Réseau national d’IRCC pour les entrevues et les audiences par vidéoconférence

Le personnel d’IRCC peut utiliser des vidéoconférences pour mener des entrevues auprès des demandeurs ou pour tenir des audiences. Aux fins de la citoyenneté, les vidéoconférences aident à réduire les délais d’attente pour les audiences. Elles peuvent également être utiles pour mener des entrevues dans une langue mal desservie.

Les ordinateurs utilisés pour les vidéoconférences n’auront pas accès aux systèmes ni aux lecteurs partagés d’IRCC. Le terminal utilisera un compte générique sécurisé qui ne peut accéder qu’à un logiciel vidéo. À la fin de la vidéoconférence, le personnel d’IRCC peut ouvrir une session avec un accès complet au système.

Sur cette page

Aperçu

  • Le logiciel vidéo est chiffré et passe uniquement par le réseau d’IRCC. Il est très sécurisé.
  • Les terminaux vidéo utilisent une caméra haute définition et un micro avec une excellente qualité sonore. L’entrevue ou l’audience devrait se dérouler aussi bien qu’une entrevue ou une audience en personne.

Procédures générales

Salles d’entrevue/d’audience

Dans la plupart des bureaux, le matériel de vidéoconférence est installé dans une salle d’entrevue/d’audience fermée située à l’extérieur des espaces de travail des employés.

Les salles dotées de matériel de vidéoconférence peuvent être utilisées autant pour les entrevues et les audiences en personne que pour les entrevues ou les audiences par vidéoconférence.

Les terminaux vidéo sont installés dans les salles qui répondent aux critères suivants :

  • La caméra peut être positionnée de façon à ce que la porte soit visible. L’intervieweur peut ainsi savoir si quelqu’un entre dans la pièce ou en sort.
  • La salle est assez grande pour que tous les participants à l’entrevue ou à l’audience (client, avocat, etc.) soient dans le champ de vision de l’intervieweur. Les participants devront peut-être s’asseoir à proximité les uns des autres.
  • Si possible, le client doit être assez loin de la caméra pour que son visage et ses bras soient visibles, mais assez près pour que son identité puisse être établie.

Si un bureau local utilise une salle qui n’est pas conforme à ces critères, il est recommandé de procéder à un essai d’entrevue ou d’audience par vidéoconférence.

Planifier une entrevue ou une audience par vidéoconférence

  1. Le bureau chargé du traitement de la demande enverra un courriel à la personne ressource de l’endroit où se déroulera l’entrevue ou l’audience et à son remplaçant, le cas échéant. Le courriel doit contenir :
    • le numéro d’identificateur unique de client (IUC) du demandeur;
    • le nom du demandeur;
    • le nom de l’intervieweur;
    • le type d’entrevue ou d’audience;
    • la durée de l’entrevue ou de l’audience;
    • la date et l’heure privilégiées de l’entrevue ou de l’audience.
  2. La personne-ressource doit confirmer la disponibilité de la salle dans les 24 heures suivant la réception du courriel. Si la salle n’est pas disponible à la date et à l’heure prévues, la personne-ressource doit appeler l’intervieweur ou lui envoyer un courriel pour discuter des options. Chaque bureau devra réserver ses propres salles. Si un demandeur a indiqué avoir des besoins particuliers, il faut prendre d’autres dispositions.
  3. Une fois que les 2 bureaux s’entendent sur une date et une heure pour l’entrevue ou l’audience, la personne-ressource fixera le rendez-vous au moyen de la fonction Calendrier dans Outlook, comme suit :
    • À: nom de l’intervieweur, du préposé à l’accueil, du juge (le cas échéant) et de la salle d’entrevue/d’audience par vidéoconférence;
    • Objet : type d’entrevue ou d’audience et nom de l’intervieweur;
    • Emplacement : lieux où se déroule l’entrevue ou l’audience par vidéoconférence;
    • heures de début et de fin;
    • dans le corps du courriel, indiquer :
      • le type d’entrevue ou d’audience;
      • la date et l’heure de l’entrevue ou de l’audience (indiquer les fuseaux horaires si l’intervieweur et le bureau d’accueil se trouvent dans différents fuseaux horaires);
      • l’IUC du demandeur et son nom.
  4. Une fois que le rendez-vous par vidéoconférence est planifié dans Outlook et que les services de l’interprète ont été réservés (au besoin), l’intervieweur enverra une invitation ou un avis d’audience au demandeur :
    • indiquant clairement qu’il s’agit d’une entrevue ou d’une d’audience par vidéoconférence;
    • précisant le lieu de l’entrevue ou de l’audience;
    • confirmant la présence d’un interprète, s’il y a lieu;
    • priant le demandeur d’arriver 15 minutes avant le début de l’entrevue ou de l’audience.

