Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024-2025
Introduction
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) pour 2024‑2025 (du 1er au ).
L’article 72 de la LPRP exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l’application de la loi, en ce qui concerne son institution, au cours de l’exercice financier et qu’il le présente au Parlement.
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La LPRP a pour objet de :
- donner aux particuliers le droit d’accéder aux renseignements personnels les concernant qui relèvent d’une institution fédérale et de demander que des corrections y soient apportées;
- fournir le cadre juridique visant la collecte, la conservation, l’usage, la communication, le retrait et l’exactitude des renseignements personnels dans l’administration des programmes et des activités par les institutions fédérales qui y sont assujetties.
Selon la LPRP, renseignements personnels s’entend « des renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ».
Il peut s’agir, par exemple, de renseignements relatifs :
- à l’origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l’âge ou à la situation de famille d’une personne;
- à l’éducation, au dossier médical, au casier judiciaire, aux opérations financières ou aux antécédents professionnels d’une personne;
- à l’adresse, aux empreintes digitales ou au groupe sanguin d’une personne;
- à tout numéro ou symbole, ou tout autre identifiant, qui est propre à une personne.
Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
En sa qualité d’organe administratif du Conseil du Trésor, le SCT remplit un double mandat, c’est-à-dire qu’il s’acquitte des responsabilités prévues par la loi à titre d’organisme central du gouvernement et de celles d’un ministère proprement dit.
Le mandat du Conseil du Trésor est prévu par la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour remplir son mandat, le SCT organise ses activités et ses ressources autour de quatre responsabilités essentielles :
- surveillance des dépenses;
- leadership administratif;
- employeur;
- surveillance réglementaire.
Le SCT est chargé de fournir un soutien et des conseils aux ministres du Conseil du Trésor dans leur rôle qui consiste à assurer l’optimisation des ressources. Il assure également la surveillance des fonctions de gestion financière dans les institutions fédérales.
Le SCT fait des recommandations et fournit des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programme touchant la gestion des ressources du gouvernement. Il lui appartient d’assurer la gestion générale des initiatives, des questions et des activités pangouvernementales (comme l’indique le Budget principal des dépenses).
Les bureaux des hauts fonctionnaires suivants font partie du SCT :
- le contrôleur général du Canada;
- le dirigeant principal des ressources humaines du Canada;
- le dirigeant principal de l’information du Canada.
Le contrôleur général du Canada est responsable de la fonction de contrôleur du gouvernement et assure, à l’échelle gouvernementale, un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités en matière de gestion financière, d’audit interne et de gestion des biens et des services acquis.
Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leadership à l’échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes par le biais de politiques, de programmes et d’activités de mobilisation stratégiques et en gérant de façon centralisée les relations de travail, la rémunération, les pensions et les avantages sociaux, et en contribuant à la gestion des cadres supérieurs.
Le dirigeant principal de l’information assure un leadership, une orientation, une surveillance et un renforcement des capacités dans l’ensemble du gouvernement en matière de gestion de l’information, de technologie de l’information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l’identité), d’accès à l’information, de protection des renseignements personnels et de prestation de services internes et externes.
Arrêté autorisant la délégation d’attributions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Conformément au paragraphe 73(1) de la LPRP, la présidente du Conseil du Trésor a délégué les attributions pour l’application de la LPRP aux fonctionnaires du SCT suivants :
- le secrétaire du Conseil du Trésor;
- le secrétaire adjoint de Communications stratégiques et affaires ministérielles;
- le directeur principal des Services ministériels;
- le directeur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP);
- les gestionnaires et les chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP.
L’arrêté autorisant la délégation d’attributions a été signé , et l’annexe A en contient une copie.
Structure organisationnelle
Le Bureau de l’AIPRP fait partie de la Direction des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du SCT.
Voici ses responsabilités :
- mettre en œuvre et gérer les programmes et les services liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la LPRP (les deux lois);
- donner des conseils aux employés du SCT pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois;
- examiner et de communiquer des documents en vertu de la partie 2 de la LAI, en particulier, les titres des notes d’information, les cahiers pour les comparutions devant les comités parlementaires, les notes pour la période de questions et les cahiers de transition.
En plus de s’occuper de l’application de ces deux lois, le Bureau de l’AIPRP apporte son soutien dans les domaines suivants :
- examen interne des documents destinés à être publiés par les secteurs;
- examen des documents qui font l’objet d’une motion parlementaire visant la production de documents;
- examen des documents en rapport avec les recours collectifs;
- organisation de séances de formation sur l’application des deux lois pour les secteurs et les responsables des secteurs;
- mise à jour des politiques et recherches liées à l’application des deux lois;
- recherches sur les tendances au sein du Bureau de l’AIPRP et présentation de rapports connexes;
- administration des systèmes du logiciel d’AIPRP;
- production de divers rapports;
- gestion des atteintes à la vie privée;
- formulation de conseils liés à l’AIPRP à l’intention des secteurs de programme.
