20-01 Procédures de gestion des problèmes et des crises

Instruction du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens (Instr Gp CRJC)

Introduction

Date de publication : 2024-03-06

Date de la dernière modification : S/O

Application : Le présent document est une Instruction du Groupe qui s'applique aux membres des Forces armées canadiennes et une directive qui s'applique aux instructeurs civils et aux employés du ministère de la Défense nationale qui travaillent au sein du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens.

Remplacement : S/O

Autorité approbatrice : Cette instruction est émise sous l’autorité du Commandant du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens.

Bureau de première responsabilité : Chef d’état-major du quartier général du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens

Demandes de renseignements : J3 du quartier général du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens

1. Objet

• 1.1 La présente instruction a pour objet de fournir aux unités régionales de soutien aux cadets des orientations sur la procédure et les exigences relatives à la notification d'un problème ou d'une crise.

2. Abréviations

3. Définitions

Besoin essentiel du
commandant en information.

Voir O Gp CRJC 2008-3, Gestion des problèmes et des crises.

Crise.

Voir DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises.

Incident d’importance.

Voir DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises.

Problème.

Voir DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises.

4. Rapporter un incident d’importance

• 4.1 Lorsqu'un problème ou une crise est identifié, de multiples actions doivent être prises simultanément ou consécutivement, selon les besoins. Les éléments clés du processus d'élaboration des rapports sont les suivants :
  1. RI;
  2. RII;
  3. CASREP; et
  4. AP.
• 4.2 Le signalement des incidents doit être effectué le plus rapidement possible, les RII complémentaires ne devant pas être envoyés plus de 24 heures après le RI.
• 4.3 Étant donné que de nombreux outils de signalement sont souvent distribués à des organisations extérieures au Gp CRJC, les acronymes ne doivent pas y figurer afin d'assurer la compréhension du message par le plus grand nombre.
• 4.4 Toutes les communications officielles des FAC auront un ton et un point de vue appropriés. Les faits seront rapportés sans aucune forme de parti pris. Tout le contenu doit être conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur le système de justice pénal pour les adolescents.

5. Rapport initial

• 5.1 Le RI est initié par le secteur, l’URSC ou QG du Gp CRJC par le membre du personnel qui reçoit le rapport. Le rapport peut provenir d’un cmdt de corps de cadets ou escadron ou d’une autre personne source pertinente. Une fois le RI initié, il est envoyé au cmdt secteur ou URSC/QG du Gp CRJC respectif par l’intermédiaire de la chaîne de commandement. Bien que certains renseignements relatifs au RI peuvent être communiqués par téléphone en cas d’exigences immédiates de rapport, tous les RI seront envoyés par courriel dans le format suivant :
  1. BLUF (l’essentiel d’abord);
  2. détails pertinents (5W);
  3. répercussions opérationnelles;
  4. mesures prises par le commandement/voie à suivre; et
  5. évaluation de l’intérêt des médias.
• 5.2 Le courriel de RI et les étapes de RII ci-dessous, le cas échéant, seront transmis à la chaîne de commandement afin que les destinataires au QG supérieur puissent confirmer que l’examen et l’approbation du cmdt ont eu lieu.
• 5.3 Les RI doivent être soumis en temps opportun et doivent inclure toutes les informations essentielles connues à ce moment-là. Étant donné qu'un RI est exigé rapidement, il peut contenir des informations non confirmées ou des informations peuvent ne pas être disponibles et l’attente peut causer un retard déraisonnable dans le rapport. Toute information non confirmée sera identifiée à l'aide de la mention « Informations non confirmées » au début du paragraphe. Les informations non confirmées ou en attente doivent être révisées dans les mises à jour ultérieures du RI ou du RII.

6. Rapport d'incident d'importance

• 6.1. Les RII seront soumis en temps opportun et devront être déclarés au plus tard dans les 24 heures suivant la soumission du RI. D'autres considérations de délai peuvent s'appliquer, telles que celles requises par le SSIIS et le SSICH.
• 6.2. Le format et le gabarit de message pour le RII se trouvent à l'annexe A. Le RII sera joint au courriel RI encrypté pour transmission au Cmdt Gp CRJC.

