Permis d’études : Lettres d’acceptation

Les présentes Instructions sur l’exécution des programmes (IEP) fournissent des directives en matière de traitement pour la confirmation de l’acceptation à un établissement d’enseignement désigné (EED) et l’examen des lettres d’acceptation.

Sur cette page

• Confirmation de l’acceptation à un établissement d’enseignement désigné (EED)
  • Exceptions à l’obligation de fournir une lettre d’acceptation
  • Lettre d’acceptation conditionnelle
  • Programmes conjoints
  • Renouvellement du permis d’études
  • Préoccupations concernant un établissement
• Vérification des lettres d’acceptation pour les EED postsecondaires
  • Prolongation de la période vérification des lettres d’acceptation
  • Définitions des états de vérification des lettres d’acceptation

Confirmation de l’acceptation à un établissement d’enseignement désigné (EED)

Conformément au paragraphe 219(1) du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés (RIPR), les étrangers sont tenus de fournir une lettre d’acceptation pour prouver leur admission à un EED. Cette exigence s’applique aux demandes de permis d’études au niveau postsecondaire [R219(1)a)] et à tous les autres niveaux d’études [R219(1)b)]. Toute personne présentant une demande de permis d’études doit, à moins d’en être dispensée, fournir une lettre d’acceptation, sans quoi sa demande doit être refusée. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page Web intitulée « Permis d’études : Décisions définitives ».

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) encourage fortement les établissements d’enseignement désignés (EED) à utiliser le modèle fourni pour la Lettre d’acceptation (PDF, 73,8 Ko). Il contient toute l’information nécessaire et facilitera le traitement des demandes de permis d’études.

Les éléments suivants doivent figurer dans la lettre d’acceptation provenant de l’EED soumise par l’étudiant au moment de la présentation de sa demande de permis d’études :

• le nom complet, la date de naissance et l’adresse postale de l’étudiant;
• le nom de l’établissement et de la personne-ressource officielle;
• le numéro de l’EED;
• les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse du site Web et l’adresse courriel de l’établissement;
• le genre d’établissement d’enseignement (par exemple, s’il s’agit d’un établissement privé ou public et, dans le cas d’un établissement qui est financé par le secteur public, mais qui n’est pas une université, préciser le type d’établissement, soit un collège d’enseignement postsecondaire, un collège d’enseignement postsecondaire communautaire ou un collège postsecondaire technique);
• le domaine ou programme d’études dans lequel l’étudiant a été accepté, le niveau et l’année d’acceptation;
• la durée approximative ou la date de la fin du cours;
• la date du début du programme d’études choisi;
• la date limite à laquelle l’étudiant peut s’inscrire au cours choisi;
• l’année scolaire durant laquelle l’étudiant commencera ses cours;
• si le cours ou le programme d’études est à temps plein ou à temps partiel;
• les droits de scolarité;
• les bourses et toute autre aide financière (s’il y a lieu);
• la date d’expiration de la lettre d’acceptation;
• toute condition relative à l’admission ou à l’inscription, comme des cours préalables, un diplôme antérieur, une preuve de compétences linguistiques, etc.;
• l’identification claire de l’établissement d’enseignement, figurant habituellement dans l’en-tête;
• pour des études au Québec, l’exigence d’obtenir un Certificat d’acceptation du Québec (CAQ);
• le cas échéant, des renseignements sur le permis de l’établissement privé, figurant habituellement dans l’en-tête.

Exceptions à l’obligation de fournir une lettre d’acceptation

Conformément au R219(2), l’étranger n’est pas tenu de fournir une lettre d’acceptation d’un EED dans les cas suivants :

• il a présenté une demande de permis d’études avant son entrée au Canada; et
• il est un membre de la famille accompagnant un étranger dont la demande de permis de travail ou d’études a été approuvée par écrit avant l’entrée de ce dernier au Canada.

Cette dispense ne garantit pas que la demande de permis d’études sera approuvée. Pour de plus amples renseignements sur le traitement des demandes ne nécessitant pas de lettre d’acceptation, veuillez consulter la page Web intitulée « Permis d’études : Établissements d’enseignement désignés ».

Lettre d’acceptation conditionnelle

Lorsque la réussite d’un cours ou d’un programme préalable est requise avant l’admission à un programme d’études, l’EED peut émettre à un étranger une lettre d’acceptation conditionnelle. Cette lettre doit être soumise au moment où le demandeur présente une demande pour entrer au Canada à titre de résident temporaire.

