Système de suivi du cannabis et de demande de licence pour les titulaires de licence de culture, de transformation et de vente de cannabis à des fins médicales : Présenter vos rapports

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Préparer vos données de stock

Validation automatisée des écarts

Le SSCDL permet une validation automatisée du stock d'ouverture et du stock de fermeture de chaque catégorie de produits du cannabis (non emballés et emballés). S'il y a un écart de plus de 5 % entre le stock d'ouverture du mois en cours et le stock de fermeture du mois précédent, le système affichera un message d'erreur et vous ne pourrez pas soumettre votre rapport tant que vos données n'auront pas été corrigées pour se situer dans la fourchette d'écart acceptée.

Par exemple, un titulaire de licence peut avoir 100 unités de produits comestibles (emballés) dans son stock de fermeture en mai 2023. Il ne serait pas en mesure de déclarer 120 unités en juin 2023 comme stock d'ouverture. C'est un écart supérieur à 5 %.

Reportez-vous aux scénarios suivants pour en savoir plus sur les stocks de fermeture :

Inventaire des produits non emballés

Cette section du rapport de suivi du cannabis regroupe des renseignements sur les entrées et sorties physiques du cannabis non emballé de l'emplacement autorisé, ainsi que sur la manière dont ils sont transformés en différentes catégories de cannabis. Cette section s'applique uniquement aux titulaires d'une licence de culture ou d'une licence de transformation.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

Consultez les scénarios suivants pour obtenir de plus amples renseignements sur les données de stock de produits non emballées et le téléversement de fichiers.csv :

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le SSCDL, vous trouverez la section « Stock de produits non emballés » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs liés au « Stock de produits non emballés » dans le tableau ci-dessous s'afficheront.

Important : Les stocks de produits non emballés doivent être déclarés en kilogrammes pour toutes les catégories et sous-catégories de cannabis, sauf dans le cas des plantes et graines. Les plantes à l'état végétatif et les plantes de cannabis entières doivent généralement être déclarées en nombre de plantes.

Champs de déclaration pour le stock de produits non emballés

Stock d'ouverture
Ajouts au stock

Important : Le terme « volume » dans le portail du SSCDL doit être interprété comme signifiant « nombre » ou « quantité » en ce qui concerne les plantes et les graines, et le poids, en kg, pour tout autre cannabis non emballé.

Réductions du stock
Stock de fermeture

Important : Le stock de fermeture devrait être égal à la somme du stock d'ouverture plus les ajouts moins les réductions. Le stock de fermeture devrait correspondre au stock d'ouverture du mois suivant.

Stock des produits emballés

Cette section du rapport de suivi du cannabis présente de l'information sur les entrées et sorties physiques de produits de cannabis (par exemple, cannabis emballé aux fins de vente à des consommateurs au détail) de l'emplacement autorisé à l'échelle fédérale.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le SSCDL, vous trouverez la section « Stock de produits emballés » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs liés au « Stock de produits emballés » dans le tableau ci-dessous s'afficheront.

Important : L'inventaire des produits emballés doit être déclaré en nombre de produits de cannabis pour toutes les catégories et sous-catégories de cannabis. Les stocks de fermeture sont l'exception; ceux-ci sont déclarés en unités et en poids (kg).

Champs de déclaration pour le stock de produits emballés

Stock d'ouverture
Ajouts au stock
Réductions du stock
Stock de fermeture

Important : L'inventaire à la date de fermeture devrait être égal à la somme de l'inventaire à la date d'ouverture plus les produits ajoutés moins ceux qui ont été ôtés. Le stock de fermeture devrait également correspondre au stock d'ouverture du mois suivant.

Préparer vos données de vente

Vous devez remplir une section « Ventes » pour chaque catégorie de produits. Les rapports sur les ventes contiennent des renseignements sur les transactions financières.

