ARCHIVÉ – Bulletin opérationnel 530-A – le 5 septembre 2013

Reprise et communication des résultats de l’examen pour la citoyenneté

Sommaire

Des lignes directrices sont désormais disponibles pour la reprise de l’examen par les demandeurs qui l’ont échoué et par ceux qui sont dans la file d’attente pour une entrevue avec un juge parce qu’ils ont échoué à l’examen écrit des connaissances seulement, de même que pour les connaissances jumelées à tout autre critère. Des instructions supplémentaires sont fournies pour que les demandeurs soient avisés des résultats d’examen écrit immédiatement après l’examen, et de la séparation des dossiers.

Des directives supplémentaires sont fournies pour que les demandeurs soient clairement informés de l’option de retrait.

Objet

À l’heure actuelle, la majorité des cas en attente d’une entrevue avec un juge est formée de demandeurs ayant échoué à l’examen des connaissances. Dans le but de réduire l’arriéré pour les entrevues, de limiter sa croissance, d’augmenter le nombre de cas prêts pour la décision d’un juge et d’améliorer les délais de traitement, les mesures suivantes sont mises en œuvre :

• Reprise de l’examen;
• Communication des résultats et des prochaines étapes aux demandeurs et
• Séparation des dossiers – voir le BO 529-A.

Dans le souci de garantir l’équité procédurale, les demandeurs qui ont échoué à l’examen des connaissances et dont la demande comprend au moins un autre critère nécessitant une évaluation de la part d’un juge de la citoyenneté pourront dorénavant reprendre l’examen.

Contexte

De mars 2010 à février 2011, la reprise d’examen était offerte aux demandeurs de la citoyenneté (voir le BO 244-B). C’était une mesure temporaire visant à atténuer l’impact du nouvel examen pour la citoyenneté fondé sur le nouveau guide d’étude Découvrir le Canada.

Ce Bulletin opérationnel remplace le BO 244-B en ce qui a trait à la politique de reprise de l’examen.

Procédure/politique pour la reprise de l’examen

Clientèle visée :

• Groupe 1 :  Les demandeurs qui échouent à l’examen écrit des connaissances à partir du 3 septembre 2013.
• Groupe 2 :  Les demandeurs qui sont dans la file d’attente pour une entrevue après avoir échoué l’examen des connaissances seulement.
• Groupe 3 :  Les demandeurs qui sont dans la file d’attente pour une entrevue avec un juge du fait qu’ils ont échoué à l’examen des connaissances et qui répondent à au moins un autre critère nécessitant une évaluation de la part d’un juge de la citoyenneté, et qui choisissent de reprendre l’examen (voir la phase 3).

Les séances de reprise d’examen doivent être organisées et avoir lieu comme activités distinctes des séances visant les personnes qui passent l’examen pour la première fois, afin de permettre l’établissement de rapports plus précis. On rappelle au personnel des bureaux de suivre les instructions sur la distribution des examens conformément aux procédures normales.

Surveillance et rapports

La surveillance et l’établissement des rapports effectués manuellement seront requis. Tous les bureaux locaux doivent remplir un ou plusieurs gabarits sur le rendement de la séance d’examen (réussite, échec, défaut de se présenter, etc.) et faire la distinction entre un premier examen, une reprise d’examen ou la file d’attente de reprise de l’examen.

Consulter les directives supplémentaires de la Phase 3 – Demandeurs dans la file d’attente pour une entrevue – connaissances et au moins un autre critère.

Communication des résultats d’examen et des prochaines étapes aux demandeurs

À partir de maintenant, à la suite de toutes les séances d’examen, le personnel du bureau local communiquera au demandeur les résultats de son examen. Le personnel doit communiquer au demandeur le résultat réel de l’examen (pas de discussion concernant le résultat à chaque question). La communication de ces résultats permettra au client d’évaluer son rendement, de tenir compte de la possibilité de retrait et de se préparer en conséquence pour la reprise de l’examen.  Les agents doivent  aussi expliquer que les clients peuvent retirer leur demande de citoyenneté. On ne doit pas recommander le retrait d’une demande, mais plutôt aviser le demandeur de la possibilité de retrait s’il ou elle ne croit pas être en mesure de satisfaire à l’exigence en matière de connaissances. Les bureaux doivent maintenir un inventaire de livrets Découvrir le Canada et s’assurer que les demandeurs aient une copie à étudier.

