Ligne directrice - Fiches maîtresses (FMs) - Procédures et exigences administratives

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Organisation : Santé Canada

Date publiée : janvier 2022

Date de révision : 2021/12/01

Date d'entrée en vigueur : 2022/01/01

Cat. : H164-267/2022F-PDF

ISBN : 978-0-660-41475-1

Pub. : 210496

Version: Ligne directrice : Fiches maîtresses (FMs) - Procédures et exigences administratives
Le 1 décembre 2021
Replacement: Ligne directrice - Fiches maîtresses (FMs) Procédures et exigences administratives
Le 2 janvier 2019
Changement: 1) Le 1er mai 2017
Quelques révisions dans tout le document
Description ou raison du changement: La ligne directrice est de nature administrative et a été développée pour faciliter les initiatives de partage d'information qui sont en cours, en collaboration avec le Programme international des autorités de réglementation des médicaments génériques (PIARMG). Ces initiatives incluent une amélioration de l'efficacité des pratiques de FMM. Le document introduit également des changements de processus qui sont moins lourds sur l'industrie et Santé Canada.
Changement: 2) Le 2 janvier 2019
Quelques révisions dans tout le document
Description ou raison du changement: La ligne directrice est de nature administrative et a été révisée pour plus de clarté quant aux exigences relatives à la présentation d'une Fiche maîtresse.
Changement: 3) Le 1 décembre 2021
Introduction des fiches maîtresses de type V – Installations et équipement
Description or raison du changement: La ligne directrice révisée est de nature administrative et a été révisée : afin d'introduire un type de fiche maîtresse pour les informations relatives aux installations et à l'équipement (FM de type V); présenter les changements concernant le paiement des frais pour les transactions relatives aux fiches maîtresses; présenter les exigences relatives au dépôt pour les changements non substantiels relatifs aux informations de l'entreprise; et dans le but d'accroître la clarté en ce qui concerne les exigences inhérentes au dépôt pour les transactions relatives aux fiches maîtresses.

Avant-propos

Les lignes directrices sont des documents destinés à guider l'industrie et les professionnels de la santé sur la façon de se conformer aux politiques et aux lois et règlements qui régissent leurs activités. Elles servent également de guide au personnel lors de l'évaluation et de la vérification de la conformité et permettent ainsi d'appliquer les mandats d'une façon équitable, uniforme et efficace.

Les lignes directrices sont des outils administratifs n'ayant pas force de loi, ce qui permet une certaine souplesse d'approche. Les principes et les pratiques énoncés dans le présent document pourraient être remplacés par d'autres approches, à condition que celles-ci s'appuient sur une justification. Ces autres approches devraient être examinées préalablement en consultation avec le programme concerné pour s'assurer qu'elles respectent les exigences des lois et des règlements applicables.

Corollairement à ce qui précède, il importe également de mentionner que Santé Canada se réserve le droit de demander des renseignements ou du matériel supplémentaire, ou de définir des conditions dont il n'est pas explicitement question dans la ligne directrice, et ce, afin que le ministère puisse être en mesure d'évaluer adéquatement l'innocuité, l'efficacité ou la qualité d'un produit thérapeutique donné. Santé Canada s'engage à justifier de telles demandes et à documenter clairement ses décisions.

Le présent document doit être lu conjointement avec la notice d'accompagnement et les sections pertinentes des autres documents d'orientation applicables.

1. Introduction

Une fiche maîtresse (FM) est un document de référence qui renferme des informations sur les méthodes et les composants particuliers utilisés pour la fabrication, le traitement et l'emballage d'un médicament. La FM permet de communiquer des renseignements à Santé Canada lorsqu'il s'agit de renseignements commerciaux confidentiels (RCC) dont ne disposent ni le fabricant de la forme posologique ni les promoteurs d'une présentation de drogue, d'une demande de DIN (identification numérique de drogue) ou d'une demande d'essais cliniques (ci-après dénommés les « demandeurs »). Santé Canada doit protéger les renseignements commerciaux confidentiels conformément à la loi.

La présente ligne directrice définit la terminologie des FM, offre des renseignements sur les exigences relatives au dépôt ainsi que les procédures de traitement et d'évaluation des FM de types I à V et présente les exigences en matière d'enregistrement des nouvelles transactions de FM et d'autres transactions, notamment les modifications de nature administrative, les mises à jour, le retrait et la fermeture.

1.1 Objectif de la politique

Cette ligne directrice a pour objet de fournir une orientation relativement aux procédures permettant aux titulaires de FM, aux agents autorisés de FM et aux tiers autorisés qui déposent des demandes au nom des titulaires de FM (dorénavant, le terme « titulaire de FM » comprend l'agent autorisé de la FM et les tiers autorisés qui déposent des demandes au nom du titulaire de FM et sera utilisé tout au long de la présente ligne directrice) de déposer directement auprès de Santé Canada les renseignements commerciaux confidentiels (RCC) qui peuvent servir de références pour étayer une présentation de drogue (y compris les demandes de DIN) ou une demande d'essais cliniques (DEC) d'un demandeur en ce qui concerne les données sur la qualité.

1.2 Énoncés de la politique

Aux fins de la présente ligne directrice et conformément à la Ligne directrice : Préparation des activités de réglementation en format « Électronique autre que le format eCTD » et à La ligne directrice : Préparation des activités de réglementation des drogues en format Common Technical Document (eCTD), les FM sont classées dans la catégorie des transactions réglementaires (se référer à la section 1.4 pour la définition).

Ces fiches maîtresses dont l'enregistrement est volontaire sont déposées à Santé Canada et peuvent servir de référence pour les demandeurs qui souhaitent obtenir une autorisation de mise en marché pour un médicament ou une autorisation d'essais cliniques pour des produits pharmaceutiques ou des produits biologiques.

Il incombe au demandeur de présenter les renseignements commerciaux non confidentiels pertinents fournis par le titulaire de la FM, obtenus dans le domaine public ou élaborés par le demandeur dans la présentation de drogue, demande de DIN ou DEC.

Le demandeur doit s'assurer que les renseignements contenus dans la FM sont à jour et que celle-ci a bien été reçue par Santé Canada en communiquant et confirmant avec le titulaire de la FM avant de déposer sa présentation de drogue, sa demande de DIN ou sa DEC à Santé Canada.

La partie à accès restreint de la FM demeurera strictement confidentielle et servira à étayer une présentation de drogue, demande de DIN ou une DEC uniquement après réception d'une lettre d'accès (LdA) écrite provenant du titulaire de la FM.

La LdA est signée par le titulaire de la FM et indique à Santé Canada que le demandeur et le titulaire de la FM ont convenu que la FM peut servir de référence lors de l'évaluation de la présentation de drogue ou de la DEC.

1.3 Portée et application

Cette ligne directrice s'applique à tous les titulaires de FM ou aux demandeurs souhaitant utiliser une FM en appui de leur présentation de drogue et demande de DIN pour usage humain ou de leur DEC, ainsi qu'aux employés de Santé Canada qui participent au traitement des FM. Voici les présentations ou demandes visées: présentation de drogue nouvelle pour usage exceptionnel (DNUE); présentation de drogue nouvelle (PDN); une présentation de drogue nouvelle avec des flexibilités pour le médicament désigné COVID-19 (NDS-CV), présentation abrégée de drogue nouvelle (PADN) ou de DNUE (ADNUE); suppléments; demande d'identification numérique de drogues (DDIN), y compris de produits biologiques (DDINB), changements effectués après l'émission d'un DIN dans le cas de produits pharmaceutiques à usage humain, préavis de modification (PM) (dans le cas de produits biologiques), changement post-autorisation de Titre 1 pour les produits biologiques (CPA-B), rapport annuel sur un produit biologique (RAPB), demande d'essais cliniques (DEC), notification relative à la DEC (NDEC) et modification de la DEC (MDEC). Les FM peuvent être utilisées par plus d'un demandeur.

La présente ligne directrice s'applique également aux titulaires de FM qui envisagent de déposer des FM destinées à appuyer des présentations et demandes de drogues à usage humain et à usage vétérinaire ou des DEC. Pour connaître les exigences relatives aux FM liées à des substances ou à des produits pharmaceutiques vétérinaires, consulter la Ligne directrice à l'intention de l'industrie sur la préparation des présentations de drogues nouvelles vétérinaires.

La présente ligne directrice ne s'applique pas aux FM utilisées en appui des produits de santé naturels (PSN) soumis au Règlement sur les produits de santé naturels. Pour les fiches maîtresses de ces produits, veuillez vous référer au Formulaire de demande de licence de mise en marché ou communiquer avec la Direction des produits de santé naturels et sans ordonnance (DPSNSO).

Les FMs sont classées selon les types suivants :

Tableau 1 : Classées de fiches maîtresses
Classées de fiches maîtresses	Description
Type I Fiche Maîtresses sur les Substances actives (FMSA)	Produits pharmaceutiques : Ingrédients pharmaceutiques actifs (IPA) (Substance médicamenteuse), le produit de départ ou des intermédiaires entrant dans la fabrication d'une substance médicamenteuse. Produits biologiques : On entend par substance médicamenteuse les produits intermédiaires en vrac, les antigènes vaccinaux, les adjuvants (sauf l'alun), de l'albumine (sauf quand l'albumine est utilisée comme excipient), les matières premières essentielles pour les produits radiopharmaceutiques ou les vecteurs utilisés en thérapie génique.
Type II Fiche Maîtresses sur les Systèmes récipient- fermeture (SRF)	Systèmes récipient- fermeture (SRF) et leurs éléments constitutifs.
Type III Fiche Maîtresses sur les Excipients	Tous les excipients incluant les excipients d'origine biologique (p. ex. exemple l'albumine), enveloppes de gélule, composantes d'enrobage, colorants, saveurs et autres additifs (p. ex. la gélatine, l'alun et les milieux de croissance).
Type IV Fiche Maîtresses sur les forme posologiques (FM forme posologiques)	Fiches maîtresses sur les installations et l'équipement
Type V Fiches maîtresses sur les installations et l'équipement (FMIE)	Diagrammes illustrant les flux de fabrication (y compris les mouvements des matières premières, du personnel, des déchets et des produits intermédiaires à l'intérieur et à l'extérieur des zones de fabrication). Informations sur tous les produits en développement ou approuvés, fabriqués ou manipulés dans les mêmes zones que le produit du demandeur. Informations sur les procédures (par exemple, le nettoyage et l'ordonnancement de la production) et les caractéristiques de conception de l'installation (par exemple, les classifications des zones) pour prévenir la contamination ou la contamination croisée des zones et de l'équipement, où sont effectuées les opérations de préparation des banques de cellules et de fabrication des produits.

