Guide de présentation des rapports du Système de suivi du cannabis et de demande de licence à l'intention des autorités provinciales et territoriales produisant des rapports, des distributeurs et des détaillants : Présenter vos rapports

Sur cette page

• Préparer vos données de stock
• Préparer vos données de ventes (excluant les ventes médicales)
• Fournir un contexte supplémentaire sur les données
• Messages d'erreur
• Modifier un rapport déjà soumis
• Examiner les rapports soumis

Préparez vos données de stock

Validation automatisée des écarts

Le Système de suivi du cannabis et de demande de licence (SSCDL) permet une validation automatisée du stock d'ouverture et du stock de fermeture de chaque catégorie de produits du cannabis (emballés). S'il y a un écart de plus de 5 % entre le stock d'ouverture du mois en cours et le stock de fermeture du mois précédent, le système affichera un message d'erreur et vous ne pourrez pas soumettre votre rapport tant que vos données n'auront pas été corrigées pour se situer dans la fourchette d'écart acceptée.

Par exemple, un distributeur ou un détaillant provincial ou territorial peut avoir 100 unités de produits comestibles (emballés) dans son stock de fermeture en mai 2023. Il ne serait pas en mesure de déclarer 120 unités en juin 2023 comme stock d'ouverture. C'est un écart supérieur à 5 %.

Reportez-vous à la section Stock de fermeture : Écarts entre les stocks d'ouverture et de fermeture pour en savoir plus.

Stock des produits emballés

Cette section du rapport de suivi du cannabis présente de l'information sur les entrées et sorties physiques de produits de cannabis (tels que le cannabis emballé aux fins de vente à des consommateurs au détail) de l'emplacement autorisé à l'échelle provinciale ou territoriale.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

• Formulaire de rapport : L'information sur le « Stock de produits emballés » peut être saisie à partir de la cellule H1 jusqu'à la cellule EH1
• Outil de production de rapports : L'information sur le « Stock de produits emballés » peut être entrée dans l'onglet « Produits emballés »

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le portail, vous trouverez la section « Stock de produits emballés » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs liés au « Stock de produits emballés » dans le tableau ci-dessous s'afficheront.

Reportez-vous au scénario de production de rapports Différences linguistiques dans les rapports (anglais et français) pour en savoir plus sur les téléversements de fichiers .csv.

Champs de déclaration pour le stock de produits emballés

Stock d'ouverture

• Stock d'ouverture : Le nombre de produits du cannabis emballés en stock dans le lieu le premier jour du mois précédent pour être vendus au détail aux consommateurs

Ajouts au stock

• Quantité reçue – à l'échelle nationale : Le nombre de produits de cannabis qui ont été reçus physiquement d'un autre lieu au Canada, y compris tous les achats et les transferts
• Quantité reçue – retours : Le nombre de produits de cannabis reçus en raison d'un retour de la part d'un consommateur ou d'un autre emplacement
• Autres ajouts : Le nombre de produits de cannabis reçus en stock qui n'entre dans aucune des catégories ci-dessus

Réductions du stock

• Quantité expédiée – à l'échelle nationale : Le nombre de produits de cannabis envoyés au Canada, y compris ceux expédiés à des distributeurs et des détaillants autorisés par les provinces ou les territoires, et au détail aux consommateurs
• Quantité expédiée – retours : Le nombre de produits du cannabis expédiés au titulaire d'une licence après avoir été achetés ou reçus
• Quantité détruite : Le nombre de produits de cannabis qui ont été détruits
• Quantité perdue ou volée : Le nombre de produits de cannabis qui ont été perdus, volés ou n'ont pas été pris en compte pour une autre raison
• Autres réductions : Le nombre de produits de cannabis retirés du stock, qui n'appartiennent à aucune des catégories ci-dessus

Stock de fermeture

• Stock de fermeture : Le nombre de produits du cannabis en stock dans le lieu le dernier jour du mois précédent
• Valeur du stock de clôture : La valeur comptable, en dollars canadiens et après déduction de la taxe de vente, des produits du cannabis en stock dans le lieu le dernier jour du mois précédent
• Poids du stock de fermeture : Le poids en kilogrammes (excepté pour les graines et les plantes de cannabis qui doivent respectivement être déclarées en nombre de graines et de plantes) que représentent les produits de cannabis détenus dans le stock de l'emplacement le dernier jour du mois précédent. Il s'agit du poids réel et non du poids équivalent du cannabis séché

Préparer vos données de ventes (excluant les ventes médicales)

On s'attend à ce qu'une personne produisant des rapports remplisse une section « Ventes » pour chaque catégorie de produit. Les rapports sur les ventes contiennent des renseignements sur les transactions financières.

