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La gestion des cas d'incapacité - Évaluation médicale

Gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale

Dans la mesure du possible, le médecin traitant de l'employé doit être la principale source d'information. Dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., lorsque l'employé n'a pas de médecin traitant ou que le médecin traitant n'est pas en mesure de fournir suffisamment d'information), consulter les Ressources humaines pour connaître les meilleures options disponibles. 

Le gestionnaire doit respecter le droit à la protection des renseignements personnels de l'employé tout au long du processus. Passez à Protection des renseignements.

Le gestionnaire qui demande une évaluation ou une réévaluation médicale devrait prendre les mesures suivantes :

Nota : Les coûts engagés pour les certificats médicaux (à l'appui des demandes de congé) ne sont pas remboursés.

Dès que le médecin ou le fournisseur de service a évalué l'employé et fourni les renseignements relatifs à ses limitations, ses capacités et la date éventuelle de son retour au travail :

  • Au besoin, demander praticien l'aide des Ressources humaines pour examiner les renseignements médicaux et obtenir de l'assistance pour les interpréter.  

Nota : Dans le cas de l'employé qui reçoit des indemnités pour accident de travail ou des prestations d'assurance-invalidité, le gestionnaire peut obtenir le même type d'aide en s'adressant au gestionnaire de cas.

  • Examiner les renseignements avec l'employé, avec ou sans la présence du représentant syndical selon la préférence de l'employé, afin de parvenir à une compréhension commune des renseignements obtenus.
  • Consigner dans le dossier le résultat des discussions dans une langue factuelle et objective. S'assurer que tous les documents sont datés et signés.

S'il est nécessaire d'obtenir des renseignements supplémentaires pour mieux répondre aux besoins d'adaptation de l'employé ou pour faciliter son retour au travail :

  • Au besoin, demander à l'employé de signer un formulaire de consentement afin d'obtenir des renseignements supplémentaires sur ses capacités, ses limitations fonctionnelles ou ses restrictions auprès de son médecin praticien. 
  • Communiquer avec le médecin de l'employé pour demander des précisions ou des renseignements supplémentaires. Demander l'aide des Ressources humaines pour rédiger la correspondance qui indiquera au médecin praticien les renseignements requis. S'assurer que l'employé est au courant de toutes les communications avec son médecin praticien et lui en fournir des copies.
  • Si, après avoir suivi le processus ci-dessus, vous n'obtenez pas suffisamment d'information auprès du médecin praticien de l'employé, vous pouvez demander une évaluation de l'aptitude au travail à Santé Canada. Si les renseignements obtenus ne concordent pas, consultez les Ressources humaines en vue de demander une évaluation médicale indépendante.

Quand vous aurez suffisamment de renseignements médicaux, entamez le processus d'adaptation. Passez à Adaptation.

Évaluation médicale : l'employé ne donne pas son consentement à une évaluation médicale

  • Consulter les Ressources humaines pour obtenir des conseils et de l'orientation.
  • Le cas échéant, consulter le PAE ou le conseiller en résolution de conflits afin d'obtenir de l'aide pour gérer les conversations difficiles.
  • Rappeler à l'employé qu'il a l'obligation de faciliter la recherche d'adaptation, ce qui peut inclure la détermination des capacités, des limitations fonctionelles et des restrictions
  • Discuter des motifs de votre demande avec l'employé afin de répondre à ses préoccupations au sujet de l'évaluation, le cas échéant. Vous pouvez envisager de demander à l'employé s'il veut qu'un représentant syndical ou un tiers participe aux discussions.
  • Assurer à l'employé que les renseignements médicaux demeureront confidentiels.
  • Informer l'employé des attentes à l'égard de l'emploi et des conséquences possibles des comportements observés qui ont pu motiver la demande. Au besoin, consulter les Ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements.  
  • Le cas échéant, consigner (et conserver au dossier) les raisons pour lesquelles le retour au travail représente un risque important pour l'employé et les autres personnes présentes dans le milieu de travail.

Déterminer si l'employé a besoin d'une nouvelle évaluation médicale

Dans certains cas, l'employeur peut demander une nouvelle évaluation médicale pour préparer le retour au travail de l'employé ou pour justifier les mesures d'adaptation. En général, on demande une nouvelle évaluation parce que l'information contenue dans les évaluations antérieures est périmée ou n'est pas suffisante pour justifier les efforts d'adaptation.

