Comment organiser une cérémonie

• Finalisez les détails concernant la date et le lieu.
  Points à garder à l’esprit

  • Prévoyez un plan de rechange au cas où un report serait nécessaire.
  • Tenez compte d’éventuelles célébrations culturelles ou religieuses pour la date choisie.
• Rencontrez-nous en personne, virtuellement ou par téléphone.
  Points à discuter

  Lors de la réunion, nous examinerons les détails, notamment :

  • président de cérémonie;
  • invités spéciaux et conférenciers;
  • exigences en matière de bilinguisme (nous vous transmettrons un guide du bilinguisme);
  • thèmes;
  • logistique;
  • hymne national : choisir entre une performance en direct ou un enregistrement audio.

  
  

  Dans le cas d’une cérémonie en personne, nous examinerons également ce qui suit :

  • exigences relatives au lieu et plans de rechange pour les emplacements extérieurs;
  • capacité du lieu à accueillir les nouveaux citoyens et leurs invités;
  • plans pour la réception (facultatif).
• Veuillez lire attentivement et signer l’entente relative à l’organisation que nous vous remettrons.
  À quoi s’attendre avec l’entente

  • Elle définit les rôles et responsabilités d’IRCC et de votre organisation.
  • Elle peut être adaptée aux spécificités de votre cérémonie.
  • Si vous organisez plusieurs événements par an, une seule entente suffit.
  • Toutefois, si votre organisation organise des cérémonies dans différentes régions, des ententes distinctes avec chaque bureau local d’IRCC sont nécessaires.
• Communiquez les coordonnées des invités spéciaux, des conférenciers invités et des autres participants importants.

• Assistez à une réunion hebdomadaire avec les organisateurs de la cérémonie afin de discuter de la logistique de la cérémonie.
• Effectuez une visite des lieux avec le personnel d’IRCC.

• Créez et soumettez une liste d’invités à IRCC aux fins d’approbation.
• Envoyez les invitations aux invités spéciaux, le cas échéant.
  • Généralement, ce sont les agents d’IRCC qui envoient les invitations.
  • Dans certains cas, IRCC peut approuver la liste des invités spéciaux et autoriser l’hôte à envoyer les invitations.

• Organisez des divertissements, un spectacle ou un intermède musical, le cas échéant.
• Confirmez toute disposition particulière relative au lieu, comme la manière dont les participants à la cérémonie et les représentants d’IRCC accéderont aux lieux dont l’entrée est payante.

• Si un participant autochtone participe, veuillez coordonner les éléments suivants :
  • toutes les exigences liées à la cérémonie, telles que purification, présentations et offrandes;
  • préférences pour la réception d’objets cérémoniels;
  • profil en vue de la présentation des participants autochtones par le président de cérémonie.

• Fournissez au bureau local d’IRCC l’information destinée aux clients (comme les renseignements sur le stationnement, l’accès au bâtiment, les indications routières) afin qu’elle soit incluse dans les invitations à la cérémonie.
• Planifiez la configuration du lieu : chaises, scène, podium, tables, salle verte, zone d’inscription et d’accueil.
• Déterminez si un communiqué de presse est nécessaire.
• Planifiez la réception (facultatif).
• Recrutez des bénévoles pour jouer le rôle de placeurs et d’hôtes d’accueil (y compris des bénévoles bilingues).
• Communiquez les détails relatifs aux transports publics au personnel d’IRCC.
• Engagez un photographe, si nécessaire.
• Réservez une installation audiovisuelle (facultatif mais recommandé).
• Finalisez les arrangements relatifs au service de restauration et aux compositions florales, le cas échéant.
• Organisez un comité de nettoyage.
• Envisagez d’offrir de l’eau aux participants en utilisant des contenants biodégradables (pas de bouteilles ou de gobelets en plastique).
• Réfléchissez à des idées de petits cadeaux (facultatif) à remettre à la file de réception de la citoyenneté, y compris leur coût et le message bilingue qui les accompagnera.

• Examinez la séquence détaillée des événements préparée par le greffier de la cérémonie.
• Confirmez toute disposition particulière concernant les conférenciers invités, les spectacles, la musique ou les divertissements, comme les cérémonies de purification ou les exigences en matière de sécurité.
• Examinez l’allocution du représentant de l’hôte avec le personnel d’IRCC.
• Répondez à toute requête spéciale des participants.

• Préparez un communiqué de presse.
• Invitez les médias.

• Finalisez le menu de la réception, en tenant compte des restrictions alimentaires.
• Commencez la promotion auprès des médias, le cas échéant.
• Songez à assister à une cérémonie en personne si vous ne savez pas exactement comment se déroule une cérémonie.

• Testez tous les systèmes audio et d’éclairage.
• Vérifiez que tous les fichiers multimédias, tels que la musique et les vidéos, ont bien été reçus et testés avec succès sur les appareils qui seront utilisés.
• Informez les bénévoles et assignez-leur leurs tâches liées à la cérémonie.
• Dans le cas d’une cérémonie virtuelle :
  • Vérifiez que le personnel d’IRCC vous a bien fourni le lien pour la vidéoconférence.
  • Assurez-vous que tout l’équipement technologique fonctionne adéquatement.
• Dans le cas d’une cérémonie en personne :
  • Aménagez le lieu, y compris les sièges, la scène et les affiches, si possible.
  • Finalisez les plans pour la réception.

• Arrivez sur le lieu de la cérémonie ou connectez-vous à la cérémonie virtuelle au moins 45 minutes à l’avance.
• Assurez-vous que toutes les installations et l’équipement sont opérationnels.
• Dans le cas d’une cérémonie en personne :
  • Accueillez chaleureusement les nouveaux citoyens et les invités à leur arrivée.
  • Utilisez des formules de salutation bilingues (« hello, bonjour ») pour accueillir les clients et réorientez-les vers du personnel bilingue si nécessaire.
  • Retirez ou couvrez tout symbole publicitaire ou religieux dans les zones liées à la cérémonie.
  • Informez le personnel d’IRCC de tout changement ou problème de dernière minute.
  • Si des médias sont présents, nommez-les et assistez-les.
  • Préparez l’espace de réception pour les célébrations qui suivront la cérémonie.

Si l’interprète de l’hymne national annule à la dernière minute, diffusez la vidéo officielle de l’hymne national « Ô Canada » fournie par IRCC. Ne remplacez pas l’interprète prévu par un chanteur qui n’est pas prêt.