La section « Ventes » de chaque rapport mensuel contient des renseignements sur :

• les ventes non médicales de cannabis emballé

Les ventes de cannabis emballé à des fins non médicales peuvent avoir lieu auprès de détaillants, de distributeurs ou de consommateurs. Les consommateurs peuvent acheter en ligne ou dans un magasin de détail.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

• Formulaire de rapport : Les renseignements sur les ventes peuvent être saisis à partir de la cellule EI et s'étendre à la cellule AZR
• Outil de production de rapports : L'information sur les ventes peut être entrée dans l'onglet « Ventes »

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le SSCDL, vous trouverez la section « Ventes » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs relatifs aux ventes dans le tableau ci-dessous s'afficheront.

Reportez-vous au scénario Production de rapports des ventes et au scénario Livraison directe pour en savoir plus.

Champs de rapport des ventes

À des fins non médicales

• Directement au consommateur (en ligne) Le nombre et la valeur comptable, en dollars canadiens (après déduction de la taxe de vente), des produits de cannabis vendus et expédié à un consommateur au détail à la suite d'une commande placée par l'entremise d'un système provincial ou territorial en ligne ou du site web d'un détaillant privé autorisé. Ils doivent être déclarés selon la province ou le territoire où réside le consommateur
• Directement au consommateur (au détail) : Le nombre et la valeur comptable, en dollars canadiens (après déduction de la taxe de vente), des produits de cannabis vendus à un consommateur au détail ou à un détaillant provincial ou territorial autorisé. Cela comprend les commandes passées par l'entremise d'un système provincial ou territorial en ligne ou du site web d'un détaillant privé autorisé et récupérées en magasin, communément appelées « à cliquer et à retirer »
• Au distributeur/grossiste : Le nombre et la valeur des ventes, en dollars canadiens (après déduction de la taxe de vente), des produits du cannabis vendus à un distributeur ou un grossiste autorisé par les provinces et les territoires
• Au détaillant : Le nombre et la valeur des ventes, en dollars canadiens (après déduction de la taxe de vente), des produits du cannabis vendus à un détaillant autorisé par les provinces et les territoires

Renseignements supplémentaires sur les données de ventes

L'obligation de déclarer les ventes de cannabis emballé dans et à l'intérieur des réseaux de vente au détail provinciaux ou territoriaux dépend de l'existence d'une transaction financière pour le cannabis.

Si aucune transaction financière n'a eu lieu, il suffit de déclarer la réduction et l'ajout au type de stock approprié (sous le stock des produits emballés, il y a des catégories de produits de cannabis).

Si une transaction financière pour le cannabis réel a eu lieu, déclarez-la comme une vente à un détaillant, à un distributeur, à un consommateur ou à l'intérieur de l'industrie. La quantité et la valeur monétaire correspondante doivent être enregistrées dans la période au cours de laquelle la propriété du cannabis est transférée (par exemple, le mois au cours duquel le cannabis a été expédié). Cela peut se produire au niveau du « fret à bord – expéditeur » ou du « fret à bord – destinataire », selon les termes du contrat de vente. 

Ces scénarios sont applicables que le transfert ait lieu entre deux lieux appartenant à la même entreprise, deux entreprises appartenant à la même société mère ou deux entreprises non liées.

Fournir un contexte supplémentaire sur les données

Les autorités provinciales ou territoriales produisant des rapports sont en mesure de fournir un contexte supplémentaire sur les données fournies dans les rapports mensuels. Cela peut servir à expliquer les données aberrantes et à s'assurer que les données sont traitées de manière efficace et efficiente.

Pour ceux qui préfèrent soumettre un rapport par saisie manuelle, un contexte supplémentaire peut être fourni dans une section intitulée « Renseignements supplémentaires » qui figure dans la liste des sections requises dans un rapport donné.

