Guide de présentation des rapports du Système de suivi du cannabis et de demande de licence à l’intention des autorités provinciales et territoriales produisant des rapports, des distributeurs et des détaillants : Avant de commencer à présenter des rapports

Cette page fournit des renseignements sur la façon de créer un compte dans le Système de suivi du cannabis et de demande de licence (SSCDL) et d'obtenir l'accès aux rapports avant de présenter vos rapports mensuels.

Sur cette page

• Créer un compte SSCDL (pour les autorités provinciales ou territoriales produisant des rapports)
• Description des modalités de présentation des rapports
• Comment présenter vos rapports mensuels
• Statistiques d'activités

Créer un compte SSCDL (pour les autorités provinciales ou territoriales produisant des rapports)

La personne qui soumet votre rapport mensuel aura besoin d'un compte SSCDL.

Le Guide de démarrage du SSCDL fournit un aperçu complet de la manière de se connecter et de demander l'accès au SSCDL.

Accorder ou révoquer un accès pour la production de rapports

L'octroi et la révocation de l'accès à la production de rapports pour les autorités provinciales ou territoriales produisant des rapports ne peuvent pas être effectués dans le SSCDL, mais plutôt en envoyant un courriel à ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca. Les détaillants privés doivent consulter l'organisme qui délivre les licences dans leur territoire de compétence pour connaître les spécificités du processus de présentation des rapports.

Accorder un accès à la production de rapports

Le fonctionnaire doit s'inscrire dans le SSCDL et obtenir un code d'accès. Consultez le Guide de démarrage du SSCDL.

Une fois le code obtenu, veuillez envoyer un courriel à ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca et suivre les étapes ci-dessous.

1. Pour accorder un accès de production de rapports à un fonctionnaire associé à une autorité provinciale ou territoriale qui produit des rapports, le courriel doit comprendre les éléments suivants :
   • L'objet du courriel doit indiquer « Demande d'accès à la production de rapports »
   • Dans le corps du courriel, indiquez le nom complet des fonctionnaires qui nécessitent un accès, ainsi que la province ou le territoire pour lequel les rapports seront présentés
2. Un représentant de Santé Canada vous répondra en vous demandant de remplir un formulaire de demande d'accès à la présentation des rapports
3. Une fois que Santé Canada aura vérifié l'information, les fonctionnaires seront informés que leur niveau d'accès a été modifié et qu'ils pourront commencer à produire des rapports pour la province ou le territoire attribué

Révoquer un accès à la production de rapports

1. Pour révoquer l'accès à la production de rapports d'un fonctionnaire associé à une autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports, le courriel doit comprendre les éléments suivants :
   • L'objet du courriel doit indiquer « Révocation de l'accès à la production de rapports »
   • Dans le corps du courriel, veuillez inclure le nom et l'identifiant du compte SSCDL du fonctionnaire
2. Santé Canada amorcera le processus de révocation de l'accès à la production des rapports pour ce fonctionnaire et communiquera avec un représentant approprié de l'autorité provinciale ou territoriale pour confirmer la révocation

Description des modalités de présentation des rapports

Catégories et sous-catégories de cannabis

Vous devriez connaître les catégories et les sous-catégories de cannabis.

• Graines : Graines viables d'une plante de cannabis
• Plantes de cannabis à l'état végétatif Plantes de cannabis qui ne sont pas en train de bourgeonner ou de fleurir
  • Exemple : Clones, semis
• Cannabis frais : Bourgeons et feuilles de cannabis fraîchement récoltés. N'incluent pas la matière végétale qui peut être utilisée pour multiplier du cannabis
  • Exemple : Bourgeons et feuilles de cannabis humides ou bruts
• Cannabis séché : Toute partie d'une plante de cannabis, autre que les graines, qui a été soumise à un processus de séchage
  • Exemple : Fleurs séchées, prémoulues/broyées (ébrancher/remuer), préroulés
• Comestible – solide : Cannabis comestible qui est à l'état solide à la température de 22 ± 2 °C
  • Exemple : Barres de chocolat, biscuits, menthes, mélanges de boissons en poudre, thés séchés
• Produits comestibles – non solides : Cannabis comestible qui n'est pas à l'état solide à la température de 22 ± 2 °C
  • Exemple : Boissons gazeuses, boissons pétillantes, produits non alcoolisés (par exemple, miel infusé, sauces, huiles de cuisson aromatisées)
• Extraits – inhalés : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés à être inhalés (à l'exclusion des produits comestibles à base de cannabis)
  • Exemple : Vaporisateurs, hach, cire, rosin, colophane, préroulés infusés, fleurs séchées broyées
• Extraits – ingérés : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés ingérés, y compris l'absorption par voie orale (à l'exclusion des produits comestibles à base de cannabis)
  • Exemple : Teintures, capsules, gélatines, vaporisateurs destinés à être consommés par voie orale
• Extraits — autre : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés à une utilisation par voie nasale, rectale ou vaginale (à l'exclusion des produits topiques)
  • Exemple : Suppositoires
• Produits pour usage topique : Produits qui contiennent du cannabis dans leurs ingrédients et qui sont destinés à être utilisés sur les surfaces externes du corps (p. ex. peau, cheveux, ongles)
  • Exemple : Crèmes ou lotions, baumes, pommades
• Autre : Toute autre catégorie de cannabis non emballé ou de produits de cannabis ne figurant pas ci-dessus

