Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels – 2018-2019

Introduction

Services partagés Canada (SPC) est heureux de présenter au Parlement son 8e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport décrit la façon dont SPC a administré la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège les renseignements personnels des particuliers conservés par les institutions fédérales et établit des règles pour la collecte, l’usage, la divulgation, la conservation et le retrait de tels renseignements. Elle prévoit également, pour les particuliers, le droit d’accès aux renseignements personnels les concernant, ainsi que le droit de demander que l’on y apporte des corrections.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d’une institution fédérale, quelle qu’elle soit, soumet un rapport annuel au Parlement concernant l’administration de la Loi au sein de l’institution durant l’exercice précédent. C’est en vertu de cette disposition qu’est déposé le présent rapport annuel au Parlement.

Mandat institutionnel

SPC a été créé en 2011 pour transformer la façon dont le gouvernement gère et sécurise son infrastructure de technologie de l’information (TI).

SPC joue un rôle déterminant dans la capacité du gouvernement d’offrir des programmes et des services numériques qui améliorent la vie des Canadiens, de leurs familles et des collectivités.

SPC travaille en partenariat avec d’importants intervenants des secteurs public et privé à la mise en œuvre d’approches pangouvernementales pour la gestion des services d’infrastructure TI et à l’utilisation de processus de gestion des activités efficaces et rentables. Le maintien de solides relations avec la clientèle et d’une bonne gestion des services est essentiel à l’exécution du mandat de SPC.

Pouvoir délégué

Le président de SPC est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu de l’article 73 de la Loi, le président a délégué ses pouvoirs, fonctions et attributions aux membres de la haute direction de SPC, y compris le directeur et les directeurs adjoints de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), ci-après appelée la Division de l’AIPRP (voir l’annexe A).

Structure de la Division de l’AIPRP

La Division de l’AIPRP fait partie du Secrétariat ministériel, qui est supervisé par la directrice générale, le Secrétariat ministériel et chef de la protection des renseignements personnels, situé au sein de la Direction générale des services ministériels de SPC.

La Division est dirigée par un directeur qui agit également à titre de coordonnateur de l’AIPRP pour SPC, et il est appuyé par deux directeurs adjoints, chacun dirigeant le secteur des opérations et celui des politiques et de la gouvernance. En moyenne, 21 années-personnes ont été consacrées au programme d’AIPRP, dont un peu plus de six années-personnes à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces chiffres en années-personnes tiennent compte des employés à temps plein et des étudiants.

L’unité des opérations de la Division de l’AIPRP est responsable du traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l’accès à l’information. Il lui faut pour cela faire la liaison avec des experts dans le domaine au sein de SPC, effectuer un examen détaillé des dossiers demandés et tenir des consultations externes, au besoin, en vue de trouver un équilibre entre le droit d’accès à l’information du public et la nécessité, pour le gouvernement, de protéger certains renseignements dans des cas limités et précis. Au besoin, l’équipe des opérations donne également des séances d’information à la haute direction sur les questions relatives aux demandes et au rendement ministériel. Cette équipe est également le point de contact principal avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et le Commissariat à l’information (le Commissariat) en ce qui concerne la résolution des plaintes relatives aux demandes présentées en vertu des deux lois.

Au sein de la Division de l’AIPRP, l’unité responsable des politiques et de la gouvernance offre à la haute direction de SPC des conseils et de la direction en matière de politiques concernant l’accès à l’information et la protection d’informations personnelles. Cette équipe élabore également des instruments et des outils de politique en matière d’AIPRP. L’unité est chargée de seconder les responsables de programme dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et la rédaction d’ententes d’échange de renseignements personnels, pour veiller à ce que les exigences des lois et des politiques en matière de protection des renseignements personnels sont respectées. Elle assure également la liaison avec les employés, et prépare et offre des séances de formation et de sensibilisation dans l’ensemble de SPC. En outre, l’équipe coordonne le travail de production du rapport annuel de SPC et publie le chapitre d’Info Source de SPC. Enfin, l’unité est le point de contact principal avec le CPVP et le Commissariat en ce qui concerne diverses vérifications, examens, enquêtes systémiques et atteintes à la vie privée.

L’administration des lois par la Division de l’AIPRP est facilitée à l’échelon des directions générales et des directions de SPC. Neuf agents de liaison coordonnent la collecte des documents et des renseignements demandés et donnent des conseils aux gestionnaires des directions générales et des directions sur l’application des lois.

