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DOAD 2006-1, Procédures sur la protection et la divulgation autorisée des renseignements au MDN et dans les FAC

Table des matières

  1. Introduction
  2. Définitions
  3. Aperçu
  4. Principes directeurs et procédures
  5. Conformité et conséquences
  6. Responsabilités
  7. Références

1. Introduction

Date de publication : 2022-01-12

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Autorité approbatrice : Directeur général - Sécurité de la défense (DGSD)

Demandes de renseignements : Directeur – Sécurité de la défense, politiques, formation et sensibilisation (DSDPFS)

2. Définitions

autorité fonctionnelle (functional authority)

Autorité attribuée dans une DOAD de cadre stratégique par le sous-ministre de la Défense nationale et le chef d'état-major de la défense à un conseiller de niveau un ou à un autre haut fonctionnaire pour l'élaboration et la publication des DOAD, des manuels, des instructions permanentes d'opération et d'autres instruments semblables dans un domaine fonctionnel attribué ou autorisé.

Note : Le terme « autorité fonctionnelle »peut aussi être utilisé pour faire référence à un conseiller de niveau un ou à un autre haut fonctionnaire qui exerce l'autorité fonctionnelle. Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 35214)

recoupement (aggregation)

Acquisition d'informations sensibles par le rassemblement et la mise en relation d'informations d'une sensibilité inférieure. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 20941)

renseignements classifiés (classified information)
Un renseignement est catégorisé comme « classifié »(c’est à dire, « confidentiel », « secret »ou « très secret ») lorsque l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que leur divulgation non autorisée porte atteinte à l’intérêt national. (Annexe J de la Directive sur la gestion de la sécurité, Conseil du Trésor)
renseignements non classifiés (unclassified information)
Renseignements qui ne sont pas catégorisés comme étant renseignements protégés ou renseignements classifiés (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696380)
renseignements personnels (personal information)

Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, notamment :

  1. les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille;
  2. les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières auxquelles il a participé;
  3. tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice, qui lui est propre;
  4. son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin;
  5. ses opinions ou ses idées personnelles, à l’exclusion de celles qui portent sur un autre individu ou sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à octroyer à un autre individu par une institution fédérale, ou subdivision de celle-ci visée par règlement;
  6. toute correspondance de nature, implicitement ou explicitement, privée ou confidentielle envoyée par lui à une institution fédérale, ainsi que les réponses de l’institution dans la mesure où elles révèlent le contenu de la correspondance de l’expéditeur;
  7. les idées ou opinions d’autrui sur lui;
  8. les idées ou opinions d’un autre individu qui portent sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à lui octroyer par une institution, ou subdivision de celle-ci, visée à l’alinéa e), à l’exclusion du nom de cet autre individu si ce nom est mentionné avec les idées ou opinions;
  9. son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d’autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet;

toutefois, il demeure entendu que, pour l’application des articles 7, 8 et 26, et de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements concernant :

  1. un cadre ou employé, actuel ou ancien, d’une institution fédérale et portant sur son poste ou ses fonctions, notamment :
    1. le fait même qu’il est ou a été employé par l’institution,
    2. son titre et les adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail,
    3. la classification, l’éventail des salaires et les attributions de son poste,
    4. son nom lorsque celui-ci figure sur un document qu’il a établi au cours de son emploi,
    5. les idées et opinions personnelles qu’il a exprimées au cours de son emploi;
  2. un conseiller ministériel, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur les conflits d’intérêts, actuel ou ancien, ou un membre, actuel ou ancien, du personnel ministériel, au sens de ce paragraphe, en ce qui a trait au fait même qu’il soit ou ait été tel et à ses nom et titre;
  3. un individu qui, au titre d’un contrat, assure ou a assuré la prestation de services à une institution fédérale et portant sur la nature de la prestation, notamment les conditions du contrat, le nom de l’individu ainsi que les idées et opinions personnelles qu’il a exprimées au cours de la prestation;
  4. des avantages financiers facultatifs, notamment la délivrance d’un permis ou d’une licence accordés à un individu, y compris le nom de celui-ci et la nature précise de ces avantages;
  5. un individu décédé depuis plus de vingt ans. (personal information)

(Section 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels)

renseignements protégés (protected information)
Les renseignements sont classés dans la catégorie « Protégé A », « Protégé B » ou « Protégé C »lorsque l’on pourrait raisonnablement s’attendre à ce que leur divulgation non autorisée cause un préjudice à des intérêts autres que l’intérêt national. (Annexe J de la Directive sur la gestion de la sécurité, Conseil du Trésor)

