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Information sur la classification des civils au MDN

De : Bureau de l'ombudsman de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes

Changements à venir dans la classification

La modernisation du processus de classification des emplois est en cours pour l’ensemble des ministères et organismes du gouvernement du Canada, y inclut le ministère de la Défense nationale (MDN).

En ce qui concerne le groupe professionnel Services des programmes et de l’administration (PA), le processus en est à l’étape de la planification. La date de mise en œuvre par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) reste à déterminer.

PA – groupes actuels 

PA – nouveaux sous-groupes 
  • Services administratifs (AS) 
  • Commis aux écritures et aux règlements (CR) 
  • Traitement des données (DA) 
  • Administration des programmes (PM)
    (y compris le sous-groupe Négociation, médiation et conciliation [PM-MCO]) 
  • Mécanographie (OE) 
  • Communications (CM) 
  • Services d’information 
  • Secrétariat, sténographie, dactylographie (ST) 
  • Programmes de bien-être (WP) 
  • Opérations relatives aux programmes et aux services (PA-PVO)   
  • Élaboration et administration de programmes (PA-PDM) 
  • Adjoint administratif de direction (PA-EAA) 
  • Réadaptation et réinsertion (PA-RHB) 
  • Communications (PA-CMN)

En octobre 2023, le groupe de la fonction de contrôleur (CT) a effectué un exercice de modernisation. Les groupes FI et AU s’appelleront désormais respectivement CT-FIN et CT-IAU.

Certains postes du groupe AS ont été pris en compte dans le cadre de cet exercice par le biais d’un audit interne qui a été mis en correspondance avec cette nouvelle classification. Le groupe CT a collaboré avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour la sélection des postes du groupe AS.

Ressources (disponibles uniquement sur l’intranet de l’Équipe de Défense) :

  • Qu’est-ce que la classification?

    Tous les postes civils du MDN sont classifiés selon différents groupes professionnels tels qu’AS, PM, EC et autres.

    La classification est faite après l’analyse et l’évaluation des fonctions et responsabilités par rapport aux normes de classification du Conseil du Trésor, et un niveau est attribué.

  • Pourquoi cela me concerne-t-il?

    La classification permet de déterminer le salaire qui correspond aux fonctions.

    Votre classification peut changer, même si vous ne changez pas de poste. Cela peut se produire lorsque la fonction principale de votre groupe ou niveau est modifiée de manière importante ou permanente. Par exemple, supposons que votre travail est nettement différent de ce qui est décrit dans votre plus récente description de poste évaluée. Votre gestionnaire peut avoir besoin de modifier votre description de poste, d’en élaborer une nouvelle ou de sélectionner une description de poste normalisée existante. L’examen de la classification des emplois peut également conduire à un changement.

    Si vous n’êtes pas d’accord avec l’évaluation de la classification de votre poste, vous pouvez déposer un grief de classification. Cela est différent d’un grief relatif aux relations de travail.

  • Qui peut classifier un poste au MDN? 

    Au MDN, la Direction – Organisation et classification civiles (DOCC) est l’autorité déléguée pour la gestion de la classification. Elle conseille et oriente les gestionnaires en matière de classification et de conception organisationnelle. De plus, la Direction gère les griefs relatifs aux décisions de classification. 

  • Quand une classification change-t-elle? 

    La classification d’un poste selon le groupe ou niveau ne peut changer que lorsqu’il y a eu un changement important et permanent dans les fonctions principales. Si le travail effectué est nettement différent de ce qui est décrit dans la plus récente description de poste évaluée, il faut modifier la description de poste, élaborer une nouvelle description ou désigner une description de poste existante déjà classifiée comme étant mieux adaptée.

    Conformément à la Directive sur les conditions d’emploi du SCT, lorsqu’un poste est reclassifié, seuls les employés occupant ce poste ont droit à un rajustement salarial rétroactif. Toutefois, l’attribution d’une rémunération d’intérim rétroactive à un ancien employé, y compris à un retraité, est à la discrétion de la direction. Afin de traiter la rémunération d’intérim, les gestionnaires devront contacter proactivement les anciens employés pour les informer du changement de classification de leur ancien poste.

    Si vous occupiez auparavant un poste qui a été reclassifié, vous devez contacter le responsable actuel de ce poste pour connaître la date d’entrée en vigueur du reclassement et savoir si vous avez droit à une rémunération d’intérim.

