2019 à 2020 Rapport annuel sur la Loi sur l’accès à l’information

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• 3. Organisation
• 4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• 5. Rendement 2019 à 2020
• 6. Autres demandes
• 7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées
• 9. Durée de traitement et prorogations
• 9. Exceptions invoquées
• 10. Exclusions invoquées
• 11. Incidence de la pandémie de COVID-19 sur les activités liées à l’AIPRP
• 12. Établissement de rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
• 13. Coûts
• 14. Formation et sensibilisation
• 15. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• 16. Sommaire des principaux enjeux et des mesures prises par rapport aux plaintes ou aux audits
• 17. Surveillance de la conformité
• 18. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
• Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information
• Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19
• Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983.

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents ainsi qu’à toute personne et société présentes au Canada le droit d’accéder aux documents relevant d’une institution fédérale assujettie à la Loi. La Loi s’ajoute, sans les remplacer, aux autres moyens d’obtenir des renseignements gouvernementaux.

L’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare sur l’application de cette loi un rapport annuel en ce qui concerne son institution au cours de chaque exercice financier pour présentation au Parlement.

L’article 20 de la Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente dépose chaque année au Parlement un rapport faisant état des frais perçus par les institutions.

Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement aux termes de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il vise la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat remplit un double mandat, c’est-à-dire appuyer le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres et s’acquitter des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme public central. Le mandat du Conseil du Trésor est tiré de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour remplir son mandat, le Secrétariat organise ses activités et ses ressources en fonction de quatre responsabilités essentielles :

• la surveillance des dépenses;
• le leadership administratif;
• le rôle d’employeur;
• la surveillance réglementaire.

Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor, dont le rôle est d’assurer l’optimisation des ressources et la surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les ministères et les organismes.

Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les propositions en matière de programmes de dépenses touchant la gestion des ressources du gouvernement. Les responsabilités du Secrétariat concernant la gestion générale du gouvernement influent sur les initiatives, les questions et les activités qui recoupent l’ensemble des secteurs de politiques gérés par les ministères et organismes fédéraux (comme l’indique le budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.

Au sein du Secrétariat, le contrôleur général du Canada assure, à l’échelle gouvernementale, l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des actifs et des services acquis. Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leader à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes au moyen de politiques, de programmes et d’engagements stratégiques; il assure aussi la gestion centralisée des relations de travail, de la rémunération et des pensions et avantages sociaux, et contribue à la gestion des cadres supérieurs. Le dirigeant principal de l’information assure l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection de la vie privée et de prestation de services internes et externes, et ce, dans toute l’administration fédérale.

3. Organisation

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Ce bureau est chargé de mettre en œuvre et de gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de donner des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois.

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, l’équipe du Bureau de l’AIPRP était composée de 20 employés qui se consacrent tous au traitement des demandes d’accès et de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à des fonctions connexes. L’équipe était formée d’un directeur appuyé par trois gestionnaires et 16 conseillers à divers niveaux. De plus, trois étudiants universitaires à temps partiel ont assuré des fonctions administratives et analytiques tout au long de l’année. Vers la fin de l’exercice, un consultant a été embauché pour aider à résorber l’arriéré des dossiers opérationnels complexes plus anciens. Il y avait deux catégories de responsabilités, qui comprenaient les activités clés suivantes :

Opérations (13 agents, 1 consultant et 3 étudiants à temps partiel)

• Recevoir et coordonner le traitement des demandes d’AIPRP au moyen d’un système de gestion des cas, et ce, par l’entremise d’une unité de réception
• Traiter des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
• Tenir des consultations auprès d’organisations gouvernementales ou de tiers
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et les exigences relatives au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes
• Répondre aux appels et aux demandes de renseignements informelles
• Fournir de la formation et une expertise en matière d’accès à l’information aux clients internes
• Agir comme point de contact pour la résolution des plaintes officielles déposées par des organismes de surveillance
• Entretenir un dialogue avec les secteurs et d’autres institutions du gouvernement fédéral
• Préparer les rapports annuels au Parlement du Secrétariat sur l’application des lois

