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Avis de mise en œuvre sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels 2025-01 : Communication des renseignements personnels de personnes décédées pour des motifs de compassion

1. Date d’entrée en vigueur

Le présent avis de mise en œuvre entre en vigueur le 10 novembre 2025.

2. Pouvoirs et autorisations

Le présent avis de mise en œuvre est publié en vertu de l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de l’alinéa 71(1)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

3. Objectif

Le présent avis de mise en œuvre fournit des lignes directrices sur la communication des renseignements personnels d’une personne décédée à ses proches pour des motifs de compassion. Il comprend des instructions exhaustives concernant les étapes devant faire l’objet d’un examen dans le cadre de l’évaluation de l’applicabilité du sous-alinéa 8(2)m)(i) de la LPRP, qui autorise la communication de renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public, à la discrétion de la personne responsable de l’institution fédérale. Il propose également d’autres méthodes de communication ainsi que des recommandations pratiques.

4. Contexte

Le gouvernement fédéral conserve les renseignements des personnes décédées. Il s’agit notamment des renseignements concernant les personnes suivantes :

  • les membres de la fonction publique fédérale, de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et des Forces armées canadiennes, ainsi que les vétérans et vétéranes;
  • les personnes détenues dans les pénitenciers fédéraux;
  • les Canadiennes et Canadiens qui ont besoin des services consulaires des ambassades à l’étranger;
  • les victimes d’actes criminels visés par une enquête de la GRC.

Les personnes peuvent demander à avoir accès aux renseignements personnels d’un être cher décédé pour différentes raisons, notamment pour pouvoir se sentir en paix à la suite de son décès. Certains programmes gouvernementaux prévoient des mécanismes pour fournir ces renseignements aux membres de la famille, cependant, cela est assez rare. En général, les personnes qui souhaitent avoir accès aux renseignements d’un être cher décédé doivent présenter une demande en vertu de la LAI ou de la LPRP, mais elles peuvent aussi choisir de présenter une demande informelle pour obtenir ces renseignements.

Si la personne est décédée depuis plus de 20 ans, les renseignements personnels qui la concernent font l’objet d’une exception à la définition de renseignements personnels figurant à l’alinéa 3m) de la LPRP, c’est-à-dire qu’ils ne sont plus considérés comme des renseignements personnels protégés. Toutefois, si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, l’accès à ses renseignements personnels est limité.

Des dispositions législatives permettent la communication de tels renseignements personnels, par exemple si ces renseignements personnels servent à régler la succession de la personne. Si ce n’est pas le cas, les renseignements personnels sont, en règle générale, caviardés. Pour les communiquer, les institutions doivent faire preuve de discernement. Elles doivent déterminer si les raisons d’intérêt public, en l’occurrence les motifs de compassion, l’emporte sur l’atteinte à la vie privée.

Les présentes lignes directrices complètent le chapitre 10.13.3 du Manuel des demandes de renseignements personnels, qui énumère les facteurs à prendre en considération au moment d’exercer son pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels, conformément à l’alinéa 8(2)m). Parmi ces facteurs figurent ceux liés aux demandes de communication de renseignements personnels concernant une personne décédée depuis moins de 20 ans. Cette disposition autorise les responsables d’institution fédérale à exercer leur pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public.

5. Orientation

5.1 Définition du terme « compassion »

La compassion se définit comme le « sentiment qui porte à plaindre autrui et à partager ses souffrancesNote de bas de page 1 ». Cette définition sous-entend une prise de conscience, une sensibilité et une compréhension à l’égard des sentiments et de l’expérience d’une personne. La compassion va au-delà de l’empathie, car elle comprend l’action.

La compassion suppose qu’une personne est non seulement émue par la souffrance d’autrui, mais qu’elle éprouve également un désir inné de lui prêter assistance. La compassion compte trois volets : la conscience de l’expérience douloureuse d’une personne, la compréhension de son expérience et l’action visant à soulager sa détresse. Le Commissariat à l’information du Canada a notamment recommandé d’envisager la communication pour motifs de compassion, spécifiquement dans son enquête sur une plainte visant la GRC et une demande d’accès à l’information liée à un accident mortel.

