Traitement des demandes d’ERAR : Décisions concernant l’ERAR

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Lignes directrices pour la rédaction

Les principes et techniques suivants seront utiles pour bien rédiger des décisions défendables.

• Pour être efficaces, les textes doivent être bien structurés. L’agent d’ERAR doit commencer à rédiger sa décision en exposant la décision qui doit être prise et en identifiant les risques pour relever les éléments les plus importants. Il ne s’agit pas d’exposer tout le dossier, mais simplement de signaler les détails les plus importants encadrant l’analyse et la prise de décision.
• Il est important que l’agent montre qu’il a analysé le cas attentivement, qu’il a soupesé tous les éléments de preuve et qu’il a traité équitablement les éléments de preuve pris en considération. La décision doit être fondée sur les éléments de preuve déposés et documentés et s’appuyer sur les éléments de preuve factuels. Elle ne doit pas reposer sur la partialité ou sur des préjugés. La recherche doit être récente et démontrer que l’agent a étudié le dossier en question. Chaque demandeur d’ERAR a droit à un examen indépendant complet des faits.
• La manière dont la décision est rédigée peut dépendre jusqu’à un certain point des observations écrites qui ont été présentées. Quel que soit le style de rédaction personnel de l’agent, une décision bien rédigée doit énoncer toutes les questions et tous les faits pertinents, en fournir une analyse et justifier de manière claire et concise la décision rendue. Les motifs de la décision doivent être rédigés de manière claire, concise et logique, et porter sur les questions soulevées. Les documents justificatifs doivent être mentionnés dans la décision. On peut conserver au dossier des photocopies des articles cités pour référence future, surtout les documents qui concernent particulièrement le demandeur, qui ne sont pas largement diffusés ou qui font l’objet de mises à jour fréquentes.
• Les motifs de la décision doivent être rédigés de manière brève et concise et porter sur les questions soulevées. Il n’est pas nécessaire de rédiger de longues explications de la décision.
• La décision doit être rédigée en tenant compte des destinataires : surtout le demandeur et son représentant autorisé et, à l’occasion, une tierce partie. Par conséquent, la justification ou les motifs de la décision doivent être tout à fait clairs. Dans la mesure du possible, les mots et le ton devraient rester impersonnels, neutres, respectueux et impartiaux.

Prise de notes

Les notes (l’analyse et les motifs) constituent la justification de la décision de l’agent d’ERAR. Ces notes doivent être rédigées de manière claire, concise et logique, porter sur les questions soulevées par le demandeur et tenir compte de la recherche effectuée. Elles doivent aider le lecteur à suivre le raisonnement pour parvenir à la même conclusion. Les notes peuvent être rédigées en abrégé, mais elles doivent refléter le raisonnement et la recherche effectués.

Sur demande, les notes de l’agent sont communiquées au demandeur. Puisque les notes établissent les motifs d’une décision, il faut s’efforcer de demeurer neutre et de représenter la recherche avec honnêteté et exactitude. Les notes doivent démontrer que la décision de l’agent d’ERAR est impartiale et justifiée. L’examen des éléments de preuve et l’importance qui leur a été accordée doivent être évidents. Dans le cas où il existe un risque, les notes doivent être communiquées au demandeur visé au L112(3) pour l’aider à préparer sa réplique.

Lorsqu’un agent est d’avis qu’il existe un risque pour un demandeur visé au paragraphe 112(3) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR), son avis et ses notes sont communiqués à la Section de l’évaluation de danger (SED) de l’administration centrale de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Les notes sont communiquées au demandeur dans le cadre du processus de réfutation suivi dans ces dossiers [voir la section Procédure : Demandeurs visés au L112(3) pour en savoir davantage sur le processus du paragraphe L112(3)].

Demandes de réexamen d’une décision négative

Bien que ceux qui prennent les décisions après un ERAR ne soient pas obligés de réexaminer les décisions déjà prises, ils doivent examiner la demande de réouverture. Le principe juridique du functus officio n’interdit pas d’office un tel réexamen (voir MCI c. Kurukkal, 2010 CAF 230). Lorsqu’une personne demande un réexamen de la décision la concernant, l’agent d’immigration principal peut, à sa discrétion, déterminer si le réexamen est justifié.

Le réexamen de décisions doit être réservé à des cas exceptionnels. Le fait qu’un demandeur ne soit pas satisfait de la décision ou qu’il ne soit pas d’accord ne suffit pas pour en faire un cas exceptionnel.

Lorsque cela est possible, assigner la demande de réexamen au décideur initial.