Le Bureau de l’AIPRP relève de la responsabilité d’un directeur, qui est appuyé par trois gestionnaires. Chacun de ces gestionnaires supervise une unité qui est responsable d’un domaine fonctionnel différent. Voici les trois unités clés :
- l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP, de la gouvernance et des projets spéciaux;
- l’Unité des opérations de l’AIPRP;
- l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels.
L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP, de la gouvernance et des projets spéciaux et l’Unité des opérations de l’AIPRP collaborent au traitement des demandes d’AIPRP, et l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels soutient les responsables des secteurs en ce qui a trait aux questions touchant la protection des renseignements personnels, notamment l’examen des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la gestion des atteintes à la vie privée.
Le Bureau de l’AIPRP compte des employés à divers niveaux. En 2024-2025, l’équivalent de 8,44 employés à temps plein a assuré l’application de la LAI, soit l’équivalent de 7,59 employés à temps plein et 0,85 employé à temps partiel. Un nombre supplémentaire équivalent à 15,05 employés à temps plein a assuré l’application de la LAI en 2024-2025, soit l’équivalent de 14,84 employés à temps plein et de 0,21 employé occasionnel. Certains employés du Bureau de l’AIPRP contribuent à la fois à l’application de la LAI et à l’application de la LPRP, et ces activités sont consignées dans le rapport pertinent proportionnellement à leur apport.
La figure 1 montre les rôles des personnes et des équipes qui participent au traitement des demandes d’AIPRP au SCT. Le Bureau de l’AIPRP compte trois unités fonctionnelles. Les agents de liaison sectoriels ne font pas partie du Bureau de l’AIPRP, mais jouent un rôle important dans le traitement des demandes, car ils coordonnent les activités d’AIPRP dans leur secteur.
Figure 1 - Version textuelle
Directeur de l’AIPRP
Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP, de la gouvernance et des projets spéciaux :
Examine les documents en vue d’une publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI et les motions parlementaires, et assure la coordination des processus connexes, en plus d’autres processus.
Assure la liaison avec le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada aux fins de la résolution des plaintes.
Offre des services aux personnes qui ont présenté des demandes d’AIPRP et assure la liaison avec les secteurs pour obtenir et récupérer des documents.
Assure la surveillance, la production de rapports sur le rendement et l’analyse des données pour les demandes d’AIPRP.
Unité des opérations de l’AIPRP :
Examine les documents à envoyer en réponse aux demandes d’AIPRP.
Assure la liaison avec les secteurs pour confirmer les recommandations, et consulte les parties concernées au sujet de la communication des documents.
Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels :
Conseille et appuie les fonctionnaires du SCT pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes.
Aide les fonctionnaires du SCT à s’assurer que les droits à la vie privée des personnes sont respectés dans l’exécution des programmes et des activités.
Appuie le directeur de l’AIPRP dans son rôle de délégué responsable de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Agents de liaison sectoriels de l’AIPRP :
Apportent un soutien dans le cadre du programme de l’AIPRP en assurant la coordination des activités d’AIPRP dans leur secteur.
Le Bureau de l’AIPRP du SCT travaille avec les 19 secteurs du SCT qui s’occupent de rechercher les documents permettant de répondre aux demandes d’AIPRP. Chaque secteur a désigné des agents de liaison sectoriels qui travaillent directement avec le Bureau de l’AIPRP pour traiter efficacement les demandes. Le Bureau de l’AIPRP travaille également en partenariat avec les secteurs du SCT pour répondre aux exigences en matière de publication proactive prévues par la partie 2 de la LAI.
Interprétation des rapports statistiques concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels
Introduction
Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données globales sur l’application de la LAI et de la LPRP. Cette section présente les principales mesures dans les rapports statistiques sur l’application de la LPRP au SCT.
Partie 1. Demandes reçues et reportées
Demandes de communication de renseignements personnels reçues
En 2024-2025, le SCT a reçu 173 demandes en vertu de la LPRP, ce qui représente une diminution de 9 % par rapport à l’exercice 2023-2024, au cours duquel 191 demandes avaient été reçues.
Demandes de communication de renseignements personnels reportées
Le Bureau de l’AIPRP du SCT a reporté 34 demandes des exercices précédents, ce qui représente une augmentation de 36 % par rapport à l’exercice 2023-2024, au cours duquel 25 demandes avaient été reportées.
