Étude de cas du RCIP sur la préservation numérique – Musée Medalta

Utiliser la Boîte à outils de la préservation numérique

La Boîte à outils de la préservation numérique offre un cadre qui permet à une institution culturelle, sans égard à sa taille, d’élaborer un plan, une politique et des procédures de préservation numérique qui répondent à ses besoins et qui correspondent à ses ressources. Le diagramme qui suit résume le déroulement du travail associé à l’utilisation de cette boîte à outils :

Les étapes qui figurent dans ce diagramme sont détaillées ci-dessous :

Étape 1 – Dresser l’inventaire des biens numériques du Musée Medalta

La première étape du diagramme ci-dessus consiste à dresser l’inventaire des biens numériques du Musée et à évaluer les risques et les effets associés à la perte d’accès à ce matériel. Bien qu’en règle générale, l’inventaire soit dressé à l’aide du modèle d’inventaire du contenu de la Boîte à outils de préservation numérique du RCIP, la version Excel coproduite par le RCIP et le Musée canadien de l’histoire ^{Note de bas de page 2} a été jugée plus facile à remplir.

Il est intéressant de noter qu’une grande partie des éléments ajoutés au modèle pour Medalta n’existait pas encore. Medalta possède, à l’heure actuelle, peu de biens numériques, mais il a le financement nécessaire pour numériser des documents de diverses manières, dont la photographie, la numérisation à plat et éventuellement la numérisation 3D. Il s’agit d’un élément important : il n’est jamais trop tard pour mettre en œuvre une politique et un plan de préservation numérique, mais le meilleur moment pour le faire, c’est avant la création du contenu. En élaborant immédiatement des procédures à l’intention des créateurs de contenu, la tâche de préservation du contenu peut être exécutée efficacement. Quelques conseils généraux à l’intention des créateurs de contenu se trouvent dans la Brochure d’interPARES 2 sur les lignes directrices à l’intention des créateurs (format PDF) (en anglais seulement).

Le tableau suivant résume les biens numériques (actuels et anticipés) de Medalta :

Ce qui frappe le plus dans l’évaluation de l’inventaire, c’est le nombre très variable d’éléments qui peuvent (ou non) exister dans un avenir immédiat. Une estimation minimale (si la numérisation n’a pas lieu) serait de 20 Go, mais si l’on va de l’avant avec la numérisation, cette quantité de données pourrait facilement s’élever à plus de 2 To en quelques années. Toutes les solutions doivent être assez souples en ce qui a trait aux besoins en capacité de stockage et être utilisées de manière abordable si des capacités supérieures ne sont pas nécessaires.

Soulignons également la base de données actuelle de gestion des collections. En février 2015, la base de données était au format MS Access. Cependant, vers le milieu de l’année, l’AMA est parvenue à faire la migration de contenu vers PastPerfect Online. La gestion de la préservation des documents par PastPerfect Online simplifie beaucoup le plan de préservation de Medalta. Cependant, Medalta doit obtenir des garanties de PastPerfect à l’égard de la préservation du matériel et avoir un plan de rechange en place (une copie de sauvegarde des enregistrements de la base de données dans un format accessible).

Il faut également noter le manque de copies et d’emplacements différents où les stocker (par exemple, en cas d’inondation ou d’incendie). Ces facteurs font accroître le risque de perdre le matériel. Le plan de préservation devra évaluer ce risque ainsi que les effets de la perte du matériel par rapport à ce qu’il en coûterait de faire une copie, tout en ne perdant pas de vue les ressources et les priorités actuelles.

Étape 2 – Rédiger une politique de préservation numérique

La prochaine étape consistait à rédiger une politique de préservation numérique. La politique indique quelles sont les tâches à exécuter et pourquoi elles doivent l’être. Elle répond à différentes questions, notamment quels objets doivent être préservés, pendant combien de temps et qui devrait avoir accès au contenu. Elle reconnaît les normes d’archivage existantes et tient compte de la viabilité administrative et organisationnelle, des limites financières et d’autres facteurs similaires. Le document stratégique définit également les risques qui peuvent survenir en raison de sa mise en œuvre. Comme les risques sont (en partie) une conséquence du plan qui sera élaboré, la version définitive de la politique ne doit pas être achevée tant qu’un plan n’est pas choisi. La politique est toujours rédigée en premier, mais la rédaction des deux documents est un processus itératif.