Lorsque la réussite d’un programme préalable, comme un programme de français langue seconde (FLS) ou d’anglais langue seconde (ALS), est une condition d’inscription à un programme, l’agent doit délivrer un permis d’études pour la durée du programme préalable seulement, plus 1 an.

Un étudiant qui termine avec succès le programme préalable devra présenter une demande pour obtenir un nouveau permis d’études et démontrer qu’il a satisfait aux exigences en matière d’admission.

Avant de délivrer un titre de voyage autorisant la poursuite d’un programme d’études préalable, les missions à l’étranger doivent tenir compte de la bonne foi du demandeur pour ce qui est de son intention de s’inscrire au programme principal, ainsi que des fonds dont il dispose pour ce faire s’il réussit le programme d’études préalable.

Depuis le 8 novembre 2024, les étudiants qui changent d’EED postsecondaire doivent présenter une nouvelle demande de permis d’études. Pour de plus amples renseignements sur le changement d’EED, veuillez consulter les pages Web intitulées « Permis d’études : Établissements d’enseignement désignés » et « Permis d’études : Évaluation des conditions liées à un permis d’études ».

Programmes conjoints

Les programmes conjoints peuvent prendre différentes formes. La délivrance d’un permis d’études doit être fondée sur les renseignements fournis dans la lettre d’acceptation au dossier. Voici des exemples généraux de programmes conjoints :

• étudiants qui commencent des études dans un EED et qui changent ensuite d’EED;
• étudiants qui font des études dans 2 EED en même temps.

Depuis le 8 novembre 2024, les titulaires d’un permis d’études postsecondaires doivent être inscrits à l’EED indiqué sur leur permis et y demeurer inscrits jusqu’à ce qu’ils terminent leurs études [R220.1(1)a)]. Cette exige s’applique également aux étudiants qui ont l’intention de suivre un programme d’études qui est offert conjointement par plus d’un EED postsecondaire au Canada (par exemple, 2 universités, 1 université et 1 collège, 2 collèges).

Dans le cas de programmes conjoints, chaque EED doit délivrer une lettre d’acceptation indiquant clairement les renseignements suivants concernant le programme conjoint :

• le nom des établissements;
• le type d’établissements (parexemple, collège, université, institut technique);
• le lieu des établissements;
• les périodes d’études dans chaque établissement.

Les 2 établissements doivent être désignés par la province ou le territoire afin d’accueillir les étudiants étrangers et doivent respecter les conditions, dont celle de vérifier les lettres d’acceptation qui leur sont soumises.

Afin de s’assurer que leur conformité est correctement déclarée par chaque EED, les étudiants doivent s’assurer qu’ils possèdent un permis de travail valide sur lequel figure le nom de l’EED avant de commencer leurs études dans cet établissement. Dans certains cas, ils doivent présenter 2 demandes de permis d’études en même temps, soit 1 pour chaque EED. Ils doivent convaincre l’agent qu’ils satisferont aux exigences pour les 2 demandes.

L’agent doit délivrer un permis d’études valide pour la durée des études dans chaque EED, conformément à la lettre d’acceptation fournie, et doit inscrire le nom de l’autre établissement dans lequel le programme est offert dans le champ « Remarques ». Dans le tableau des remarques bilingues, consultez la description de la condition/sous_‑catégorie « Permis d’études – Programmes d’études communs impliquant plus d’un établissement » pour obtenir la remarque applicable.

Renouvellement du permis d’études

Si l’agent a des doutes lorsqu’il examine une demande de renouvellement de permis d’études, il peut, conformément au R220.1(4), demander à l’étudiant de fournir une preuve qu’il a respecté les conditions de son permis d’études. Le demandeur pourrait devoir présenter des documents délivrés par un EED indiquant qu’il est inscrit dans un EED et qu’il y poursuit activement ses études.

Préoccupations concernant un établissement

Bien que la délivrance des permis d’études soit limitée aux personnes acceptées dans un EED, il peut y avoir des cas où un étudiant présente une lettre d’acceptation d’un établissement d’enseignement à l’égard duquel des préoccupations sont soulevées concernant ses pratiques administratives ou scolaires.

Vérification des lettres d’acceptation pour les EED postsecondaires

Conformément au R222.1(1)a), l’EED postsecondaire doit confirmer la lettre d’acceptation fournie par le demandeur. L’EED doit effectuer les activités de vérification au moyen du portail ou par courriel, à la demande d’IRCC.

