Plan de sécurité organisationnel pour les licences de cannabis : culture, transformation et vente à des fins médicales

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Avertissement : Vous devez lire ces pages en même temps que la Loi sur le cannabis et son règlement. S'il y a des différences, la Loi et son règlement sont corrects. S'il y a des différences entre cette page et le Système de suivi du cannabis et de demande de licence (SSCDL), cette page est correcte.

Qu'est-ce que c'est

Le plan de sécurité organisationnel (PSO) comprend les mesures d'atténuation des risques qui sont en place pour prévenir, repérer et répondre aux incidents potentiels qui pourraient entraîner le détournement du cannabis vers ou depuis le marché illicite. Il décrit les mesures de sécurité en place au-delà de la sécurité physique, y compris les personnes nécessitant une cote de sécurité et les procédures d'opération normalisées (PON).

Le Règlement sur le cannabis exige que vous ayez un PSO. Vous devez le soumettre à Santé Canada durant la demande de licence et lorsque des changements y sont apportés.

Qui en a besoin

Les demandeurs et les titulaires de licence ont besoin d'un PSO pour ces licences de cannabis :

Que faut-il inclure

Il y a 7 types d'information à couvrir dans un PSO. Santé Canada peut demander plus de renseignements à tout moment au-delà de ce qui est requis.

Vous êtes encouragé à utiliser ce modèle pour le PSO et à suivre les instructions fournies. Si vous n'utilisez pas ce modèle, Santé Canada acceptera tout de même d'autres formats s'ils contiennent les renseignements requis.

Important : Les renseignements soumis dans le PSO et le SSCDL doivent concorder. Des divergences ou des incohérences peuvent entraîner un retard dans le traitement de votre demande ou de votre demande de changement.

Aperçu de l'entreprise

Cette section permettra à Santé Canada de mieux comprendre votre entreprise. Vous devez inclure un aperçu de votre entreprise qui couvre :

Personnes ayant besoin d'une cote de sécurité

Vous devez faire une liste de tous ceux qui ont besoin d'une cote de sécurité pour le poste qu'ils occupent ou occuperont (une fois qu'ils auront reçu une cote de sécurité) pour :

La liste doit inclure pour chaque personne :

Conseil : Les titres des postes doivent être spécifiques. Par exemple, président-directeur général, chef de la direction financière, président.

Conseil : Vous devez inclure toutes les personnes ayant besoin d'une cote de sécurité dans votre organigramme. Des divergences ou des incohérences peuvent retarder l'évaluation de votre demande.

Chef de la sécurité et suppléant

Vous devez inclure les renseignements suivants concernant le chef de la sécurité et son suppléant (le cas échéant) :

Organigramme

L'organigramme représente visuellement comment l'autorité, la responsabilité et l'influence ou la prise de décision circulent au sein d'une structure organisationnelle formelle.

L'organigramme doit différencier chaque niveau organisationnel (tel que la société mère, la compagnie du demandeur ou titulaire de licence et le personnel clé sur le lieu. Vous pouvez utiliser différentes couleurs ou des lignes pour séparer les différents niveaux organisationnels.

Important : Vous n'avez pas besoin d'inclure chaque employé de votre site dans l'organigramme. Vous devez identifier les personnes actuelles et proposées (une fois qu'elles ont reçu leur cote de sécurité) dans votre organigramme. Ça inclut :

  • toutes les personnes ayant besoin d'une cote de sécurité provenant de :
    • la société mère (propriétaire), le cas échéant
      • personnes qui contrôlent directement ou sont en mesure de contrôler directement un partenariat, une corporation ou une coopérative
        • directeurs
        • dirigeants
        • autres postes
    • le demandeur ou titulaire de licence
      • personnes qui contrôlent directement ou sont en mesure de contrôler directement un partenariat, une corporation ou une coopérative
        • directeurs
        • dirigeants
        • autres postes
    • le personnel clé sur le lieu
      • responsable principal et suppléant
      • chef de la sécurité et suppléant
      • producteur en chef et suppléant, le cas échéant
      • PAQ et suppléants, le cas échéant
  • les personnes sur le lieu qui ont une influence significative ou une capacité de prise de décision sur les activités suivantes (peut inclure, sans s'y limiter, les gestionnaires ou les superviseurs) :
    • les décisions commerciales stratégiques
    • les activités quotidiennes
    • la circulation de quantités importantes d'argent ou de cannabis.

L'organigramme doit inclure les renseignements suivants :

Conseil : Les titres des postes doivent être spécifiques. Par exemple, directeur, directeur financier, directeur des opérations, responsable de la qualité, responsable principal. Pour le personnel clé sur le lieu, inclure les titres officiels de Santé Canada (responsable principal, chef de la sécurité, producteur en chef, PAQ).