1.4 Définitions^{Note de bas de page 1}

Activité de réglementation: Ensemble des transactions réglementaires menées tout au long du processus d'une activité donnée, ce qui inclut notamment les PDN, les PADN, DDIN, DEC et RARB.
Agent autorisé de la FM: Toute personne nommée par le titulaire de la FM pour déposer une FM ou servir au nom du titulaire de FM. L'agent autorisé de la FM peut déposer des transactions pour une FM au nom du titulaire de FM et/ou signer des documents au nom du titulaire de FM. Une lettre de nomination d'un agent autorisé de la FM signée par le titulaire de FM est requise lors de la transaction initiale d'enregistrement de la FM ou de toute transaction où un nouvel agent est nommé ou lorsque le rôle de l'agent a changé.
Déclaration de conformité: Déclaration du titulaire de la FM ou de l'agent autorisé de la FM selon laquelle les renseignements figurant dans la FM sont véridiques et exacts.
Déclaration relative à l'encéphalopathie spongiforme bovine/transmissible (ESB/EST): Une confirmation/attestation quant à savoir si le matériel utilisé lors de la fabrication du produit risque d'être contaminé par des agents pouvant transmettre les encéphalopathies spongiformes bovines/transmissibles (ESB/EST) et si le risque de transmission des agents des encéphalopathies spongiformes animales a été réduit.
Demandeur: Entreprise qui soumet une présentation de drogue, demande de DIN ou DEC. Il peut s'agir ou non du fabricant de la forme posologique (aussi appelé « promoteur »).
Dépôt par un tiers au nom du titulaire de FM: Toute personne agissant et/ou signant des documents et/ou gérant des activités réglementaires et des transactions réglementaires au nom du titulaire de FM doit être désignée pour agir ainsi en joignant une lettre d'autorisation de tiers autorisé de la FM signée par le titulaire de FM. La lettre d'autorisation du tiers autorisé de la FM est requise lors de la première transaction d'enregistrement de la FM ou de toute transaction où un nouvel agent est nommé ou le rôle de l'agent a changé.
Fabricant: Entreprise qui fabrique le produit visé par la FM. Il peut s'agir du fabricant d'une substance médicamenteuse, d'un système récipient-fermeture ou de l'un de ses éléments constitutifs, d'un excipient ou encore d'une forme posologique définitive.
Fabricant de la forme posologique: Entreprise qui fabrique la forme posologique définitive.
Forme posologique: Forme sous laquelle se présente un produit pharmaceutique (p. ex. comprimé, gélule, solution, crème) qui contient une substance médicamenteuse, généralement (mais pas nécessairement) en association avec des excipients.
Ingrédients pharmaceutiques actifs (IPA): Voir définition de substance médicamenteuse.
Lettre d'accès (LdA): Lettre écrite et signée par le titulaire de la FM ou par son agent approuvé qui indique à Santé Canada que le demandeur et le titulaire de la FM ont convenu que la FM peut servir de référence lors de l'évaluation de la présentation de drogue, demande de DIN ou DEC.
Lettre d'accompagnement: Une lettre d'accompagnement d'une transaction pour une FM qui explique l'objectif et le contenu de l'ensemble des renseignements fournis à Santé Canada.
Mise à jour de la FM: Révision ou modification apportée à tout renseignement fourni dans une FM existante et/ou remplacement d'une FM existante.
Partie à accès restreint: Renseignements commerciaux confidentiels contenus dans une FM. Anciennement appelée la partie « fermée » (voir la section 2.1).
Partie du demandeur: Renseignements commerciaux non confidentiels contenus dans une FM. Anciennement appelée la partie « ouverte » (voir la section 2.1).
Produit médicamenteux: Forme posologique du produit dans son emballage définitif destiné à la mise en marché.
Renseignements commerciaux confidentiels (RCC): Sous réserve des règlements, renseignements commerciaux qui se rapportent à l'entreprise d'une personne ou à ses activités et, à la fois:
Renseignements commerciaux confidentiels (RCC): Sous réserve des règlements, renseignements commerciaux qui se rapportent à l'entreprise d'une personne ou à ses activités et, à la fois:
(a) qui ne sont pas accessibles au public
(b) à l'égard desquels la personne a pris des mesures raisonnables dans les circonstances pour qu'ils demeurent inaccessibles au public
(c) qui ont une valeur économique réelle ou potentielle pour la personne ou ses concurrents parce qu'ils ne sont pas accessibles au public et que leur divulgation entraînerait une perte financière importante pour elle ou un gain financier important pour ses concurrents. [Loi sur les aliments et drogues]
Substance médicamenteuse (ingrédients pharmaceutiques actifs): Toute substance ou tout mélange de substances destinés à la fabrication d'un produit médicamenteux et qui, lorsque utilisé dans la production d'un médicament, devient un ingrédient actif de ce produit.
Titulaire de la FM: Entreprise qui fait le dépôt de la FM. Il peut s'agir du fabricant du produit décrit dans la FM ou de l'autorité d'origine des RCC.
Transaction réglementaire (séquence): Tout ensemble de renseignements envoyés par le demandeur dans le cadre d'une activité de réglementation, notamment les données initiales et les données non sollicitées et sollicitées.

1.5 Contexte

Les principes décrits dans la présente ligne directrice visent une harmonisation accrue avec les procédures utilisées à l'échelle internationale pour la gestion des FM. Des connaissances approfondies ont été acquises au moyen d'initiatives internationales de réglementation telles que le Projet international des autorités de réglementation des médicaments génériques (PIARMG), qui a été créé dans le but de promouvoir la collaboration et la convergence des programmes de réglementation des médicaments génériques. Cette ligne directrice intègre également les procédures et la terminologie découlant de l'adoption des lignes directrices de l'International Council for Harmonisation (ICH) et de l'utilisation des certificats de conformité (CEP) pour les monographies de la Pharmacopée européenne. Aux fins du présent document, et conformément aux pratiques exemplaires internationales, le terme « fiche maîtresse » (FM) (autrefois appelé Fiches maîtresses de médicaments (FMM) est employé.

2. Directives sur la mise en oeuvre

2.1 Fiches maîtresses (FM) de Santé Canada

Une FM est présentée par le titulaire de la FM seulement dans les cas où l'entreprise ne souhaite pas divulguer de RCC au demandeur de la présentation de drogue, de la demande de DIN ou de la DEC.

Les FM de type I et les FM de type IV sont divisées en deux parties : la « partie du demandeur » et la « partie à accès restreint ». La partie à accès restreint contient les renseignements que le titulaire de la FM estime confidentiels. Elle est déposée directement auprès de Santé Canada par le titulaire de la FM. La partie du demandeur contient les renseignements que le titulaire de la FM considère comme non confidentiels. Elle est fournie au demandeur et est généralement comprise dans la présentation de drogue, la demande de DIN ou la DEC du demandeur avec la LdA qui l'accompagne. La LdA est signée par le titulaire de la FM et indique à Santé Canada que le demandeur et le titulaire de la FM a convenu que la FM peut servir de référence lors de l'évaluation de la présentation de drogue, demande de DIN ou DEC.

2.1.1 Confidentialité

À Santé Canada, la partie à accès restreint de la FM est gardé confidentielle et les représentants de Santé Canada doivent protéger l'information conformément à la loi applicable, qui comprend la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur les aliments et drogues.

La Loi sur l'accès à l'information s'applique lorsqu'une demande d'accès est faite en vertu de cette loi pour les dossiers sous le contrôle d'une institution fédérale. L'article 20 de la Loi est une exemption obligatoire qui protège les renseignements de tiers tels que les secrets commerciaux; les informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques confidentielles; les informations dont la divulgation pourrait raisonnablement causer une perte financière ou un gain ou un préjudice à la position concurrentielle d'un tiers; ou qui pourrait entraver les négociations contractuelles ou autres.

Les renseignements commerciaux confidentiels (RCC) contenus dans une FM pourraient également être soumis aux autorités de divulgation dans la Loi sur les aliments et drogues. L'article 21.1 (2) autorise la divulgation de RCC au sujet d'un produit thérapeutique dans lequel le ministre croit que le produit peut présenter un grave risque de blessures pour la santé humaine. L'article 21.1 (3) de la Loi sur les aliments et drogues autorise la divulgation de RCC concernant un produit thérapeutique à un gouvernement, une personne auprès de laquelle le ministre sollicite des conseils ou des personnes admissibles aux fins de protection ou de promotion de la santé humaine ou la sécurité du public. Voir la ligne directrice : Communication de renseignements commerciaux confidentiels aux termes de l'alinéa 21.1(3)c) de la Loi sur les aliments et drogues.

2.1.2 Exigences en matière d'enregistrement

Il est recommandé que les FM soient déposées au maximum un an, mais au minimum deux mois avant le dépôt d'une présentation de drogue, demande de DIN ou d'une DEC faisant référence à ces FM. Toutes les FM doivent être accompagnées d'au moins une LdA lors de leur dépôt. Étant donné qu'un numéro de FM est attribué à la fin du processus d'enregistrement, toute LdA soumise au moment de l'enregistrement initial d'une nouvelle FM doit comporter la mention « numéro de FM non attribué ». La LdA ne doit pas être révisée et/ou redéposée à une date ultérieure pour inclure le numéro de FM. Toute LdA déposée à nouveau pour inclure le numéro de FM fera l'objet de frais supplémentaires.

Pour l'enregistrement de nouvelles FM, les documents électroniques suivants devraient être inclus^{Note de bas de page 2}:

Lettre de présentation signée indiquant le titre de la FM et le nom du titulaire de la FM
Lettre d'autorisation de l'agent de la FM ou tiers au nom du titulaire provenant du titulaire de la FM, s'il y a lieu (voir la section 2.1.8 et l'annexe 3)
Formulaire de demande d'enregistrement la de FM*
Formulaire relatif aux frais applicables à la FM
Modèle de déclaration relative à l'ESB/EST (voir l'annexe 5)
Déclaration de conformité (voir l'annexe 6)
CEP et attestations (les FM de type I seulement), s'il y a lieu (voir l'annexe 4) et
Lettre(s) d'accès (voir la section 2.1.6 et l'annexe 2)

*Le formulaire de demande d'enregistrement de FM doit inclure l'adresse commerciale ou l'adresse du siège social du titulaire de FM. L'adresse fournie sur le formulaire de demande de la FM sera également considérée comme l'adresse de facturation du titulaire de FM. Cela signifie que toutes les factures et tous les relevés de compte seront envoyés à l'adresse indiquée sur le formulaire de demande de la FM.

Les adresses des sites de fabrication ne doivent pas être fournies sur le formulaire de demande de la FM, sauf si l'adresse du site de fabrication est la même que celle de l'entreprise ou du siège social.

De plus, l'adresse du titulaire de FM fournie sur Le formulaire de demande d'enregistrement de FM doit être fournie de manière cohérente et doit être la même pour toutes les FM détenues par le titulaire de FM, y compris toutes les transactions ultérieures pour ces FM. Il n'est pas possible de fournir des formulaires de demande d'enregistrement de FM avec différentes adresses pour différentes FM ou pour différentes transactions. Si l'adresse du titulaire de FM inscrite sur le formulaire de demande de la FM ne correspond pas à ce qui a été fourni précédemment pour d'autres transactions pour les FM détenues par le titulaire de FM, une lettre de suspens du processus sera émise par l'unité d'administration de la FM pour résoudre toute divergence.