Faits saillants du rapport statistique de 2018-2019

Le Rapport statistique (annexe B et C) concernant l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels présente un sommaire des demandes d’accès aux renseignements personnels traitées ainsi que des consultations tenues durant la période visée par le présent rapport, soit 2018-2019.

Demandes reçues

Entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019, SPC a reçu 113 demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s’agit d’une augmentation de plus de 25 % par rapport à la période précédente. De plus, cinq demandes ont été reportées de 2017-2018 ce qui porte à 118 le nombre total de demandes pour la période visée par le rapport. Au cours des cinq dernières années, le nombre de demandes reçues par SPC a augmenté de près de 60 %. Les demandes de renseignements personnels reçues provenaient principalement d’employés de SPC qui cherchaient à obtenir leur propre dossier personnel.

L’organisation a traité 115 demandes de renseignements personnels, ce qui représente une augmentation de plus de 35 % par rapport à l’exercice financier précédent. De son côté, la Division de l’AIPRP a vu le nombre de pages traitées sextupler pour atteindre 65 413 pages durant l’exercice financier 2018-2019. De même, le nombre de pages divulguées a augmenté considérablement par rapport à l’exercice précédent, passant de 6 281 à 16 184 pages pendant la période visée par le rapport 2018-2019. À l’exception d’une demande de renseignements personnels qui a été traitée après le délai prescrit par la loi, SPC a maintenu un taux de conformité de 99 %.

La Division de l’AIPRP effectue un suivi hebdomadaire de son temps de traitement des demandes et en surveille le calendrier de traitement.

Demandes de protections des renseignements personnels – Version texte

Date	Reçues	Traitées
2018-2019	113	115
2017-2018	90	90
2016-2017	111	114
2015-2016	123	120
2014-2015	71	72
2013-2014	69	69

Disposition des demandes traitées

À la fin de la période visée par le rapport, 115 demandes de renseignements personnels ont été traitées et cinq ont été reportées à l’exercice suivant. De ce nombre, SPC a communiqué tous les documents dans quatre cas (3 %) et l’organisation a invoqué des exceptions pour 34 demandes (30 %). Pour les 77 demandes restantes (67 %), soit il n’existait aucun document, soit la demande a été abandonnée.

Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, si des traductions sont requises, ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’organisation.

Au cours de la période 2018-2019, le SPC a invoqué 13 prorogations au total, qui ont été jugées nécessaires pour rechercher ou consulter un grand nombre de documents ou pour répondre à un plus grand nombre de demandes, ce qui a nui aux opérations.

Délai de traitement

La Loi sur la protection des renseignements personnels établit les délais de réponse aux demandes de renseignements personnels. Elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l’examen d’une grande quantité d’information ou des consultations exhaustives auprès d’autres institutions du gouvernement ou de tierces parties.

SPC a traité 102 demandes (89 %) en 30 jours ou moins, et 12 autres demandes (10 %) dans un délai de 31 à 60 jours. L’organisation a traité une demande (1 %) dans un délai de 61 à 120 jours.

Délai de traitement – Version texte

Délai de traitement	Reçues
1 à 15 jours	79
16 à 30 jours	23
31 à 60 jours	12
61 à 120 jours	1

Exceptions

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet, et dans certains cas, exige que certains renseignements personnels fassent l’objet d’une exception et ne soient pas communiqués. Ainsi, des renseignements personnels peuvent faire l’objet d’une exception s’ils sont liés à une enquête aux fins d’application de la loi, s’ils concernent une autre personne que le demandeur ou s’ils sont protégés par le secret professionnel des avocats.

La majorité des exceptions accordées par SPC se rapportaient à l’article 26 qui vise la protection des renseignements personnels. L’article susmentionné a été appliqué dans 33 cas. Les alinéas 22(1)b) (application de la loi et enquêtes criminelles) et 25 (sécurité des personnes) ont été invoqués une fois chacun.

Exclusions

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà publiés, comme les publications gouvernementales et le matériel que l’on retrouve dans les bibliothèques et les musées. Elle exclut également les documents confidentiels du Cabinet. La Division de l’AIPRP n’a invoqué aucune exclusion en vertu de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Consultations

Au cours de la période visée par le rapport, SPC n’a reçu aucune demande de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels de la part d’autres ministères fédéraux.

