La gestion des cas d'incapacité - Cas non lié au travail : l'employé prendra un congé

Lorsque l'employé s'absente en raison d'un accident, d'une maladie ou d'un problème de santé non lié au travail, le gestionnaire devrait prendre les mesures suivantes :

  • Administrer le congé, (passez à Cas non lié au travail : administrer le congé) quand il est satisfait des renseignements médicaux nécessaires pour justifier le congé de l'employé. (Motifs de la demande de certificat médical pour justifier un congé de maladie).
  • Maintenir le lien entre l'employé et le milieu de travail pendant l'absence de l'employé afin de faciliter son retour au travail en toute sécurité et en temps opportun. Passez à Communication pendant que l'employé est en congé.
  • Établir un mécanisme permettant de maintenir la communication avec l'employé pendant son absence. 
  • Donner à l'employé tous les renseignements pertinents pour faciliter son rétablissement et son retour au travail, notamment :
  • Discuter de la situation avec son équipe tout en respectant le droit à la protection des renseignements personnels de l'employé. Dans la mesure du possible, consulter l'employé au préalable afin de savoir quels renseignements il consent à communiquer, le cas échéant. Cette mesure n'est pas toujours possible. En cas de problème, consulter les Relations de travail.
  • Il ne faut pas oublier que le fait qu'un employé soit accidenté ou malade peut nuire à la capacité de l'unité d'atteindre ses objectifs opérationnels. Déterminer s'il y a lieu de modifier les attentes en matière de rendement en fonction des capacités, des limitations fonctionnelles et des restrictions de l'employé. 
  • Réévaluer les besoins en dotation, le cas échéant.

Nota : Parfois, il peut être nécessaire de pourvoir de façon permanente le poste de l'employé en congé de longue durée. L'employé en congé bénéficie alors d'un droit de priorité au moment où le poste est pourvu, et il peut exercer ce droit dès qu'il est en mesure de revenir au travail. On peut obtenir de plus amples renseignements à ce sujet en s'adressant aux Ressources humaines et en consultant Gestion du mieux-être – 5.4.2 - Gestion sans l'employé malade ou accidenté.

Si l'employé prend un congé de longue durée mais que les renseignements disponibles indiquent qu'il sera en mesure de revenir au travail dans un avenir prévisible, le gestionnaire devrait prendre, selon la situation, les mesures suivantes :

  • Maintenir le contact avec l'employé et continuer de suivre l'évolution du cas.
  • Si l'employé n'a pas de date de réévaluation, demander à l'employé et à l'assureur de choisir la date à laquelle la réévaluation aura lieu en fonction de la situation particulière de l'employé.
  • Après chaque réévaluation, demander à l'employé et à son médecin les documents traitant de la capacité de l'employé de revenir au travail (p. ex., les renseignements précisant si le congé doit être prolongé et la date de retour au travail ou la date de la prochaine réévaluation, ainsi que sur les capacités, les limitations fonctionnelles et les restrictions de l'employé). Passez à Gestion du mieux-être – Annexe B - Modèle de demande d'un certificat médical. Demander l'aide des Ressources humaines pour obtenir les renseignements ou les interpréter.
  • Informer l'employé de tout changement dans l'équipe de la direction. Transmettre le dossier de l'employé au nouveau gestionnaire et informer celui-ci de la nécessité de demeurer en contact avec l'employé pendant la durée du congé.
Poursuivre le processus susmentionné jusqu'à ce que la situation évolue comme suit :

Pratique exemplaire : Le maintien du contact avec l'employé pendant son absence est une bonne pratique de gestion qui permet au gestionnaire de s'informer de la situation de l'employé et de l'aider à préparer son retour au travail, tout en préservant le lien entre l'employé et le milieu de travail. Cette pratique est particulièrement importante dans le cas des absences prolongées.  