Les FM de type I et de type IV devraient inclure ce qui suit :

La partie du demandeur et la partie à accès restreint
Une copie du sommaire global de qualité (SGQ) en format Microsoft Word et en Portable Document Format (PDF)
Un document certifié d'information sur les produits (DCIP) en format Microsoft Word. Le modèle de DCIP peut être adapté pour fournir uniquement les sections pertinentes à la fabrication et au contrôle de la substance médicamenteuse

Dans le cas des FM de type II et de type III, une seule FM peut comporter de multiples éléments dans la mesure où ce sont des éléments apparentés (p. ex. un système récipient- fermeture complet, diverses formules de bouchons, multiples saveurs). Une FM ne devrait pas contenir plus de 50 éléments. Un indice numéroté qui comprend tous les éléments devrait également être inclus avec le MF dans le module 1, section 1.0.7, Note générale à l'évaluateur). Au-delà de cette limite, une nouvelle FM doit être déposée pour les éléments supplémentaires.

Une FM déposée pour étayer une DEC peut comprendre un SGQ en remplacement des parties du demandeur et à accès restreint. En outre, une seule FM couvrant à la fois une substance active (FM de type I) et forme posologique (FM de type IV) peut être déposée à l'appui d'une DEC.

Il convient de noter que les FM ne seront examinées que conjointement avec les présentations et demandes de drogue ou DEC des demandeurs pour lesquelles une LdA a été fournie. Santé Canada n'autorise pas une FM, sauf lorsqu'un DIN, un avis de conformité (AC) ou une Lettre de non-objection (LNO) sont émis pour le médicament associé. Ainsi, Santé Canada ne dispose pas de base de données accessible au public qui recense toutes les FM enregistrées au Canada.

Une FM unique peut contenir des renseignements sur de multiples produits ou des produits d'une même famille. Les FM de type I peuvent contenir des renseignements sur de multiples produits conformément à la section 2.1.10 Soumission d'une nouvelle demande d'enregistrement d'une FM. Les FM de type II et III peuvent contenir des renseignements sur de multiples produits dans le cadre d'une même famille de produits (p. ex. bouchons fabriqués en utilisant la même formule). Les FM de type IV peuvent renfermer des renseignements sur plusieurs concentrations d'un produit si la formule employée est identique, excepté pour les changements nécessaires à l'adaptation aux diverses concentrations. Cependant, dans de tels cas, il faut établir clairement la distinction entre chacune des variantes en question. Les FMs de type V sont limitées à une installation par FM. Les FM de type V peuvent contenir des renseignements sur différents processus (c'est-à-dire la stérilisation, le nettoyage, etc.) pour des produits, ou une famille de produits, fabriqués dans la même installation. Les renseignements relatifs à chaque processus doivent être clairement différenciés au sein de la FM de type V.

Si le titulaire de la FM détient plus d'une FM pour des produits semblables, la lettre de d'accompagnement doit le préciser et donner les informations voulues pour qu'on puisse distinguer les différents produits. Les informations distinguant les différents produits doivent être fournies dans un tableau comparatif, où les informations sont présentées côte à côte, et inséré dans une note générale adressée à l'examinateur à la module 1.0.7. Le titulaire doit donner un titre différent de celui de toutes les autres FM enregistrées précédemment.

2.1.3 Titre de la Fiche maîtresse

Pour les FM de type I, la FM devrait de préférence porter le nom générique (p. ex. la dénomination commune internationale [DCI] d'un IPA) suivi de toute marque de commerce, de tout procédé et de tout code utilisé à l'interne par le fabricant pour désigner un produit particulier. Le cas échéant, tout contre-ion ou toute forme solvatée de cet IPA doit être clairement indiqué.

2.1.4 Format et structure de la Fiche maîtresse

Toutes les transactions de FM doivent être envoyées par l'intermédiaire du Portail commun de demandes électroniques (PCDE) dans le format « autre que le format eCTD » ou eCTD selon le cas. Pour plus d'information sur la soumission des transactions de FM par l'intermédiaire du PCDE, veuillez vous référer à la page d'information sur le dépôt électronique des soumissions sur le site Web de Santé Canada.

FM au format eCTD :

Depuis le 1er janvier 2020, les nouvelles FM doivent être déposées au format eCTD conformément aux exigences de structure et de formatage décrites dans la Ligne directrice Préparation des activités de réglementation des drogues en format Electronic Common Technical Document . Les FM existantes peuvent également être converties au format eCTD. Voir la section 2.1.4.2 Conversion des FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTD.

Les titulaires de FM doivent contacter eReview à ereview@hc-sc.gc.ca avant de déposer une FM en format eCTD si c'est la première fois qu'ils utilisent le format eCTD pour un type particulier de FM. Veuillez également contacter ereview@hc-sc.gc.ca avant de déposer une demande de type V de FM.

FM en format « autre que le format eCTD » :

Les transactions réglementaires (c'est-à-dire la mise à jour d'une FM enregistrée, les LdAs, les changements administratifs, etc.) pour les FM existantes, pour lesquelles un numéro de FM et un numéro de dossier ont déjà été attribués, sont acceptées dans le format « autre que le format eCTD ». Pour des informations détaillées sur la structure et les exigences de formatage des transactions de FM en format « autre que le format eCTD », veuillez consulter la Ligne directrice Préparation des activités de réglementation des drogues en format « autre que le format eCTD » .

2.1.4.1 Conversion des FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTD

Les titulaires de FM peuvent également convertir leurs FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTD. Comme exigence de base lors de la conversion des FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTD, le titulaire de la FM doit inclure une version complète de la FM lors de sa première transaction eCTD. Toute modification/mise à jour déposée avec une conversion sera soumise à des frais de mise à jour.

Les documents suivants doivent être joints à une conversion :

Une nouvelle lettre d'accompagnement indiquant l'objet de la transaction
Un nouveau formulaire de demande de FM signé et daté
Un agent autorisé de la FM ou une lettre de nomination d'un tiers (le cas échéant)
La déclaration de conformité
La déclaration relative à l'encéphalopathie spongiforme bovine/transmissible (ESB/EST)
CEP et attestations CEP (le cas échéant)
Une copie de toutes les LdAs autorisées antérieurement
Un document certifié d'information sur les produits (DCIP) (le cas échéant)
Une copie du sommaire global de qualité (SGQ) en format Microsoft Word et PDF dans le module 2 (le cas échéant).
Les données sur la chimie et la fabrication dans le module 3

Les documents suivants ne doivent pas être joints à une conversion :

Lettres d'accompagnement soumises antérieurement
Correspondance émise antérieurement par Santé Canada (c.-à-d., demandes de clarification, lettres faisant état des insuffisances envoyées, courriels, etc.)
Réponses aux demandes d'éclaircissement ou réponses aux lettres faisant état des insuffisances en format de type « liste de questions et réponses », etc. soumises antérieurement
Formulaire de demande de FM soumis antérieurement
Formulaires de frais de demande de FM soumis antérieurement
Versions obsolètes du CEP

Il ne suffit pas de convertir la FM au format eCTD en soumettant simplement la transaction suivante en eCTD envoyée par l'intermédiaire du Portail commun de demandes électroniques (PCDE) (c'est-à-dire en soumettant une LdA ou une mise à jour en format eCTD comme transaction ultérieure pour une FM actuellement en format « autre que le format eCTD »).

2.1.4.2 Fiches maîtresses existantes au format papier

Depuis mars 2016, toutes les FM au format papier précédemment enregistrées auprès de Santé Canada ont été converties au format « électronique autre que le format eCTD » ou eCTD. Toutes les FM qui n'ont pas été converties dans un format « électronique autre que le format eCTD » ou eCTD sont suspendues (aucun autre accès à la FM aux fins d'évaluation ne sera accordé et aucune mise à jour ne sera acceptée). Si le titulaire de FM souhaite réactiver une FM suspendue ou fermée, il doit envoyer une lettre d'accompagnement à Santé Canada, accompagnée d'une copie complète de la FM en format « autre que le format eCTD » ou eCTD (y compris toute mise à jour applicable depuis la date de suspension ou de fermeture). Le même numéro de FM sera conservé et les frais d'un nouvel enregistrement de FM seront appliqués. Les exigences en matière de documents et de dépôt pour les réactivations de FM sont les mêmes que pour la conversion du format « autre que le format eCTD » au format eCTD, sauf pour les frais (c.-à-d. aucuns frais pour les conversions du format « autre que le format eCTD » au format eCTD par rapport aux frais d'enregistrement d'une nouvelle FM pour réactiver une FM suspendue ou fermée). Voir la section 2.1.4.1 Conversion des FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTDci-dessus pour les documents qui doivent être fournis pour les réactivations de FM.

2.1.5 Langue officielle de correspondance

Le dépôt d'une FM peut être effectué dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada (français ou anglais).

2.1.6 Lettres d'accès (LdA)

Les titulaires d'une FM déposent des RCC directement auprès de Santé Canada les renseignements auxquels les demandeurs peuvent faire référence pour étayer une présentation de drogue, une demande de DIN ou une DEC en ce qui concerne les données sur la qualité. Les RCC ne seront utilisées qu'aux fins de l'évaluation de la présentation de drogue, de la demande de DIN ou de la DEC du demandeur si le titulaire de la FM fournit une LdA signée, sur papier à en-tête officiel de la société (voir l'annexe 2). Toutes les LdAs restent valables tout au long du cycle de vie d'une FM.

La liste des demandeurs autorisés est de nature administrative et ne donne pas à un demandeur l'accès à une FM. L'accès est accordé par l'entremise d'une LdA reçue par Santé Canada, considérée comme administrativement complète (c.-à-d. au format approprié), pour laquelle les frais ont été payés et un accusé de réception de l'information reçue a été émis. Tout demandeur figurant sur la liste des demandeurs autorisés pour lequel aucune LdA signée et datée n'a été reçue par Santé Canada ou qui est considérée comme administrativement incomplète n'aura pas accès à la FM.

2.1.6.1 Information à inclure dans la lettre d'accès

Les renseignements suivants devraient être inclus dans la LdA :

le numéro de FM attribué par Santé Canada ou, s'il n'a pas encore été attribué, la mention « À attribuer »
le nom de la FM et
le nom du demandeur à qui l'on a accordé accès à la FM

Les renseignements suivants NE devraient PAS être inclus dans la LdA:

le nom de produit ou la gamme de produits et
le type ou le numéro de la demande

Vous trouverez un exemple de lettre d'accès à l'annexe 2 du présent document.

Le nom du titulaire sur la LdA doit être le même que le nom de l'entreprise dans la partie A du formulaire de présentation pour les médicaments (HC3011) et/ou le nom de l'entreprise sur les formulaires de modèle d'entreprise pour le processus d'inscription réglementaire. Les LdAs désignant des tiers déposant ou gérant des activités réglementaires au nom du titulaire ne seront pas considérées comme acceptables. Une seule entreprise peut être nommé par LdA. Veuillez noter : les « affiliés » constituent plusieurs entités et ne seront pas acceptés sur une LdA.

Il n'est pas nécessaire de soumettre une liste des demandeurs autorisés avec les transactions de la FM pour les lettres d'accès. Conformément à la section 2.1.6 Lettres d'accès, une liste de candidats autorisés est de nature administrative et ne donne pas à un candidat l'accès à une FM. Si une liste des demandeurs autorisés est fournie pour les transactions de la LdA, elle ne sera pas vérifiée afin de vérifier que tous les demandeurs figurant sur la liste ont accès à la FM.