L’objectif principal de l’élaboration de cette politique (ou de toute autre politique) est de veiller à ce que toutes les personnes participantes soient d’accord, particulièrement celles qui gèrent les ressources financières et humaines (c’est-à-dire la haute direction, les conseils d’administration, etc.). Comme la préservation numérique n’est jamais un projet (elle est permanente et fait donc partie des opérations normales), le financement ne peut être axé sur des projets, il doit faire partie du financement de base.

Comme ce fut le cas pour le Musée du 8th Hussars, Medalta a utilisé le Modèle de cadre stratégique pour la préservation numérique produit par Nancy McGovern. Ce modèle est destiné aux archives numériques qui respectent les normes sur les dépôts numériques fiables (un processus trop coûteux pour un musée de cette envergure). Même si elle ne compte que cinq pages, la Politique de préservation numérique du Musée Medalta est lourde et sera probablement allégé.

Quelques éléments à noter :

• Reconnaître ouvertement que la conformité avec la norme OAIS ne sera possible pour aucune des solutions gérées par le musée, mais que de nombreux principes pourraient être observés, notamment :
  1. Le contenu numérique sera créé en vue de le préserver (génération de métadonnées pour le contenu, dans la mesure du possible).
  2. Des copies de préservation du contenu seront faites régulièrement.
  3. On utilisera un processus automatisé de création de métadonnées de préservation de base à mesure que des copies de préservation seront faites.
  4. Des copies de préservation seront conservées dans de nombreux emplacements.
  5. On vérifiera régulièrement l’intégrité des données des copies de préservation.
  6. Ces copies seront régulièrement régénérées vers de nouveaux supports.
  7. Ces copies seront migrées vers de nouveaux formats, au besoin.
  8. L’accès aux copies de préservation se limitera à certains employés du musée.
• Tous les groupes de biens devaient être préservés pour une durée indéfinie, sauf le groupe 10 (documents administratifs), pour lequel les biens doivent être conservés pour une période minimale de sept ans.
• Certains employés du musée auraient accès à tous les documents préservés, et la technologie choisie pour préserver ces documents ne doit pas être un obstacle pour les employés (par exemple, un accès hors site, à l’extérieur du réseau, ne serait pas acceptable).

Voici quelques difficultés et risques qui ont été cernés dans la politique :

1. Temps et ressources limités : La conformité à la norme OAIS ne peut être gérée à l’interne. En outre, la priorité devrait être accordée à la numérisation (et, par le fait même, à la préservation numérique) de nombreux objets physiques.
2. Supports de stockage physiques existants : Certains enregistrements qui datent de plus de dix ans sont stockés sur bande magnétique analogique, tandis que d’autres figurent sur des CD d’un type inconnu. La numérisation de vieilles bandes magnétiques analogiques devrait être effectuée immédiatement, tout comme la régénération du contenu gravé sur des CD de qualité inconnue.
3. Formation : Malgré le processus simplifié, une formation sera nécessaire. Le RCIP offre son aide pour réaliser cette étape.
4. Risques inconnus : Comme les procédures choisies (qui seront discutées plus loin) ne suivent pas le modèle conventionnel de l’OAIS, une caractéristique importante de ce modèle pourrait être oubliée.

Ce dernier risque indique en quoi la politique doit être revue après le choix d’un plan. En fait, le plan et la politique sont des documents vivants, et ce, de façon permanente.

Étape 3 – Rédiger un plan de préservation numérique

La prochaine étape, qui est aussi la plus longue, consiste à rédiger un plan de préservation numérique. Le plan lui-même doit être traité comme un document de l’étude de cas. En d’autres termes, le plan commence par l’énonciation d’un problème et par l’intégration du contexte (par exemple, historique de Medalta, besoins en termes de préservation, renvoi vers la politique et l’inventaire des biens numériques, ressources de l’organisation, normes existantes). Le plan examine ensuite plusieurs options et évalue les avantages et les inconvénients de chacune de ces options. Enfin, le plan indique la démarche choisie (c’est-à-dire un plan d’action) et justifie ce choix. Les procédures sont ensuite rédigées autour du plan d’action choisi. Pour Medalta, les procédures ont été conservées en annexe du plan.