3. Aperçu

Contexte

3.1 Il existe un certain nombre de politiques, de directives et de normes du MDN et des FAC portant sur la protection et la divulgation de renseignements au MDN et dans les FAC. Bien que ces instruments servent tous à l’atteinte d’un objectif utile en soutenant les activités du MDN et les opérations des FAC, aucun d’eux n’offre à lui seul les directives et l’orientation de haut niveau nécessaires à la protection et à la divulgation autorisée des renseignements au MDN et dans les FAC, y compris les renseignements classifiés, les renseignements protégés et certains renseignements non classifiés. La présente DOAD fournit ces directives et cette orientation.

3.2 Le MDN et les FAC s’engagent à protéger les renseignements tout en respectant les lois applicables ainsi que les politiques, les directives et les normes du gouvernement du Canada, du MDN et des FAC relatives au gouvernement ouvert, à la transparence, à l’accès à l’information et aux rapports avec les médias et la population canadienne. Rien dans la présente DOAD ne doit être interprété comme limitant les directives contenues dans :

  1. la Loi sur l’accès à l’information (LAI);
  2. la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  3. les DOAD de la série 1001 portant sur l’accès à l'information;
  4. les DOAD de la série 1002 portant sur les renseignements personnels;
  5. la DOAD 2008-0, Politique d’affaires publiques;
  6. la Directive sur le gouvernement ouvert du Conseil du Trésor (CT);
  7. le Plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert : Ministère de la Défense nationale et Forces armées canadiennes;
  8. l’Engagement de transparence en matière de sécurité nationale du gouvernement du Canada.

Signalement des actes répréhensibles

3.3 La présente DOAD ne limite pas un employé du MDN ou un militaire de divulguer des renseignements pour signaler des actes répréhensibles. Les fonctionnaires peuvent signaler des actes répréhensibles conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, à l’officier supérieur, au sous-ministre adjoint (Service d’examen) (SMA[Svc Ex]), à leur superviseur ou au commissaire à l’intégrité du secteur public. Les militaires peuvent divulguer les actes répréhensibles au SMA(Svc Ex) conformément au Processus de divulgation des Forces canadiennes, ou à leur chaîne de commandement conformément au chapitre IV du Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC. S’il signale un acte répréhensible, un employé du MDN est protégé contre les représailles par l’article 19 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles et un militaire est protégé par l’article 19.15, Interdiction de représailles des Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC).

Renseignements non classifiés

3.4 Certains renseignements non classifiés sont sensibles, parce qu’on pourrait raisonnablement s’attendre à ce que leur divulgation cause un préjudice à d’importants intérêts du gouvernement du Canada. Par exemple, la divulgation de renseignements non classifiés assujettis à une exemption ou à une exclusion aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, ou celle de renseignements personnels protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels, risquerait de causer des torts. Par conséquent, le fait que des renseignements soient non classifiés ne signifie pas nécessairement qu’ils peuvent être divulgués et qu’ils ne doivent pas être protégés.

Objectif

3.5 La présente DOAD a pour objectif de fournir les directives et l’orientation nécessaires sur la protection et la divulgation autorisée des renseignements au MDN et dans les FAC.

3.6 La présente DOAD doit être lue conjointement avec :

  1. la DOAD 1001-0, Accès à l’information;
  2. la DOAD 1001-1, Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
  3. la DOAD 1002-0, Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  4. la DOAD 1002-1, Demandes formulées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et correction de renseignements personnels;
  5. la DOAD 1002-6, Divulgation de renseignements personnels;
  6. la DOAD 2006-0, Sécurité de la Défense;
  7. la DOAD 2008-0, Politique d’affaires publiques;
  8. la DOAD 6000-0, Gestion de l’information et technologies de l’information;
  9. la DOAD 7024-1, Mécanismes internes de divulgation par des employés du MDN d’actes répréhensibles en milieu de travail;
  10. la Politique sur les communications et l’image de marque du CT;
  11. la Directive sur le gouvernement ouvert;
  12. les Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN);
  13. les autres politiques, directives et normes applicables relatives à la sécurité établies par le gouvernement du Canada, le MDN et les FAC.

