Système électronique de réglementation des pesticides

Le Système électronique de réglementation des pesticides, appelé SERP, offre une nouvelle façon de gérer les renseignements et permettra à l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire (ARLA) de passer d'un système complètement fondé sur le papier à un système sophistiqué utilisant les technologies de l'information.

Ce système électronique transformera la réglementation des pesticides au Canada en permettant aux sociétés de réaliser des transactions en toute sécurité lorsqu'ils présentent des demandes et fournissent à l'ARLA des données essentielles relatives à la santé et à l'environnement, et plus rapidement en utilisant la voie de communication protégée d'Internet et du Gouvernement du Canada en direct.

Le système SERP renforcera également la capacité de l'ARLA à traiter, à examiner et à communiquer à la population les renseignements sur les pesticides tels que requis par la nouvelle Loi sur les produits antiparasitaires (LPA). L'efficacité obtenue grâce à ces processus de renseignements électroniques représente la clé de l'engagement de l'ARLA à moderniser le système d'homologation, et particulièrement, à respecter les exigences relatives à la transparence en vertu de la LPA 2002.

Sur cette page :

• Exigences liées au SERP
• Compilation et soumission des demandes à l'ARLA

Exigences liées au SERP

Pour accéder au SERP et y effectuer des transactions, vous devez avoir les paramètres suggérés suivants^* :

• PC compatible IBM
• Processeur Pentium III - 1.3 GHz
• 256 Mo de RAM
• Windows 2000 Professionnel
• Internet Explorer 6.0 ou Netscape Navigator 7.2
  ou
  • Ordinateur de Mac courant OS 10.4

En plus des paramètres précédents, les navigateurs doivent posséder les caractéristiques suivantes :

• Soutien de SSL 3.0 - chiffrement de 128 bits
• Exploitable sur JavaScript
• Exploitable avec témoins
• Machine virtuelle Java 1.4.2_03 ou version plus récente

La machine virtuelle Java peut être téléchargée à partir du site Web Java. Veuillez sélectionner sur « Téléchargement gratuit de Java » à la page d’accueil du site Java pour démarrer le processus de téléchargement.

Compilation et soumission des demandes à l'ARLA

Bien que plusieurs directives et documents d'orientation de l'ARLA donnent des instructions précises sur la procédure de soumission de documents à l'Agence, nous demandons à tous les demandeurs et les titulaires de commencer plutôt avec les orientations détaillées ci-dessous avant de compiler et de soumettre un document.

Étape-1 : Compilation d'un fichier PRZ (fichier zip auto-décompactable réglementaire de l'ARLA) à l'aide du générateur d'index électronique

Les demandeurs et les titulaires doivent créer un index électronique en format PRZ des documents à soumettre à l'aide du générateur d'index électronique. De plus, si la version électronique des documents est disponible, ils doivent transférer cet ensemble de documents dans l'index électronique.

Une fois que le fichier PRZ est créé, veuillez le nommer selon le type de demande ou de documents soumis. Si un numéro a été assigné à la demande, veuillez inclure ce numéro dans le nom du fichier PRZ.

Exemples :

• Demande d'homologation d'un nouveau produit : Pest-Cure Category A Application.prz
• Demande de modification d'un produit : PCP.99999 Category B Application.prz
• Réponse de l'ARLA à une lettre de lacunes : 1995-0001 Deficiency Response.prz
• Soumission d'étiquettes corrigées : 1995-0001 Corrected Labels.prz

Étape-2 : Soumission d'un fichier PRZ à l'ARLA

Les demandeurs et les titulaires doivent soumettre des fichiers PRZ et tout document en version papier (dans le cas où les versions électroniques n'ont pas été transférées à l'aide du générateur d'index électronique) à l'ARLA au moyen de l'une des trois méthodes décrites ci-dessous.

1. Portail WEB sécurisé du Système électronique de réglementation des pesticides (SERP)

Le Portail Web du SERP est un portail Internet accessible dans le site Web de l'ARLA où les demandeurs et les titulaires peuvent envoyer rapidement et en toute sécurité le fichier PRZ compilé à l'ARLA. Veuillez noter que le Portail WEB sécurisé peut seulement être utilisé lorsque des documents électroniques sont soumis dans le fichier PRZ. Si certains documents ne sont pas disponibles en format électronique, l'option courrier doit être utilisée. Si les documents sont envoyés par l'entremise du Portail WEB sécurisé, tous les frais applicables doivent être payés par carte de crédit.

2. Courrier

Les fichiers PRZ gravés sur un CD/DVD et tout autre document en version papier qui a été indexé dans le fichier PRZ peuvent être envoyés par courrier à l'ARLA.

3. Courriel

Les demandeurs et les titulaires peuvent envoyer leurs fichiers PRZ compilés à la Division de la gestion des demandes d'homologation et de l'information. Si les documents sont envoyés par courrier électronique, tous les frais applicables doivent être payés par carte de crédit.

