé le pouvoir de faire appel à d’autres parties pour faciliter le processus.
- Cherchez à trouver une solution efficace, pratique et rentable en temps opportun tout en veillant à ce qu’elle respecte la dignité de l’employé, y compris sa vie privée, la confidentialité, son confort et son autonomie.
- Documentez le processus suivi pour examiner la demande d’adaptation de l’employé et y donner suite, y compris toute mesure d’adaptation qui a été fournie de façon informelle, ou dans le cadre d’un emploi antérieur ou d’une organisation antérieure.
Renseignements supplémentaires
Documents justificatifs
Généralités
Indépendamment des motifs d’une demande de mesures d’adaptation, le type, la quantité et la source de documents justificatifs demandés doivent être déterminés au cas par cas, en fonction des circonstances et de la complexité de la demande. En voici quelques exemples :
- la recommandation d’un conseiller en santé et sécurité au travail ou d’un ergothérapeute, fondée sur une évaluation ergonomique, est appropriée pour appuyer l’achat de meubles ou d’équipement ergonomiques lorsque l’employé n’est pas au courant de ses besoins en mobilier ou en équipement;
- dans de nombreux cas, qu’elle soit liée à une déficience, à la situation familiale ou à une autre distinction illicite, la demande de mesures d’adaptation de la personne peut être traitée grâce à la collaboration entre le gestionnaire et l’employé sans que des renseignements ou des documents de sources externes soient demandés;
- pour les demandes de mesures d’adaptation basées sur la religion, les employés peuvent fournir des renseignements qui décrivent la croyance ou la pratique religieuse à laquelle il adhère sincèrement. Les gestionnaires peuvent tout à fait consulter les spécialistes fonctionnels des ressources humaines de l’organisation ou d’autres spécialistes fonctionnels;
- pour tous les autres motifs de distinction en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, les gestionnaires peuvent consulter les spécialistes fonctionnels des ressources humaines de leur organisation ou d’autres spécialistes fonctionnels pour obtenir des conseils.
Considérations relatives à la protection des renseignements personnels
Lorsqu’ils recueillent et échangent des renseignements, les gestionnaires doivent :
- veiller à ce que les renseignements personnels des employés soient partagés strictement sur la base du besoin de savoir;
- gérer les renseignements de manière appropriée afin d’atténuer le risque que d’autres personnes aient accès volontairement ou involontairement aux renseignements personnels ou médicaux des employés;
- respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et ses principes, comme la responsabilisation, la détermination des fins, le consentement, la limitation de la collecte, la limitation de l’utilisation, la divulgation et la conservation, l’exactitude, les garanties, l’ouverture, l’accès individuel et la remise en question de la conformité.
Demandes relatives aux personnes ayant une déficience
Les gestionnaires doivent agir en temps opportun pour soutenir la pleine participation de l’employé à un effective à haut rendement qui garantit une saine gestion et un bon service aux Canadiens. Dans les cas où une personne a demandé des mesures d’adaptation, l’employeur a le droit de demander tous les renseignements dont il a besoin pour mettre en place des mesures d’adaptation efficaces. Si l’employé a rempli un Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC, ce dernier devrait renfermer tous les renseignements nécessaires, dans la plupart des cas, pour appuyer les demandes de mesures d’adaptation en milieu de travail (consultez l’Orientation pour les gestionnaires sur le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada).
Le gestionnaire doit parler avec l’employé qui fait face à un ou plusieurs obstacles nuisant à sa pleine participation dans son milieu de travail pour lui demander des précisions afin de trouver des solutions ponctuelles aux obstacles. La discussion peut porter sur ce qui suit :
- les tâches ou les responsabilités qui nuisent à la participation pleine et égale de l’employé;
- les recommandations de mesures d’adaptation efficaces de l’équipement, des processus, des politiques ou des facteurs environnementaux qui peuvent créer des obstacles pour l’employé.
Les demandes d’évaluation générale de la déficience ou des limitations fonctionnelles d’un employé doivent être évitées si les renseignements existants de l’employé et/ou d’une évaluation antérieure peuvent être simplement clarifiés ou mis à jour.
Le diagnostic, le traitement ou les médicaments exacts n’ont habituellement pas à être divulgués à l’employeur. Toutefois, l’employeur peut demander si l’employé suit un traitement ou prend des médicaments qui pourraient nuire à sa sécurité ou à celle d’autres personnes au lieu de travail, ou qui pourraient avoir une incidence sur les mesures d’adaptation.
Lorsqu’on demande de l’information aux professionnels de la santé, on doit porter son attention sur la clarification des besoins de l’employé en matière de mesures d’adaptation en fonction de ses capacités, et non en fonction de sa maladie ou de sa déficience. En bref, le besoin d’une mesure d’adaptation ne doit pas être considérée comme un « problème » à résoudre. Il s'agit plutôt de trouver les mesures d’adaptation qui pourraient le mieux soutenir la pleine participation de l’employé dans son milieu de travail.
