Guide de présentation des rapports du Système de suivi du cannabis et de demande de licence pour les titulaires de licence de culture, de transformation et de vente de cannabis à des fins médicales : Avant de commencer à présenter des rapports

Cette page fournit des renseignements sur la façon de créer un compte dans le Système de suivi du cannabis et de demande de licence (SSCDL) et d'obtenir l'accès aux rapports avant de présenter vos rapports mensuels.

Sur cette page

• Créer un compte SSCDL
• Accéder aux rapports
• Description des modalités de présentation des rapports
• Comment présenter vos rapports mensuels
• Statistiques d'activités

Créer un compte SSCDL

La personne qui soumet votre rapport mensuel aura besoin d'un compte SSCDL, que vous soyez la personne responsable ou la personne qui produit le rapport.

Le guide de démarrage du SSCDL fournit un aperçu complet de la manière de se connecter et de demander l'accès au SSCDL.

Accéder aux rapports

L'accès aux rapports est accordé à la personne responsable de la licence. Cela se produit automatiquement.

Vous pouvez ajouter jusqu'à dix déclarants. Ils doivent tous détenir une habilitation de sécurité.

Pour obtenir des instructions sur la façon d'ajouter ou de supprimer des déclarants, consultez Modifier vos personnes identifiées : Personnes associées. Cette page Web fournit des détails sur la façon de modifier des renseignements administratifs, comme les personnes identifiées pour une licence.

Description des modalités de présentation des rapports

Catégories et sous-catégories de cannabis

Vous devriez connaître les catégories et les sous-catégories de cannabis.

• Graines : Graines viables d'une plante de cannabis
• Plantes de cannabis à l'état végétatif Plantes de cannabis qui ne sont pas en train de bourgeonner ou de fleurir
  • Exemple : Clones, semis
• Plantes de cannabis entières : Plantes de cannabis sans bourgeon ni fleur (non emballées uniquement)
• Cannabis frais : Bourgeons et feuilles de cannabis fraîchement récoltés. N'incluent pas la matière végétale qui peut être utilisée pour multiplier du cannabis
  • Exemple : Bourgeons et feuilles de cannabis humides ou bruts
• Cannabis séché : Toute partie d'une plante de cannabis, autre que les graines, qui a été soumise à un processus de séchage
  • Exemple : Fleurs séchées, prémoulues/broyées (ébrancher/remuer), préroulés
• Chanvre acheté : Les têtes florales, les feuilles et les branches de chanvre industriel, définies au paragraphe 1(2) du Règlement sur le chanvre industriel, qui sont vendus par un titulaire d'une licence en vertu de ce règlement
• Intermédiaires pures : Cannabis utilisé dans la production d'une autre catégorie de cannabis définie dans la liste des articles 8 à 14 de l'annexe 2 de l'Arrêté (produits non emballés uniquement)
  • Exemple : Extrait de résine
• Comestible – solide : Cannabis comestible qui est à l'état solide à la température de 22 ± 2 °C
  • Exemple : Barres de chocolat, biscuits, menthes, mélanges de boissons en poudre, thés séchés
• Produits comestibles – non solides : Cannabis comestible qui n'est pas à l'état solide à la température de 22 ± 2 °C
  • Exemple : Boissons gazeuses, boissons pétillantes, produits non alcoolisés (par exemple, miel infusé, sauces, huiles de cuisson aromatisées)
• Extraits – inhalés : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés à être inhalés (à l'exclusion des produits comestibles à base de cannabis)
  • Exemple : Vaporisateurs, hach, cire, résin, colophane, préroulés infusés, fleurs séchées broyées
• Extraits – ingérés : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés ingérés, y compris l'absorption par voie orale (à l'exclusion des produits comestibles à base de cannabis)
  • Exemple : Teintures, capsules, gélatines, vaporisateurs destinés à être consommés par voie orale
• Extraits — autre : Les produits qui sont fabriqués en utilisant des méthodes de transformation des extraits ou en synthétisant les phytocannabinoïdes, et qui sont destinés à une utilisation par voie nasale, rectale ou vaginale (à l'exclusion des produits topiques)
  • Exemple : Suppositoires
• Produits pour usage topique : Produits qui contiennent du cannabis dans leurs ingrédients et qui sont destinés à être utilisés sur les surfaces externes du corps (p. ex. peau, cheveux, ongles)
  • Exemple : Crèmes ou lotions, baumes, pommades
• Autre : Toute autre catégorie de cannabis non emballé ou de produits de cannabis ne figurant pas ci-dessus

Consultez les scénarios suivants pour en savoir plus sur la déclaration des catégories de produits :

• Transformations de produits d'une catégorie de produits à une autre
• Catégories de produits du cannabis et leurs scénarios spécifiques

Nom des champs dans un rapport mensuel

Chaque rapport mensuel doit comprendre des renseignements généraux pour l'identifier et le différencier des autres. Ces renseignements sont requis, que vous soumettiez un rapport par saisie manuelle ou par téléversement de fichiers.

• Année de la période de référence : L'année au cours de laquelle le rapport est présenté. Pour les téléversements de fichiers.csv, l'année doit apparaître sur toutes les lignes contenant des données
• Mois de la période de référence : Le mois au cours duquel le rapport est présenté. Pour les téléchargements de fichiers.csv, le mois doit apparaître sur toutes les lignes contenant des données. De même, veuillez vous assurer que ce champ ne comporte pas de texte et qu'il a une valeur numérique
• Numéro de licence : L'identifiant alphanumérique unique associé à une licence de culture, de transformation ou de vente à des fins médicales. Pour les téléversements de fichiers.csv, le numéro de licence doit apparaître sur toutes les lignes contenant des données

Si vous soumettez un rapport par téléversement de fichiers, les renseignements généraux susmentionnés sont saisis de la manière suivante :

• Formulaire de rapport : Les renseignements généraux doivent être saisis dans trois cellules (A1, B1, C1)
• Outil de production de rapports : Les renseignements généraux doivent être saisis dans l'onglet « Période de référence »

Si vous soumettez un rapport par saisie manuelle dans le portail, vous trouverez une section « Renseignements généraux » dans l'index. Une fois que vous cliquez sur cette section, les champs ci-dessus s'affichent.