Pour ceux qui préfèrent téléverser un rapport par fichier .csv, le champ n'est accessible qu'après le téléversement du fichier .csv. Pour trouver ce champ :

1. Naviguez jusqu'à la section Rapports de suivi du cannabis
2. Sous Rapports de suivi du cannabis soumis, vous trouverez le rapport pour le mois et l'année donnés
3. Cliquez sur l'icône Renseignements supplémentaires, où vous pouvez fournir un contexte supplémentaire
4. Assurez-vous de sauvegarder le contexte supplémentaire que vous avez fourni. Cliquez sur Enregistrer et fermer

Messages d'erreur

Des messages d'erreur sont fournis à la personne produisant les rapports pour valider les données avant la soumission d'un rapport mensuel. Les messages mettent en évidence les corrections à apporter pour que le système accepte le rapport.

Saisie manuelle

Les paramètres du système qui ont été établis dans les champs de déclaration du SSCDL entraîneront des messages d'erreur automatisés s'ils ne sont pas respectés. Les messages d'erreur s'afficheront à côté du champ de rapport dans lequel vous saisissez des données. Il est important de traiter le message d'erreur avant de passer à la section suivante.

Téléversement d'un fichier

Si un fichier .csv rencontre 10 messages d'erreur ou moins, des messages d'erreur détaillés s'afficheront sur la page de téléchargement de fichiers qui font référence à la ligne et à la colonne contenant l'erreur dans le fichier .csv. Des corrections doivent être apportées pour que le système accepte le fichier.

Si un fichier .csv contient plus de dix messages d'erreur, le système fournira un fichier .txt que vous pouvez télécharger pour afficher une liste de toutes les erreurs spécifiques.

Message d'erreur fréquemment rencontré

Message d'erreur : « Une erreur s'est produite : La référence d'objet ne correspond pas à une instance d'objet »

Ce message d'erreur s'affiche lorsque les éléments suivants existent dans votre fichier .csv :

• Lignes cachées : Pour savoir si vous avez des lignes de données cachées, veuillez ouvrir votre fichier .csv en utilisant l'application Notepad. S'il y a des lignes de données cachées, vous remarquerez des virgules dans Notepad
• Format des données ou des caractères : Assurez-vous qu'il n'y a pas de données ou de caractères soulignés, en gras ou en italique
• Valeurs en dollars : Assurez-vous qu'il n'y a pas plus de deux décimales pour les valeurs en dollars

Modifier un rapport déjà soumis

Les autorités provinciales ou territoriales produisant des rapports peuvent demander la désactivation d'un rapport déjà soumis, qu'il s'agisse d'un rapport par saisie manuelle ou d'un téléversement de fichier .csv. Pour utiliser cette fonction :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
2. Dans la section Rapports de suivi du cannabis soumis, repérez le rapport par ID de licence et en ajustant les filtres pour le mois et l'année en question. Il est également possible de filtrer l'état du rapport (soumis, non valide, annulation demandée et en attente)
3. Cliquez sur l'icône Annuler et un message vous demandera de confirmer que vous souhaitez désactiver ce rapport en particulier. Cliquez sur Confirmer

Santé Canada sera avisé de la demande de désactivation et y donnera suite dans le système. La personne-ressource de l'autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports recevra un courriel confirmant que le rapport a été désactivé et qu'un rapport de remplacement est requis dans les 2 jours ouvrables.

Si un rapport de remplacement est soumis en retard, Santé Canada fera un suivi auprès de la personne-ressource de l'autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports.

Pour les corrections mineures, il est également possible pour l'agent de Santé Canada d'apporter les corrections directement dans le système en votre nom. Veuillez envoyer un courriel à ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca au sujet des corrections requises. Il appartient à l'agent de déterminer si la correction sera effectuée directement.

Examiner les rapports soumis

Les parties déclarantes peuvent consulter les rapports mensuels déjà soumis.

Dans le SSCDL :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
2. Dans la section Rapports de suivi du cannabis soumis, repérez le rapport pour le mois et l'année donnés
3. Cliquez sur l'icône Afficher
4. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre d'examiner chaque section du rapport déjà soumis
5. Pour mettre fin à l'affichage du rapport déjà soumis, cliquez sur le bouton Précédent jusqu'à ce que la section Rapports de suivi du cannabis s'affiche