4. Principes et procédures de fonctionnement

Principes généraux

4.1 Conformément à la politique du gouvernement du Canada, il faut divulguer le plus de renseignements possible pour favoriser la transparence, la responsabilisation, le dialogue avec la population et les avantages socioéconomiques grâce à leur réutilisation, sous réserve des restrictions applicables liées à la protection de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité. Ces restrictions sont expliquées dans la présente section.

4.2 Il ne faut pas protéger les renseignements pour éviter l’embarras ou pour dissimuler un manque d’efficacité, des erreurs ou des problèmes.

4.3 La divulgation de renseignements protégés ou renseignements classifiés est régie par ce qui suit :

  1. la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, et les politiques, directives et normes connexes;
  2. les ODSDN;
  3. les directives fonctionnelles du Chef du renseignement de la Défense (CRD).

Nota – Le Bureau de coordination de la communication et de la divulgation au sein du Commandement du renseignement des Forces canadiennes est le bureau de première responsabilité chargé de gérer le processus de divulgation des renseignements classifiés au nom du CRD.

Principes régissant la protection et la divulgation des renseignements

4.4 La protection et la divulgation des renseignements personnels sont effectuées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux DOAD de la série 1002.

4.5 Certains renseignements sous le contrôle du gouvernement doivent être sauvegardées pour prévenir la déficience du bon fonctionnement des institutions gouvernementales et pour promouvoir la bonne gouvernance. Dans de telles circonstances, l’intérêt public résidant dans la confidentialité des renseignements gouvernementaux l’emporte sur les intérêts que la divulgation servirait. Les renseignements doivent être protégés si leur divulgation pourrait vraisemblablement nuire, conformément à ces principes et procédures opérationnels. La détermination du caractère préjudiciable de la divulgation d’un renseignement repose sur un critère dit de la personne raisonnable exprimé dans la question suivante : pourrait-on raisonnablement s’attendre à ce que la divulgation du renseignement cause du tort?

4.6 La protection des renseignements est essentielle à la capacité du MDN et des FAC de livrer et de mener leurs activités et leurs opérations. Les renseignements au MDN et dans les FAC doivent être adéquatement protégés pendant leur cycle de vie contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la modification, la transmission, l’élimination ou la destruction non autorisés. La protection adéquate comprend la considération de la catégorie de renseignements (renseignements classifiés, renseignements protégés, renseignements personnels ou renseignements non classifiés), la nécessité d’assurer la sécurité opérationnelle et le recoupement de grandes quantités de renseignements. La sécurité opérationnelle et le recoupement sont des facteurs importants dans l’examen de la divulgation autorisée de renseignements non classifiés.

4.7 Les employés du MDN et les militaires doivent en tout temps protéger tous les renseignements du MDN et des FAC, y compris les renseignements non classifiés assujettis à une exemption de divulgation aux termes des articles 13 à 24 de la LAI, ou à une exclusion en vertu de l’article 69 de cette même loi. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les employés du MDN et les militaires doivent protéger les renseignements contre la divulgation non autorisée si celle-ci risque :

  1. de constituer un manquement à l’obligation de confidentialité (p. ex. les renseignements ont été obtenus à titre confidentiel par le gouvernement du Canada);
  2. de constituer une atteinte au privilège aux termes de la loi (p. ex. secret professionnel de l’avocat, privilège relatif au litige, ou privilège accordé par une loi tel que celui visant les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine);
  3. raisonnablement de nuire à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou de tout état allié ou associé au Canada;
  4. raisonnablement de nuire à la détection, à la prévention ou à la suppression d’activités subversives ou hostiles;
  5. raisonnablement de nuire à l’application de la loi ou l’exécution d’enquêtes licites;
  6. raisonnablement de nuire aux intérêts économiques du Canada, à ceux de certaines institutions du gouvernement, ou aux intérêts de tierces parties;
  7. raisonnablement de nuire au gouvernement du Canada ou à des tierces parties dans le processus d’approvisionnement ou dans la conception, le développement ou la production d’une arme ou d’autres équipements militaires destinés aux FAC;
  8. de nuire aux opérations du gouvernement, y compris les conseils à l’appui de l’élaboration des processus décisionnels et des politiques du gouvernement;
  9. raisonnablement de menacer la sécurité des individus;
  10. raisonnablement de nuire à la conduite des affaires fédérales-provinciales par le gouvernement du Canada;
  11. d’être interdite ou restreinte par une loi, conformément à l’annexe II de la LAI.

4.8 Les employés du MDN et les militaires devraient consulter la LAI pour des détails supplémentaires sur les genres de renseignements décrits dans le paragraphe précédent. Des renseignements supplémentaires sur les critères de l’accès à l’information sont aussi disponibles dans le Manuel sur l’accès à l’information du CT.