2.1.6.2 Présentation d'une lettre d'accès

Une LdA distincte doit être fournie pour chaque demandeur qui fait référence à la FM dans ses présentations de drogues, ses demandes de DIN ou ses DEC. Chaque LdA doit être accompagnée du formulaire de demande de FM, du formulaire relatif aux frais applicables à la FM et est assujettie aux frais applicables. La LdA doit être datée et signée par le titulaire de la FM. Elle sera ensuite envoyée à la Division des FM dans le format eCTD ou dans un format autre que le format eCTD et au demandeur avant que ce dernier ne dépose sa présentation de drogue, sa demande de DIN ou sa DEC. Les LdAs fournies au demandeur doivent être identiques à celles fournies à la Division des FMs du BPPI. Toute divergence entre les LdAs fournies au demandeur et celles fournies à la Division des FM peut entraîner des retards dans l'évaluation de la présentation de drogue, de la demande de DIN ou de la DEC. Par conséquent, Santé Canada recommande aux titulaires de FM d'attendre de recevoir une lettre d'accusé de réception pour les renseignements reçus de l'Unité d'administration des FMs pour toute LdA avant de fournir aux demandeurs une copie de la LdA.

Étant donné qu'un numéro de FM est attribué à la fin du processus d'enregistrement, toute LdA soumise au moment de l'enregistrement initial d'une nouvelle FM doit comporter la mention « numéro de FM non attribué ». La LdA ne doit pas être révisée et/ou redéposée à une date ultérieure pour inclure le numéro de FM. Toute LdA déposée à nouveau pour inclure le numéro de FM fera l'objet de frais supplémentaires. Comme mentionné ci-dessus, toute divergence entre les LdAs fournies au titulaire et celles fournies à l'unité d'administration de la FM peut entraîner des retards dans l'évaluation de la présentation de drogue, de la demande de DIN ou de la DEC. Par conséquent, il n'est pas nécessaire pour les titulaires de FM de fournir aux demandeurs des LdAs révisées pour inclure les numéros de FM.

Pour les FM de type I, de type IV et de type V, une LdA donne accès à l'intégralité d'une FM. La LdA est valable pour tous les produits et toutes les soumissions du demandeur faisant référence à la FM. Par conséquent, une seule LdA est nécessaire par demandeur pendant toute la durée de vie d'une FM.

Quant aux FM de types II et III, une LdA permet d'accéder à certains éléments seulement de la FM ou à la totalité. Si l'accès est accordé à la FM en entier ou à de multiples éléments de la FM, une seule LdA par demandeur est nécessaire pour toute la durée de vie de la FM. Si l'on ajoute l'accès à un élément supplémentaire qui n'était pas inclus dans la première LdA, il faut alors en soumettre une deuxième et payer les frais applicables.

Les FM peuvent également faire référence à d'autres FM et être référencées par d'autres FM. Dans de tels cas, les titulaires de FM doivent déposer une LdA accordant à un autre titulaire de FM l'accès à leur FM. Par exemple, lorsqu'une FM de type IV fait référence à une FM de type I, le titulaire de la FM de type I doit déposer une LdA au titulaire de la FM de type IV. Des LdAs distinctes doivent également être déposées pour permettre au demandeur d'avoir accès à la MF de type I et à la MF de type IV.

Les frais d'enregistrement d'une LdA s'appliquent chaque fois qu'une LdA est déposée. Les LdAs doivent être uniquement révisées et déposées de nouveau si le nom du demandeur est modifié. Dans ces cas, le titulaire de la FM se verra facturer les frais qui s'appliquent aux LdAs. Si un titulaire de la FM souhaite déposer à nouveau une LdA en raison d'un changement d'adresse du demandeur ou pour ajouter des informations supplémentaires (y compris le numéro de FM), les titulaires de FM devront payer les frais applicables. Si le titulaire de la FM change le nom de son entreprise, le titulaire de la FM peut soumettre une lettre indiquant que son nom a changé, mais que toutes les LdAs précédentes (émises en vertu du nom antérieur du titulaire de la FM) restent valables. Aucun frais ne sera appliqué pour un changement au nom du titulaire d'une FM si aucune nouvelle lettre d'accès n'est émise. Pour plus de renseignements sur les frais associés à la LdA, veuillez consulter la section 2.1.10.

Veuillez communiquer avec la Division des fiches maîtresses avant de procéder au nouveau dépôt d'une LdA afin de confirmer les exigences à respecter (voir la section 3).

Remarque : La section de déclaration d'accès figurant dans un CEP n'équivaut pas à une LdA. En outre, le CEP ou une copie de la section de déclaration d'accès figurant dans un CEP ne doit pas accompagner chaque LdA déposés. La section 2.1.7 contient de plus amples renseignements sur le dépôt de CEP.

2.1.6.3 Lettres d'accès pour les essais cliniques (pharmaceutiques et biologiques)

Une LdA peut être déposée en appui de toutes les étapes d'une DEC ou seulement à certaines, à la discrétion du titulaire de la FM.

La LdA doit nommer le représentant de la DEC et le nom de l'essai clinique tel qu'il est inscrit sur le formulaire de demande de présentation pour les médicaments (HC3011). Les LdAs désignant des tiers déposant ou gérant des activités réglementaires au nom du titulaire ne seront pas considérées comme acceptables. Des informations supplémentaires telles que les informations sur l'hôpital, le chercheur principal et le numéro de protocole peuvent être fournies.

La LdA doit être déposée directement auprès de la Division des fiches maîtresses et être accompagnée du formulaire relatif aux frais applicables à la FM et du paiement. Une copie doit être incluse dans la DEC, NDEC ou MDEC. Aucune copie ne devrait être fournie autrement que dans le contexte d'une demande.

2.1.7 Certificats de conformité aux monographies de la Pharmacopée européenne (CEP)

Au moment du dépôt d'une FM de type I, les titulaires de FM sont encouragés y joindre leurs CEP ou de confirmer sur la lettre d'accompagnement s'il y a un CEP accessible, le cas échéant. Dans la négative, le CEP devra être fourni dès qu'il est disponible, mais aucun frais ne sera appliqué.

Si la FM est révisée / mise à jour en même temps qu'un CEP est soumis, les frais seront applicables. Les CEP révisés seront acceptés avec ou sans mises à jour simultanées à une FM.

Tous les CEP doivent être envoyés à la Division des FMs avec les attestations pertinentes telles que décrites à l'annexe 4. Lorsqu'un titulaire de FM fournit un CEP révisé, de nouvelles attestations doivent être fournies. Le numéro du CEP devrait figurer dans les attestations. Voir l'annexe 4 pour obtenir un modèle d'attestation du CEP.

Un CEP peut être présenté à titre d'information à l'appui d'une FM lorsque la FM n'est pas tout à fait identique au dossier du CEP. Il est recommandé de fournir un CEP, car même si la FM est différente du dossier soumis à la Direction européenne de la qualité des médicaments (DEQM) (par exemple, la norme USP est déclarée), elle peut accélérer le processus d'évaluation et éviter que des questions inutiles soient envoyées au titulaire de la FM. Dans ce cas, les attestations peuvent être modifiées correctement. Toutefois, s'il existe des différences entre la FM et le dossier du CEP, ces différences doivent être clairement déclarées et un tableau de comparaison côte à côte doit être fourni de la FM et du CEP dans le module 1.0.7 Note générale à l'examinateur.

Veuillez noter que les CEP peuvent également être fournis directement dans la présentation de drogue ou la demande de DIN au lieu de fournir les dossiers permanents de la substance active. Veuillez consulter la ligne directrice : Utilisation de certificats de conformité à titre d'information à l'appui des présentations de drogue pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon d'utiliser cette autre procédure.

2.1.8 Nomination de l'agent autorisé de la Fiche maîtresse

Les titulaires de FM peuvent désigner un agent ou un tiers pour agir en leur nom. Il s'agit notamment de signer des documents et de gérer les activités et les transactions réglementaires au nom du titulaire de la FM. L'agent ou le tiers pour agir en leur nom, une fois nommé par le titulaire de la FM (voir l'annexe 3), est responsable de toute la correspondance relative à la FM, y compris, notamment :

de l'émission des LdAs
du traitement des insuffisances relevées
de l'acquittement des frais
du traitement de la correspondance associée, et
du dépôt des mises à jour et des changements administratifs

Dans le cas des titulaires de FM dont le siège n'est pas en Amérique du Nord, il est recommandé de faire appel à un agent de la FM de l'Amérique du Nord afin d'accélérer les communications. Une fois nommé, un agent de la FM peut assumer toutes les fonctions énumérées aux présentes au nom du titulaire de la FM.

2.1.9 Soumission d'une nouvelle demande d'enregistrement d'une Fiche maîtresse

Lorsque deux FM (ou plus) sont déposées pour des substances actives similaires et qu'elles ont pour seule différence des étapes de traitement supplémentaires ou des variations mineures, des références croisées aux autres FM connexes peuvent être incluses dans les lettres d'accompagnement afin d'accélérer l'examen de l'information commune. Un tableau de comparaison côte à côte (dans le module 1, section 1.0.7 Note générale à l'examinateur) devrait également être inclus.

Dans certains cas, un nouvel enregistrement de type I est nécessaire. Les exemples ci-dessous illustrent les critères relatifs aux nouvelles demandes d'enregistrement d'une FM :

une substance active différente
un sel différent d'une substance active
un complexe différent d'une substance active
un co-cristal différent d'une substance active
une forme d'hydrate ou de solvate différente d'une substance active
un isomère ou un mélange d'isomères différents d'une substance active
un racémate d'une substance active optiquement pure
un énantiomère optiquement pur d'une substance active racémique
un énantiomère d'une substance active
l'introduction d'une nouvelle voie de synthèse considérablement différente (qui donnerait lieu à une spécification différente pour la substance active)
des formes polymorphes différentes (qui produiraient des propriétés physicochimiques ou pharmacocinétiques considérablement différentes)
toute autre modification de la substance active qui conduit à des propriétés physicochimiques ou pharmacocinétiques considérablement différentes
la classe stérile d'une substance active non stérile
la classe non stérile d'une substance active stérile
le changement ou l'ajout de matières premières d'une origine animale différente (seulement en cas de modification importante de l'innocuité de la substance active)

Les exemples suivants ne seront pas nécessairement considérés comme une nouvelle FM de type I et, dans la plupart des cas, pourront être intégrés dans une même FM portant un seul et même numéro.

Des voies de synthèse légèrement différentes qui ne donnent pas lieu à des propriétés physicochimiques ou pharmacocinétiques considérablement différentes
Des lieux de fabrication différents où l'on emploie des voies de synthèse semblables ou identiques (ce qui signifie une même spécification pour la substance active)
Des classes de tailles de particules différentes (ce doit être vérifié dans la spécification de la substance active fournie par le fabricant du produit médicamenteux)
Un système récipient-fermeture différent, qui engendre des dates de ré-analyse et des conditions d'entreposage différentes
D'autres changements qui ne donnent pas lieu à des propriétés physicochimiques ou pharmacocinétiques considérablement différentes

En cas d'incertitude quant à la nécessité de soumettre une FM principale distincte, les titulaires de FM devraient consulter au préalable le domaine de programme pertinent (voir l'annexe 1).

