Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018 à 2019

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
• 3. Organisation
• 4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• 5. Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 6. Autres demandes
• 7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées
• 8. Délais de traitement et prorogations
• 9. Exceptions invoquées
• 10. Exclusions invoquées
• 11. Coûts
• 12. Éducation et formation
• 13. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• 14. Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale
• 15. Surveillance de la conformité et demandes de correction
• 16. Résumé des atteintes graves à la vie privée
• 17. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 18. Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 19. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
• Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d’accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales, ainsi qu’un droit de correction de ces renseignements. Elle établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication, le traitement et l’exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l’administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales visées par la Loi.

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels sont définis comme étant « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Il s’agit, par exemple, des renseignements d’un individu relatifs à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille; les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières; son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin; et tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice qui lui est propre.

Le présent rapport a été rédigé et déposé au Parlement aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il vise la période allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat remplit un double mandat, c’est-à-dire appuyer le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres, et s’acquitter des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme public central. Le mandat du Conseil du Trésor est tiré de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Pour remplir son mandat, le Secrétariat exerce 3 rôles :

• un rôle de remise en question et de surveillance, qui comprend le soutien à la prise de décision du Cabinet, la production de rapports sur le rendement du gouvernement concernant la gestion et le budget, de même que l’élaboration de politiques et de directives de gestion à l’échelle du gouvernement
• un rôle de facilitateur des collectivités, lequel consiste à aider les organisations à améliorer leur rendement sur le plan de la gestion et leurs résultats de programme
• un rôle de leader, lequel consiste à orienter et à définir l’excellence des pratiques du secteur public

Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor, dont le rôle est d’assurer l’optimisation des ressources et à la surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les ministères et les organismes.

Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les propositions en matière de programmes de dépenses touchant la gestion des ressources du gouvernement. Les responsabilités du Secrétariat concernant la gestion générale du gouvernement influent sur les initiatives, les questions et les activités qui recoupent l’ensemble des secteurs de politiques gérés par les ministères et organismes fédéraux (comme l’indique le budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.

Au sein du Secrétariat, le contrôleur général du Canada assure, à l’échelle gouvernementale, l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des actifs et des services acquis. Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leader à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes au moyen de politiques, de programmes et d’engagements stratégiques; il assure aussi la gestion centralisée des relations de travail, de la rémunération et des pensions et avantages sociaux, et contribue à la gestion des cadres supérieurs. Le dirigeant principal de l’information assure l’orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection de la vie privée et de prestation de services internes et externes, et ce, dans toute l’administration fédérale.

3. Organisation

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Ce bureau est chargé de mettre en œuvre et de gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de donner des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces 2 lois.

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP était composé d’un directeur qui était appuyé par des agents d’AIPRP à divers niveaux et un étudiant universitaire à temps partiel. Le Bureau a embauché 4 consultants (dont les 4 contrats ensemble correspondent à une ressource à temps plein) et un employé occasionnel à temps partiel pour aider dans le cadre de la politique de la protection des renseignements personnels et contribuer au traitement d’arriérés de dossiers opérationnels complexes plus anciens. Il y avait 2 catégories de responsabilités, qui comportaient les activités clés suivantes :

Politiques et processus de l’AIPRP (3,85 agents, 1 consultant)

• Fournir une expertise à l’égard de la politique sur la protection des renseignements personnels à des clients internes
• Élaborer des procédures pour optimiser le rendement opérationnel
• Produire du matériel pour un programme de sensibilisation et de formation sur la protection des renseignements personnels
• Coordonner et examiner les mises à jour du chapitre sur le Secrétariat dans Info Source
• Superviser la gestion des enjeux au quotidien
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et la préparation au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes

Opérations (11,85 agents, 3 consultants et 1 étudiant à temps partiel)

• Fournir de la formation et une expertise en matière d’accès à l’information à des clients internes
• Assurer l’administration de la base de données au moyen d’une unité de réception
• Traiter des demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels
• Tenir des consultations auprès des organisations gouvernementales ou de tiers
• Répondre aux appels et aux demandes de renseignements informelles
• Agir comme personne-ressource pour la résolution des plaintes officielles déposées par des organismes de surveillance
• Entretenir un dialogue avec les secteurs et d’autres institutions du gouvernement fédéral
• Fournir des conseils sur les divulgations proactives et la préparation au projet de loi C-58, et procéder aux examens connexes
• Préparer les rapports annuels au Parlement du Secrétariat sur l’application des lois

4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les pouvoirs, les tâches et les fonctions relatifs à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui ont été délégués par le responsable de l’institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués.

Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels aux postes suivants du Secrétariat : le secrétaire du Conseil du Trésor, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, le directeur principal des Services ministériels et le directeur de l’AIPRP.

Une copie de la version approuvée de l’arrêté autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat figure à l’annexe B.

5. Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les rapports statistiques ayant trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales au sujet de l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont compilés chaque année dans un bulletin de statistiques et figurent dans les rapports annuels sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui sont déposés au Parlement par chaque institution.

Le rapport statistique de l’exercice 2018 à 2019 du Secrétariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est présenté à l’annexe A.

Le tableau 1 donne un aperçu des statistiques du Secrétariat sur le traitement des demandes de renseignements personnels pour l’exercice 2018 à 2019 par rapport aux statistiques des 3 exercices précédents.

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, le Secrétariat a reçu au total 77 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une baisse de 16 demandes (17 %) comparativement aux 93 demandes reçues au cours de l’exercice précédent. En plus des nouvelles demandes, 8 demandes avaient été reportées depuis l’exercice 2017 à 2018.

Un grand nombre de nouvelles demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels provenaient de fonctionnaires fédéraux actuels et anciens. Les demandes portaient sur des questions touchant le personnel ou de relations de travail qui ont nécessité la participation du Secrétariat.

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP du Secrétariat a répondu à un total de 76 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a nécessité l’examen de 10 165 pages. Bien que 17 demandes de moins (soit une diminution de 18 %) ont été traitées comparativement à l’an dernier, le nombre de pages traitées a considérablement augmenté en passant de 5 089 pages examinées au cours de l’exercice 2017 à 2018 à 10 165 pages examinées au cours de l’exercice 2018 à 2019, soit une augmentation de 100 %. Cette augmentation est principalement le résultat de 2 dossiers volumineux relevant d’exercices précédents dans le cadre desquels le demandeur s’est désisté.

Des 76 demandes traitées, 56 ont été abandonnées par le demandeur (11 demandes ou 15 %) ou désignées comme « Aucun document n’existe » (45 demandes ou 59 %), car la majorité était liée à des sujets relevant du mandat d’autres institutions fédérales. Dans ces cas, le Bureau de l’AIPRP a communiqué avec le demandeur pour le réacheminer vers l’institution la plus concernée, dans le cadre de son devoir d’aider les demandeurs.

Parmi les 20 demandes restantes, 20 demandes (100 %) ont donné lieu à une communication partielle ou complète avec la publication d’un total de 4 681 pages. Les documents ont été obtenus et communiqués en format papier dans 4 cas et en format électronique dans 16 cas.

Un total de 9 demandes a été reporté à la prochaine période visée par le rapport, soit une demande de plus par rapport au total de l’an dernier. En outre, 4 demandes étaient en retard (présomption de refus) comparativement à un total de 2 demandes en retard l’an dernier.

Bien que le nombre d’activités de dotation ait représenté encore un défi au sein de l’AIPRP, le Secrétariat a réussi à atteindre cette année aussi un taux de respect des délais s’établissant à 95 %, ce qui est semblable au taux de 98 % enregistré l’année précédente.

6. Autres demandes

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a répondu à 4 demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui portaient sur des documents ou des questions relevant du Secrétariat.

Comme au cours des exercices précédents, le Bureau de l’AIPRP a été une source d’expertise auprès des responsables du Secrétariat à plus de 300 occasions, en leur offrant des conseils et une orientation au sujet des dispositions des lois, ce qui est 30 fois de plus comparativement à l’exercice précédent, soit une augmentation de 11 %. Le Bureau a été consulté régulièrement relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets, et il a fourni des conseils afin d’assurer la transparence, ainsi que la conformité aux lois. Ces consultations concernaient notamment des publications devant être affichées sur le site Web du gouvernement ouvert, des sondages et des formulaires, des divulgations proactives, des conseils en matière de gestion de l’information et de sécurité de l’information, et l’examen des audits devant être affichés sur Internet.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a enregistré une augmentation importante du nombre de demandes de consultations concernant des activités de divulgation proactive, qui est passé de 204 au cours de l’exercice 2017 à 2018 à 356 au cours de l’exercice 2018 à 2019, ce qui représente une augmentation de 75 %. Le Bureau de l’AIPRP prévoit que cette tendance se poursuivra dans les exercices à venir.