Afin de déterminer s'il y a lieu de demander une nouvelle évaluation médicale, le gestionnaire devrait poser les questions suivantes :

  • Y a-t-il suffisamment de renseignements médicaux concernant les capacités et les limitations de l'employé pour garantir l'efficacité des mesures d'adaptation?
  • L'employé a-t-il été absent du milieu de travail pour une période prolongée?
  • Y a-t-il une date d'échéance sur l'évaluation précédente?
  • La situation ou l'état de santé de l'employé ont-ils changé?
  • Le comportement de l'employé a-t-il changé?

Le médecin praticien est la personne la mieux placée pour faire une évaluation ou pour recommander les services d'autres professionnels. On peut aussi obtenir une recommandation de la commission des accidents du travail ou une évaluation d'un médecin indépendant ou d'un professionnel de la santé réglementé, avec l'accord de l'employé et de l'employeur. 

Consulter les Ressources humaines pour résoudre toutes questions ou préoccupations, le cas échéant. 

Objectifs et avantages d'une évaluation médicale

L'évaluation médicale ou évaluation de l'aptitude physique au travail a pour but d'obtenir l'information nécessaire pour aider l'employé à demeurer au travail ou encore de déterminer à quel moment l'employé sera en mesure de revenir au travail, ainsi que d'obtenir des renseignements sur ses capacités, ses limitations fonctionnelles et ses restrictions en vue de lui proposer des mesures d'adaptations adéquates.

Une évaluation médicale présente de nombreux avantages pour l'employé et l'employeur :

  • Aider l'employé à obtenir un avis médical, si ce n'est déjà fait.
  • Fournir des renseignements et des services afin d'aider l'employé à se rétablir d'un accident, d'une maladie ou d'un problème de santé.
  • Donner au gestionnaire les renseignements qui lui permettront de déterminer les mesures d'adaptation à prendre dans le milieu de travail, lequel peut à son tour faciliter le retour de l'employé en toute sécurité et en temps opportun.
  • Produire les renseignements nécessaires pour justifier les demandes de congé de longue durée, le cas échéant.

Il y a des limites à ce que le gestionnaire devrait demander et à ce que l'employé doit révéler relativement à son état de santé. Le gestionnaire n'est pas autorisé à demander un diagnostic ou des renseignements confidentiels sur la santé d'une personne. En revanche, il peut obtenir des renseignements sur l'incidence que l'état de santé de l'employé aura sur sa capacité de faire son travail. Il peut notamment se renseigner sur les limitations de l'employé et sa capacité de s'acquitter des tâches normales, modifiées ou de remplacement, et vérifier si le problème de santé est temporaire ou permanent.

Pratique exemplaire : Le gestionnaire doit assurer à l'employé que la pratique normale consiste à protéger la confidentialité des renseignements médicaux.

Remboursement des coûts engagés pour une évaluation médicale

Le gestionnaire qui demande une évaluation médicale ou des renseignements sur les limitations auprès du médecin praticien de l'employé devrait consulter le conseiller régional des finances et de l'administration pour plus d'information sur la façon de traiter le remboursement conformément à la politique de l'organisation.

Évaluation de l'aptitude au travail

L'évaluation de l'aptitude au travail, qui est fournie par Santé Canada, a pour but d'évaluer et de déterminer la capacité d'une personne de s'acquitter des tâches de son poste d'attache avec ou sans adaptation. Tant les employeurs que les employés sont tenus de collaborer à une évaluation de l'aptitude au travail et aux mesures d'adaptation subséquentes. L'évaluation nécessite le consentement explicite et par écrit de l'employé. Pour sa part, l'employeur doit expliquer à l'employé pourquoi l'information est nécessaire et à quelles fins elle sera utilisée.

Une évaluation de l'aptitude au travail est souvent effectuée lorsque l'employé revient au travail à la suite d'un congé de maladie et que son aptitude à s'acquitter de ses fonctions suscite de l'inquiétude. Dans sa demande d'évaluation, l'employeur devrait mettre l'accent sur l'incidence qu'aura la maladie, l'accident ou l'incapacité sur l'aptitude de l'employé à accomplir ses fonctions efficacement et de façon sécuritaire, ainsi que sur les restrictions ou limitations qui peuvent nécessiter des mesures d'adaptation pour faciliter le retour au travail de l'employé.

