Structures des dates de naissance dans les documents de voyage (ZLA, PLM, ZIV) et façon de les consigner
Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.
La précision est un facteur clé dans l’identification et la consignation de la date de naissance, puisqu’elle peut avoir des répercussions sur la facilité de déplacement d’un client, son accès au Canada et son accès à des services canadiens. Elle rehausse l’intégrité du programme et améliore l’efficacité opérationnelle. Voici la description des sections des titres de voyage :
- zone de lecture automatique (ZLA);
- zone d’inspection visuelle (ZIV);
- puce lisible par machine (PLM).
Attention aux centres de réception des demandes de visa (CRDV)
Si vous n’êtes pas en mesure de consigner la date de naissance incomplète dans le Système canadien d’identification biométrique aux fins d’immigration (SCIBI) à cause des limites du système du partenaire en matière de sécurité, veuillez insérer des commentaires dans le champ « Notes » du SCIBI afin d’informer les agents d’immigration qu’une date de naissance arbitraire (01) a été assignée et qu’il faut la corriger.
Étant donné que le Système de collecte des données biométriques utilisé dans les centres de soutien aux demandeurs (Application Support Centers [ASC]) des États-Unis n’a pas la fonction « Notes », les agents des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (United States Citizenship and Immigration Services) doivent envoyer un courriel à l’Unité du soutien opérationnel de la biométrie (USOB), à l’administration centrale d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), pour l’informer qu’une date de naissance arbitraire a été consignée pour le client. L’USOB consignera à son tour ces commentaires dans le champ « Notes » du Système mondial de gestion des cas (SMGC) pour en informer le bureau d’IRCC responsable.
Attention aux agents chargés du traitement des demandes des CRDV
Lorsque vous traitez des demandes provenant des CRDV, assurez-vous que les dates de naissance figurant sur le formulaire de demande et sur le document de voyage sont exactes et correctes. Si l’agent du CRDV a assigné une date de naissance arbitraire, vous devez la corriger pour qu’elle corresponde à l’information figurant sur le document de voyage.
Sur cette page
- Zones sur les passeports et les titres de voyage
- Comment lire la ZLA
- Comment lire la ZIV
- Lorsque la date de naissance dans la ZIV ne correspond pas à la date figurant dans la ZLA
Zones sur les passeports et les titres de voyage
Exemple de passeport canadien
La zone d’inspection visuelle d’un passeport canadien comprend les catégories suivantes :
Type: P
Pays metteur: CAN
Nom: MARTIN
Prénoms: SARAH
Nationalité: CANADIAN
Date de naissance: 01 JAN 85
Sexe: F
Lieu de naissance: OTTAWA CAN
Date de délivrance: 14 JAN 13
Date d’expiration: 14 JAN 23
Autorité de délivrance : GATINEAU
La zone de lecture automatique du passeport contient les caractères suivants :
P<CANMARTIN<<SARAH<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<
ZE000509<9CAN8501019F2301147<<<<<<<<<<<<<<08
Dans la séquence de caractères avant, les chiffres 850101 renvoient à l’année, le jour et le mois de naissance du titulaire du passeport.
Comment lire la ZLA
Selon les normes de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI), la date de naissance doit apparaître dans la ligne inférieure de la ZLA, entre les numéros de caractère 14 et 19.
Dans la ZLA, la date de naissance correspond à un numéro à 6 chiffres composé des 2 derniers chiffres de l’année de naissance (AA), immédiatement suivis des 2 chiffres du mois (MM) et des 2 chiffres du jour (JJ). La structure est « AAMMJJ ».
La ZLA est la principale section à laquelle il faut se fier pour établir la date de naissance du client. Lorsqu’il consigne les dates de naissance dans le système de dossiers d’IRCC, l’agent doit insérer 4 chiffres pour la valeur de l’année de naissance, 2 chiffres pour la valeur du mois de naissance et 2 chiffres pour la valeur du jour de naissance qui figurent sur le passeport étranger ou le document de voyage du demandeur.
Remarque : Selon les normes de l’OACI, la date de naissance consignée par la PLM d’un passeport électronique doit correspondre aux valeurs et au format de la date de naissance figurant dans la ZLA.
Éléments inconnus de la date de naissance dans la ZLA
Selon les normes de l’OACI, lorsque la date de naissance est entièrement ou partiellement inconnue, les positions correspondantes aux éléments inconnus doivent être occupées par des chevrons (<).
Si le passeport étranger ou le document de voyage ne contient pas une date de naissance complète, l’agent doit consigner une date de naissance incomplète dans le système de dossiers d’IRCC. Il doit insérer alors la valeur « * » pour les éléments inconnus de la date de naissance du client qui figurent dans son passeport étranger ou son document de voyage.
Par ailleurs, si une date de naissance, complète ou incomplète, n’est pas disponible, l’agent ne doit pas en créer une. Lorsqu’il consigne la date de naissance d’un client dans le système de dossiers d’IRCC, il doit remplacer les éléments inconnus de la date de naissance (jour, mois et année) par la valeur « ** ».
Comment lire la ZIV
Selon les normes de l’OACI, le format de la date de naissance inscrite dans la ZIV du document de voyage doit respecter le calendrier grégorien.