Tout au long de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a reçu de nombreux appels téléphoniques et courriels de membres du grand public qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à d’autres institutions fédérales et, parfois, aux bureaux de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée des provinces.

7. Dispositions prises relativement aux demandes complétées

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, 76 demandes ont été complétées. Le tableau 2 donne un aperçu des dispositions prises relativement aux demandes complétées.

Étant donné qu’il incombe au président du Conseil du Trésor d’assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l’échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d’autres institutions fédérales. De telles demandes sont enregistrées, examinées et fermées après que le demandeur a été informé du nom de l’organisation concernée. Dans le tableau 2, ces demandes sont incluses dans les totaux pour la catégorie « Aucun document n’existe ».

8. Délais de traitement et prorogations

La loi prévoit le délai de réponse aux demandes de communication de renseignements personnels et permet des prorogations lorsque la demande requiert l’examen d’un volume considérable d’information, des consultations auprès d’autres institutions ou des heures supplémentaires aux fins de traduction.

Le tableau 3 présente les délais de traitement des 76 demandes que le Secrétariat a complétées au cours de l’exercice 2018 à 2019.

Le Secrétariat a reçu un grand nombre de demandes qui relèvent du mandat d’autres organismes gouvernementaux; ces demandes ont été traitées dans les 15 premiers jours suivant les conversations avec le demandeur.

Des 76 demandes complétées, 72 (95 %) ont été traitées dans les délais prescrits, y compris dans tous les cas où le Secrétariat s’est prévalu d’une prorogation en vertu des sous-alinéas 15a)(i) et 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par rapport à la période visée par le rapport précédent, cela représente une baisse de 3 % du taux de respect des délais. Quatre demandes ont été achevées après les délais prescrits. Trois demandes étaient complexes et ont exigé un examen dans le cadre duquel plus de 1 000 pages ont été traitées. L’autre demande a nécessité des consultations qui n’ont pas pu être achevées dans les délais prévus par la loi.

Dans le cadre de 5 demandes (7 %), le Secrétariat a demandé des prorogations des délais prescrits afin de consulter les autres organisations gouvernementales.

9. Exceptions invoquées

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet, et exige même dans certains cas, que des renseignements personnels tels que les renseignements liés aux enquêtes d’application de la loi, les renseignements sur d’autres personnes ou les renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client soient exemptés et ne soient pas communiqués.

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Secrétariat a invoqué au total 21 exceptions aux termes des articles suivants de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Article 26 : exception relative aux renseignements personnels concernant un autre individu que le demandeur (16 exceptions)
• Article 27 : exception relative aux renseignements personnels protégés par le secret professionnel des avocats (5 exceptions)

10. Exclusions invoquées

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas à l’information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus. En conformité avec la Loi, des exclusions ont été invoquées 4 fois :

• aux termes de l’article 70 relativement aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (4 fois)

11. Coûts

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux de 348 203 $ et des coûts administratifs de 48 100 $ (licences d’utilisation de logiciels, équipement et fourniture de bureau, formation) aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.

12. Éducation et formation

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP a continué de développer ses activités de sensibilisation en offrant régulièrement des séances de formation aux employés du Secrétariat. À l’instar de l’exercice précédent, 22 séances ont été offertes à 599 fonctionnaires. Certaines de ces séances étaient adaptées aux besoins particuliers des équipes des divisions et des secteurs du Secrétariat. Des 22 séances, 9 visaient à informer les fonctionnaires du Secrétariat des nouvelles dispositions proposées par le projet de loi C-58.

Tout au long de la période visée par le rapport, le Bureau de l’AIPRP a continué de travailler en étroite collaboration avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Bureau du dirigeant principal de l’information afin de l’aider à élaborer des politiques sur l’AIPRP en fournissant une expertise opérationnelle et des orientations en ce qui concerne divers sujets.