Le modèle utilisé pour la rédaction du plan est le Cadre du plan de préservation numérique pour les musées produit par le RCIP. Cinq options ont été envisagées :

Notons que ces options approchent la préservation à divers degrés : les trois premières options se concentrent sur la technologie de stockage (où le contenu est stocké), alors que les deux autres sont axées sur l’architecture de préservation (dans le cas qui nous occupe, les logiciels qui pourraient être utilisés). Il faut tenir compte de tous les aspects d’une solution donnée, mais dans les cas ci-dessus, la couche physique sépare les trois premières options, tandis que pour les deux autres, c’est l’architecture. Voilà pourquoi ces options se concentrent sur ces éléments.

La première option envisagée est semblable à celle qui a été adoptée par le Musée du 8th Hussars et consiste en une série de copies de sauvegarde « intelligentes » vers des disques externes à partir d’un appareil centralisé sur lequel tout le contenu est stocké. Pour les fichiers qui ne peuvent pas être renommés facilement (par exemple, certaines bases de données), des copies hebdomadaires et mensuelles sont conservées, puis écrasées; des copies des 4 dernières semaines et des 12 derniers mois sont toujours accessibles. Pour les fichiers qui peuvent être renommés, le contrôle de version est appliqué, et les fichiers effacés sur le disque de travail sont automatiquement archivés par le logiciel de sauvegarde. Des copies de préservation de tous les fichiers sont faites une fois par année et conservées pendant une période indéterminée. L’information de la somme de contrôle est générée et stockée avec ces copies.

L’option 1 suffit aux besoins actuels de Medalta, mais compte tenu de la grande quantité de contenu que l’organisation pourrait générer dans un avenir proche, il est possible que les besoins en stockage dépassent la capacité des disques durs disponibles. Pour cette raison, une deuxième version de l’option 1 a été envisagée. L’option 2 est identique à l’option 1, sauf qu’elle tire profit de la fonction Espaces de stockage de Windows. Cette fonctionnalité de Windows 10 permet à un utilisateur de regrouper facilement des disques durs qui forment ainsi un disque virtuel de grande capacité. Lorsqu’il faut augmenter la capacité, on peut ajouter des disques à l’ensemble. Espaces de stockage utilise deux méthodes de protection contre les pannes de disque (la « résilience »). Pour l’archivage, le meilleur réglage en matière de résilience est le mode « parité », qui maximise l’espace de stockage utilisable dans un ensemble, tout en inscrivant les données un peu plus lentement que les autres modes.

Le nombre minimal de disques durs physiques qui peuvent être regroupés dans un « regroupement » (« pool ») avec parité est 3. On recommande cependant que Medalta commence par l’option 1 et qu’il migre vers l’option 2, au besoin. On ne peut ajouter un disque qui contient déjà des données à un ensemble sans perdre le contenu de ce disque. Trois nouveaux disques devront donc être achetés pour chaque espace de stockage (un espace de stockage pour remplacer les deux disques durs externes servant de copies de préservation). Lorsque l’ensemble de trois disques est créé, le contenu du disque original peut y être copié et le disque original peut ensuite être réinitialisé et ajouté à l’ensemble. Des disques peuvent être ajoutés, au besoin, et si un disque tombe en panne, Windows en informera l’utilisateur qui pourra remplacer le disque sans perdre le contenu.

Une troisième option consiste à utiliser l’infonuagique, ou des serveurs en ligne, comme espace de stockage. Dropbox et Google Drive sont deux exemples d’un tel service, et même s’ils sont plus coûteux que les options 1 et 2, la différence n’est pas importante. Le temps de téléversement n’était pas vu comme un obstacle, compte tenu de la relativement faible quantité de données de Medalta; et même s’il en devenait un, les coûts associés à une connexion Internet de vitesse supérieure pourraient être examinés, sinon il est possible de revenir à l’option 1 ou 2, au besoin. En principe, Medalta hésite à adopter cette option, puisque la plupart des services infonuagiques possèdent des serveurs aux États-Unis, ce qui veut dire qu’il est possible d’avoir accès aux contenus sans son consentement explicite. Medalta pourrait toutefois revoir cette option à une date ultérieure.

L’option 4 consistait à envisager une architecture OAIS gérée par Medalta. Cette option a été rejetée dès le départ pour les mêmes raisons qu’elle n’a pas été envisagée sérieusement pour le Musée du 8th Hussars, c’est-à-dire que la valeur ajoutée du modèle (soit la capacité de chercher des objets précis parmi diverses formes de contenu) ne justifie pas les logiciels maison ni la main-d’œuvre qualifiée nécessaires à la tenue d’un tel dépôt.