La section « Ventes » de chaque rapport mensuel contient des renseignements sur :

Les ventes de cannabis emballé à des fins médicales sont effectuées en ligne, directement au consommateur. Les ventes de cannabis emballé à des fins non médicales comprennent les ventes aux distributeurs, aux détaillants ou aux consommateurs (directement au consommateur au moyen d'une méthode en ligne). Contrairement à la vente de cannabis emballé qui est déclarée en unités, le commerce intra-industriel de cannabis non emballé doit être déclaré en kilogrammes.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le SSCDL, vous trouverez la section « Ventes » dans l'index. Une fois que vous aurez cliqué sur cette section, les champs relatifs aux ventes dans le tableau ci-dessous s'afficheront.

Consultez les scénarios suivants pour en savoir plus sur les données sur les ventes :

Important : Tous les chiffres de vente sont exprimés en unités et en dollars canadiens, déduction faite de la taxe de vente. L'exception concerne le commerce intra-industriel de cannabis non emballé, qui doit être déclaré en kilogrammes et en dollars canadiens, déduction faite de la taxe de vente.

Champs de rapport des ventes

Médical
À des fins non médicales
Commerce intra-industriel :

Données médicales

Les titulaires d'une licence de vente de cannabis à des fins médicales doivent inclure des renseignements précis sur l'accès au cannabis à des fins médicales dans chaque rapport mensuel.

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, ces renseignements sont saisis de la façon suivante :

Si vous présentez un rapport par saisie manuelle dans le portail, il existe une section « Médical » dans l'index, qui se trouve après la section « Ventes ». Une fois que vous avez cliqué sur cette section, les champs ci-dessous apparaissent.

Champs de déclaration du cannabis à des fins médicales

Inscriptions actives
Quantités autorisées
Refus d'inscriptions
Refus de commande

Aperçu des rapports des praticiens des soins de santé

Seuls les titulaires d'une licence de vente de cannabis à des fins médicales qui ont enregistré des clients au cours de la période de déclaration sont tenus de soumettre des rapports sur les praticiens des soins de santé, qui recueillent des renseignements sur chaque praticien des soins de santé associé aux inscriptions de nouveaux clients et aux renouvellements d'inscriptions au cours de la période de déclaration.

Important : Les rapports des praticiens des soins de santé doivent être présentés en téléversant un fichier.csv dans le SSCDL, et sont distincts des rapports mensuels. Il existe un Formulaire de rapport des praticiens des soins de santé avec les champs de déclaration obligatoires. Si aucun client n'a été inscrit pendant la période de présentation des rapports, il n'est pas nécessaire de présenter un rapport de praticiens des soins de santé. Tout rapport soumis par un praticien des soins de santé doit contenir au moins 1 document médical.

Un praticien des soins de santé peut être une infirmière praticienne ou un médecin. Le champ identifiant unique correspond au numéro de licence médicale provinciale ou territoriale du praticien des soins de santé. Il doit être indiqué tel qu'il apparaît sur le document médical du client et sans aucun formatage (par exemple espaces ou tirets) ou texte supplémentaire. La longueur et le format de cet identifiant unique varieront d'une province ou d'un territoire à l'autre.

Certains praticiens des soins de santé peuvent avoir plusieurs établissements d'affaires situés soit dans la même province ou le même territoire, soit dans différentes provinces ou territoires. Il est important de s'assurer que le rapport du praticien des soins de santé reflète l'identité unique exacte, car il diffère souvent d'une province ou d'un territoire à l'autre. Si le praticien des soins de santé a plusieurs établissements dans la même province ou le même territoire, le numéro d'identification du praticien des soins de santé peut être associé à plusieurs codes postaux. Tant que la pièce d'identité du praticien des soins de santé est indiquée correctement, le système acceptera les différences de codes postaux dans la même province ou le même territoire.

Champs de déclaration des praticiens des soins de santé

Fournir un contexte supplémentaire sur les données

Les titulaires de licence sont en mesure de fournir un contexte supplémentaire sur les données fournies dans les rapports mensuels. Cela peut servir à expliquer les données aberrantes et à s'assurer que les données sont traitées de manière efficace et efficiente.

Pour ceux qui préfèrent soumettre un rapport par saisie manuelle, un contexte supplémentaire peut être fourni dans une section intitulée « Renseignements supplémentaires » qui figure dans la liste des sections requises dans un rapport donné.