Conseil : Les personnes que vous avez identifiées comme ayant besoin d'une cote de sécurité dans la section « Personnes ayant besoin d'une cote de sécurité » doivent être incluses dans votre organigramme. Des divergences ou des incohérences peuvent entraîner des retards dans l'évaluation de votre demande.

Voici un exemple d'un organigramme. Il inclut seulement les personnes ayant besoin d'une cote de sécurité et les personnes sur le lieu qui ont une influence significative ou une capacité de prise de décision. Votre organigramme peut inclure d'autres postes qui ne figurent pas dans l'exemple.

organigramme

Équivalent textuel
  • Nom 1, Nom 2, Nom 3 Conseil d'administration (société mère)
  • Nom Président-directeur général (société mère)
    • Nom Directeur financier (société mère)
    • Nom Directeur des opérations (société mère)
    • Nom Directeur de l'information (société mère)
  • Nom Directeur général, Directeur, Président (demandent/titulaire de licence)
  • Nom Directeur de la qualité
    • Nom Préposé à l'assurance de la qualité (PAQ)
      • Nom Responsable de la qualité (PAQ/S)
  • Nom Gestionnaire de la cultivation
    • Nom Producteur en chef
  • Nom Directeur des opérations, responsable principal
    • Nom Responsable de la sécurité (Chef de la sécurité)
      • Nom Chef de la sécurité suppléant

Important : Si vous êtes un demandeur ou titulaire de licence de micro-culture, culture en pépinière ou micro-transformation, ou un particulier/propriétaire unique, n'incluez que ce qui s'applique dans votre organigramme.

Descriptions des rôles et des responsabilités

Pour chaque poste dans l'organigramme, vous devez décrire brièvement les rôles et les responsabilités. Vous ne pouvez pas utiliser un aperçu général pour plusieurs postes. Si un employé occupe plusieurs postes, vous devez décrire chaque poste séparément. Indiquez ce sur quoi la personne a le contrôle, quelle est la portée de ses prises de décision et quelles sont ses responsabilités. Ça peut être avec 2 à 4 phrases ou dans une liste à puces.

Conseil : Voici quelques exemples de descriptions de rôles et de responsabilités. Ne copiez pas ces exemples dans votre PSO.

Alex Doe, Cannabis Co., Directeur financier

  • Gère les finances quotidiennes de l'entreprise et assure la supervision du service financier.
  • Collabore avec le PDG afin d'optimiser le rendement financier de l'entreprise et les plans à long terme de l'entreprise sur le marché du cannabis.
  • Dirige la planification financière, surveille les flux de trésorerie de l'entreprise, la planification stratégique, les collaborations et les partenariats avec les titulaires de licence de cannabis, la gestion des risques financiers, les rapports sur les investisseurs-clés et les rapports financiers.

Sam Doe, Cannabis Co., Chef de la sécurité

  • Supervise les opérations de sécurité sur le site, ce qui inclut le périmètre du site et les zones où le cannabis est présent.
  • Tient à jour le PSO pour s'assurer que les renseignements sur les personnes et les mesures d'atténuation des risques sont à jour.
  • S'assure que les mesures de sécurité physique sont conformes au Règlement sur le cannabis; ça comprend la surveillance des systèmes de vidéosurveillance, des systèmes de détection d'intrusion et des systèmes de contrôle d'accès.

Jordan Doe, Cannabis Co., Directeur de la qualité

  • Supervise les activités liées au contrôle de la qualité et à l'assurance de la qualité afin d'assurer la conformité aux normes de l'entreprise et aux règlements fédéraux.
  • Prend des décisions concernant des changements de processus de qualité, de l'équipement et des méthodes.
  • S'assure que le personnel du service de la qualité suit les procédures de vérification de la qualité du cannabis produit.

Descriptions des procédures d'opération normalisées (PON)

Une procédure d'opération normalisé (PON) est une méthode documentée qui indique aux employés comment faire ou compléter une tâche spécifique. Vous devez avoir un système en place pour évaluer les procédures sur une base régulière et les modifier au besoin.

Les descriptions de vos PON doivent comprendre les mesures d'atténuation des risques qui sont en place pour prévenir, repérer et répondre aux incidents potentiels qui pourraient entraîner le détournement du cannabis vers ou depuis le marché illicite.

Il vous suffit de soumettre des descriptions de vos PON, et non des copies de vos PON. Lorsque vous décrivez les PON, vous devez inclure suffisamment de détails pour montrer que la procédure est en mesure de prévenir, de repérer et de répondre aux incidents de sécurité potentiels.

La description peut être de 3 à 6 phrases, ou dans une liste à puces. Le nombre de PON requis pour chaque domaine dépend de vous. Si vous avez une PON qui adresse plusieurs domaines, vous devez décrire la façon dont il traite chaque domaine séparément.

