Note de service aux demandeurs et aux titulaires d'homologation : Nouvelle version du générateur d'index électronique

Objet

Informer les demandeurs et les titulaires d'homologation de la mise en œuvre d'une nouvelle version du générateur d'index électronique (v.2.8), qui comprend des mises à jour au Système de numérotation par code de données (CODO) et de la mise en fonction de la capacité d'identifier le propriétaire d'un document.

Contexte

Le générateur d'index électronique est un outil autonome fourni par l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire qui permet aux demandeurs de préparer un index électronique en format XML. Le générateur d'index électronique décrit la raison d'être de chacun des documents en ayant recours au système de numérotation CODO, donne des renseignements bibliographiques des documents et indique si les documents contiennent des renseignements commerciaux confidentiels tels qu'ils sont définis par la Loi sur les produits antiparasitaires. L'outil permet également aux demandeurs de joindre des versions électroniques des documents à l'index, ce qui permet ainsi de présenter une demande dans une trousse compressée (ZIP) en format PRZ à l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire. La trousse PRZ permet un « usage » efficace et précis de l'index et des documents joints dans la base de données interne de l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire.

Identification des propriétaires des documents

À l'heure actuelle, lorsqu'un demandeur présente un index électronique, il est tenu pour acquis que les documents qu'il contient lui appartiennent, à moins d'avis contraire. Il est donc nécessaire de produire un index séparé pour y saisir des documents qui appartiennent à une tierce partie. L'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire sépare les documents qui appartiennent au demandeur de ceux qui appartiennent à une tierce partie dans sa base de données interne, mais elle y insère un « lien » afin d'indiquer qu'ils servent à appuyer la même demande.

La nouvelle version du générateur permet de différencier de façon explicite les documents qui appartiennent au demandeur de ceux qui appartiennent à une tierce partie, même s'ils se trouvent dans le même index électronique, et ce, grâce à l'ajout de deux champs, soit « Tierce partie propriétaire » et « Plusieurs propriétaires ». Le demandeur et l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire pourront ainsi déterminer la propriété des documents plus facilement.

Le champ Tierce partie propriétaire

Dans le générateur d'index électronique, le code à trois lettres de l'entreprise de la tierce partie doit être saisi dans le champ « Tierce partie propriétaire » pour tous les documents appartenant à une tierce partie. Ce champ n'a pas à être rempli pour les documents qui appartiennent au demandeur. Vous devez communiquer directement avec la tierce partie pour obtenir son code à trois lettres.

Pour recevoir vote code de l'entreprise, SVP compléter formulaire 6026 : Changement ou demande de renseignements sur le déclarant.

Plusieurs propriétaires

Il peut arriver qu'un document soit la propriété de plusieurs parties. Dans ce cas, le champ « Plusieurs propriétaires » doit être coché. Le demandeur doit donner la liste des propriétaires dans le document ou dans une lettre distincte.

Date de mise en œuvre

La nouvelle version du générateur d'index électronique était lancée le 13 août, 2013. Si vous utilisez une version plus ancienne, un message apparaîtra pour vous informer de la disponibilité d'une nouvelle version. Des versions à jour du guide de l'utilisateur et du tutoriel du générateur d'index électronique se trouvent également sur la page relative augénérateur d'index électronique dans la section Pesticides et lutte antiparasitaire du site Web de Santé Canada.

Remarque : Les utilisateurs qui ne mettront pas à jour leur version du générateur d'index électronique ne pourront pas coder correctement leurs documents et ne pourront pas établir de façon explicite la propriété des documents.

Questions

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Service de renseignements sur la lutte antiparasitaire.