2.1.10 Frais applicables à la Fiche maîtresse

Étant donné que ce processus est volontaire et qu'il ne profite qu'à des entités privées, les frais non réglementaires sont entièrement recouvrés conformément à l'autorisation ministérielle de conclure un marché, et ils ont été établis conformément aux Politique et lignes directrices sur les frais d'utilisation externes de Santé Canada et aux politiques pertinentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (p. ex., la Politique sur les normes de service pour les frais d'utilisation).

Les frais sont recueillis pour l'enregistrement et le traitement de chaque nouvelle FM, LdA et mise à jour. Ils s'appliquent également chaque fois qu'une LdA est soumise de nouveau.

Une hausse des frais de 2 % est appliquée le 1er avril de chaque année. Pour en savoir davantage sur le paiement des frais applicables aux FM, veuillez consulter au formulaire de frais de demande de MF concernant les frais de traitement des nouveaux MF, des LdAs et des mises à jour des FMs enregistrés. Les FM ne sont pas admissibles aux mesures d'atténuation des frais.

Les frais payables à Santé Canada (SC) doivent être versés en devises canadiennes seulement. Les chèques doivent être à l'intention du « Receveur général du Canada ». Les instructions sur le paiement des frais sont décrites sur la page Web Comment régler les frais pour les produits de santé.

N'envoyez PAS le paiement au moment de l'enregistrement de la transaction. Une fois que la transaction a été jugée complète sur le plan administratif, une facture sera envoyée au contact désigné qui a été sélectionné sur le formulaire de frais de demande de fiches maîtresses (FM) pour les médicaments à usage humain (propriétaire ou agent) et saisi dans le formulaire de demande de FM pour la transaction.

Le paiement est exigible dans les 30 jours suivant la date indiquée sur la facture. Le non-paiement d'une facture peut entraîner des retards dans l'examen de la soumission et l'accès à une FM peut être refusé. Dans le cas d'un compte présentant un solde dû, Santé Canada se réserve le droit de refuser le service aux titulaires de FM et de suspendre l'accès à une FM si les frais ne sont pas payés.

Les questions concernant les frais relatifs aux FM doivent être envoyées à cost.recovery@hc-sc.gc.ca.

2.2 Traitement des Fiches maîtresses

Les FM sont traitées dans l'ordre chronologique de leur date de réception. À la réception d'un envoi concernant l'enregistrement d'une FM, les activités suivantes sont réalisées :

on attribue un numéro de FM et un numéro de dossier* à la FM (seulement pour les nouvelles demandes d'enregistrement d'une FM), et
on vérifie que l'information, les documents et les formulaires nécessaires sont présentés dans le format approprié (voir la section 2.1.4 Format et structure de la FM) et que l'information, les documents et les formulaires sont complets pour traitement administratif (y compris en ce qui a trait au recouvrement des coûts)

*Pour les FM soumises en format eCTD, le numéro du dossier est attribué avant la réception de la nouvelle transaction d'enregistrement de la FM.

Une fois que l'enregistrement d'une FM contient toutes les pièces administratives nécessaires**:

une date de dépôt y est attribuée (c.-à-d. la date à laquelle la FM est considérée comme complète sur le plan administratif), et
un accusé de réception (avec un numéro de FM et un numéro de dossier à la FM) est envoyé à la personne-ressource désignée pour la FM (titulaire de la FM ou agent autorisé) dont le nom figure sur le formulaire de demande

S'il manque de l'information ou des formulaires requis ou si ces renseignements sont incomplets, le traitement de la FM sera mis en suspens pour des raisons administratives, auquel cas la Division des fiches maîtresses fera parvenir une lettre au responsable de la FM l'avisant de la mise en suspens de la FM et lui demandant de fournir les éléments manquants.

** Un dossier est considéré comme administrativement complet lorsque toutes les exigences de traitement et de recouvrement des coûts sont respectées. Toutes les informations requises et les formulaires sont fournis dans le format correct et sont complets.

2.2.1 Mises en suspens pour des raisons administratives

Il peut s'avérer nécessaire, à différents stades du traitement administratif, de mettre en suspens la transaction pour une FM pour des raisons administratives lorsque l'envoi est incomplet (c.-à-d. qu'il manque de l'information ou des formulaires requis).

Il existe deux catégories de mises en suspens pour des raisons administratives :

Mise en suspens du processus
La Division des fiches maîtresses du BPPI instaurera une mise en suspens du processus lorsque la FM est considérée comme administrativement incomplète ou lorsque l'information est soumise sous le mauvais type de transaction (p. ex. ce qui a été soumis en tant que nouvelle FM aurait dû être présenté comme une mise à jour). Lorsque la raison de la mise en suspens du processus est réglée, la transaction pour la FM est considérée comme complète sur le plan administratif, et une date de dépôt y sera attribuée.
Mise en suspens pour recouvrement des coûts
Advenant que le formulaire relatif aux frais applicables à la FM n'est pas fourni ou est incomplet , la Division des fiches maîtresses demandera à la personne-ressource de la FM de les fournir. En attendant la réception du formulaire , la transaction sera mise en suspens pour recouvrement des coûts. Lorsque la raison de la mise en suspens pour recouvrement des coûts est réglée, la transaction pour la FM est considérée comme complète sur le plan administratif, et une date de dépôt y sera attribuée.

L'absence de réponse à une demande d'informations supplémentaires ou corrigées dans le délai prescrit entraînera le rejet de l'opération sans préjudice pour un nouveau dépôt à une date ultérieure. Si un avis de refus a été émis, la version complète de la transaction de la FM devra être à nouveau déposée par l'intermédiaire du PCDE dans le format approprié. Cela signifie que tous les documents initialement déposés dans la transaction rejetée doivent être soumis à nouveau, y compris une nouvelle lettre d'accompagnement. Santé Canada n'acceptera pas de réponse à une mise en suspens du processus après le délai prescrit, comme indiqué dans la lettre de mise en suspens du processus.

De plus, pour les transactions en format eCTD pour lesquels un avis de refus a été émis, les titulaires de FM doivent réintroduire la transaction dans une séquence ultérieure par l'intermédiaire du PCDE en utilisant le même numéro de dossier (sauf indication contraire dans la avis de refus émis) en assignant l'attribut d'opération « replace » en tant que « replace » (à l'aide de la fonction de réutilisation d'un fichier pour rétablir le document identique antérieur comme contenu de la transaction actuelle). Les titulaires de la FM devraient communiquer avec eReview@hc-sc.gc.ca pour toutes questions liées au dépôt des transactions réfusées en format eCTD.

2.2.2 Exigences relatives à la présentation d'une demande et à la gestion des fiches

Toute correspondance (p. ex. lettres d'accompagnement présentation ou LdA à une FM) doit venir du titulaire de la FM, de l'agent autorisé ou le tiers au nom du titulaire, le cas échéant. Toute information soumise par un tiers pour laquelle aucune lettre d'autorisation n'a pas été reçu sera mise en suspens du processus et pourra être rejetée si aucune lettre d'autorisation n'est fournie.

Tous les renseignements inclus dans la partie du demandeur de la FM doivent être fournis au demandeur qui fait référence à la FM dans sa présentation de drogue, sa demande de DIN ou sa DEC, en plus de devoir être fournis dans la présentation et les demandes soumises à Santé Canada.

Les coordonnées du titulaire de FM doivent être mises à jour tout au long du cycle de vie de la FM. Il incombe au titulaire de FM d'informer Santé Canada de tout changement apporté aux coordonnées du titulaire de FM (c.-à-d. nom du titulaire de FM, adresse du titulaire de FM, personne-ressource du titulaire de FM) afin de s'assurer que la correspondance de Santé Canada est reçue. Le fait de ne pas recevoir la correspondance émise par Santé Canada (c.-à-d. les lettres de mise en suspens, les avis, les factures, les accusés de réception et les courriels, etc.) en raison de coordonnées obsolètes ne sera pas considéré comme une raison valable pour ne pas répondre à l'information demandée. Consultez la section 2.4.1 Changements administratifs pour obtenir de plus amples renseignements sur la présentation à Santé Canada des modifications apportées aux coordonnées du titulaire de FM.

2.2.3 Normes de rendement relatives aux Fiches maîtresses

Toute l'information et tout le matériel soumis avec une transaction visant une FM seront traités par la Division des FMs du BPPI dans les 30 jours civils suivant la réception d'un envoi complet (c.-à-d. la date à laquelle la FM est considérée comme administrativement complète). Les titulaires de la FM sont fortement encouragés à soumettre les FMs ou les nouvelles LdAs au moins deux mois avant la présentation de drogue, la demande de DIN ou la DEC du demandeur.

2.3 Évaluation des Fiches maîtresses

L'évaluation des FM se fait toujours en conjonction à une présentation de drogue, une demande de DIN ou d'une DEC, et c'est pourquoi les décisions rendues sur les données relatives à la qualité figurant dans une FM concernent le médicament pour lequel on demande une autorisation en vue de sa commercialisation ou en vue de le soumettre à un essai clinique.

Veuillez noter que les exigences au Titre 2, Bonnes pratiques de fabrication (BPF), du Règlement sur les aliments, s'appliquent à tous les bâtiments menant des activités de fabrication, d'emballage-étiquetage, d'analyse d'IPA et de formes posologiques. Pour plus amples renseignements, veuillez consulter la Division 1A et 2 du Règlement et les lignes directrices applicables.

Pour connaître précisément les exigences techniques qui s'appliquent à une FM, veuillez consulter les documents d'orientation suivants :

Produits pharmaceutiques

Produits biologiques

Pour connaître précisément les exigences en matière de contenu des FM de type II, de type III et de type V qui ne sont pas couvertes par la ligne directrice ci-dessus, il convient de contacter le domaine de programme concerné (voir l'annexe 1).

2.3.1 Renseignements demandés

Pour les FM de type I, tous les renseignements commerciaux de nature non confidentielle sur la substance médicamenteuse doivent figurer dans la présentation de drogue, la demande de DIN ou la DEC.

Toutes les communications à propos de la partie à accès restreint de la FM durant l'évaluation de la présentation de drogue, demande de DIN ou DEC ont lieu exclusivement entre le titulaire de la FM et les représentants de Santé Canada. S'il est jugé nécessaire de formuler des observations au sujet de la partie à accès restreint de la FM, les observations en question seront transmises directement au titulaire de la FM sous la forme d'une lettre faisant état des insuffisances de la FM ou d'une demande d'éclaircissements. Il se peut aussi que des observations sur la partie du demandeur de la FM (p. ex. méthodes d'analyse, données de stabilité) soient transmises au titulaire de la FM.

Si des insuffisances sont relevées dans la partie confidentielle de la FM, le demandeur sera avisé du fait qu'il y a des problèmes à régler pour que la FM puisse être jugée acceptable pour appuyer sa présentation de drogue, demande de DIN ou DEC. Le même avis sera transmis aux autres demandeurs faisant référence à une FM présentant des insuffisances non résolues (à la suite de la lettre soulignant les insuffisances ou de la demande d'éclaircissements). À moins qu'il ne devienne nécessaire de transmettre de nouvelles observations (par exemple, pour établir des exigences différentes touchant l'IPA utilisé dans une forme posologique différente), le titulaire de la FM ne recevra pas de nouvelle lettre au sujet des insuffisances.