Processus pour rapporter

• 6.3. L'unité qui reçoit en premier la notification d'un incident d’importance atteignant le seuil pour un RII, conformément à la directive sur les BECI du Gp CRJC, assume la responsabilité de le signaler, de surveiller les changements et de fournir des mises à jour, ainsi que de chercher des renseignements à l’appui lorsque demandés. Il peut y avoir des exceptions lorsque plusieurs unités sont impliquées dans un même incident ou lorsque la complexité de l'incident nécessite l'intervention d'un QG supérieur. Les étapes clés pour soumettre un RII sont les suivantes :
  1. courriel d’incident d’importance envoyé au cmdt URSC/QC Gp CRJC qui est précédé d’un appel téléphonique lorsque la directive sur les BECI du Gp CRJC l’exige;
  2. ébauche de RII envoyée au cmdt URSC/QC Gp CRJC aux fins d’examen et d’approbation, à l’aide du courriel d’incident d’importance et tout renseignement non confirmé ou en attente révisé;
  3. courriel d’incident d’importance approuvé par le cmdt URSC/QC Gp CRJC, ou son représentant, et RII envoyés à la liste de distribution de RII ci-dessous;
  4. communication des nouveaux renseignements, des corrections, et des renseignements à l’appui au CCOI du Gp CRJC à l’aide du document d’incident d’importance, du RII ou des deux, s’il y a lieu, le CCOI les distribuera et fera les briefings le cas échéant; et
  5. un incident d’importance qui ne répond pas aux critères de RII peut quand même être signalé par le cmdt URSC/QC Gp CRJC au Cmdt Gp CRJC à l’aide de ce processus.
• 6.4. La liste de distribution du courriel de RII est la suivante :
  1. À l’attention de : Cmdt Gp CRJC; et
  2. CC: Copie conforme à : Cmdt A Gp CRJC, Adjudant-chef de Formation Gp CRJC, Chef de cabinet du Cmdt Gp CRJC, OAP Sr, CEM QG Gp CRJC, CCOI Gp CRJC et cmdt d’origine (et personnel au besoin). L'envoi des RII ne doit pas être retardé par l'attente de plusieurs niveaux d'examen. Le RII est rédigé et ne doit être approuvé que par le cmdt URSC/QG Gp CRJC ou leur représentant avant d'être transmis.
• 6.5. Les acronymes ne doivent pas être utilisés afin de garantir la bonne compréhension du message par une audience aussi large que possible. Les RII sont fréquemment envoyés à des QG supérieurs et à des membres externes du Gp CRJC qui peuvent ne pas reconnaître les acronymes du Gp CRJC ou des FAC.
• 6.6. Les références à tout autre rapport rédigé conformément à d'autres ordonnances et règlements doivent être incluses.

7. Évaluer l'intérêt médiatique pour un RII

• 7.1 Tout incident d'importance nécessite une évaluation de l'intérêt médiatique qu'il peut susciter. Même si un incident apparaît dans les médias, cela ne détermine pas en soi la gravité potentielle de l'intérêt médiatique pour l'affaire. Lors de la rédaction du RI ou du RII, il n'y a que trois classifications de l'intérêt médiatique, soit :
  1. Faible. L'incident n'est pas unique en son genre ou est banal. Parmi les exemples d'événements, on peut citer les décès non opérationnels, la plupart des cas d'inconduite, ainsi que les arrestations ou les inculpations pour des délits courants;
  2. Moyen. L'incident n'est pas routinier ou prévisible en raison de facteurs tels que le grade ou le nombre de personnes impliquées, les détails sensationnels de l'incident ou le fait qu'il soulève des questions sur les politiques et les procédures des FAC; et
  3. Élevé. L'incident a une portée nationale ou est tellement inhabituel qu'il suscite un intérêt national, et/ou menace la crédibilité institutionnelle de l'organisation.
• 7.2 Les cmdt URSC/QG Gp CRJC doivent consulter l'OAP de leur unité pour déterminer le niveau potentiel d'intérêt médiatique, car ils sont formés pour fournir des conseils dans ce domaine et pour faciliter la circulation appropriée de l’information.