La figure 2 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels reçues et reportées par le SCT chaque exercice, de 2020-2021 à 2024-2025.
Figure 2 - Version textuelle
| Exercice | 2020–21 | 2021–22 | 2022–23 | 2023-24 | 2024-25 |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes reçues | 66 | 84 | 105 | 191 | 173 |
| Demandes reportées | 6 | 12 | 18 | 25 | 34 |
Partie 2. Demandes traitées
Demandes de communications de renseignements personnels traitées
En 2024-2025, le SCT a traité 164 demandes, ce qui représente une diminution de 11 % par rapport à l’exercice 2023-2024, au cours duquel 184 demandes avaient été traitées.
La figure 3 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels que le SCT a traité chaque exercice, de 2020-2021 à 2024-2025.
Figure 3 - Version textuelle
| Exercice | 2020–21 | 2021–22 | 2022–23 | 2023–24 | 2024–25 |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 68 | 78 | 99 | 184 | 164 |
Mesures prises à l’égard des demandes traitées
Voici une ventilation des mesures prises à l’égard des 164 demandes traitées en 2024-2025 :
- 112 ont été abandonnées par le demandeur;
- 20 demandes n’ont donné lieu à aucun document pertinent;
- 20 demandes contenaient des documents qui ont été entièrement communiqués;
- 12 demandes contenaient des documents qui ont été partiellement communiqués.
Les demandes dont les documents ont été entièrement communiqués en 2024-2025 (20) représentent une augmentation de 43 % par rapport à 2023-2024 (14). Les 12 demandes dont les documents ont été partiellement communiqués en 2023-2024 représentent une augmentation de 29 % par rapport à l’exercice 2023-2024, au cours duquel les documents de 17 demandes avaient été partiellement communiqués.
La figure 4 montre le pourcentage des demandes de communication de renseignements personnels selon les mesures prises en 2024-2025.
Figure 4 - Version textuelle
| Demandes abandonnées | 112 |
|---|---|
| Communiquées en partie | 12 |
| Aucun document pertinent | 20 |
| Communiquées en totalité | 20 |
Exceptions
La LPRP prévoit des exceptions s’appliquant à la communication de certains renseignements. En 2024‑2025, 12 demandes contenaient des renseignements qui ont fait l’objet d’exceptions et qui n’ont donc pas été communiqués.
Une demande peut faire l’objet de plusieurs exceptions, ce qui fait que le nombre d’exceptions invoquées est supérieur à celui des demandes. En 2024-2025, 12 demandes contenaient des renseignements qui ont fait l’objet des exceptions suivantes :
- renseignements personnels concernant un individu autre que celui qui avait fait la demande (11 demandes) (article 26 de la LPRP);
- renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat et du notaire (6 demandes) (article 27 de la LPRP).
Exclusions
La LPRP ne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà accessibles au public, ou les exclut, comme les publications du gouvernement et les documents des bibliothèques et des musées. La LPRP exclut également des documents tels que les documents confidentiels du Cabinet. Aucune demande n’a fait l’objet d’une exclusion en 2024-2025.
Pages traitées et communiquées
Le SCT a traité 164 demandes en 2024-2025, ce qui représente 15 397 pages traitées. Il s’agit d’une diminution de 22 % par rapport aux 19 663 pages traitées en 2023-2024.
La figure 5 montre le nombre de demandes de communication de renseignements personnels et de pages connexes que le SCT a traitées de 2020-2021 à 2024-2025.
Figure 5 - Version textuelle
| Exercice | 2020–21 | 2021–22 | 2022–23 | 2023-24 | 2024-25 |
|---|---|---|---|---|---|
| Pages traitées | 17 455 | 7 840 | 2 914 | 19 663 | 15 397 |
| Demades traitées | 68 | 78 | 99 | 184 | 164 |
Complexité
Certaines demandes comportent des facteurs qui les rendent plus complexes, par exemple parce qu’elles nécessitent :
- une consultation d’autres institutions;
- l’obtention d’un avis juridique;
- une analyse, car elles contiennent des renseignements sensibles qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu de la LPRP.
En 2024-2025, les 12 demandes qui ont fait l’objet d’une communication partielle présentaient les complexités suivantes :
- des consultations ont été nécessaires auprès d’autres institutions fédérales (1 demande);
- un avis juridique a été nécessaire pour traiter la demande (1 demande);
- une analyse a été nécessaire parce que la demande contenait des renseignements entremêlésVoir la note en bas de page 1 (10 demandes).
Support des renseignements communiqués
En 2024-2025, le SCT a transmis par voie électronique tous les documents visés par les 32 demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués.