2.3.2 Demandes d'éclaircissements et lettres faisant état des insuffisances envoyées pendant l'évaluation d'une Fiche maîtresse en appui d'une présentation

Si des éclaircissements sont nécessaires pendant l'évaluation des FM, une demande d'éclaircissements assortie d'un délai de quinze jours sera envoyée au titulaire de la FM par courriel ou télécopieur. Si ce dernier ne répond pas à la demande dans le délai imparti ou si la FM compte de très nombreuses insuffisances, une lettre faisant état des insuffisances lui sera alors envoyée.

Le titulaire de la FM devra répondre à la lettre faisant état des insuffisances dans le délai spécifié dans la lettre. S'il a besoin de plus de temps pour s'exécuter, le titulaire de la FM doit communiquer avec le demandeur de la présentation en question qui devra communiquer avec le directeur du bureau d'examen concerné pour demander une prorogation du délai.

Si, au moment de prendre une décision au sujet de la présentation de drogue du demandeur, aucune réponse n'a été reçue à la lettre faisant état des insuffisances ou si la réponse reçue n'est pas satisfaisante, un avis de non-conformité sera envoyé au demandeur. Aucune autre correspondance ne sera envoyée au titulaire de la FM, mais il se doit de répondre dans le délai imparti au demandeur pour répondre à l'avis de non-conformité.

Les réponses aux demandes d'éclaircissements de la qualité et aux lettres d'insuffisance ne doivent inclure que les informations sollicitées. Des renseignements supplémentaires non sollicités déposés avec une réponse à une demande d'éclaircissements de la qualité ou à une lettre de d'insuffisance peuvent entraîner une suspension du processus administratif et retarder l'examen de la présentation de drogue, de la demande de DIN ou de la demande d'essai clinique (DEC) du demandeur.

2.3.2.1 Demandes d'éclaircissements envoyées pendant l'évaluation d'une Fiche maîtresse en appui d'une demande d'essais cliniques

Si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pendant l'évaluation d'une FM utilisée pour appuyer une DEC, une demande d'éclaircissements assortie d'un délai de deux jours sera envoyée au titulaire de la FM , et le demandeur en sera avisé par écrit. Le demandeur doit voir à ce que le titulaire de la FM réponde promptement. À défaut de fournir une réponse satisfaisante dans le délai précisé, la DEC pourrait être retirée ou un avis de non-satisfaction pourrait être émis conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs d'essais cliniques : Demandes d'essais cliniques.

2.3.3 Réponses à une demande d'éclaircissements

Pour les FMs déposées dans le format « autre que le format eCTD », les réponses aux demandes d'éclaircissements aux lettres faisant état des insuffisances doivent être envoyées à la Division des FMs dans le format « autre que le format eCTD » par l'intermédiaire du PCDE, conformément à la Ligne directrice : Préparation des activités de réglementation des drogues en format « électronique autre que le format eCTD ». Toute réponse à une demande d'éclaircissements ou à une lettre faisant état des insuffisances de la FM reçue dans le mauvais format sera mise en suspens jusqu'à ce que la réponse soit reçue dans le format autre que le format eCTD approprié par l'intermédiaire du PCDE. Pour les FM déposées dans le format eCTD, les réponses doivent être présentées comme une nouvelle séquence par l'intermédiaire du PCDE.

2.4 Mises à jour d'une Fiche maîtresse enregistrée

Les mises à jour doivent être soumises par le titulaire de la FM par l'intermédiaire du PCDE.

La soumission de mises à jour ne se fait pas à une fréquence définie, mais est plutôt exigée lorsque des modifications sont apportées en fonction des catégories de déclaration énoncées dans la Ligne directrice - Changements effectués après l'émission d'une identification numérique de drogue (DIN), Changements survenus après l'avis de conformité (AC) : Document sur la qualité ou Ligne directrice à l'intention des promoteurs d'essais cliniques : Demandes d'essais cliniques. Toutes les mises à jour sont soumises à des frais et doivent être accompagnées du formulaire relatif aux frais applicables à la FM et le paiement des frais appropriés.

Une copie électronique de la mise à jour doit être envoyée, accompagnée d'une lettre d'accompagnement signée et datée. La lettre d'accompagnement doit indiquer clairement :

le numéro de la FM
le numéro de dossier de la FM/numéro de dossier de Santé Canada
le type de FM (I, II, III, IV ou V)

Autres documents administratifs :

Un résumé des changements (comparaison côte à côte) des sections touchées de la FM énumérant le niveau du changement et l'impact de ce changement selon les lignes directrice concernant les changements effectués après l'émission d'une DIN or AC mentionné ci-dessus (dans le module 1, section 1.0.7, Note générale à l'examinateur).
Un formulaire de demande d'enregistrement d'une FM révisée.
Le formulaire relatif aux frais applicables à la FM.

Toute donnée touchée doit être incluse dans le module 3.

Il n'est plus nécessaire de soumettre une liste des demandeurs autorisés avec les mises à jour d'une FM enregistrée. La liste des demandeurs autorisés est toujours requise pour les conversions au format électronique et pour certaines opérations relatives à des changements administratifs. Conformément à la section 2.1.6 Lettres d'accès, la liste des demandeurs autorisés est de nature administrative et ne donne pas à un demandeur l'accès à une FM. L'accès est accordé par l'entremise d'une LdA reçue par Santé Canada, considérée comme administrativement complète (c.-à-d. au format approprié), pour laquelle les frais ont été payés et un accusé de réception de l'information reçue a été émis. Tout demandeur figurant sur la liste des demandeurs autorisés pour lequel aucune LdA signée et datée n'a été reçue par Santé Canada ou qui est considérée comme administrativement incomplète n'aura pas accès à la FM.

Lorsqu'une mise à jour d'une FM de type II et III est déposée en raison de l'ajout d'une formule ou d'un élément, une limite de 50 formules ou éléments s'applique. Les formules et éléments dépassant cette limite devront être présentés dans une nouvelle FM. Le titulaire de la FM ou l'agent autorisé devrait inclure un index à jour des éléments et formules lorsqu'il soumet une mise à jour dans le module 1, section 1.0.7 Note générale à l'examinateur. L'index des éléments devrait clairement indiquer quelles composantes et formulations sont ajoutées aux composantes et formulations existantes.

Seules les sections touchées d'une FM doivent être déposées avec une mise à jour. La FM ne doit pas être soumise intégralement avec sa mise à jour, à moins qu'il ne s'agisse d'une conversion complète de la FM, comme indiqué dans la Ligne directrice : Préparation des activités de réglementation des drogues en format « électronique autre que le format eCTD ».

Pour les présentations et les demandes de drogues

Une mise à jour de la FM doit être présentée lorsque le demandeur d'une présentation connexe est tenu de soumettre une déclaration de niveau I - Suppléments (changements majeurs à la qualité) ou de niveau II - Préavis de modification (dans le cas des produits biologiques). Au moment où elle est déposée, la mise à jour doit également contenir tout changement apporté entretemps considéré comme étant de niveau III - Déclaration annuelle dans la Ligne directrice : Changements survenus après l'avis de conformité (AC) : Document sur la qualité. Les demandeurs ne sont toutefois pas dispensés de déclarer les changements de niveau III dans leur rapport annuel à Santé Canada; ainsi, ces changements doivent être communiqués directement à chaque demandeur faisant référence à la FM, et ce, dans les meilleurs délais.

Tous les changements à une FM doivent s'accompagner d'un tableau comparatif en deux colonnes entre l'ancienne et la nouvelle version, et il faut indiquer pour chaque changement s'il est de niveau I, II, III ou IV, selon les descriptions figurant aux annexes 1 à 3 de la Ligne directrice : Changements survenus après l'avis de conformité (AC) : Document sur la qualité.

Tous les changements de niveau III à une FM doivent être déposés au moment du dépôt des prochains changements de niveau I ou II. Il n'est pas nécessaire de signaler les changements de niveau IV, cependant, si les changements de niveau IV sont faits dans la documentation présentée dans une FM, ceux-ci devraient être annotés à des fins historiques. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de fournir une mise à jour à une FM uniquement pour les changements de niveau III ou IV, les titulaires de FM ou les agents autorisés peuvent déposer une mise à jour à tout moment. Veuillez noter que les frais relatifs à toutes les mises à jour déposées auprès de Santé Canada s'appliqueront.

En ce qui concerne les produits DIN, les mises à jour des FM doivent être déposées lorsque le demandeur de la demande associée est tenu de soumettre une notification nécessitant une évaluation (changement post-approbation de Titre 1 (CPA), tel qu'indiqué dans la Ligne directrice - Changements effectués après l'émission d'une identification numérique de drogue (DIN) - Annexe II: Types de demandes de DIN - Produits pharmaceutiques destinés aux humains et désinfectants assimilés à une drogue. Les titulaires des FM ou les agents autorisés devraient fournir un tableau comparatif en deux colonnes entre l'ancienne FM et la nouvelle version de la FM en indiquant chaque changement.

De plus, avant d'apporter des changements à la FM, le titulaire ou l'agent autorisé doit aviser chacun des demandeurs s'étant vu accorder l'accès à la FM afin que ceux-ci puissent mettre à jour leurs documents et soumettre une présentation convenable ou CPA à Santé Canada, conformément aux conditions énoncées dans la Ligne directrice - Changements effectués après l'émission d'une identification numérique de drogue ou Changements survenus après l'avis de conformité (AC) : Document sur la qualité. La mise à jour de la FM doit avoir été déposée et un accusé de réception doit avoir été reçu par le titulaire de la FM ou l'agent autorisé avant que Santé Canada ne reçoive la présentation du demandeur relativement aux changements effectués après l'émission d'une DIN ou survenus après l'AC (p. ex. Suppléments ou Préavis de modification).

Pour les demandes d'essais cliniques

Le titulaire de la FM ou l'agent autorisé doit mettre à jour la FM si l'information précédemment soumise est désuète. Il doit par ailleurs aviser chacun des demandeurs d'essais cliniques s'étant vu accorder l'accès à la FM des changements apportés, de sorte que ces derniers puissent mettre à jour leurs documents et déposer soit une modification de la DEC (MDEC) ou une notification relative à la DEC (NDEC) auprès de Santé Canada, conformément à la Ligne directrice à l'intention des promoteurs d'essais cliniques : Demandes d'essais cliniques. L'accusé de réception de la mise à jour de la FM doit avoir été reçu par le titulaire de la FM ou l'agent autorisé avant le dépôt de la MDEC ou de la NDEC par les demandeurs d'essais cliniques.

2.4.1 Changements administratifs

Les changements administratifs apportés à une FM peuvent être déposés à tout moment tout au long du cycle de vie d'une FM. Il n'y a pas de frais associés au dépôt de changements administratifs à une FM.

2.4.1.1 Cession du droit de propriété et modifications apportées au nom de l'entreprise

Le titulaire de la FM doit aviser Santé Canada par écrit si le nom de l'entreprise ou le droit de propriété de la FM a été modifiée pour l'une des raisons suivantes :

un rachat
une fusion
une restructuration d'entreprise
une modification apportée au nom de l'entreprise ou
un transfert du droit de propriété

Les changements administratifs doivent être déposés à la Division des FM dans le format eCTD ou dans le format « autre que le format eCTD » par l'intermédiaire du PCDE.