    Il faut accorder au demandeur suffisamment de temps pour envoyer par la poste ou par courriel les documents à l’appui (le cas échéant) à l’intervieweur, et donner des instructions à cet égard.

    Les audiences de citoyenneté tenues par vidéoconférence nécessitent un formulaire de consentement signé. Veuillez vous rapporter à la page Procédures supplémentaires propres aux audiences de citoyenneté.

    Si vous recevez des demandeurs d’asile ou des candidats à la citoyenneté en entrevue, veuillez consulter la page Entrevues pour les types précis de cas.

    Si vous tenez une audience, veuillez consulter la page Audiences – Examens des risques avant renvoi (ERAR).

  5. Si IRCC paie pour les services d’un interprète, ce dernier doit être présent sur les lieux de l’audience ou de l’entrevue. Si l’interprète ne peut pas se présenter en personne (par exemple, s’il se trouve dans une autre province), il peut participer par téléconférence. Le bureau chargé du traitement de la demande est responsable de l’établissement du contrat, de la planification et des coûts liés aux services de l’interprète. Dans le cadre du programme de citoyenneté, seule l’interprétation gestuelle peut être organisée et payée par le bureau chargé du traitement de la demande.

Défaut de se présenter

Si le demandeur ne se présente pas à l’entrevue ou arrive en retard, son cas doit être traité comme un cas de défaut de se présenter.

On ne devrait pas convoquer à une entrevue par vidéoconférence les demandeurs qui, par le passé, ne se sont pas présentés à une entrevue. Cela ne s’applique pas aux demandeurs d’ERAR qui assistent à une audience d’ERAR.