Politique et processus liés à l’AIPRP (6 agents)

• Fournir une expertise à l’égard de la politique sur la protection des renseignements personnels aux clients internes
• Produire du matériel pour un programme de sensibilisation et de formation sur la protection des renseignements personnels
• Coordonner et examiner les mises à jour du chapitre sur le Secrétariat dans Info Source
• Superviser la gestion des enjeux au quotidien
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et les exigences relatives au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes
• Élaborer des procédures pour optimiser le rendement opérationnel

L’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions fédérales de fournir des services relatifs à l’accès à l’information à une autre institution fédérale placée sous l’autorité du même ministre. Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP n’a pas fourni de tels services.

4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les pouvoirs, les tâches et les fonctions relativement à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, qui ont été délégués par le responsable de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués.

Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur l’accès à l’information aux postes suivants du Secrétariat : le secrétaire du Conseil du Trésor, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, le directeur principal des Services ministériels et le directeur de l’AIPRP.

Une copie de la version approuvée de l’arrêté autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat figure à l’annexe B.

5. Rendement 2019 à 2020

Les rapports statistiques ayant trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales au sujet de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont publiés annuellement dans un bulletin de statistiques et figurent dans les rapports annuels sur l’AIPRP déposés au Parlement par chaque institution.

Le rapport statistique de l’exercice 2019 à 2020 du Secrétariat concernant la Loi sur l’accès à l’information est présenté à l’annexe A.

Le tableau 1 donne un aperçu des statistiques du Secrétariat sur le traitement des demandes d’accès à l’information pour l’exercice 2019 à 2020 par rapport aux statistiques des trois exercices précédents :

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, le Secrétariat a reçu au total 380 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cela représente une baisse de 184 demandes (33 %) par rapport au nombre total de l’exercice précédent, soit 564. En plus des nouvelles demandes, 196 demandes avaient été reportées de l’exercice 2018 à 2019.

Le Secrétariat a réussi à traiter 420 demandes au cours de la période visée par le rapport de 2019 à 2020. Bien que cela représente une baisse de 23 % par rapport à l’exercice précédent, ce pourcentage correspond à une diminution de 33 % des nouvelles demandes. Compte tenu de la diminution du nombre de demandes reçues, le Bureau de l’AIPRP a été en mesure de fermer 96 des 196 demandes reportées.

Le Secrétariat a examiné 15 039 174 pages en réponse aux demandes, ce qui représente une augmentation importante par rapport à l’exercice précédent. Cette augmentation importante du nombre de pages examinées est due à la collecte de documents pertinents en réponse à trois demandes d’AIPRP concernant des vérifications effectuées au sein du Bureau du contrôleur général du Canada. Ces pages ont été exemptées de divulgation en vertu de l’article 22.1 – Vérifications internes.

Des 380 demandes reçues au cours de la période visée par le rapport de l’exercice 2019 à 2020, 210 (55 %) provenaient des médias, 73 (19 %) provenaient du public, 47 (12 %) provenaient d’entreprises, 26 (7 %) provenaient de personnes qui ont refusé de s’identifier, 15 (4 %) provenaient du milieu universitaire et 9 (2 %) provenaient d’organisations.

Des 420 demandes traitées, 67 (16 %) étaient des demandes pour lesquelles le Secrétariat ne détenait aucun document et 30 (7 %) étaient des demandes qui ont été abandonnées par le demandeur. Comparativement à l’exercice précédent, où le Secrétariat du Conseil du Trésor a connu une baisse de 44 % de demandes acheminées incorrectement, au cours de l’exercice 2019 à 2020, nous n’avons reçu aucune demande acheminée incorrectement devant être réacheminée. À notre avis, cela continue d’être dû à une augmentation du nombre d’institutions participant au service de demande d’AIPRP en ligne.

