Renseignements sur la classification civile

Tous les postes civils^{Note de bas de page 1}  de la fonction publique sont classifiés de manière à refléter leur valeur relative, et ce, de façon juste et cohérente. Les postes qui ont des caractéristiques similaires sont regroupés en groupes professionnels. Les niveaux de rémunération au sein de ces groupes dépendent de facteurs tels que l’effort intellectuel ou physique, une attention soutenue, les connaissances essentielles, les responsabilités liées à des fonds ou à d’autres ressources ou les conditions de travail, notamment les risques pour la santé.

La classification n’est pas fondée sur le rendement de l’employé. Elle résulte plutôt d’une analyse détaillée de ce qu’il faut pour bien faire un travail et d’une comparaison avec d’autres postes de la fonction publique ayant des caractéristiques similaires. Ainsi, le système de classification peut contribuer à l’atteinte de l’équité en matière de rémunération des personnes qui effectuent des tâches ayant une valeur globale équivalente.

Qui peut classifier un poste?

Le Secrétariat du Conseil du Trésor, en tant que comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada est l’employeur officiel de l’administration centrale du gouvernement du Canada. Le Conseil du Trésor autorise des « administrateurs généraux » – habituellement les sous-ministres des ministères et agences – à classifier les postes dans leurs organisations conformément à sa Directive sur la classification.

La directive décrit comment les administrateurs généraux doivent mener leurs activités de classification. Ils peuvent sous-déléguer leurs pouvoirs de classification à des employés de leur organisation, comme des gestionnaires qui ont été formés en classification ou des conseillers en ressources humaines accrédités.

Au ministère de la Défense nationale, la Direction – Organisation et classification civiles est délégataire du pouvoir de gérer la classification. Elle offre aux gestionnaires des conseils et de l’orientation en matière de classification et d’aménagement organisationnel et elle administre les griefs liés aux décisions de classification.

Quand modifie-t-on une classification?

La classification d’un poste ne doit être changée que si des changements importants et permanents ont été apportés aux fonctions principales du poste. Si le travail effectué est considérablement différent de la formulation de la description d’emploi lors de sa plus récente évaluation, cette description d’emploi doit être examinée et modifiée par le gestionnaire.

Comment les postes sont-ils classifiés?

La classification d’un poste consiste à répondre à deux questions élémentaires :

1. Quel est le travail accompli? Le gestionnaire de qui relève le poste est tenu de décrire le travail accompli. Il doit soit écrire une description d’emploi unique, soit sélectionner une description d’emploi similaire ou générique qu’on trouve ailleurs dans le ministère.
2. Quelle place ce travail occupe-t-il au sein de l’organisation? Une fois la description d’emploi choisie ou rédigée, la prochaine étape est de comprendre où se situe le poste au sein de l’organisation et qu’au ministère dans son ensemble. Il s’agit d’un facteur important pour déterminer la valeur relative d’un poste au sein de l’organisation. Par exemple, un poste de conseiller relevant d’un sous-ministre adjoint aurait une plus grande valeur relative que le même poste relevant d’un directeur.

Les réponses à ces questions sont soumises à la Direction – Organisation et classification civiles et assignées à un agent de classification accrédité qui fera l’évaluation de l’emploi.

Pour les postes uniques, l’évaluation implique d’évaluer le travail par rapport à une norme d’évaluation des emplois (aussi appelée norme de classification). Les normes de classification sont des documents du Conseil du Trésor qu’on utilise dans l’ensemble de la fonction publique pour assurer la conformité de l’évaluation des emplois. Les normes d’évaluation des emplois sont décrites ici.^{Note de bas de page 2}  Lors de l’évaluation d’emploi, l’agent de classification détermine d’abord le groupe professionnel du poste – les emplois ayant généralement les mêmes fonctions (p. ex. : services administratifs ou « AS »). La description de travail est alors comparée à la norme de classification du groupe professionnel, afin de déterminer le niveau au sein de ce groupe (p. ex. : AS-03). Une justification écrite est produite pour expliquer le groupe et le niveau attribués au poste. Cela constitue la décision de classification.