Plaintes, vérifications et enquêtes

SPC n’a fait l’objet d’aucune plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. De plus, le CPVP n’a mené aucune vérification ou enquête concernant SPC.

Surveillance de la conformité

La Division a mis en œuvre diverses procédures internes pour s’assurer que les demandes de renseignements personnels sont traitées de façon opportune et efficace. Par exemple, la direction de la Division de l’AIPRP et les analystes se réunissent régulièrement pour surveiller la charge de travail et l’état d’avancement des demandes de renseignements personnels. Ces réunions permettent à l’équipe d’améliorer la reddition de comptes et d’apporter plus de précisions.

En 2018-2019, SPC n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Communication de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)e) et 8(2)m)

L’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au responsable d’une institution fédérale de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause, lorsqu’une telle divulgation est demandée par écrit par un organisme d’enquête désigné en vue de faire respecter des lois. Durant la période visée par le présent rapport, SPC n’a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au responsable d’une institution fédérale de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou lorsqu’il est clairement dans le l’intérêt supérieur de l’individu de le faire. Pour l’exercice 2018-2019, SPC n’a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de cet alinéa.

Activités de formation et de sensibilisation

La Division de l’AIPRP se consacre à la promotion d’une culture d’excellence en matière d’AIPRP dans l’ensemble de SPC. Par conséquent, la Division continue d’élaborer et d’offrir des activités de formation et de sensibilisation visant à accroître l’ouverture et la transparence dans l’ensemble de SPC.

Formation obligatoire

Afin de s’assurer que tous les employés de SPC, peu importe leur poste ou leur niveau, connaissent leurs responsabilités par rapport à l’AIPRP et qu’ils acquièrent une compréhension approfondie des pratiques et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), le Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), le 14 juillet 2016. Bien que ce cours offert par l’intermédiaire du site Web de l’EFPC soit facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, il est obligatoire pour tous les employés de SPC. Au cours de la période visée par le présent rapport, environ 773 employés de SPC ont achevé ce cours. Cela représente une augmentation de 11 % par rapport à l’exercice précédent.

La Division de l’AIPRP a offert 25 séances de formation et de sensibilisation à l’interne à environ 217 participants, dont des cadres, des gestionnaires et des employés de SPC de tous les niveaux. Le nombre de cours de formation offerts au cours du présent exercice a augmenté de 79 %. Au cours de l’exercice financier précédent, 14 séances de formation ont été offertes aux employés de SPC.

Formation sur l’AIPRP 101

La Division a donné de nombreuses séances de formation sur l’AIPRP 101 au cours de 2018-2019. En tout, 103 employés ont suivi la formation.

Formation concernant le réseau d’agents de liaison de l’AIPRP

En tant que point de contact principal pour les directions générales ou les directions, l’agent de liaison de l’AIPRP doit avoir une connaissance approfondie du processus d’AIPRP et une bonne connaissance des lois. Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP a offert neuf séances de formation conçues spécialement pour nos agents de liaison de l’AIPRP et leurs délégués, soit environ 83 participants au total. Comparativement à l’exercice 2017-2018, deux séances de formation ont été offertes à 17 agents de liaison de l’AIPRP.

Sensibilisation à l’AIPRP pour les cadres supérieurs de SPC

Au cours de la période visée par le présent rapport, six séances de sensibilisation ont été offertes à 31 cadres supérieurs. Ces séances donnent un aperçu des principes et des pratiques importants de l’AIPRP et permettent de mieux comprendre les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des employés.

Journée de la protection des données

Le 28 janvier 2019, SPC a souligné la Journée de la protection des données afin de continuer à sensibiliser les gens à l’importance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels. La Journée de la protection des données est un événement reconnu à l’échelle internationale qui vise à promouvoir les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée. La Division de l’AIPRP a tenu un kiosque d’information pour distribuer de la documentation sur la protection des renseignements personnels et pour répondre aux questions des employés.

