Annexe D : Rapport d'activités 2007-2008

Les tableaux ci-dessous présentent les activités du plan d'action sur le DD prévues pour l'exercice 2007-2008. Ils contiennent les activités liées aux indicateurs de rendement (ou extrants) et les résultats au 31 mars 2008 qui furent présentés par les bureaux de première responsabilité (BRP) dans les rapports trimestriels sur le DD et le SGE. Les activités conformes aux priorités du gouvernement du Canada en matière de DD qui devraient être entreprises sont indiquées par un astérisque (*).

Cible 1.1.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 1.1.1.1 : Élaborer une méthodologie relative à l'estimation des émissions de GES à partir des programmes de gestion des déchets dans les installations prioritaires.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (Terminé à 77 %)

Pour ajouter une autre dimension à l'établissement de rapports sur la gestion des déchets solides, l'ARC a élaboré une technique qui consiste à convertir les taux de détournement des déchets solides en émission de GES. Nous avons mené des consultations sur les techniques éventuelles avec Environnement Canada (EC) et travaillé avec des consultants pour l'élaboration du rapport de vérification des déchets de 2007. Ce rapport comportait les données de calcul et des estimations du taux des émissions de GES pour les déchets dans 29 installations prioritaires. Pour les besoins de futures applications, nous avons commencé à examiner le rapport de vérification et les documents de référence afin de déterminer si cette technique est adéquate. La décision finale n'a pas encore été prise.

L'indicateur de rendement : Méthodologie relative aux GES (mesure prise)

La méthodologie relative aux GES a été élaborée et appliquée au rapport de vérification des déchets de 2006-2007 de 29 installations prioritaires. D'après les résultats, la réduction, le recyclage et la réutilisation de 2 700 tonnes de déchets solides ont permis aux 29 installations prioritaires d'empêcher la production de plus de 2 000 tonnes équivalent CO2 par an.
Nous évaluerons les possibilités d'application de la méthodologie relative aux GES aux prochains résultats de vérification des déchets solides.

Cible 1.1.2

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

*Activité 1.1.2.1 : Inclure des clauses de DD et des critères environnementaux dans tous les nouveaux contrats d'approvisionnement stratégique.

Échéance : Annuel

Terminé

L'ARC a intégré les aspects écologiques aux deux contrats d'approvisionnement stratégique délivrés pour 2007-2008 dont la fourniture de moniteurs renforcés à écran tactile d'une valeur de 4,8 millions de dollars et l'étiquetage des produits du tabac pour une valeur de 50 millions de dollars. D'autres contrats d'approvisionnement stratégique qui comporteront ces aspects écologiques sont également en préparation : sièges ergonomiques, services de traduction, fournitures de bureau, cartouches de toner, papier de bureau, dispositifs d'utilisateur final (ordinateurs de bureau, ordinateurs portatifs et moniteurs) et enveloppes pour les programmes fiscaux qui ne concernent pas les T1. Ces contrats devraient être émis au cours de l'exercice 2008-2009.

L'indicateur de rendement : Pourcentage de contrats d'approvisionnement stratégique qui comportent des critères environnementaux.

Tous les contrats d'approvisionnement stratégique délivrés en 2007-2008 (100 % ou 2 sur 2) comportaient des aspects ou des critères écologiques. Le pourcentage des produits écologiques acquis s'élevait à 11,4 % des dépenses totales en produits, soit plus que l'objectif de 10 % que nous nous étions fixés pour l'exercice 2007-2008.

Activité 1.1.2.2 : Élaborer un plan de gestion visant à élargir la portée de l'approvisionnement écologique afin d'y inclure le matériel et les logiciels de TI.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (terminé à 88 %)

L'ARC a élaboré un plan de gestion qui constitue un premier pas pour connaître les avantages écologiques, sociaux et économiques liés à l'approvisionnement écologique pour les technologies de l'information (TI). Le plan fournit une analyse des composants de matériel et de logiciels informatiques, détermine et définit les secteurs prioritaires où il faut intervenir en ce qui concerne le DD. La version préliminaire du plan de gestion doit être approuvée officiellement par les principaux intervenants avant sa mise au point.

L'indicateur de rendement : Portée élargie du PGE visant l'approvisionnement écologique (la mesure prise).

