ARCHIVÉ – Guide de présentation du budget

Traitements, salaires et avantages sociaux

IRCC contribue aux dépenses proposées liées au poste responsable de fournir les services en vertu d’une entente de financement (entente de contribution ou subvention), pas à la personne. Cela signifie qu’IRCC contribuera aux coûts liés à un poste, par exemple un professeur de langue. Si la personne embauchée pour occuper ce poste devait prendre un congé de maternité, IRCC ne contribuerait plus aux coûts liés à son salaire. IRCC contribuerait au coût lié au personnel qui la remplace.

Traitements et salaires bruts

• La contribution salariale d’IRCC correspondra au taux en vigueur pour les emplois de niveau semblable sur le marché du travail local. IRCC limitera sa contribution dans les cas où il détermine que le bénéficiaire paie un taux supérieur à celui des salaires sur le marché
• Au moment de remplir le formulaire de budget, chaque poste à temps partiel et à temps plein, le cas échéant (y compris ceux ayant différents niveaux de salaire pour le même emploi), devrait être classé par titre d’emploi en regroupant les postes occupés par plusieurs employés dans une même catégorie (par exemple, 50 professeurs de langue). Le taux salarial, le nombre d’heures travaillées par semaine et le nombre de semaines (ou toute autre fréquence selon la fréquence de paie) devraient être indiqués pour chaque poste. En ce qui concerne les postes à temps plein, financés entièrement ou en partie par IRCC, pour lesquels le salaire est basé sur un taux de rémunération annuel, le salaire annuel (calculé au prorata, s’il y a lieu) devrait être indiqué. De plus, pour les coûts partagés, le pourcentage de la portion d’IRCC devrait être clairement indiqué
• Les indemnités de vacances et les congés payés sont des dépenses admissibles; toutefois, IRCC ne financera pas les deux pour un employé, seulement l’un ou l’autre
  • L’indemnité de vacances correspond à un pourcentage du salaire ou du traitement qui est versé à l’employé chaque période de paie OU sous forme de paiement forfaitaire chaque année. S’il n’y a pas de convention collective, il est possible de consulter les taux provinciaux/territoriaux au moment d’établir le fondement de l’indemnité de vacances. L’indemnité de vacances qu’acquièrent les employés temporaires ou occasionnels étant généralement incluse dans leur paie régulière, ils ne reçoivent aucune rémunération lorsqu’ils sont en congé ou en vacances
  • Les congés payés sont les vacances acquises par les employés à mesure qu’ils travaillent.
• Les heures supplémentaires ne sont payées que dans des circonstances exceptionnelles; par conséquent, elles ne devraient pas être incluses dans le projet de budget
• En ce qui concerne les professeurs de langue, le temps nécessaire à la formation sur l’Évaluation linguistique basée sur le portfolio (ELBP) et pour la mise en œuvre de celle-ci devrait être fondé sur les estimations suivantes du temps nécessaire à la mise en œuvre de l’ELBP dans les CLIC :
  • Les enseignants principaux auront besoin, pendant toute la mission, de 5 heures par semaine^{Note de bas de page 1} pour :
    • participer à la formation initiale en direct de l’ELBP, qui dure 12 semaines (remarque : dans certaines régions, un atelier en personne d’un jour peut remplacer une semaine de formation)
    • appliquer l’ELBP à leur classe
    • former leurs collègues à la mise en œuvre de l’ELBP
    • appuyer la mise en œuvre, par leurs collègues, de l’ELBP dans toutes les classes
  • Les enseignants auront besoin, pendant 5 à 6 mois, de l’équivalent de 4 jours pour suivre la formation de l’ELBP que leur donneront les enseignants principaux.
  • Pendant une période initiale d’un maximum de 2 ans, les enseignants auront vraisemblablement besoin d’un supplément de temps^{Note de bas de page 2} de préparation pour s’initier aux pratiques de l’ELBP
  • Il faudra prévoir, pour les enseignants, l’équivalent de 4 heures par session qu’ils consacreront aux évaluations linguistiques des apprenants et à l’amélioration de leur auto-évaluation

Charges sociales obligatoires de l’employeur

• Dans le projet de budget, décrivez les charges sociales obligatoires de l’employeur et les autres avantages sociaux qui seront offerts et ainsi que le pourcentage moyen des salaires que ces charges représentent
• Les charges sociales obligatoires de l’employeur sont des frais que l’employeur doit acquitter aux termes de lois fédérales et provinciales ou territoriales
• En vertu de la loi fédérale, ces charges sociales obligatoires comprennent l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC)
• L’indemnité de vacances (si les vacances payées ne font pas partie des avantages sociaux) est obligatoire dans toutes les provinces et tous les territoires. Les provinces et territoires pourraient également exiger des protections comme l’indemnisation des accidentés du travail (par exemple, la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail [CSPAAT], en Ontario), des impôts dans les domaines de la santé (par exemple, l’impôt-santé des employeurs (ISE), en Ontario) ou de l’éducation, des régimes de pension provinciaux, etc.
• La présentation du budget doit indiquer les charges sociales obligatoires de l’employeur pour lesquels un financement est demandé
• Les jours fériés seront financés selon les normes d’emploi de la province ou du territoire. Ces dernières doivent être énoncées dans la politique de gestion du personnel (ou l’équivalent) de l’employeur

Autres avantages sociaux

• Les avantages sociaux discrétionnaires prévus dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente pourraient comprendre les suivants :
  • les régimes d’assurance-maladie
  • les régimes d’assurance de soins dentaires
  • l’assurance-vie
  • les régimes de pensions privés ou les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER)
• Les avantages sociaux discrétionnaires doivent être offerts à l’ensemble du personnel visé par la politique relative au personnel de l’employeur ou par un document équivalent, pas seulement aux membres du personnel qui travaillent sur le projet qui doit être financé par IRCC
• Habituellement, les employés ne profitent pas tous pleinement de l’ensemble de ces avantages (par exemple, certains employés pourraient refuser au moins une des assurances santé s’ils sont couverts par le régime de leur conjoint). Le projet de budget devrait refléter un montant qui correspond au taux d’adhésion. IRCC n’a pas pour mandat de contribuer à la totalité de ces avantages sociaux

Coûts non admissibles

• Montants remplaçant des avantages sociaux
• Avantages sociaux d’employé non administrés par un tiers
• Indemnités de départ (sauf s’il s’agit de charges sociales obligatoires de l’employeur)
• Invalidité de longue durée (IRCC peut exiger que le bénéficiaire précise ce qu’il entend par « courte durée » dans sa politique de RH. Si cette politique ne contient aucune disposition à cet égard, IRCC considère que le terme « longue durée » désigne une période supérieure à 8 semaines)
• Toute forme de rémunération destinée aux membres du conseil d’administration
• Pénalités sur la paie (infligées par l’Agence du revenu du Canada [ARC] ou par d’autres organismes)
• Primes aux employés
• Coûts salariaux liés aux activités syndicales
• Pauses du midi payées (sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires pour l’employeur)
• Rajustements salariaux rétroactifs et primes à la signature découlant de la négociation de la convention collective (sauf ce qui s’inscrit dans la période de financement)
• Les réclamations pour des journées de maladie que des employés ont accumulées, mais qu’ils n’ont pas utilisées, ne sont pas admissibles (c’est-à-dire que le paiement de jours de congé de maladie inutilisés ne constitue pas une dépense admissible)
• Coûts supplémentaires découlant d’un congé payé, sauf les remplacements admissibles de professeurs de langue, de fournisseurs de services de garde d’enfants et d’enseignants responsables. Les agents devront déterminer si les heures supplémentaires en cas d’urgence sont admissibles en vertu de la clause 3.2 de l’entente. Les congés de maladie de longue durée ne sont pas admissibles
• Coûts associés au maintien en poste et à la reconnaissance des employés
• Congés de maternité ou parentaux, sauf si exigés par la loi