Demandes de traduction
Le paragraphe 17(2) de la LPRP permet aux demandeurs de demander qu’un document soit fourni dans une langue officielle particulière. Si le document n’existe pas dans langue officielle demandée par la personne, l’institution fédérale doit le faire traduire s’il est jugé nécessaire pour que la personne puisse comprendre les renseignements.
En 2024-2025, le SCT n’a ni reçu ni traité de demandes nécessitant la traduction de documents pertinents.
Partie 3. Taux de respect des délais, délais de traitement et prorogations du délai
Taux de respect des délais
Le taux de respect des délais correspond au pourcentage de demandes pour lesquelles une réponse a été fournie dans les délais prévus par la loi, y compris les demandes pour lesquelles l’institution s’est prévalue d’une prorogation prévue par la loi. En ce qui concerne les demandes de communication de renseignements personnels, il s’agit des demandes qui ont été traitées et communiquées aux demandeurs dans un délai de 30 jours, ou de 60 jours si une prorogation prévue par la loi a été demandée.
En 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP du SCT a atteint un taux de respect des délais de 94 %, un pourcentage qui demeure inchangé par rapport à 2023-2024.
Présomption de refus
Les institutions fédérales sont tenues de donner accès aux documents dans les délais prévus par la loi. Lorsqu’une institution ne donne pas accès à un document dans ces délais, elle est réputée avoir refusé de donner accès à un document.
En 2024-2025, un total de 10 demandes ont été fermées après le délai prévu par la loi pour les raisons suivantes :
- entrave au fonctionnement et à la charge de travail (8 demandes);
- autre – difficulté à obtenir les documents (1 demande);
- consultation interne (1 demande).
Temps nécessaire pour traiter les demandes
Sur les 164 demandes fermées en 2024-2025, 90 % ont été fermées dans les 30 jours, ce qui représente une augmentation de 2 points de pourcentage par rapport à 88 % au cours de l’exercice 2023-2024.
La figure 6 montre le temps qu’il a fallu pour traiter les demandes de communication de renseignements personnels en 2024-2025.
Figure 6 - Version textuelle
| Temps de traitement nécessaire | De 1 à 15 jours | De 16 à 30 jours | De 31 à 60 jours | De 61-120 jours | De 121-180 jours | De 181–365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 126 | 21 | 9 | 5 | 2 | 0 | 1 |
Raisons des prorogations
La loi prévoit des délais pour répondre aux demandes de communication de renseignements personnels et autorise des prorogations, jusqu’à un maximum de 30 jours, notamment :
- lorsque le respect du délai entraverait le fonctionnement de l’institution fédérale dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- un examen est nécessaire pour déterminer les exceptions ou les exclusions;
- un grand nombre de pages à examiner;
- un grand nombre de demandes;
- difficulté à obtenir les documents;
- nécessité de procéder à une consultation;
- nécessité d’effectuer une traduction des documents.
En 2024-2025, le SCT a demandé une prorogation du délai pour 8 demandes traitées, soit 5 % de toutes les demandes traitées.
La figure 7 montre les prorogations demandées pour les demandes de communication de renseignements personnels traitées en 2024-2025.
Figure 7 - Version textuelle
| un examen plus approfondi est requis | 2 |
|---|---|
| grand volume de pages | 5 |
| grand volume de demandes | 1 |
Durée des prorogations
En 2024-2025, le SCT a traité 8 demandes pour lesquelles des prorogations ont été demandées. Les 8 demandes pour lesquelles des prorogations ont été demandées ont été prorogées de 30 jours civils.
Partie 4. Demandes informelles
Demandes informelles reçues
Le SCT n’a reçu aucune demande informelle de communication de renseignements personnels au cours de l’exercice 2024-2025.
Demandes informelles traitées
Le SCT n’a traité aucune demande informelle de communication de renseignements personnels au cours de l’exercice 2024-2025.
Communication de pages en réponse à une demande informelle
Le SCT n’a pas communiqué de pages en réponse à une demande informelle en 2024-2025.
Partie 5. Demandes de consultation d’autres institutions fédérales et d’organisations
Demandes de consultation reçues et reportées
Le SCT a reçu 9 demandes de consultation d’autres institutions fédérales en 2024-2025, soit 8 de plus qu’à l’exercice 2023-2024, au cours duquel il en avait reçu 1.
Le SCT n’a pas reçu de demandes de consultation d’autres institutions fédérales en 2023-2024 qui ont été reportées à 2024-2025.
Demandes de consultation et pages connexes traitées
Le SCT a traité 9 demandes de consultation en 2024-2025 et 431 pages connexes. En 2023-2024, il avait traité 1 demande et 11 pages.