Tous les changements administratifs doivent être soumis avec une lettre d'accompagnement signée et datée. La lettre d'accompagnement doit comprendre :

le numéro de FM
le numéro de dossier
le type de FM
la raison du changement administratif (c.-à-d. le transfert de propriété, le changement de nom de l'entreprise)
une liste de toutes les FM touchées
une confirmation du fait que toutes les lettres d'accès demeurent valides
une confirmation du fait que tous les lieux de fabrication et le traitement demeurent tels quels
une confirmation du fait que le précédent agent ou tiers au nom du titulaire autorisé pour la FM demeure le même, s'il y a lieu

Les documents supplémentaires suivants sont également requis :

un formulaire de demande de FM révisé
une liste à jour de tous les demandeurs autorisés à accéder à la FM qui doit être fournie dans le module 1, section 1.2.6, Autorisation du partage d'information pour chaque FM

Toute cession du droit de propriété (p. ex., rachat, fusion) doit être confirmée par le nouveau titulaire de la FM. En plus des exigences énumérées ci-dessus, les lettres d'accompagnement doivent inclure le nom et l'adresse du nouveau titulaire de FM.

Une lettre de cession du droit de propriété sur papier à en-tête de la société et dans laquelle le titulaire indique qu'il se départit de la FM au profit de l'acquéreur doit être fournie dans la section 1.2.9, Module 1, Autre renseignements administratifs . Les cessions de droit de propriété doivent inclure la confirmation du titulaire actuel et du nouveau titulaire de la FM. Toute transaction associée à une cession du droit de propriété reçue par Santé Canada qui n'est pas accompagnée d'une lettre de cession de propriété sera mise en suspens pour des raisons administratives, jusqu'à ce que ladite lettre ait été fournie.

Pour tout changement administratif touchant le nom de l'entreprise, une preuve du changement de raison sociale (c.-à-d. une preuve de la constitution en société ou un certificat de prorogation) doit également être fournie dans le module 1, section 1.2.9, Autres renseignements administratifs.

Lorsqu'un changement administratif a une incidence sur plusieurs FM, une transaction est requise pour chaque MF. Par exemple, si un changement de nom d'entreprise touche dix FM, Santé Canada exige la présentation de dix changements administratifs (c.-à-d. un changement administratif par FM).

2.4.1.2 Modifications non substantielles des coordonnées du titulaire de FM

Les titulaires de FM doivent informer Santé Canada par écrit de tout changement non substantiel de l'adresse du titulaire de FM ou de la personne-ressource de la FM. De plus, des changements mineurs non substantiels du nom du titulaire de FM peuvent être considérés lorsque le nom du titulaire de FM reste en grande partie le même (par exemple, l'ajout ou le retrait de « Limited », « Ltd », « Incorporated » ou « Inc. », etc.). Si vous n'êtes pas sûr qu'un changement de nom du titulaire de FM est considéré comme non substantiel, veuillez contacter l'unité d'administration de la FM.

Les modifications non substantielles des coordonnées d'un titulaire de FM doivent être envoyées par courriel à l'unité d'administration de la FM à l'adresse dmf.enquiries-fmm@hc-sc.gc.ca. Une transaction par l'intermédiaire du PCDE n'est pas nécessaire pour les changements non substantiels des coordonnées du titulaire de FM.

Une lettre d'accompagnement jointe au courriel est requise et doit inclure les éléments suivants :

le numéro de la FM
le numéro du dossier
le type de FM
La raison du changement administratif (c'est-à-dire un changement de nom non substantiel du titulaire de FM, un changement d'adresse, une nouvelle personne-ressource de la FM, etc.)
Une liste de toutes les FM concernées

Après avoir reçu un accusé de réception de l'information reçue de Santé Canada pour le dépôt de changements non substantiels aux renseignements du titulaire de FM, toutes les transactions subséquentes inhérentes à la FM doivent refléter avec exactitude les changements aux renseignements du titulaire de FM dans le formulaire de demande de la FM. Si un formulaire de demande FM est reçu pour des transactions ultérieures et qu'il ne reflète pas les changements approuvés, une lettre de mise en suspens du processus administratif peut être émise.

2.4.1.3 Changement de l'agent autorisé de la Fiche maîtresse ou du tiers au nom du titulaire de FM

Pour toute entreprise souhaitant changer l'agent autorisé de la FM, le titulaire de la FM doit fournir un avis par écrit à la Division des fiches maîtresses du BPPI dans le format approprié eCTD ou « autre que le format eCTD » par l'intermédiaire du PCDE. Il incombe au titulaire de la FM de voir à ce que la nouvelle personne nommée à ce titre dispose de tous les renseignements requis (p. ex. dossiers historiques). Il n'appartient pas à Santé Canada de reproduire les informations à l'intention d'une personne nouvellement nommée.

2.5 Retrait de lettres d'accès

Le titulaire de FM qui souhaite retirer l'autorisation de faire référence à une FM à un demandeur en particulier doit aviser par écrit la Division des FM des raisons justifiant le retrait de cet accès (dans le format eCTD ou le format « autre que le format eCTD » approprié par l'intermédiaire du PDCE). Il est acceptable d'énumérer plusieurs candidats dont l'accès est retiré dans une seule lettre d'accompagnement. Les titulaires de FM ne doivent pas inclure les lettres de retrait d'accès dans le module 1.2.6. Autorisation du partage d'information.

Pour les FM au format eCTD, l'attribut « Effacer » doit être appliqué aux LdAs dans le module 1.2.6 Autorisation du partage d'information pour les demandeurs dont l'accès est retiré.

Le titulaire de FM ou l'agent autorisé doit également informer le demandeur concerné que l'accès à la FM lui est retiré. La lettre doit comporter une mention claire de la date à partir de laquelle le matériel ne sera plus fourni au demandeur. Les substances fournies avant la date du retrait de l'accès lorsque le motif est la fin d'une entente d'approvisionnement peuvent tout de même être utilisés dans les produits autorisés selon les conditions d'autorisation, mais il ne sera plus possible de faire référence à la FM dans les demandes ultérieures.

Santé Canada conservera une copie de la LdA retirée conformément aux procédures adéquates établies relativement à la conservation ou à l'aliénation des documents prévues dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Il est entendu que, lorsqu'une LdA est retirée, la substance ou le matériel médicamenteux précédemment fabriqués ne seront plus fournis au demandeur.

2.6 Fermeture de la Fiche maîtresse

Le titulaire qui souhaite fermer sa FM doit aviser la Division des fiches maîtresses par écrit (fourni dans le format approprié eCTD ou « autre que le format eCTD » par l'intermédiaire du PDCE) du motif de la fermeture et inclure une déclaration selon laquelle ses obligations ont été remplies (c.-à-d. la synthèse, les procédés de fabrication et les contrôles de qualité ont été tenus à jour, et tout changement ayant une incidence sur les demandeurs a été communiqué à chacun d'entre eux et à Santé Canada). À la fermeture de la fiche, le titulaire de la FM doit fournir à Santé Canada une liste des demandeurs qui utilisent la FM. Il est entendu que, à la fermeture d'une FM, le produit visé dans la FM ne peut plus être fabriqué pour usage dans les produits commercialisés au Canada. De plus, la FM ne peut plus dorénavant servir de référence dans des présentations et demandes de drogues ultérieures, sauf si les renseignements commerciaux confidentiels sont soumis directement au demandeur qui inclura les informations dans leur présentation de drogue, demande de DIN ou DEC.

Les IPA fabriqués et testés conformément aux procédures enregistrées et fabriquées qui ont été expédiés au fabricant de produits pharmaceutiques avant la fermeture d'une FM peuvent être utilisés dans des produits pharmaceutiques canadiens commercialisés jusqu'à ce que le stock soit diminué ou jusqu'à l'expiration de l'IPA, peu importe lequel vient en premier. Les registres complets de l'expédition doivent être conformes aux BPF du Canada.

Santé Canada évaluera les motifs de la fermeture et amorcera les activités de post commercialisation au besoin. Si la FM est fermée pour des motifs de sécurité, le demandeur doit être informé de ces motifs et communiquer avec Santé Canada à propos de l'évaluation des risques pour la santé et de toute mesure de rappel. Santé Canada conservera une copie de la FM ou l'aliénera conformément aux procédures adéquates établies relativement à la conservation ou à l'aliénation des documents prévues dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Santé Canada conservera un droit d'accès à la FM après sa fermeture, conformément à la loi.

Santé Canada fermera et conservera toute FM qui n'a pas été évaluée par Santé Canada dans le cadre d'une présentation de drogue, demande de DIN ou DEC dans les cinq ans suivant son enregistrement initial. Si le titulaire de la FM souhaite enregistrer de nouveau la fiche auprès de Santé Canada, la FM devra être présentée en format électronique « autre que le format eCTD » ou en format eCTD et devra être déposée par l'intermédiaire du PCDE. Une lettre indiquant que le titulaire de la FM désire réactiver la FM ainsi que les mises à jour et les données applicables depuis la date de fermeture de la FM doit être fournie. Le même numéro de la FM et le numéro de dossier sera conservé et les frais pour une nouvel enregistrement d'une FM seront appliqués.

3. Coordonnées

Pour toute question ou tout commentaire relativement à la présente ligne directrice ou au processus concernant les FM, veuillez vous adresser à :

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Courriel : dmf.enquiries-fmm@hc-sc.gc.ca

4. Références

4.1 Documents de Santé Canada

Les documents de Santé Canada sont accessibles sur son site Web de Santé Canada.

Lois et règlements :

Lignes directrices connexes

4.2 Lignes directrices de l'International Council on Harmonisation

4.3 Documents de l'International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products (VICH)

5. Appendices

Annexe 1 : Liste des adresses pertinentes
Annexe 2 : Modèle - Lettre d'accès
Annexe 3 : Modèle - Nomination de l'agent ou tiers au nom du titulaire de la FM
Annexe 4 : Modèle - Lettre CEP
Annexe 5 : Modèle de lettre de déclaration relative à l'ESB/EST
Annexe 6 : Modèle de lettre de déclaration de conformité

Annexe 1 : Liste des adresses pertinentes

Produits pharmaceutiques

Bureau des sciences pharmaceutiques (BSP)
Direction des produits thérapeutiques
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada
Courriel : bpsenquiries@hc-sc.gc.ca

Bureau des essais cliniques

Direction des produits thérapeutiques
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada
Indice de l'adresse : 3105A
Ottawa (Ontario) K1A 0K9

Courriel : oct.enquiries-requetes.bec@hc-sc.gc.ca

Produits biologiques et les produits radiopharmaceutiques

Division des affaires réglementaires
Direction des médicaments biologiques et radiopharmaceutiques

Santé Canada
100 Promenade Églantine
Indice de l'adresse : 0601C
Ottawa (Ontario)
Canada K1A 0K9
Courriel : brdd.ora@hc-sc.gc.ca
Telephone : 613-863-8405

Annexe 2 : Modèle - Lettre d'accès

(date)

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Madame, Monsieur,

Objet : Lettre d'accès - (nom de la fiche maîtresse) # de FM (AAAA-XXX) (ou nouvelle fiche maîtresse s'il s'agit d'une nouvelle présentation)

Veuillez accepter cette lettre comme autorisation pour que Santé Canada révise (nom de la fiche maîtresse, # de FM AAAA-XXX) référencée par :

nom du demandeur / promoteur
adresse de rue;
État ou province; pays
code postal

à l'appui de leurs présentations de drogues, demandes de DIN ou demandes d'essais cliniques déposées auprès de la Direction générale des produits de santé et des aliments de Santé Canada.

