Processus de parrainage

Phases de préqualification et de préparation de la soumission

Les organisations peuvent se faire parrainer par un agent d'approvisionnement du gouvernement fédéral en vue d'obtenir une attestation de sécurité provisoire pendant la phase de préqualification ou de préparation de la soumission d'un processus d'approvisionnement si l'accès à des renseignements protégés ou classifiés est nécessaire pour :

• répondre à une demande de renseignements ou à une invitation à se qualifier
• participer à une consultation de l'industrie
• assister à une réunion dans le cadre de l’établissement d'un processus d'approvisionnement, telle qu'une conférence des soumissionnaires
• répondre à une demande de propositions

Phase d’évaluation des offres

Les organisations peuvent se faire parrainer par un agent d’approvisionnement du gouvernement fédéral en vue d’obtenir une vérification d’organisation désignée (VOD) ou une attestation de sécurité d’installation (ASI) pendant la phase d’évaluation des offres si :

• l’accès à des sites sécurisés ou à des renseignements ou à des biens protégés ou classifiés est nécessaire à l’exécution du contrat subséquent
• l’organisation a présenté un formulaire de Demande d’inscription rempli avec sa proposition ou sa réponse à l’appel d’offres

Les organisations seront parrainées pour une inspection de « soumission » d’autorisation de détenir des renseignements (ADR) si le contrat subséquent indique qu’elles devront protéger des renseignements ou des biens de nature délicate sur leur lieu de travail. L’approbation de l’ADR ne sera accordée qu’après l’attribution du contrat et une fois que l’organisation aura mis en œuvre toutes les mesures correctives qui ont été déterminées comme une exigence lors de l’inspection.

Contrats à fournisseur unique

Les organisations peuvent se faire parrainer en vue d’obtenir une VOD ou une ASI avant de se voir attribuer un contrat à fournisseur unique comportant des exigences de sécurité lorsqu’une source approuvée du gouvernement fédéral démontre que l’organisation nécessite l’accès à des lieux sécurisés ou à des renseignements ou des biens de nature délicate pour exécuter le contrat.

Les organisations seront parrainées pour une inspection de l’ADR si le contrat subséquent indique qu’elles devront protéger des renseignements ou des biens de nature délicate sur leur lieu de travail. L’approbation de l’ADR ne sera accordée qu’après l’attribution du contrat et une fois que l’organisation aura mis en œuvre toutes les mesures correctives qui ont été déterminées comme une exigence lors de l’inspection.

Approvisionnements sociaux

Les organisations qui sont sous-représentées^{Note de bas de page 1} peuvent se faire parrainer afin d’obtenir une attestation de sécurité d’organisation avant de participer à un processus d’approvisionnement. Cela sera autorisé lorsqu’une source approuvée par le gouvernement fédéral démontre que l’enquête de sécurité est nécessaire pour respecter une lettre de mandat ou une autre priorité du gouvernement du Canada.

Contrats de sous-traitance

Les organisations ne peuvent parrainer d’autres organisations que par la sous-traitance. L’entrepreneur principal ne peut demander une attestation de sécurité pour un sous-traitant qu’après l’octroi du contrat principal comportant des exigences de sécurité :

• a été attribué par le gouvernement du Canada ou un gouvernement étranger
• une copie de ce contrat principal a été fournie au PSC pour s’assurer que le PSC a l’autorisation légale d’agir
• seulement si le contrat principal autorise la sous-traitance

L’entrepreneur principal doit :

• être en règle auprès du PSC
• fournir les documents de sous-traitance nécessaires au personnel du PSC pour recevoir les clauses de sécurité du contrat de sous-traitance
• fournir une copie du contrat de sous-traitance signé afin de justifier le besoin
• recevoir une confirmation de l’autorisation de sécurité du personnel du PSC avant que le sous-traitant puisse commencer les travaux

Les organisations ne peuvent en aucun cas demander une autorisation préalable. Ils ne doivent pas exiger que leurs sous-traitants détiennent une attestation de sécurité avant de participer à un processus de sous-sollicitation. Le fait de demander à un sous-traitant éventuel de divulguer son attestation de sécurité pour en détenir une avant l’attribution d’un contrat de sous-traitance contrevient au principe fondamental de sécurité du « besoin de savoir » et constitue une pratique commerciale injuste qui va à l’encontre des principes d’équité, d’ouverture, de transparence et d’optimisation des ressources du gouvernement qui découlent de ses politiques d’approvisionnement.

En savoir plus sur les exigences de sécurité des sous-contrats.

Comment se faire parrainer pour une attestation de sécurité provisoire

Pour se faire parrainer afin d’obtenir une attestation de sécurité provisoire, votre organisation doit contacter l’agent d’approvisionnement du gouvernement fédéral qui supervise l’appel d’offres.  L’agent d’approvisionnement déterminera si votre organisation a besoin d’une attestation provisoire pour participer à  l’étape de préqualification d’un processus d’approvisionnement.

