Politique de frais et de recouvrement des coûts

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.

Dispenses des frais

Les dispenses des frais et les codes correspondants figurent dans le (COD 1). Ils sont notés avec chaque service approprié ci-dessous.

Les dispenses de frais sont précisées à la partie 19 du RIPR - Frais. Elles peuvent aussi être établies au moyen de décrets de remise ou de politiques générales. Toutefois, ces méthodes sont employées uniquement dans ces circonstances exceptionnelles, comme au moment du tsunami en décembre 2005 ou de la guerre au Liban en 2006.

Aucune dispense d’acquitter les droits exigés n’est accordée pour le remplacement d’un document d’immigration (mais aucun frais additionnel n’est exigé lorsque CIC a commis une erreur lors de la délivrance d’un document). S’il est persuadé que les faits initiaux dont il est fait mention sur la demande ont changé, le GPI peut exiger la présentation d’une nouvelle demande et le versement des frais s’y rattachant.

Aucune dispense d’acquitter les droits exigés n’est accordée pour les visas de facilitation.

Code de dispense « 999 »

L’utilisation du code de dispense des frais « 999 » est réservée pour des cas très exceptionnels. Il est utilisé seulement à des fins de contrôle administratif et doit être autorisé par la Région internationale(RID)/ le Soutien à l’international (RIS) . La raison de son utilisation doit être notée dans la case réservée aux informations du formulaire délivré ou dans le système informatique de l’Immigration. Il ne peut pas être utilisé pour accorder une exemption des frais lorsqu’il n’y a pas de base réglementaire à cet effet. Sauf en cas d’erreur ministérielle, les bureaux des visas à l’étranger doivent obtenir l’approbation des services de gestion de la Région internationale pour chacune des situations avant d’utiliser ce code.

Voir ci-dessous un exemple d’utilisation du code de dispense « 999 ».

Erreur du Ministère : un bureau perd un formulaire de demande de parrainage (IMM 1344FA (PDF, 7,69Ko)). Les frais exigés pour le traitement de la demande ont déjà été payés par le répondant et cela est indiqué dans le formulaire. Le bureau des visas à l’étranger a besoin du formulaire IMM 1344FA pour le traitement des demandes à l’étranger. Un deuxième formulaire de parrainage devra alors être rempli, mais aucuns frais ne seront alors imposés au répondant ou à l’immigrant éventuel.

Conservation des dossiers

Les documents justificatifs nécessaires pour établir le bien-fondé des frais exigés devraient être conservés dans les dossiers du bureau des visas ou d’immigration pendant au moins sept (7) ans après que le document confirmant le statut du demandeur a été délivré. Cette pratique facilitera le suivi et la vérification périodiques. Elle est également distincte de toutes les autres modalités de conservation des dossiers qui peuvent être utilisées de temps à autre pour les besoins de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la gestion de l’information consignée.

La bobine des points de service (PDS) et de caisse enregistreuse sur laquelle sont enregistrées les transactions constitue un document financier qui doit être conservé pendant sept (7) ans après la date de la dernière transaction qui y apparait.

Comment et quand acquitter les droits

Le paiement ou la preuve du paiement des frais de traitement doit accompagner la demande de service souhaité. La demande ne sera pas traitée si le paiement des droits correspondants n’a pas été acquitté. La demande ne sera pas considérée comme « reçue officiellement » tant que le paiement des droits ou leur preuve de paiement n’aura pas été reçu. Toutefois, cela ne s’applique pas aux Frais relatifs au droit de résidence permanente (FDRP), qui peuvent être payés en tout temps durant le traitement de la demande, avant la délivrance du visa d’immigrant ou l’obtention du statut de résident permanent.

Aucun visa ne doit être délivré avant l’acquittement de la totalité des frais exigés.

Comment acquitter les droits au Canada?

Les paiements sont faits soit au Canada, soit dans une mission, selon la nature de la demande.

  • Dans les points d'entrée

    Les droits exigés peuvent être payés en argent comptant en devise canadienne ou américaine; à l'aide d'une carte Visa ou MasterCard; ou par mandat poste, chèque de voyage ou chèque certifié. Les chèques personnels ne sont pas acceptés, sauf pour les citoyens canadiens à l'étranger qui eux peuvent envoyer un chèque ou un mandat poste.

  • Dans les centres de traitement des demandes et dans les bureaux au Canada

    Les frais peuvent être acquittés au moyen d'un reçu de paiement électronique ou de paiement (formulaire IMM5401).

    Le CTD-Missisauga accepte également les traites bancaires, les mandats poste et le paiement par carte Visa ou MasterCard des répondants qui sont citoyens canadiens et vivent exclusivement à l’étranger.

