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Règlement administratif no 1 du Conseil de direction

Révisé en mars 2008

Définitions

1. Les définitions qui suivent s'appliquent à tout règlement administratif et à toute résolution du Conseil de direction.

« Loi » "Act" Loi sur l'Agence du revenu du Canada.

« Agence » "Agency" L'Agence du revenu du Canada, constituée par le paragraphe 4(1) de la Loi.

« Conseil » "Board" Le Conseil de direction de l'Agence, constitué par l'article 14 de la Loi et se compose du président, du commissaire et de 13 autres administrateurs.

« plan du Conseil » "Board Plan" Un plan recommandé par le président, approuvé par le Conseil, dans la mesure du possible, avant le début de l'exercice et qui comprend au moins les éléments suivants à l'égard de l'exercice :

  1. le calendrier des réunions ordinaires du Conseil;
  2. le calendrier des réunions ordinaires de tous les comités;

« président » "Chair" Le président du Conseil, nommé en vertu de l'article 22 de la Loi.

« commissaire » "Commissioner" Le premier dirigeant de l'Agence, nommé en vertu de l'article 25 de la Loi.

« comité » "Committee" Tout comité du Conseil.

« jours » "Days" Les jours ouvrables.

« administrateurs » "Directors" Le président, le commissaire et les administrateurs du Conseil, nommés en vertu de l'article 15 de la Loi.

« exercice » "Fiscal Year" La période allant du 1er avril d'une année donnée au 31 mars de l'année suivante.

« Guide de gouvernance » "Governance Manual" Le guide préparé et tenu à jour régulièrement par le secrétaire, lequel contient les lois, les politiques et les documents pertinents aux activités du Conseil.

« ministre » "Minister" Le ministre du Revenu national.

« documents officiels » "Official Document" :

  1. les procès‑verbaux des réunions du Conseil et des comités et les rapports rédigés par le Conseil ou un comité, ou en son nom;
  2. les documents dûment autorisés qui engagent le Conseil à agir ou qui attestent tout droit ou toute obligation que le Conseil pourrait avoir, y compris sans toutefois limiter la portée générale de ce qui précède, les règlements administratifs du Conseil et les résolutions du Conseil;
  3. les protocoles d'entente, lettres d'intention et tout autre document que le Conseil peut ajouter à cette liste par résolution.

« réunion ordinaire » "Regular Meeting" Une réunion prévue conformément au plan du Conseil.

« secrétaire » "Secretary" Le secrétaire de l'Agence.

Mandat du Conseil

2. Sous réserve de l'article 3, le Conseil exerce tous les pouvoirs et exécute toutes les tâches et les fonctions que lui confère la Loi, dont les pouvoirs devront être exercés et les tâches et les fonctions devront être exécutées conformément à ses règlements administratifs et aux résolutions que le Conseil peut prendre de temps à autre.

3. Le Conseil peut déléguer ses tâches et ses fonctions par résolution à n'importe lequel de ses comités.

Président du Conseil

4. Le président devra :

  1. convoquer et diriger toutes les réunions ordinaires du Conseil et déterminer l'ordre du jour;
  2. après avoir consulté le Conseil, nommer des administrateurs pour agir comme président, vice‑président et membres de chacun des comités, qui devront être nommés chaque année, ou selon les autres exigences, au moyen d'une résolution du Conseil.
  3. représenter le Conseil, assister en son nom à des cérémonies officielles et avoir la responsabilité principale d'interagir avec le ministre, le commissaire, les fonctionnaires de l'Agence et tout fonctionnaire ou comité, relativement au mandat du Conseil;
  4. déléguer, aux membres du Conseil, les tâches et les fonctions qu'il juge opportun, afin d'atteindre les objectifs de l'Agence et de faire la meilleure utilisation possible de ses ressources.

Administrateurs

5. Les administrateurs du Conseil devront :

  1. faire tout effort raisonnable pour se préparer aux réunions du Conseil, pour y assister et y participer activement;
  2. en aviser immédiatement le secrétaire s'ils ne peuvent assister à une réunion;
  3. respecter les exigences relatives à l'« obligation générale » et à la « communication des intérêts » imposées par les articles 42 et 43 de la Loi, et à toute autre politique applicable figurant dans le Guide de gouvernance;
  4. participer aux comités conformément aux nominations faites en vertu de l'alinéa 4b) du présent règlement administratif;
  5. à titre de condition de nomination comme titulaire de charge publique, se conformer aux exigences de la Loi sur les conflits d'intérêts (2006, chapitre 9) et aux lignes directrices en matière d'éthique et régissant les activités politiques à l'intention des titulaires de charge publique (publiées par le Bureau du Conseil privé en 2007); et
  6. exercer toutes les autres tâches et fonctions que le Conseil peut leur déléguer par résolution.