Formation et perfectionnement professionnel

• Les activités de perfectionnement professionnel doivent être directement liées aux activités et aux objectifs du projet et doivent servir à améliorer le rendement du personnel en ce qui a trait à l’exécution de programmes
• Les coûts admissibles comprennent les frais de scolarité et les frais d’inscription
• IRCC contribuera aux coûts salariaux lorsqu’un employé suit une formation

Coûts non admissibles

• Formation et perfectionnement professionnel qui visent le renforcement des capacités (les employés embauchés pour occuper un poste devraient avoir les compétences requises pour accomplir les tâches liées au poste en question)
• Coûts liés au remplacement d’employés embauchés afin de travailler durant une activité de formation, à l’exception du remplacement d’enseignants de CLIC, de fournisseurs de services de garde d’enfants et d’enseignants responsables lorsqu’ils mènent des activités d’évaluation linguistique basée sur le portfolio

Frais de voyage et d’hébergement et autres coûts connexes

• Les employés et les bénévoles peuvent demander le remboursement des frais de voyage qui sont directement liés à l’exécution du projet, y compris les voyages à des fins de perfectionnement professionnel, d’ateliers, de conférences, de formation et de sorties qui font partie du programme d’études et remplacent des heures de classe
• Le Ministère doit être d’avis que les voyages sont nécessaires et raisonnables aux fins de la prestation des services
• Le mode de transport choisi doit être le moins coûteux, en tenant compte du temps et du coût – kilométrage, taxi, location, tarif aérien, etc.
• Les déplacements sont limités à la catégorie économique, et des solutions de rechange aux voyages doivent d’abord être envisagées
• Les coûts admissibles comprennent les frais de transport, de repas et d’hébergement engagés durant le voyage et précisément liés à l’exécution du programme, pour les employés et les bénévoles seulement
• IRCC financera le plus petit des deux taux suivants :
  • le taux énoncé dans la politique interne sur les voyages du bénéficiaire
  • le taux indiqué dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (repas jusqu’à concurrence des indemnités prévues dans la Directive). Soulignons que les taux pour le kilométrage comprennent la TPS/TVH. Les bénéficiaires peuvent séparer les frais de TPS/TVH s’ils désirent en demander le remboursement séparément

Coûts non admissibles

• Voyages internationaux^{Note de bas de page 3}
• Frais de voyage pour les réunions du personnel de direction ou du conseil d’administration
• Déplacements des employés de leur domicile jusqu’au travail

Outils et matériel d’aide à la prestation

• Les outils d’aide à l’exécution et autres dépenses connexes doivent appuyer la prestation des services directs aux clients
• IRCC financera les coûts liés à la photocopie ou à l’impression des documents non protégés par le droit d’auteur ou des documents protégés par le droit d’auteur dont la copie a été approuvée, pourvu qu’ils concernent directement l’exécution du programme (par exemple, des documents à distribuer aux nouveaux arrivants)
• Pour les programmes déjà en cours, IRCC financera les manuels et les autres documents pédagogiques visant à compléter les documents existants relatifs à l’exécution du programme ou à remplacer ceux qui sont désuets, brisés ou inutilisables. En ce qui concerne les nouveaux programmes, IRCC financera la création ou l’achat de nouveaux outils et documents d’aide à l’exécution

Remarque

• Les autres coûts de photocopie ou d’impression sont habituellement inclus dans les coûts d’administration
• Les articles de papeterie ou fournitures généraux utilisés pour l’aide à l’exécution (par exemple, les stylos, les crayons, le papier, etc.) doivent toujours être inclus dans les coûts d’administration

Recherche

• Cet élément doit être utilisé chaque fois qu’une activité « Indirect – Activités de recherche » est inscrite à l’annexe 1, et seulement dans cette situation. Tous les coûts associés à la recherche doivent être inclus dans cet élément, y compris les salaires des employés et des consultants qui se consacrent à la recherche. Les dépenses comme l’impression des questionnaires ou les frais de téléphonie pour les entrevues par téléphone doivent également être comprises dans cet élément, si elles sont explicitement liées à l’activité. Autrement, elles doivent être incluses dans un autre élément d’exécution de programme, comme « Aide à l’exécution » ou « Coûts indirects »
• Les rétributions pour des participants à des groupes de recherche ou à des groupes de discussion sont admissibles. Ces honoraires pourraient être considérés comme des coûts admissibles s’ils sont engagés dans le cadre d’un projet de recherche négocié et si ces coûts ont été inclus dans un élément convenu.
• Les coûts liés aux consultants doivent être inclus dans les honoraires professionnels et de consultation

Conférences et ateliers

• Coûts liés à l’organisation de conférences, d’ateliers et de journées de perfectionnement professionnel, comme la logistique et la salle; les frais de déplacement afin que les participants puissent se rendre à ces événements doivent être désignés comme des coûts liés aux déplacements
• Honoraires versés à des conférenciers participant à des congrès et à des ateliers
• Nourriture et rafraîchissements servis au cours de réunions, d’ateliers, de conférences et de réceptions
• La nourriture et les boissons doivent toujours constituer le minimum nécessaire pour atteindre l’objectif. Voici certaines des formes les plus fréquentes :
  • repas (nourriture et boissons non alcoolisées) offerts en tant que petit-déjeuner, déjeuner ou dîner
  • rafraîchissements (collations ou boissons non alcoolisées servies entre les repas) à l’occasion de réunions, de réceptions, d’ateliers et de conférences
• Les dépenses de nourriture et de boissons doivent correspondre à la moins coûteuse des deux possibilités suivantes :
  • ce que prévoit la politique relative à la nourriture et aux boissons du bénéficiaire
  • la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT

Coûts non admissibles

• Achat de boissons alcoolisées ou de substances illégales
• Nourriture et boissons pour les fonctions et les événements s’adressant au personnel
• Nourriture des employés (déjeuner, collation, dîner, etc.)
• Nourriture et boissons offertes dans le cadre de séances de formation ou de réunions récurrentes ou régulières
• Nourriture et boissons pour les sorties des étudiants
• Nourriture et boissons pour les réunions avec des fonctionnaires

Publicité

Cela comprend les coûts liés à la publicité et à l’achat d’articles promotionnels et publicitaires pour mettre en marché un service financé par IRCC en particulier ou en faire la promotion, mais non pour faire la promotion de l’organisation bénéficiaire comme telle.

Honoraires professionnels et de consultation

Les coûts inclus par les organismes partenaires à l’appui de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) avec IRCC peuvent comprendre les coûts salariaux et non salariaux de cet organisme et doivent être réclamés au titre de ce poste. Le soutien de ces coûts devrait être fondé sur une entente entre l’organisme partenaire et le bénéficiaire titulaire de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) et IRCC

Les bénéficiaires peuvent confier l’exécution de travaux en sous-traitance à des tiers. Les coûts admissibles comprennent :

• les services offerts par des spécialistes, des consultants en recherche et des tiers évaluateurs;
• les services de développement et de configuration de l’infrastructure informatique nécessaire à l’exécution du programme;
• la traduction et l’interprétation.

Remarque : si les services ci-dessus sont fournis par le personnel du bénéficiaire, ils doivent être inclus sous le poste « Salaires, salaires et avantages sociaux ».