Parmi les 323 demandes achevées, 302 demandes (93 %) ont donné lieu à une communication partielle ou complète. Les documents ont été obtenus et communiqués en format papier dans 16 cas et en format électronique dans 286 cas. Le Bureau de l’AIPRP continue à s’efforcer d’augmenter le nombre de demandes fournies en format électronique.

De plus, 74 demandes ont nécessité l’examen et le traitement de plus de 100 pages (soit trois demandes en moins par rapport à l’exercice précédent) et ont donné lieu au traitement d’un total de 16 966 pages. Le traitement d’un tel volume d’information exige beaucoup de temps étant donné la complexité et l’ampleur de ces dossiers.

Le nombre de demandes reportées au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a diminué de 196 demandes au cours de l’exercice 2018 à 2019 à 154 demandes au cours de l’exercice 2019 à 2020. L’exercice 2018 à 2019 a connu le nombre le plus élevé de demandes reportées par rapport à la période visée par le rapport précédent.

Le Bureau de l’AIPRP a réussi à atteindre un taux de respect des délais de 90,7 % malgré un important roulement de personnel tout au long de l’année. Bien que le Bureau de l’AIPRP ait partiellement comblé les postes vacants au cours de la période visée par le rapport, les activités continues de dotation ne cessent de représenter un défi opérationnel important pour le Secrétariat.

6. Autres demandes

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a reçu 381 demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales, qui portaient sur des documents ou des questions relevant du Secrétariat, soit une augmentation de 80 demandes (36 %) par rapport à l’exercice précédent. Une partie importante de cette augmentation (22 demandes ou 8 %) découlait du processus d’examen des archives du Bureau du Conseil privé avant le transfert de documents à Bibliothèque et Archives Canada.

On a demandé au Secrétariat d’examiner au total 12 042 pages d’information dans le cadre de ces consultations, ce qui représente une augmentation de 39.7% par rapport au nombre total de 8 616 pages au cours de l’exercice précédent.

Le Bureau de l’AIPRP a traité 213 demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l’accès à l’information) par rapport au total du dernier exercice qui s’élevait à 232. Ces demandes informelles sont traitées en concordance avec l’objectif plus général du Secrétariat qui consiste à fournir aux Canadiens des renseignements pertinents de façon informelle et au moment opportun, en conformité avec les principes de la transparence et du gouvernement ouvert. Au cours de l’exercice 2019 à 2020, un total de 24 465 pages a été communiqué informellement par rapport aux 22 151 pages de l’exercice précédent, ce qui représente une augmentation de 9.5 %.

Projet de loi C-58

La sanction royale du projet de loi C-58, le 21 juin 2019, a introduit de nouvelles exigences en matière de publication proactive pour les institutions dans la Loi sur l’accès à l’information. Afin de s’assurer que le Secrétariat se conforme à ces nouvelles exigences, le Bureau de l’AIPRP a mis sur pied une équipe de mise en œuvre du projet de loi C-58 qui est chargée de diriger la publication de certaines exigences, d’effectuer des examens de l’AIPRP avant les publications, d’établir des procédures de publication et d’élaborer des programmes de formation et de sensibilisation pour informer les fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor de leurs responsabilités.

Pendant la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a publié, selon les délais prescrits par la loi, une liste mensuelle des titres de notes d’information adressées au président du Conseil du Trésor, à la ministre du Gouvernement numérique, au secrétaire du Conseil du Trésor, au contrôleur général du Canada, à la dirigeante principale des ressources humaines du Canada, au dirigeant principal de l’information du Canada et à la sous-ministre d’accessibilité la fonction publique. Le Secrétariat publie de manière proactive les notes d’information destinées au président et au secrétaire depuis mars 2017.