Nous avons élaboré un plan de gestion pour l'approvisionnement écologique en matériel de TI. La mise en oeuvre commencera en 2008-2009. La portée du PGE pour l'approvisionnement écologique en vue d'ajouter les produits de TI a été également élargie..

Cible 1.1.3

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 1.1.3.1: Élargir la base de référence quant à l'utilisation du papier pour y inclure les trois sources principales de consommation de papier à l'ARC :
1) papier de bureau à usages multiples;
2) papier utilisé dans les systèmes d'impression de l'ARC (p. ex. SCEL) et
3) papier imprimé dans des services d'impression externes.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

L'ARC a élaboré un rapport sur les données de base pour le papier de bureau à usages multiples en 2001-2002 qui nous permet d'effectuer le suivi des changements annuels dans la consommation de papier des employés. Nous avons élargi la base de référence pour l'utilisation du papier de 2007-2008 pour y intégrer la consommation de papier dans les systèmes d'impression de l'ARC et dans les services d'impression externes.
Nous continuerons d'améliorer le processus de collecte des données des systèmes d'impression de l'ARC et à travailler de concert avec les fournisseurs pour mettre en place un cadre d'établissement de rapports et recueillir les statistiques sur les tâches d'impression effectuées à l'externe.

L'indicateur de rendement : Nouvelle base de référence quant à l'utilisation du papier.

Les données de référence sont complètes. Les résultats de 2007-2008 montrent que l'ARC a acheté l'équivalent de 1,2 milliard de feuilles de papier utilisées en enveloppes, publications et formulaires.

Activité 1.1.3.2 : Revoir le processus de réponse aux demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur de la protection des renseignements personnels (AIPRP), ce qui permettra de réduire la paperasserie administrative tout en maintenant ou en améliorant l'efficience du traitement.

Échéance : le 31 mars 2010[Note 10]

La demande d'AIPRP est un processus exigeant bon nombre de formalités administratives, d'étapes et de documents à imprimer aux fins d'analyse et d'examen. Nous avons élaboré un projet visant à réduire la quantité de papier utilisée dans la plupart des demandes. Le projet vise aussi à mettre en place un système qui permettra d'analyser les documents électroniques, de les numéroter, d'en retrancher des parties et de les examiner; d'élaborer et mettre en place un système électronique convivial de suivi de l'attribution des tâches; d'élaborer des politiques et des lignes directrices afin de favoriser et de simplifier la transmission électronique lorsque les documents source sont en format papier.

En 2007-2008, nous avons élaboré un logiciel d'imagerie et attendons actuellement son homologation. Ce logiciel sera mis à l'essai en 2008-2009 et son déploiement complet devrait s'étendre au delà de l'exercice 2009-2010.

L'indicateur de rendement : Réduction de l'utilisation du papier dans le cadre du processus d'AIPRP.

Les données sur les économies de papier seront publiées après la mise en oeuvre du projet en 2010.

Cible 1.1.4

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

*Activité 1.1.4.1 : Établir des données de référence sur les émissions de GES pour les voyages d'affaires afin d'y inclure les voyages locaux et de longue distance et les vidéoconférences.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (terminé à 35 %)

Dans le but d'établir des données de référence sur les émissions de GES pour les voyages d'affaires, l'Agence a étudié la possibilité d'extraire des données des Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) et des rapports des vidéoconférences. Nous avons constaté que la plupart des renseignements requis pour établir des données de référence sont disponibles. Nous avons apporté également des changements aux SAE afin de saisir les modes de transport dont les données n'étaient pas disponibles. L'analyse des renseignements est en cours et nous pensons mettre au point les données de référence pour les voyages d'affaires en 2008-2009. Nous comptons ensuite faire la promotion des voyages d'affaires durables auprès des employés.

L'indicateur de rendement : Données de référence pour les voyages d'affaires (mesure prise).

Nous définirons les données de référence pour voyages d'affaires de l'exercice 2008-2009 dès que nous terminerons l'analyse des données des voyages.

Cible 1.1.5

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

*Activité 1.1.5.1 : Tous les véhicules achetés ou loués par l'ARC sont des véhicules hybrides ou à carburant de remplacement, lorsque cela est possible sur le plan opérationnel.