Selon la Politique sur l’accès à l’information et la Politique sur la protection de la vie privée, les institutions fédérales doivent veiller à ce que « tous les efforts raisonnables soient déployés pour aider » les personnes qui présentent une demande de documents, peu importe qui elles sont. L’obligation de prêter assistance se conjugue particulièrement avec la compassion quand les personnes demandent l’accès à des information en raison d’un événement tragique. Comme toujours, les institutions fédérales déploient tous les efforts raisonnables pour porter assistance à la personne concernée. Ce faisant, elles peuvent, dans certaines circonstances, communiquer des renseignements pour des motifs de compassion, afin d’aider les personnes concernées à surmonter leur épreuve.

Essentiellement, la communication pour des motifs de compassion fait le lien entre l’empathie et l’action en présentant des renseignements susceptibles de les aider à surmonter leur deuil. Lorsqu’elles envisagent une communication pour des motifs de compassion, les institutions devraient déterminer si la demande mentionne explicitement des motifs de compassion ou si les circonstances sous-entendent un besoin de compassion.

5.2 Mécanismes de communication de renseignements

5.2.1 Communication en vertu des dispositions législatives

Les mécanismes qui autorisent la communication des renseignements personnels d’une personne décédée peuvent être utilisés dans des circonstances précises. Par exemple, le paragraphe 8(3) de la LPRP permet à Bibliothèque et Archives du Canada de communiquer les renseignements personnels qu’elle a reçus de la part d’institutions fédérales à des fins historiques ou archivistiques dans les contextes prévus à l’article 6 du Règlement sur la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, l’alinéa 10b) du Règlement permet aux administrateurs ou administratrices d’une succession d’accéder à des renseignements personnels au nom de la personne décédée à des fins administratives.

Ailleurs, certaines institutions disposent de mécanismes intégrés permettant la communication dans l’intérêt public. Le paragraphe 37(1) de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social permet au ministre de l’Emploi et du Développement social Canada (EDSC) de communiquer des renseignements personnels, lorsque l’intérêt public l’emporte clairement sur toute intrusion à la vie privée qui pourrait résulter de la communication, ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain. De même, l’alinéa 8(2)m) de la LPRP autorise les institutions fédérales autres qu’EDSC à communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne dans ces mêmes cas. Des conditions précises sont requises pour appliquer ces dispositions.

5.2.2 Intégration de la communication pour des motifs de compassion dans les programmes

L’alinéa 8(2)m) de la LPRP devrait être utilisé dans des circonstances particulières et ne devrait pas être appliqué de manière systématique ou générale pour communiquer le même type de renseignements. Si une institution fédérale reconnaît qu’il est souvent nécessaire de communiquer certains renseignements, par exemple communiquer des renseignements concernant des personnes décédées à des proches pour des motifs de compassion, il est recommandé que les institutions envisagent d’intégrer ces communications d’informations dans le programme lui-même.

Par exemple, certains programmes du gouvernement fédéral impliquent un devoir de diligence supplémentaire envers les personnes concernées. Il s’agit notamment du personnel de nos services correctionnels et les personnes détenues qu’ils servent, ainsi que nos forces armées et les militaires qui servent. En raison de cette norme plus rigoureuse, des processus ont été mis en œuvre dans le cadre de certains programmes pour appuyer la communication de renseignements pour des motifs de compassion aux membres de la famille à la suite d’un décès.

La création d’un programme ou la modification d’un programme existant pour permettre la communication lorsqu’il est impossible d’obtenir le consentement de la personne concernée garantit des processus structurés concernant la communication de renseignements pour des motifs de compassion et permet ainsi des communications plus vastes et adaptées. Si les institutions envisagent d’adopter cette approche, elles doivent consulter leurs services juridiques pour obtenir la confirmation qu’il existe une autorité légitime peut mettre en œuvre ces communications au sein de leurs programmes. Elles doivent également réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ou mettre à jour une EFVP existante et leurs fichiers de renseignements personnels pour tenir compte de ces communications.

