Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) : Conseil des nouveaux arrivants
Institution fédérale responsable
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Nom du programme/de l’activité
Conseil des nouveaux arrivants
Autorisation légale
Selon la composition du Conseil et la nature des discussions, la collecte de renseignements personnels pourrait être liée à des programmes particuliers d’immigration/de réfugiés, de citoyenneté et/ou de passeport.
Les autorisations pertinentes comprennent ce qui suit :
- la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration;
- article 4;
- la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés;
- article 12, paragraphes 22(1) et 95(1), sous‑alinéas 3(1)a)-j) et S.3(2)a)-h);
- la Loi sur la citoyenneté.
- paragraphes 3(1) et 5(1);
- ainsi que le Programme de passeport, lequel existe aux termes de la prérogative royale et comprend le Décret sur les passeports canadiens.
Description du programme ou de l’activité
En février 2023, IRCC a lancé un Examen stratégique de l’immigration dans le but de recueillir des commentaires sur la vision collaborative pour le système d’immigration du Canada. Dans le cadre du processus d’examen, il y a eu un grand intérêt de la part des participants individuels et des organismes à échanger avec des hauts fonctionnaires d’IRCC. Un participant a mentionné que la création d’un conseil consultatif composé d’immigrants et de nouveaux arrivants serait une bonne façon d’inclure leur perspective dans les discussions soutenues sur l’avenir du système d’immigration.
Le Conseil des nouveaux arrivants est une nouvelle initiative qui rassemblera jusqu’à 12 immigrants qui sont arrivés au Canada au cours des 10 dernières années et qui ont une expérience vécue du système d’immigration du Canada. Le Conseil tiendra des réunions en personne et virtuelles, et rendra compte au sous-ministre d’IRCC. Dans le cadre des réunions, les membres du Conseil seront invités à faire part de leurs points de vue, de leurs idées et de leur expérience à l’égard de divers sujets liés à l’immigration, et ce, sur une base volontaire et non par attribution.
À mesure que le Conseil se forme et amorce ses activités, des renseignements personnels pourraient être recueillis de façon officielle ou officieuse dans trois domaines clés :
- Demande : Identifier, contrôler et évaluer les personnes présentant leur candidature pour occuper un poste au sein du Conseil, y compris effectuer la vérification des références et des antécédents en matière d’immigration
- Activités du Conseil : Faciliter la participation aux réunions et aux activités (p. ex. les membres peuvent faire part de leur expérience en matière d’immigration, de leurs commentaires ou de leurs points de vue pendant les réunions)
- Remboursements : Traiter les demandes de remboursement des frais de voyage et d’hébergement
Il ne s’agit pas d’une EFVP pluri-institutionnelle, puisque les renseignements personnels ne seront pas communiqués à l’extérieur d’IRCC.
Fichiers de renseignements personnels
Résumé de la détermination et de la catégorisation des risques
Vous trouverez ci-dessous le tableau de détermination et de catégorisation des risques correspondant à cette initiative.
| a) Type de programme ou d’activité | Échelle de risque |
|---|---|
| Programme ou activité qui ne nécessite pas la prise d’une décision concernant une personne identifiable | Case à cocher : décoché ☐ 1 |
| Administration des programmes, des activités et des services | Case à cocher : coché ☒ 2 |
| Conformité ou enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation | Case à cocher : décoché ☐ 3 |
| Programme ou activité qui nécessite la prise d’une décision concernant une personne identifiable | Case à cocher : décoché ☐ 4 |
| Enquête criminelle et application de la loi, ou sécurité nationale | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
| b) Type de renseignements personnels recueillis et contexte | Échelle de risque |
|---|---|
| Seuls les renseignements personnels, qui ne sont pas de nature délicate selon le contexte, recueillis directement auprès de la personne ou fournis avec son consentement aux fins de divulgation en vertu d’un programme autorisé. | Case à cocher : décoché ☐ 1 |
| Renseignements personnels fournis par la personne avec le consentement d’utiliser des renseignements détenus par une autre source pour autant que les renseignements ne soient pas de nature délicate après la collecte. | Case à cocher : décoché ☐ 2 |
| Renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou mettant en cause un représentant agissant au nom de la personne concernée. | Case à cocher : décoché ☐ 3 |
| Le numéro d’assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d’autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore le contexte de ceux-ci est de nature délicate. | Case à cocher : coché ☒ 4 |
| Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles, ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate. | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
| c) Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l’activité | Échelle de risque |
|---|---|
| Au sein de l’institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d’une même institution) | Case à cocher : coché ☒ 1 |
| Avec d’autres institutions fédérales | Case à cocher : décoché ☐ 2 |
| Avec d’autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux | Case à cocher : décoché ☐ 3 |
| Avec des organisations du secteur privé | Case à cocher : décoché ☐ 4 |
| Avec des organisations internationales ou des gouvernements étrangers | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
| d) Durée du programme ou de l’activité | Échelle de risque |
|---|---|
| Programme ou activité ponctuelle | Case à cocher : décoché ☐ 1 |
| Programme ou activité à court terme | Case à cocher : coché ☒ 2 |
| Programme ou activité à long terme | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
| e) Personnes concernées par le programme | Échelle de risque |
|---|---|
| Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent certains employés. | Case à cocher : décoché ☐ 1 |
| Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives internes touchent tous les employés. | Case à cocher : décoché ☐ 2 |
| Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives externes touchent certaines personnes. | Case à cocher : coché ☒ 4 |
| Les renseignements personnels utilisés dans le cadre du programme à des fins administratives externes touchent toutes les personnes. | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
| f) Technologie et vie privée (Une réponse affirmative indique la présence possible de risques et d’atteintes à la vie privée qui devront être évalués et, si requis, atténués). | Échelle de risque |
|---|---|
| L’activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique ou l’utilisation d’une technologie émergente afin de créer, de collecter ou de traiter des renseignements personnels dans le but de soutenir le programme ou l’activité? | Case à cocher : décoché ☐ Oui Case à cocher : coché ☒ Non |
| L’activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, requiert-il des modifications aux anciens systèmes informatiques? | Case à cocher : décoché ☐ Oui Case à cocher : coché ☒ Non |
Questions propres aux technologies et à la protection de la vie privée L’activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend-il la mise en œuvre de nouvelles technologies ou l’une ou plusieurs des activités suivantes : |
Case à cocher : décoché ☐ Oui Case à cocher : coché ☒ Non |
| g) Transmission des renseignements personnels | Échelle de risque |
|---|---|
| Les renseignements personnels sont utilisés dans un système fermé (c.-à-d. qu’il n’y a pas de connexion à Internet, à l’intranet ou à tout autre système et que la circulation des documents papier est contrôlée). | Case à cocher : décoché ☐ 1 |
| Les renseignements personnels sont utilisés au sein d’un système qui est branché à au moins un autre système. | Case à cocher : décoché ☐ 2 |
| Les renseignements personnels sont transférés sur un dispositif portable (c.-à-d. clé USB, disquette, ordinateur portable), transférés sur un autre support ou imprimés. | Case à cocher : décoché ☐ 3 |
| Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil. | Case à cocher : coché ☒ 4 |
| Les renseignements personnels sont transmis par l’intermédiaire d’un service infonuagique. | Case à cocher : décoché ☐ 5 |
Résumé des risques et des stratégies d’atténuation
Selon l’évaluation, la probabilité de risques pour la vie privée associée au Conseil des nouveaux arrivants est généralement faible, et les répercussions découlant d’atteintes à la vie privée involontaires sont aussi faibles.
Les risques éventuels liés à la protection de la vie privée seront atténués en veillant à ce que les personnes soient dûment informées de la façon dont leurs renseignements personnels seront utilisés avant qu’ils ne soient recueillis ainsi qu’en exigeant le consentement écrit des personnes, au besoin, dans le cadre de toute utilisation de leurs renseignements personnels. D’autres mesures d’atténuation qui seront en place comprennent ce qui suit, sans toutefois s’y limiter : recueillir uniquement les renseignements nécessaires pour réaliser les activités du Conseil; tirer parti de processus électroniques; limiter le droit d’accès aux renseignements personnels en fonction du principe du besoin de savoir.
Après chaque cohorte du Conseil, un examen systématique des procédures existantes sera effectué, dont le respect de la vie privée. De plus, l’accès au système de TI sera surveillé et mis à jour régulièrement à mesure que des employés se joignent à l’équipe ou la quittent.
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