Échéance : Annuel

Terminé

L'un des objectifs de la gestion du parc automobile de l'ARC est la réduction de la pollution et le respect des politiques et règlements fédéraux tels que la Loi sur les carburants de remplacement.[Note 11] En début de période, l'ARC avait acheté ou loué au total 92 véhicules dont cinq au cours de l'année. Deux, étaient des véhicules à carburant conventionnel en raison des besoins opérationnels et les trois autres, des véhicules à carburant de remplacement (CDR). Aucun véhicule hybride n'a été acheté pendant cette période. En date du 31 mars 2008, l'ARC avait acheté ou loué 95 véhicules dont 13 (14 %) hybrides et 24 (25 %) à CDR.

L'indicateur de rendement : Nombre et pourcentage de l'augmentation du nombre de véhicules hybrides et à carburant de remplacement.

Le nombre de véhicules hybrides et de véhicules à CDR achetés ou loués en 2007-2008 par l'ARC a augmenté de deux (une hausse de 1 % par rapport à 2006-2007), portant à 39 % la proportion de véhicules à CDR du parc automobile de l'ARC.

*Activité 1.1.5.2 : Dans la mesure du possible, toute l'essence achetée pour les véhicules routiers de l'ARC sera de l'essence mélangée à de l'éthanol.

Échéance : Annuel

Terminé

Dans le but de normaliser l'utilisation du carburant à l'éthanol dans le parc automobile de l'ARC, l'Agence a inscrit cette obligation dans les instruments de politique en matière de gestion du parc, notamment dans le Manuel des gestionnaires du parc automobile de l'ARC et dans les directives et procédures relatives au parc automobile de l'ARC. Conformément à ces politiques, les conducteurs doivent, dans la mesure du possible, utiliser de l'éthanol-10 (E-10) pour les véhicules du parc de l'ARC et utiliser des carburants de remplacement pour les véhicules qui roulent avec de tels carburants (p. ex. véhicules poly carburants à l'éthanol 85) si c'est possible du point de vue opérationnel. Nous espérons obtenir l'approbation officielle de la version préliminaire du manuel et des instruments de politique en 2008-2009.

L'indicateur de rendement : Pourcentage de l'essence achetée pour les véhicules de l'ARC composée d'un mélange d'éthanol.

En 2007-2008, l'ARC a acheté au total 135 436 litres d'essence et 25 107 litres de carburant à l'éthanol. Le carburant à l'éthanol représentait 18,5 % (comparé à 7,2 % en 2006-2007) des achats d'essence.

Activité 1.1.5.3 : Rédiger et distribuer des documents de communication aux conducteurs du parc automobile de l'ARC sur l'essence mélangée à l'éthanol, et les détaillants.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

L'ARC a travaillé en collaboration avec le ministère des  Ressources naturelles Canada (RNCan) pour élaborer une trousse de promotion de l'éthanol 10. L'objectif ainsi visé est de rappeler aux conducteurs et aux gestionnaires du parc automobile qu'ils doivent utiliser lorsque c'est possible le carburant à l'éthanol pour les véhicules de l'ARC. Nous avons envoyé des articles de publicité de même que des trousses d'information à tous les coordonnateurs du parc automobile de l'Agence qui se chargeront de les transmettre aux conducteurs. Ces trousses comportent un lien vers l'outil en ligne de RNCan qui permet de localiser les stations de ravitaillement en éthanol dans l'ensemble du pays.

L'indicateur de rendement : Nombre de conducteurs des véhicules de l'ARC ayant reçu la documentation sur l'éthanol.

Il n'existe pas de système officiel de suivi en place pour déterminer le nombre exact de conducteurs ayant reçu les renseignements. Toutefois, avec les documents d'information envoyés à l'ensemble des coordonnateurs du parc, on suppose que tous les conducteurs ont reçu l'information.

Cible 1.1.6

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 1.1.6.1 : Élaborer un programme de gestion de l'environnement (PGE) visant l'énergie.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Nous avons recueilli au cours de l'année toutes les pratiques exemplaires et les directives en matière d'économie d'énergie provenant de différentes sources dont le Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales à TPSGC, RNCan, EC et le Réseau du DD de l'ARC. Nous avons élaboré un document de recherche avec un sommaire des pratiques exemplaires et des recommandations, puis conçu un PGE pour l'économie d'énergie. Les principaux volets de ce programme seront les suivants : sélection des installations prioritaires, définition de données de référence pour la consommation d'énergie et les émissions de GES qu'elle engendre, élaboration et mise en oeuvre des initiatives d'économie appropriées, et mesure des données d'émissions qui en résultent. La mise en oeuvre du PGE aura lieu en 2008-2009.