Si un agent est en présence d’un demandeur ayant des problèmes d’alphabétisme, il doit informer ce dernier de la possibilité de consulter le guide Découvrir le Canada en format électronique ou audio par l’intermédiaire du site Web de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Nous invitons les bureaux locaux à toujours avoir des CD à portée de main.

Il est fortement recommandé au personnel des bureaux de faire subir l’examen écrit aux demandeurs en première partie de la séance d’examen, et de tenir ensuite l’entrevue habituelle avec l’agent. On réduira ainsi le nombre de fois où des représentants sont tenus d’interagir avec les demandeurs. La communication des résultats pendant l’entrevue normale permettra de restreindre toutes les communications avec le demandeur à une seule et de réduire également le stress pour les demandeurs qui attendent de passer l’examen.

Si le demandeur réussit

• Avisez le client que sous réserve de la décision finale par le juge de la citoyenneté, il pourra assister à la cérémonie de citoyenneté. Fournissez au client la date et l’heure de la cérémonie, soit immédiatement en l’inscrivant sur place à une cérémonie, soit en lui transmettant un avis postal conformément à la procédure normale.

Les bureaux locaux souhaiteront peut-être donner au client l’avis pour la cérémonie (Avis de convocation pour prêter le serment de citoyenneté) immédiatement à la suite de la séance d’examen si les conditions le permettent. Cette mesure diminuera le nombre de personnes qui omettent de se présenter aux cérémonies, diminuera le nombre de demandes de renseignements au Télécentre et améliorera le service à la clientèle. De plus, lorsque les bureaux prévoient tenir une cérémonie améliorée spéciale, ils peuvent offrir aux participants le choix de participer à celle-ci ou à une cérémonie ordinaire. Les bureaux qui choisissent de mettre en œuvre ce processus devront faire les entrées nécessaires dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) après l’événement d’examen.

Si le demandeur échoue – Premier échec

• Fournissez au demandeur la note qu’il a obtenue à l’examen et une copie de la fiche de renseignements intitulée Avis – Votre résultat à l’examen pour la citoyenneté, et les prochaines étapes – Annexe 1, en indiquant un échec à la première tentative.
• Avisez le client qu’il peut retirer sa demande de citoyenneté.
• Si le client poursuit le traitement, l’aviser qu’il sera convoqué à une reprise de l’examen pour la citoyenneté dans environ 4 à 8 semaines. La date de la reprise de l’examen peut être fixée sur-le-champ ou un avis peut être posté au demandeur conformément à la procédure normale.
• Remettre un exemplaire de Découvrir le Canada si le demandeur en fait la demande.

Remarque : Les bureaux locaux peuvent envisager de communiquer au client la date fixée pour la reprise de l’examen immédiatement après la séance d’examen si les conditions le permettent. Les bureaux qui choisissent de mettre en œuvre ce processus devront faire les entrées nécessaires dans le SMGC après l’événement d’examen.

• Avisez le demandeur qu’une seule reprise d’examen lui sera offerte. S’il ne se présente pas à ce rendez-vous et qu’il ne nous fournit pas une raison acceptable dans les 60 jours suivant la date prévue de ce rendez-vous, son dossier sera clos et nous lui rembourserons le droit de 100 $ exigé pour la citoyenneté. De ce fait, il devra soumettre une nouvelle demande et payer les frais applicables s’il souhaite obtenir la citoyenneté canadienne. Consulter le BO 476B, Abandon/fermeture des demandes.
• Avisez le demandeur que s’il échoue une deuxième fois, il sera convoqué à une entrevue avec un juge de la citoyenneté. Informez-le que le temps d’attente pour une telle entrevue est très long.

Avis important : Les demandeurs qui ont reçu un avis de convocation pour une reprise de l’examen avant le 3 septembre 2013 seront convoqués à une entrevue avec un juge de la citoyenneté s’ils ne se présentent pas à la date prévue pour la reprise de l’examen, tel qu’il est indiqué dans l’avis qu’ils ont reçu.

• Si un ou plusieurs demandeurs font partie du dossier, avisez les demandeurs qui ont réussi à l’examen et à l’évaluation linguistique que comme une décision peut désormais être prise relativement à leur cas, CIC séparera le dossier afin de permettre à ces membres de la famille de poursuivre le processus immédiatement, plutôt que d’attendre que l’entrevue du ou des autres membres de la famille soit terminée. CIC procédera ainsi automatiquement si le demandeur touché échoue à la reprise de l’examen et au moment de l’échec, à moins que la famille ne demande de demeurer ensemble en tant qu’unité familiale pendant le traitement. Voir le BO 529-A sur la séparation des dossiers et son appendice A, Demande de maintien du dossier – à remplir à l’entrevue. Ne séparez pas le dossier tant que les résultats de la reprise d’examen ne sont pas connus.