Il se peut qu’on demande à un comité de classification de faire l’examen de la décision, notamment dans les situations où une reclassification est proposée ou lorsqu’une description d’emploi s’applique à plusieurs postes.

Dans les cas où le gestionnaire sélectionne une description d’emploi normalisée, l’agent de classification évalue le travail en fonction du contexte organisationnel et de la norme de classification applicable, afin de s’assurer que la description d’emploi choisie est appropriée au sein de l’organisation. Les ministères doivent élaborer et mettre en œuvre des descriptions d’emploi normalisées chaque fois que cela est possible et n’avoir recours aux descriptions d’emploi uniques que dans des cas exceptionnels. Pour en apprendre davantage sur les descriptions de travail normalisées, cliquez ici.

Renseignements additionnels :

Griefs de classification

Les employés qui ne sont pas satisfaits d’une décision de classification touchant leur poste peuvent soumettre un grief de classification. Ce processus est distinct d’un grief de relations de travail et est géré différemment. Pour en apprendre davantage sur les griefs de classification, cliquez ici.

Examen cyclique des descriptions d’emploi

Le Secrétariat du Conseil du Trésor exige aussi que les organismes examinent toutes les descriptions de travail à intervalle raisonnable (de préférence à tous les cinq ans). Pour en apprendre davantage, cliquez ici.

Historiquement, la majorité des postes de la fonction publique avaient une description d’emploi unique propre à chaque poste. Dans presque tous les cas, il fallait suivre un long processus de rédaction d’une description d’emploi, puis de classification.

Récemment, un changement s’est opéré vers l’utilisation de la même description d’emploi pour plus d’un poste. Au gré de l’évolution de cette pratique, on y faisait référence en utilisant des termes comme descriptions d’emploi collectives, descriptions d’emploi génériques et descriptions d’emploi normalisées.

Le 1er juillet 2015, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une nouvelle Directive sur la classification qui insiste davantage sur le recours aux descriptions d’emploi normalisées dans la fonction publique. En fait, la directive stipule que les gestionnaires sont tenus d’adopter des descriptions d’emploi normalisées chaque fois que cela est possible.

Les descriptions d’emploi normalisées sont semblables à d’autres descriptions d’emploi, sauf qu’elles ont été conçues pour englober un grand nombre de postes dont les titulaires effectuent le même travail dans le même contexte organisationnel, mais à des endroits différents d’un ministère.

Au ministère de la Défense nationale (MDN), la Direction – Organisation et classification civiles évalue l’utilisation et le caractère approprié des descriptions d’emploi normalisées et s’assure que les descriptions d’emploi demeurent à jour. Les gestionnaires doivent tout de même examiner régulièrement les descriptions d’emploi normalisées associées aux postes dont ils sont responsables, afin de vérifier qu’elles correspondent aux tâches effectuées par les employés.^{Note de bas de page 3} 

Le Ministère s’est engagé à accroître l’utilisation et le nombre de descriptions d’emploi normalisées. Il y a environ 36 000 postes civils au MDN. Il y a actuellement plus de 600 types de descriptions d’emploi normalisées. Les descriptions de travail normalisées peuvent être consultées dans le répertoire des emplois civils du ministère, sur le Réseau étendu de la Défense.^{Note de bas de page 4} 

Pour connaître le statut de l’administration de la classification civile et des descriptions d’emploi normalisées, consultez le rapport de l’Ombudsman intitulé Les postes d’abord, les gens après : une enquête sur les délais dans l’administration de la classification civile au ministère de la Défense nationale.

Le Sous-ministre adjoint (Ressources humaines - Civiles) a tenu une séance de discussion ouverte pour démystifier le processus de classification civile, décrire la modernisation de la classification, des descriptions de travail normalisées et d’autres questions de classification. Un enregistrement de cette présentation et plus d'informations sur le sujet sont disponibles sur l'intranet de l’Équipe de la Défense.