5.3 Mesures à prendre avant de traiter une demande de communication pour des motifs de compassion

Avant qu’une institution puisse évaluer si l’intérêt public de la communication l’emporte sur les préoccupations liées à la vie privée, elle doit tout d’abord prendre plusieurs mesures. Elle doit tout d’abord déterminer si l’accès peut être accordé dans le cadre de l’un des mécanismes décrits à la section 5.2 du présent document. Comme toujours, la LAI et la LPRP visent à compléter et non à remplacer d’autres moyens d’obtenir des renseignements.

Elle doit ensuite, en plus d’appliquer les procédures standard pour valider et accepter une demande de renseignements, s’assurer que la personne visée par la demande est vraiment décédée et qu’elle ne peut donc pas consentir à la communication, ce qui peut être évident selon la nature de la demande. Par exemple, une demande de rapport d’incident mortel signifie que la personne est décédée. Si le décès de la personne peut être confirmé par l’institution moyennant un minimum de recherches, par exemple si la personne concernée faisait partie du personnel de l’institution, l’équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) peut décider d’effectuer cette recherche plutôt que d’essayer d’obtenir l’information à partir du demandeur. Si l’institution n’est pas au courant du décès de la personne concernée, elle doit obtenir du demandeur une preuve de décès, ce qui peut comprendre notamment un certificat de décès ou un avis de décès.

L’institution doit également confirmer la relation du demandeur avec la personne décédée, afin de déterminer si la personne décédée aurait autrement consenti à la communication. Voici quelques questions que les institutions devraient se poser.

  • Le demandeur est-il désigné comme proche de la personne décédée ou comme personne à contacter en cas d’urgence?
  • Le demandeur est-il chargé d’exécuter le testament ou autrement nommé dans le testament ou dans l’avis de décès?
  • Le demandeur est-il désigné comme mandataire pour prendre des décisions en matière de santé ou des décisions financières pour la personne décédée?
  • Le gouvernement a-t-il déjà le consentement pour communiquer les renseignements de la personne décédée à cette personne? Dans l’affirmative, ce consentement est-il lié aux renseignements demandés?
  • Les renseignements sur l’identité du demandeur correspondent-ils aux renseignements que détient l’institution fédérale? Par exemple, leur nom figure-t-il dans des dossiers connexes? Les renseignements fournis par le demandeur correspondent-ils à ceux qui figurent dans les dossiers de l’institution?

S’il n’existe aucun renseignement concernant la relation avec la personne décédée, l’institution doit mener une évaluation concernant le demandeur.

  • Existe-t-il des éléments probants ou des précédents indiquant que la personne décédée souhaiterait que le demandeur obtienne les renseignements personnels la concernant? Est-ce qu’elle l’aurait indiqué auparavant, et y a-t-il des documents à l’appui?

Par exemple, si les institutions obtiennent le consentement du demandeur, elles peuvent s’informer au sujet de la relation auprès de la personne chargée d’exécuter le testament. Le cas échéant, elles doivent obtenir les coordonnées de cette personne auprès du demandeur. Si cette dernière consent également à ce que la nature de la demande soit communiquée, la personne chargée d’exécuter le testament pourra également donner son avis sur la question de savoir si la personne décédée aurait souhaité que les renseignements soient communiqués au demandeur, ce qui pourrait orienter l’application du critère d’intrusion dans la vie privée (voir l’alinéa 5.5.2 du présent document), sans toutefois le remplacer.

Enfin, l’institution fédérale doit évaluer la nature de la demande, soit si celle-ci est trop générale. Les institutions doivent, dans la mesure du possible, préciser et restreindre la portée, car les demandes doivent être clairement définies pour pouvoir appliquer de manière convenable le critère d’intrusion dans la vie privée.

5.4 Exercice du pouvoir discrétionnaire

Dans ce contexte, l’exercice du pouvoir discrétionnaire par les responsables d’institution joue un rôle déterminant. Le pouvoir discrétionnaire permet aux décisionnaires d’agir de bonne foi, en tenant compte de tous les faits et circonstances pertinents, dans le cadre de l’application de la LPRP. Les responsables d’institution ou leurs délégués peuvent envisager d’exercer leur pouvoir discrétionnaire pour répondre aux demandes reposant sur des motifs de compassion, en reconnaissant que les circonstances peuvent justifier la communication de renseignements personnels dans l’intérêt public.