Dans les cas où une évaluation de l'aptitude au travail peut être requise

L'employeur peut demander une évaluation de l'aptitude au travail quand il a des motifs raisonnables de s'inquiéter pour des raisons de sécurité ou quand les agissements de l'employé semblent influencés par des facteurs liés à la santé, et ce, même si l'employé n'a pas pris de congé de maladie. Il peut aussi demander une telle évaluation lorsqu'il ne connaît pas la meilleure façon de s'adapter à la maladie, l'accident ou l'incapacité de l'employé. L'employeur est autorisé à demander de l'information à un médecin praticien afin de s'assurer que l'employé est capable de travailler de façon sécuritaire et qu'il ne présente aucun danger pour lui-même ou pour les autres. L'employeur a le droit de savoir quelles sont les limitations de l'employé, l'incidence de ces limitations sur la capacité de l'employé d'accomplir ses fonctions et s'il est probable que les limitations sont temporaires ou permanentes. Toutefois, il n'a pas le droit d'obtenir le diagnostic de l'employé.

Se préparer à l'évaluation

On obtient habituellement les renseignements médicaux auprès du médecin praticien de l'employé avec le consentement de ce dernier. Ces renseignements, ainsi que l'analyse détaillée de l'emploi et les autres renseignements pertinents fournis par le gestionnaire, sont communiqués au professionnel de la santé chargé d'évaluer l'aptitude au travail. celui-ci ne communique aucun renseignement médical confidentiel. L'évaluation contient uniquement l'information dont le gestionnaire a besoin pour s'acquitter de ses obligations en matière d'adaptation, plus particulièrement, l'information relative aux limitations fonctionnelles de l'employé et toute autre restriction nécessitant des mesures d'adaptation pour que l'employé puisse travailler de façon sécuritaire. Sur demande, le professionnel de la santé peut faire des suggestions afin d'aider l'employé à fonctionner dans le milieu de travail. Lorsque l'employeur a des motifs raisonnables de s'inquiéter pour des raisons de sécurité, l'employé a l'obligation de lui donner des renseignements sur son aptitude au travail sur demande. Si l'employé refuse de fournir cette information, on doit consulter les Relations de travail. 

Circonstances exceptionnelles

Les ministères et les organismes ne demandent pas d'évaluation de l'aptitude au travail à Santé Canada lorsqu'ils ont déjà élaboré un plan de retour au travail répondant aux besoins de l'employé et de l'employeur. Les demandes de renseignements sont adressées à Santé Canada, avec le consentement écrit de l'employé, lorsque le médecin ne donne pas suffisamment d'information pour justifier le retour au travail de l'employé (avec ou sans fonctions modifiées) ou un changement d'emploi.

Santé Canada n'évalue pas l'aptitude au travail des employés qui reçoivent des indemnités pour accident de travail car ce service peut être fourni par la commission des accidents du travail. Santé Canada peut toutefois évaluer l'aptitude au travail de l'employé qui reçoit des prestations du RAI ou du RACGFP–ILD.

Le gestionnaire qui juge qu'une évaluation de l'aptitude au travail est nécessaire doit communiquer avec les Ressources humaines pour obtenir de plus amples renseignements.

Analyse de l'emploi

L'analyse de l'emploi consiste à recueillir, à analyser et à interpréter l'information relative à un emploi, à un poste ou à une profession en particulier. Elle a pour but de déterminer les exigences propres à l'emploi et les facteurs qui peuvent avoir une incidence sur le rendement au travail. On l'utilise pour évaluer la capacité du travailleur et déterminer les mesures d'adaptation raisonnables à prendre pour améliorer le rendement. L'employeur doit adapter le milieu de travail afin que les personnes handicapées compétentes puissent exécuter leurs fonctions essentielles. L'analyse de l'emploi est effectuée par un spécialiste de la santé au travail.

Parmi les exigences fonctionnelles habituelles, on compte ce qui suit :

  • méthodes, techniques, outils et équipement utilisés pour accomplir une tâche;
  • exigences d'ordre physique ou mental;
  • effort physique nécessaire;
  • complexité des exigences d'ordre mental;
  • temps nécessaire à l'exécution d'une tâche;
  • fréquence à laquelle une tâche est exécutée.

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