Lignes directrices pour le choix d’un système de gestion des collections

Introduction

Dans le but d’aider les établissements du patrimoine à choisir un nouveau système de gestion des collections (SGC), le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP) a travaillé de concert avec le Balboa Park Online Collaborative pour élaborer une gamme de ressources faciles à utiliser, allant de simples à détaillées, qui simplifient et officialisent le processus de sélection d’un tel système.

Cette page contient la ressource principale; on y présente ce qui suit :

• des recommandations sur les SGC : soit une liste d’étapes recommandées que les établissements devraient suivre lors de la sélection d’un SGC;
• des lignes directrices au sujet de la liste de vérification et du questionnaire : soit des renseignements sur la manière de remplir les documents requis et le moment auquel les soumettre au cours du processus de sélection, le tout à l’aide d’une liste de vérification simple.
• un questionnaire pour les établissements : soit un questionnaire servant à aider les établissements à définir leurs besoins.
• un questionnaire pour les fournisseurs : soit une questionnaire auquel les fournisseurs répondent pour renseigner les établissements et ainsi les aider à sélectionner le produit qui répond le mieux à leurs besoins.

La ressource Liste des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections est une autre ressource pertinente, qui comprend également une version abrégée. La version abrégée est conçue pour les établissements ayant des besoins plus simples en matière de gestion des collections. Bien que les deux versions puissent être téléchargées séparément, elles sont présentées ensemble sur la page Web, ce qui permet de les comparer facilement. L’astérisque (*) désigne les critères tirés de la version abrégée.

Sélectionner un système de gestion des collections : étapes recommandées

La section suivante comprend l’ensemble des étapes que nous recommandons aux établissements de suivre lors de la sélection d’un nouveau SGC. Nous invitons les grands établissements nécessitant un processus de demande de propositions plus officiel à consulter la page Demande de propositions pour un système de gestion des collections sur le site Web du RCIP.

Étape 1 : Vérification des données

À cette étape, vous devriez vérifier l’ensemble des bases de données, des systèmes et des formats de fichier qu’utilise votre établissement. Sélectionnez ensuite ceux qui devront être gérés à l’aide du nouveau SGC.

Étape 2 : Collaboration

Organisez des réunions avec le personnel pour définir les principales fonctions que le nouveau SGC devrait offrir. Idéalement, ces réunions sont animées par un gestionnaire de projet attitré; il peut s’agir du directeur général ou du premier dirigeant, d’un cadre supérieur ou du responsable des collections. Invitez à la fois des membres du personnel des secteurs des collections, des expositions, de la formation et de la technologie de l’information, ainsi que les principaux gestionnaires pour veiller à ce que l’opinion de tous soit prise en compte.

Étape 3 : Recherche et désignation

Le chef de projet responsable des collections se servira des renseignements recueillis lors des réunions animées et de l’examen de la ressource Liste des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections du RCIP pour créer une liste distincte sur mesure qui facilitera la sélection d’un SGC et d’un fournisseur qui satisfont aux critères de l’établissement. En collaboration avec le personnel responsable des collections et les cadres supérieurs, examinez à plusieurs reprises la liste de vérification des critères de votre établissement. Pendant ces rencontres, demandez au personnel de remplir le questionnaire pour les établissements (annexe A) afin de définir avec précision la portée des besoins, les ressources ainsi que l’environnement technologique actuel de votre établissement. Remettez ensuite ce questionnaire, le questionnaire pour les fournisseurs (annexe B) et la liste de vérification dûment remplie à un groupe de fournisseurs sélectionnés; invitez chacun d’eux à fournir l’information requise.

Les critères des listes de vérification sont organisés de sorte que les utilisateurs peuvent reconnaître les procédures tirées de la norme Spectrum. Spectrum comprend un ensemble de procédures normalisées de gestion des collections. Les établissements devraient suivre ces procédures pour appliquer les pratiques exemplaires en vigueur lorsqu’il s’agit de gérer leurs collections.