Si la personne est décédée depuis moins de 20 ans, il est fort probable que la demande de communication des renseignements personnels d’une personne décédée soit assujettie au paragraphe19 (Renseignements personnels) de la LAI ou à l’article 26 (Renseignements concernant un autre individu) de la LPRP. Ces dispositions constituent des exceptions obligatoires comprenant des éléments discrétionnaires particuliers, fondés sur des critères objectifs.

En vertu du paragraphe 19(1) de la LAI, les responsables d’institution doivent refuser de communiquer tout document demandé contenant des renseignements personnels. Toutefois, l’élément discrétionnaire de l’alinéa 19(2)c) permet la communication de renseignements personnels conformément à l’article 8 de la LPRP. Cet article comprend les exigences légales concernant la communication des renseignements personnels.

Le paragraphe 8(2) de la LPRP énumère plusieurs circonstances dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués sans le consentement de la personne qu’ils concernent. La communication sans consentement est soumise à des conditions rigoureuses. Ainsi, il est essentiel que les institutions comprennent clairement l’utilisation convenable des dispositions.

Le sous-alinéa 8(2)m)(i) de la LPRP permet aux institutions fédérales d’établir un juste équilibre entre les droits individuels à la vie privée et l’intérêt public plus général. Cette disposition est importante dans les contextes où le refus de communiquer les renseignements pourrait causer un préjudice ou empêcher la réalisation d’avantages publics essentiels. Les institutions fédérales ont l’obligation d’envisager son application lorsqu’elles sont aux prises avec des renseignements qui ne seraient pas communiqués sans consentement. Dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Commissaire de la Gendarmerie royale du Canada) 2003 CSC 8Note de bas de page 2, la Cour a conclu que l’institution a omis de déterminer si les renseignements auraient pu être communiqués à bon droit en vertu du sous-alinéa 8(2)m)(i) de la LPRP et qu’elle avait ainsi manqué à l’obligation qui lui incombe, en vertu du paragraphe 19(2) de la LAI, d’exercer son pouvoir discrétionnaire.

Le sous-alinéa ne doit être appliqué que dans des cas exceptionnels non visés ailleurs au paragraphe 8(2). Il ne prévoit pas de droit d’accès, mais permet aux responsables d’une institution de communiquer des renseignements, à leur discrétion, lorsque certaines conditions sont remplies. Pour établir un juste équilibre entre les facteurs relatifs à la vie privée à prendre en considération et l’intérêt public dans le cadre de la communication, l’institution ne devrait communiquer que les renseignements nécessaires pour répondre à la demande reposant sur des motifs de compassion. Pour obtenir des renseignements supplémentaires, voir les sections 6.12 et 10.13.3 du Manuel des demandes de renseignements personnels.

5.5 L’intérêt public l’emporte sur l’intrusion à la vie privée

5.5.1 Définition de l’intérêt public

Le sous-alinéa 8(2)m)(i) peut s’appliquer lorsque l’intérêt public de la communication l’emporte clairement sur toute intrusion à la vie privée qui pourrait en découler. Lorsqu’elles envisagent de se prévaloir de cette disposition, les institutions devraient évaluer les avantages éventuels de communiquer les renseignements à une autre personne. Il peut s’agir d’aider les êtres chers à reconstituer le parcours de la personne décédée, d’offrir du soutien aux familles en deuil et faire preuve d’empathie, ce qui peut renforcer la responsabilisation et la confiance du public. Voici des exemples de documents dans lesquelles la communication pourrait présenter un intérêt public pour des motifs de compassion :

  • certaines parties des dossiers militaires ou de la GRC concernant des personnes décédées;
  • les notes de suicide des proches;
  • un fichier numérique sauvegardé sur un appareil de travail d’un fonctionnaire décédé, comme des photos de famille;
  • des rapports de police concernant des accidents mortels.

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario a publié une Fiche-info sur la divulgation de documents dans l’intérêt public pour orienter l’application d’une disposition semblable dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario. Dans le document, le Commissaire indique que la divulgation « pourrait être dans l’intérêt public même si l’auteur de la demande a un intérêt privé à l’égard des documents, si ceux-ci soulèvent également des questions plus générales ».