Le système central de réception des courriels de l'ARLA est conçu pour accepter des fichiers en format PRZ envoyés par les demandeurs et les titulaires lors de la soumission d'une demande d'homologation. Les fichiers en format PRZ sont créés à l'aide du générateur d'index électronique de l'ARLA.

Le système central de réception des courriels a l'avantage d'accepter les fichiers électroniques et de permettre la transmission rapide de documents. Toutefois, les mises en garde/restrictions suivantes doivent être prises en compte :

• Le système central de réception des courriels n'est pas sécurisé. Par conséquent, tout fichier perdu ou intercepté pendant une transmission du demandeur ou du titulaire ne relève pas de la responsabilité de l'ARLA.
• La taille totale des documents envoyés grâce au système central ne peut dépasser 5 Mo. S'ils dépassent cette taille, l'ARLA ne recevra pas les documents et un message d'erreur sera envoyé à l'expéditeur. Aucun autre avis de l'ARLA ne sera envoyé concernant cette transmission rejetée.
• Il est nécessaire d'inscrire des mots clés précis dans la ligne de mention objet du courriel. Une liste de ces mots clés et une indication de la manière de les utiliser sont présentées dans la section ci-dessous.

Le recours au Portail Web sécurisé du SERP est une meilleure méthode de soumission de fichiers électroniques à l’ARLA. Ce canal sécurisé accepte des fichiers dont la taille peut atteindre 250 Mo et les demandeurs ou les titulaires peuvent préciser clairement ce qui est envoyé à l’ARLA.

Mots clés dans la ligne de mention objet

Veuillez noter que le système utilise des mots clés comme critères d'acceptation des courriels. Si le mot clé applicable n'apparaît pas dans la ligne de mention objet, le système retournera automatiquement le courrier électronique à l'expéditeur. Ces mots clés incluent les suivants :

• Si une nouvelle demande est soumise, le type de demande devrait être indiqué dans la ligne de mention objet. De plus, veuillez vous assurer que le mot clé « PRZ » est inscrit dans la ligne de mention objet afin qu'il puisse correspondre au fichier PRZ soumis. Par exemple : [Nom du produit antiparasitaire] [Type de demande].PRZ
• Si un numéro de demande a été déjà assigné, veuillez l'inscrire dans la ligne de mention objet ainsi que le fichier PRZ. Une liste des termes décrivant ces documents se trouve dans le tableau suivant.

Type de document et des mots clés qui s'appliquent

• Des mots clés qui s'appliquent à un Étiquette corrigée : étiquette, étiquettes (s'il s'agit de l'envoi d'un PROJET d'étiquette, veuillez l'indiquer dans la ligne de mention objet ou le courriel)
• Des mots clés qui s'appliquent à un Énoncé corrigé des spécifications du produit : spécification, spécifications, FDSP, DSP
• Des mots clés qui s'appliquent à un Avis : aviser, avis
• Un mot clé qui s'applique à un Abandon : abandon
• Des mots clés qui s'appliquent à une Déclaration d'incident : incident, déclaration d'incident
• Autre mots clés : PRZ

Autres notes

• Le courriel devrait faire référence à un seul numéro de demande à la fois, c'est-à-dire qu'il ne faut pas inclure plusieurs demandes dans un seul envoi. De plus, veuillez ne pas envoyer une copie papier ou d'autres versions électroniques du document en question. Un accusé de réception automatique sera envoyé au demandeur dès réception du courriel.
• Veuillez ne pas inclure tout autre renseignement dans le texte du courriel. Tout autre renseignement lié à la demande d'homologation ou aux documents devrait être colligé dans un autre document, lequel devrait ensuite être indexé et joint au fichier PRZ. Cela garantira que le document et son contenu seront automatiquement versés dans notre base de données et, en tant que tel, seront examinés par les agents de l'ARLA.

Pour ces trois méthodes, si un numéro de demande a déjà été assigné en rapport aux documents en voie d'être soumis, ce numéro devrait être indiqué sur le CD/DVD si l'envoi se fait par courrier, ou dans la ligne de sujet si l'envoi se fait par courriel. Le Portail WEB sécurisé possède un champ spécifique où ce numéro doit être inscrit.

Remarques supplémentaires

Demandes présentées par une tierce partie : Si une tierce partie soumet des renseignements, il faut s’assurer que chaque document soit dûment identifié par la tierce partie dans la lettre de présentation, puis inscrire cette lettre de présentation sous le code de données 0.8.1 dans le générateur d’index électronique. La tierce partie doit s’identifier comme étant la propriétaire de ces documents en entrant son code d’entreprise dans le champ « Tierce partie propriétaire » lorsqu’elle compile un ou plusieurs documents dans le générateur d’index électronique. Si la tierce partie ne connaît pas son code, elle doit communiquer avec l’ARLA pour l’obtenir.

Désignation et triage des renseignements commerciaux confidentiels : Consulter le Document d'orientation de l'ARLA, Orientation et exigences relatives aux renseignements commerciaux confidentiels.