• Les coûts inclus par les organismes partenaires à l’appui de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) avec IRCC peuvent comprendre les coûts salariaux et non salariaux de cet organisme et doivent être réclamés au titre de ce poste. Les coûts doivent être réclamés sous cet élément et doivent être fondés sur une entente entre le signataire de l’entente auxiliaire et le bénéficiaire titulaire de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) et IRCC.
• Veuillez noter que les professionnels et les consultants embauchés dans le cadre d’activités de recherche ou de conférences indiquées à l’annexe 1 ou à des fins publicitaires doivent être inclus dans les éléments « Recherche », « Conférences et ateliers » ou « Publicité », respectivement. Les professionnels et les consultants ne sont pas des employés; par conséquent, les CSOE et les autres avantages sociaux ne s’appliquent pas.
• Garde d’enfant : Les coûts associés aux services de garde d’enfants confiés en sous-traitance doivent être inscrits dans l’élément « Garde d’enfant », dans la sous-section services de soutien de l’annexe 2.
• Les coûts associés aux plans de maintenance des ordinateurs ne sont pas des honoraires professionnels; ils font plutôt partie des « Coûts indirects », ou les frais « Administratifs ». Les bénéficiaires doivent discuter avec leur agent de programme pour déterminer la catégorie de coûts applicable
• Il n’y a pas de règles ou de lignes directrices empêchant qui empêchent les bénéficiaires de confier des travaux en sous-traitance à une organisation à l’extérieur du Canada. Le bénéficiaire prend la décision de sélectionner un tiers et est tenu par l’ entente de contribution ou subvention de s’assurer que la sélection a été faite selon un processus équitable et transparent et que l’optimisation des ressources a été prise en compte. Toutefois, le bénéficiaire doit s’assurer que le tiers respecte certains aspects de l’ entente de contribution ou subvention , par exemple le respect des politiques d’IRCC relatives à la protection des renseignements des clients, et la garantie que les tiers disposent des systèmes, processus et procédures nécessaires pour répondre aux exigences en matière de confidentialité et de sécurité., par exemple le respect des politiques d’IRCC relatives à la protection des renseignements des clients, et la garantie que les tiers disposent des systèmes, processus et procédures nécessaires pour répondre aux exigences en matière de confidentialité et de sécurité.

Redevances de droits d’auteur

L’élément « Redevances de droits d’auteur » est en voie d’être d’éliminé et ne devrait plus être utilisé. Les frais liés à l’obtention de l’approbation, à la reproduction ou à l’impression de documents protégés par le droit d’auteur demeurent admissibles, mais devraient maintenant être inclus dans la section « Aide à l’exécution ».

Services de soutien

• Les services de soutien comprennent le transport des clients, la traduction et l’interprétation, les services pour les personnes ayant une incapacité, le counselling à court terme et la garde d’enfants.
• Les services de soutien, y compris la garde des enfants, sont limités à un maximum de 20 % de la valeur de l’entente de financement pour une année financière donnée (entente de contribution)

Traduction et interprétation

• Coûts associés à la traduction de documents écrits (par exemple, certificats de naissance et relevés de notes)
• Coûts associés aux services d’interprétation qui sont essentiels à la satisfaction des besoins immédiats du client (par exemple, communiquer avec le personnel du bénéficiaire, les écoles)
• Ces coûts seraient généralement inscrits dans la rubrique des traitements, salaires et avantages sociaux ou dans celles des honoraires professionnels et de consultation

Dispositions pour les personnes ayant une incapacité

• Les coûts engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble de l’apprentissage de participer au programme d’aide à l’établissement financé par IRCC sont admissibles et comprennent jusqu’à 1 000 $ d’équipement, de même que les dispositions et les mesures prises qui ne sont pas de l’équipement, comme les documents et les logiciels de formation spéciaux (par exemple, les documents en braille ou en gros caractères). Ils comprennent également les coûts liés à l’interprétation afin de faciliter la communication entre les clients sourds ou malentendants et le personnel du bénéficiaire
• Les dispositions et les mesures d’une valeur de plus de 1 000 $ sont considérées comme des dépenses en immobilisations; consulter la catégorie des dépenses en immobilisations sous la rubrique coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité
• Les dispositions d’une valeur de moins de 1 000 $ seront généralement incluses dans les coûts indirects

Garde d’enfants

• La garde d’enfants peut être à court terme, à long terme, ou une combinaison des deux
• Les coûts associés à la garde d’enfants peuvent comprendre les coûts :
  • liés aux services non accrédités qui sont conformes aux normes de CMAS (en anglais seulement)
  • pour l’achat de places dans un service agréé, si la garde des enfants sur les lieux n’est pas offerte
• Les salaires et les traitements du personnel assurant la garde des enfants, ce qui inclut la période de préparation et de nettoyage quotidiens avant et après l’exécution du programme, ainsi que tous les autres frais connexes

Coûts non admissibles

Paiements en espèces versés directement au client.

Transport de la clientèle

Les coûts liés au transport comme les billets d’autobus ou les jetons de transport sont admissibles pour les clients qui, autrement, pourraient avoir de la difficulté à participer au programme d’aide à l’établissement. Des exceptions seront envisagées si d’autres moyens de transport sont nécessaires en raison de l’absence de transports en commun, par exemple, les coûts liés à des moyens de transport comme le taxi, la location de voitures ou la conduite d’un véhicule sont admissibles là où le transport en commun n’est pas offert ou n’est pas utilisable. Le personnel des bénéficiaires pourrait réclamer le kilométrage (veuillez consulter les taux par kilomètre du Conseil national mixte)

Counseling à court terme

Ces coûts seraient généralement inscrits dans la rubrique des traitements, salaires et avantages sociaux ou dans celles des honoraires professionnels et de consultation.

Coûts indirects (coûts non salariaux d’exécution du programme)

Les autres coûts différentiels directement liés aux activités ou à l’exécution du programme, excluant tous les « coûts associés à l’administration » énumérés précédemment.

Comprend ce qui suit :

• La location de locaux à bureaux, les services publics et l’équipement associés à l’exécution du programme
• Le coût des communications directement liées à l’exécution du programme, comme l’accès à Internet et les lignes téléphoniques terrestres servant à donner des cours en ligne, les téléconférences ou les lignes téléphoniques servant à mener des sondages
• Les coûts de communication qui ne sont pas directement liés à l’exécution du programme doivent être réclamés dans la catégorie de l’administration (les bénéficiaires doivent s’appuyer sur les principes énoncés ci-dessous pour déterminer correctement la catégorie de leurs coûts de communication en vertu de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention))
  • Catégorie des coûts d’administration : Coûts des lignes téléphoniques utilisées pour fixer des rendez-vous, répondre aux demandes de renseignements générales, incluant les coûts de communication permettant de relier le poste de travail de membres du personnel chargés de l’exécution du programme (Internet pour l’ordinateur de bureau se trouvant sur le bureau d’un employé et les coûts téléphoniques)
  • Catégorie des coûts d’exécution du programme : Les coûts de communication doivent être réclamés selon la catégorie des coûts d’exécution du programme seulement s’ils sont engagés dans le cadre de l’exécution du programme (par exemple, ligne de téléconférence servant à mener des groupes de discussion dans la prestation de services indirects)
• Les frais d’adhésion ou d’association liés à l’exécution du programme
  • Le soutien en vue du maintien des titres de compétences d’un travailleur n’est pas admissible
• Les frais d’assurance particuliers liés aux activités de prestation de services (par exemple, la garde d’enfants)
• Les prix de mérite à l’intention des bénévoles (par exemple, les plaques) pour les programmes financés par IRCC – les cartes-cadeaux ne sont pas admissibles
• Les frais de sécurité directement liés à l’exécution d’une activité précise plutôt que du projet dans son ensemble