Contenu du RII

• 7.3 Conformément à la DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises, un RII sera présenté sous forme de message et contiendra les informations suivantes, dans cet ordre :
  1. Numéro. Tous les RII seront enregistrés et un numéro leur sera attribué. Le numéro de RII peut être obtenu dans le système de suivi des RII du Gp CRJC sur Cadet365. Les étapes suivantes seront respectées :
     1. se connecter à l'unité concernée dans le système de suivi des RII;
     2. cliquer sur +Nouveau; et
     3. compléter toutes les sections obligatoires et cliquer sur enregistrer. Le système génère automatiquement le numéro.
  2. Titre. Le titre et la description du contenu doivent être génériques et indiquer la catégorie et la gravité de l’incident. Le titre du RI comprendra le numéro de RII,(suivi par le numéro de mise à jour le cas échéant, le numéro de BECI et une brève description, le secteur ou le QG de l’incident et l’URSC/QC Gp CRJC qui rapporte l’évènement, ainsi que la date de l’incident. Pour tout RII nécessitant une réponse immédiate du cmdt, conformément à la directive sur les BECI du Gp CRJC, le mot IMMÉDIATE, en majuscules, sera utilisé dans le titre après le numéro de BECI. Par exemple :
     1. RII 2000-560, BECI 5, Inconduite professionnelle d’un membre des FAC, Secteur du Nord de l’Ontario, URSC Centre, 20 nov 20;
     2. RII 2020-045-1, BECI 8, Blessure grave d’un cadet, Secteur Nouvelle-Écosse, URSC Atlantique, 15 avril 20; et
     3. RII 2020-496, BECI 2, IMMÉDIAT : Décès d’un membre des FAC en service, QG, URSC Pacifique, 10 oct 20.
  3. Paragraphes:

  Paragraphe	Rapports d'incidents d'importance
  1	Date, heure et lieu, y compris les coordonnées de quadrillage pour un incident d’entraînement, si elles sont disponibles, de l’incident d’importance.
  2	Nom, adresse et numéro de téléphone de la personne ou de l'organisme qui rapporte initialement l'incident d’importance.
  3	La description de l'incident doit inclure : l‘incident a-t-il eu lieu en service ou non, ou pendant une activité de cadets ou non; les personnes impliquées – y compris les numéros de matricule, les grades, les noms et les unités d'appartenance, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels; en cas d'accident, indiquer si la personne est décédée ou blessée, et/ou la gravité des blessures  : ce qui a été impliqué, par exemple un véhicule du MDN ou un véhicule personnel, d'autres équipements, des dommages à la propriété, etc.; ce qui s'est passé, si cela est connu; et comment cela s'est produit. La description de l'incident ne doit pas inclure : la cause présumée du décès, car cette information erronée peut avoir un impact négatif important sur les demandes de pension d'un survivant; tout détail médical ou diagnostic autre que l'indication d'une blessure ou d'une maladie et de sa gravité, de l'état actuel, tels que stable, critique, etc., et du calendrier potentiel de la prochaine mise à jour, le cas échéant; une description graphique ou détaillée de l'inconduite sexuelle ou de la conduite haineuse; ou tout renseignement susceptible d’identifier toute personne touchée par une inconduite sexuelle ou une conduite haineuse.
  4	Nom de l'unité d'appartenance et informations spécifiques concernant les personnes et les équipements impliqués. Dans le cas du BECI 5 qui implique du personnel adulte, des informations à l’appui telles que le statut de la VHPV, le rôle et les responsabilités, le dernier contact avec des cadets, les unités et les activités dans lesquelles la personne a travaillé peuvent être nécessaires pour l’évaluation des risques du cmdt URSC/QC Gp CRJC ou cmdt Gp CRJC.
  5	Toute implication éventuelle plus large de l'incident, y compris l'effet sur l'entraînement ou les activités futurs des cadets.
  6	Actions, recommandations et propositions d'actions ultérieures des affaires publiques.
  7	Détails de l'intérêt et de l'implication réels et probables des médias, y compris le nombre d'appels des médias, d'entrevues et de demandes d'information, et si les médias étaient nationaux, locaux ou internationaux. Les paragraphes 6 et 7 ne doivent pas inclure d’aperçus ou de messages clés.
  8	Déclaration indiquant quels soins et ressources sont fournis aux personnes concernées et par quel organisme.
  9	Mesures administratives et/ou disciplinaires prises, le cas échéant. Il convient d'inclure une brève description des enquêtes en cours ou prévues, y compris celles menées par la police militaire, le Service national des enquêtes, la police civile, une enquête d'unité, une enquête sommaire, etc. Inclure toute action de suivi ou les prochaines étapes nécessaires à la suite de l'action administrative ou disciplinaire.
  10	Point de contact de l'unité, y compris l'adresse électronique, le numéro de téléphone au bureau et l'appareil mobile, le cas échéant.