L'indicateur de rendement : Pourcentage des cibles atteintes dans le cadre du programme de gestion de l'environnement visant l'énergie

Les résultats seront publiés à la fin de l'exercice, le 31 mars 2009.

Cible 1.2.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 1.2.1.1 : Effectuer une évaluation des pratiques d'élimination du matériel et des logiciels de TI dans l'ensemble de l'ARC et utiliser les résultats pour élargir la portée du programme de gestion de l'environnement (PGE) visant les produits dangereux.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (Terminé à 10%)

Nous avons procédé à un examen préliminaire des pratiques en matière d'élimination de matériel de TI à l'Agence et constaté que, en fonction des règlements municipaux et provinciaux, elles variaient selon les régions. Le cadre juridique qui régit l'élimination de matériel de TI évolue rapidement. Cette situation engendre de nouvelles possibilités et incertitudes qui doivent être prises en compte dans l'élaboration d'un plan d'élimination écologique. En ce qui concerne l'élimination de déchets électroniques, il est évident que l'engagement des différents intervenants est indispensable et que l'idéal est d'aborder cette question sous l'angle de la gestion du cycle de vie.[Note 12]

L'indicateur de rendement : Document d'évaluation et nouvelles activités concernant l'élimination du matériel et des logiciels de TI dans le cadre du PGE pour les matières dangereuses (mesure prise).

À cause de priorités concurrentes, nous n'avons pas pu mener une évaluation exhaustive. Les travaux se poursuivront en 2008-2009.

Cible 2.1.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 2.1.1.1 : Rechercher et élaborer un calendrier de l'historique des processus de production des déclarations de revenus de l'ARC en mettant l'accent sur le passage d'une production de déclarations sur papier à une production de déclarations par voie électronique et sur la paperasserie administrative connexe.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Nous avons terminé le rapport d'évaluation des économies de papier réalisées grâce aux services électroniques offerts par le programme d'impôt T1 entre 1990 et 2007. D'après les résultats, sur les 402 millions de déclarations de revenus produites par les contribuables pendant cette période, 107 millions (27 %) ont été traitées par voie électronique avec TED et IMPÔTNET, ce qui a permis d'économiser 4,3 milliards de feuilles de papier des déclarations T1 et des trousses d'impôt envoyées par la poste. C'est l'équivalent d'environ 500 000 arbres sauvés et d'environ 54 000 tonnes d'émissions de GES évitées.

L'Agence continuera d'effectuer le suivi, d'établir des rapports sur les économies de papier réalisées grâce à l'amélioration des services électroniques du programme d'impôt T1 et d'examiner les possibilités d'établir des rapports sur les économies de papier réalisées grâce aux services électroniques pour les autres programmes d'impôt et de prestations dans les meilleurs délais.

L'indicateur de rendement : Rapport sur le calendrier lié à l'utilisation du papier (mesure prise).

Le calendrier a été élaboré.

Cible 2.2.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 2.2.1.1 : Intégrer des critères de durabilité dans tous les nouveaux principaux partenariats fédéraux et provinciaux, dans la mesure du possible.

Échéance : Annuel

En progrès (terminé à 40 %)

Au cours de l'année, la Division du DD a continué à jouer un rôle de liaison avec la Direction générale des stratégies d'entreprise et du développement des marchés (DGSEDM) pour intégrer les critères dans les guides d'élaboration de protocoles d'entente (PE) et de lettres d'intention (LI). Afin de mettre les critères en application, nous avons élaboré un guide pour l'application des critères du DD affiché dans le site Web du DD. Le lien vers ce site Web a été ajouté au guide. À la fin de la période, des consultations devraient se tenir avant de terminer les deux documents.

L'indicateur de rendement : Pourcentage des négociations et des discussions concernant les partenariats dans le cadre desquelles les critères de durabilité ont été pris en compte; nombre d'engagements du plan d'action réalisés en vue de l'intégration du DD dans les partenariats.

Les données concernant l'utilisation des critères seront publiées dès que les documents seront mis au point et aussitôt que l'on commencera à les utiliser.

