Changement de l’identifiant du sexe ou du genre en raison d’une erreur administrative ou de transcription commise par IRCC (gestion de l’identité)
Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.
La présente page décrit que faire si une erreur est décelée par un agent d’IRCC.
Erreurs dans les documents antérieurs
Les documents antérieurs, comme la fiche relative au droit d’établissement ou la confirmation de résidence permanente (CDRP), ne sont pas modifiés sauf si une erreur administrative ou de transcription a été commise par IRCC. Si un agent d’IRCC constate qu’une erreur administrative ou de transcription a été commise par IRCC, il doit effectuer le changement afin que l’identifiant du sexe ou du genre corresponde à celui imprimé sur le document principal sans que le client n’en fasse la demande, conformément au paragraphe 6(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Si l’erreur est décelée après la délivrance du document, l’agent doit procéder de la façon suivante :
- Communiquer avec le client afin de l’informer de l’erreur et de lui demander de retourner le document d’IRCC existant au bureau traitant la demande. Demander au client d’indiquer la mention « Erreur administrative » sur l’enveloppe afin que ces demandes puissent être triées plus rapidement par le bureau de traitement.
- À la réception du document d’IRCC, corriger l’identifiant du sexe ou du genre dans le SMGC.
- S’assurer qu’une note est ajoutée au dossier du client dans le SMGC pour préciser que l’identifiant du sexe ou du genre erroné a été entré par erreur.
- Annuler le document précédent.
- Produire un document de remplacement et l’envoyer au client. Aucuns frais ne sont facturés.
Si le client ne peut pas être joint, l’agent doit procéder de la façon suivante :
- Ajouter une note au dossier du client dans le SMGC pour préciser que l’identifiant du sexe ou du genre est erroné. Le champ de données ne doit pas être modifié à cette étape.
- Lorsque le client communique avec IRCC pour obtenir un autre service, l’informer et corriger l’identifiant du sexe ou du genre dans le SMGC et dans le nouveau document.
Que faire si l’erreur est décelée par un client
Il est possible qu’un client présente une demande officielle pour faire modifier un des documents suivants :
- le certificat de citoyenneté canadienne;
- la fiche relative au droit d’établissement;
- la CDRP;
- le document de résident temporaire valide.
S’il est déterminé qu’IRCC a commis une erreur administrative ou de transcription, l’agent doit procéder de la façon suivante :
- Corriger l’identifiant du sexe ou du genre dans le SMGC.
- S’assurer qu’une note est ajoutée au dossier du client dans le SMGC pour préciser que l’identifiant du sexe ou du genre erroné a été entré par erreur.
- Annuler le document précédent.
- Demander au client de retourner le document d’IRCC existant au bureau traitant la demande. Lui demander d’indiquer la mention « Erreur administrative » sur l’enveloppe afin que ces demandes puissent être triées plus rapidement par le bureau de traitement.
- Produire un document de remplacement et l’envoyer au client. Aucuns frais ne sont facturés.
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