Temps consacré au traitement des demandes de consultation d’autres institutions du gouvernement du Canada et d’autres organisations
Sur les 9 demandes de consultation reçues par le SCT en 2024-2025, 7 ont été traitées dans un délai de 30 jours et 2, dans un délai de 60 jours.
Partie 6. Demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
Consultation des services juridiques
Le SCT n’a traité aucune demande en 2024-2025 qui a nécessité la consultation des services juridiques aux fins de l’évaluation des documents confidentiels du Cabinet.
Consultation du Bureau du Conseil privé
Aucune demande traitée par le SCT en 2024-2025 n’a nécessité de consultation auprès du Bureau du Conseil privé pour évaluer les documents confidentiels du Cabinet.
Partie 7. Plaintes et enquêtes
Plaintes reçues
Les demandeurs peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) s’ils ne sont pas satisfaits de la façon dont leur demande a été traitée. En outre, les membres du public peuvent aussi déposer des plaintes auprès du CPVP concernant la collecte, l’usage, la communication, la conservation ou le retrait de renseignements personnels dans le cadre de programmes ou d’initiatives menés par le ministère.
En 2024-2025, le CPVP a informé le SCT qu’il avait reçu 17 plaintes, ce qui représente une augmentation de 142 % par rapport à l’exercice 2023-2024, au cours duquel il en avait reçues 7.
Le tableau 1 montre les types de plaintes concernant le SCT qui ont été auprès du CPVP en 2024-2025.
Tableau 1. Plaintes reçues selon le type, 2024-2025
| Type de plainte | Nombre de plaintes |
|---|---|
| Délais | 0 |
| Retard : présomption de refus | 5 |
| Refus : exceptions | 8 |
| Refus : exclusions | 0 |
| Refus : documents manquants | 1 |
| Divers | 3 |
| Total | 17 |
Des plaintes peuvent également être déposées pour diverses raisons liées à la LPRP, mais non à propos d’une demande spécifique. Il s’agit notamment de plaintes ministérielles et de corrections de renseignements personnels. Sur les 17 plaintes reçues, 1 était une enquête ministérielle liée à l’administration de la surveillance de la conformité hybride en milieu de travail, et 2 plaintes ministérielles concernaient des corrections de renseignements personnels.
Observations relatives aux plaintes
Le processus de traitement des plaintes comporte plusieurs étapes. Dans un premier temps, le CPVP prend contact avec les institutions pour obtenir le dossier de traitement de la demande aux fins d’examen. Au cours d’une enquête, le CPVP doit donner aux institutions l’occasion de présenter des observations.
Dossiers de plainte fermés
Le SCT a fermé 15 enquêtes sur des plaintes concernant des demandes de communication de renseignements personnels au cours de 2024-2025. En ce qui concerne ces 15 enquêtes, le CPVP a envoyé des lettres au SCT pour l’informer qu’il avait mis fin à 10 d’entre elles. Pour les 5 autres enquêtes, le CPVP a fourni des conclusions concernant les plaintes : 2 ont été jugées non fondées et 3 ont été jugées fondées.
Le tableau 2 présente les conclusions des enquêtes sur les plaintes menées par le CPVP en 2024-2025.
Tableau 2. Conclusions des enquêtes sur les plaintes menées par le CPVP, 2024-2025
| Type de plainte | Décision concernant la plainte | ||
|---|---|---|---|
| Non fondée | Fondée | Abandonnée | |
| Délais | 0 | 0 | 0 |
| Délais : présomption de refus | 0 | 2 | 4 |
| Refus : exceptions | 0 | 1 | 6 |
| Refus : exclusions | 0 | 0 | 0 |
| Refus : documents manquants | 1 | 0 | 0 |
| Divers | 1 | 0 | 0 |
Principales mesures prises concernant les plaintes
La résolution des plaintes déposées auprès du CPVP est certes une priorité au SCT, mais l’augmentation du nombre de plaintes pose des défis que doit aussi surmonter le SCT. Afin d’assurer la résolution rapide des plaintes déposées auprès du CPVP, le SCT a mis sur pied l’Unité des projets spéciaux (UPS) en 2024‑2025, qui a été intégrée au sein de l’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP et de la gouvernance. L’UPS a pour mandat de gérer et de coordonner le processus de résolution des plaintes au SCT, notamment en :
- tenant des réunions bimensuelles avec le personnel des secteurs opérationnels pour s’assurer que la résolution des plaintes est surveillée et priorisée;
- affectant des membres du personnel des secteurs opérationnels aux activités de résolution des plaintes.
Afin de favoriser la résolution efficace des plaintes, le SCT a également eu recours au pouvoir délégué élargi permettant au directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels d’approuver les observations ministérielles à transmettre au CPVP. Ce nouveau pouvoir a donné lieu à une réduction du nombre de niveaux d’approbation et, ainsi, permis au Bureau de l’AIPRP de répondre efficacement à l’augmentation de 175 % des demandes d’observations du CPVP en 2024‑2025.