Initiatives

Afin de maintenir une norme d’excellence élevée et d’améliorer continuellement les services à la clientèle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, SPC a mené les initiatives suivantes :

• SPC a adopté le nouveau système de demande en ligne de l’AIPRP du SCT. Cette plateforme facilite et simplifie la présentation des demandes d’AIPRP pour les Canadiens grâce à un site Web centralisé.
• La Division de l’AIPRP a rencontré les agents de liaison ministériels mensuellement afin de favoriser une meilleure communication et d’aborder les nouveaux enjeux.
• L’unité des opérations a mis à jour les mesures, les modèles de courriels et de lettres dans le système de gestion des cas AccessPro, le logiciel de suivi des cas et de rapports de la Division, afin de simplifier l’administration des demandes d’AIPRP.
• L’unité des politiques et de la gouvernance a élaboré un plan de stratégie de formation pour la prestation de la formation sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de continuer à informer tous les employés de SPC sur leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP. Le nouveau plan de formation mettait fortement l’accent sur les atteintes à la vie privée, les ÉFVP et la formation des agents de liaison et des bureaux de première responsabilité.
• L’AIPRP a pris les mesures préliminaires pour mettre en œuvre Connexion postel, qui permet la transmission électronique des documents utiles aux demandeurs.
• La Division a consulté les principaux intervenants internes et la collectivité de l’AIPRP au sujet des changements législatifs et stratégiques prévus découlant de la réforme de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (projet de loi C-58). Un groupe de travail composé de partenaires internes clés a été créé pour modifier et mettre à jour les processus de SPC afin d’assurer une mise en œuvre rapide dès que la loi recevra la sanction royale.

Politiques, lignes directrices et procédures

• La Division de l’AIPRP transmet des rapports mensuels et trimestriels aux directions générales de SPC afin de contribuer à améliorer les délais de réponse pour les documents sensibles.
• Un nouveau modèle de rapport d’incident en cas d’atteinte à la vie privée a été élaboré pour s’assurer que les employés de SPC connaissent les étapes nécessaires à suivre et signaler les cas présumés d’atteinte à la vie privée.
• La Division a mis à jour la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de mieux l’harmoniser avec la Politique révisée sur la protection de la vie privée et de ternir adéquatement compte des rôles et responsabilités des intervenants clés et des changements au sein de SPC. La Directive est en attente de l’approbation de la haute direction.
• L’AIPRP a travaillé en collaboration avec la Division de la gestion de l’information pour modifier les processus et accroître la formation sur le contrôle des autorisations pour GCdocs, le système de dossiers électroniques de SPC. Cela a permis de s’assurer que les renseignements personnels étaient adéquatement protégés afin de réduire les atteintes à la vie privée dans l’ensemble de SPC.

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, aucune atteinte importante à la vie privée n’a été signalée à la CPVP.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément aux conseils du CPVP et à la directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, les risques liés à la protection des renseignements personnels cernés dans les ÉFVP ont été harmonisés avec les dix principes universels régissant la protection des renseignements personnels énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. De plus, des contrôles de sécurité et de protection des renseignements personnels doivent être en place au cours du cycle de vie des projets de SPC, conformément à ce qui a été recommandé dans les orientations fonctionnelles 6.0 de SPC.

Au cours de l’exercice 2018-2019, SPC a réalisé trois ÉFVP. Les résumés des ÉFVP du système de divulgation des conflits d’intérêts et du Service de centre de contact hébergé sont accessibles sur le site Web de SPC : Publications – Accès à l’information et protection des renseignements personnels. Le troisième résumé de l’ÉFVP, portant sur la gestion des appareils mobiles d’entreprise, est en cours de préparation en vue de sa publication en ligne .

Système de divulgation des conflits d’intérêts

Le résumé de l’ÉFVP se trouve au lien suivant : Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Système de divulgation des conflits d’intérêts.

Le Système de divulgation des conflits d’intérêts (SDCI) est un système électronique qui remplace le formulaire électronique de divulgation des conflits d’intérêts, anciennement un formulaire papier, pour que les employés de SPC puissent divulguer leurs biens, leurs passifs, leur emploi à l’extérieur de la fonction publique, leurs relations personnelles et leurs réseaux, leurs activités après-mandat et autres activités qui pourraient donner lieu à des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel en ce qui a trait aux responsabilités et fonctions officielles liées à leur poste.

Conformément au Code de valeurs et d’éthique du secteur public, à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, à la Directive sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat de Services partagés Canada (SPC) et au Code organisationnel de SPC, tous les employés fédéraux doivent remplir un rapport confidentiel sur papier au moment de joindre la fonction publique et également lors d’un changement qui pourrait les mettre en situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Afin d’améliorer la protection des renseignements personnels, une décision en matière de conception a été prise, à savoir d’inclure la date de naissance dans le processus de vérification à titre de façon de réduire la possibilité d’atteinte à la vie privée ou à la sécurité. Pour ce qui est du fichier de renseignements personnels (FRP) en question, le SCT a confirmé que le fichier de renseignements personnels ordinaire FRPO) POE 915 « Code de valeurs et d’éthique du secteur public et Code(s) de conduite organisationnel(s) » ne nécessitait aucun changement, car il renferme des « renseignements biographiques ».