Dépenses en immobilisations

• Les coûts nécessaires à l’exploitation du programme, comme les ordinateurs, le mobilier et d’autres biens concrets, achetés ou loués (avec option d’achat). Ces coûts comprennent aussi les améliorations locatives ainsi que les coûts pour les adaptations et le matériel nécessaires pour les clients admissibles ayant une incapacité
• Tout bien dont le coût équivaut à plus de 1 000 $ CA devrait être inclus dans les immobilisations
  • Les multiples articles d’un même type coûtant plus de 1 000 $ CA doivent être considérés comme des dépenses en immobilisations, même si chacun vaut moins de 1 000 $ CA (par exemple, bureaux ou tables et chaises pour les cours)
  • Les composants (c’est-à-dire les articles qui fonctionnent ensemble pour former un tout) doivent être considérés comme des immobilisations, même si chaque élément pris individuellement a une valeur inférieure à 1 000 $ CA (par exemple, ordinateur, imprimante, écran, clavier)
• Les biens loués doivent être considérés comme des immobilisations si la convention de location contient une option d’achat et s’il est raisonnable de s’attendre à ce que le locataire devienne propriétaire des biens lorsque la convention arrivera à échéance
• Financement maximal accordé par IRCC : deux plafonds en ce qui a trait aux dépenses en immobilisations devraient être pris en compte dans l’ordre suivant (tous les coûts sont présentés en dollars canadiens)
  1. Le Ministère remboursera les dépenses en immobilisations jusqu’à un maximum de 15 % de la valeur totale de l’exécution du programme (entente de contribution ou de subvention).
  2. À l’intérieur de ce plafond de 15 %, le Ministère ne remboursera pas les dépenses en immobilisations au-delà de 50 % des dépenses totales d’exécution directe du programme pour une année financière donnée (entente de contribution ou de subvention).

Le tableau suivant présente quelques scénarios d’application des plafonds ci-dessus.

Coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité

• Coûts d’immobilisation liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité
  • Coûts d’immobilisation engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble d’apprentissage de participer au programme d’aide à l’établissement financé par IRCC
  • Ils comprennent les aménagements à effectuer et les dispositions à prendre pour répondre aux besoins des personnes ayant une incapacité qui consistent en des articles de plus de 1 000 $, comme de l’équipement spécial ou des meubles, des rampes ou d’autres aménagements qui rendent les bâtiments et les lieux plus accessibles
  • Ils ne peuvent pas dépasser 10 000 $ par client ayant une incapacité, jusqu’à un maximum de 100 000 $ par année par entente de financement (entente de contribution ou subvention)
  • Les demandeurs doivent effectuer une recherche afin de connaître l’aide financière qui pourrait leur être offerte par les propriétaires de bâtiments, d’autres ordres de gouvernement ou d’autres bailleurs de fonds

Remarque

En général, IRCC ne fait pas ce qui suit.

• rembourser les immobilisations réservées à des fins administratives. Les demandeurs devraient avoir établi cette infrastructure, et toutes les demandes de financement des immobilisations devront être liées directement à l’exécution du projet ou à la prestation des services (elles ne doivent pas viser le renforcement des capacités). Les coûts proposés devraient ajouter de la valeur à l’infrastructure existante, et leur nécessité devrait être directement liée à l’exécution réussie de l’activité ou du programme proposé
• cofinancer les achats d’immobilisations, car cela rend l’aliénation difficile
• rembourser les coûts liés à l’achat de véhicules

Coûts non admissibles

La dépréciation et l’amortissement des immobilisations.

TPS/TVH admissibles

• Si le bénéficiaire a droit à un remboursement de taxe ou à un crédit de taxe sur les intrants, IRCC financera jusqu’à 100 % des taxes payées sur les achats, moins les remboursements de taxe fédérale et provinciale accordés
• Au moment de préparer le formulaire de budget, il faudrait effectuer une estimation de la somme à financer par IRCC et l’inclure sous forme de montant forfaitaire dans le poste « TPS/TVH ou autres taxes gouvernementales », s’il y a lieu, pour les catégories de l’exécution du programme et des dépenses en immobilisations. La somme estimative pour chaque poste individuel sera la somme facturée sans les taxes
• Les pénalités associées aux évaluations et audits fiscaux du gouvernement ne sont pas admissibles

Consulter les tableaux ci-dessous pour connaître les taux de TPS/TVP canadiennes admissibles.

Liens vers l'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec

• TPS/TVH Taux (à l'exclusion du Québec)
• Remboursement de la TPS/TVH pour les organismes de services publics (à l'exclusion du Québec)
• L'administration de la TPS/TVH au Québec
• Remboursement de TPS et de TVQ accordé aux organismes de services publics
• Ventes ou fournitures aux gouvernements provinciaux et territoriaux

Consulter le site Web du gouvernement du Canada pour connaître les taux de TPS/TVP admissibles les plus récents.

Taux des dépenses liées à l’administration négocié

• Le Ministère utilise un taux fixe pour les dépenses liées à l’administration. Le taux fixe représente un pourcentage ne dépassant habituellement pas 15 % de la contribution totale d’IRCC pour les dépenses de la catégorie « Exécution du programme »
• Au moment de préparer votre proposition de budget, vous devez vous assurer qu’aucun coût associé à l’administration n’est inclus dans la catégorie des coûts d’exécution du programme et vice versa
• Les coûts administratifs sont présentés comme un poste unique dans le budget, et ne feront normalement pas l’objet d’un examen détaillé et d’un audit dans le cadre de la gestion et du suivi de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention). Les autres détails permettant de déterminer le pourcentage seront obtenus durant les négociations dans le cas des demandeurs retenus
• Le taux fixe sera appliqué au total des coûts admissibles liés à l’exécution du programme pour chaque réclamation soumise durant le cycle de vie de l’entente (c’est-à-dire le montant maximal des dépenses administratives pouvant être réclamé et directement lié à la somme des dépenses engagées dans le cadre de l’exécution du programme durant toute période donnée)
• Les coûts suivants sont considérés comme des coûts d’administration :
  • les coûts relatifs au personnel associés aux fonctions organisationnelles (par exemple, bureau du directeur général, finances, ressources humaines et adjoint administratif de l’organisation)
  • la location et les services publics ainsi que les autres frais relatifs aux installations ayant trait aux fonctions organisationnelles
  • les frais de téléphone, de télécopie, d’Internet ou d’autres communications qui sont de nature administrative ou normalement centralisés (par exemple, coûts liés aux communications visant à fixer des rendez-vous, à répondre à des demandes de renseignements; Internet/téléphones au bureau d’un employé qui fournit les services)
  • tous les frais de poste
  • l’impression et les photocopies, sauf pour les outils et les documents d’aide à l’exécution
  • le bail du photocopieur (s’il n’est pas considéré comme une immobilisation)
  • les frais bancaires
  • les charges salariales
  • toutes les fournitures de bureau
  • les frais de déplacement, d’hébergement et autres coûts associés aux activités du personnel administratif pour gérer l’entente de financement (entente de contribution ou subvention)
  • les coûts d’audit des états financiers
  • les frais d’assurance standards (par exemple, la propriété et la responsabilité du conseil d’administration)
  • les charges salariales (si confiées à un sous-traitant)
  • le recrutement de personnel, y compris les vérifications de sécurité/policières, les coûts liés à l’affichage d’annonces, etc.
  • les mises à niveau et achats de logiciels d’application générale ou de licences (par exemple, produits MS Office, Windows)
  • les consultants retenus pour évaluer la faisabilité ou la création d’une infrastructure ou la modification d’une infrastructure existante (par exemple, accessibilité [rampes, ascenseurs, etc.], systèmes d’information [comptabilité, bases de données, etc.] et santé et sécurité [CVCA, etc.], serveurs, etc.)
  • les honoraires de services juridiques
• Dans certaines situations, les coûts peuvent être divisés entre l’administration et l’exécution du programme. Voici certaines exceptions aux frais strictement administratifs énoncés ci-dessus :
  • le salaire du directeur général, s’il contribue directement à l’exécution du programme (par exemple, il donne un cours de langue)
  • les coûts liés aux communications si elles servent exclusivement à l’exécution du programme (par exemple, ligne de téléconférence pour tenir des discussions en groupe pour des services indirects)
  • l’assurance supplémentaire (par exemple, protection supplémentaire au-delà de la protection de base de l’organisation, comme l’assurance nécessaire au transport des clients afin qu’ils reçoivent les services)
  • les logiciels spécialement conçus pour la prestation de services directs (par exemple, un programme linguistique installé sur les ordinateurs dans le laboratoire informatique utilisés uniquement par les clients)

Autres coûts non admissibles

Voici d’autres coûts qui ne sont pas admissibles. Soulignons qu’IRCC se réserve le droit d’établir d’autres dépenses non admissibles au cas par cas.