Étape 4 : Démonstration

Après avoir analysé les réponses des fournisseurs (c’est-à-dire les réponses fournies dans les questionnaires et les listes de vérification), le chef de projet responsable des collections devra effectuer une présélection comprenant les cinq ou six fournisseurs et systèmes qui satisfont le mieux aux critères de l’établissement. Servez-vous de cette présélection pour organiser la tenue d’une démonstration, en ligne ou en personne, avec chaque fournisseur; invitez tout le personnel responsable des collections à y assister. Avant chaque démonstration, remettez au fournisseur une version provisoire de vos critères prioritaires, de manière à ce que ce dernier puisse adapter sa démonstration aux besoins de votre établissement.

Les membres du personnel se serviront de la liste de vérification pour inscrire et classer leurs commentaires lors de chaque démonstration. Pour ce faire, nous vous recommandons d’utiliser un questionnaire numérique, par l’intermédiaire d’un outil de sondage en ligne, car cela vous permettra de regrouper et d’organiser vos données plus efficacement. Si cela est possible, demandez aux fournisseurs de chaque SGC de mettre à votre disposition des bases de données d’essai afin que le personnel puisse consulter les données sur les collections de l’établissement dans chaque système. À l’issue des démonstrations, les employés responsables des collections doivent être en mesure de poser des questions de suivi, par courriel ou téléphone, et ce, jusqu’à ce qu’ils obtiennent des réponses qu’ils jugent satisfaisantes à toutes leurs questions sur un SGC donné.

Étape 5 : Demandes de prix

Choisissez les trois meilleurs fournisseurs parmi ceux qui ont été présélectionnés et demandez-leur de vous donner un prix. Dans l’éventualité où les fournisseurs vous demanderaient de leur fournir des échantillons de données pour préparer la proposition, vous pouvez signer mutuellement une entente de confidentialité, s’il y a lieu.

Étape 6 : Références

Une fois que vous aurez examiné toutes les propositions, restreignez davantage votre sélection, puis demandez aux derniers fournisseurs retenus de vous fournir des références, à savoir des musées ou des établissements ayant des collections de taille comparable. Demandez au personnel responsable des collections de dresser une liste de questions à transmettre à trois références, et ce, pour chaque fournisseur.

Étape 7 : Sélection

Servez-vous des renseignements sommaires recueillis dans la liste de vérification et les questionnaires dûment remplis, puis dressez la liste des avantages et des inconvénients associés à votre premier et à votre deuxième choix (option à un prix élevé et option à un prix inférieur) pour préparer votre dossier de sélection final. Notez que ce dossier devrait également comprendre la compilation des réponses des références. Remettez le dossier de sélection aux cadres supérieurs, qui procéderont à la sélection finale.

Utilisation des listes de vérification et des questionnaires

Listes de vérification des critères d’évaluation de systèmes de gestion des collections – versions complète et abrégée

La version complète de la liste de vérification est une liste exhaustive des critères dont les établissements doivent tenir compte dans l’évaluation des SGC. Elle est conçue pour les établissements ayant des besoins techniques et complexes en matière de gestion des collections. Elle contient plus de 800 critères distincts.

Pour aider les établissements du patrimoine ayant des collections plus modestes et des besoins plus simples, nous avons extrait un petit ensemble de critères qui représentent les besoins les plus importants. Il s’agit de la version abrégée de la liste de vérification : elle compte un peu moins de 300 critères.

Les établissements qui désirent utiliser la version abrégée peuvent demander aux fournisseurs d’indiquer le nombre de critères que leur SGC consacre à un groupe de critères en particulier. À titre d’exemple, sous la section « Acquisition et enregistrement », la version abrégée retient 10 grands critères. Dans la version complète, la section correspondante en comprend 32. Le nombre de critères que le SGC d’un fournisseur consacre à l’acquisition et à l’enregistrement permet en quelque sorte d’évaluer à quel point le SGC remplit les exigences liées à cette fonctionnalité.

Les établissements qui souhaitent utiliser la version abrégée de la liste devraient néanmoins consulter la version complète pour s’assurer de n’omettre aucun élément important.