8. Mise à jour d'un rapport d'incident d'importance

• 8.1 Une mise à jour du RII original sera émise pour chaque changement substantiel de circonstances. Lorsqu'un incident a été résolu ou cesse d'être préoccupant, le cmdt URSC/QG Gp CRJC publiera une mise à jour et une fermeture finale avec une déclaration claire indiquant que l'incident est considéré comme clos.
• 8.2 Les mises à jour utiliseront le même numéro de base du RII suivi d'un # supplémentaire, où # indique le numéro de la mise à jour en ordre croissant. Toute mise à jour ou fermeture ultérieure d'un RII doit indiquer qu'il s'agit d'une « mise à jour » ou d'une « fermeture » et que le SSIIS et le SSICH sont mis à jour selon les besoins.
• 8.3 Lorsqu'ils envoient un RII mis à jour, les URSC/QG Gp CRJC conservent les informations d'origine après avoir ajouté la mention « Pas de changement », comme dans l'exemple suivant :
  1. Pas de changement. / Le 24 juillet 1998, à 9 h 30, au Centre d'entraînement des cadets d'Ailleurs.
  2. Pas de changement. / Capitaine Jean Peuplu, Officier des opérations, Centre d'entraînement des cadets de Quelque part, 999-333-3333.
  3. Mise à jour : le cadet est sorti de l’hôpital le 25 juil 98 avec ses parents. Le personnel fera un suivi avec les parents aujourd’hui. / Un cadet-cadre a été transporté à l’hôpital Sherwood par le personnel des opérations après une urgence médicale. Le cadet a été admis à l’hôpital dans un état stable. Le personnel est en contact continu avec les parents. L'infirmier militaire chef rendra visite au cadet aujourd'hui.
• 8.4 Les mises à jour courantes du RII doivent être envoyées uniquement au CCOI. Pour les mises à jour qui changent le statut global à un statut nécessitant une réponse immédiate, conformément à la directive sur les BECI du Gp CRJC, le cmdt initiateur appellera le Cmdt, puis mettra à jour le courriel d’incident d’importance et le RII et les enverra à la liste de distribution complète du RII.

9. Fermeture d'un rapport d'incident d'importance

• 9.1 Les RII doivent être fermés dès que possible.
• 9.2 Lors de la fermeture d'un RII, les URSC/QG Gp CRJC doivent s'assurer que le statut de tous les messages RII sous ce numéro de base, y compris les mises à jour, a été modifié pour refléter le fait qu'ils sont « fermés » dans le système de suivi des RII et que le SSIIS et le SSICH sont mis à jour tel que requis.

10. Audit des rapports d'incidents d'importance

• 10.1 Des audits trimestriels seront effectués par le CCOI afin de s'assurer de la conformité avec l'Ordonnance du Gp CRJC 2008-3, Gestion des problèmes et des crises.

