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Norme de comportement éthique concernant les sollicitations au travail, l’acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et/ou d’autres avantages et les événements et conférences à grande échelle dans l’industrie

1. Date d’entrée en vigueur

La présente norme est entrée en vigueur le 25 juin 2015, suivant l’approbation du Comité de la gestion ministérielle.

2. Application

Cette norme s’applique aux employés de Services partagés Canada (SPC).

Un certain nombre de termes clés ont été définis et figurent dans la section Définitions (ci-après) afin de favoriser une application adéquate de cette politique.

3. Instruments de politique connexes (voir aussi les références)

4. Introduction

La pratique qui consiste à solliciter, à donner et à recevoir des dons, des prix, des contributions, des cadeaux, des marques d’hospitalité et/ou d’autres avantages, remonte à plusieurs siècles et est profondément enracinée dans le comportement humain. Les cadeaux, les marques d’hospitalité et/ou les autres avantages offerts créent des relations amicales. Par conséquent, les employés doivent être particulièrement conscients de l’éventualité de situations de conflits d’intérêts et des répercussions possibles en raison du mandat et de la visibilité de SPC. Les employés doivent également accorder une attention particulière aux activités de sollicitation en rapport avec le financement.

Il incombe à l’employé de SPC de comprendre le comportement attendu dans ce genre de situations. Cette norme porte sur les exigences que les employés de SPC doivent respecter lorsqu’ils sollicitent des dons, des prix ou des conditions de travail et lorsqu’ils acceptent des dons, des marques d’hospitalité et/ou d’autres avantages.

5. Exigences

REMARQUE : La lecture de cette norme doit s’effectuer conjointement avec la Directive sur le comportement éthique et la Norme de comportement éthique.

5.1 Sollicitation sur le lieu de travail

5.1.1 Financement, y compris la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada

Employés

  • Hormis les collectes de fonds dans le cadre d’activités officielles bénéficiant d’un soutien public telle la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), il est interdit aux employés de solliciter auprès d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’un organisme du secteur privé qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, des cadeaux, des marques d’hospitalité, d’autres avantages ou des transferts de valeurs économiques.
  • Lorsqu’ils s'adonnent à de telles campagnes de financement destiné à des activités bénéficiant d’un appui officiel, les employés doivent avoir obtenu au préalable l’autorisation écrite du président de SPC de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d’organisations ou de personnes de l’extérieur.
  • Si un individu ou une entité de l’extérieur avec lequel SPC a déjà traité, traite présentement ou pourrait traiter de manière officielle dans l’avenir, offre un avantage à SPC, tel le financement d’un événement ou le don d’un équipement, l’employé doit obtenir le consentement écrit du président de SPC avant d’accepter ces avantages. En cas de doute, communiquer avec l’équipe des Valeurs et de l’éthique afin de déterminer s’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou possible.
  • Les employés doivent modifier ou mettre fin à toute activité dont on détermine :
  • qu’elle présente un conflit d’intérêts réel, possible ou apparent; ou
  • qu’elle crée une obligation pour le donateur.

5.1.2 Activités de sollicitation personnelles

L’employé doit :

  • s’abstenir d’utiliser, directement ou indirectement, les courriels, les téléphones, l’équipement ou les biens du gouvernement afin de s’adonner à des activités de sollicitation personnelles;
  • laisser les biens ou l’information ayant trait aux activités de sollicitation personnelles dans la cuisine ou les apposer sur un babillard destiné aux employés accompagnés d’une note et d’une enveloppe permettant de recueillir les fonds ou de vendre les biens.

5.2 Acceptation de cadeaux, de marques d’hospitalité et/ou d’autres avantages

5.2.1 Renseignements généraux concernant les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

  • Les employés ne doivent pas accepter ni solliciter de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages (comme des billets gratuits ou à prix réduit pour des événements sportifs ou culturels, des voyages ou des conférences) qui pourraient :
  • avoir une influence réelle, apparente ou possible sur leur objectivité dans l’exercice de leurs fonctions et leurs responsabilités officielles;
  • les placer dans une situation d’obligés envers le donateur.
  • Les employés doivent éviter à tout prix les comportements inappropriés qui pourraient créer un conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel.