À l’appui du président du Conseil du Trésor et de la ministre du Gouvernement numérique, le Bureau de l’AIPRP était également chargé de diriger et de publier l’ensemble des documents d’information préparés pour leur nomination le 20 novembre 2019. En outre, le Bureau de l’AIPRP a également publié les notes pour la période de questions de chaque ministre dans les deux délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Bien qu’il n’y ait eu aucune publication pour les cahiers de comparutions devant les comités parlementaires au cours de l’exercice 2019 à 2020, trois demandes de publication proactive ont été partiellement traitées par le Bureau de l’AIPRP au cours de la période visée par le rapport, avec des échéances fixées par la loi pour l’exercice suivant.

En plus de son rôle de chef de file pour les exigences de publication ci-dessus, le Bureau de l’AIPRP a également effectué 277 examens de demandes de publication proactive liées aux voyages et à l’accueil afin de vérifier la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Tout au long de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a investi des efforts considérables et a fourni une formation à plus de 320 fonctionnaires du Secrétariat en ce qui a trait aux nouvelles exigences de publication proactive de la Loi sur l’accès à l’information. En plus de promouvoir une ouverture et une transparence maximale dans l’élaboration de documents soumis aux exigences de publication proactive, le Bureau de l’AIPRP a également élaboré, en collaboration avec des fonctionnaires du Secrétariat, des procédures et des conseils pour s’assurer que les documents de publication proactive respectent les exigences de la Loi sur l’accès à l’information, de la Norme sur l’accessibilité des sites Webet du Guide de rédaction de contenu pour le Web.

Dans le cadre de son mandat de formation et de sensibilisation, l’équipe de mise en œuvre du projet de loi C‑58 a mis en place et coordonné un groupe de travail interministériel dans le but de promouvoir auprès des autres institutions les procédures, les orientations et les documents de formation élaborés au sein du Secrétariat.

Comme au cours des exercices précédents et à plus de 275 occasions, le Bureau de l’AIPRP a été une source d’expertise auprès des responsables du Secrétariat, en leur offrant des conseils et une orientation au sujet des dispositions des lois. Le Bureau a aussi été consulté relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets concernant notamment l’examen de la divulgation proactive des entrées sur les dépenses en matière de voyages et d’accueil affichées sur le site Web du Gouvernement ouvert, ainsi que des rapports d’audits devant être publiés.

Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a reçu de nombreuses demandes de membres du grand public qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à d’autres institutions fédérales et, parfois, aux bureaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée des provinces.

7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, 420 demandes ont été complétées, et l’information a été communiquée conformément aux dispositions des lois. Le tableau 2 donne un aperçu des dispositions prises relativement aux demandes complétées.

En raison de la nature des activités du Secrétariat, lesquelles comprennent la gestion d’un nombre important de documents confidentiels du Cabinet et la formulation de conseils et de recommandations de nature délicate au président du Conseil du Trésor, une proportion notable des demandes relevant du mandat du Secrétariat ont donné lieu à une communication partielle seulement. Étant donné qu’il incombe au président d’assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. De telles demandes sont enregistrées, examinées et ensuite réacheminées à l’organisation appropriée après l’approbation de celle-ci, ou fermées ou abandonnées après que le demandeur a été informé du nom de l’organisation appropriée. En ce qui a trait à l’exercice 2019 à 2020, le Secrétariat n’a pas reçu de demandes devant être réacheminées à une autre institution fédérale.  

8. Durée de traitement et prorogations

La loi prévoit des délais de réponse aux demandes d’accès à l’information et permet des prorogations lorsque la demande requiert l’examen d’un volume considérable d’information ou des consultations auprès d’autres institutions.

Le tableau 3 fait état des délais de traitement des 420 demandes d’accès à l’information que le Secrétariat a complétées au cours de l’exercice 2019 à 2020.