Avant de remplir la liste de vérification, les établissements devraient commencer par distinguer les critères obligatoires des critères facultatifs. Ils doivent ensuite remettre aux fournisseurs la liste, de même que le questionnaire pour les établissements. De leur côté, les fournisseurs doivent indiquer le nombre d’exigences ou de critères auxquels ils répondent, et ce, pour chaque catégorie. Dans une colonne prévue à cet effet, ils peuvent en outre expliquer en détail la raison pour laquelle ils ne satisfont pas à certains critères donnés; ils sont également invités à inscrire des critères supplémentaires auxquels ils répondent, mais qui ne se trouvent pas dans la liste de vérification. Il est recommandé aux établissements d’inclure ces précisions à l’intention des fournisseurs dans l’ensemble de directives accompagnant la documentation qu’ils leur remettent.

Questionnaires

Des documents d’appui doivent accompagner la liste de vérification que les établissements remettent aux fournisseurs sélectionnés. Ces documents comprennent le questionnaire dûment rempli par l’établissement, un questionnaire vierge à remplir par le fournisseur, ainsi que les directives à suivre.

Le questionnaire de l’établissement sert à fournir des renseignements sur ce dernier (par exemple, description de l’environnement technologique, besoins techniques particuliers, taille des collections et possibilité d’exportation des données), en plus de contenir toutes les questions que l’établissement souhaite poser au fournisseur en ce qui touche, entre autres, les services d’hébergement, la migration, la configuration, la formation et le soutien.

Le questionnaire du fournisseur sert quant à lui à recueillir des renseignements détaillés sur les services de ce dernier et les fonctionnalités de son SGC.

Enfin, l’établissement doit remettre aux fournisseurs la liste de vérification, les documents d’appui, une explication complète sur la liste de vérification et son utilité.

Annexe A : Questionnaire sur le système de gestion des collections pour les établissements du patrimoine

(Téléchargez l'annexe A (version PDF, 411 Ko) pour imprimer, distribuer et remplir le questionnaire.)

Brève description de l’établissement du patrimoine :

Description des besoins de l’établissement

Avez-vous besoin que le fournisseur s’occupe uniquement de l’installation ou bien de l’installation et de la migration?

De quel type de formation avez-vous besoin?

Quelles sont les fonctionnalités d’un SGC qui sont importantes pour votre établissement?

Quels sont les services d’hébergement et les services de soutien dont vous avez besoin de la part du fournisseur?

Veuillez décrire l’environnement technologique de votre établissement.

Justification

Pourquoi votre établissement a-t-il besoin d’un nouveau SGC?

Qu’est-ce qui vous déplaît de votre SGC actuel?

Taille de la collection

Quelle est la taille de votre collection?

De combien de dossiers votre établissement dispose-t-il?

Combien de dossiers vous attendez-vous à avoir ultérieurement?

Quelles sont les types d’objets catalogués?

Normes

Quelles normes de métadonnées votre établissement suit-il? Quelles normes a-t-il l’intention de suivre dans l’avenir?

Importation et exportation des données

Allez-vous importer les données existantes?

Le cas échéant, êtes-vous en mesure d’exporter les données qui se trouvent dans votre SGC actuel?

Accessibilité en ligne

Votre collection est-elle accessible en ligne?

Aurez-vous besoin que votre SGC interagisse avec votre site Web?

Si non, prévoyez-vous rendre votre collection accessible en ligne?

Budget

Quel est votre budget et quels sont les échéanciers du projet, de la passation du marché jusqu’à la mise en œuvre du système?

Ce projet est-il subventionné?

Déroulement du travail

Comment le secteur responsable des collections de votre établissement fonctionne-t-il?

Quel est le flux de travail typique au sein de votre établissement?

Documentation

Comment votre établissement documente-t-il sa collection?

Suivez-vous des normes en matière de documentation, des vocabulaires contrôlés et des normes de données?

Si oui, lesquels ou lesquelles?

Aurez-vous besoin de personnaliser le tout?

Stockage

Où les données sur vos collections sont-elles stockées (dans le nuage, sur le serveur de votre établissement ou sur le serveur d’un autre fournisseur)?

Nettoyage

Les données de votre établissement ont-elles besoin d’un bon nettoyage?

