Lignes directrices et ressources
Consultez ces ressources pour vous aider dans votre planification et pour assurer une cérémonie de citoyenneté respectueuse, inclusive et bien menée :
- Lignes directrices relatives à la réception (cérémonie en personne uniquement)
- Lignes directrices relatives à l’affichage et à la publicité
- Lignes directrices concernant les médias sociaux
- Lignes directrices pour la photographie des hôtes et l’enregistrement
- Lignes directrices relatives aux cadeaux
- Travailler avec les médias (cérémonie en personne uniquement)
Lignes directrices relatives à la réception (cérémonie en personne uniquement)
Bien que facultative, l’organisation d’une réception après la cérémonie est un excellent moyen de célébrer les nouveaux citoyens et d’accueillir leurs invités. Les réceptions comprennent généralement des rafraîchissements légers dans une ambiance chaleureuse et festive.
En tant qu’hôte, vos responsabilités comprennent les suivantes :
- présenter les bénévoles de la réception au personnel d’IRCC;
- vous assurer que la nourriture et les boissons sont prêtes avant le début de la cérémonie;
- aménager la zone de réception (tables, chaises, affiches);
- accueillir les nouveaux citoyens et leurs invités et les guider vers la zone de réception;
- servir des rafraîchissements aux nouveaux citoyens et aux invités;
- nettoyer et remettre les lieux dans leur état initial;
- placer des affiches pour les allergies ou les sensibilités alimentaires.
Menu et matériel suggérés
- Boissons : eau, café, thé ou jus de fruit
- Ne pas servir d’alcool (pas de bière, de vin, de liqueur ou de spiritueux)
- Compléments : lait, crème et sucre
- Options alimentaires : gâteaux, biscuits, sandwichs ou wraps, fromage, craquelins
- Matériel :
- assiettes et couverts (sans marque d’entreprise)
- contenants biodégradables pour les breuvages
- serviettes
- nappes
- centre de table
Nous recommandons l’utilisation de produits ne contenant pas de noix et l’étiquetage clair de tous les aliments et boissons.
Lignes directrices relatives à l’affichage et à la publicité
Des règles spécifiques s’appliquent aux hôtes et aux commanditaires en matière d’affichage et de contenu promotionnel lors des cérémonies de citoyenneté.
Hôtes
- Les hôtes peuvent afficher 1 à 2 bannières bilingues à l’arrière de la salle de cérémonie ou dans le couloir près de la zone de réception.
- Les hôtes peuvent installer une table ou un kiosque avec des documents bilingues sur leur organisation et leurs programmes.
- Il doit être placé à l’arrière de la salle ou à l’extérieur de la salle de cérémonie, idéalement dans la zone de réception.
- IRCC déterminera ce qui est autorisé en fonction de l’espace disponible.
- Les représentants de l’hôte doivent rester à leur table ou kiosque.
- Les hôtes ne peuvent pas distribuer activement les documents proposés à la table ou au kiosque : les nouveaux citoyens ou les invités doivent les aborder de leur propre initiative.
- Les équipes sportives ou autres centres multiculturels agissant en tant qu’hôtes peuvent demander à IRCC une liste de référence indiquant ce qui est permis et ce qui ne l’est pas en matière de publicité.
Commanditaires
- Les commanditaires ne sont pas autorisés à placer des affiches ou des logos ou à installer une table ou un kiosque, à aucun moment — ni avant, ni pendant, ni après la cérémonie — que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de la zone de cérémonie désignée.
- IRCC peut fournir aux commanditaires une liste de référence propre aux commanditaires, qui décrit ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas.
Lignes directrices concernant les médias sociaux
Si vous diffusez de l’information au sujet d’une cérémonie de citoyenneté sur les réseaux sociaux, avant ou après l’événement, veuillez respecter les lignes directrices suivantes :
Hôtes
- Indiquez clairement votre rôle en utilisant des expressions telles que :
- « Hôte de la cérémonie de citoyenneté »
- « Une cérémonie de citoyenneté d’IRCC organisée par [nom de l’hôte] aura lieu le [date]. »
- IRCC remerciera l’hôte au cours de la cérémonie et pourra le mentionner dans les avis aux médias, le cas échéant.
Commanditaires
- Les commanditaires doivent se présenter comme « commanditaire de la cérémonie de citoyenneté organisée par [nom de l’hôte] ».