Le 1er juillet 2015, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a émis une nouvelle Directive sur la classification, qui stipule que « les organismes doivent s’assurer que les descriptions d’emploi sont revues dans un délai raisonnable (de préférence par cycle de cinq ans) ».

Au ministère de la Défense nationale (MDN), les gestionnaires doivent vérifier si les descriptions d’emploi des postes qu’ils gèrent sont à jour à trois occasions : « a) avant toute mesure de dotation; b) lors d’un changement dans les fonctions ou les rapports hiérarchiques; c) au moins une fois tous les cinq ans tant que le poste est occupé »^{Note de bas de page 5} .

La Direction – Organisation et classification civiles (DOCC) fait le suivi des descriptions de travail à l’aide du Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Elle produit aussi des rapports d’état qui sont régulièrement fournis à la haute direction. On s’attend à ce que les gestionnaires utilisent ces rapports pour prioriser les examens de description d’emploi et choisir des descriptions d’emploi normalisées lorsque cela est approprié.

En juillet 2017, la DOCC a lancé son Plan cyclique triennal, qui prévoit un contact direct avec chaque organisation ministérielle du MDN pour examiner sa structure de façon récurrente. Le but est de s’assurer que tous les postes au sein du ministère fassent l’objet d’un examen de leur description d’emploi dans le délai de cinq ans suggéré par le Secrétariat du Conseil du Trésor. La période prévue du premier Plan cyclique triennal est 2017-2020^{Note de bas de page 6} .

Dans le cadre du Plan cyclique triennal, la DOCC discute de la mission et du mandat de chaque organisation et examine sa structure. Ce faisant, elle confirme et met à jour les données du SGRH, identifie les postes dont la description d’emploi nécessite un examen cyclique et consulte les gestionnaires pour déterminer les postes vacants qu’il faudrait abolir. Elle peut aussi faire correspondre un poste à une description d’emploi normalisée nouvelle ou existante. L’intention est que 90 pour cent des postes correspondent à une description d’emploi normalisée avant la fin du premier cycle d’examen^{Note de bas de page 7} .

Pourquoi le bureau de l’Ombudsman a-t-il fait enquête sur l’examen cyclique des descriptions d’emploi?

Au cours des dernières années, lors de nos visites de prise de contact, les employés civils ont exprimé leurs préoccupations quant aux retards dans l’examen cyclique des descriptions d’emploi civiles. Ils nous ont signalé que de nombreuses descriptions de travail sont désuètes ou ne reflètent pas fidèlement le travail accompli.

Par ailleurs, depuis 2011, le bureau a mené plusieurs examens internes du processus de grief de classification. En 2016, notre examen a révélé d’autres préoccupations inter reliées et systémiques dans le programme de classification, notamment la désuétude des descriptions d’emploi. En juin 2016, environ 59 pour cent des per des descriptions d’emploi n’avaient pas été soumises à un examen cyclique dans les délais prescrits. En août 2018, ce chiffre avait augmenté, avec 68 pour cent de descriptions d’emploi dont l’examen cyclique était en retard.

Comment le bureau de l’Ombudsman peut-il être utile?

Si vous êtes un employé civil et croyez que votre description d’emploi ne reflète pas les tâches qui vous sont assignées ou que vous accomplissez, la première chose à faire est d’en parler à votre superviseur. Si vous avez d’autres questions ou préoccupations à ce sujet ou souhaitez obtenir de plus amples renseignements, n’hésitez pas à contacter le bureau de l’Ombudsman.

Si vous êtes un gestionnaire civil ou militaire et cherchez de l’information sur vos rôles et responsabilités quant à l’administration de la classification civile, vous pouvez consulter notre article sur les responsabilités des gestionnaires. Vous pouvez aussi obtenir des consignes auprès de la DOCC.

Pour d’autre information sur l’administration de la classification civile et de l’examen cyclique des descriptions d’emploi, consultez notre rapport intitulé Les postes d’abord, les gens après : une enquête sur les délais dans l’administration de la classification civile au ministère de la Défense nationale.