4.9 Les employés du MDN et les militaires sont clairement tenus de protéger les renseignements. Pour les employés du MDN, cette obligation commence dès qu’ils se joignent à la fonction publique, au moment où ils font leur serment ou affirmation solennelle qui comprend ce qui suit : « Je ne révélerai rien de ce qui sera parvenu à ma connaissance en conséquence de cet emploi. » Tant pour les employés du MDN que pour les militaires, cette obligation figure aussi dans le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FAC précisant qu’il leur incombe de protéger adéquatement les renseignements et de les divulguer par des moyens formellement autorisés seulement lorsqu’ils y ont été dûment autorisés.

Séances d’information et formation ou instruction

4.10 Afin d’atteindre l’objectif de la présente DOAD, les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs et les autres personnes travaillant au MDN et dans les FAC doivent suivre des séances d’information et une formation ou une instruction appropriées sur la sécurité, y compris en ce qui concerne la nécessité de protéger les renseignements. Il faut les informer des mécanismes appropriés à adopter pour vérifier et divulguer les renseignements, conformément à la LAI et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Politique sur les communications et l’image de marque, à la Directive sur le gouvernement ouvert, aux ODSDN et à d’autres directives sur la sécurité.

Divulgation autorisée à d’autres institutions gouvernementales, à des organisations militaires alliées et à des entités étrangères

4.11 Les employés du MDN et les militaires sont autorisés à divulguer des renseignements à d’autres institutions gouvernementales et à des organisations militaires alliées lorsque nécessaire dans le cadre de leur emploi ou de leurs fonctions. Les autres institutions gouvernementales sont celles qui sont énumérées dans les annexes de la Loi sur la gestion des finances publiques. Avant de divulguer des renseignements, les employés du MDN et les militaires doivent considérer le degré de confidentialité des renseignements, la cote de sécurité et le besoin de savoir manifeste du demandeur, c.-à-d. si les fonctions de l’individu exige un tel accès. Avant de divulguer des renseignements à une entité étrangère, les employés du MDN et les militaires doivent aussi se conformer à la Loi visant à éviter la complicité dans les cas de mauvais traitements infligés par des entités étrangères et aux directives connexes. Toute divulgation de renseignements personnels doit se faire en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Procédures à suivre pour la divulgation de renseignements au MDN et dans les FAC

4.12 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer aux lois, aux directives, aux ordonnances et aux procédures suivantes sur la divulgation :

  1. de l’accès à l’information, les affaires publiques et le gouvernement ouvert : les lois, les directives et les ordonnances mentionnées au paragraphe 3.2;
  2. des renseignements classifiés et les renseignements protégés : les politiques, les directives, les ordonnances et les directives mentionnées au paragraphe 4.3;
  3. des renseignements personnels : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les DOAD de la série 1002;
  4. des renseignements non classifiés : les procédures décrites au paragraphe 4.13.

Procédures à suivre pour la divulgation des renseignements non classifiés

4.13 Un employé du MDN ou un militaire doit se conformer aux procédures suivantes avant de divulguer tout renseignement non classifié :

Si … alors …
  • l’employé du MDN ou le militaire a la principale responsabilité de gestion ou de leadership relativement aux renseignements, dans l’organisation de niveau un (N1) exerçant l’autorité fonctionnelle à l’égard des renseignements;
  • l’employé du MDN ou le militaire confirme que les renseignements feraient l’objet d’une exemption ou d’une exclusion aux termes de la LAI,

les renseignements ne peuvent pas être divulgués, sauf tel que prévoit la DOAD 1001-1 ou tel que préconisé par le chef de l’institution gouvernementale établies aux termes de la LAI, dans certaines situations.
  • l’employé du MDN ou le militaire n’a pas la principale responsabilité de gestion ou de leadership relativement aux renseignements, dans l’organisation de N1 exerçant l’autorité fonctionnelle à l’égard des renseignements;
  • l’employé du MDN ou le militaire croit que les renseignements feraient l’objet d’une exemption ou d’une exclusion aux termes de la LAI,

la demande doit être transmise à la personne qui a la principale responsabilité de gestion ou de direction relativement aux renseignements, dans l’organisation de N1 compétente exerçant l’autorité fonctionnelle à l’égard des renseignements.
  • les renseignements non classifiés ne contiennent aucun renseignement qui serait assujetti à une exemption ou à une exclusion aux termes de la LAI,

les renseignements peuvent être divulgués après avoir considéré les questions de recoupement et de sécurité opérationnelle, par la personne qui a la principale responsabilité de gestion ou de leadership relativement aux renseignements, dans l’organisation de N1 compétente exerçant l’autorité fonctionnelle à l’égard des renseignements.