5.2.2. Obtention de directives à savoir si on peut accepter un cadeau, une marque d’hospitalité et/ou d’autres avantages

  • Les employés doivent obtenir l’autorisation de leur sous-ministre adjoint principal ou du président de SPC en soumettant les sections D et H du Formulaire électronique de divulgation de conflit d’intérêts à l’équipe de Valeurs et éthiques et résolution de conflits intégrée dans les cas où :
  • il est impossible de refuser les cadeaux, les marques d’hospitalité ou d’autres avantages; ou
  • on croit que l’organisation en tire un avantage suffisant pour justifier l’acceptation de certains types de marque d’hospitalité.

Avant d’accepter quoi que ce soit, les employés doivent tenir compte, entre autres, des facteurs suivants :

  • le motif du cadeau;
  • la participation future à des activités commerciales avec le donateur;
  • les attentes du donateur;
  • la perception du public,
  • l’image du gouvernement ou de SPC,
  • leur rôle et leurs responsabilités.
  • le cadeau est-il conforme aux normes habituelles de politesse ou au protocole ou résulte-t-il d’activités ou d’événements entrant dans le cadre des tâches officielles de l’employé concerné;
  • les exigences figurant dans les documents suivants :
  • Code de valeurs et d’éthique du secteur public
  • Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat

5.2.3 Acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité et/ou d’autres avantages sans qu’une autorisation ne soit nécessaire

  • Un employé peut accepter, sans autorisation écrite de son sous-ministre adjoint principal, un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage de valeur minimeFootnote 1 si les critères suivants sont respectés :
  • l'avantage est peu fréquent et conforme aux règles de la courtoisie, de l’accueil ou du protocole;
  • l'avantage ne compromet pas ou ne semble pas compromettre l’intégrité :
  • de l’employé concerné; ou
  • de son organisation;
  • l'avantage résulte d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles de l’employé concerné; et
  • celui-ci ne sera pas perçu comme un avantage dont l’employé pourrait tirer profit de façon inappropriée.
  • Les employés, lorsqu’ils sont en fonction ou représentent SPC, doivent s’abstenir de participer à des activités comme des réceptions où l’on sert de l’alcool à outrance et où le jeu est permis.

 5.2.4 Acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité et/ou d’autres avantages avec autorisation

  • Après avoir obtenu l’autorisation de son sous-ministre adjoint principal ou du président de SPC, un employé peut accepter uniquement un cadeau, une marque d’hospitalité et/ou d’autres avantages :
  •  si la situation ne semble pas présenter de conflit d’intérêts apparent, potentiel ou réel;
  •  s’il semble probable que la situation ne donnera pas lieu à une perception négative de la part du public;
  •  si la situation ne contrevient à aucun protocole international;
  •  si la situation semble avantageuse pour le gouvernement; par exemple, si elle favorise la conclusion d’alliances stratégiques avec des gouvernements étrangers; et
  • s’il a rempli les sections D et H du Formulaire électronique de divulgation de conflit d’intérêts.

 5.2.5 Programmes de fidélisation

  • Pourvu qu’il n’en résulte aucun coût additionnel pour l’État, les employés voyageant pour affaires pour le gouvernement (c’est-à-dire qui utilisent les services et les produits approuvés par le gouvernement) peuvent s’inscrire à des programmes de fidélisation et conserver les avantages offerts par l’industrie du voyage pour un usage commercial ou personnel.
  • Les employés qui utilisent une carte de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada ne peuvent recevoir de récompense ni accumuler des points de récompense sur leurs cartes de fidélité personnelles (c. à-d. milles aériens, points pour l’essence ou autres) ni retirer de l’argent liquide pour l’achat de carburant et/ou pour des réparations quand ces transactions ont été faites avec une carte de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada.

