Où et quand organiser une cérémonie

Découvrez les éléments clés à prendre en considération pour choisir le moment et le lieu appropriés pour tenir la cérémonie de citoyenneté que vous organisez.

Sur cette page

• Quand organiser une cérémonie
• Où organiser une cérémonie

Quand organiser une cérémonie

Les cérémonies peuvent avoir lieu le matin, l’après-midi ou en début de soirée. Pour assurer une bonne coordination :

• Vous devez consulter le personnel d’IRCC afin d’éviter tout conflit d’horaire.
• Les cérémonies organisées en semaine ont généralement lieu pendant les heures normales de bureau.
• Des cérémonies peuvent être organisées le week-end pour des occasions spéciales.
• Les jours fériés sont généralement évités, à l’exception de la fête du Canada.
• Si vous souhaitez qu’un élu soit présent, vérifiez sa disponibilité en consultant le calendrier des séances du gouvernement approprié. Avisez le bureau d’IRCC et nous enverrons l’invitation.

La durée de la cérémonie peut varier en fonction du nombre de candidats invités et de la tenue ou non d’une réception. De plus amples renseignements sur les calendriers des cérémonies sont disponibles sur demande.

Où organiser une cérémonie

Les lieux de cérémonie varient en fonction du type d’événement : virtuel ou en personne.

Cérémonie virtuelle

• La cérémonie se déroule à l’aide d’un logiciel de vidéoconférence.
• Le personnel d’IRCC organisera la cérémonie virtuelle.

Cérémonie en personne

Les hôtes doivent consulter le personnel d’IRCC pour confirmer le lieu de la cérémonie.

Les cérémonies de citoyenneté en personne peuvent avoir lieu :

• à votre bureau local d’IRCC;
• dans un lieu communautaire accessible et adapté à l’occasion.

Gardez à l’esprit que la famille et les amis assistent souvent à cette occasion spéciale et que les grandes salles sont à privilégier.

Bureaux locaux d’IRCC

Avec l’approbation d’IRCC, les hôtes peuvent organiser une cérémonie de citoyenneté en personne et une réception (le cas échéant) au bureau local d’IRCC le plus près.

Options de lieux communautaires

Le personnel d’IRCC visitera le lieu proposé avec l’hôte afin de s’assurer qu’il soit approprié pour la cérémonie.

Voici quelques exemples de lieux appropriés :

• écoles
• bibliothèques
• organismes de services
• associations ethniques et centres multiculturels
• musées et galeries d’art
• centres communautaires ou de loisirs
• hôtel de ville
• installations fédérales ou provinciales
• parcs
• centres commerciaux
• salles adjacentes aux églises, aux synagogues, aux temples et aux mosquées
  • La cérémonie ou la salle de réception doit toutefois être exempte de symboles religieux.
  • Les cérémonies de citoyenneté ne peuvent pas avoir lieu dans des lieux de culte.
• théâtres
• chambres de commerce
• salles du Conseil

Liste de contrôle pour les lieux communautaires

Assurez-vous que le lieu :

Liste de contrôle pour les lieux communautaires

• peut accueillir confortablement les nouveaux citoyens et les invités :
  • comprend une scène sur laquelle peuvent être placés un lutrin ou un podium, un portrait du monarque, un grand drapeau canadien et des sièges pour le président de cérémonie, le greffier et les invités spéciaux;
  • comprend des places assises pour les candidats et leurs invités;
• est entièrement accessible, y compris les toilettes, la plate-forme de cérémonie et la scène;
  • par exemple, le lieu de la cérémonie et la scène sont accessibles en fauteuil roulant et il y a des places de stationnement accessibles
• dispose d’un loge séparée pour le président de cérémonie et le greffier;
• n’est pas associé à la vente d’alcool ou à la publicité liée à l’alcool, aux jeux d’argent, aux drogues ou à des comportements inappropriés;
• dispose de salles de réunion ou d’espaces séparés pour :
  • l’enregistrement des candidats à l’arrivée;
  • les invités spéciaux (salle d’attente avant et après la cérémonie);
  • un vestibule, le cas échéant;
  • la réception;
  • les entrevues, si nécessaire;
• dispose de suffisamment de places de stationnement;
• est facile d’accès par les transports en commun;
• dispose d’un bon éclairage sur la scène et dans la zone des places assises;
• dispose d’un équipement audio, y compris des microphones;
• dispose d’un équipement visuel (facultatif);
• dispose d’un système de régulation de la température;
• ne contient pas (ou les items sont recouverts) :
  • d’affiches, d’inscriptions ou de panneaux offensants ou controversés;
  • de symboles religieux;
  • d’images qui pourraient être perçues comme discriminatoires ou excluantes;
  • de logos d’entreprise.

 Gestion des risques lors d’événements publics

Les grands événements publics, comme les cérémonies de citoyenneté, peuvent se heurter à des défis inattendus, comme :

• du bruit ou des distractions visuelles provenant d’événements à proximité;
• des perturbations météorologiques si le lieu de la cérémonie est à l’extérieur.

Pour gérer ou réduire les risques :

• recrutez des bénévoles pour aider à assurer la sécurité de l’événement;
• informez-vous sur les autres événements qui se déroulent à proximité et choisissez la date ou l’heure qui convient le mieux;
• prévoyez un lieu de rechange à l’intérieur en cas de mauvais temps, comme de la pluie ou une chaleur extrême.