- IRCC ne mentionnera pas les commanditaires dans les réseaux sociaux, dans les avis aux médias ou durant la cérémonie.
Lignes directrices pour la photographie des hôtes et l’enregistrement
Assurez-vous d’avoir obtenu le consentement explicite des participants si vous :
- prévoyez photographier ou enregistrer la cérémonie;
- souhaitez utiliser le contenu dans des publications, les réseaux sociaux ou des diffusions en direct.
Nous vous recommandons vivement de préparer votre propre formulaire d’autorisation à faire signer aux participants à la cérémonie. Le formulaire d’autorisation d’IRCC ne couvre pas un usage externe.
Diffusion en direct
Les hôtes doivent discuter avec les représentants d’IRCC s’ils souhaitent diffuser en direct une cérémonie de citoyenneté, car ces derniers doivent en informer à l’avance tous les participants à la cérémonie.
Lignes directrices relatives aux cadeaux
Les hôtes et les invités spéciaux peuvent choisir d’offrir des cadeaux aux nouveaux citoyens dans le cadre de la célébration. Offrir un cadeau est facultatif.
Ces cadeaux doivent :
- être de petite taille et peu coûteux;
- être non partisans et non-promotionnels (aucun logo);
- être bilingues;
- représenter l’identité et les valeurs du Canada.
Idées de cadeaux acceptables
Voici quelques suggestions de cadeaux acceptables :
- épinglettes, porte-clés, insignes et autres objets représentant le Canada;
- Les élus peuvent distribuer des épinglettes ou des insignes portant le nom de leur province, territoire ou municipalité; une carte professionnelle non partisane peut être incluse.
- drapeaux canadiens;
- livres sur les paysages, l’histoire, l’art ou d’autres sujets liés au Canada;
- cartes et objets artisanaux réalisés par les enfants de la communauté;
- plants d’arbres;
- lettres de félicitations non personnalisées, bilingues et non partisanes (nous ne communiquerons pas les noms des candidats).
Lignes directrices d’IRCC relatives aux cadeaux
- IRCC fournit aux députés fédéraux la liste des nouveaux citoyens canadiens (uniquement ceux qui ont donné leur consentement) afin que les députés puissent envoyer des lettres de félicitations personnalisées à leurs nouveaux électeurs après la cérémonie.
- Nous ne recommandons pas les certificats de félicitations, car ils pourraient être confondus avec le certificat officiel de citoyenneté canadienne.
- Les cadeaux qui promeuvent une seule nationalité ou un seul groupe démographique ne sont pas autorisés.
Rappels
- Tous les cadeaux et tout le matériel doivent être approuvés par IRCC avant d’être distribués lors d’une cérémonie.
- IRCC collabore à l’occasion avec des équipes sportives et des galeries. Nous pouvons fournir des détails sur demande.
Travailler avec les médias (cérémonie en personne uniquement)
Une couverture médiatique peut contribuer à mettre en évidence l’importance des cérémonies de citoyenneté. Mais elle doit être soigneusement coordonnée afin de respecter les participants et de préserver l’intégrité de l’événement.
Responsabilités de l’hôte
Avant d’impliquer des médias, les hôtes doivent :
- consulter le personnel d’IRCC avant d’envoyer toute invitation aux médias;
- s’assurer que les représentants des médias comprennent qu’ils doivent utiliser leurs propres formulaires d’autorisation lorsqu’ils interrogent des nouveaux citoyens;
- préparer les zones prévues pour les entrevues sur le lieu de la cérémonie;
- vérifier qu’il y a suffisamment de prises électriques pour l’équipement des médias;
- déterminer si des plateformes surélevées sont nécessaires pour le tournage ou la photographie;
- informer le personnel d’IRCC ou les Relations avec les médias d’IRCC de toute préoccupation concernant la présence des médias à la cérémonie.
Soutien d’IRCC
Le personnel d’IRCC peut :
- aider à coordonner les entrevues avec les nouveaux citoyens ou les invités spéciaux;
- fournir un soutien supplémentaire aux journalistes qui assistent à la cérémonie.
Lorsque des journalistes sont officiellement invités à une cérémonie, IRCC publie généralement un communiqué de presse et les journalistes peuvent coordonner leur participation par l’intermédiaire des Relations avec les médias d’IRCC.