5.3 Aires d’exposition et foires commerciales lors des événements industriels à grande échelle et des conférences

  • Lors des expositions et des foires commerciales où les exposants présentent leurs marchandises et où l’on organise habituellement des tirages, où l’on remet des bulletins de participation et où l’on déploie des efforts en matière de suivi des visiteurs (technique de collecte d’information), les employés ne doivent pas soumettre leur carte de visite ou leur nom à des tirages d’un cadeau ou d’un prix excédant la valeur minimale autorisée par SPCFootnote 2.
  • Si le nom d’un employé est tiré, lui donnant ainsi droit à un cadeau ou à un prix parce qu’il était inscrit sur la liste de participants d’une exposition ou d’une foire commerciale, celui-ci peut accepter le cadeau ou le prix, mais il doit en faire état en remplissant les sections G et H du Formulaire électronique de divulgation de conflit d’intérêts. En cas de doute, communiquer avec l’équipe des Valeurs et de l’éthique afin de déterminer si un conflit d’intérêts réel, apparent ou possible existe.

REMARQUE : L’employé ne peut conserver le cadeau ou le prix pour son usage personnel, puisqu’il appartient au gouvernement du Canada. Celui-ci doit le remettre dans le cadre de l’encan de la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) pendant ladite campagne ou le présenter sur son lieu de travail (c.-à-d., dans la salle du conseil, sur les étagères ou dans les couloirs).

  • Les employés doivent aborder les événements industriels ou les conférences (comme la Conférence et exposition sur la technologie dans l’administration gouvernementale) avec prudence et se conformer à ce qui suit lorsqu’ils y assistent :

5.3.1 Signalisation

Les employés doivent éviter toute occasion de prise de photo, de positionnement physique ou de jumelage avec les panneaux ou les logos de fournisseurs ou de sociétés avec lesquels SPC fait des affaires lorsque l’image peut donner l’impression d’une sorte de promotion.

5.3.2 Activités de réseautage d’affaires

Lorsqu’ils assistent à des activités de réseautage d’affaires, comme des réceptions et des séances d’hospitalité d’affaires (comme des activités entre entreprises et des chalets d’entreprise – kiosques lors de conférences et d’événements), les employés doivent :

  • éviter d’assister aux activités de réseautage ciblées pour les entreprises dont l’intention consiste à obtenir de nouveaux contrats ou à solliciter des contrats, à moins d’avoir organisé au préalable des réunions avec des fournisseurs de SPC;
  • assister uniquement si les produits sont offerts au grand public et si les participants ne sont pas visés ou sollicités directement;
  • si possible, éviter de s’asseoir aux tables « commanditées » qui arborent des affiches et des sièges désignés ou réservés.

5.3.3 Frais et honoraires reçus afin de prononcer des allocutions

Si un employé se voit offrir des honoraires dans le but de prononcer une allocution, ces honoraires doivent être remis au Receveur général du Canada, et ce, peu importe le montant.

6. Conformité et conséquences

Le respect de cette norme est obligatoire.

Toute dérogation aux valeurs ou aux comportements attendus en vertu du CVÉFP, du Code organisationnel de SPC, des instruments de politique de SPC (y compris cette norme) ou d’autres instruments de politique pertinents du gouvernement du Canada peut entraîner des mesures administratives et/ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

7. Évaluation des répercussions, vérification et évaluation et examen

7.1. Évaluation des répercussions


L’équipe des Valeurs et de l'éthique/résolution de conflits intégrés, ou son successeur, doit élaborer, maintenir en vigueur et recueillir des données sur un ensemble d'indicateurs de rendement et de risques pour cette norme. L’équipe des Valeurs et éthique/résolution de conflits intégrés doit également se servir de ces indicateurs lorsqu’elle produit des rapports sur l’efficience, l’efficacité ainsi que la pertinence de cette norme en plus d’établir des plans assurant l’atteinte des résultats définis dans l’instrument de politique principal de la présente norme.

7.2 Vérification et évaluation

Le Comité ministériel de vérification et d’évaluation (CMVÉ) de SPC assumera les responsabilités définies au paragraphe 8.3 du Cadre de base des instruments de politique internes de Services partagés Canada, en fonction du Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques.

7.3 Examen

À tous les 3 ans, ou au besoin, l’équipe des Valeurs et de l’éthique/résolution de conflits intégrés, ou son successeur, doit procéder à l’examen du contenu de cette norme. À la suite de cet examen, le contenu de cette norme pourra :

  1. rester le même (aucun changement à part la date d’entrée en vigueur, etc.);
  2. être modifié;
  3. être annulé.