Le jour doit être représenté par un nombre à 2 chiffres, c’est-à-dire que les dates d’un à neuf doivent être précédées d’un zéro. Ce nombre doit être suivi d’une espace.
Le mois peut être inscrit dans la langue de l’État ou de l’organisation de délivrance ou abrégé, de tout au plus 4 caractères.
Lorsque la langue de l’État ou de l’organisation de délivrance n’est pas l’anglais, le français ou l’espagnol, le mois (défini dans le tableau ci-dessous) doit être suivi d’une barre oblique (/) et du mois ou de l’abréviation du mois, de tout au plus 4 caractères, dans l’une des 3 langues (voir ci-dessous).
Abréviations des mois en anglais, en français et en espagnol
| Mois | Anglais | Français | Espagnol |
|---|---|---|---|
| Janvier | Jan | Jan. | Ene |
| Février | Feb | Févr. | Feb |
| Mars | Mar | Mars | Mar |
| Avril | Apr | Avr. | Abr |
| Mai | May | Mai | Mayo |
| Juin | Jun | Juin | Jun |
| Juillet | Jul | Juil. | Jul |
| Août | Aug | Août | Ago |
| Septembre | Sep | Sept. | Sept |
| Octobre | Oct | Oct. | Oct |
| Novembre | Nov | Nov. | Nov |
| Décembre | Dec | Déc. | Dic |
Remarque : Tel qu’il est indiqué dans l’exemple ci-dessus, lorsque la langue de l’État ou de l’organisation de délivrance est l’anglais, le français ou l’espagnol, l’État ou de l’organisation de délivrance doit utiliser une des 2 autres langues (voir ci-dessus) après la barre oblique (/).
Le mois peut toutefois être imprimé sous format numérique dans la ZIV, à la discrétion de l’État ou de l’organisation de délivrance, en particulier lorsque cela permet de faciliter la lecture des passeports lisibles par machine par les pays qui n’utilisent pas le calendrier grégorien. Dans ces cas, la date de naissance doit se lire comme suit dans la zone d’inspection visuelle : JJ MM AA. En outre, lorsque le mois est représenté sous sa forme numérique, l’État ou l’organisation de délivrance peut inscrire les 4 chiffres de l’année dans la ZIV, par exemple, 12 07 1942.
L’année est normalement représentée par les 2 derniers chiffres de l’année et précédée d’une espace.
Éléments inconnus de la date de naissance dans la ZIV
Selon les normes de l’OACI, lorsqu’une date de naissance est entièrement inconnue, la date inconnue peut être codée en respectant le format d’inscription de la date que l’autorité de délivrance en question utilise.
Voici des exemples :
- XX XX XX (JJ MM AA)
- XX XX XXXX (JJ MM AAAA)
- XX XXX XX (JJ MMM AA)
Si la date de naissance est partiellement inconnue, il est possible de remplacer l’élément inconnu par des XX, XXX ou XXXX, selon le format que l’autorité de délivrance utilise pour les dates de naissance.
Lorsque la date de naissance dans la ZIV ne correspond pas à la date figurant dans la ZLA
L’agent doit comparer la date de naissance de la ZIV et celle de la ZLA pour s’assurer que c’est la même.
Une divergence entre la date de naissance de la ZIV et celle de la ZLA peut être un signe que le document a été modifié. Si un agent d’IRCC a des motifs raisonnables de croire qu’un document a été falsifié, il doit saisir le document en question (s’il y a une copie réelle du document) et le transmettre à l’unité d’intégrité des programmes du bureau concernée à des fins d’examen approfondi. L’unité d’intégrité des programmes transmet ensuite le document à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) à des fins d’enquête, conformément à la section 9.4 du chapitre ENF 12. Lors de la saisie de documents à l’étranger, il faut consulter la section 9.5 du chapitre ENF 12, puisque la façon de procéder dépend de l’environnement local dans lequel les agents de liaison de l’ASFC et les agents des visas d’IRCC travaillent, ainsi que du type de partenariat ou d’entente qu’ils ont avec les organismes chargés de l’exécution de la loi sur place, les transporteurs aériens et les autres bureaux des visas étrangers avec lesquels ils interagissent.
Si un agent d’IRCC a des motifs raisonnables de croire qu’un demandeur a téléversé un document falsifié dans sa demande électronique, il peut demander le document original présenté dans le cadre de la demande et suivre les procédures décrites dans « Examens et saisies de documents ».
Si l’agent d’IRCC a des motifs raisonnables de croire qu’un document n’a pas été falsifié et que la date de naissance a été incorrectement transposée ou qu’une erreur typographique s’est glissée, il doit prendre les mesures suivantes :
- Il doit communiquer avec le client et lui demander d’expliquer la divergence entre la ZIV et la ZLA.
- Le passeport étranger doit être retourné au client pour qu’il fasse corriger l’erreur en obtenant une modification officielle de son passeport étranger.
- La question de la date de naissance du client ne doit être réglée qu’à la réception du passeport étranger modifié.
- La date de naissance incorrecte doit être consignée sous forme de variante.
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