 Vous devrez :

• démontrer que votre organisation ne possède pas déjà le niveau d’attestation de sécurité approprié auprès du PSC pour accéder aux renseignements ou à des biens de nature délicate; et
• fournir à l’agent d’approvisionnement un formulaire de Demande d’inscription complet

Consultez l’avis d’appel d’offres pour connaître les coordonnées de l’agent d’approvisionnement. Dès réception du formulaire de Demande d’inscription (DI) de votre organisation, l’agent d’approvisionnement contactera le PSC pour demander une attestation de sécurité provisoire au nom de votre organisation.

En savoir plus sur les attestations de sécurité provisoires.

Comment se faire parrainer pour une vérification d’organisation désignée, ou une attestation de sécurité d’installation

Pour se faire parrainer afin d’obtenir une vérification d’organisation désignée (VOD) ou une attestation de sécurité d’installation (ASI), votre organisation doit soit :

• répondre à un appel d’offres gouvernemental pour un contrat subséquent comportant des exigences de sécurité et inclure dans sa proposition, un formulaire de DI complet et, en l’absence d’autorisation, la trousse d’enquête de sécurité du PSC
• se voir attribuer un contrat à fournisseur unique assorti d’exigences relatives à la sécurité et fournir un formulaire de DI complet et, en l’absence d’autorisation, la trousse d’enquête de sécurité du PSC fournie par l’agent d’approvisionnement du gouvernement fédéral qui supervise le contrat

Les coentreprises qui présentent une soumission en vue d’obtenir un contrat à titre de coentreprise doivent présenter :

• un formulaire de DI pour chaque organisation membre de la coentreprise
• une trousse d’enquête de sécurité du PSC pour toute organisation membre qui n’a pas d’attestation de sécurité

La trousse d’enquête de sécurité du PSC que votre agent d’approvisionnement joint à sa demande de soumissions contient ce qui suit :

• Formulaire d’autorisation de sécurité
• Formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise, d’accusé de réception et engagement
• Formulaires de sécurité du personnel des agents de sécurité d’entreprise (ASE)
  • Pour la VOD
    • Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23)
  • Pour l’ASI
    • Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23)
    • Formulaire d’autorisation de sécurité (SCT/TBS 330-60)
• Formulaire de demande de prise d’empreintes digitales du demandeur (pour l’ASE)

Pour obtenir une copie de ces formulaires de demande d’enquête de sécurité d’organisation, veuillez communiquer avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

À la réception du formulaire de DI de votre organisation, et de tout autre document d’enquête de sécurité que vous avez fourni à l’agent d’approvisionnement fédéral, l’agent d’approvisionnement du gouvernement fédéral contactera le PSC pour demander une VOD ou une ASI au nom de votre organisation, y compris les formulaires que vous lui avez fournis avec votre soumission.

En savoir plus sur le processus d’enquête.

Si l’appel d’offres ou le contrat à fournisseur unique nécessite la protection des renseignements ou des biens de nature délicate sur le site de votre organisation dans le cadre du contrat subséquent, l’agent d’approvisionnement demandera également une inspection des soumissions relative à l’ADR pour votre organisation. L’approbation de l’ADR n’est effectuée qu’à l’attribution du contrat si les mesures correctives ont été mises en œuvre.

En savoir plus sur le processus d’inspection de la sécurité physique et des technologies de l’information.

Comment se faire parrainer en tant que fournisseur sous-représenté

Pour se faire parrainer pour une enquête de sécurité en tant que fournisseur sous-représenté, votre organisation doit répondre à la définition de fournisseur sous-représenté fournie dans la Politique d’approvisionnement social.

Pour parrainer une organisation, une source approuvée par le gouvernement fédéral doit envoyer au PSC :

• un formulaire de Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé signée par un cadre supérieur (niveau directeur ou supérieur) indiquant le profil des fournisseurs sous-représentés
• une justification d’une enquête de sécurité par rapport à la lettre de mandat ou une autre priorité du gouvernement du Canada

Si un fournisseur sous-représenté exige une VOD ou une ASI, la source approuvée par le gouvernement fédéral doit également soumettre au PSC un :

• formulaire de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (SCT/TBS 350-103)
• Énoncé des travaux ou description détaillée des travaux

Comment se faire parrainer en tant que sous-traitant

Pour se faire parrainer pour une enquête de sécurité en tant que sous-traitant, votre organisation doit :

• exécuter les parties d’un contrat principal ou d’un contrat de sous-traitance qui nécessitent l’accès à des renseignements ou à des biens protégés ou classifiés ou à des sites sécurisés en tant que sous-traitant
• conserver les renseignements et les biens protégés ou classifiés sur votre lieu d’affaires, sous votre garde et votre contrôle, dans le cadre du contrat de sous-traitance

Pour parrainer votre organisation, l’entrepreneur principal ou le sous-traitant pour lequel votre organisation effectuera des travaux doit soumettre au PSC un :

• formulaire de Demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé
• formulaire de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (SCT/TBS 350-103)

Les sous-traitants ne doivent pas faire de publicité ni fournir de renseignements de sécurité sur leur organisation à qui que ce soit, à moins qu’il n’y ait une obligation justifiée de le faire, généralement après l’attribution du contrat ou du contrat de sous-traitance.

En savoir plus sur les améliorations au processus de sous-traitance pour les entrepreneurs.