11. Compte rendu de pertes

• 11.1 Lorsqu'un membre des FAC décède ou est gravement blessé ou qu'un membre des FAC est porté disparu, que ce soit au cours d'une activité de cadet ou en dehors des heures de service, un CASREP sera joint à la soumission du RII. Dans les cas impliquant des cadets, des RJC, des employés du MDN, des IC, des bénévoles ou des membres de la Ligue des cadets, seul un RII sera soumis.
• 11.2 Les acronymes ne doivent pas figurer dans les CASREP afin que le message soit bien compris par la plus large audience possible.
• 11.3 La responsabilité du signalement initial d'une perte au CCIFC incombe à l'unité qui reçoit en premier l'information concernant l'accident ou l'incident. Si l'unité qui fait le rapport n'est pas l'unité d’appartenance du membre, le commandant des pertes doit être informé dès que possible.
• 11.4 Un CASREP doit être envoyé dès que possible et ne sera pas retardé en attendant l'accumulation de détails supplémentaires sur l'incident/accident. Outre le CASREP initial, les CASREP ultérieurs sont nécessaires afin d’informer le D Gest SB et le cmdt Gp CRJC de tout changement dans l'état ou la localisation des pertes et de fournir des informations complémentaires qui n'étaient pas disponibles au moment de la transmission du CASREP initial. Des informations détaillées sur les CASREP sont disponibles dans le Manuel d’administration des pertes du D Gest SB, dans l’OAFC 24-1, Pertes – Rapport et mesures administratives, et dans le CANFORGEN 151/16, Exigence de déclaration rapide des pertes.
• 11.5 Un CASREP doit être envoyé dès que possible au moyen du système de commutation stratégique de messages des FAC (SCSM) à la liste de distribution AIG 1728 qui contient tous les organismes pertinents des FAC et du MDN qui doivent prendre des mesures en cas de décès d'un militaire. En outre, le Gp CRJC et le médecin-chef de la base ou de l'escadre concernée doivent également figurer sur la liste de distribution.
• 11.6 Les CASREP ne doivent pas contenir d'informations médicales personnelles relatives à l'état de santé du militaire.
• 11.7 Un exemple de gabarit du message CASREP se trouve à l'annexe B.

12. Classification des pertes

• 12.1 Les pertes seront classées en fonction des définitions établies afin de mieux déterminer si une blessure devrait déclencher un CASREP pour un membre des FAC ou un RII pour un cadet, un RJC ou un IC. Les définitions de la classification sont les suivantes :
  1. Blessé ou malade (B/M). Un individu souffrant d'une blessure, d'une maladie ou d’un malaise entraînant des troubles physiques ou psychologiques temporaires ou permanents. Cela peut constituer un RII;
  2. Gravement blessé ou malade (GB/M). Un individu blessé ou malade dont la blessure, la maladie ou le malaise suscite une inquiétude immédiate, mais dont la vie, les membres ou la vue ne sont pas en danger immédiat. Dans le cas d'un individu atteint d'un cancer ou d'une autre maladie dont on sait que l'issue est mauvaise à long terme, les services de santé le classeraient dans la catégorie des incidents d’importance. Cela implique qu'un RII et un CASREP sont nécessaires pour les membres des FAC;
  3. Très gravement blessé ou malade (TGB/M). Un individu blessé ou malade dont la blessure, la maladie ou le malaise met sa vie en danger immédiat. Cela implique qu'un RII et un CASREP sont nécessaires pour les membres des FAC; et
  4. Perte militaire (PM). Un individu très gravement blessé ou malade, porté disparu mais pas ASP, tué ou décédé. Cela implique qu'un RII et un CASREP sont nécessaires pour les membres des FAC.

13. Publication

Fréquence de publication

• 13.1 Une révision périodique des Instr Gp CRJC sera effectuée tous les trois ans, ou plus fréquemment si nécessaire.

Erreurs/omissions ou suggestions

• 13.2 Les utilisateurs des Instr Gp CRJC sont encouragés à signaler toute erreur, omission ou suggestion d'ordonnance auprès du J1 Politique QG Gp CRJC.

14. Références

Références principales

• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents
• OAFC 24-1, Pertes – Rapports et mesures administratives (lien accessible sur le RED seulement)
• DOAD 9005-1, Intervention sur l’inconduite sexuelle
• DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises
• DOAD 5019-0, Manquement à la conduite et au rendement
• DOAD 2006-1, Procédures sur la protection et la divulgation autorisée des renseignements au MDN et dans les FAC
• DOAD 5018-0, Gestion du soutien aux militaires blessés ou malades et aux pertes militaires
• CANFORGEN 151/16, Exigence de déclaration rapide des pertes (lien accessible sur le RED seulement)
• Manuel d’administration des pertes militaires du D Gest SB (lien accessible sur le RED seulement)
• Directive du commandant Gp CRJC des besoins essentiels du commandant en information (BECI) (le lien est seulement accessible sur le SharePoint de Cadet365)
• O Gp CRJC 2008-3, Gestion des problèmes et des crises

Références connexes

• O Gp CRJC 2008-0, Affaires publiques
• A-GA-135-001/AA-001, Sécurité des vols dans les Forces armées canadiennes (lien accessible sur le RED seulement)

Annexes

Annexe A

Gabarit de message du rapport d’incident d’importance

Annexe B

Gabarit du message de compte rendu de pertes