• Les coûts admissibles qui dépassent le montant prévu dans la Directive sur les frais de voyage et d’accueil du Conseil national mixte
• Les activités ou coûts qui ont déjà été financés par un autre partenaire ou d’autres partenaires ou bailleurs de fonds
• Les activités qui ont été entreprises ou coûts qui ont été engagés avant la signature d’une entente de financement (entente de contribution ou subvention)
• Les assemblées générales annuelles ou les réunions régulières du conseil d’administration d’une organisation ou d’une association, incluant les voyages connexes
• Tout type d’honoraires versés au conseil d’administration, aux membres bénévoles du conseil d’administration ou à d’autres organes de gouvernance
• Les audits de conformité
• Les dépenses imprévues et les frais divers
• Les coûts liés à la validation des titres de compétence professionnelle des clients
• La dépréciation et l’amortissement des immobilisations
• Les coûts associés aux contributions en nature
• Les activités lucratives
• Les coûts liés au démarrage et au fonctionnement d’organisations (c’est-à-dire les coûts liés au renforcement des capacités)
• Les paiements en espèces destinés aux clients admissibles
• Sauf indication contraire dans l’entente de financement (entente de contribution ou subvention), aucuns frais ne peuvent être exigés des clients à l’égard des services financés par IRCC

Traitements, salaires et avantages sociaux

En général, IRCC contribuera aux dépenses proposées liées au poste relativement à la prestation des services en vertu d’une entente de financement (entente de contribution ou subvention), pas à la personne. Cela signifie qu’IRCC contribuera aux coûts liés à un poste, par exemple un employé de maison d’accueil. Si la personne embauchée pour occuper ce poste devait prendre un congé de maternité, IRCC ne contribuerait plus aux coûts liés à son salaire; toutefois, le Ministère contribuerait au coût lié au personnel qui la remplace.

Traitements et salaires bruts

• Les salaires doivent correspondre au taux courant pour les emplois à un niveau similaire dans le marché du travail local
• Au moment de remplir le formulaire de budget, chaque poste à temps partiel et à temps plein, le cas échéant (y compris ceux ayant différents niveaux de salaire pour le même emploi), devrait être classé par titre d’emploi en regroupant les postes occupés par plusieurs employés dans une même catégorie (par exemple, 3 employés de maison d’accueil). Le taux salarial, le nombre d’heures travaillées par semaine et le nombre de semaines (ou toute autre fréquence selon la fréquence de paie) devraient être indiqués pour chaque poste. En ce qui concerne les postes à temps plein, financés entièrement ou en partie par IRCC, pour lesquels le salaire est basé sur un taux de rémunération annuel, le salaire annuel (calculé au prorata, s’il y a lieu) devrait être indiqué. De plus, pour les coûts partagés, le pourcentage de la portion d’IRCC devrait être clairement indiqué
• Les indemnités de vacances et les congés payés sont des dépenses admissibles; toutefois, IRCC ne financera pas les deux pour un employé, seulement l’un ou l’autre
  • L’indemnité de vacances correspond à un pourcentage du salaire ou du traitement qui est versé à l’employé chaque période de paie OU sous forme de paiement forfaitaire chaque année. S’il n’y a pas de convention collective, il est possible de consulter les taux provinciaux/territoriaux au moment d’établir le fondement de l’indemnité de vacances. L’indemnité de vacances qu’acquièrent les employés temporaires ou occasionnels étant généralement incluse dans leur paie régulière, ils ne reçoivent aucune rémunération lorsqu’ils sont en congé ou en vacances
  • Les congés payés sont les vacances acquises par les employés à mesure qu’ils travaillent.
• Les heures supplémentaires ne sont payées que dans des circonstances exceptionnelles; par conséquent, elles ne devraient pas être incluses dans le projet de budget

Charges sociales obligatoires de l’employeur

• Dans le projet de budget, décrivez les charges sociales obligatoires de l’employeur et les autres avantages sociaux qui seront offerts et ainsi que le pourcentage moyen des salaires que ces charges représentent
• Les charges sociales obligatoires de l’employeur sont des frais que l’employeur doit acquitter aux termes de lois fédérales et provinciales ou territoriales
• En vertu de la loi fédérale, ces charges sociales obligatoires comprennent l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC)
• L’indemnité de vacances (si les vacances payées ne font pas partie des avantages sociaux) est obligatoire dans toutes les provinces et tous les territoires. Les provinces et territoires pourraient également exiger des protections comme l’indemnisation des accidentés du travail (par exemple, la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail [CSPAAT], en Ontario), des impôts dans les domaines de la santé (par exemple, l’impôt-santé des employeurs (ISE), en Ontario) ou de l’éducation, des régimes de pension provinciaux, etc.
• Le projet de budget devrait préciser pour quelles charges sociales obligatoires de l’employeur le financement est demandé (veuillez noter que, même si les employés cotisent aussi à l’AE et au RPC, ces coûts font partie du salaire brut et devraient donc être inclus dans la partie sur les dépenses salariales du budget)
• Les jours fériés seront financés selon les normes d’emploi de la province ou du territoire. Ces dernières doivent être énoncées dans la politique de gestion du personnel (ou l’équivalent) de l’employeur

Autres avantages

• Les avantages sociaux discrétionnaires prévus dans la politique de gestion du personnel de l’employeur ou dans une politique équivalente pourraient comprendre les suivants :
  • les régimes d’assurance-maladie
  • les régimes d’assurance de soins dentaires
  • l’assurance-vie
  • les régimes de pensions privés ou les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER)
• Les avantages sociaux discrétionnaires doivent être offerts à l’ensemble du personnel visé par la politique de gestion du personnel de l’employeur ou par une politique équivalente, pas seulement aux membres du personnel qui travaillent sur le projet qui doit être financé par IRCC
• Habituellement, les employés ne profitent pas tous pleinement de l’ensemble de ces avantages (par exemple, certains employés pourraient refuser au moins une des assurances santé s’ils sont couverts par le régime de leur conjoint). Le projet de budget devrait refléter un montant qui correspond au taux d’adhésion. IRCC n’a pas pour mandat de contribuer à la totalité de ces avantages sociaux