Secrétaire

6. Le secrétaire devra :

  1. recevoir les demandes de tenue des réunions du Conseil ou d'un comité et en aviser les administrateurs en conséquence;
  2. consigner et conserver toutes les décisions et tenir des procès‑verbaux de toutes les réunions du Conseil et de tous les comités;
  3. fournir aux administrateurs l'ordre du jour, les procès‑verbaux des réunions de tous les comités, ainsi que tous les documents, avis et renseignements pertinents qui peuvent être nécessaires pour toutes les réunions du Conseil et tous les comités;
  4. produire le plan du Conseil et le recommander au président;
  5. tenir des relevés des documents officiels du Conseil et les mettre à la disposition d'un administrateur quelconque, sur demande;
  6. sur demande, diffuser des copies certifiées de tous les documents officiels et des autres documents;
  7. signer les documents officiels et les autres documents que le Conseil peut déterminer par résolution;
  8. agir conformément aux ordonnances du Conseil; et
  9. exercer toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être attribuées par résolution du Conseil.

Comités

7. Le Conseil peut, par résolution, mettre des comités sur pied que ce dernier juge appropriés afin d'exécuter son mandat. 

8. Chacun des comités mis sur pied selon une résolution du Conseil devra, au moment de sa création, rédiger une charte de comité et la présenter aux fins d'approbation au cours de la prochaine réunion du Conseil.

Réunions

9. 1) Les réunions du Conseil ou d'un comité peuvent se dérouler à un ou à plusieurs endroits en même temps si les administrateurs sont reliés à tous les autres administrateurs participants par téléphone ou par d'autres installations de télécommunication protégées selon les modalités fixées par résolution du Conseil.

2) Un administrateur qui participe ainsi à une réunion est réputé y être présent.

Réunions du Conseil

10. Le Conseil devra tenir au moins quatre réunions ordinaires par année et il peut
tenir des réunions spéciales.

11. Le quorum pour toutes les réunions du Conseil devra représenter au moins les deux tiers des administrateurs nommés au Conseil à ce moment‑là.

12. À moins qu'un règlement administratif ne l'exige, toute question dont le Conseil est saisi devra être résolue par consensus ou, en l'absence d'un tel consensus, tranchée par une majorité des voix des administrateurs présents, à l'exclusion du président. En cas d'égalité, le président peut exercer sa voix prépondérante.

13. Le Conseil peut adopter, modifier ou abroger un règlement administratif par un vote affirmatif égal à au moins deux tiers des administrateurs présents à toute réunion du Conseil.

14. Un administrateur peut, en ce qui concerne une résolution adoptée ou une mesure prise à une réunion du Conseil, demander que son vote soit inscrit au procès‑verbal.

15. 1) Sous réserve du paragraphe 2), les réunions ordinaires du Conseil devront être tenues au moment et à l'endroit précisés dans le plan du Conseil.

2) Toute réunion ordinaire peut être tenue à tout moment ou à tout endroit que le Conseil peut juger approprié, pourvu qu'un avis de cette modification soit communiqué par écrit aux administrateurs au moins 15 jours avant la date fixée dans le plan du Conseil.

3) Chacune des réunions ordinaires devra avoir un ordre du jour qui comprend ce qui suit :

  1. pour approbation, le procès‑verbal de la réunion précédente et de toutes les réunions spéciales tenues depuis la dernière réunion ordinaire;
  2. à titre d'information, le procès‑verbal de toutes les réunions des comités tenues depuis la dernière réunion ordinaire du Conseil;
  3. un rapport du commissaire portant sur toutes les activités importantes de l'Agence depuis la dernière réunion du Conseil, lequel peut comprendre un rapport sur l'observation de l'Agence de toute loi pertinente.

16. 1) Les réunions spéciales du Conseil peuvent être convoquées par le secrétaire :

  1. à la demande du président lorsqu'une question urgente ou importante doit être présentée au Conseil avant la prochaine réunion du Conseil; ou
  2. sur demande écrite d'au moins un tiers des administrateurs nommés au Conseil à ce moment‑là.

2) Les réunions spéciales devront être tenues dans les 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande par le secrétaire, avec préavis de trois jours au Conseil.

3) Toute réunion spéciale peut, avec le consentement unanime de tous les administrateurs présents à la réunion, être réputée une réunion ordinaire du Conseil.

Réunions des comités

17. 1) Les réunions des comités devront être tenues au moment et à l'endroit prévus dans le plan du Conseil, ou à un autre moment ou endroit déterminé par le président du comité avec le consentement du président du Conseil, pourvu qu'un avis de cette modification soit communiqué par écrit aux membres du comité au moins 15 jours avant la date fixée dans le plan du Conseil.

2) Les réunions spéciales d'un comité peuvent être convoquées par le secrétaire à la demande du président du Conseil ou du président du comité lorsqu'une question urgente ou importante doit être présentée au comité avant la prochaine réunion ordinaire du comité. Ces réunions devront être tenues dans les 10 jours ouvrables à compter de la réception de la demande par le secrétaire, avec préavis de trois jours au Conseil.

18. Une majorité des membres du comité constitue un quorum du comité, une majorité étant de cinquante pour cent des membres et un administrateur additionnel.

Généralités

19. L'Agence devra conserver, à son Administration centrale, un registre des membres du Conseil et des comités et de tous les documents officiels.

20. Sous réserve de l'article 35 de la Loi, tous les livres et registres de l'Agence qui sont pertinents au mandat du Conseil peuvent être inspectés par un administrateur quelconque.

21. Le présent règlement administratif devra entrer en vigueur le jour de son adoption par résolution du Conseil.

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