Le Secrétariat a reçu un certain nombre de demandes qui ne nécessitaient pas la consultation d’autres institutions fédérales; il a donc été possible de traiter ces demandes dans les 15 jours suivant leur réception ou dans le délai de 30 jours prescrit par la loi. Les demandes dont le délai de traitement dépassait les 30 jours nécessitaient des consultations auprès d’autres institutions fédérales ou de la Division des services juridiques du Secrétariat pour confirmer si les documents concernés étaient des documents confidentiels du Cabinet. Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a demandé une prorogation du délai prescrit dans 309 cas (74 %), principalement afin de consulter d’autres institutions gouvernementales, des services juridiques ou des tiers, mais aussi parce que, dans certains cas, le respect du délai initial aurait donné lieu à une perturbation déraisonnable du déroulement des activités. Au total, sur les 420 demandes, 381 (90.7 %) ont été traitées dans les délais prescrits, y compris dans tous les cas où le Secrétariat s’est prévalu d’une prorogation en vertu des alinéas 9(1)a), b) et c) de la Loi sur l’accès à l’information.

Les demandes d’accès à l’information reçues par le Secrétariat au cours de l’exercice étaient souvent complexes et portaient sur des documents d’information préparés à l’intention du président et du secrétaire du Conseil du Trésor, des initiatives du gouvernement ouvert, la sécurité, les modifications proposées de la Loi sur l’accès à l’information, les données statistiques sur la gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada et l’initiative de modernisation des services de paye.

Plusieurs facteurs critiques ont contribué au taux de respect des délais de 90,7 % du Secrétariat : les rapports statistiques hebdomadaires sur le rendement, la gestion efficace des dossiers, la tenue de séances d’information avec les responsables du Secrétariat et les personnes‑ressources des secteurs, de même qu’une procédure rationalisée de confirmation en ce qui a trait aux documents confidentiels du Cabinet et aux arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs. Compte tenu de la faible diminution des demandes reçues, le bureau a eu l’occasion de fermer 96 dossiers complexes et volumineux reportés des exercices précédents.

9. Exceptions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information permet, et exige même dans certains cas, que des renseignements liés aux processus décisionnels internes du gouvernement, à la sécurité nationale, à l’application de la loi ou à des secrets industriels, soient exemptés et ne soient pas communiqués.

Pendant l’exercice 2019 à 2020, le Secrétariat a invoqué au total 574 exceptions aux termes de dispositions particulières de la Loi sur l’accès à l’information. Ces exceptions sont ventilées comme suit :

• Article 13 : documents obtenus à titre confidentiel d’autres ordres de gouvernement (6 exceptions)
• Article 14 : documents dont la divulgation risquerait de porter préjudice aux relations fédérales-provinciales (9 exceptions)
• Article 15 : documents dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, des activités subversives et à la défense du Canada (27 exceptions)
• Article 16 : documents liés à l’application de la loi et à la sécurité de l’information (50 exceptions)
• Article 18 : documents qui pourraient porter préjudice aux intérêts économiques du Canada (12 exceptions)
• Article 19 : documents contenant des renseignements personnels (90 exceptions)
• Article 20 : documents contenant des renseignements commerciaux sur des tiers (55 exceptions)
• Article 21 : documents contenant des renseignements ayant trait aux processus décisionnels internes du gouvernement (276 exceptions)
• Article 22 : documents contenant des renseignements ayant trait aux examens et vérifications (6 exceptions)
• Article 23 : documents qui pourraient compromettre le secret professionnel des avocats (37 exceptions)
• Article 24 : documents comportant des dispositions interdisant la communication (4 exceptions)
• Article 26 : documents dont les renseignements doivent être publiés dans les 90 jours qui suivent (0 exception)

10. Exclusions invoquées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus. En conformité avec la Loi, des exclusions ont été invoquées 274 fois :

• Alinéa 68a) : renseignements du domaine public (2 fois)
• Article 69 : documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (272 fois)

Étant donné que le Secrétariat fournit un soutien administratif au Conseil du Trésor, qui est un comité du Cabinet, bon nombre des documents du Secrétariat sont classifiés comme des documents confidentiels du Cabinet. 