Documents précédents
Le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC est un outil utile visant à documenter les mesures d’adaptation à l’intention des employés ayant une déficience et il contribue à accroître l’efficacité administrative. Lorsque l’employé change d’emploi ou de gestionnaire, il fournit également au nouveau gestionnaire des renseignements sur les mesures d’adaptation et les solutions qui ont été mises en place antérieurement (consultez l’Orientation pour les gestionnaires sur le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada).
Si un employé a déjà fourni des documents justificatifs, comme un Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC, ou s’il a déjà bénéficié d’une mesure d’adaptation, il ne devrait normalement pas être nécessaire de demander de nouveaux renseignements à des spécialistes externes, sauf dans les situations suivantes :
- les fonctions liées à l’emploi de l’employé ont considérablement changé;
- des changements dans sa situation personnelle affectent sa capacité d’exercer les fonctions liées à l’emploi;
- il n’est pas en mesure de fournir lui-même les renseignements requis.
Un changement dans la haute direction ou de superviseur d’un employé n’est généralement pas une raison appropriée pour demander de nouveaux documents ou une réévaluation des limitations fonctionnelles ou des mesures d’adaptation de l’employé, ni pour modifier ou retirer les mesures d’adaptation ou de soutien existantes.
Non-coopération dans la communication de renseignements adéquats
Un environnement de soutien, où chacun est traité avec respect, dignité et équité, améliore considérablement la participation des employés et leur rendement et favorise un milieu de travail coopératif.
Si, à la suite de conservations, l’employé décide de ne pas coopérer et refuse de fournir les renseignements requis, celui-ci doit être informé que, si les gestionnaires sont incapables d’évaluer sa demande, il est possible qu’aucune mesure d’adaptation ne puisse être prise. Dans ces cas, il est probable que les gestionnaires aient rempli leur obligation d’adaptation. Par conséquent, il est important qu’ils consignent tous les efforts qu’ils ont déployés pour tenter de répondre aux besoins de l’employé.
Limites à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation
Les mesures d’adaptation nécessitent un certain équilibre entre les droits d’un employé ou d’un candidat et le droit d’un employeur de faire en sorte que le milieu du travail soit productif.
L’obligation de prendre des mesures d’adaptation comporte des limites. Il n’y a pas d’exigence pour :
- Appliquer des mesures d’adaptation imposant une contrainte excessive à l’employeur (santé, sécurité et coûts);
- Créer un poste non nécessaire;
- Conserver un employé qui n’est pas en mesure de s’acquitter de ses responsabilités d’emploi après la mise en œuvre des mesures d’adaptation raisonnables. Par exemple, les gestionnaires ne sont pas tenus d’accepter un rendement inférieur aux normes ou une présence imprévisible. Les employés, une fois qu’ils auront bénéficié de mesures d’adaptation, doivent satisfaire aux normes et aux exigences professionnelles justifiées. Il est important de s’assurer que tous les employés comprennent les attentes en matière de rendement;
- Embaucher un candidat qui, une fois qu’il aura bénéficié de mesures d’adaptation pendant le processus de sélection, ne satisfait pas aux qualifications essentielles requises pour le poste;
- Tolérer les absences persistantes d’un employé si elles ne sont pas liées à sa déficience ou à tout motif de distinction illicite. Cette situation doit être résolue par des mécanismes appropriés, tels que le Système de gestion informelle des conflits, le processus disciplinaire ou les processus de gestion du rendement.
Responsabilités de l’employéNote en bas de page 1 et du candidatNote en bas de page 2
L’employeur a le droit de recevoir les renseignements dont il a besoin pour trouver des mesures d’adaptation raisonnables. Le refus de permettre à l’employeur d’obtenir les renseignements nécessaires pourrait être un facteur déterminant pour établir si l’employeur s’est acquitté de ses responsabilités légales en matière d’obligation de prendre des mesures d’adaptation.
L’employé ou le candidat doit :
- communiquer le besoin de mesures d’adaptation et ne pas présumer que le gestionnaire connaît le besoin ou devrait le connaître;
- coopérer avec l’organisation en fournissant des renseignements pertinents et appropriés à l’appui de la demande de mesures d’adaptation;
- se soumettre à une évaluation ou à un bilan de santé si, par exemple :
- des renseignements sont contradictoires,
- l’information fournie n’est pas claire,
- il a été absent pendant une longue période et qu’une évaluation ou un bilan est nécessaire pour déterminer si les mesures d’adaptation qui étaient en place avant sont toujours appropriées, ou si de nouvelles mesures sont nécessaires;
- collaborer avec le gestionnaire pour trouver des solutions d’adaptation raisonnables;
- examiner toutes les propositions ou solutions qui permettent de répondre raisonnablement aux besoins ou d’éliminer les obstacles sur le lieu de travail. Les mesures d’adaptation raisonnables proposées par un gestionnaire peuvent ne pas être l’option préférée de l’employé;
- aviser le gestionnaire si les mesures d’adaptation doivent être modifiées ou si la solution convenue n’a pas fonctionné comme prévu et explorer des façons de modifier les arrangements (les mesures d’adaptation ne sont pas toujours des dispositions ponctuelles; les changements dans les besoins des employés ou le travail lui‑même peuvent amener le besoin de nouvelles solutions).
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