D’après vos estimations, combien de dossiers ont besoin d’un nettoyage?

Personnel

Combien d’employés utiliseront le système?

Avez-vous des employés du domaine de la technologie de l’information responsables de l’administration de votre SGC?

Avez-vous confié ce projet à des employés en particulier?

Si oui, participeront-ils au processus de sélection?

Participeront-ils à la mise en œuvre du système?

Prendront-ils part à la formation?

Libre accès

Avec le SGC, votre établissement prévoit-il le libre accès avec des champs sur les droits, des connexions pour l’interface de protocole d’application et l’intégration à des systèmes de gestion des biens numériques, ainsi que l’hébergement du contenu multimédia dans le nuage?

Savoir autochtone

Votre établissement prévoit-il l’intégration de savoir autochtone ou de savoir traditionnel dans le SGC?

Accessibilité

Votre établissement dispose-t-il d’un plan pour favoriser l’accessibilité à l’aide d’une description orale, de balises de texte de rechange et de transcriptions pour les objets faisant partie de sa collection?

Avez-vous envisagé d’autres critères d’accessibilité?

Partage des données

Votre établissement est-il disposé à partager des données et du contenu numérique, ou le fait-il déjà, avec des agrégateurs, comme Artefacts Canada, Creative Commons Search, Wikidata, la Digital Public Library of America ou Europeana?

Annexe B : Questionnaire sur le système de gestion des collections pour les fournisseurs

(Téléchargez l'annexe B (version PDF, 264 Ko) pour imprimer, distribuer et remplir le questionnaire.)

Brève description du fournisseur et du produit :

Renseignements sur le fournisseur

Votre produit est-il un logiciel libre, en libre accès ou soutenu par la communauté?

Combien votre SGC coûte-t-il?

Quel est le coût de l’installation uniquement? Quel est le coût de l’installation combinée avec la migration?

Quels sont les services d’hébergement et de soutien que vous offrez?

Offrez-vous des fonctionnalités complémentaires?

Quel est le coût total incluant l’installation et la prestation de services continus?

Modules

Offrez-vous des plugiciels ou des modules supplémentaires en plus des fonctions de base de gestion des collections?

Si oui, lesquels (gestion numérique des biens, collections ou expositions en ligne, conservation, préservation numérique)?

Hébergement

Offrez-vous des services d’hébergement?

Si oui, quels sont les services que vous offrez?

Migration

À quoi ressemble votre processus typique de migration des données?

En moyenne, quelle est sa durée?

Formation

Quel type de formation offrez-vous?

Soutien

Quel soutien continu offrez-vous (heures, langues, réseau de soutien)?

Exigences

Est-il nécessaire de disposer d’un équipement ou de logiciels particuliers pour utiliser votre SGC (système d’exploitation, exigences liées au serveur, navigateur Web)?

Le cas échéant, de quoi faut-il disposer exactement?

Intégration du système

Votre SGC s’intègre-t-il à d’autres systèmes (site Web, gestion numérique des biens, gestion des archives ou des ressources documentaires)?

Si oui, comment s’y intègre-t-il?

Démonstration du produit

Faites-vous la démonstration de votre système?

Si oui, comment les établissements peuvent-ils y avoir accès?

Documentation

Offrez-vous de la documentation?

Quels types de documents offrez-vous?

Lorsque de la documentation est accessible, veuillez indiquer s’il est possible de la consulter avant la signature du contrat.

Normes

Quels sont les schémas de métadonnées et quelles sont les normes de données et les normes sur le vocabulaire compatibles avec votre SGC?

Supports électroniques

Quels sont les formats compatibles avec votre SGC?

Références

Quels établissements ayant des besoins comparables aux nôtres pourriez-vous citer comme référence?

© Gouvernement du Canada, Réseau canadien d’information sur le patrimoine, 2020

Publié par :
Réseau canadien d’information sur le patrimoine
Ministère du Patrimoine canadien
1030, chemin Innes
Ottawa ON  K1B 4S7
Canada

N^o de catalogue : CH57-4/12-2020F-PDF
ISBN 978-0-660-35430-9