Remarque : Un exemplaire de Découvrir le Canada sera également fourni aux demandeurs qui se présentent à un rendez-vous et en font la demande.

Si le demandeur échoue – Second échec

• Fournissez au demandeur la note qu’il a obtenue à l’examen et une copie de la fiche de renseignements intitulée Avis – Votre résultat à l’examen pour la citoyenneté, et les prochaines étapes – Annexe 1, en indiquant au client un échec à la seconde tentative.
• Avisez le demandeur qu’il devra subir une entrevue orale auprès d’un juge de la citoyenneté et que les délais d’attente pour une entrevue sont très longs.
• Si le demandeur faisait partie de la file d’attente des entrevues, retournez le dossier à son lieu d’origine dans la file d’attente.

Plan de mise en œuvre

Phase 1 – le 3 juin 2013 – Lancement de la reprise d’examen dans tous les bureaux pour les nouveaux demandeurs (personnes qui subissent un premier examen)

À compter du 3 septembre 2013, les demandeurs seront avisés que s’ils échouent à l’examen de connaissances, ils seront convoqués à une reprise d’examen, sans égard à d’autres problèmes soulevés par leur dossier. Ces renseignements doivent être communiqués pendant le préambule à l’examen.

Les bureaux locaux sont priés de faire la mise à jour du libellé de leur préambule actuel en insérant le paragraphe ci-dessous :

Si vous n’obtenez pas la note de passage (15/20) à l’examen aujourd’hui, vous aurez la possibilité de reprendre l’examen dans environ 4 à 8 semaines. Nous vous aviserons par la poste de la date et de l’heure où vous devrez vous présenter pour reprendre l’examen. Veuillez saisir cette occasion pour vous préparer en conséquence à l’aide du guide d’étude Découvrir le Canada. Si vous échouez à la reprise de l’examen, vous devrez vous présenter à une entrevue orale  auprès d’un juge de la citoyenneté.

Convocation à la reprise d’examen

Une période de 4 à 8 semaines devrait s’écouler entre le premier examen et la reprise afin de permettre aux demandeurs qui ont échoué d’étudier et de se préparer.

Le personnel des bureaux locaux a le choix de convoquer les demandeurs à la reprise d’examen même sans vérifications valides. Les vérifications doivent toutefois être valides avant qu’un juge ne soit saisi d’un dossier. Les vérifications dans le Système de soutien aux opérations des bureaux locaux (SSOBL)/SMGC doivent être menées avant la reprise selon la procédure normale – voir le BO 263.

À compter du 3 septembre 2013, les bureaux locaux doivent utiliser le nouvel Avis de convocation – Reprise de l’examen de citoyenneté, qui est disponible dans le SMGC.

Il faut identifier correctement les demandeurs conformément à la procédure normale avant la séance d’examen, et un agent de la citoyenneté doit être prêt à intervenir au cas où problème particulier surviendrait (p. ex. problème relatif à la vérification de la langue).

Services itinérants

Les instructions qui suivent s’appliquent uniquement aux demandeurs qui ont fait appel aux services itinérants. Le personnel des bureaux locaux peut choisir d’offrir uniquement les options réalisables sur le plan opérationnel.

Séances d’examen seulement (en l’absence de juge)

Le personnel des bureaux qui organisent des séances d’examen dans le cadre d’un service itinérant peut offrir aux demandeurs les options suivantes pour la reprise de l’examen :

1. Attendre que le service itinérant soit à nouveau offert là où ils vivent et reprendre alors l’examen.
2. Conformément au BO 483 intitulé Services itinérants au Canada, demander de reprendre l’examen dans le bureau de CIC de son choix s’il ne souhaite pas attendre le prochain service itinérant prévu dans sa région. S’il préfère reprendre l’examen dans un autre bureau de CIC que celui offrant des services itinérants dans sa région et :
   • qu’il sait qu’il se rendra, dans six semaines ou plus, dans une région où se trouve un bureau de CIC, l’agent doit transférer le dossier de façon temporaire; 
   • qu’il ne sait pas s’il se rendra dans un autre bureau de CIC, l’agent doit inviter le demandeur à communiquer avec le centre d’appels s’il décide de s’y rendre. Il faut un préavis d’au moins six semaines pour fixer la date d’un examen de reprise. Le centre d’appels transmettra la demande au bureau approprié.