Modes de paiement dans les missions

Les missions doivent respecter les lignes directrices suivantes :

  • Compte tenu des différences entre les systèmes bancaires à travers le monde, l’AGC et le GPI doivent décider conjointement des modes de paiement acceptables pour chaque mission.
  • Lorsque les dépôts sont faits à l’étranger, la mission peut accepter les paiements en espèces, les chèques certifiés, les mandats et les traites bancaires tirées sur une banque locale en toute monnaie acceptable pour la mission conformément au temps et au mode de paiement (ci-dessus). Il faut dissuader les demandeurs d’effectuer des paiements en espèces afin de réduire les risques de pertes attribuables à des erreurs ou des vols. Il faut leur demander d’acquitter les droits au moyen d’un titre négociable (chèque certifié, traite bancaire ou mandat) afin de prévenir les fraudes ou les pertes attribuables à des chèques personnels ou commerciaux sans provision.
  • Lorsque les fonds perçus en monnaie canadienne dans la mission sont déposés à Ottawa, la mission peut accepter des paiements en espèces, des chèques certifiés, des traites bancaires ou des mandats internationaux. Les titres négociables doivent être tirés sur des comptes d’établissements bancaires établis au Canada et libellés à l’ordre du receveur général.
  • Pour éviter d’avoir à accepter des paiements en espèces ou d’autres titres négociables, certaines missions ont négocié le paiement direct des droits à une banque locale. Un reçu est délivré au demandeur qui le présente ensuite à la mission accompagné du formulaire de demande dûment rempli. Les missions qui n’ont pas encore conclu un tel accord devraient étudier la possibilité d’adopter un pareil système.
  • On ne doit conclure une entente bancaire qu’après avoir consulté l’agent de gestion consulaire (AGC), la banque et le bureau géographique concerné de la RI. L’autorisation préalable de CIC/RIS et des Finances doit être obtenue et la Gestion des ressources (RIS) doit être mentionnée en copie conforme sur toute correspondance connexe transmise à Finance. Conformément à l’entente officielle entre CIC et le MAECI, une entente bancaire est un mode de paiement non rapprochable et doit être approuvée par les Finances de CIC. Les Finances de CIC et du MAECI peuvent prévoir des procédures financières supplémentaires, selon la situation particulière de la mission. Voir : Finances de CIC.
  • L’entente actuelle prévoyant le paiement électronique des frais ne s’applique que dans les cas où les demandes sont présentées aux centres de traitement des demandes (CTD) au Canada. À l’heure actuelle, aucune disposition ne prévoit d’étendre cette option aux demandes présentées dans les missions.
  • Les paiements par carte de crédit ou de débit peuvent également être envisagés, mais doivent être approuvés par RIS, car des frais de service peuvent être exigés.

Général

CIC n’assume pas les frais de service pour le traitement des paiements.

Tous les demandeurs de la catégorie du regroupement familial doivent effectuer leur paiement au CTD-Mississauga en suivant la procédure établie par le Centre de traitement, Dans ces cas, le paiement des FDRP ne devrait pas être accepté dans les bureaux des visas à l’étranger.

  • Tous les paiements des frais exigés doivent être consignés dans le PDS+ le jour même de leur réception et chaque paiement reçu doit être décrit en détail sur le reçu remis au demandeur (copie blanche), l’exemplaire conservé avec la demande (copie jaune) et l’exemplaire au rouleau (copie rose).
  • Seuls les paiements de frais pour les services rendus indiqués sur le reçu seront acceptés. Les paiements acceptés ne peuvent pas être utilisés par la suite pour un autre service.
    La gestion des paiements de frais doit être confiée à des personnes désignées n’intervenant pas habituellement dans le contrôle des documents d’immigration, le dépôt de fonds dans le compte en banque de la mission ou le traitement des remboursements pour les demandeurs.
  • Aucun droit ne peut être perçu pour des services d’immigration s’il n’est pas mentionné dans un texte législatif fédéral canadien (d’ordinaire la LIPR ou le RIPR) et s’il n’est pas conforme à la Loi sur les frais d’utilisation ou à la LGFP.

Comment acquitter les droits dans les bureaux des visas à l’étranger

Les modalités des opérations bancaires variant énormément d’un bureau des visas à l’autre, les modes de paiement à l’étranger sont décidés conjointement entre le MAECI et le gestionnaire de CIC selon le bureau des visas. Les décisions concernant d’autres arrangements bancaires pour le paiement des frais à l’étranger sont subordonnées à l’approbation des services de gestion de la Région internationale en coopération avec le MAECI.

Politique de remboursement

Veuillez consulter le Guide de la politique financière.

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