Coûts non admissibles

• Montants remplaçant des avantages sociaux
• Avantages sociaux d’employé non administrés par un tiers
• Indemnités de départ (sauf s’il s’agit de charges sociales obligatoires de l’employeur)
• Invalidité de longue durée (IRCC peut exiger que le bénéficiaire précise ce qu’il entend par « courte durée » dans sa politique de RH. Si cette politique ne contient aucune disposition à cet égard, IRCC considère que le terme « longue durée » désigne une période supérieure à 8 semaines)
• Toute forme de rémunération destinée aux membres du conseil d’administration
• Pénalités sur la paie (infligées par l’Agence du revenu du Canada [ARC] ou par d’autres organismes)
• Primes aux employés
• Coûts salariaux liés aux activités syndicales
• Pauses du midi payées (sauf si la loi prévoit qu’il s’agit de coûts obligatoires pour l’employeur)
• Rajustements salariaux rétroactifs et primes à la signature découlant de la négociation de la convention collective (sauf ce qui s’inscrit dans la période de financement)
• Les réclamations pour des journées de maladie que des employés ont accumulées, mais qu’ils n’ont pas utilisées, ne sont pas admissibles (c’est-à-dire que le paiement de jours de congé de maladie inutilisés ne constitue pas une dépense admissible)
• Coûts supplémentaires découlant d’un congé payé
• Coûts associés au maintien en poste et à la reconnaissance des employés
• Congés de maternité ou parentaux, sauf si exigés par la loi

Formation et perfectionnement professionnel

• Les activités de perfectionnement professionnel doivent être directement liées aux activités et aux objectifs du projet et doivent servir à améliorer le rendement du personnel en ce qui a trait à l’exécution de programmes
• Les coûts admissibles comprennent les frais de scolarité et les frais d’inscription
• IRCC contribuera aux coûts salariaux lorsqu’un employé suit une formation

Coûts non admissibles

• Formation et perfectionnement professionnel qui visent le renforcement des capacités (les employés embauchés pour occuper un poste devraient avoir les compétences requises pour accomplir les tâches liées au poste en question)
• Coûts liés au remplacement d’employés embauchés afin de travailler durant une activité de formation

Frais de voyage et d’hébergement et autres coûts connexes

• Les employés et les bénévoles peuvent demander le remboursement des frais de voyage qui sont directement liés à l’exécution du projet, y compris les voyages à des fins de perfectionnement professionnel, d’ateliers, de conférences et de formation
• Le Ministère doit être d’avis que les voyages sont nécessaires et raisonnables aux fins de la prestation des services
• Le mode de transport choisi doit être le moins coûteux, en tenant compte du temps et du coût – kilométrage, taxi, location, tarif aérien, etc.
• Les déplacements sont limités à la catégorie économique, et des solutions de rechange aux voyages doivent d’abord être envisagées
• Les coûts admissibles comprennent les frais de transport, de repas et d’hébergement et les faux frais engagés durant le voyage et précisément liés à l’exécution du programme, pour les employés et les bénévoles seulement
• IRCC financera le plus petit des deux taux suivants :
  • le taux énoncé dans la politique interne sur les voyages du bénéficiaire
  • le taux indiqué dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (repas et faux frais jusqu’à concurrence des indemnités prévues dans la Directive). Soulignons que les taux pour le kilométrage comprennent la TPS/TVH. Les bénéficiaires peuvent séparer les frais de TPS/TVH s’ils désirent en demander le remboursement séparément

Coûts non admissibles

• Voyages internationaux
• Frais de voyage pour les réunions du personnel de direction ou du conseil d’administration
• Déplacements des employés de leur domicile jusqu’au travail

Outils et matériel d’aide à la prestation

• Les outils d’aide à l’exécution et autres dépenses connexes doivent appuyer la prestation des services directs aux clients
• IRCC financera les coûts liés à la photocopie ou à l’impression des documents non protégés par le droit d’auteur ou des documents protégés par le droit d’auteur dont la copie a été approuvée, pourvu qu’ils concernent directement l’exécution du programme (par exemple, des documents à distribuer aux nouveaux arrivants)

Remarque

• Les autres coûts de photocopie ou d’impression sont habituellement inclus dans les coûts d’administration
• Les articles de papeterie ou fournitures généraux utilisés pour l’aide à l’exécution (par exemple, les stylos, les crayons et le papier) doivent toujours être inclus dans les coûts d’administration

Recherche

• Les travaux de recherche dans le cadre de projets ayant pour résultat visé l’élaboration d’une politique ou d’un programme (services indirects), ou de projets de prestation de services directs
• Les rétributions pour des participants à des groupes de discussion
• Les coûts liés aux consultants doivent être inclus dans les honoraires professionnels et de consultation

Conférences et ateliers

• Coûts liés à l’organisation de conférences, d’ateliers et de journées de perfectionnement professionnel, comme la logistique et la salle; les frais de déplacement afin que les participants puissent se rendre à ces événements doivent être désignés comme des coûts liés aux déplacements
• Honoraires versés à des conférenciers participant à des congrès et à des ateliers
• Nourriture et rafraîchissements servis au cours de réunions, d’ateliers, de conférences et de réceptions
• La nourriture et les boissons doivent toujours constituer le minimum nécessaire pour atteindre l’objectif. Voici certaines des formes les plus fréquentes :
  • Repas (nourriture et boissons non alcoolisées) offerts en tant que petit-déjeuner, déjeuner ou dîner
  • Rafraîchissements (collations ou boissons non alcoolisées servies entre les repas) à l’occasion de réunions, de réceptions, d’ateliers et de conférences
• Les dépenses de nourriture et de boissons doivent correspondre à la moins coûteuse des deux possibilités suivantes :
  • ce que prévoit la politique relative à la nourriture et aux boissons du bénéficiaire
  • la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT

Coûts non admissibles

• Achat de boissons alcoolisées ou de substances illégales
• Nourriture et boissons pour les fonctions et les événements s’adressant au personnel
• Nourriture des employés (déjeuner, collation, dîner, etc.)
• Nourriture et boissons offertes dans le cadre de séances de formation ou de réunions récurrentes ou régulières
• Nourriture et boissons pour les réunions avec des fonctionnaires

Publicité

Cela comprend les coûts liés à la publicité et à l’achat d’articles promotionnels et publicitaires pour mettre en marché un service financé par IRCC en particulier ou en faire la promotion, mais non pour faire la promotion de l’organisation bénéficiaire comme telle

Honoraires professionnels et de consultation

• Les coûts inclus par les organismes partenaires à l’appui de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) avec IRCC peuvent comprendre les coûts salariaux et non salariaux de cet organisme et doivent être réclamés au titre de ce poste. Le soutien de ces coûts devrait être fondé sur une entente entre l’organisme partenaire et le bénéficiaire titulaire de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) et IRCC
• Les coûts directs de programme ou de projet comme les traducteurs, les interprètes, les experts en la matière, les évaluateurs tiers et les consultants en informatique

Remarque

• Les professionnels et les consultants ne sont pas des employés. Par conséquent, les charges sociales obligatoires de l’employeur ou les coûts obligatoires liés au salaire et les autres avantages sociaux ne s’appliquent pas
• Les frais associés aux plans de maintenance des ordinateurs ne constituent pas des honoraires professionnels, mais font plutôt partie des coûts d’administration

Redevances de droits d’auteur

Les redevances liées à l’approbation de la reproduction ou de l’impression de documents protégés par des droits d’auteur.

Services de soutien

Les services de soutien comprennent le transport de la clientèle, la traduction et l’interprétation, les dispositions pour les personnes ayant une incapacité et la garde d’enfants.