    Lorsqu’un grief de classification aboutit à une reclassification à la hausse, vous avez droit à un salaire rétroactif si vous occupiez le poste visé le jour où le grief de classification a été déposé.

    Remarque : Comme les pensions de l’État sont liées aux salaires des employés, les rémunérations d’intérim rétroactives peuvent entraîner des répercussions sur le calcul des pensions.

  • Comment le MDN classifie-t-il les postes?

    Votre gestionnaire doit répondre à deux questions afin de classifier un poste : 

    1. Quel est le travail effectué ? Votre description de poste décrit le travail que vous effectuez. La DOCC encourage les gestionnaires à choisir une description de poste normalisée (DPN) déjà classifiée. S’il n’existe pas de DPN, le gestionnaire peut travailler avec la DOCC pour en élaborer une nouvelle ou en repérer une dans un autre ministère.
    2. En quoi ce travail correspond-il à l’organisation ? Une fois que le gestionnaire a sélectionné ou rédigé une DPN, il doit déterminer la place du poste dans l’organisation et le ministère. Cela sert à déterminer le niveau du poste dans l’organisation.

    Votre gestionnaire soumet les réponses à la DOCC qui les confit à un agent de classification accrédité. Cet agent procédera à une évaluation par rapport à une norme d’évaluation des emplois (norme de classification).

    Pendant l’évaluation, l’agent de classification détermine le groupe professionnel du poste. Il compare ensuite la description du poste à la norme de classification pour le groupe professionnel correspondant. Cela permet de déterminer le niveau du poste au sein de ce groupe. Chaque groupe professionnel comporte des niveaux allant généralement de 01 (niveau d’entrée) à 06 ou 07.

    Exemple : AS-02

    • AS est le groupe professionnel.
    • 02 est le niveau.

    Ensuite la DOCC produit une justification écrite du groupe et du niveau professionnel. Un comité de classification peut examiner la décision. 

    Si un gestionnaire sélectionne une DPN, l’agent de classification évalue les tâches par rapport à l’organisation. Les descriptions de postes uniques ne doivent être utilisées qu’à titre exceptionnel.

    Comment les griefs de classification sont-ils traités?

    La DOCC dispose de normes de service (accessibles uniquement sur l’intranet de l’Équipe de la Défense) pour garantir que les activités de classification sont exécutées dans un délai raisonnable.

    1. Modification administrative : Ce type de grief devra être exécuté durant un délai maximal de cinq jours ouvrables.
      • La modification du profil linguistique ou du niveau de sécurité et la création ou modification d’un poste d’étudiant ou occasionnel sont des exemples.
    2. Gestion d’un poste : Ce type de grief devra être exécuté pendant un délai maximal de 20 jours ouvrables.
      • La création ou application d’une DPN, la modification d’un rapport hiérarchique, la suppression d’un poste et la révision ou mise à jour d’un poste à l’aide d’une description de poste existante sont des exemples.
    3. Évaluation d’un poste : Les griefs qui impliquent l’évaluation d’un post devraient être exécutés durant un délai maximal de 60 jours ouvrables.
      • La création d’un nouveau poste à l’aide d’une description de poste unique ou modifiée et l’application d’une description de poste existante ou d’une DPN donnant lieu à une reclassification sont des exemples.

    Remarque : Il n’existe pas de normes de service pour les demandes de classification en vrac.

    Examens cycliques des descriptions de postes

    Le 1er avril 2021, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une version actualisée de sa Directive sur la classification. Cette mise à jour stipule que les organisations doivent veiller à ce que « les descriptions de postes soient revues selon des échéanciers raisonnables (de préférence, selon des cycles de cinq ans) ». 

    Au MDN, les gestionnaires doivent vérifier si les descriptions de postes des employés qui relèvent d’eux sont à jour dans les cas suivants :

    1. avant toute mesure de dotation
    2. en cas de modification des fonctions.

