Recours aux services d’un représentant : Entrer l’information requise dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC)

Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du ministère par courtoisie pour les intervenants.

Les formulaires Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée [IMM 5475] et Recours aux services d’un représentant [IMM 5476] dûment remplis doivent être consignés dans le Système mondial de gestion des cas (SGMC). Le Télécentre et parfois d’autres bureaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) doivent être en mesure de consulter ces renseignements en vue de répondre aux demandes de renseignements de représentants et de prendre les mesures nécessaires.

Dans le SMGC, le nom du représentant doit être saisi à titre de « partie » et associé au cas applicable. Lorsqu’on a affaire à un représentant, son adresse et ses autres coordonnées doivent être vérifiées et mises à jour dans le SMGC, au besoin.

Important : Le représentant pourrait déjà posséder un numéro d’identification de partie dans le SMGC. Afin d’éviter le dédoublement des numéros d’identification des parties, il faut effectuer une recherche par nom dans le champ « Parties » dans le SMGC au moment d’associer un représentant à une demande. Pour vérifier que l’ID partie appartient au représentant désigné pour la demande, il faut s’assurer que le N0 d’adhésion qui se trouve dans l’ID partie dans le SMGC corresponde à l’ID partie inscrit sur l’IMM5476. Vous pouvez aussi comparer les coordonnées (adresse, courriel, téléphone).

Détails à fournir

Tous les renseignements suivants doivent être saisis dans le SMGC :

  • le type d’autorisation soumis par le demandeur (préciser s’il s’agit d’une Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée ou d’un Recours aux services d’un représentant);
  • la demande à laquelle l’autorisation est liée;
  • toutes les coordonnées, notamment le nom de la personne désignée ou du représentant, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courriel, son numéro d’identification et le nom de son entreprise (le cas échéant);
  • il faut identifier les étudiants inscrits au barreau (stagiaires en droit) et préciser les coordonnées et le numéro d’identification de l’avocat superviseur et les coordonnées du cabinet d’avocats.

Changement de statut d’un représentant

Lorsqu’une personne reçoit une forme de rétribution, IRCC ne travaille qu’avec les membres en règle. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le statut d’un membre du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) ou d’un avocat, d’un notaire ou d’un autre membre en règle d’un barreau peut changer au cours du processus de demande. Par exemple, les représentants peuvent démissionner ou changer de carrière, ou l’organisme de réglementation désigné peut avoir suspendu ou annulé l’adhésion d’un membre. Pour protéger les clients d’IRCC et assurer l’intégrité des programmes, il est important de connaître le statut actuel du représentant désigné au dossier. Il faut vérifier le statut des membres du CCIC au moyen de la liste interrogeable. Chaque barreau a établi une liste interrogeable de ses membres.

Retrait ultérieur d’une autorisation

Le représentant doit être dissocié du cas dans le SMGC. Tout renseignement général pertinent doit être inscrit.

Remarque : Si l’autorisation n’a pas d’abord été saisie dans le SMGC, l’agent doit fournir une explication et ajouter toute autre information pertinente dont il dispose, comme le nom du représentant ou de la personne désignée que le client pensait avoir indiqué, et la demande à laquelle l’autorisation devait être liée. Cette information pourrait revêtir une importance ultérieurement dans le traitement.

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