Traduction et interprétation

• Coûts associés à la traduction de documents écrits (par exemple, certificats de naissance et relevés de notes)
• Coûts associés aux services d’interprétation qui sont essentiels à la satisfaction des besoins immédiats du client (par exemple, communiquer avec le personnel du bénéficiaire, les écoles)
• Ces coûts seraient généralement inscrits dans la rubrique des traitements, salaires et avantages sociaux ou dans celles des honoraires professionnels et de consultation

Dispositions pour personnes ayant une incapacité

• Les coûts engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble de l’apprentissage de participer au programme d’aide à la réinstallation financé par IRCC sont admissibles et comprennent jusqu’à 1 000 $ d’équipement, de même que les dispositions et les mesures prises qui ne sont pas de l’équipement, comme les documents et les logiciels de formation spéciaux (par exemple, documents en braille ou en gros caractères). Ils comprennent également les coûts liés à l’interprétation afin de faciliter la communication entre les clients sourds ou malentendants et le personnel du bénéficiaire
• Les dispositions et les mesures d’une valeur de plus de 1 000 $ sont considérées comme des dépenses en immobilisations; consulter la catégorie des dépenses en immobilisations sous la rubrique coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité
• Les dispositions d’une valeur de moins de 1 000 $ seront généralement incluses dans les coûts indirects

Garde d’enfants

• Les services de garde d’enfants à court terme, pendant que les parents sont sur place, peuvent être offerts dans le cadre du PAR afin de réduire les obstacles à l’accès et de permettre la participation des clients aux services du PAR
• Les frais de garde d’enfants peuvent inclure les frais de garde non agréés qui sont conformes aux normes CMAS (en anglais seulement)
• Les salaires et les traitements de tout personnel de garde d’enfants, y compris la période de préparation et de nettoyage avant et après le programme sur une base quotidienne ainsi que les autres coûts connexes

Transport de la clientèle

• Les coûts liés au transport de la clientèle à l’intérieur du pays (par exemple, du point d’entrée au logement temporaire) sont admissibles
• Le personnel du bénéficiaire peut demander le remboursement de son kilométrage. IRCC financera le taux d’indemnité de kilométrage le moins élevé entre celui qui est prévu dans la politique interne sur les voyages du bénéficiaire et le taux par kilomètre du Conseil national mixte
• Les coûts liés au transport comme les billets d’autobus ou les jetons de transport sont admissibles pour les clients qui, autrement, pourraient avoir de la difficulté à participer au PAR
• Des exceptions seront envisagées si d’autres moyens de transport sont nécessaires en raison de l’absence de transports en commun, par exemple, les coûts liés à des moyens de transport comme le taxi, la location de voitures ou la conduite d’un véhicule sont admissibles là où le transport en commun n’est pas offert ou n’est pas utilisable

Hébergement temporaire

• Les coûts associés à l’entretien d’une installation servant à loger et à nourrir les clients admissibles au PAR avant leur placement dans un logement permanent (c’est-à-dire une maison d’accueil)
• Les logements commerciaux sont également admissibles, mais doivent être utilisés dans les situations suivantes :
  • en l’absence d’une maison d’accueil
  • si aucune place n’est disponible dans la maison d’accueil
  • lorsque la maison d’accueil ne peut pas répondre à certains besoins (par exemple, en matière de mobilité)

Allocation temporaire

Allocations raisonnables et nécessaires pour couvrir les faux frais nécessaires au client pendant son séjour dans le logement temporaire (par exemple, les coûts liés à l’achat de cartes d’appels et aux services de transport [billets/jetons d’autobus]).

Coût des repas pour les clients du PAR

• Les coûts associés aux repas offerts aux clients admissibles (c’est-à-dire dans une maison d’accueil)
• Les coûts engagés afin de donner aux clients admissibles au PAR les moyens d’obtenir de la nourriture pendant leur séjour dans un logement temporaire

Coûts indirects (autres coûts non salariaux d’exécution du programme)

Les autres coûts différentiels directement liés aux activités ou à l’exécution du programme, excluant tous les « coûts associés à l’administration » énumérés précédemment.

Comprend ce qui suit :

• La location de locaux à bureaux, les services publics et l’équipement associés à l’exécution du programme
• Le coût des communications directement liées à l’exécution du programme, comme l’accès à Internet pour un ordinateur destiné aux clients admissibles au PAR (par exemple, Internet sur un ordinateur situé dans une aire générale [hall d’entrée] à l’usage des clients du PAR)
• Les coûts de communication qui ne sont pas directement liés à l’exécution du programme doivent être réclamés dans la catégorie de l’administration. Les bénéficiaires doivent s’appuyer sur les principes énoncés ci-dessous pour déterminer correctement la catégorie de leurs coûts de communication en vertu de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention)
  • Catégorie des coûts d’administration : Coûts des lignes téléphoniques utilisées pour fixer des rendez-vous, répondre aux demandes de renseignements générales, incluant les coûts de communication permettant de relier le poste de travail de membres du personnel chargés de l’exécution du programme (Internet pour l’ordinateur de bureau se trouvant sur le bureau d’un employé et les coûts téléphoniques)
  • Catégorie des coûts d’exécution du programme : Les coûts de communication doivent être réclamés selon la catégorie des coûts d’exécution du programme seulement s’ils sont engagés dans le cadre de l’exécution du programme (par exemple, ligne de téléconférence servant à mener des groupes de discussion dans la prestation de services indirects)
• Les frais d’adhésion ou d’association liés à l’exécution du programme
  • Le soutien en vue du maintien des titres de compétences d’un travailleur n’est pas admissible
• Les frais d’assurance particuliers liés aux activités de prestation de services (par exemple, le transport, la garde d’enfants)
• Les prix de mérite à l’intention des bénévoles (par exemple, les plaques) pour les programmes financés par IRCC – les cartes-cadeaux ne sont pas admissibles
• Les frais de sécurité directement liés à l’exécution d’une activité précise plutôt que du projet dans son ensemble

Coûts non admissibles

• Counseling à court terme
• Le kilométrage et l’allocation d’automobile des employés (entre leur domicile et le lieu de travail)

Dépenses en immobilisations

• Les coûts nécessaires à l’exploitation du programme, comme les ordinateurs, le mobilier et d’autres biens concrets, achetés ou loués (avec option d’achat). Ces coûts comprennent aussi les améliorations locatives ainsi que les coûts pour les adaptations et le matériel nécessaires pour les clients admissibles ayant une incapacité
• Tout bien dont le coût équivaut à plus de 1 000 $ CA devrait être inclus dans les immobilisations.
  • Les multiples articles d’un même type coûtant plus de 1 000 $ CA doivent être considérés comme des dépenses en immobilisations, même si chacun vaut moins de 1 000 $ CA (par exemple, bureaux ou tables et chaises pour les cours)
  • Les composants (c’est-à-dire les articles qui fonctionnent ensemble pour former un tout) doivent être considérés comme des immobilisations, même si chaque élément pris individuellement a une valeur inférieure à 1 000 $ CA (par exemple, ordinateur, imprimante, écran, clavier)
• Les biens loués doivent être considérés comme des immobilisations si la convention de location contient une option d’achat et s’il y a une certitude raisonnable que le locataire deviendra propriétaire des biens lorsque la convention arrivera à échéance
• Financement maximal accordé par IRCC : deux plafonds en ce qui a trait aux dépenses en immobilisations devraient être pris en compte dans l’ordre suivant (tous les coûts sont présentés en dollars canadiens)
  1. Le Ministère remboursera les dépenses en immobilisations jusqu’à un maximum de 15 % inclusivement de la valeur totale de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention).
  2. À l’intérieur de ce plafond de 15 %, le Ministère ne remboursera pas les dépenses en immobilisations au-delà de 50 % de la valeur totale de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention) pour une année financière donnée.

Le tableau suivant présente quelques scénarios d’application des plafonds ci-dessus.