Cette période d’examen commence trois ans après la date d’entrée en vigueur de la présente norme

8. Définitions

  • Apparence de conflit d’intérêts : Situation où un employé a d’autres obligations ou intérêts divergents de nature financière, professionnelle ou personnelle qui pourraient être perçus comme entravant sa capacité d’accomplir convenablement ses fonctions officielles de façon juste et objective.
  • Avantage : Circonstance ou profit matériel dont les employés peuvent bénéficier pour eux-mêmes, pour leur famille, leurs amis ou associés. Par exemple : Un traitement préférentiel à l’égard de l’emploi, une carte d’adhésion à un club, un rabais, des services fournis, le surclassement de billets d’avion, l’offre de transport ou d’hébergement gratuit, etc.
  • Conduite : Action, réaction ou fonctionnement dans des circonstances normales ou particulières.
  • Employé : Tout individu embauché pour une durée indéterminée, déterminée ou de façon occasionnelle par SPC ou par un autre ministère ou organisme, mais en détachement à SPC, ainsi que tout individu embauché en vertu d’un programme conçu par l’employeur comme un programme d’emploi pour étudiants.
  • Éthique : Dimension de la pensée et du comportement humain qui est guidée par des normes et des principes de bonne conduite. L’éthique implique un engagement à faire ce qu’on perçoit comme étant correct, ce qui consiste, en particulier, à agir selon ses valeurs (soit en prêchant par l’exemple).
  • Cadeau : Transfert volontaire et gratuit d’un avantage provenant d’un groupe, d’une personne ou d’une organisation à un employé de TPSGC dans l’exercice de ses fonctions officielles, mais ne servant pas les fins officiellement approuvées. Dans la grande majorité des cas, le cadeau présente une valeur monétaire ou marchande (argent comptant, repas, billets pour des activités culturelles ou sportives, bouteilles de vin, bijoux, livres, etc.). Cependant, un cadeau peut également présenter une valeur symbolique ou non monétaire (comme une tasse ou une plaque).
  • Marques d’hospitalité : Sans être limitées par ce qui suit, les marques comprennent les rafraîchissements (boissons et collations), les repas (petit déjeuner, déjeuner et dîner), les divertissements (billets pour des représentations théâtrales ou des événements sportifs, excursions dans des lieux d’intérêt locaux), les commodités, le transport local à destination ou en provenance du lieu de l’activité d’hospitalité, la location de salles et les frais accessoires (par exemple, l’achat de fleurs ou de chocolat).
  • Valeur minimale : La valeur minimale (à SPC) d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou de tout autre avantage, tel un article promotionnel à faible coût (stylos, tasses, etc.) et des souvenirs qui ne présentent aucune valeur en espèces, est de 25,00 $ ou moins.
  • Conflit d’intérêts potentiel : Situation où un employé a d’autres obligations ou intérêts divergents de nature financière, professionnelle ou personnelle qui pourraient entraver sa capacité d’accomplir convenablement ses fonctions officielles de façon juste et objective.
  • Conflit d’intérêts réel : Situation où un employé a d’autres obligations ou intérêts divergents de nature financière, professionnelle ou personnelle qui entravent sa capacité d’accomplir convenablement ses fonctions officielles de façon juste et objective.
  • Valeurs : Ensemble des croyances profondément ancrées en nous qui influencent nos opinions, nos attitudes, nos actions, les choix que nous faisons ainsi que les décisions que nous prenons.

9. Références

La présente norme est fondée sur les pouvoirs établis dans les lois suivantes :

Loi

La présente norme doit être gérée et mise en œuvre conformément aux instruments de politique suivants :

Instruments de politique de Services partagés Canada

Instruments de politique du Conseil du Trésor du Canada

Conseil national mixte des instruments de politique

10. Demandes de renseignements

Si vous avez des questions au sujet de cette norme, vous pouvez les acheminer par courriel à : SPCValeursEthiques.SSCValuesEthics@ssc-spc.gc.ca.

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