11. Incidence de la pandémie de COVID-19 sur les activités liées à l’AIPRP

En réponse aux mesures d’atténuation exceptionnelles mises en œuvre pour minimiser les effets de la COVID-19, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a activé son plan de continuité des activités le 16 mars 2020, qui donnait la priorité à la capacité limitée du réseau aux fonctionnaires identifiés comme effectuant des services essentiels. Les services non essentiels, dont l’AIPRP, ont bénéficié d’un accès limité au réseau ministériel, ce qui a eu une incidence importante sur la capacité du Bureau de l’AIPRP à respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Au cours de la période du 16 au 31 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a fermé huit demandes dont quatre (50 %) ont dépassé les délais prescrits par la loi. Avant la pandémie de COVID-19, du 1er avril au 13 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a fermé 413 demandes dont 35 (8,5 %) ont dépassé les délais prescrits par la loi.

En plus des incidences opérationnelles décrites ci-dessus et résultant de l’accès limité au réseau, le Bureau de l’AIPRP a dû simultanément mettre à jour ses procédures pour refléter un nouvel environnement numérique afin d’assurer la continuité des activités. Le Bureau de l’AIPRP s’est mis en rapport avec les responsables du secteur pour les conseiller et pour établir les pratiques exemplaires relativement à la tenue de recherche à distance en matière d’AIPRP. Parallèlement, le Bureau de l’AIPRP a également modernisé ses procédures internes pour tenir compte de l’environnement numérique et veiller à ce que les demandes soient traitées efficacement et dans les délais prescrits par la loi, dans la mesure du possible.

De plus, conformément à l’avis de mise en œuvre des mesures d’AIPRP dans le contexte de la pandémie de COVID-19 publié par la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor et en vigueur le 20 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a communiqué avec les demandeurs pour les informer des retards de traitement possibles et pour proposer des options visant à faciliter la fourniture de documents dans les délais prescrits par la loi.

Au cours de la période du 16 au 31 mars 2020, le Bureau de l’AIPRP a fourni des avis et conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor dans le cadre du développement de deux initiatives essentielles pour la déclaration des renseignements sur la situation des employés : l’application de déclaration de la situation de l’employé du Secrétariat du Conseil du Trésor (conçue par la Division des ressources humaines) et le système de suivi de la COVID-19 (conçu par le Bureau de la dirigeante des ressources humaines). Les deux outils de déclaration électronique ont été conçus pour soutenir les efforts du gouvernement fédéral visant à assurer la santé et la sécurité des employés de la fonction publique. L’application de déclaration de la situation de l’employé est un outil interne utilisé pour recueillir des données ministérielles afin de comprendre les incidences de la COVID-19 sur l’effectif et le plan de continuité des activités du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le système de suivi de la COVID-19 est un outil pangouvernemental utilisé pour recueillir des données organisationnelles des ministères et organismes au niveau global afin de mieux comprendre l’incidence de la COVID-19sur les employés et les capacités opérationnelles dans l’ensemble du gouvernement. Au nom des responsables du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau de l’AIPRP a informé le Commissariat à la protection de la vie privée de ces deux initiatives liées à la COVID.

12. Établissement de rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information  

Montant des frais : 5 $

Total des revenus : 1 200 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux changements modifiant la Loi sur l’accès à l’information à compter du 21 juin 2019, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de présentation de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. De plus, le Secrétariat a aussi dispensé 685 $ de frais de présentation prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement.

Coût de fonctionnement du programme : 930 684 $

13. Coûts

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 846 832 $ et des coûts administratifs (consultants, licences de logiciels, équipement et fournitures de bureau, et formation) de 83 852 $ aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs de programme du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.