En ce qui a trait à l’administration de la classification au sein du ministère de la Défense nationale (MDN), les gestionnaires ont les responsabilités suivantes :

1. Attribuer une description d’emploi aux postes dont ils sont responsables dans trois circonstances précises :
   1. avant une mesure de dotation;
   2. lorsqu’ils changent les tâches du poste ou le lien hiérarchique;
   3. au moins tous les cinq ans tant que le poste est occupé.
2. S’assurer que les employés reçoivent un avis écrit officiel lorsqu’est rendue une décision de classification qui affecte le poste qu’ils occupent.
3. S’assurer que les descriptions d’emploi demeurent à jour à l’aide de l’examen cyclique.
4. Entamer les demandes de classification au besoin.
5. Envoyer les griefs de classification à la Direction – Organisation et classification civiles (DOCC).

Comme le stipule le CANFORGEN 068/17, Renouvellement de la classification, les gestionnaires du MDN délégataires des pouvoirs pour approuver les descriptions d’emploi et les organigrammes doivent suivre le cours Introduction à l’organisation et la classification des postes (P930). Ce cours donne aux gestionnaires une description commune des concepts de conception organisationnelle et de classification.

Comme l’indique le CANFORGEN 146/18, Accès aux produits et services d’apprentissage de l’École de la fonction publique du Canada, jusqu’à récemment, les militaires des FAC n’avaient pas accès aux cours de l’EFPC, notamment le cours Introduction à l’organisation et la classification des postes (P930). Ce cours était cependant offert aux gestionnaires militaires par le Réseau d’apprentissage de la Défense.

Pour d’autre information sur l’administration de la classification civile, consultez notre rapport intitulé Les postes d’abord, les gens après : une enquête sur les délais dans l’administration de la classification civile au ministère de la Défense nationale.

Plusieurs recours et mécanismes de plainte s’offrent aux employés qui ont des inquiétudes quant à la classification du poste qu’ils occupent ou qui s’opposent à une mesure de classification liée à leur poste :

1. Les employés civils peuvent discuter de leurs préoccupations avec leur gestionnaire ou chaîne de commandement.
2. Les employés représentés peuvent contacter leur agent négociateur (représentant syndical).
3. Les employés peuvent déposer un grief.

Les employés qui n’arrivent pas à résoudre leur problème par ces recours peuvent contacter le bureau de l’Ombudsman.

Griefs de relations de travail

Les employés qui croient que leur description d’emploi ne reflète pas justement leurs tâches assignées peuvent déposer un grief de relations de travail. La convention collective de l’employé précise les délais dans lesquels il peut déposer ce type de grief. L’issue d’un grief de relations de travail peut être l’envoi de la description d’emploi à la Direction – Organisation et classification civiles, pour révision.

Pour d’autres renseignements sur les griefs de relations de travail, consultez votre convention collective et le chapitre 5026-0 des Directives et ordonnances administratives de la Défense, Griefs civils.

Griefs de classification

Contrairement aux griefs de relations de travail, un grief de classification est déposé lorsqu’un employé conteste une décision de classification touchant son poste. Pour d’autres renseignements sur les griefs de classification, consulter notre article sur les griefs de classification dans les Renseignements utiles de notre site web.

Un grief de classification est une plainte écrite formelle faite par un employé civil qui s’oppose à une décision de classification quant au poste qu’il occupe. Il est important de noter que les griefs de classification ne sont pas soumis lorsqu’un employé croit que le contenu de sa description de tâches est erroné. Dans ce cas, il s’agit d’une question de relations de travail. Les griefs de classification sont traités séparément des griefs en relations de travail, conformément à la Directive sur les griefs de classification du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Quelle est la participation du bureau de l’Ombudsman dans les griefs de classification?

En 2011, après de nombreuses plaintes quant aux retards dans les griefs de classification, le bureau de l’Ombudsman s’est mis à surveiller activement cet enjeu. Dans son Rapport annuel 2012-2013, l’Ombudsman faisait remarquer que l’audition d’environ 250 griefs était en suspens et qu’aucune n’avait eu lieu dans le délai prescrit de 80 jours.