Plaintes ministérielles déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée
En 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP a fermé le dossier de plainte ministériel concernant les Services globaux de relogement Brookfield et Sirva Canada.
Le CPVP mène actuellement une enquête sur la protection de la vie privée liée à la conformité hybride.
Partie 8. Poursuites en justice
Il n’y a pas eu de poursuites en justice contre le SCT en rapport avec la LPRP en 2024-2025.
Partie 9. Communications en vertu du paragraphe 8(2)
Le paragraphe 8(2) de la LPRP prévoit des circonstances précises et limitées dans lesquelles les institutions peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu. L’alinéa 8(2)e) permet la communication de renseignements personnels à un organisme d’enquête déterminé par règlement aux fins de l’application de la loi ou de la tenue d’enquêtes. L’alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels lorsque « des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée » ou lorsque « l’individu concerné en tirerait un avantage certain ».
En 2024-2025, le SCT a traité 11 demandes liées à des communications en vertu du paragraphe 8(2), mais n’a pas communiqué de renseignements en vertu des alinéas 8(2)e) ou 8(2)m) de la LPRP. Étant donné qu’il n’y a eu aucune communication en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP, le SCT n’a donné aucun préavis au CPVP en vertu du paragraphe 8(5).
Partie 10. Demandes de correction des renseignements personnels et mentions
Le paragraphe 12(2) de la LPRP permet aux personnes de demander la correction de renseignements personnels qui sont erronés ou incomplets et de demander une mention pour tout renseignement personnel pour lequel la personne a demandé une correction qui n’a pas été effectuée par l’institution.
En 2024-2025, le SCT a reçu 2 demandes de correction de renseignements personnels.
Partie 11. Atteintes à la vie privée
En 2024-2025, aucun cas d’atteinte importante à la vie privée n’a été signalé au CPVP concernant le SCT.
Au cours de l’exercice 2024-2025, l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels a aidé les responsables de programme du SCT à gérer 7 atteintes mineures, dont la plupart résultaient d’erreurs administratives. Dans chacune de ces circonstances, des mesures d’atténuation des atteintes ont été rapidement déployées, et les responsables de programme ont reçu des conseils supplémentaires sur les mesures d’atténuation afin d’éviter que de telles situations ne se reproduisent.
Partie 12. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Le Bureau de l’AIPRP fournit aux responsables de programme du SCT un soutien et des conseils sur le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Selon la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor, une EFVP doit être amorcée pour un programme ou une activité dans les cas suivants :
- des renseignements personnels sont utilisés ou censés être utilisés dans un processus décisionnel touchant directement l’individu;
- des modifications importantes des programmes ou des activités déjà en place dans le cadre desquels des renseignements personnels sont utilisés ou censés être utilisés à des fins administratives;
- la sous-traitance ou le transfert du programme ou de l’activité à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé constitue une modification importante du programme ou de l’activité.
En 2024-2025, le SCT a soumis au CPVP et à la Division de la vie privée et des données responsables des EFVP pour les initiatives suivantes :
- Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada;
- Utilisation de l’intelligence artificielle pour automatiser l’évaluation des candidatures lors de la phase d’évaluation du processus de dotation;
- Outil de suivi des candidatures VidCruiter;
- Traitement des demandes d’indemnisation relatives à Phénix.
De plus, le Bureau de l’AIPRP a continué de soutenir les responsables de programme du SCT dans le cadre de bon nombre d’EFVP en cours, notamment pour les initiatives clés suivantes :
- authentification du Portail des application du SCT;
- programme de certification en classification;
- MesRHGC;
- application monRégimedeTravail.
Partie 13. Ressources relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Coûts
En 2024-2025, le coût total du SCT lié à l’application de la LPRP a été de 810 258 $, montant qui a été affecté exclusivement aux salaires. Les employés dont le travail était partagé entre la LAI et la LPRP sont pris en considération dans les deux rapports proportionnellement au temps consacré à chacune des lois.
Ressources humaines
En 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP comptait 8 équivalents temps plein (ETP) effectuant du travail lié à l’application de la LPRP.
Initiatives et projets visant à améliorer la protection des renseignements personnels
Soutien ministériel pour les examens de documents
Le Bureau de l’AIPRP fournit souvent un soutien ministériel, c’est-à-dire qu’il effectue des examens de documents qui ne relèvent pas du champ d’application de la LPRP. Ces examens de documents, qui contiennent des renseignements personnels, sont effectués par l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels afin d’appuyer le ministère dans les activités suivantes :
- publication de renseignements;
- questions parlementaires.