De nouveau cette année, à l’appui de la Semaine du droit à l’information, le Bureau de l’AIPRP a également tenu une journée portes ouvertes pour promouvoir et mettre en valeur ses services, favoriser de saines pratiques de gestion de l’information et répondre à des questions sur le processus d’accès à l’information. Le Bureau de l’AIPRP a poursuivi ses activités de mobilisation des agents de liaison sectoriels pour discuter des pratiques exemplaires, des attentes et de la mise en œuvre de plusieurs nouvelles initiatives.

À l’occasion de la Journée de la protection des données, le Bureau de l’AIPRP a fait la promotion de l’importance de solides pratiques en matière de gestion de la protection des renseignements personnels, ainsi que de la responsabilité partagée des employés de protéger les renseignements personnels dans le cadre de leurs activités quotidiennes. De plus, le Bureau de l’AIPRP a préparé un court questionnaire à l’intention des employés du SCT afin de mettre à l’épreuve leurs connaissances en matière de protection des renseignements personnels et leur permettre d’en apprendre davantage sur les exigences, les outils et les ressources disponibles dans le cadre interne de gestion de la protection des renseignements personnels du SCT.

13. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP a mis en place un certain nombre d’initiatives, tant au sein de sa propre unité opérationnelle qu’auprès des parties prenantes de l’institution. Ces initiatives s’inscrivaient dans le cadre d’une approche continue visant à simplifier ses processus opérationnels.

L’unité des politiques du Bureau de l’AIPRP a continué de fournir un soutien constant aux responsables des programmes du Secrétariat relativement aux initiatives du gouvernement ouvert, y compris un engagement accru auprès des Canadiens et des intervenants de l’industrie. Ce soutien comprenait également l’examen et l’évaluation des documents destinés à être publiés sur le portail du gouvernement ouvert.

Étant donné les dispositions en matière de publication proactive proposées dans la partie II du projet de loi C-58, la divulgation proactive a été une priorité du Bureau de l’AIPRP pendant la période visée par le rapport. Au cours de l’exercice, le Bureau de l’AIPRP a consulté les représentants du Secrétariat relativement aux dispositions proposées, a établi des rôles et des responsabilités, et a élaboré des processus internes en vue de respecter les délais prévus par le projet de loi C-58.

Au cours des 3 derniers exercices, on a enregistré une importante augmentation des demandes internes provenant de responsables des programmes du SCT visant à obtenir des conseils et des orientations en matière de protection des renseignements personnels de la part du Bureau de l’AIPRP. La tendance à la hausse peut être attribuée au nombre d’initiatives de programme nouvelles et d’avant-garde pouvant comporter la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, à un intérêt croissant pour l’utilisation des technologies infonuagiques, et à une augmentation de la mobilisation des employés dans l’ensemble du gouvernement et de la sensibilisation du public. Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le Bureau de l’AIPRP a continué d’aider les responsables des programmes du SCT à assurer la conformité aux lois et aux exigences des lois et des politiques régissant la protection des renseignements personnels en fournissant des conseils en matière de protection des renseignements personnels et en élaborant de nouveaux outils pour le cadre interne de gestion de la protection des renseignements personnels du SCT.

En septembre 2017, le Bureau de l’AIPRP a demandé au Bureau de la vérification interne et de l’évaluation du Secrétariat d’entreprendre un audit et une évaluation de la protection des renseignements personnels à l’échelle du ministère afin d’évaluer le bien-fondé et l’efficacité des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels du Secrétariat. Les résultats de cette initiative seront disponibles au début du prochain exercice.

Enfin, afin d’assurer le respect continu des lois et des politiques connexes, le Bureau de l’AIPRP a diffusé divers outils et listes de vérification et a tenu des rencontres individuelles avec des responsables de programmes pour assurer la conformité aux exigences prévues par les politiques et les lois pertinentes.

14. Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale

Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) concernant le traitement de leur demande.

Les clients du Secrétariat ont déposé 2 nouvelles plaintes auprès du CPVP au cours de l’exercice 2018 à 2019. Voici un résumé des nouvelles plaintes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Les 2 nouvelles plaintes reçues étaient liées à des retards ou à des refus de communication. Les 2 plaintes demeurent actives dans le cadre de la phase d’enquête

Il reste 1 plainte active en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels découlant de périodes visées par des rapports antérieurs.