14. Formation et sensibilisation

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a continué de développer ses activités de sensibilisation en offrant de nombreuses séances de formation aux employés du Secrétariat. Vingt-neuf séances distinctes ont été offertes à 489 fonctionnaires sur les lois liées à la protection des renseignements personnels et à l’accès à l’information ainsi que sur la mise en œuvre du projet de loi C-58. Certaines de ces séances étaient adaptées aux besoins particuliers des équipes des divisions et des secteurs du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP a également fait appel à son réseau d’agents de liaison des secteurs pour coordonner des séances d’information plus vastes sur l’AIPRP au niveau sectoriel et a aussi collaboré avec le Secteur des services ministériels afin d’ajouter une formation sur la protection des renseignements personnels au programme de formation obligatoire des nouveaux employés. Enfin, le Bureau de l’AIPRP a offert deux séances de formation distinctes à 50 bénévoles du Secrétariat du Conseil du Trésor pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada.

De nouveau cette année, à l’appui de la Semaine du droit à l’information, le Bureau de l’AIPRP a également tenu une journée portes ouvertes pour promouvoir et mettre en valeur ses services, favoriser de saines pratiques de gestion de l’information et répondre à des questions sur le processus d’accès à l’information au Secrétariat du Conseil du Trésor.

À l’occasion de la Journée de la protection des données, le Bureau de l’AIPRP a fait la promotion de l’importance de solides pratiques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels, ainsi que de la responsabilité partagée des employés de protéger les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes. En outre, le Bureau de l’AIPRP a codirigé la coordination du kiosque d’information sur la protection des renseignements personnels avec les collègues du Bureau du dirigeant principal de l’information, où les employés pouvaient mettre à l’essai leur connaissance en matière de protection des renseignements personnels.

15. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de l’exercice 2019 à 2020, le Bureau de l’AIPRP a régulièrement élaboré et tenu à jour des procédures et lignes directrices internes au sein de son unité opérationnelle et avec les parties prenantes de l’institution. Ces initiatives s’inscrivaient dans le cadre d’une approche continue visant à simplifier ses processus opérationnels et à assurer le respect et l’application des politiques du Conseil du Trésor en matière d’AIPRP.

L’unité des politiques de protection des renseignements personnels du Bureau de l’AIPRP a continué de fournir un soutien constant aux responsables des programmes du Secrétariat relativement aux initiatives du gouvernement ouvert, y compris un engagement accru auprès des Canadiens et des intervenants de l’industrie.

Au cours de l’exercice visé par le rapport, nous avons enregistré une importante augmentation des demandes internes provenant de responsables des programmes du Secrétariat visant à obtenir des conseils et des orientations en matière de protection des renseignements personnels. La tendance à la hausse peut être attribuée au nombre d’initiatives de programme nouvelles et d’avant-gardes pouvant comporter la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, à un intérêt croissant pour l’utilisation des technologies infonuagiques, et à une augmentation de la mobilisation des employés dans l’ensemble du gouvernement et des activités de sensibilisation du public. Cette année, le Bureau de l’AIPRP a continué d’aider les responsables des programmes du Secrétariat à assurer la conformité aux lois et aux exigences des lois et des politiques régissant la protection des renseignements personnels en élaborant de nouveaux outils pour le cadre interne de gestion de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor.

En septembre 2017, le Bureau de l’AIPRP a demandé au Bureau de la vérification interne et de l’évaluation du Secrétariat d’entreprendre un audit et une évaluation de la protection des renseignements personnels à l’échelle du ministère afin d’évaluer le bien-fondé et l’efficacité des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels du Secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP a rédigé une réponse de la direction et un plan d’action et a depuis mis en place un bon nombre des recommandations formulées à la suite de l’audit. Au cours de la période visée par le rapport, la capacité interne a augmenté grâce à l’embauche de deux nouveaux analystes de programme pour répondre à la charge de travail accrue en lien avec les activités de protection des renseignements personnels.