En 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP a effectué :
- 4 examens des publications du SCT sur le Portail du gouvernement ouvert;
- 2 examens des réponses aux questions parlementaires;
- 24 de demandes de communication proactive relatives à des entrées de frais de voyage et d’accueil sur le site Web du Gouvernement ouvert.
Consultations sur la protection des renseignements personnels au sein du SCT
L’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels au sein du Bureau de l’AIPRP constitue une source d’expertise pour les responsables de programme du SCT. L’Unité fournit des outils d’évaluation de la protection des renseignements personnels pour s’assurer que les responsables de programme prennent les mesures qui s’imposent lors de la planification de nouvelles initiatives afin de garantir le respect des lois et des politiques. Les outils et les documents d’orientation sont régulièrement mis à jour pour s’adapter à l’écosystème de la protection des renseignements personnels en constante évolution (comme les menaces pour la cybersécurité, l’utilisation de l’intelligence artificielle).
Au cours de l’exercice 2024-2025, l’Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels a fourni des conseils en matière de protection des renseignements personnels sur les exigences des politiques et les dispositions de la LPRP à 300 occasions, ce qui représente une augmentation de 17 % par rapport à 2023-2024. Cette tendance à la hausse est attribuable au nombre d’initiatives de programme nouvelles et prospectives nécessitant une éventuelle collecte, utilisation et communication de renseignements personnels dans les domaines de la gestion des personnes, de l’équité en matière d’emploi et de la diversité, ainsi qu’à l’augmentation du nombre d’activités de mobilisation des employés à l’échelle du gouvernement et de sensibilisation du public.
Ressources d’information
Le SCT publie un répertoire de ses ressources d’information et des informations détaillées pertinentes sur les renseignements personnels qu’il détient. Ces informations peuvent aider les personnes à faire une demande d’accès à l’information ou de communication de renseignements personnels, ou à exercer leurs droits en matière de protection des renseignements personnels. Le répertoire contribue également à l’engagement de transparence du gouvernement fédéral et facilite l’accès aux informations relatives à ses activités.
Au cours de la période visée par le présent rapport, la mise à jour du chapitre d’Info Source a été achevée. Tous les fichiers de renseignements personnels et les listes d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ont été mis à jour à la suite d’une consultation approfondie avec la Division de la vie privée et des données responsables du SCT.
La page Info Source : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada contient une description des fonctions, des programmes, des activités et des ressources d’information connexes du SCT.
Séances d’information, de formation et de sensibilisation
Le Bureau de l’AIPRP a organisé plusieurs activités de formation pour aider le ministère à respecter la LPRP en 2024-2025.
Chaque , le Bureau de l’AIPRP souligne la Journée de la protection des données. Cette journée met en lumière l’incidence de la technologie sur notre droit à la vie privée et souligne l’importance de reconnaître la valeur des renseignements personnels et de les protéger. Pour la Journée de la protection des données 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP a élaboré une série de produits de communication interne en quatre parties sur la protection des renseignements personnels.
Le tableau 3 présente les initiatives de formation réalisées par le Bureau de l’AIPRP en 2024-2025.
| Initiative | Secteur | Description | Unité responsable | Participants |
|---|---|---|---|---|
| Formation sur la Loi sur la protection des renseignements personnels | Bureau des réclamations, Division des ressources humaines (DRH) | Module (flux vidéo) sur la sensibilisation à la protection des renseignements personnels, les rôles et les responsabilités | Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels | 24 |
| Formation sur la protection des renseignements personnels | DRH | Formation sur la protection des renseignements personnels à la suite d’un incident connexe | Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels | 6 |
| Formation sur la protection des renseignements personnels | Bureau des réclamations | Formation sur la protection des renseignements personnels à la suite d’un incident connexe | Unité de la Politique sur la protection des renseignements personnels | 14 |
Outils d’AIPRP pour aider les fonctionnaires du ministère
Le Bureau de l’AIPRP du SCT a poursuivi ses efforts pour s’assurer que les fonctionnaires du ministère ont accès à des outils pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités en vertu de la LPRP. En 2024‑2025, il a :
- offert une formation sur le formulaire de réponse des secteurs aux demandes d’AIPRP;
- élaboré un guide en langage clair et simple sur les exceptions et les exclusions de la LAI et de la LPRP;
- mis à jour la page intranet du ministère pour permettre aux employés d’accéder rapidement à toutes les ressources de la LPRP
Formation pour les employés de l’AIPRP
En 2024-2025, le SCT a continué de soutenir le perfectionnement professionnel des employés de l’AIPRP au moyen de divers mécanismes, notamment les suivants :
- formation offerte par le Bureau de développement de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du SCT;
- cours de certification en accès à l’information et protection de la vie privée de l’Université de l’Alberta;
- conférence annuelle de l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels;
- formation linguistique.