Pour ceux qui préfèrent téléverser un rapport par fichier.csv, le champ n'est accessible qu'après le téléversement du fichier.csv. Pour trouver ce champ :

  1. Naviguez jusqu'à la section Rapports de suivi du cannabis
  2. Sous Rapports de suivi du cannabis soumis, vous trouverez le rapport pour le mois et l'année donnés
  3. Cliquez sur l'icône Renseignements supplémentaires, où vous pouvez fournir un contexte supplémentaire
  4. Assurez-vous de sauvegarder le contexte supplémentaire que vous avez fourni. Cliquez sur Enregistrer et fermer

Messages d'erreur

Des messages d'erreur sont fournis à la personne produisant les rapports pour valider les données avant la soumission d'un rapport mensuel. Les messages mettent en évidence les corrections à apporter pour que le système accepte le rapport. Les messages d'erreur s'affichent de différentes façons selon la méthode de soumission du rapport.

Saisie manuelle

Les paramètres du système qui ont été établis dans les champs de déclaration du SSCDL entraîneront des messages d'erreur automatisés s'ils ne sont pas respectés. Les messages d'erreur s'afficheront à côté du champ de rapport dans lequel vous saisissez des données. Il est important de traiter le message d'erreur avant de passer à la section suivante.

Téléversement d'un fichier

Si un fichier.csv rencontre 10 messages d'erreur ou moins, des messages d'erreur détaillés s'afficheront sur la page de téléchargement de fichiers qui font référence à la ligne et à la colonne contenant l'erreur dans le fichier.csv. Des corrections doivent être apportées pour que le système accepte le fichier.

Si un fichier.csv contient plus de dix messages d'erreur, le système fournira un fichier.txt que vous pouvez télécharger pour afficher une liste de toutes les erreurs spécifiques.

Messages d'erreur fréquemment rencontrés

Message d'erreur : « Le rapport pour cette licence et cette période de déclaration existe déjà »

Ce message d'erreur s'affiche lorsque vous tentez de téléverser un fichier CSV pour lequel vous avez un rapport provisoire par saisie manuelle dans le SSCDL pour la même période de rapport. Pour supprimer un rapport provisoire :

  1. Dans le SSCDL, allez dans le menu de gauche et cherchez Rapports
  2. Sélectionnez Rapports de suivi du cannabis
  3. Allez à la section Rapports provisoires de suivi du cannabis
  4. Cliquez sur l'icône Supprimer à côté de tout rapport provisoire pour la même période où vous tentez de téléverser un fichier.csv

Message d'erreur : « Une erreur s'est produite : La référence d'objet ne correspond pas à une instance d'objet »

Ce message d'erreur s'affiche lorsque les éléments suivants existent dans votre fichier.csv :

Message d'erreur : « Le stock de fermeture doit être égal au stock d'ouverture plus les ajouts moins les réductions »

Important : La valeur des stocks d'ouverture pour un mois donné et la catégorie de produit ne peut pas différer de plus de ±5 % du stock de fermeture du mois précédent dans la même catégorie. Cela signifie que le système est très sensible aux nombres arrondis. Veuillez vous assurer que les valeurs de poids comportent jusqu'à quatre décimales pour obtenir une valeur exacte des stocks de fermeture pour toutes les catégories de produits.

Ce message d'erreur est lié au stock de clôture comportant un poids (kg) et apparaît pour les deux méthodes de déclaration.

Saisie manuelle

Pour les stocks de produits emballés et non emballés, assurez-vous que le calcul du stock de fermeture est exact en examinant les champs de déclaration pertinents pour la catégorie de produits du cannabis en question. Les valeurs de poids peuvent prendre jusqu'à quatre décimales. S'il y a plus de quatre décimales, un message d'erreur s'affichera à côté du champ de données pour indiquer qu'une correction doit être apportée.

Téléversement d'un fichier
Formulaire de rapport : Assurez-vous que les cellules associées au calcul du stock de fermeture s'additionnent correctement. Cela s'applique aux stocks de produits emballés et non emballés. S'il y a des valeurs de poids avec plus de quatre décimales, le fichier.csv ne pourra pas être téléversé et il y aura des messages d'erreur concernant ces champs de données. Si le message d'erreur est lié au calcul du stock de fermeture, il affichera la valeur du stock de fermeture et l'unité de mesure du mois précédent.