Enfin, une cinquième option, soit la gestion des biens numériques de Medalta par l’intermédiaire d’un dépôt numérique fiable, est maintenant possible. Canadiana a un DNF en place qui sera bientôt offert sur le marché. Medalta est encouragé à envisager cette option pour les biens numériques (autres que les enregistrements de gestion des collections, qui sont déjà gérés dans PastPerfect Online) lorsque plus de détails seront connus.

Les avantages et les inconvénients de chacune des options ont été évalués (les détails se trouvent dans le document du Plan de préservation), et au bout du compte, l’option 1 (copies de sauvegarde et de préservation sur deux disques durs externes) a été recommandée, suivie par l’option 2 (remplacement des disques individuels par des ensembles de disques).

Comme ce fut le cas pour l’Étude de cas du RCIP sur la préservation numérique au Musée du 8th Hussars, l’utilisation de disques durs plutôt que de CD optiques pour au moins une version des trois copies a été jugée acceptable, même si elle enfreint la règle des 3-2-1 ^{Note de bas de page 3} , compte tenu de la durée de vie potentiellement limitée du CD optique.

L’option 5 a été envisagée comme possibilité, mais plus de détails sont nécessaires, et la migration peut être effectuée plus tard si le musée le désire.

Une liste détaillée de la marche à suivre pour les options 1 et 2 peut être consultée aux annexes A et B du plan de préservation, mais un résumé des éléments importants peut être consulté ci-dessous :

Résumé des procédures pour l’option 1

• Faire des copies de travail de tous les biens numériques sur un seul disque dur de travail centralisé et partagé.
• Acheter deux disques durs externes qui seront utilisés comme copies de sauvegarde et de préservation.
• Utiliser le logiciel de sauvegarde intelligent Bvckup 2 pour faire des sauvegardes hebdomadaires et mensuelles sur le premier disque dur externe.
  • Traiter les fichiers qui ne peuvent pas être renommés facilement (par exemple, des fichiers de base de données faisant partie d’un ensemble commercial) de façon différente en faisant des sauvegardes périodiques (sauvegarde hebdomadaire pour les 4 dernières semaines et sauvegarde mensuelle pour les 12 derniers mois).
  • Utiliser le contrôle de version pour tous les autres fichiers.
  • Laisser Bvckup 2 archiver les fichiers qui ont été effacés du disque de travail.
• Faire des copies de préservation annuelles qui comprennent la somme de contrôle (MD5summer est recommandé), à faire également sur le premier disque dur externe.
• Conserver le deuxième disque dur externe hors site, loin de la plaine inondable, et le mettre à jour avec le contenu du premier disque dur une fois par mois.
• Remplacer les disques durs tous les cinq ans.

Résumé des procédures pour l’option 2

Pour migrer de l’option 1 à l’option 2 :

• Faire l’acquisition de six disques durs externes d’une capacité identique à ceux qui sont déjà utilisés. Acheter également deux concentrateurs USB munis d’une source de courant externe et d’au moins quatre ports USB chacun (un plus grand nombre de ports serait idéal).
• Mettre à niveau tous les appareils (de Windows 7 à Windows 10).
• Suivre les instructions pour créer un nouvel ensemble de disques de stockage de trois disques (type de résilience : « parité », capacité du volume : 15 To, plus si la version actuelle de Windows le permet).
• Copier le contenu du disque externe 1 vers le nouvel espace de stockage (en utilisant les fonctions glisser-déposer ou copier-coller de Windows).
• Ajouter le disque original à l’ensemble (le disque original sera réinitialisé).

Répéter le processus ci-dessus pour le deuxième disque externe et remplacer les disques seulement lorsque le système le juge nécessaire.

État actuel du plan de préservation

Les versions actuelles de la politique et du plan sont présentement examinées avec Medalta, et le Musée évalue les avantages et les inconvénients des options 1, 2 et (peut-être) 3. Dès qu’une solution aura été choisie, le plan de préservation numérique (un document vivant) sera révisé et la date de révision sera ajoutée sur la couverture. Des mises à jour sur les recommandations et les solutions choisies seront également présentées au Groupe de discussion sur la numérisation et la préservation numérique, à qui une rétroaction sera demandée. De plus, dans le cadre de la présente étude de cas, le RCIP a offert d’effectuer une visite à Medalta pour aider le musée à installer le matériel et les logiciels et pour examiner les procédures. Cette étape devrait avoir lieu en 2017.