Nom des champs dans un rapport mensuel

Chaque rapport mensuel doit comprendre des renseignements généraux pour l'identifier et le différencier des autres. Ces renseignements sont requis, que vous soumettiez un rapport par saisie manuelle ou par téléversement de fichiers.

Le déclarant d'un distributeur ou d'un détaillant doit fournir cette information en premier lieu à son autorité de provinciale ou territoriale produisant des rapports concernée.

Ensuite, les autorités provinciales ou territoriales doivent indiquer si elles produisent un rapport pour un distributeur ou un détaillant et inclure les renseignements suivants dans leur déclaration à Santé Canada :

• Année de la période de référence : L'année au cours de laquelle le rapport est présenté. Pour les téléversements de fichiers .csv, l'année doit apparaître sur toutes les lignes contenant des données
• Mois de la période de référence : Le mois au cours duquel le rapport est présenté. Pour les téléchargements de fichiers .csv, le mois doit apparaître sur toutes les lignes contenant des données. De même, veuillez vous assurer que ce champ ne comporte pas de texte et qu'il a une valeur numérique
• Province/territoire : La province ou le territoire où se trouve le distributeur ou le détaillant
• Type : Indique si le rapport est produit par un détaillant ou un distributeur. Si les deux activités sont menées, indiquez distributeur. Pour les téléchargements de fichiers .csv, indiquez 1 pour un détaillant ou 2 pour un distributeur
• Nom de l'entreprise : Nom sous lequel le distributeur ou le détaillant mène ses activités
• Identifiant du lieu : Identifiant alphanumérique unique émis par l'autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports pour le distributeur ou le détaillant
• Ville : La ville ou la municipalité où se trouve le distributeur ou le détaillant
• Code postal : Code postal de l'emplacement physique où le détaillant ou le distributeur se trouve

Cohérence avec les identifiants d'emplacement pour les autorités provinciales ou territoriales qui produisent des rapports

Pour les autorités provinciales ou territoriales : Veuillez vous assurer que l'identifiant de l'emplacement est uniforme pour chaque rapport mensuel. Sinon, le système enregistrera le rapport comme le premier pour un nouvel identifiant d'emplacement. Par exemple, une province ou un territoire a téléversé des rapports pour l'identifiant d'emplacement « OB5880 » depuis plusieurs années. Comme les nouveaux employés assument les responsabilités en matière de rapports, le dernier rapport a été préparé pour l'identifiant d'emplacement « 5880 ». Le système acceptera ce rapport, mais il le consignera comme premier rapport pour le nouvel identifiant d'emplacement « 5880 », même si l'intention était de téléverser un autre rapport pour l'identifiant « OB5880 ».

S'il existe des incohérences par rapport à l'identifiant de l'emplacement, il y aura un écart dans l'ordre séquentiel des rapports dans le système. Au cours du prochain mois de production de rapports, le personnel de la même province ou du même territoire pourrait tenter de téléverser un rapport pour l'identifiant « OB5880 », mais recevra un message d'erreur indiquant qu'un rapport pour le mois précédent n'existe pas. Il ne pourra pas téléverser le rapport tant que l'identifiant de l'emplacement du rapport du mois précédent n'aura pas été corrigé. Pour apporter cette correction, ils devront envoyer un courriel à Santé Canada (ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca).