Cordialement,
(Signature)

Remarque : Veuillez ne pas inclure de référence au type/numéro de présentation ou aux lignes ou aux noms de produits dans votre lettre d'accès. Veuillez vous assurer que le nom du promoteur de la DEC, le nom de la DEC et le numéro de protocole sont inclus.

Annexe 3 : Modèle - Nomination de l'agent ou tiers au nom du titulaire de la FM

(date)

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Madame, Monsieur,

Re: Nomination de l'agent autorisé de la FM ou tiers au nom du titulaire de la FM - (nom de la fiche maîtresse) # de FM (AAAA- XXX)

Veuillez noter que nous avons nommé (nom de la société / nom) comme agent autorisé de la fiche maîtresse/tiers autorisé qui dépose des demandes au nom du titulaire de la FM pour le marché canadien. (Nom de l'entreprise / nom) sera responsable:

de l'émission des lettres d'accès;
du traitement des insuffisances relevées;
de l'acquittement des frais;
du traitement de la correspondance associée; et
du dépôt des mises à jour et des changements administratifs.

Cordialement,
(Signature)

*Note : Le titulaire du FM peut ajouter ou retirer des responsabilités selon le cas.

Annexe 4 : Modèle - Lettre CEP

(date)

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Madame, Monsieur,

RE: Substance active - # du CEP XXXXXXXXXXXXX

Au nom de [nom du fabricant de l'IPA], j'atteste ce qui suit :

J'autorise Santé Canada à consulter le CEP ainsi que le rapport A et les spécifications autorisées par l'EDQM.
J'atteste que [nom du fabricant de l'IPA] fournira à Santé Canada un exemplaire du dossier complet de l'EDQM et de la correspondance connexe sous forme électronique à la demande de Santé Canada.
J'atteste que les BPF relatives aux IPA seront mises en application à partir du produit de départ autorisé par l'EDQM.
J'atteste que la méthode de fabrication et les mesures de contrôle n'ont fait l'objet d'aucune modification importante à la suite de l'octroi du CEP, ou de la dernière révision de celui-ci, par l'EDQM.
J'atteste que chaque lot de la substance médicamenteuse destinée au marché canadien fera l'objet de tous les essais supplémentaires et de toutes les conditions rattachées au CEP par l'EDQM ainsi que de tous les essais et limites s'ajoutant à ceux indiqués dans la monographie de la Pharmacopée européenne qui sont requis pour l'usage prévu de la substance.
J'atteste que les méthodes internes [insérer un renvoi aux méthodes internes non mentionnées sur le CEP] ont été présentées à l'EDQM et sont utilisées comme il est décrit dans le dossier présenté à l'EDQM.
J'atteste que l'IPA qui sera produit à l'intention du marché canadien sera fabriqué selon un procédé de fabrication identique au procédé ayant été évalué par l'EDQM, et que tout essai en cours de fabrication ou tout essai portant sur des intermédiaires ayant été présenté à l'EDQM ou ayant été exigé par l'EDQM sera réalisé dans le cadre de la fabrication de l'IPA destiné au marché canadien.
J'atteste que les spécifications communiquées au demandeur reflètent l'ensemble final des spécifications relatives à l'IPA ainsi que les méthodes internes mentionnées dans les spécifications qui ont été présentées à l'EDQM et ont été évaluées par l'EDQM.

Signé par [nom du représentant autorisé]
[Titre de poste]
[Nom du fabricant de l'IPA]

Annexe 5 : Modèle de déclaration relative à l'ESB/EST

(date)

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Madame, Monsieur,

Objet : Déclaration relative à l'ESB/EST pour NOM FM, FM no YYYY-XXX (numéro de dossier : e/f########)

Nous, [Nom du titulaire de FM], déclarons que cette fiche maîtresse est fabriquée sur les sites énumérés dans ce fichier maître, et qu'elle n'est pas fabriquée à partir de matières d'origine animale. OU

Nous, [Nom du titulaire de FM], déclarons que cette fiche maîtresse est fabriquée dans les lieux énumérés dans cette fiche maîtresse, de ce formulaire de demande, et qu'elle est fabriquée à partir de matières d'origine animale qui ne sont pas susceptibles d'être contaminées par l'ESB/EST. OU

Nous, [Nom du titulaire de FM], déclarons que cette fiche maîtresse est fabriquée dans les lieux énumérés dans la fiche maîtresse, et qu'elle est fabriquée à l'aide de matières d'origine animale (soit comme matière première, soit comme réactif, soit comme auxiliaire technologique) qui sont susceptibles d'être contaminées par l'ESB/EST. Des données complètes sur les risques de transmission de l'ESB/EST ont été fournies dans la partie 3.2.S.2.3 Suppression des matériels ou 3.2.P.4.5 Excipients d'origine humaine ou animale de la demande.

Signé par [Personne-ressource de la FM/nom du représentant autorisé]
[Titre du poste]
[Nom du titulaire de FM]

Remarque : Les déclarations ci-dessus sont séparées par le mot « OU ». Le titulaire de FM doit déclarer le risque en matière d'ESB/EST en choisissant la déclaration qui convient. Ce qui précède représente des exemples de déclarations et les titulaires de FM peuvent réviser les déclarations en fonction de leur situation.

Annexe 6 : Modèle – Déclaration de conformité

(date)

Division des fiches maîtresses

Bureau des présentations et propriété intellectuelle
Direction de la gestion des ressources et des opérations
Direction générale des produits de santé et des aliments
Santé Canada

Madame, Monsieur,

Objet : Déclaration de conformité pour Nom de la FM, FM no YYYY-XXX (numéro de dossier : e/f#######)

Nous [Nom du titulaire de FM ou de l'agent autorisé aux fins de la FM] certifions qu'à notre connaissance, en ce qui a trait à la demande relative à [Nom de l'IPA/nom de la FM] fabriqué dans notre usine située à [lieu] :

Tous les renseignements et documents inclus dans la demande et toute l'information demandée sont exacts et complets, et que les documents récapitulatifs représentent de façon juste l'information et les documents auxquels il est fait référence dans la demande. Aucun renseignement n'est factice ni trompeur, et aucune omission n'a été faite qui pourrait avoir une influence sur son exactitude et son intégralité.
Le produit est fabriqué conformément au processus décrit dans le présent formulaire, et chaque lot de produit mis en circulation sera conforme aux spécifications si les méthodes décrites dans la FM sont utilisées pour l'analyse.

De plus, nous acceptons de maintenir la FM afin de garder le dossier ouvert et actif en mettant à jour l'information contenue dans ce document en soumettant une mise à jour de la FM lorsque des changements significatifs à la FM doivent être soumis selon les documents d'orientation applicables sur les changements survenus après l'AC sont effectués.

Signé par [Personne-ressource de la FM/nom du représentant autorisé]
[Titre du poste]
[nom du titulaire de FM]

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Le vocabulaire employé dans la présente ligne directrice reprend celui des lignes directrices de l'ICH. Dans le cas de termes non définis dans cette section, le lecteur est prié de se reporter aux lignes directrices.

Retour à la référence de la note de bas de page 1

Note de bas de page 2

Les FM seront mises en suspens du processus jusqu'à ce qu'elles soient considérées comme complètes.

Retour à la référence de la note de bas de page 2

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Date de modification :: 2017-04-28

Ligne directrice - Fiches maîtresses (FMs) - Procédures et exigences administratives

Avant-propos

Table des matières

1. Introduction

1.1 Objectif de la politique

1.2 Énoncés de la politique

1.3 Portée et application

1.4 DéfinitionsNote de bas de page 1

1.5 Contexte

2. Directives sur la mise en oeuvre

2.1 Fiches maîtresses (FM) de Santé Canada

2.1.1 Confidentialité

2.1.2 Exigences en matière d'enregistrement

2.1.3 Titre de la Fiche maîtresse

2.1.4 Format et structure de la Fiche maîtresse

2.1.4.1 Conversion des FM du format « autre que le format eCTD » au format eCTD

2.1.4.2 Fiches maîtresses existantes au format papier

2.1.5 Langue officielle de correspondance

2.1.6 Lettres d'accès (LdA)

2.1.6.1 Information à inclure dans la lettre d'accès

2.1.6.2 Présentation d'une lettre d'accès

2.1.6.3 Lettres d'accès pour les essais cliniques (pharmaceutiques et biologiques)

2.1.7 Certificats de conformité aux monographies de la Pharmacopée européenne (CEP)

2.1.8 Nomination de l'agent autorisé de la Fiche maîtresse

2.1.9 Soumission d'une nouvelle demande d'enregistrement d'une Fiche maîtresse

2.1.10 Frais applicables à la Fiche maîtresse

2.2 Traitement des Fiches maîtresses

2.2.1 Mises en suspens pour des raisons administratives

2.2.2 Exigences relatives à la présentation d'une demande et à la gestion des fiches

2.2.3 Normes de rendement relatives aux Fiches maîtresses

2.3 Évaluation des Fiches maîtresses

2.3.1 Renseignements demandés

2.3.2 Demandes d'éclaircissements et lettres faisant état des insuffisances envoyées pendant l'évaluation d'une Fiche maîtresse en appui d'une présentation

2.3.2.1 Demandes d'éclaircissements envoyées pendant l'évaluation d'une Fiche maîtresse en appui d'une demande d'essais cliniques

2.3.3 Réponses à une demande d'éclaircissements

2.4 Mises à jour d'une Fiche maîtresse enregistrée

2.4.1 Changements administratifs

2.4.1.1 Cession du droit de propriété et modifications apportées au nom de l'entreprise

2.4.1.2 Modifications non substantielles des coordonnées du titulaire de FM

2.4.1.3 Changement de l'agent autorisé de la Fiche maîtresse ou du tiers au nom du titulaire de FM

2.5 Retrait de lettres d'accès

2.6 Fermeture de la Fiche maîtresse

3. Coordonnées

4. Références

4.1 Documents de Santé Canada

4.2 Lignes directrices de l'International Council on Harmonisation

4.3 Documents de l'International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products (VICH)

5. Appendices

Annexe 1 : Liste des adresses pertinentes

Produits pharmaceutiques

Bureau des essais cliniques

Produits biologiques et les produits radiopharmaceutiques

Annexe 2 : Modèle - Lettre d'accès

Annexe 3 : Modèle - Nomination de l'agent ou tiers au nom du titulaire de la FM

Annexe 4 : Modèle - Lettre CEP

Annexe 5 : Modèle de déclaration relative à l'ESB/EST

Annexe 6 : Modèle – Déclaration de conformité

Notes de bas de page

Merci de votre aide!

1.4 Définitions^{Note de bas de page 1}