Politique de préservation numérique du Musée Medalta

But

La présente politique vise à appuyer les activités du Musée Medalta en préservant les objets numériques et les représentations numériques des avoirs du musée ainsi que les avoirs du lieu historique national de l’Industrie‑de‑l’Argile‑de‑Medicine Hat, de même que les biens numériques nécessaires à son exploitation, tout en assurant l’accès à long terme à l’ensemble de ces biens.

Transmission de dossiers/entrevues réalisées avec d’anciens travailleurs. Extraits audio et CD. Disque contenant l’histoire orale. Trois disques. Il existe probablement des entrevues avec d’anciens travailleurs (on tente de les localiser).

Mandat

Toutes les décisions concernant les activités courantes du musée, y compris l’élaboration et la mise en œuvre de la présente politique de préservation numérique et du plan connexe, sont prises avec l’accord du personnel de direction du Musée Medalta.

Objectifs

En vertu de la présente politique, le Musée Medalta vise à préserver ses avoirs numériques, plus particulièrement les copies numériques des images du musée, les extraits audio/vidéo numérisés, des enregistrements d’entrevues créés numériquement et des biens numériques du même ordre, et à en assurer l’accès à long terme.

Un autre objectif consiste à fournir l’accès, aussi longtemps qu’il le faudra, aux biens numériques nécessaires à l’exploitation du musée. Un nombre limité d’employés du musée devraient avoir accès à tous ces biens numériques, sur demande, et pourraient ensuite décider à qui distribuer des copies des biens.

Portée

Tous les biens numériques que le Musée Medalta possède ont été définis dans le modèle d’inventaire de la préservation numérique^{Footnote 1}, puis classés dans dix groupes. D’après le calendrier de conservation et d’élimination de biens numériques du musée^{Footnote 2}, les biens classés dans tous ces groupes (sauf les documents administratifs) doivent être préservés indéfiniment.

En règle générale, les documents administratifs doivent être conservés pendant sept ans. Même si ces derniers ne sont habituellement pas pris en considération dans le cadre de la politique de préservation numérique d’un musée ou du plan de préservation de ses biens numériques, ils sont mentionnés dans le plan de préservation numérique du Musée Medalta, étant donné qu’il est suffisamment simple de les intégrer au plan qui sera choisi.

Principes directeurs

L’ampleur des travaux de préservation numérique ne permet pas d’effectuer une mise en œuvre complète de l’OAIS. Toutefois, les pratiques suivantes, qui sont des pratiques d’archivage numérique généralement reconnues, seront observées :

1. Le contenu numérique sera créé en vue de le préserver (génération de métadonnées pour le contenu, dans la mesure du possible).
2. Des copies de préservation du contenu seront faites régulièrement.
3. On utilisera un processus automatisé de création de métadonnées de préservation de base à mesure que des copies de préservation sont faites.
4. Des copies de préservation seront conservées sur de nombreux types de supports de stockage physiques, dans de nombreux emplacements.
5. On vérifiera régulièrement l’intégrité des données des copies de préservation.
6. Ces copies seront régulièrement régénérées vers de nouveaux supports.
7. Ces copies seront migrées vers de nouveaux formats, au besoin.
8. L’accès aux copies de préservation se limitera à certains employés du musée.

Sélection et acquisition

Prenez note que cette section porte sur la sélection et l’acquisition des biens numériques du musée dans son contenu archivé. Il ne faut pas les confondre avec la sélection et l’acquisition des ressources matérielles du musée.

Si un bien numérique est classé dans l’un des dix groupes (suivant le modèle d’inventaire de la préservation numérique du musée), il faut le préserver conformément au calendrier de conservation et d’élimination de biens numériques. Si le bien numérique ne figure pas dans le modèle, il est possible d’utiliser les arbres décisionnels de la Boîte à outils de la préservation numérique du RCIP pour déterminer s’il faut le préserver^{Footnote 3}.

Accès et utilisation

La préservation numérique du contenu du musée s’adresse essentiellement aux personnes qui s’intéressent à l’histoire et aux avoirs du Musée Medalta et du lieu historique national de l’Industrie‑de‑l’Argile‑de‑Medicine Hat. On prévoit que les membres de cette collectivité auront un accès indirect à du contenu préservé afin qu’ils puissent en profiter ou contribuer à la base de connaissances du musée. Afin d’assurer l’intégrité des données préservées, seuls quelques membres du personnel du musée auront un accès direct aux dossiers de préservation.

Bien qu’une partie des biens numériques puissent être accessibles en ligne pour le public, on prévoit que les demandes faites par les intervenants du musée concernant les images numérisées, les balayages, les entrevues ou du contenu similaire seront traitées par le personnel, qui aura besoin d’une copie interrogeable des données préservées sur place. S’il peut prendre des jours à un nombre limité d’employés pour répondre à ce type de demandes, il faudrait réduire le temps réellement nécessaire pour effectuer une recherche en s’assurant que les copies de travail du contenu ne sont pas condensées, cryptées ou modifiées de quelque façon que ce soit qui pourrait nuire à la capacité de recherche.

Difficultés et risques

1. Temps et ressources limités : Ces contraintes empêchent le musée d’adopter un modèle standard de l’OAIS; une solution hybride est nécessaire. Ainsi, aucun logiciel d’archivage officiel ne sera utilisé. En s’assurant que le processus est simple et abordable, on s’attend à ce qu’il soit durable.
2. Supports de stockage physiques existants : Certains enregistrements de plus de dix ans sont stockés sur bande magnétique analogique, tandis que d’autres figurent sur des CD de type inconnu. La numérisation de vieilles bandes magnétiques analogiques devrait être effectuée immédiatement, tout comme la régénération du contenu gravé sur des CD de qualité inconnue.
3. Formation : Malgré le processus simplifié, une formation sera nécessaire. Le RCIP offre son aide pour effectuer cette étape.
4. Risques inconnus : Comme le processus ne suit pas le modèle conventionnel de l’OAIS, une caractéristique importante de ce modèle pourrait être oubliée.