Le personnel du bureau qui reçoit la demande doit transférer le dossier. Une fois l’examen de reprise terminé, le dossier peut être retourné au bureau responsable, qui y mettra la dernière main. Le personnel du bureau qui reçoit la demande (qu’il s’agisse de la Région du traitement centralisé ou d’un bureau de CIC) saisira un condensé de décision au SMGC afin de documenter le choix du client.

Remarque : Il ne faut pas permettre aux demandeurs de reprendre l’examen le jour même.

Séances combinées en une seule étape (en présence d’un juge)

Le personnel des bureaux qui organisent la tenue d’un ensemble d’examens, d’entrevues et de cérémonies dans le cadre d’un service itinérant peut offrir les options suivantes aux demandeurs :

1. Attendre que le service itinérant soit à nouveau offert là où ils vivent et reprendre alors l’examen. Lorsqu’un demandeur réussit l’examen de reprise, les bureaux peuvent organiser la cérémonie pour le jour même (dans le cadre du processus en une seule étape).
2. Proposer l’option 2 décrite précédemment.
3. S’il y a lieu, offrir aux demandeurs la possibilité de renoncer à l’examen de reprise et de passer directement à l’entrevue avec un juge. Selon le nombre d’échecs de la journée, et par souci d’efficacité dans la gestion de l’emploi du temps du juge, les agents doivent planifier l’horaire des entrevues de façon à pouvoir en insérer quelques-unes, au besoin. Si cette option est choisie, faire remplir au demandeur la renonciation à l’examen de reprise pour l’attribution de la citoyenneté à un adulte – Annexe 3.

Remarque : Veuillez ajuster les délais indiqués en conséquence pour les sessions de reprise d’examen dans votre préambule.

Séparation des dossiers

Séparer les dossiers des membres d’une famille dès qu’un membre échoue à l’examen pour la première fois, à moins qu’il soit convoqué à l’entrevue le jour même et la réussisse. Il s’agit d’une exception aux instructions énoncées dans le BO 529-A qui vise à éviter de retarder davantage les demandes des autres membres de la famille faisant partie du même dossier et à permettre la participation à la cérémonie en cas d’approbation de la ou des demandes. Le personnel des bureaux locaux doit cependant s’assurer qu’il n’y ait aucune préoccupation en matière de sécurité avant de procéder à la séparation des dossiers.

Phase 2 – Réduction du nombre de cas en attente d’une entrevue – connaissances seulement

Demandeurs dans la file d’attente des entrevues sur les connaissances

Des séances de reprise d’examen doivent être prévues pour les demandeurs qui font actuellement partie de la file d’attente des entrevues après avoir échoué seulement à l’examen de connaissances.

Triage

Le triage des demandeurs de la file d’attente devrait commencer le plus tôt possible.  

• Déterminez les cas pour lesquels une entrevue sur les connaissances seulement est prévue.
• Veillez à ce que les dossiers soient marqués en fonction de leur place dans la file. Si le client échoue à la reprise de l’examen, le dossier devra être replacé dans la file d’attente des entrevues.

Remarque  : Le personnel des bureaux locaux a le choix de convoquer les demandeurs à la reprise d’examen même sans vérifications valides. Selon la procédure normale, les vérifications devront être réinitialisées en cas d’expiration; l’entrevue avec le juge ne peut être planifiée que lorsque les vérifications sont mises à jour.  

Une reprise d’examen ne sera pas prévue pour les types de dossiers suivants dans la file d’attente des entrevues sur les connaissances; ceux-ci demeureront en attente :

1. Si une entrevue est déjà fixée.
2. Si une entrevue est sur le point d’être fixée (le délai avant que l’entrevue ne soit fixée est à la discrétion du bureau local).
3. Si les demandeurs ont échoué à l’examen des connaissances et ont un Questionnaire sur la résidence (QR), même si l’analyse du QR indique qu’il n’y a pas de problème.
4. Si les demandeurs ont 55 ans ou plus.

Convocation à la reprise d’examen– demandeurs dans la file d’attente des entrevues

Rappel : Les séances d’examen de reprise doivent être tenues séparément des séances de demandeurs qui subissent un premier examen pour permettre la production de rapports plus précis.

