Des processus décisionnels équitables afin d’obtenir des résultats équitables : Mécanismes de plainte pour les employés du MDN
L’examen portait sur les plus récentes versions des processus internes de traitement des plaintes du MDN et visait à déterminer si ces derniers sont conçus pour produire des résultats équitables pour nos commettants. Notre analyse s’est concentrée sur le respect de la législation, la conception des processus et l’intégration des principes d’équité procédurale dans les directives. Nous espérons que la nouvelle conception des processus du MDN permettra une application uniforme des directives et des mesures de protection de l’équité procédurale à tous les échelons des processus décisionnels.
Rapport sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations relatives aux éléments suivants : Processus de règlement des griefs civils individuels
Rapport sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations
Avril 2026
- 11 recommandations formulées
- 11 recommandations acceptées
- 1 recommandation mise en œuvre
- 1 recommandation partiellement mise en œuvre
- 9 recommandations non mises en œuvre
Recommandation 1
Le MDN examine le cadre de politique ministériel pour les griefs individuels pour s’assurer qu’il traite le critère de la crainte raisonnable de partialité, tel qu’énoncé par la Cour suprême du Canada et sur lequel se fonde la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral.
Recommandation 1 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman, et aucune preuve de la mise à jour du cadre de politique n’a été fournie. Le MDN a déclaré qu’il avait examiné les processus et la structure organisationnelle en mettant l’accent sur la réduction de la partialité dans l’offre de conseils en matière de relations de travail par les agents des relations de travail (ART), mais cela ne résout pas le problème relevé, car la recommandation de l’ombudsman concerne les décideurs dans le cadre de la procédure de règlement des griefs et non les ART.
Recommandation 2
Que le MDN revoie ses politiques en matière de griefs individuels afin d’y ajouter des lignes directrices quant au contenu approprié des motifs de décision et que les décideurs soient tenus de fournir leurs motifs par écrit.
Recommandation 2 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman. Bien que le MDN ait indiqué que des motifs écrits sont fournis aux parties, aucune mise à jour n’a été apportée à ses politiques ou à ses lignes directrices pour signaler cette exigence.
Recommandation 3
Le MDN revoit ses processus et pratiques de gestion des dossiers de grief individuel pour s’assurer d’avoir un processus cohérent et logique de collecte et de saisie des données.
Recommandation 3 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman. Bien que le MDN ait mis l’accent sur la formation qu’il dispense sur son système de gestion des dossiers et qu’il ait mentionné une mise à niveau d’un ancien système connexe, il n’a pas fourni de preuves que des travaux ont été entrepris pour revoir ou mettre à jour les procédures et les pratiques relatives à son système de gestion des dossiers.
Recommandation 4
Le MDN examine de façon systématique et récurrente un échantillon de dossiers de grief individuels afin d’assurer la qualité des dossiers de grief, l’exactitude de l’information saisie dans son système de gestion des cas, la rapidité du processus, de la réception du grief à la décision, et l’adéquation des motifs fournis par le décideur.
Recommandation 4 état d’avancement: Mise en œuvre
La réponse du MDN indique que des audits mensuels d’assurance de la qualité du système de gestion des dossiers ont été mis en œuvre à partir de novembre 2025. Le Ministère a également fourni son calendrier d’audit officiel comme pièce justificative.
Recommandation 5
Le MDN publie l’information et les ressources concernant les griefs individuels sur son site Web public et dans son application relative aux ressources humaines.
Recommandation 5 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman.
Le MDN a fourni des statistiques sur la gestion du processus de règlement des griefs sous la forme d’un tableau de bord et a indiqué que les tableaux de bord étaient accessibles au public. Toutefois, cela ne règle pas la question de l’accessibilité des informations sur le processus pour les employés qui n’ont pas accès au Réseau étendu de la Défense (RED).
Recommandation 6
Le MDN revoit et met à jour son cadre de politique en matière de griefs individuels pour y intégrer la terminologie courante et une description précise du processus de règlement des griefs individuels.
Recommandation 6 état d’avancement: Non mise en œuvre
Le MDN a fixé l’exercice financier 2026-2027 comme date butoir pour la mise en œuvre de la recommandation 6.
Recommandation 7
Le MDN revoit son cadre de politique en matière de griefs individuels pour y ajouter des directives sur la façon de traiter les griefs frivoles ou vexatoires.
Recommandation 7 état d’avancement: Non mise en œuvre
Le MDN a fixé l’exercice financier 2026-2027 comme date butoir pour la mise en œuvre de la recommandation 7. Le MDN a indiqué qu’il avait commencé à élaborer une Directive et des ordonnances administratives de la défense (DOAD) sur les griefs frivoles ou vexatoires.
Recommandation 8
Le MDN revoit son cadre de politique en matière de griefs individuels pour y ajouter des lignes directrices servant à déterminer quand un examen des faits allégués par le fonctionnaire s’estimant lésé est justifié et quand un tel examen peut être effectué à l’interne ou réalisé par un tiers externe.