Remarque

• En général, IRCC ne fait pas ce qui suit
  • rembourser les immobilisations réservées à des fins administratives. On s’attend à ce que les demandeurs aient déjà mis en place cette infrastructure, et toute demande de fonds pour les dépenses de capital devra être directement liée à l’exécution du projet ou à la prestation des services (c’est-à-dire qu’elle ne devrait pas viser le renforcement des capacités). Les coûts proposés devraient ajouter de la valeur à l’infrastructure existante, et leur nécessité devrait être directement liée à l’exécution réussie de l’activité ou du programme proposé
  • cofinancer des acquisitions d’immobilisations, puisque cela complique leur cession
  • rembourser les coûts liés à l’achat de véhicules

Coûts liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité

• Coûts d’immobilisation liés aux aménagements et aux appareils nécessaires aux clients admissibles ayant une incapacité
  • Coûts d’immobilisation engagés pour permettre à un client ayant une incapacité physique ou un trouble d’apprentissage de participer au programme d’aide à la réinstallation financé par IRCC
  • Comprennent : les aménagements à effectuer et les dispositions à prendre pour répondre aux besoins des personnes ayant une incapacité consistent en des articles de plus de 1 000 $, comme de l’équipement spécial ou des meubles, des rampes ou d’autres aménagements qui rendent les bâtiments et les lieux plus accessibles
  • La partie liée aux aménagements et aux appareils destinés aux clients ayant une incapacité du PAR ne peut pas dépasser 10 000 $ par client ayant une incapacité, jusqu’à un maximum de 100 000 $ par année, par entente, à moins d’approbation contraire par le Ministère afin de répondre aux besoins de clients du PAR
  • Les demandeurs doivent effectuer une recherche afin de connaître l’aide financière qui pourrait leur être offerte par les propriétaires de bâtiments, d’autres ordres de gouvernement ou d’autres bailleurs de fonds

Non admissible

La dépréciation et l’amortissement des immobilisations.

TPS/TVH admissibles

• Si le bénéficiaire a droit à un remboursement de taxe ou à un crédit de taxe sur les intrants, IRCC financera jusqu’à 100 % des taxes payées sur les achats, moins les remboursements de taxe fédérale et provinciale accordés
• Au moment de préparer le formulaire de budget, il faudrait effectuer une estimation de la somme à financer par IRCC et l’inclure sous forme de montant forfaitaire dans le poste « TPS/TVH ou autres taxes gouvernementales », s’il y a lieu, pour les catégories de l’exécution du programme et des dépenses en immobilisations. La somme estimative pour chaque poste individuel sera la somme facturée sans les taxes

Consulter les tableaux ci-dessous pour connaître les taux de TPS/TVP canadiennes admissibles

Liens vers l'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec

• TPS/TVH Taux (à l'exclusion du Québec)
• Remboursement de la TPS/TVH pour les organismes de services publics (à l'exclusion du Québec)
• L'administration de la TPS/TVH au Québec
• Remboursement de TPS et de TVQ accordé aux organismes de services publics
• Ventes ou fournitures aux gouvernements provinciaux et territoriaux

Consulter le site Web du gouvernement du Canada pour connaître les taux de TPS/TVP admissibles les plus récents.

Coûts non admissibles

Pénalités associées aux évaluations et audits fiscaux du gouvernement.

Taux des dépenses liées à l’administration négocié

• Le Ministère utilise un taux fixe pour les dépenses liées à l’administration. Le taux fixe représente un pourcentage ne dépassant habituellement pas 15 % de la contribution totale d’IRCC pour les dépenses de la catégorie « Exécution du programme »
• Au moment de préparer votre proposition de budget, vous devez vous assurer qu’aucun coût associé à l’administration n’est inclus dans la catégorie des coûts d’exécution du programme et vice versa
• Les coûts administratifs sont présentés comme un poste unique dans le budget, et ne feront normalement pas l’objet d’un examen détaillé et d’un audit dans le cadre de la gestion et du suivi de l’entente de financement (entente de contribution ou subvention). Les autres détails permettant de déterminer le pourcentage seront obtenus durant les négociations dans le cas des demandeurs retenus
• Le taux fixe sera appliqué au total des coûts admissibles liés à l’exécution du programme pour chaque réclamation soumise durant le cycle de vie de l’entente (c’est-à-dire le montant maximal des dépenses administratives pouvant être réclamé et directement lié à la somme des dépenses engagées dans le cadre de l’exécution du programme durant toute période donnée)
• Les coûts suivants sont considérés comme des coûts d’administration :
  • les coûts relatifs au personnel associés aux fonctions organisationnelles (par exemple, bureau du directeur général, finances, ressources humaines et adjoint administratif de l’organisation)
  • location et services publics, et autres frais relatifs aux installations ayant trait aux fonctions organisationnelles
  • frais de téléphone, de télécopie, d’Internet ou d’autres communications qui sont de nature administrative ou normalement centralisés (par exemple, coûts liés aux communications visant à fixer des rendez-vous, à répondre à des demandes de renseignements; Internet/téléphones au bureau d’un employé qui fournit les services)
  • tous les frais de poste
  • l’impression et les photocopies, sauf pour les outils et les documents d’aide à l’exécution
  • bail du photocopieur (s’il n’est pas considéré comme une immobilisation)
  • les frais bancaires
  • les charges salariales
  • toutes les fournitures de bureau
  • les frais de déplacement, d’hébergement et autres coûts associés aux activités du personnel administratif pour gérer l’entente de financement (entente de contribution ou subvention)
  • les coûts d’audit des états financiers
  • les frais d’assurance standards (par exemple, la propriété et la responsabilité du conseil d’administration)
  • les charges salariales
  • le recrutement de personnel, y compris les vérifications de sécurité/policières, les coûts liés à l’affichage d’annonces, etc.
  • les mises à niveau et achats de logiciels d’application générale ou de licences (par exemple, produits MS Office, Windows)
  • les consultants retenus pour évaluer la faisabilité ou la création d’une infrastructure ou la modification d’une infrastructure existante (par exemple, accessibilité [rampes, ascenseurs, etc.], systèmes d’information [comptabilité, bases de données, etc.] et santé et sécurité [CVCA, etc.], serveurs, etc.)
  • les honoraires de services juridiques
• Dans certaines situations, les coûts peuvent être divisés entre l’administration et l’exécution du programme. Voici certaines exceptions aux frais strictement administratifs énoncés ci-dessus :
  • le salaire du directeur général, s’il contribue directement à l’exécution du programme (par exemple, il donne un atelier)
  • les coûts liés aux communications si elles servent exclusivement à l’exécution du programme (par exemple, ligne de téléconférence pour tenir des discussions en groupe pour des services indirects)
  • l’assurance supplémentaire (par exemple, protection supplémentaire au-delà de la protection de base de l’organisation, comme l’assurance nécessaire au transport des clients afin qu’ils reçoivent les services)
  • les logiciels spécialement conçus pour la prestation de services directs

Autres coûts non admissibles

Voici d’autres coûts qui ne sont pas admissibles. Soulignons qu’IRCC se réserve le droit d’établir d’autres dépenses non admissibles au cas par cas.

• Les coûts admissibles qui dépassent le montant prévu dans la Directive sur les frais de voyage et d’accueil du Conseil national mixte
• Les activités ou coûts qui ont déjà été financés par un autre partenaire ou d’autres partenaires ou bailleurs de fonds
• Les activités qui ont été entreprises ou coûts qui ont été engagés avant la signature d’une entente de financement (entente de contribution ou subvention)
• Les assemblées générales annuelles ou les réunions régulières du conseil d’administration d’une organisation ou d’une association, incluant les voyages connexes
• Les frais et les honoraires des membres bénévoles de conseils d’administration ou d’autres organes de gouvernance
• Les audits de conformité
• Les dépenses imprévues et frais divers
• Les coûts liés à la validation des titres de compétence professionnelle des clients
• La dépréciation et l’amortissement des immobilisations
• Les dépenses en nature
• Les activités lucratives
• Les coûts admissibles qui excèdent le montant prévu dans la Directive sur les frais de voyage et d’accueil du CNM
• Les coûts de démarrage et d’exploitation pour les organisations (c’est-à-dire coûts de renforcement des capacités pour l’organisation