Cette exigence est entrée en vigueur aux dates suivantes pour tous les EED postsecondaires :

• le 1er décembre 2023 pour les demandes de permis d’études présentées à l’extérieur du Canada;
• le 30 janvier 2024 pour les demandes de permis d’études et les demandes de prolongation de permis d’études présentées au Canada.

Lorsqu’un demandeur présente une demande de permis d’études ou de prolongation de permis d’études, une activité de vérification est créée dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) une fois la demande promue.

L’EED reçoit un avis quotidien par courriel pour l’informer qu’une activité de vérification nécessite son attention dans le portail de vérification des lettres d’acceptation d’IRCC. L’EED doit ouvrir une session dans le portail pour effectuer l’activité de vérification. Il dispose de 10 jours civils pour effectuer cette activité.

• Si l’activité est réalisée dans le délai prescrit(l’état de validation est changé à « Vérifié – Conforme », « Vérifié – Non conforme » ou « Annulé »), l’information sera envoyée au SMGC et la demande sera prête à être traitée.
  • Remarque : Une fois que l’état de validation a été soumis à IRCC, l’EED ne peut plus le modifier. En cas d’erreur ou de changement de situation, l’EED enverra un courriel dans la boîte de réception de l’équipe responsable des lettres d’acceptation, qui transmettra l’information à la direction générale compétente responsable du traitement.
  • Les agents n’ont pas besoin d’attendre que la date limite de la vérification soit passée et peuvent commencer le traitement d’une demande dès que l’état de validation autre que « Non commencé » est reçu dans le SMGC.
• Si l’activité de vérification n’est pas réalisée dans le délai prescrit par l’EED (aucune réponse) :
  • la demande sera fermée et les frais de traitement du permis d’études seront remboursés;
  • IRCC enverra une lettre au demandeur pour l’informer que son EED n’a pas validé sa lettre d’acceptation, que sa demande est fermée et que les frais de traitement de son permis d’études lui seront remboursés.

 

Important : L’agent doit confirmer qu’aucune autre activité de vérification manuelle de la lettre d’acceptation n’est en cours avant de finaliser le traitement.

Il peut y avoir des cas où la vérification est effectuée par courriel à la demande d’IRCC. Ces vérifications doivent également être effectuées dans le même temps alloué (avant la date limite indiquée dans le courriel).

Prolongation de la période de vérification des lettres d’acceptation

Conformément au R222.1(2)a), un EED peut se voir accorder une prolongation pour la vérification des lettres d’acceptation dans une (ou plusieurs) des circonstances suivantes :

• une panne prolongée des systèmes d’alimentation, de communication ou d’autres infrastructures;
• une catastrophe naturelle;
• une urgence de santé publique;
• un conflit de travail.

Si l’une de ces circonstances empêche l’EED d’effectuer l’activité de vérification des lettres d’acceptation, l’EED doit envoyer un courriel dans le portail de vérification des lettres d’acceptation d’IRCC à IRCC.LOAPortal-PortailLA.IRCC@cic.gc.ca pour demander une prolongation avant que la date limite de la validation soit passée. IRCC répondra à l’EED pour l’ informer si la prolongation est accordée, pour quelle durée et fournira des instructions pour effectuer les activités de vérification pendant la période de prolongation accordée. Veuillez noter que si la prolongation est accordée, les demandes de permis d’études présentées pour l’EED ne seront pas traitées tant que la vérification n’est pas terminée ou que la date de la prolongation n’est pas passée.

Définitions des états de vérification des lettres d’acceptation

L’EED entrera les résultats dans le portail en indiquant l’un des états de vérification ci dessous.

• Vérifié – Conforme : L’EED a vérifié et a confirmé que la lettre d’acceptation fournie par le demandeur à IRCC dans sa demande a été délivrée par l’EED.
• Vérifié – Non conforme : L’EED a vérifié et a confirmé que la lettre d’acceptation fournie par le demandeur à IRCC dans sa demande n’a pas été délivrée par l’EED.
• Annulé : La lettre d’acceptation présentée par le demandeur à IRCC a été annulée par l’EED.
  • Remarque : Ceci pourrait également inclure une Lettre d’acceptation reportée, car la lettre d’acceptation fournie au moment de la demande a été annulée et une nouvelle lettre d’acceptation a été délivrée.
• Aucune réponse : L’EED n’a pas réalisé l’activité de vérification dans les 10 jours civils comme indiqué dans le champ de la date de fin de la vérification dans le SMGC (accessible à l’interne seulement).