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, les renseignements généraux susmentionnés sont saisis de la manière suivante :

• Formulaire de rapport : Les renseignements généraux doivent être saisis dans les sept premières cellules (A1, B1, C1, D1, E1, F1, G1). Il n'est pas nécessaire d'entrer des renseignements sur la province ou le territoire puisque le téléversement du fichier sera effectué dans votre compte et que ces renseignements font déjà partie de votre profil
• Outil de production de rapports : Les renseignements généraux doivent être saisis dans l'onglet « Période de production de rapports ». Il n'est pas nécessaire d'entrer des renseignements sur la province ou le territoire puisque le téléversement du fichier sera effectué dans votre compte et que ces renseignements font déjà partie de votre profil

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le portail du SSCDL, vous trouverez une section « Renseignements généraux » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs ci-dessus s'afficheront. Vous remarquerez que les renseignements sur la province ou le territoire sont saisis dans le champ « Juridiction » qui a été rempli automatiquement en fonction de votre profil de compte.

Comment présenter vos rapports mensuels

Un rapport de suivi du cannabis est attendu chaque mois de la part de chaque autorité provinciale ou territoriale et peut être :

• saisis manuellement dans le SSCDL
• téléversé sous forme de fichier .csv dans le SSCDL

La méthode de téléversement de fichiers est la plus couramment utilisée, car c'est ainsi que l'information est généralement fournie par les distributeurs et les détaillants autorisés. Des rapports individuels de suivi du cannabis doivent être soumis pour chaque distributeur et détaillant autorisé et leurs emplacements.

Saisie manuelle dans le SSCDL

Une autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports peut saisir des données directement dans le SSCDL. Il n'est possible de présenter un rapport que pour un seul emplacement à la fois. Pour présenter un rapport de cette manière dans le SSCDL :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
2. Le champ Province ou Territoire sera prérempli en fonction du compte SSCDL. Toutefois, elle est tenue d'indiquer l'ID de site associé au lieu de vente au détail ou de distribution pour lequel elle présente un rapport

Téléversement de fichier dans le SSCDL

Par ailleurs, une autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports peut soumettre des rapports en utilisant le modèle du Formulaire de rapport de suivi du cannabis. Cette méthode permet de produire des rapports simultanément pour plusieurs emplacements associés à des distributeurs et détaillants autorisés. Pour présenter un rapport de cette manière dans le SSCDL :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Téléversement de fichiers de rapports de suivi du cannabis
2. Une autorité provinciale ou territoriale avec des distributeurs ou des détaillants qui ont plusieurs sites peut produire des rapports pour tous ces sites dans un seul fichier .csv. Les renseignements concernant chaque emplacement doivent être indiqués sur une ligne de données distincte. Chaque ligne de données reflète un rapport individuel, regroupé avec d'autres rapports dans un même fichier .csv

Pour obtenir de l'aide concernant le formulaire de rapport, vous pouvez utiliser l'Outil de rapports de suivi du cannabis.

• Il a été élaboré pour aider les autorités provinciales ou territoriales à préparer et à soumettre leurs rapports mensuels de suivi du cannabis
• Ce document ne remplace pas le formulaire de déclaration. Il aide plutôt à remplir les champs appropriés
• Une fois que l'outil de production de rapports a été complété, sauvegardez le dernier onglet du document séparément et soumettez-le (l'onglet nommé « .csv »)

Statistiques d'activités

Chaque rapport mensuel comporte une section « Statistiques d'activité » qui saisit l'information liée aux activités commerciales.

La personne produisant des rapports pour un détaillant ou un distributeur peut fournir des renseignements sur l'« Employé » à une autorité provinciale ou territoriale produisant des rapports. Cela se fait sur une base volontaire.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

• Formulaire de rapport : Les renseignements sur l'employé peuvent être saisis volontairement dans les cellules AZS, AZT, AZU, AZV et AZW
• Outil de production de rapports : Les renseignements sur l'employé peuvent être saisis volontairement dans l'onglet « Statistiques d'activités »

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le portail du SSCDL, vous trouverez la section « Statistiques d'activités » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, vous verrez les champs suivants liés aux renseignements sur l'employé.

Champs de rapport

• Employé
  • La direction : Cadres et cadres supérieurs
  • Administration : Les employés des services financiers et opérationnels, administratifs et de bureau, ainsi que des services de soutien
  • Ventes : Les employés de vente au détail, de ventes en gros et de service à la clientèle
  • Production : Les employés de supervision, de production et les employés non qualifiés
  • Autre : Tous les autres employés