Recours aux services d’un représentant : Entrer l’information requise dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC)

Les agents de traitement, le Centre de soutien à la clientèle et les autres bureaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) doivent être en mesure de consulter l’information pertinente afin de répondre correctement aux demandes de renseignements des représentants et de prendre les mesures nécessaires sans porter atteinte à la vie privée des demandeurs.

Pour cette raison, les formulaires Recours aux services d’un représentant (IMM 5476) et Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée (IMM 5475) dûment remplis doivent être joints aux demandes présentées sur papier et en ligne dès leur réception, et les données doivent être consignées dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC).

Si le formulaire présenté ne permet pas de déterminer clairement qui est le représentant de la demande, le formulaire IMM 5476 doit être renvoyé au demandeur pour obtenir des précisions. Si un IMM 5476 est soumis pour désigner un représentant pour une demande existante, mais qu'il est rejeté (c.-à-d. incomplet), le contact revient au représentant existant (s'il est disponible), ou le contact devient celui du demandeur.

Sur cette page

• ID de partie
• Recherche d’un ID de partie
• Dédoublement des ID de partie
• Détails à consigner
• Coordonnées et confirmation
• Changement de statut d’un représentant
• Modification des renseignements sur l’identité
• Retrait ultérieur d’une autorisation

ID de partie

Un numéro d’identification de partie (ID de partie) est utilisé pour identifier une tierce partie associée à une demande, comme :

• un représentant
• un membre de la famille
• un ami
• un employé ou un bénévole d’un organisme de service

Dans le cas des représentants, il s’agit d’un identificateur unique dans le SMGC. Dans le SMGC, le représentant doit être inscrit comme « partie » et associé à la demande applicable lorsqu’un formulaire IMM 5476 est reçu.

Cette valeur générée par le système est créée pour les représentants rémunérés lorsque les renseignements suivants sont entrés dans le SMGC :

• nom de famille
• prénom
• organisme de réglementation
• numéro de membre
• adresse professionnelle/postale
• numéro de téléphone
• adresse électronique

Recherche d’un ID de partie

Les agents peuvent chercher l’ID de partie d’un représentant de deux façons :

• En faisant une recherche intégrée : Saisir le prénom et le nom de famille du représentant et sélectionner « Partie » dans la colonne « Client/Partie ». Examiner les résultats :
  • Comparer les renseignements de chaque partie aux renseignements figurant dans le formulaire IMM 5476.
  • Si le numéro de membre (nom, etc.) concorde, il ne faut pas créer de nouvelle partie; il faut utiliser l’ID de partie existant.
• En faisant une recherche dans l’onglet « ID partie » : Dans l’ID de partie, faire défiler la page jusqu’à « Partie – Détails » et, sous l’onglet « ID partie », entrer « >0 ». Dans le champ du nom ou du numéro de membre, entrer le nom ou le numéro de membre du représentant, puis cliquer sur « Lancer ». Cela devrait générer les ID de partie associés au représentant.
  • S’il y a concordance, il ne faut pas créer de nouvelle partie; il faut plutôt utiliser l’ID de partie existant.

Dédoublement des ID de partie

Pour vérifier une concordance : Si la recherche révèle plusieurs ID de partie associés au même représentant, suivre les étapes ci‑dessous :

1. Cliquer sur « Associations » et « Ménages » pour l’un des ID de partie.
2. Les ID de partie associés à ce représentant s’afficheront dans cet onglet.
3. Utiliser l’ID de partie coché comme « Principal ».
4. S’assurer que les renseignements (c.‑à‑d. les coordonnées) dans l’ID de partie ont été mis à jour pour refléter ceux fournis dans le formulaire IMM 5476 actuel.
5. NE PAS décocher ou modifier l’ID de partie « Principal » du ménage.
6. Ne pas modifier les renseignements dans les ID de partie existants; s’il y a une quasi‑concordance qui pourrait être une concordance réelle, la transmettre à l’Unité de coordination des représentants en immigration (UCRI).
7. S’il y a plusieurs ID de partie, mais qu’il n’y a pas de ménage pour le représentant, communiquer avec l’UCRI pour que les ID de partie soient associés à des ménages et que l’ID de partie principal soit sélectionné.
8. Il arrive qu’un ID de partie soit associé à plus d’un représentant; ces cas doivent également être signalés à l’UCRI afin que le spécialiste du programme puisse procéder à un examen plus approfondi. L’UCRI transmettra le problème à la Direction générale de la gestion des risques pour l’intégrité, au besoin.

S’il y a de très légères différences et que l’agent n’est pas certain qu’il y a une concordance, il peut communiquer avec l’UCRI pour obtenir de l’aide.

Détails à consigner

Le SMGC ne comportent que certains champs pour les renseignements sur le représentant. Lorsque des renseignements sont nécessaires, mais qu’il n’existe pas de champs où les saisir dans le SMGC, ceux‑ci doivent être consignés dans les « Notes » de la demande.