Santé Canada a identifié 23 domaines répartis en 5 thèmes qui doivent être abordés par vos PON afin d'aider à atténuer ces risques :

Thème 1 : Renseignements sur les employés

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Thème 2 : Mesures de sécurité

Important : Ce thème ne s'applique pas à la licence de vente à des fins médicales sans possession.

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Personnes

Circulation du cannabis

Thème 3 : Sensibilisation à la sécurité et formation connexe

Important : Les descriptions des PON qui couvrent ces domaines doivent inclure la formation en sécurité, les programmes d'orientation sur le lieu, les rapports de sécurité (préoccupations, incidents et violations) et la gestion des enquêtes.

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Thème 4 : Entreposage des renseignements

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Thème 5 : Gestion des renseignements et des opérations

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Exemple

Voici un exemple de descriptions de PON pour le thème 1: Renseignements sur les employés. Dans cet exemple, PON-SEC-01 traite 2 domaines (1.1 et 1.2) et PON-SEC-04 traite 1 domaine (1.2). La description incluse pour chaque PON est spécifique au domaine traité.

Thème 1 : Renseignements sur les employés
Domaine Noms et titres des PON Descriptions des PON
1.1 Renseignements défavorables reçus qui pourraient compromettre la cote de sécurité d'un employé PON-SEC-01 Sécurité des employés Il décrit les procédures permettant à tous les employés de signaler et de répondre aux renseignements compromettants pour les employés qui détiennent une cote de sécurité. Il comprend des exemples de renseignements qui pourraient compromettre la cote de sécurité d'un employé, par exemple, la violation de toute règle de sécurité, une activité criminelle ou une arrestation, une association avec le crime organisé, un comportement inapproprié. Le chef de la sécurité enquêtera  les rapports soumis et les examinera avec les employés et la direction, et déterminera si des mesures correctives sont nécessaires.
1.2 Renseignements défavorables reçus concernant un employé n'ayant pas obtenu une cote de sécurité qui pourrait compromettre la sécurité de l'organisation PON-SEC-01 Sécurité des employés Il décrit les procédures permettant à tous les employés de signaler et de répondre aux renseignements compromettants pour les employés sans cote de sécurité. Il comprend des exemples de mesures et de comportements susceptibles de présenter un risque pour la sécurité, par exemple, l'utilisation abusive des renseignements et des systèmes de l'entreprise, la violation des règles de sécurité de l'entreprise, les comportements inappropriés. Le chef de la sécurité enquêtera les rapports soumis et les examinera avec les employés et la direction, et déterminera si des mesures correctives sont nécessaires.
PON-SEC-04 Sécurité du site Il décrit diverses mesures que le chef de la sécurité prend pour s'assurer que les risques liés à la sécurité sont atténués sur le lieu. Ça comprend l'examen constant des systèmes de vidéosurveillance, la réponse aux préoccupations des employés et le respect des procédures de sécurité. Le chef de la sécurité enquêtera tout renseignement ou constatation défavorable, déterminera si des mesures correctives sont nécessaires et fera rapport de ses constatations à la direction.

Attestation

Vous devez inclure un formulaire d'attestation du PSO dûment rempli. Si vous utilisez le modèle, l'attestation est déjà incluse.

Quand l'envoyer

Pour les demandeurs

Vous devez téléverser vos documents PSO sur la page « Plan de sécurité organisationnel » du SSCDL lorsque vous demandez une nouvelle licence. Si vous avez atteint la limite de document dans le SSCDL, envoyez vos documents supplémentaires dans la trousse des éléments de preuves du site.

Convention de nommage

Que vous décidiez d'utiliser ce modèle pour votre PSO ou d'envoyer votre PSO en utilisant un format différent, toutes les pièces jointes doivent être nommées, le cas échéant :

Pour les titulaires d'une licence

Vous devez mettre à jour votre PSO lorsqu'un changement qui l'affecte est effectué (par exemple, si une personne dans l'organigramme part ou si une nouvelle personne est embauchée à un poste qui nécessite une cote de sécurité). Vous devez informer Santé Canada des changements apportés à votre PSO en envoyant un courriel à hc.licensing-cannabis-licences.sc@canada.ca dans un délai de 5 jours suivant le changement. Indiquez « Avis de changement au plan de sécurité organisationnel pour la nº LIC » dans le champ « Objet » du courriel. Le courriel doit comprendre les renseignements suivants :

Important : Santé Canada peut également vous demander de soumettre une copie mise à jour de votre PSO à tout moment.

Contactez-nous

Si vous avez des questions sur le PSO ou ses exigences, veuillez nous envoyer un courriel à HC.licensing-cannabis-licences.SC@canada.ca. Indiquez l'une des options suivantes dans le champ « Objet » du courriel :

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