Étapes

1. Déterminer s’il y a lieu de réexaminer la décision (voir Facteurs à prendre en considération pour déterminer si un réexamen est indiqué, ci-dessous).
2. Informer le demandeur du fait que la décision sera réexaminée ou non. S’il décide de ne pas procéder à un réexamen, l’agent peut se reporter à la décision initiale, qui énonce les raisons pour lesquelles la demande a été rejetée.
3. Si l’agent décide de procéder à un réexamen, il doit :
   1. Aviser l’ASFC, qui peut suspendre la procédure de renvoi du demandeur;
   2. Informer la Direction générale du règlement des cas, Gestion des litiges, si le cas peut donner lieu à un litige (p. ex. à la Cour fédérale);
   3. Aviser le demandeur et l’ASFC de la décision finale (la décision est maintenue ou est maintenant positive).
4. Consigner les raisons pour lesquelles la demande de réexamen a été accueillie ou rejetée.

Facteurs à prendre en considération pour déterminer si un réexamen est indiqué

Il incombe au demandeur de convaincre l’agent qu’un réexamen est indiqué. Le décideur doit prendre en compte les circonstances de la décision initiale et déterminer si elles justifient un réexamen. Le décideur doit examiner les motifs invoqués pour demander un réexamen et prendre aussi en considération les questions d’efficience administrative. Voici une liste non exhaustive des facteurs qu’il peut être pertinent de prendre en considération :

• Le délai entre la date de la décision initiale et la date du réexamen ou de la demande de réouverture;
• Si le décideur n’a pas suivi les principes de justice naturelle ou d’équité procédurale;
• S’il est nécessaire de rouvrir le dossier pour corriger une erreur administrative ou d’une autre nature parce que cela n’est pas du ressort du décideur;
• Si de l’information nouvelle est présentée, si cette information repose sur des faits nouveaux (c.-à-d. des faits qui se sont produits après que la décision initiale a été communiquée au demandeur) et si elle est importante et fiable ou essentielle pour la décision. Déterminer si l’information serait mieux examinée dans le contexte d’un autre ERAR;
• Si l’information supplémentaire présentée était disponible au moment de la décision initiale :
  • si l’information est fiable et si elle confirme un fait important;
  • pourquoi le demandeur n’a pas été en mesure de présenter la preuve, initialement;
• Si des questions de fraude ou de fausses déclarations relativement à un fait important ont été soulevées, que ce soit lors de la décision initiale ou dans la nouvelle demande.
• Si une décision négative a été rendue par la Cour fédérale après un examen judiciaire.

Observations reçues après qu’une décision concernant une demande d’ERAR a été prise

Les demandeurs d’ERAR ne sauront pas habituellement qu’une décision a été rendue concernant une demande d’ERAR avant d’être convoqués par l’ASFC afin d’être informés de la décision; la lettre de convocation précise qu’une décision a été prise, mais n’indique pas la nature de la décision. Avant d’avoir reçu cette lettre, un demandeur pourrait souhaiter présenter de nouveaux renseignements ou éléments de preuve pour appuyer la demande en traitement; la Cour fédérale, dans l’affaire Chudal [2005 CF 1073], a statué que les observations formulées par un demandeur d’ERAR doivent être prises en compte jusqu’au moment où le demandeur est informé qu’une décision a été prise. Le principe de functus officio n’empêche pas la présentation d’observations jusqu’à cette étape.

Éviter le parti pris ou l’apparence de parti pris

À titre de décideur indépendant, l’agent d’ERAR est dans l’obligation de veiller à ce que non seulement sa décision ne soit entachée d’aucun parti pris, mais aussi qu’il ne semble pas y avoir de parti pris.

L’agent d’ERAR doit informer le gestionnaire des circonstances particulières pouvant faire craindre un parti pris quelconque, tel que le traitement antérieur du dossier par l’agent d’ERAR ou par un membre de sa famille. L’existence de relations familiales entre agents travaillant sur un même cas n’est pas en soit motif de récusation, à moins qu’il y ait allégation de parti pris.

Les coordonnateurs de l’ERAR doivent être conscients des craintes de parti pris potentielles lorsqu’ils effectuent la répartition des cas. Bien que les coordonnateurs et les agents ne soient pas dans l’obligation d’examiner les dossiers au complet afin de s’assurer qu’il n’existe aucune crainte de parti pris potentiel, ils doivent néanmoins examiner la question si de telles circonstances sont observées.

Lorsqu’ils envisagent de se récuser, les agents d’ERAR doivent se demander si une personne douée de raison, connaissant tous les faits, percevrait un parti pris si elle devait statuer sur le cas. Il est à noter que le Code de valeurs et d’éthique prévoit ce qui suit : « S’il y a d’éventuels conflits [réels, potentiels ou apparents] entre l’intérêt personnel du fonctionnaire et ses fonctions et responsabilités officielles, l’intérêt public doit primer dans le règlement desdits conflits ».

Si l’agent d’ERAR décide de se récuser au sujet d’un cas, il doit demander au coordonnateur de l’ERAR de confier le dossier à un autre agent.

S’il y a allégation de parti pris et que l’agent d’ERAR est convaincu qu’il n’existe aucun parti pris réel, potentiel ou apparent, il doit clairement indiquer son raisonnement dans l’évaluation.