Pour ce qui est de la protection des renseignements personnels, selon l’évaluation de sécurité et autorisation (ESA) du SDCI, certains risques résiduels ont été atténués et acceptés. Une évaluation de la vulnérabilité a été effectuée pour aborder certains des risques. À l’heure actuelle, des analyses de la vulnérabilité sont réalisées tous les mois afin de surveiller le système.

Services hébergés pour centre de contact

Le résumé de l’ÉFVP se trouve au lien suivant : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les services de centre de contact hébergé.

Le projet de services de centre de contact hébergé (SCCH) supervisera l’acquisition de services de centres de contact pangouvernementaux hébergés, gérés et adaptés, et la migration vers ces services. Il permet aux ministères et organismes partenaires de SPC d’interagir avec les clients du gouvernement du Canada de façon efficiente et efficace.

La cote globale d’évaluation des risques pour cette ÉFVP est moyenne et un plan d’action a été rédigé à des fins d’atténuation. Les SCCH de SPC fournissent une infrastructure pour traiter et protéger l’information classifiée jusqu’au niveau Protégé B, inclusivement. Les SCCH ont fait l’objet d’un processus complet d’évaluation et d’autorisation de sécurité. La présente ÉFVP a tenu compte de tous les risques résiduels cernés dans le rapport lié à l’évaluation et à l’autorisation de sécurité.

Gestion des appareils mobiles d’entreprise

Lorsque BlackBerry a décidé de ne plus produire d’appareils BlackBerry, SPC a commencé à offrir le service de gestion des appareils mobiles d’entreprise (GAME) aux employés de SPC et aux organisations partenaires. Nous avons conçu et proposé ce service pour :

1. lancer deux nouvelles plateformes d’appareils mobiles;
2. créer un service suffisamment robuste pour gérer tous les appareils mobiles du gouvernement du Canada.

L’article 6 de la Loi sur Services partagés Canada et les décrets numéros C.P. 2015-1071 et 2016-0368 nous accordent le pouvoir de recueillir les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir ce service.

Le service de GAME recueille le nom et les coordonnées professionnelles des utilisateurs. Ces renseignements comprennent le nom d’utilisateur et le mot de passe utilisés pour accéder aux services de courriel. Ils peuvent aussi comprendre les justificatifs d’identité ICP du gouvernement du Canada (FRP SPC PCU 606 – Services de gestion des justificatifs d’identité internes).

Lors de l’examen du service de GAME, bien que SPC recueille très peu de renseignements personnels :

• les organisations partenaires sont responsables des renseignements personnels sous leur contrôle;
• l’appareil mobile recueille des renseignements personnels comme des données biométriques et des mots de passe qui sont stockés dans une enclave sécurisée à l’intérieur de l’appareil lui-même;
• les utilisateurs du service GAME peuvent également fournir des renseignements personnels directement à des tiers, volontairement ou non, par exemple, aux fournisseurs de TI comme Apple et Google, ou à des applications ou « applis » qui ne sont pas assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux lois qui régissent le programme ou aux politiques gouvernementales sur la protection des renseignements personnels.

L’ÉFVP a examiné les plateformes des appareils mobiles Samsung/Android et iOS ainsi que la nouvelle infrastructure de services mentionnée dans la version 1.4 de la feuille de route du service GAME.

L’ÉFVP a permis de cerner des risques d’atteinte à la vie privée qui ont été abordés dans le cadre d’une approche d’équipe et le risque a depuis été atténué en utilisant les meilleures solutions techniques, contrôles de sécurité et conseils aux utilisateurs.

Prochaines étapes pour l’année à venir

La Division de l’AIPRP s’est engagée à demeurer innovatrice dans son administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, la Division continuera de participer activement aux initiatives de transformation des services internes de SPC ainsi qu’aux réunions de la collectivité fédérale de l’AIPRP. L’AIPRP continuera d’appuyer la priorité ministérielle qui consiste à favoriser une culture de service d’excellence.