Nota – L’embarras qui pourrait être causé au MDN ou aux FAC, ou la révélation de preuves d’inefficacité, d’erreurs ou de problèmes au MDN ou dans les FAC ne sont pas des motifs suffisants pour refuser la divulgation de renseignements.
  • l’employé du MDN ou le militaire éprouve de l’incertitude à l’égard de ces procédures,

il doit discuter de la situation avec son superviseur avant toute divulgation.

4.14 Une dérogation aux procédures ci-dessus ne peut être autorisée que par le sous-ministre ou le chef d’état-major de la Défense ou sous leur autorité.

5. Conformité et conséquences

Conformité

5.1 Les employés du MDN et les militaires doivent se conformer à la présente DOAD. Si des éclaircissements aux politiques ou aux instructions énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou leur chaîne de commandement, selon le cas. Les gestionnaires et les supérieurs militaires sont les principaux responsables, et détiennent les principaux moyens, d’assurer que les employés du MDN et les militaires qui relèvent d’eux se conforment à la présente DOAD.

Conséquences d’une non-conformité

5.2 Les employés du MDN et les militaires sont tenus de rendre compte respectivement à leur gestionnaire ou à leur supérieur militaire de tout cas de non-conformité aux directives énoncées dans la présente DOAD. La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des mesures administratives, incluant l’imposition de mesures disciplinaires, à l’endroit d’un employé du MDN, ou des mesures administratives ou disciplinaires, ou les deux, à l’endroit d’un militaire. La non-conformité peut aussi entraîner l’imposition de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada, des employés du MDN ou des militaires.

Nota – En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du CT pour de plus amples informations.

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

6.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les… est chargé ou sont chargés de ou d’…

CRD
  • publier des directives fonctionnelles sur la divulgation des renseignements de la défense ou d’information dérivée des renseignements.

SMA (Gestion de l’information) (GI)
  • mettre en œuvre, le cas échéant, des contrôles de sécurité des renseignements des systèmes de GI pour prévenir et détecter une divulgation de renseignements non autorisée;
  • diriger les interventions et les mesures d’atténuation en cas d’incident de sécurité des renseignements, aux termes de la présente DOAD, quand des systèmes de GI sont concernés;
  • publier des politiques, des instructions, des directives et des normes sur la sécurité des renseignements relativement à la présente DOAD;
  • fournir des produits de sensibilisation liés à la protection des renseignements et au recoupement des renseignements non classifiés;
  • appuyer les enquêtes sur la divulgation non autorisée de renseignements, en vérifiant des systèmes liés à la GI, dans les limites autorisées par la loi.

DGSD en sa qualité de chef de la sécurité
  • fournir des produits de sensibilisation à la protection des renseignements, y compris la sécurité opérationnelle;
  • demander au Groupe de la Police militaire des Forces Canadiennes (Gp PM FC) de faire enquête sur des cas de divulgation non autorisée de renseignements, s’il y a lieu.

commandant du Gp PM FC
  • mener les enquêtes sur les cas de divulgation non autorisée de renseignements, s’il y a lieu.

surveillants de la sécurité des unités et officiers de la sécurité des systèmes d’information
  • fournir des lignes directrices et organiser des séances de sensibilisation à la sécurité dans leurs organisations, en mettant l’accent sur la protection des renseignements, y compris sur la sécurité opérationnelle et le recoupement des renseignements non classifiés.

employés du MDN et militaires ayant la principale responsabilité de gestion ou de direction relativement aux renseignements, dans une organisation de N1 exerçant l’autorité fonctionnelle à l’égard des renseignements
  • examiner la teneur de tout renseignement devant être divulgué et en approuver la divulgation, conformément à la présente DOAD et aux autres ordonnances et directives applicables.

employés du MDN et militaires
  • protéger les renseignements au MDN et dans les FAC;
  • s’assurer que toute divulgation de renseignements est examinée conformément à la présente DOAD et aux autres ordonnances, directives et instructions applicables, et qu’un renseignement n’est divulgué que conformément à la présente DOAD.

7. Références

Lois, règlements, politiques d’organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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