DOAD 5039-4, Traduction – Produire et acquérir des documents dans les deux langues officielles

Table des matières

1. Introduction
2. Définitions
3. Abréviations
4. Aperçu
5. Produire et acquérir des documents dans les deux langues officielles
6. Conformité et conséquences
7. Responsabilités
8. Références

1. Introduction

Date de publication : 1999-03-31

Date de la dernière modification : 2024-01-12

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

• OAFC 2-14, Services de traduction, de terminologie et d'interprétation
• OAFC 2-15, Langues officielles
• Directive d'orientation du QGDN P1/95
• Directive d'orientation du QGDN P3/95

Autorités approbatrices :

• Chef – Conduite professionnelle et culture (CCPC)
• Sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ])

Demandes de renseignements : Directeur – Langues officielles (DLO)

2. Définitions

services centraux (central services)

Services normalement nécessaires à un employé du MDN ou un militaire afin qu'il puisse exercer ses fonctions. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696971)

services personnels (personal services)

Services qui ont une influence sur un employé du MDN ou un militaire sur le plan personnel. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696998)

3.Abréviations

4. Aperçu

Interprétation

4.1 Dans la présente DOAD :

• « document » désigne tout élément d’information qui est, ou sera, sous le contrôle du MDN ou des FAC, quel qu’en soit le support ou la forme, et comprend tout document papier, photographie, carte, tableau, relevé d’arpentage, plan, livre, manuel, publication sur les réseaux sociaux, discours, compte, enregistrement audio, enregistrement vidéo, pellicule, fichier informatique, courriel, fichier électronique ou les métadonnées d’un document électronique;
• « documentation technique » désigne tout document ou publication technique, document de formation, illustration ou diagramme, ou tout autre document relatif à l’équipement.

Contexte

4.2 La Loi sur les langues officielles, la Politique des langues officielles du CT et la DOAD 5039-0, Langues officielles exigent que les documents énoncés au paragraphe 5.2 soient disponibles dans les deux LO. La présente DOAD énonce les exigences et les procédures à suivre relatives à la production et à l’acquisition de documents dans les deux LO.

4.3 La présente DOAD devrait être lue conjointement avec la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du CT.

5. Produire et acquérir des documents dans les deux langues officielles

Principes d’opération

5.1    Lors de la production et de l’acquisition de documents dans les deux LO, soit par l’achat d’un document bilingue, par la production à l’interne ou par la traduction du document dans l’autre LO, le MDN et les FAC doivent s’assurer que les versions française et anglaise sont :

1. de qualité égale;
2. disponibles simultanément.

Détermination de la nécessité des deux LO

5.2 Un document doit être dans les deux LO s’il :

       a. est destiné au public de la région de la capitale nationale ou de tout autre point de service désigné bilingue pour
           les communications avec le public et la prestation de services au public;
       b. concerne la santé, la sûreté ou la sécurité des employés du MDN, des militaires ou de leurs familles;
       c.  est nécessaire à des fins de formation ou à des fins d’instruction professionnelle des militaires;
       d.  est nécessaire à l’utilisation comme instrument de travail ou à des fins de supervision en lien avec les services                      personnels pour les militaires et leurs familles;
       e.  est nécessaire à l’utilisation comme instrument de travail ou à des fins de supervision en lien avec les services                      centraux pour les employés du MDN et les militaires dans une région bilingue;
        f.  est destiné, soit au départ, soit après redistribution, aux employés du MDN et aux militaires des deux groupes                    linguistiques.

5.3 Un document peut être rédigé dans la LO choisie par l’auteur mais doit être traduit avant sa distribution ou sa publication finale.

5.4 Un document distribué pour commentaires doit porter clairement la mention « ÉBAUCHE ». Les commentaires peuvent être formulés dans la LO choisie par le répondant dans le cas de tout document visé au paragraphe 5.2.

Moyens d’acquérir des documents bilingues 

5.5 Lorsqu’un document est requis dans les deux LO, le BPR peut :

a. acheter la version bilingue, notamment pour les documents techniques;
b. produire un document bilingue pour les textes courts de nature administrative :
    i.   en faisant traduire le document par l’auteur;
    ii.  en utilisant des traducteurs ou d’autres ressources internes;
    iii. en utilisant un logiciel de traduction approuvé;
c. demander au Bureau de la traduction ou au secteur privé de traduire le document.

5.6 Les BPR qui négocient et concluent des accords contractuels avec le secteur privé pour la traduction de documents doivent se conformer aux documents suivants :

 a. la Politique sur la planification et la gestion des investissements du CT;
 b. la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du CT.

5.7 Le MDN et les FAC doivent payer la traduction des documents à partir des fonds de traduction alloués dans leurs budgets de fonctionnement respectifs.

PE avec le Bureau de la traduction

5.8 Le PE pour les services linguistiques entre le Bureau de la traduction et le MDN et les FAC précise les conditions sous lesquelles le Bureau de la traduction fournit des services de traduction.

5.9 Ce PE permet aux N1 qui souhaitent faire affaire avec le Bureau de la traduction de déterminer leurs besoins en traduction et d’obtenir des services de traduction et des services linguistiques spécialisés au besoin.