Grâce à l’adoption et à la mise en œuvre de Connexion postel, la Division a fait d’importants progrès quant à la transition vers un environnement complètement sans papier. Dans le cadre de ces initiatives numériques, l’AIPRP s’est rapprochée de son objectif visant à éliminer l’utilisation du papier et continuera de chercher d’autres possibilités à l’avenir pour atteindre le résultat final d’un bureau sans papier.

Annexe A – Décret de délégation de pouvoirs

Conformément à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de Services partagés Canada délègue par la présente aux personnes qui sont titulaires des postes cités à l’annexe, ou aux personnes qui occupent ce poste de façon intérimaire, l’autorité d’exercer les fonctions qui lui sont conférées en tant que président de Services partagés Canada, à titre de chef d’une institution gouvernementale en vertu des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette délégation de pouvoirs annule et remplace toute délégation antérieure de pouvoirs, devoirs et fonctions.

Fait à Ottawa,
ce 8 jour de mai 2019

Annexe

1. Première vice-présidente
2. Sous-ministre adjoint principal, Services ministériels
3. Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels
4. Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
5. Directeurs adjoints, Opérations et Politique et gouvernance, Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels

Paul Glover
Président de Services partagés Canada

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Services partagés Canada

Période de référence : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	113
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	5
Total	118
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	115
Reportées à la prochaine période d’établissement	3

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	2	2	0	0	0	0	0	4
Communication partielle	3	19	11	1	0	0	0	34
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	63	1	1	0	0	0	0	65
Demande abandonnée	11	1	0	0	0	0	0	12
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	79	23	12	1	0	0	0	115

2.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
18(2)	0
19(1) a)	0
19(1) b)	0
19(1) c)	0
19(1) d)	0
19(1) e)	0
19(1) f)	0
20	0
21	0
22(1)a)(i)	0
22(1)a)(ii)	0
22(1)a)(iii)	0
22(1)b)	1
22(1)c)	0
22(2)	0
22.1	0
22.2	0
22.3	0
23a)	0
23b)	0
24a)	0
24b)	0
25	1
26	33
27	0
28	0

2.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
69(1)a)	0
69(1)b)	0
69.1	0
70(1)	0
70(1)a)	0
70(1)b)	0
70(1)c)	0
70(1)d)	0
70(1)e)	0
70(1)f)	0
70.1	0

2.4 Support des documents communiqués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	0	4	0
Communication partielle	4	30	0
Total	4	34	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
Communication totale	707	436	4
Communication partielle	64 706	15 748	34
Exception totale	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	12
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0
Total	65 413	16 184	50

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	16	0	16
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	1	0	1
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	0	0	17	0	17

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non- respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
1	1	0	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours de retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	1	0	1
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	1	0	1

2.7 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Paragraphe 8(5)	Total
0	0	0	0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues	Nombre
Mentions annexées	0
Demandes de correction acceptées	0
Total	0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	15a)(i) Entrave au fonctionnement	15a)(ii) Consultation		15b) Traduction ou conversion
		Article 70	Autres
Communication totale	0	0	0	0
Communication partielle	13	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	13	0	0	0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	15a)(i) Entrave au fonctionnement	15a)(ii) Consultation		15b) Traduction ou conversion
		Article 70	Autres
1 à 15 jours	0	0	0	0
16 à 30 jours	13	0	0	0
Total	13	0	0	0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
En suspens à la fin de la période d’établissement précédente	0	0	0	0
Total	0	0	0	0
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	0	0	0	0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	0	0	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	0	0
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Article 31	Article 33	Article 35	Recours judiciaire	Total
0	0	0	0	0

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées	3

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		529 150 $
Heures supplémentaires		0 $
Biens et services		0 $
Contrats de services professionnels	0 $	-
Autres	0 $	-
Total		529 150 $

10.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein	5.50
Employés à temps partiel et occasionnels	0.00
Employés régionaux	0.00
Experts-conseils et personnel d’agence	0.00
Étudiants	1.00
Total	6.50

Annexe C – Nouvelles exceptions sous la Loi sur protection des renseignements personnels

SPC est heureux de soumettre ce rapport au sujet de deux nouvelles exceptions (Articles 22,4 et 27,1) en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En ce qui concerne les sections susmentionnées, le département n’a pas appliqué ces exceptions au cours de l’exercice 2018-2019.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Article	Nombre de demandes
22.4 Comité sur la sécurité nationale et le renseignement	0
27.1 Brevets ou marques de commerce	0