5.5.2 Critère d’intrusion à la vie privée

Le critère d’intrusion à la vie privée aide les institutions fédérales à évaluer les risques pour la vie privée que représente la communication en se concentrant sur trois facteurs interdépendants :

  • la sensibilité des renseignements;
  • les attentes de l’individu;
  • la probabilité et le degré de préjudice.

Les institutions devraient appliquer ce critère pour déterminer si le sous-alinéa 8(2)m)(i) devraient être utilisé pour communiquer des renseignements personnels.

Pratiques exemplaires visant l’application du critère d’intrusion dans la vie privée

Comme il est décrit ci-dessus, les institutions devraient évaluer la sensibilité des renseignements, les attentes d’individu ainsi que la probabilité et le degré de préjudice dans le cadre de l’application du critère d’intrusion à la vie privée. Les questions suivantes visent à orienter la prise de décision dans le cadre de l’application du critère d’intrusion à la vie privée.

1) La sensibilité des renseignements

Les institutions devraient évaluer si les renseignements sont de nature très détaillée ou sont à caractère très personnel. Les institutions devraient se poser les questions ci‑dessous :

  • Les renseignements sont-ils très personnels ou relativement inoffensifs? Voici quelques exemples de renseignements sensibles : convictions politiques ou religieuses, données génétiques ou biométriques ou orientation sexuelle.
  • La communication de renseignements apparemment anodins pourrait-elle être sensible lorsqu’ils sont mis en contexte?
  • Les renseignements sont-ils à jour, ce qui les rend plus sensibles, ou sont-ils devenus moins sensibles au fil du temps?
  • La communication des renseignements pourrait-elle encore être préjudiciable, même après un certain temps?

2) Les attentes de l’individu

Lorsqu’elles déterminent si elles devraient ou non communiquer des renseignements personnels, les institutions devraient tenir compte des conditions dans lesquelles ces renseignements ont été recueillis et des attentes de la personne concernée en matière de protection des renseignements personnels. Il est essentiel d’évaluer les attentes établies. Les institutions devraient se poser les questions ci-dessous :

  • Les renseignements ont-ils été recueillis dans un contexte où il y avait des attentes en matière de protection des renseignements personnels ou de confidentialité?
  • Les renseignements ont-ils été fournis librement, sans attentes particulières en matière de protection des renseignements personnels?
  • La personne décédée a-t-elle déjà rendu ces renseignements publics, réduisant ainsi leur caractère privé?
  • La personne décédée avait-elle exprimé ou sous-entendu des souhaits au sujet des renseignements?
  • Les limites en matière de protection de la vie privée avaient-elles été établies dans des documents antérieurs, comme un énoncé de confidentialité?

L’Avis de mise en œuvre sur la protection des renseignements personnels 2023-03 : Orientation relative à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la communication de renseignements personnels accessibles au public en ligne traite de manière plus approfondie la communication de renseignements accessibles au public.

3) Probabilité et degré de préjudice

Les institutions devraient examiner la probabilité, le degré ou la gravité du préjudice découlant de la communication. Dans chaque cas, elles devraient déterminer et évaluer les facteurs en fonction de leur cadre, ce qui les aidera à trouver le degré acceptable de préjudice éventuel découlant de la communication des renseignements personnels. Les institutions devraient se poser les questions ci-dessous :

  • La communication pourrait-elle avoir une incidence sur les processus décisionnels?
  • La communication des renseignements pourrait-elle être utilisée à des fins autres que les fins déclarées? Par exemple, la communication pourrait-elle servir à appuyer des litiges, à publier un livre ou à usurper l’identité de la personne décédée?
  • La communication pourrait-elle entraîner des conséquences négatives tangibles pour les personnes concernées? Voici quelques exemples :
    • mettre en danger le bien-être physique d’un membre de la famille de la personne décédée;
    • ternir la réputation de la personne décédée (qui ne peut pas se défendre) ou causer un préjudice à sa famille en raison de la détérioration de sa réputation.
  • Y a-t-il des éléments de preuve qu’un membre de la famille immédiate, un ex-conjoint ou une ex‑conjointe ne souhaite pas que les renseignements soient communiqués?
  • S’il y a des conséquences négatives éventuelles, quel est leur degré de gravité et de probabilité?