Terminologie

5.10 Toutes les traductions doivent être conformes à la terminologie approuvée du MDN et des FAC.

5.11 Le Directeur – Stratégie et surveillance du programme gère la terminologie du MDN et des FAC par le biais du Programme de terminologie de la défense.
5.12  L’ordre de préséance des sources terminologiques approuvées est énoncé au paragraphe 5.13 de la DOAD 6004-1, Programme de terminologie de la défense. Toute question relative à la terminologie doit être envoyée à +Terminology@ADM(IM) DDIMP@Ottawa-Hull.

Logiciel de traduction

5.13 Les logiciels de traduction en ligne sans licence peuvent uniquement être utilisés pour de l’information non classifiée qui peut être communiquée au public.

5.14 Tous les services de traduction sous licence en ligne ou les technologies connexes dont l’acquisition est envisagée doivent d’abord recevoir l’approbation du Groupe du dirigeant principal de l’information (GDPI) en matière d’architecture et de sécurité de la TI. Une fois l’approbation obtenue, le GDPI confirmera la plus haute classification ou désignation de l’information qui peut être traduite.

Contrôle de la qualité

5.15 Un BPR est responsable de la qualité linguistique et de l’exactitude du contenu de ses documents dans les deux LO.

5.16 Lorsqu’un BPR ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour effectuer le contrôle de la qualité de ses documents dans les deux LO, le BPR peut :

a. demander au conseiller en qualité des LO de son N1 d’effectuer une révision, si le poste a été créé et est occupé dans son organisation de N1;

b. acheter des services de révision auprès du Bureau de la traduction;

c. acheter des services de révision du secteur privé.

Nota  – La Bibliothèque d’emplois civils indique que « conseiller en qualité des LO » est un titre d’emploi d’un poste spécifique approuvé, et non une tâche secondaire.

5.17 Afin d'assurer la qualité, il est recommandé qu’un document soit traduit dès le départ par un traducteur du Bureau de la traduction ou par un membre agréé d'une association provinciale de traduction autorisée. En cas d’utilisation d’un logiciel de traduction approuvé, la vérification de la qualité du document traduit doit être effectuée avant toute utilisation à des fins officielles.

5.18 Lorsque la traduction est une exigence contractuelle, le fournisseur doit fournir une attestation certifiant que la traduction reflète exactement le texte original tant dans son contenu que dans sa forme.

Documentation technique

5.19 Lors de la production de documentation technique, un BPR doit se conformer aux dispositions de la présente DOAD et du document A-LM-505-010/JS-001, Exigences en matière de langues officielles - documentation technique.

Droits d’auteur

5.20 Les documents qui ne sont pas publiés par le MDN ou les FAC sont généralement assujettis au droit d'auteur. Par conséquent, le BPR doit obtenir l'autorisation écrite du détenteur du droit d'auteur avant de procéder à la traduction.

Information de nature délicate

5.21 L’accès à l’information de nature délicate, c.-à-d. l’information classifiée ou protégée, doit être limité aux employés du MDN et aux militaires qui détiennent une autorisation de sécurité ou une cote de fiabilité de niveau suffisant pour y accéder et à ceux dont l’exercice des fonctions l’exige.

5.22 Le personnel du Bureau de la traduction est en mesure de manipuler l’information de nature délicate de façon appropriée. Le personnel d’autres fournisseurs de traduction doit être vérifié dans chaque cas pour s’assurer qu’une autorisation de sécurité ou une cote de fiabilité appropriée est détenue. Les logiciels de traduction ne doivent pas être utilisés pour traiter l’information de nature délicate.

 

6. Conformité et conséquences

Conformité

6.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non-conformité

6.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des mesures administratives, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN, ou des mesures administratives ou disciplinaires, ou les deux, à l’endroit d’un militaire. La non-conformité peut aussi entraîner l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

7. Responsabilités

Tableau des responsabilités

7.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

8. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

• Loi sur le Bureau de la traduction
• Loi sur les langues officielles
• Politique sur la planification et la gestion des investissements
• Politique sur les langues officielles
• Directive sur la gestion de l’approvisionnement
• Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes
• Directive sur les langues officielles pour les communications et services
• DOAD 5039-0, Langues officielles

Autres références

• DOAD 5031-11, Langues étrangères
• DOAD 5039-6, Instruction et éducation dans les deux langues officielles au sein des Forces armées canadiennes
• DOAD 6004-0, Terminologie de la défense
• DOAD 6004-1, Programme de terminologie de la défense
• DOAD 7014-0, Protocoles d’entente
• DOAD 7014-1, Élaboration des protocoles d’entente
• A-AD-100-100-AG-000, Politiques et modalités administratives régissant les publications de la défense nationale
• A-FN-100-002/AG-006, Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC)
• A-LM-505-010/JS-001, Exigences en matière de langues officielles : documentation technique
• Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale
• Directive d’orientation du QGDN P1/97B, Politique du MDN et des FC B Services fournis aux familles des militaires
• Directive sur la prestation des services dans les deux langues officielles, DLO
• Bibliothèque d’emplois civils
• Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA), SPAC