• Pour les bureaux locaux où la file d’attente des entrevues sur les connaissances est petite, veuillez vous assurer qu’il y a de 4 à 8 semaines entre la première fois où le demandeur a subi l’examen et la date à laquelle la reprise d’examen est prévue.
• Incluez ce qui suit avec l’Avis de convocation – Reprise de l’examen de citoyenneté :
  • l’Avis – Reprise de l’examen pour la citoyenneté – voir l’annexe 2;
  • un exemplaire de Découvrir le Canada;
  • le formulaire Demande de maintien du dossier  (appendice A – BO 529-A sur la séparation des dossiers).

Remarque : Il n’est plus nécessaire de saisir la raison afférente au cas dans le SMGC.

Afin de pouvoir fixer une reprise d’examen pour les demandeurs dans la file d’attente des entrevues, tous les dossiers doivent être repris à l’étape de l’examen.

Phase 3 – Demandeurs dans la file d’attente pour une entrevue – connaissances et au moins un autre critère

Les demandeurs qui sont dans la file d’attente pour une entrevue avec un juge du fait qu’ils ont échoué à l’examen des connaissances et qui doivent également se présenter à une entrevue pour un autre motif (compétences linguistiques, obligation de résidence, criminalité, sécurité) seront tout de même convoqués à une entrevue avec un juge de la citoyenneté.

À compter du 3 septembre 2013, les juges de la citoyenneté évalueront d’abord tous les autres critères, après quoi ils offriront aux demandeurs la possibilité de poursuivre avec l’évaluation orale des connaissances ou de reprendre l’examen.

Dans le cas du demandeur qui choisit de poursuivre avec l’évaluation orale des connaissances, le juge de la citoyenneté lui demandera de remplir le document Possibilité de reprendre l’examen aux fins de l’attribution de la citoyenneté à un adulte – voir l’Annexe 4 – et le joindra au dossier. Le juge de la citoyenneté procédera ensuite à l’évaluation orale des connaissances et rendra sa décision selon la procédure habituelle.

Dans le cas du demandeur qui choisit de reprendre l’examen, le juge de la citoyenneté lui demandera de remplir le document Possibilité de reprendre l’examen aux fins de l’attribution de la citoyenneté à un adulte – voir l’Annexe 4, – et le joindra au dossier. Le personnel du bureau local devra apporter les modifications dans le SMGC et convoquer le demandeur en priorité, ou dans un délai minimum de quatre semaines. Si le demandeur réussit lors de la reprise de l’examen, son dossier est transmis au même juge de la citoyenneté qui rendra une décision définitive. Rappel : Le juge de la citoyenneté dispose de 60 jours pour rendre sa décision. Si cela est impossible, une suspension du traitement de la demande doit être demandée.

Si le demandeur échoue lors de la reprise de l’examen, il doit de nouveau être convoqué aux fins d’une évaluation des connaissances par le juge de la citoyenneté.

Remarque : Aux fins de surveillance et de création de rapports, les demandeurs qui choisissent la reprise d’examen seront convoqués à une séance de reprise. Si le personnel d’un bureau local est dans l’impossibilité de convoquer une personne qui reprend l’examen lors d’une séance  de reprise qui s’adresse aux demandeurs faisant partie de la file d’attente pour une entrevue, alors le demandeur peut être convoqué au même moment que les demandeurs qui reprennent l’examen seulement (et ne font pas partie de la file d’attente pour une entrevue). Dans de tels cas, le personnel du bureau local devra remplir deux gabarits de rapports d’examen pour chaque événement examen afin de saisir les deux catégories de personnes qui reprennent l’examen, soit : Reprise: les candidats qui ont échoué après le 3 juin 2013 et Reprise : Inventaire de candidats en attente d’une entrevue sur les connaissances.

Demandeurs qui auront bientôt 55 ans

Si, pendant le triage des dossiers en attente d’une entrevue, il y a des dossiers où le demandeur a atteint 55 ans, la demande peut être retirée de la file d’attente des entrevues et être transmise au juge en vue d’un examen sur dossier et d’une décision si le dossier ne pose aucun autre problème.

Si un demandeur aura 55 ans à la date de la reprise de l’examen ou avant cette date, son dossier peut être retiré du processus de reprise d’examen et transmis au juge pour un examen sur dossier et pour décision.