Outil de production de rapports : Les cellules associées au calcul du stock de fermeture doivent s'additionner correctement et des calculs automatisés sont intégrés à l'outil de production de rapports pour s'assurer que cela se produit. Cela s'applique aux stocks de produits emballés et non emballés. L'outil de production de rapports devrait forcer les valeurs de poids à n'avoir pas plus de quatre décimales. Cela évitera que des messages d'erreur soient générés pendant la tentative de téléversement du fichier.csv.

Modifier un rapport déjà soumis

Important : Le système n'acceptera un rapport pour le mois en cours que si un rapport pour le mois précédent est actif dans le système. Par conséquent, si vous avez désactivé un rapport, vous devez d'abord soumettre la nouvelle version avant de tenter de le soumettre pour le mois suivant.

Les titulaires de licence peuvent demander la désactivation d'un rapport déjà soumis, qu'il s'agisse d'un rapport par saisie manuelle ou d'un téléversement de fichier.csv. Dans le SSCDL :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
  2. Dans la section Rapports de suivi du cannabis soumis, repérez le rapport pour le mois et l'année donnés
  3. Cliquez sur l'icône Annuler et un message vous demandera de confirmer que vous souhaitez désactiver ce rapport en particulier. Cliquez sur Confirmer

Santé Canada sera avisé de la demande de désactivation et y donnera suite dans le système. Le titulaire de licence recevra un courriel confirmant que le rapport a été désactivé et qu'un rapport de remplacement est requis dans les 2 jours ouvrables. Ce courriel sera envoyé à la personne responsable, à la personne responsable suppléante et à la dernière personne qui a modifié le rapport. Le rapport de remplacement peut être soumis sous forme de rapport par saisie manuelle ou de téléversement de fichier.csv.

Si un rapport de remplacement est soumis en retard, Santé Canada fera un suivi auprès du titulaire de licence.

Pour les corrections mineures, il est également possible pour l'agent de Santé Canada d'apporter les corrections directement dans le système en votre nom. Veuillez envoyer un courriel à ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca au sujet des corrections requises. Il appartient à l'agent de déterminer si la correction sera effectuée directement.

Important : À compter du printemps 2025, les graines non emballées seront déclarées en nombre de graines (en nombre entier) plutôt qu'en poids (en kilogrammes). Ce changement harmonise l'exigence de déclaration des graines non emballées avec celle de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Par conséquent, les titulaires de licence peuvent déclarer les mêmes données à Santé Canada qu'à l'ARC. Si vous devez apporter des changements à un rapport déjà soumis contenant des données d'avant avril 2025, veuillez communiquer avec nous à l'adresse ctls-bi-sscdl-ie@hc-sc.gc.ca afin que nous puissions vous guider tout au long du processus de révision. Veuillez communiquer de façon aussi claire que possible les changements précis qui sont requis. Toutes les révisions manuelles des rapports de cette nature sont consignées dans le SSCDL aux fins de vérification interne.

Examiner les rapports soumis

Les titulaires de licence peuvent consulter les rapports mensuels déjà soumis.

Dans le SSCDL :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
  2. Dans la section Rapports de suivi du cannabis soumis, repérez le rapport pour le mois et l'année donnés
  3. Cliquez sur l'icône Afficher
  4. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre d'examiner chaque section du rapport déjà soumis
  5. Pour mettre fin à l'affichage du rapport déjà soumis, cliquez sur le bouton Précédent jusqu'à ce que la section Rapports de suivi du cannabis s'affiche

Remarque : Les parties déclarantes sont tenues de conserver une copie de tous les dossiers, rapports, données électroniques et autres documents pendant une période d'au moins deux ans à compter de la date à laquelle les renseignements sont fournis. La possibilité de consulter les rapports déjà soumis dans le SSCDL ne remplace pas ou n'élimine pas cette exigence.

Détails de la page

2025-05-05