Contrôle de la qualité

Le GPI lancera des initiatives à l’appui du cadre de CQ de la RI, tel que décrit à l’adresse : http://www.ci.gc.ca/international/missions/qa-aq/index_f.aspx, qui comprend un modèle de rapport sur le CQ, la procédure d’échantillonnage aux fins du CQ et la prise d’un échantillon aléatoire à l’aide du STIDI. Les initiatives de CQ du recouvrement des coûts doivent être incluses dans le rapport annuel des missions sur le Plan de gestion de l’immigration de la Région internationale.

À intervalles réguliers, l’ARC et le GPI doivent sélectionner un échantillon de cas devant faire l’objet d’un CQ afin de s’assurer que les recettes sont perçues, consignées et déposées comme il se doit. Les exercices de vérification doivent être effectués à part, sans préavis. Un échantillon aléatoire de cas relevant des divers secteurs d’activité (demande de visa de résidence permanente, demande de visa de visiteur temporaire, etc.) doit être sélectionné de manière à ce que la « piste de vérification » de toutes les opérations financières concernant le cas puisse faire l’objet d’un examen approfondi.

L’agent doit s’assurer de ce qui suit :

• Le dossier existe bel et bien, ou alors, le dossier est enregistré comme étant en voie d’être transféré à un autre bureau (dans ce dernier cas, il devrait y avoir une photocopie du dossier original);
• Il existe une preuve de paiement (copie du reçu officiel, timbre de validation sur le formulaire de demande ou le reçu du PDS+ versé au dossier), les frais exacts ont été perçus et les bons codes de recouvrement des coûts ont été inscrits dans le STIDI;
• L’opération a été dûment consignée et le mode de paiement est indiqué (argent comptant, instrument financier, récépissé bancaire) et le type de devise a été noté dans les relevés quotidiens des recettes ou sur le ruban papier de la caisse enregistreuse;
• Le rapport de rapprochement pour la date en question a été signé pour indiquer qu’il était exact et il y a un reçu officiel pour le transfert des recettes au CM.

Plus l’échantillon des cas passés en revue est important, plus les renseignements sont fiables.

Les GPI doivent s’assurer qu’un exercice de CQ tel que décrit ci-dessus est exécuté chaque trimestre. De surcroît, il doit y avoir chaque année un autre exercice de CQ, avec ou sans échantillon aléatoire, dont l’objet sera sélectionné par les GPI (remboursements, notes du STIDI, codage, etc.).

En règle générale, plus les recettes recueillies par une mission sont importantes, plus l’échantillon doit être grand.

Lorsque l’on a des raisons de croire, à l’issue de l’exercice de CQ, qu’il y a eu méfait, le GPI doit en aviser immédiatement le personnel de la RI.