Politiques, lignes directrices et procédures
Élargissement de l’arrêté autorisant la délégation pour améliorer l’efficacité
En , l’arrêté autorisant la délégation des attributions en matière d’AIPRP a été élargi pour permettre la délégation d’attributions supplémentaires aux gestionnaires et aux chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP. L’élargissement de l’arrêté de délégation afin de réduire les goulets d’étranglement opérationnels et d’autonomiser davantage de personnes au sein du Bureau de l’AIPRP est l’un des éléments de la stratégie de modernisation du Bureau de l’AIPRP visant à accroître l’efficacité globale.
En 2024-2025, le SCT a lancé une mise en œuvre progressive des pouvoirs étendus en vertu de l’arrêté de délégation des attributions aux chefs d’équipe. L’Unité chargée de la réception des demandes d’AIPRP, de la gouvernance et des projets spéciaux a utilisé ces pouvoirs élargis avec succès en 2024 2025 et a montré que l’élimination de plusieurs niveaux d’approbation augmentait l’efficacité et les extrants opérationnels.
Mise à jour du questionnaire sur la protection des renseignements personnels et rapports sur les atteintes à la vie privée
Le Bureau de l’AIPRP a apporté d’importantes mises à jour au questionnaire sur la protection des renseignements personnels en 2024-2025. Officiellement intitulé « Liste de contrôle de l’EFVP », ce nouveau questionnaire est beaucoup plus complet et facilite le processus d’EFVP pour les fonctionnaires. Le formulaire de signalement des atteintes à la vie privée a également été mis à jour en 2024-2025, et il est maintenant plus complet et plus facile à utiliser.
Surveillance de la conformité
Le Bureau de l’AIPRP produit une variété de rapports périodiques et spéciaux pour surveiller la conformité du SCT à la LPRP. En 2024-2025, il a continué à mettre l’accent sur l’analyse des données pour en dégager les nouvelles tendances et promouvoir l’efficacité des procédures.
Le Bureau de l’AIPRP crée et distribue plusieurs rapports faisant état de son rendement et des défis auxquels il est confronté. Parmi ces rapports figurent les suivants :
- rapports trimestriels sur le rendement des secteurs et la qualité de la récupération des documents;
- tableaux de bord mensuels sur son rendement en matière d’AIPRP à l’intention de la haute direction;
- rapports hebdomadaires sur les demandes reçues et les dossiers de demandes qui seront fermés;
- rapports de statistiques à l’intention du Comité exécutif, notamment les statistiques sur les demandes reçues et traitées, les plaintes et les taux de respect des délais;
- rapports sur le répertoire des services;
- rapports statistiques annuels à l’intention du SCT.
Conclusion
La LAI et la LPRP sont des piliers importants qui favorisent la responsabilisation et la transparence des institutions fédérales, la réalisation d’une société ouverte et démocratique et la protection de la vie privée des personnes. Bien que le SCT ait connu une année 2024-2025 productive, il reste des défis à surmonter et d’autres possibilités à explorer pour atteindre l’excellence au profit des Canadiens.
Les principes de transparence et de responsabilisation sont des engagements permanents. Le SCT compte tirer parti des réussites de 2024-2025 et continuer à faire respecter ces principes pour les Canadiens en 2025-2026.
Appendix A. Arrêté autorisant la délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels
Je, soussignée, présidente du Conseil du Trésor, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), le chef d’équipe de l’AIPRP, le gestionnaire de l’AIPRP, le directeur de l’AIPRP, le directeur principal des Services ministériels, le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et des affaires ministérielles, et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom de la présidente les pouvoirs de signer ou les attributions énoncées à l’appendice B ci-joint. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Copie originale signée par
l’honorable Anita Anand
Présidente du Conseil du Trésor
Date :
| Poste | Attributions |
|---|---|
| Secrétaire | Pleins pouvoirs |
| Secrétaire adjoint, Communications stratégiques et affaires ministérielles | Pleins pouvoirs |
| Directeur principal, Services ministériels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 35(1), 36(3), 37(3) |
| Directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 35(1), 36(3), 37(3) |
| Gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 33(2), 35(1), 36(3), 37(3) |
| Chef d’équipe, Accès à l’information et protection des renseignements personnels | Pleins pouvoirs, à l’exception des paragraphes 33(2), 35(1), 36(3), 37(3) |
| Agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels | Alinéa 14a) |
© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par la présidente du Conseil du Trésor, 2025
ISSN : 2371-3046