Cas non lié au travail : administrer le congé

  • Informer l'employé de ses options, de ses responsabilités et de ses droits.
  • Donner à l'employé les renseignements pertinents (p. ex., la convention collective et les soldes de congés).
  • Vérifier le format des demandes de congé de l'employé.
  • Avant d'accorder un congé de maladie payé ou non payé, confirmer que l'employé est incapable de travailler en raison d'un accident, d'une maladie ou d'un problème de santé.
  • Permettre à l'employé d'utiliser les congés de maladie disponibles.
Que se passe-t-il si l'employé n'a pas suffisamment de congés de maladie. Passez à Cas non lié au travail : l'employé n'a pas suffisamment de congés de maladie?
  • Conseiller à l'employé de ne pas attendre d'avoir épuisé ses crédits de congé de maladie pour demander des prestations d'assurance-invalidité. L'employé peut également demander des prestations de maladie de l'assurance emploi pour combler l'écart entre le congé de maladie et l'assurance-invalidité. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquer avec les Ressources humaines.
  • Avertir la Rémunération si l'employé prend un congé de maladie non payé afin d'éviter les paiements en trop au titre du salaire et leurs recouvrements subséquents sur la paye de l'employé.
  • Si l'employé demande des prestations d'assurance-invalidité, remplir la partie des formulaires de demande réservée à l'employeur dans le délai précisé.
On doit remplir rapidement et soigneusement la partie réservée à l'employeur dans le formulaire du RAI (partie 2) ou du RACGFP–ILD (partie 3) afin d'éviter les retards dans le gestion de la demande de l'employé. Pour obtenir de l'aide, communiquer avec les Ressources humaines.Si l'employé n'a pas suffisamment de congés de maladie Motifs d'une demande de certificat médical pour justifier le congé de l'employé

Cas non lié au travail : l'employé n'a pas suffisamment de congés de maladie

Lorsque l'employé n'a pas suffisamment de congés de maladie pour couvrir sa période d'absence, le gestionnaire et l'employé peuvent envisager les options suivantes :
  • Crédits de congé de maladie anticipés : Ces crédits peuvent être accordés au gré du gestionnaire, conformément aux conditions applicables ou à la convention collective. Tout congé accordé sera prélevé sur les crédits de congé de maladie qui seront gagnés par l'employé à son retour au travail. Les employés doivent être exhortés à examiner attentivement les répercussions de cette option. Si l'employé quitte son emploi plus tard en raison d'une incapacité, les congés de maladie anticipés non remplacés peuvent être recouvrés ou ne pas l'être, selon les dispositions de la convention collective applicable. De même, l'employé qui revient au travail ne peut pas prendre de crédits de congé de maladie avant d'avoir remplacé ses crédits de congés de maladie anticipés.  
  • Congé de maladie non payé : Le gestionnaire doit avertir la Rémunération lorsque l'employé a l'intention de prendre un congé non payé en raison d'une maladie ou d'un accident. Afin d'éviter les retards dans l'obtention de prestations supplémentaires (les prestations de maladie de l'assurance-emploi, l'assurance-invalidité), on doit, dans la mesure du possible, aviser la Rémunération que l'employé a l'intention d'utiliser un congé non payé avant d'avoir épuisé ses autres crédits de congé. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquer avec la Rémunération.
  • Congé annuel ou compensatoire : L'employé ne devrait pas utiliser ses congés annuels ou compensatoires. S'il en a l'intention, communiquer avec les Ressources humaines.

Nota : Si l'employé est en congé prolongé non payé, consultez les Ressources humaines pour obtenir de l'aide ou de l'information.

Motifs de la demande de certificat médical pour justifier un congé de maladie

Dans les cas où l'employé prend un congé de maladie, le gestionnaire peut lui demander de fournir un certificat médical de son médecin traitant. Voici les raisons les plus fréquentes pouvant motiver une telle demande :
  • S'assurer que l'employé consulte un médecin;
  • Réunir les renseignements demandés pour les prestations de maladie de l'assurance-emploi, les prestations de l'assurance-invalidité ou les services de réadaptation professionnels fournis par l'assureur dans l'éventualité où l'employé en aurait besoin;
  • Préparer le retour au travail de l'employé;
  • Commencer à se préparer en vue des mesures d'adaptation dont l'employé aura peut-être besoin;
  • Obtenir les renseignements dont le gestionnaire aura besoin pour gérer la charge de travail pendant l'absence de l'employé;
  • Vérifier la période de congé (lorsque l'employé demande un congé pour une période prolongée);
  • Vérifier le congé de maladie demandé (lorsque le gestionnaire est préoccupé par le nombre de congés de maladie utilisés ou la tendance observée dans l'utilisation des congés, comme un nombre excessif de congés de maladie pris le vendredi);
  • Convaincre le gestionnaire que l'employé est incapable d'exercer ses fonctions en raison de blessures, de maladie ou d'incapacité.

Si l'employé doit soumettre un certificat médical, l'employeur ne remboursera pas les dépenses engagées à cet égard. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter les Ressources humaines.

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