Recommandation 8 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman.
Le MDN a toutefois déclaré qu’il souhaitait créer une équipe d’enquête interne au cours de l’exercice financier 2026-2027 et que l’élaboration de lignes directrices ne commencerait qu’une fois l’équipe mise en place.
Recommandation 9
Le MDN revoit son cadre de politique en matière de griefs individuels pour y ajouter des lignes directrices sur la conduite d’une enquête interne sur les faits allégués par un fonctionnaire s’estimant lésé.
Recommandation 9 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman.
Le MDN a toutefois déclaré qu’il souhaitait créer une équipe d’enquête interne au cours de l’exercice financier 2026-2027 et que l’élaboration de lignes directrices ne commencerait qu’une fois l’équipe mise en place.
Recommandation 10
- Le MDN élabore des instructions claires sur la conduite adéquate des enquêtes externes sur les faits allégués dans un grief individuel par un fonctionnaire s’estimant lésé, et les met à la disposition des fournisseurs.
- Le MDN intègre à ces instructions une exigence selon laquelle l’enquête doit être menée conformément aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels et conformément aux principes d’équité procédurale, et selon laquelle les renseignements recueillis doivent être fiables, pertinents et utiles.
- Le MDN met en place des mesures de contrôle de la qualité afin de s’assurer que ces instructions sont suivies et que les enquêtes sont menées de façon uniforme.
Recommandation 10 état d’avancement: Partiellement mise en œuvre
Le MDN a signalé que ces exigences sont incluses dans les clauses normalisées des mandats des enquêteurs ainsi que dans les cahiers des charges de chaque contrat. Le MDN a fourni ses modèles comme documents d’appui.
Le MDN n’a pas fourni de preuves démontrant que des mesures de contrôle de la qualité ont été mises en place.
Recommandation 11
Le MDN recueille des statistiques par rapport aux enquêtes internes et externes, y compris de l’information sur les coûts des enquêtes.
Recommandation 11 état d’avancement: Non mise en œuvre
La réponse du MDN n’a pas abordé le fond de la recommandation de l’ombudsman.
Le MDN a indiqué qu’il n’était pas en mesure de recueillir des statistiques sur les coûts parce que les enquêtes sont gérées par des organisations de niveau 1. Il n’a pas expliqué pourquoi d’autres statistiques ne sont pas recueillies.
Rapport sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations relatives aux éléments suivants : Processus de résolution des cas de harcèlement et de violence dans le lieu de travail
Rapport sur l’état d’avancement de la mise en œuvre des recommandations
Avril 2026
- 4 recommandations formulées
- 4 recommandations acceptées
- 4 recommandation mise en œuvre
Recommandation 1
Le MDN revoit son cadre de politique en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail pour s’assurer que les protections en matière d’équité procédurale dues aux parties sont clairement identifiées et détaillées.
Recommandation 1 état d’avancement: Mise en œuvre
Le MDN a mis à jour le manuel des politiques de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) afin d’y inclure un énoncé sur les protections en matière d’équité procédurale dues aux parties. La nouvelle version du manuel des politiques de PHVLT a été publié sur le site Web du le MDN le 16 mars 2026.
Recommandation 2
Le MDN revoit son cadre de politique en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail afin de désigner un autre décideur au cas où une plainte implique un décideur situé au sommet de la chaîne hiérarchique du plaignant.
Recommandation 2 état d’avancement: Mise en œuvre
Le MDN a mis à jour ses instructions permanentes d’opération (IPO) pour son unité de destinataires désignés afin qu’un autre décideur d’un autre organisme fédéral soit désigné pour la gestion du processus de résolution. En outre, dans les cas nécessitant une enquête, les services d’enquêteurs externes seront retenus.
Recommandation 3
Le MDN revoit ses modèles de documents pour s’assurer qu’ils emploient un langage neutre lorsqu’ils font référence aux parties.
Recommandation 3 état d’avancement: Mise en œuvre
Le MDN s’est montré proactif dans la mise en œuvre de cette recommandation. Tous les modèles de documents ont été revus et corrigés, et les formulations qui n’étaient pas neutres ont été remplacées avant la publication de notre rapport. Par conséquent, aucun suivi n’a été nécessaire pour cette recommandation.
Recommandation 4
Le MDN facilite la recherche de son site Internet public et de sa page intranet pour son processus de résolution du harcèlement et de la violence en lieu de travail.
Recommandation 3 état d’avancement: Mise en œuvre
Le MDN a mis à jour sa page intranet interne, qui se trouve à l’adresse suivante: Chef, Conduite professionnelle et culture, ainsi qu’une page publique, qui se trouve à l’adresse suivante: Programme de la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Les informations pertinentes figurant sur ses pages Web sont désormais plus faciles à trouver et à parcourir.