Il est important de noter que, même si les renseignements peuvent être troublants ou entraîner des conséquences lorsqu’ils sont communiqués, leur communication n’est pas automatiquement exclue. Cela souligne plutôt la nécessité pour les institutions de communiquer de manière réfléchie avec les demandeurs, afin de veiller à ce que, même si les renseignements sont jugés préoccupants, ils puissent tout de même être communiqués de manière respectueuse.

Lorsqu’elles communiquent avec les demandeurs, les institutions devraient notamment tenir compte de certains facteurs, par exemple si le demandeur est conscient des conséquences négatives potentielles de la communication et du fait qu’il existe des circonstances dans lesquelles le demandeur préférerait ne pas obtenir certains renseignements.

Dans le même ordre d’idées, les renseignements relatifs au décès d’une personne ou à un accident mortel tragique peuvent être difficiles à accepter. Même si les proches peuvent chercher à surmonter leur chagrin, il est important de reconnaître que ces personnes peuvent avoir du mal à accepter les renseignements communiqués ou, ces renseignements peuvent révéler des éléments dont elles n’étaient pas au courant. Ainsi, les institutions devraient envisager de suggérer aux proches de se tourner vers des services de soutien adaptés, notamment en les orientant vers la page Web Soutien en santé mentale : Demander de l’aide du gouvernement du Canada.

Les institutions devraient ajouter au critère d’intrusion à la vie privée les autres facteurs propres à leur source de renseignements. Pour cette raison, elles devraient élaborer des lignes directrices et des procédures internes pour les communications, selon le sous-alinéa 8(2)m)(i), à l’intention des praticiens de l’AIPRP, ce qui comprend d’établir des limites pour ces types de communications, afin d’orienter la prise de décision. Le document d’orientation du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) intitulé Communications dans l’intérêt public par les institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels contient d’autres renseignements au sujet de ce critère.

5.5.3 Établir un juste équilibre entre la vie privée et l’intérêt public

Les responsables d’une institution fédérale ou leurs délégués déterminent au cas par cas si la communication de renseignements personnels est dans l’intérêt public. Ils peuvent envisager de consulter les services juridiques dans des situations complexes.

Les responsables d’institution doivent peser le droit à la vie privée par rapport à l’intérêt public de la communication afin de déterminer si celle-ci constituerait une intrusion injustifiée dans la vie privée. La décision des responsables d’institution d’approuver ou de refuser une communication de renseignements personnels ainsi que le processus et toutes les informations à l’appui qui ont été pris en compte devraient être documentés pour assurer la responsabilisation.

5.6 Informer le Commissariat à la protection de la vie privée

Selon le paragraphe 8(5) de la LPRP, les responsables d’institution fédérale doivent informer le Commissaire à la protection de la vie privée de toute communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) et, si ce n’est pas possible de le faire avant la communication, elles doivent le faire au moment de la communication. Cette disposition offre un degré de surveillance supplémentaire puisque ces communications se font au cas par cas.

Le Commissaire à la protection de la vie privée peut également donner son avis sur la communication et faire des recommandations à l’institution. Toutefois, il n’a pas le pouvoir d’empêcher la communication, et il incombe, en dernier ressort, aux responsables d’institution ou à leurs délégués de décider de communiquer ou non les renseignements. Dans leur rapport annuel au Parlement sur l’application de la LPRP, les institutions doivent déclarer la communication en vertu de l’alinéa 8(2)m) et l’avis de communication en vertu du paragraphe 8(5).