À la fin de l’exercice 2018-2019, il restait 10 plaintes ministérielles concernant la collecte de renseignements personnels conformément à la Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces plaintes ont été abandonnées le 2 octobre 2019, à la suite de la récente décision de la Cour d’appel fédérale rendue en juillet 2019.

Aucune nouvelle cause n’a été portée devant les tribunaux au cours de l’exercice 2018 à 2019. Il n’y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat en lien avec la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2004.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP a continué de collaborer étroitement avec la Direction générale de la vérification interne et de l’évaluation du Secrétariat à la réalisation d’une vérification ou évaluation de la protection des renseignements personnels à l’échelle du Secrétariat. Nous avons hâte de présenter un résumé des résultats de cette évaluation dans le rapport annuel de l’an prochain.

15. Surveillance de la conformité et demandes de correction

Le Bureau de l’AIPRP présente des statistiques hebdomadaires sur la conformité qui sont transmises aux secteurs de programme et à la haute direction au sujet de toutes les demandes d’accès à l’information.

Cette année, le SCT a évalué 2 demandes de correction des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Une demande a été traitée au moyen d’une correction apportée au dossier et l’autre au moyen d’une mention jointe au dossier.

16. Résumé des atteintes graves à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat n’a pas subi d’atteintes graves à la vie privée.

17. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l’AIPRP fournit aux responsables des programmes du SCT du soutien et de l’orientation sur le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Conformément à la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, une EFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :

• on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels dans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement un individu
• des modifications importantes sont apportées à des activités ou à des programmes existants dans le cadre desquels on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels à des fins administratives
• la sous-traitance ou le transfert d’un programme ou d’activités à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé entraîne des modifications importantes au programme ou aux activités

Au cours de l’exercice 2018 à 2019, le SCT a présenté au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels (DPIPRP) les résultats des EFVP visant 3 initiatives : Usage courant des comptes de médias sociaux; Nuage de talents (phase 1); Projet de service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne. Au cours de l’examen de la protection des renseignements personnels lié à l’usage courant des comptes de médias sociaux officiels, une EFVP a été élaborée. Ces renseignements seront utilisés afin d’éclairer les procédures du gouvernement du Canada ainsi que les avis qui seront affichés dans ses sites Web. Les procédures et les avis ont été communiqués au CPVP et à la DPIPRP et leur rétroaction sera incorporée. Un résumé de l’EFVP pour le Nuage de talents (phase 1) et le projet de service de demande d’AIPRP en ligne peut être consulté en ligne.

18. Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels présente des circonstances limitées et précises dans le cadre desquelles les institutions pourraient communiquer des renseignements personnels sans un consentement de la personne intéressée. L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifient nettement une violation possible de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tire un avantage certain. Il n’y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l’alinéa 8(2)m) au cours de l’exercice 2018 à 2019.

19. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Le SCT publie un inventaire de ses fonds de renseignements ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels qu’il détient.

Le principal objectif de cette série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et recueillie par celui-ci est d’aider les individus à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il appuie également l’engagement du gouvernement fédéral à faciliter l’accès à l’information concernant ses activités.

On trouvera une description des fonctions, des programmes et des activités du Secrétariat ainsi que des fonds de renseignements connexes sur la page Secrétariat du Conseil du Trésor – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (Info Source).

Dans le cadre de la mise à jour annuelle de son chapitre dans Info Source, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour sa publication sur les fonds de renseignements du SCT en fonction des commentaires fournis par les secteurs des programmes et la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels lors de son dernier examen annuel. De plus, des efforts ont été déployés afin d’harmoniser dans la mesure du possible le chapitre avec le Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca, tout en continuant à répondre aux exigences en matière de publication décentralisée d’Info Source.

Annexe A : Rapport statistique concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période visée : du 1er avril 2018 au 31 mars 2019

Annexe B : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Je, soussigné, président du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents de l’AIPRP, le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, le directeur principal des services ministériels, le secrétaire adjoint des communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom du président les pouvoirs de signer ou les attributions détaillées à l’appendice B ci-jointe. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Copie originale signée par

L’honorable Jean-Yves Duclos
Président du Conseil du Trésor
Date : 2019-12-13

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2019,
ISSN : 2371-3046