Mener une entrevue ou tenir une audience par vidéoconférence

  1. L’intervieweur doit configurer la liaison télévisuelle de la vidéoconférence 15 minutes avant l’arrivée du client.
  2. Le préposé à l’accueil envoie un courriel à l’intervieweur lorsque le demandeur se présente.
  3. L’intervieweur répond qu’il a ouvert la liaison télévisuelle de son côté.
  4. Le préposé à l’accueil rencontre le demandeur, l’interprète et l’avocat, examine leurs pièces d’identité et recueille tous les documents à l’appui que le demandeur a apportés. Remarque : pour les audiences d’ERAR, les documents à l’appui doivent être envoyés par courriel au bureau chargé du traitement de la demande 5 jours avant l’audience. S’ils sont apportés le jour même de l’audience, ils doivent être numérisés et envoyés par courriel à l’intervieweur.
  5. Le préposé à l’accueil se rend ensuite seul dans la salle d’entrevue/d’audience par vidéoconférence et ouvre une session sur l’ordinateur en utilisant le compte générique. Le préposé à l’accueil doit aviser l’intervieweur par téléphone ou par courriel en cas de retard ou de problème pour établir la liaison télévisuelle.
  6. Une fois que la liaison télévisuelle est établie, le préposé à l’accueil confirme à l’intervieweur que la qualité du son et de l’image est acceptable. Le préposé à l’accueil informe l’intervieweur des personnes qui seront présentes pendant l’entrevue ou l’audience (demandeur, avocat, interprète, conjoint, etc.). Le préposé à l’accueil indique également à l’intervieweur si le demandeur a apporté des documents à l’appui et confirme si ces documents seront numérisés et envoyés à son bureau par courriel.
  7. Dans la mesure du possible, le préposé à l’accueil débranche la souris et le clavier de la tour d’ordinateur et les range hors de la portée du client. La souris et le clavier peuvent être rangés dans un classeur verrouillé ou déposés dans un endroit sûr.
  8. Lorsque tout est prêt, le préposé à l’accueil accompagne toutes les personnes présentes dans la salle d’entrevue ou d’audience. Si les personnes présentes doivent passer par une zone de travail sécurisée, le préposé à l’accueil doit s’assurer qu’elles ne peuvent apercevoir aucun renseignement de nature délicate.
  9. Le préposé à l’accueil place les personnes présentes de façon à ce que l’intervieweur puisse toutes les voir (par exemple, le torse, les bras et la tête sont visibles). Avant de quitter la salle, le préposé à l’accueil donne les instructions suivantes aux personnes présentes :
    • éteindre tout appareil électronique;
    • placer tous les effets personnels hors de portée (y compris les manteaux, les sacs à main, etc.);
    • quitter la salle une fois l’entrevue ou l’audience terminée. Si les personnes présentes doivent être accompagnées pour entrer dans l’édifice et en sortir, le préposé à l’accueil leur explique qu’elles reviendront dans la salle d’entrevue/d’audience une fois que l’entrevue ou l’audience sera terminée. Le préposé à l’accueil explique les procédures d’urgence advenant le déclenchement d’une alarme.
  10. En ce qui concerne les audiences de citoyenneté par vidéoconférence, à sa sortie de la salle, le responsable s’occupe d’acheminer au juge, par télécopieur, tout formulaire signé obtenu. Tous les documents à l’appui fournis par le demandeur à l’intention du juge seront également numérisés et envoyés par courriel.
  11. Après le départ du préposé à l’accueil, l’intervieweur informe les personnes présentes :
    • qu’elles ne doivent pas quitter leur siège sans permission;
    • que les seuls documents que le demandeur ou le répondant peut avoir en sa possession sont les originaux des documents à l’appui;
    • que l’entrevue ou l’audience n’est pas enregistrée;
    • que toute préoccupation concernant la qualité du son ou de l’image doit être soulevée immédiatement;
    • que si l’une d’entre elles doit quitter la salle pendant l’entrevue ou l’audience, l’intervieweur communiquera avec le préposé à l’accueil pour lui demander de l’accompagner.
  12. L’intervieweur doit mener l’entrevue ou tenir l’audience de la manière habituelle. Le matériel technologique utilisé est suffisamment efficace pour que les personnes n’aient pas à parler plus fort qu’à l’habitude. Advenant des problèmes techniques, l’intervieweur doit communiquer immédiatement avec la personne-ressource du bureau local afin de rétablir la connexion.
  13. Une fois l’entrevue ou l’audience terminée, l’intervieweur :
    • enverra un courriel au préposé à l’accueil pour l’aviser que l’entrevue ou l’audience est terminée et que les personnes présentes sont parties ou ont besoin d’être accompagnés. Les demandeurs peuvent partir d’eux-mêmes sauf si un accompagnateur est requis;
    • mettra fin à la liaison télévisuelle.
  14. Le préposé à l’accueil revient pour rebrancher le matériel et éteindre l’ordinateur.

Urgence ou problèmes techniques

Advenant un problème technique ou une perte de connexion, l’intervieweur communiquera avec le préposé à l’accueil pour aider à rétablir la connexion.

Si une personne en entrevue devient agitée ou turbulente, l’intervieweur doit en aviser le préposé à l’accueil par téléphone ou par courriel. Les procédures habituelles du bureau d’accueil s’appliqueraient alors.

Si une alarme d’incendie est déclenchée au bureau de l’intervieweur, l’intervieweur doit :

  • dire aux personnes présentes de retourner dans la salle d’attente;
  • communiquer avec le préposé à l’accueil par courriel ou par téléphone pour l’aviser qu’une situation d’urgence est survenue.

Si une alarme d’incendie est déclenchée au bureau d’accueil, l’intervieweur doit :

  • dire aux personnes présentes de quitter la salle et de suivre les enseignes de sortie de secours, s’il y a lieu. Dans les bureaux où les personnes présentes doivent être accompagnées pour entrer dans l’édifice et en sortir, le préposé à l’accueil ou la personne-ressource du bureau d’accueil reviendra dans la salle d’entrevue/d’audience pour aider les gens à évacuer l’édifice, s’il y a lieu;
  • conserver la connexion à la liaison télévisuelle le plus longtemps possible;
  • envoyer un courriel au préposé à l’accueil pour lui demander de l’informer à la fin de l’alarme.

Si possible, le préposé à l’accueil doit s’assurer que les personnes présentes ont quitté les lieux.

Si le demandeur ou une autre personne présente a une urgence médicale, l’intervieweur doit appeler le préposé à l’accueil et ce dernier doit communiquer avec les services d’urgence.

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