De 2013 à 2015, l’Ombudsman a continué de surveiller la situation et son personnel a rencontré certains cadres supérieurs à ce sujet. Le MDN s’est engagé à améliorer le processus, notamment en embauchant des consultants en classification, en planifiant davantage d’audiences et en mettant en place un programme de transformation de la classification. En 2015, on a réduit à 154 le nombre de griefs de classification actifs.

Le 1er juillet 2015, le Secrétariat du Conseil du Trésor a mis en place une nouvelle Directive sur les griefs de classification qui insiste davantage sur la reddition de comptes et le respect des normes. Malgré cette nouvelle directive, le bureau de l’Ombudsman a continué de recevoir des plaintes sur les délais trop longs touchant les griefs de classification. Ces retards continuent d’avoir une incidence réelle et durable sur les employés civils du MDN.

Le 28 juin 2016, l’Ombudsman a écrit au sous-ministre de la Défense nationale pour l’aviser que le Bureau allait enquêter sur l’administration des griefs de classification. L’enquête a révélé que le Ministère avait diminué son arriérage, faisant passer le nombre de dossiers actifs à 112, mais que la plupart des griefs n’étaient toujours pas résolus dans le délai prescrit de 80 jours.

Le 30 juillet 2018, l’Ombudsman a écrit au ministre de la Défense nationale pour l’aviser que le Bureau avait lancé une enquête systémique sur l’administration de la classification civile, y compris les griefs de classification. Le rapport est paru en octobre 2018. Pour des précisions sur les constatations et recommandations du rapport, consultez le rapport : Les postes d’abord, les gens après : une enquête sur les délais dans l’administration de la classification civile au ministère de la Défense nationale. Comme on le mentionne dans le rapport, en date du 1er juillet 2018, 72 griefs de classification étaient actifs.

Comment le bureau de l’Ombudsman peut-il être utile?

Si vous êtes un employé civil et croyez avoir subi un traitement injuste dans le processus de grief de classification (par ex. : s’il y a des délais déraisonnables), ou si vous voulez simplement obtenir des renseignements supplémentaires, n’hésitez pas à contacter le bureau de l’Ombudsman.

Si vous êtes un gestionnaire civil ou militaire et voulez obtenir des renseignements sur les griefs de classification, consultez notre article sur les responsabilités des gestionnaires. Vous pouvez aussi demander conseil à la Direction – Organisation et classification civiles.

Consultez la présente page pour suivre les progrès liés aux délais de traitement des griefs de classification.

Comment traite-t-on les griefs de classification?

Les employés ont 35 jours à compter de la date de la décision de classification (ou de la date où ils en sont informés) pour présenter leur grief. Les griefs sont présentés soit par l’agent négociateur (représentant syndical), soit directement par l’employé à son gestionnaire. Le gestionnaire envoie ensuite le grief à la Direction – Organisation et classification civiles, qui est responsable de l’administration des griefs de classification au ministère de la Défense nationale (MDN).

Un comité de trois représentants, habituellement composé d’un représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor et de deux représentants du MDN, est chargé d’entendre le grief de classification. L’employé lésé a la possibilité de présenter son argumentaire à l’audience. (Cela peut être fait par son représentant syndical). Le gestionnaire de l’employé est aussi disponible pour fournir au comité des éclaircissements sur la description d’emploi, au besoin. Le comité délibère alors à huis clos^{Note de bas de page 8}  , puis soumet un rapport au sous-ministre ou à son délégué^{Note de bas de page 9}  avec une recommandation sur la classification. Une décision est prise en fonction de cette recommandation et transmise par écrit au plaignant. La réponse au plaignant doit être signée par l’administrateur général ou son délégué et indiquer la classification et la date d’entrée en vigueur de la décision.

La décision concernant un grief de classification est définitive et exécutoire. Le seul recours est alors une demande de contrôle judiciaire auprès de la Cour fédérale. 

Carte du processus de grief de classification