Enfin, afin d’assurer le respect continu des lois et des politiques connexes, le Bureau de l’AIPRP a diffusé divers outils et listes de vérification et a tenu des rencontres individuelles avec des responsables de programmes pour assurer la conformité aux exigences prévues par les politiques et les lois pertinentes.

16. Sommaire des principaux enjeux et des mesures prises par rapport aux plaintes ou aux audits

Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada concernant le traitement de leur demande.

Les raisons de ces nouvelles plaintes étaient les suivantes :

• trois plaintes portaient sur les prorogations de délai (prorogations de délai ou temps pris à répondre aux demandes);
• dix plaintes concernaient le refus d’accès à l’information (en invoquant l’exception ou l’exclusion de l’information, et les allégations de documents manquants);
• parmi les seize enquêtes relatives aux plaintes reçues durant l’exercice 2019 à 2020, cinq ont été fermées au cours de la même période de référence : trois ont été réglées, une était fondée et une n’était pas fondée. Les onze plaintes restantes faisaient toujours l’objet d’enquête à la fin de la période visée.

Au cours de la période visée, le Commissariat à l’information s’est prononcé sur un total de 17 enquêtes relatives aux plaintes.

La nature de la plupart de ces plaintes et leurs résultats concernaient le refus d’accès à l’information (en invoquant l’exception ou l’exclusion de l’information, et les allégations de documents manquants) et les prorogations de délai prises.

Aucune nouvelle cause n’a été portée devant les tribunaux au cours de l’exercice 2019 à 2020. Il n’y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat liée à la Loi sur l’accès à l’information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2004. 

17. Surveillance de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP présente des statistiques hebdomadaires sur la conformité qui sont transmises aux secteurs de programme et à la haute direction au sujet de toutes les demandes d’accès à l’information.

18. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le Secrétariat du Conseil du Trésor publie un inventaire de ses fonds de renseignements ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels qu’il détient.

Le principal objectif de cette série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et recueillie par celui-ci est d’aider les individus à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il appuie également l’engagement du gouvernement fédéral à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités. Toutes ces publications sont disponibles gratuitement au public sur Internet.

Une description des fonctions, des programmes et des activités du Secrétariat, ainsi que des fonds de renseignements connexes se trouve sur la page du Secrétariat du Conseil du Trésor ‒ Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (Info Source).

Dans le cadre de la mise à jour annuelle de la page Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (anciennement appelée Info Source) du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour sa publication sur les fonds de renseignements du Secrétariat en fonction des commentaires fournis par les secteurs de programme lors de leur dernier examen annuel. Au cours du prochain exercice, le Bureau de l’AIPRP travaillera avec les responsables des programmes pour mettre à jour la publication afin de tenir compte de la structure actuelle du Cadre des résultats ministériels.

Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur l’accès à l’information

• Dans cette section

  • Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Partie 2 : Refus de donner suite à des demandes vexatoires, de mauvaise foi ou d’abus de droit
  • Partie 3 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
  • Partie 4 : Prorogations
  • Partie 5 : Frais
  • Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
  • Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Partie 8 : Plaintes et enquêtes
  • Partie 9 : Poursuites en justice
  • Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Période visée : du 1er avril 2019 au 31 mars 2020

Rapport statistique supplémentaire de 2019 à 2020 – Demandes touchées par les mesures liées à la COVID-19

En plus de remplir les formulaires des rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2019 à 2020, les institutions doivent remplir ce rapport supplémentaire pour aider à cerner les incidences des mesures liées à la COVID-19 sur le rendement des institutions pour 2019 à 2020 et les exercices subséquents. Les exigences en matière de données sont présentées dans les tableaux ci-dessous.

Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Je, soussigné, président du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, les agents de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom du président les pouvoirs de signer ou les attributions détaillées à l’appendice A ci-jointe. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par
L’honorable Jean-Yves Duclos
Président du Conseil du Trésor
Date : 2019-12-13

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2020,
[ISBN : 2371-2929]