    La DOCC procède au suivi des descriptions de postes à l’aide du système de gestion des ressources humaines (SGRH). Elle produit également des rapports de situation qui sont transmis régulièrement à la haute direction. Au moyen de ces rapports, les gestionnaires déterminent les priorités en matière de révision des descriptions de postes et, s’il y a lieu, utilisent des descriptions de postes normalisées

  • Responsabilités gestionnaires 

    Les gestionnaires du MDN doivent exercer six responsabilités dans le domaine de la classification : 

    1. Ils établissent et tiennent à jour des descriptions pour les postes relevant de leur domaine de responsabilité
      1. avant toute mesure de dotation;
      2. en cas de modification des fonctions;
      3. au moins une fois tous les cinq ans, si le poste est occupé.
    2. Ils veillent à ce que les employés soient officiellement informés par écrit des décisions de classification relatives aux postes qu’ils occupent.
    3. Ils veillent à ce que les descriptions de postes restent à jour au moyen d’une révision cyclique.
    4. Ils formulent des demandes de classification lorsque nécessaire.
    5. Ils déterminent les dates d’entrée en vigueur.
    6. Ils envoient les griefs de classification à la DOCC.

     

    Les gestionnaires du MDN qui ont le pouvoir d’approuver les descriptions de postes et les organigrammes doivent suivre le cours Introduction à l’organisation et à la classification des emplois (COR133, anciennement P930). Ce cours leur permet de comprendre la conception organisationnelle et la classification.

  • Recours

    Qu’est-ce-que vous devrez faire si vous avez des préoccupations concernant la classification de votre poste ou une mesure de classification connexe?

    Vous pouvez :

    • discuter avec votre gestionnaire ou votre chaîne de commandement,
    • déposer un grief en matière de relations de travail en communiquant avec votre agent négociateur si vous êtes représenté par un syndicat,
    • ou déposer un grief de classification.

     

    Pour obtenir plus d’information, consultez la rubrique Recours en matière de classification des postes – Employés civils.

    Si vous ne parvenez pas à résoudre vos problèmes à l’aide des mécanismes qui sont précédemment décrits, contactez notre bureau.

    Le grief de classification : un résumé du processus

    Le grief de classification : un résumé du processus
    Version texte :

    Carte du processus de grief de classification

    L’employé dépose un grief de classification : Un employé (ou son représentant) dispose de 35 jours à partir de la décision de classification ou de la date où il est avisé de la décision pour présenter par écrit un grief de classification.

    Accusé de réception du gestionnaire : À la réception du grief, le gestionnaire doit signer et dater le formulaire de grief et en remettre une copie à l’employé ou à son représentant, puis acheminer le grief à la Direction - Organisation et classification civiles.

    Examen initial par la Direction - Organisation et classification civiles : Si le grief concerne le contenu de la description d’emploi et la classification du poste, le grief de classification est mis en suspens jusqu’à la fin du processus de grief de relations de travail.

    Planification de l’audience : Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines , la Direction - Organisation et classification civiles et le syndicat déterminent une date d’audience du grief. Une fois la date établie, l’employé et son représentant sont avisés au moins 21 d’avance de la date, de l’heure et du lieu de l’audience.

    Mise sur pied du comité d’examen du grief de classification : Un comité d’examen composé de 3 membres est désigné pour entendre le grief. Il y a normalement un représentant du Conseil du Trésor et deux du ministère de la Défense nationale.

    Audience du grief de classification : L’employé et son représentant ont l’occasion de faire valoir leur point de vue oralement ou par écrit. Le gestionnaire de l’employé doit aussi se rendre disponible pour expliquer la description d’emploi, au besoin.

    Délibérations du comité : Le comité délibère devant la caméra, en l’absence de l’employé et son représentant et du gestionnaire. Le membres du comité examinent toute l’information présentée. Lorsqu’ils évaluent le poste, les membres tentent d’atteindre un consensus.

    Rapport et recommandations : Le ou les rapports résument les recommandations du comité, répondent à l’exposé du plaignant et son représentant et décrivent l’analyse sur laquelle s’appuie les recommandations du comité.

    Décision sur le grief de classification : Après l’examen des rapports et recommandations du comité d’examen du grief de classification, l’administrateur général ou son délégué peut approuver les recommandations du rapport, si elles sont faites à l’unanimité des membres du comité, ou encore les rejeter.

    Réponse au plaignant : Une décision écrite est rendue. La réponse au plaignant doit être signée par l’administrateur général ou son délégué et doit énoncer la classification et la date d’entrée en vigueur de la décision. Elle doit aussi énoncer que la décision est finale et exécutoire.

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