Comment présenter vos rapports mensuels

Un rapport de suivi du cannabis est attendu chaque mois et peut être soumis des manières suivantes :

• saisis manuellement dans le SSCDL
• téléversé sous forme de fichier.csv dans le SSCDL

Les titulaires de licence peuvent choisir l'une ou l'autre des méthodes chaque mois.

Saisie manuelle dans le SSCDL

Vous devez saisir les données directement dans le SSCDL. Il n'est possible de présenter un rapport que pour un seul emplacement à la fois. Pour présenter un rapport de cette manière dans le SSCDL :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports de suivi du cannabis
2. Sous Identifiant de licence, sélectionnez le site pour ce rapport

Pour fournir plus de contexte, comme des données aberrantes, vous pouvez l'ajouter à la section Renseignements supplémentaires.

Téléversement de fichier dans le SSCDL

• Vous devez soumettre des rapports en utilisant le modèle du Formulaire de rapport de suivi du cannabis

Vous pouvez soumettre plusieurs sites en même temps avec cette méthode. Pour présenter un rapport de cette manière dans le SSCDL :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Téléversement de fichiers de rapports de suivi du cannabis
2. Les titulaires de licence ayant plusieurs sites peuvent tous les présenter dans un seul fichier.csv. Les renseignements concernant chaque emplacement doivent être indiqués sur une ligne de données distincte. Chaque ligne de données reflète un rapport individuel, regroupé avec d'autres rapports soumis dans un même fichier.csv.

Pour obtenir de l'aide concernant le formulaire de présentation, vous pouvez utiliser l'outil de rapport de suivi du cannabis.

• Ce document a été élaboré pour vous aider à préparer et à présenter des rapports mensuels concernant le suivi du cannabis
• Ce document ne remplace pas le formulaire de déclaration. Il aide plutôt à remplir les champs appropriés
• Une fois que l'outil de production de rapports a été complété, sauvegardez le dernier onglet du document séparément et soumettez-le (l'onglet nommé « .csv »)

Comment présenter un rapport sans ventes ni stocks

Le titulaire de licence doit présenter un rapport mensuel même s'il n'a pas de ventes ou de stocks. Il existe une fonction dans le SSCDL qui permet au titulaire de licence de confirmer qu'il n'y a pas de vente ou de stock, grâce à l'utilisation de boîtes d'attestation. Vous la trouverez au début du processus de production de rapports pour les rapports avec saisie manuelle, dans la section « Renseignements généraux ». Veuillez noter que cela ne vise pas à remplacer les sections « Ventes » et « Stocks », mais plutôt d'information à des fins de validation des données.

Statistiques d'activités

Chaque rapport mensuel comporte une section « Statistiques d'activité » qui saisit l'information liée aux activités commerciales. L'information se compose de 2 éléments : les renseignements sur la capacité et les renseignements sur les employés.

Un titulaire de licence fédérale sera invité à fournir à la fois des renseignements sur la « Capacité » et des renseignements sur les « Employés ».

Les champs liés aux renseignements sur les employés sont facultatifs, ce qui comprend le nombre de personnes employées à un emplacement, peu importe les heures travaillées. Cette règle s'applique également aux entrepreneurs et aux agents.

L'information « Capacité » est obligatoire pour les titulaires d'une licence de culture ou d'une licence de transformation. Un nombre égal ou supérieur à 0 doit être saisi, car le système effectuera une validation au niveau du champ pour s'assurer qu'il y a de l'information sur la « Capacité ». Les champs comprennent les éléments suivants :

• superficie autorisée de culture en intérieur (en mètres carrés)
• superficie de culture extérieure autorisée (en hectares)
• superficie de transformation autorisée (en mètres carrés)
• superficie totale du bâtiment (en mètres carrés)

Pour les rapports soumis manuellement, chaque rapport subséquent contiendra des champs de capacité préremplis en fonction des données soumises le mois précédent. Si vous mettez à jour des valeurs de superficie au cours d'un mois, le système vous demandera de confirmer les changements au moment de soumettre votre rapport.

Pour les rapports soumis par téléversement de fichiers, les champs de rapport ci-dessous sont associés aux colonnes CKL, CKM, CKN et CKO.

Champs de rapport

• Employé
  • Direction : Cadres et cadres supérieurs
  • Administration : Les employés des services financiers et opérationnels, administratifs et de bureau, ainsi que des services de soutien
  • Ventes : Les employés de vente au détail, de ventes en gros et de service à la clientèle
  • Production : Les employés de supervision, de production et les employés non qualifiés
  • Autre : Tous les autres employés
• Capacité
  • Superficie de culture intérieure autorisée : La superficie totale, en mètres carrés, autorisée pour les activités de culture en intérieur à la fin du mois
  • Superficie de transformation autorisée : La surface totale, en mètres carrés, autorisée pour les activités de transformation à la fin du mois. Les activités de transformation autorisées dépendent de la licence en place. Dans certains cas, le titulaire de licence peut détenir à la fois une licence de transformation et une licence de culture.
  • Superficie totale du bâtiment : La superficie totale, en mètres carrés, de toute la surface de plancher d'un bâtiment situé sur un lieu autorisé
  • Superficie de culture extérieure autorisée : La superficie totale, en hectares, autorisée pour les activités de culture extérieure à la fin du mois