Comme les formulaires IMM 5476 et IMM 5475 sont propres à une demande, tous les renseignements suivants doivent être saisis dans la demande dans le SMGC :

• inclure le type d’autorisation soumis par le demandeur, soit :
  • le formulaire Recours aux services d’un représentant (IMM 5476), indiquant s’il s’agit d’un représentant rémunéré ou non rémunéré
  • le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée (IMM 5475)
• lorsque le représentant est un stagiaire en droit, le mentionner et fournir les coordonnées et le numéro de membre de l’avocat superviseur ainsi que les coordonnées du cabinet d’avocats
• indiquer toutes les coordonnées, notamment le nom de la personne désignée ou du représentant, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son organisme de réglementation, son numéro de membre et le nom de son entreprise (le cas échéant)
  • Ne pas saisir la date de naissance.
  • Le champ « Sexe » doit être laissé vide.

Ne pas saisir de renseignements personnels dans le SMGC qui ne figurent pas dans le formulaire IMM 5476 ou le formulaire IMM 5475.

Coordonnées et confirmation

Lorsqu’un représentant agit au nom d’un client, par exemple en présentant une demande de renseignements au sujet d’une demande, en demandant de modifier des renseignements dans la demande ou en tentant d’aider un demandeur pendant une entrevue, le statut, l’adresse électronique et les autres coordonnées du représentant doivent être vérifiés dans le SMGC.

Changement de statut d’un représentant

Lorsque le demandeur rémunère le représentant ou fait appel à un représentant autorisé bénévole, le représentant doit être membre en règle de son organisme de réglementation. IRCC ne travaillera qu’avec des représentants autorisés en règle.

Le statut du représentant doit être confirmé. S’il est déterminé que le représentant n’est plus en règle, il doit être dissocié de la demande et le demandeur doit être informé que la représentation a cessé. Le statut du représentant doit être signalé à l’UCRI, en utilisant les coordonnées figurant dans la barre latérale de gauche.

Le statut pourrait être rétabli en aussi peu que quelques jours, ou la suspension pourrait être ou devenir permanente. Une fois dissocié de la demande, le représentant ne peut y être réassocié dans le SMGC qu’à la réception d’un formulaire IMM 5476 nouvellement rempli.

Pour protéger les clients d’IRCC et assurer l’intégrité des programmes, il est important de connaître le statut actuel du représentant désigné au dossier. Il faut vérifier le statut des membres du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC) au moyen de la liste interrogeable. Chaque barreau offre également une liste interrogeable de ses membres.

Modification des renseignements sur l’identité

IRCC ne consigne pas les mêmes renseignements sur l’identité pour les représentants que pour les demandeurs, et le processus de mise à jour des renseignements sur l’identité des représentants diffère légèrement de celui des demandeurs. Les renseignements sur l’identité du représentant dans une demande peuvent ne pas être mis à jour automatiquement à partir de l’ID de partie du représentant, et il peut être nécessaire de les « transférer » manuellement.

Lors de l’entrée des renseignements requis sur un représentant à l’onglet « ID partie » du SMGC, il faut consigner le nom du représentant en fonction des renseignements fournis dans le formulaire Recours aux services d’un représentant (IMM 5476), s’ils concordent avec le nom figurant sur le site Web de l’organisme de réglementation du représentant en question (il peut s’agir du CCIC, d’un barreau provincial ou territorial ou de la Chambre des notaires du Québec).

Changement de nom légal : Si un représentant avise IRCC qu’il a obtenu un changement de nom légal, les agents doivent vérifier le changement sur le site Web de l’organisme de réglementation du représentant.

Bien que le champ « Sexe » soit obligatoire dans le SMGC, les agents doivent toujours entrer « Inconnu », car IRCC ne recueille pas ces renseignements dans le formulaire Recours aux services d’un représentant [IMM 5476].

De même, la date de naissance du représentant ne doit pas être saisie, que les renseignements soient disponibles ou non. Des dates de remplacement ne doivent jamais être utilisées pour les représentants.

Une fois la confirmation obtenue, les agents doivent mettre à jour le nom au dossier pour l’ID de partie du représentant, où le nouveau nom sera inscrit comme nom « Principal » au dossier. Le nom précédent sera automatiquement marqué comme « Ancien ».

Il est possible que le nom principal du représentant ne s’affiche pas automatiquement dans la demande ouverte ou au moment de l’ajout de l’ID de partie à une demande. Par conséquent, les agents doivent également vérifier si la demande ouverte associée au formulaire IMM 5476 reflète le nom principal exact du représentant en « transférant » le nom mis à jour dans le dossier du représentant saisi à l’onglet « Clients et Parties » de la demande.

Le représentant doit présenter un nouveau formulaire Recours aux services d’un représentant (IMM 5476) pour chaque demande ouverte où il est désigné comme représentant. Les demandes multiples sur un même formulaire sont autorisées seulement lorsqu’elles concernent le même demandeur.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les représentants, veuillez communiquer avec l’UCRI en utilisant les coordonnées figurant dans la barre latérale de gauche.

Pour de plus amples renseignements sur la gestion de l’identité, veuillez communiquer avec la Direction générale de la gestion des risques pour l’intégrité : gestion de l’identité, en utilisant les coordonnées dans la barre latérale de gauche.

Retrait ultérieur d’une autorisation

Lorsqu’un demandeur retire son autorisation, le représentant doit être dissocié de la demande dans le SMGC. Tout renseignement général pertinent doit être inscrit.

À l’occasion, un représentant peut chercher à se retirer d’une demande, et une fois que le processus visant à obtenir l’accord du client est terminé, le représentant doit être dissocié de la demande de la même façon.