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a créé un portailNote de bas de page 3 central permettant aux institutions de l’informer à cet égard, de manière sécurisée et efficace. Le Portail de présentation en ligne des avis de communication de renseignements personnels dans l’intérêt public est accessible à toutes les institutions. Lorsqu’elles présentent des avis par l’intermédiaire du portail, les institutions sont invitées à fournir les renseignements requis pour permettre au CPVP d’évaluer la communication. Le CPVP peut effectuer un suivi auprès des institutions qui n’utilisent pas le portail lorsqu’il a besoin d’obtenir des renseignements supplémentaires. Les institutions doivent s’attendre à fournir au CPVP les renseignements suivants :

  • le nom des personnes concernées;
  • une description des éléments de renseignements personnels qui ont été communiqués ou que l’on propose de communiquer;
  • le nom de la personne à qui les renseignements personnels seront communiqués;
  • le but de la communication et une déclaration expliquant la raison pour laquelle l’intérêt public l’emporte sur l’intrusion à la vie privée, ou comment l’individu tirerait un avantage certain de la communication;
  • le nom et la signature de la personne autorisant la communication.

Veuillez noter que les institutions ne devraient communiquer au CPVP que les renseignements personnels requis pour répondre aux questions.

5.7 Autres exceptions applicables

Les institutions doivent s’assurer que les renseignements visés par la communication ne sont pas visés par d’autres exceptions ou des exclusions en vertu de la LAI ou de la LPRP. Par exemple, les renseignements liés à la sécurité nationale ou aux enquêtes en cours ne peuvent probablement pas être communiqués.

Il s’agit d’un scénario probable dans le cas d’un accident mortel. En général, une enquête est menée et, parallèlement, des proches peuvent demander l’accès à des renseignements concernant l’accident. Dans un tel cas, il est peut-être impossible d’autoriser l’accès aux renseignements, car une enquête est en cours, et l’accès aux renseignements pourrait entraver la procédure d’enquête en vertu de l’article 16 de la LAI ou du paragraphe 22(1) de la LPRP, même s’il s’agit d’exceptions discrétionnaires.

Néanmoins, une fois l’enquête terminée et le cas réglé, le demandeur peut toujours resoumettre sa demande. Les institutions pourraient envisager d’élaborer un programme permettant de communiquer systématiquement le rapport d’enquête aux proches au terme de l’enquête, dans la mesure du possible et dans le respect de la LPRP et de toute autre loi pertinente.

Les praticiens de l’AIPRP qui envisagent de communiquer des renseignements doivent examiner attentivement les documents et appliquer les exceptions et exclusions pertinentes. Pour obtenir des renseignements supplémentaires concernant l’application des exceptions, voir le Manuel de l’accès à l’information et le Manuel des demandes de renseignements personnels.

5.8 Limites du recours à l’alinéa 8(2)m)

Les institutions doivent bien comprendre les limites de l’alinéa 8(2)m) lorsqu’elles envisagent de communiquer des renseignements pour des motifs de compassion. Dans certains cas, les renseignements personnels peuvent être assujettis à une autre loi ou règle de droit interdisant explicitement leur communication. Celles-ci sont énumérées à l’annexe II de la Loi sur l’accès à l’information.

Par exemple, selon le paragraphe 241(2) de la Loi de l’impôt sur le revenu, il est interdit de contraindre les fonctionnaires ou les représentantes ou représentants du gouvernement de communiquer des renseignements concernant les contribuables dans le cadre d’une procédure judiciaire. Dans de tels cas, une communication pour des motifs de compassion serait interdite, car la Loi de l’impôt sur le revenu a préséance. Ainsi, avant de communiquer des renseignements, les institutions doivent déterminer avec soin si d’autres exigences législatives pourrait restreindre l’application de l’alinéa 8(2)m).

6. Application

Le présent avis de mise en œuvre s’applique aux institutions fédérales au sens des articles 3 de la LAI et de la LPRP, y compris toute société d’État mère ou filiale en propriété exclusive de ces sociétés. Le présent avis de mise en œuvre ne s’applique pas à la Banque du Canada.

7. Références

7.1 Lois et règlement

7.2 Politiques et directive

7.3 Documents d’orientation

8. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des Demandes du public du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir plus de renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Les membres du personnel des institutions fédérales peuvent communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour obtenir plus de renseignements sur le présent avis de mise en œuvre.

Les personnes chargées de la coordination de l’AIPRP peuvent envoyer un courriel à l’adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des renseignements concernant le présent avis de mise en œuvre.

Détails de la page

2025-11-17