Activité 2.2.1.2 : Promouvoir le programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt (PCBMI) afin de s'assurer que les Canadiens admissibles sont au courant de l'aide qu'ils peuvent obtenir dans le cadre de ce programme, et fournir aux bénévoles du programme et aux associations communautaires les logiciels et les ordinateurs nécessaires en vue d'aider les personnes à produire leurs déclarations de revenus en ligne.

Échéance : Annuel

Terminé

Il existe des possibilités de mettre en place une technologie pour réduire la quantité de papier utilisée dans les opérations de l'ARC et en particulier celles des bénévoles qui aident les déclarants pendant la saison de production de déclarations. Au cours de l'année, nous avons imprimé un seul format pour les affiches délivrées aux comptoirs de préparation de déclarations au lieu des trois anciens formats. En outre, celles-ci étaient imprimées dans les deux langues officielles et recto verso. Nous avons étudié la possibilité d'afficher les publications sur la formation des bénévoles dans le site Internet de l'ARC pour qu'elles soient accessibles au public. Cette mesure devra permettre de réduire le nombre de copies des publications sur la formation à distribuer aux comptoirs de préparation de déclarations. Actuellement, ces publications ne sont disponibles que sur le site intranet de l'ARC.

L'indicateur de rendement : Nombre de bénévoles formés et nombre d'associations communautaires participant au PCBMI, en partenariat avec l'ARC; nombre de dons de logiciels et d'ordinateurs au PCBMI.

Pour l'exécution PCBMI 2007-2008, l'ARC a formé 15 041 bénévoles et a travaillé en partenariat avec 2 096 associations communautaires. En outre, nous avons offert 10 520 logiciels de préparation de déclarations de revenus. Cependant, nous n'avons pas offert d'ordinateurs pour le programme pendant cette période.

*Activité 2.2.1.3 : L'ARC contribuera au développement économique du Canada et des pays étrangers en exerçant une fonction de leadership dans les organisations telles l'OCDE, en partageant des renseignements avec les partenaires concernant une meilleure administration fiscale, en encourageant des meilleures pratiques économiques, en collaborant avec des partenaires afin d'élaborer des règles fiscales acceptées à l'échelle internationale, en gérant et en coordonnant des projets de soutien technique dans différents pays.

Échéance : Annuel

Terminé

En tant que chef de file dans l'administration de l'impôt et des prestations et reconnu mondialement, l'ARC gère constamment des relations multilatérales avec d'autres pays, organismes internationaux et organisations fiscales régionales tels que l'OCDE, le Centre interaméricain des administrateurs fiscaux (CIAT), le Commonwealth Association of Tax Administrators (CATA) et le International Tax Dialogue (ITD). Nous gérons également les relations bilatérales permanentes avec des administrations fiscales étrangères grâce à l'échange de pratiques exemplaires, l'exécution de projets visant à renforcer les capacités et l'accueil de délégations étrangères. Au cours de l'année, nous avons démontré notre leadership en participant à des projets de sensibilisation à l'impôt, à des réunions et à de nombreux groupes de travail et de comités; en échangeant des expériences et des pratiques exemplaires en matière d'apprentissage en ligne à l'ARC; en dirigeant l'élaboration de produits d'apprentissage en ligne et plus particulièrement les Fondements de la vérification d'impôt à l'intention des membres du CATA, mené lors d'une conférence technique qui s'est tenue à Nairobi au Kenya; en offrant une assistance technique, par exemple à l'administration fiscale de la Bolivie dans le secteur des hydrocarbures et au fisc mexicain et enfin en accueillant les délégations étrangères dont celles de la Nouvelle-Zélande, du Vietnam et de la Barbade.

L'indicateur de rendement : Affiliation et fonction de leadership dans des comités internationaux; mise en commun de renseignements, de pratiques exemplaires et de soutien technique avec les partenaires (mesure prise).

L'ARC continuera de gérer les relations multilatérales et bilatérales avec les organisations internationales et de fournir de l'assistance technique sur l'administration fiscale, comme nous l'avons déjà mentionné dans les sections précédentes.

Cible 2.3.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 2.3.1.1 : Intégrer les principes de DD, tels que l'innovation et l'efficience, dans les stratégies de commercialisation et de branding et les campagnes de publicité de l'ARC.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (Terminé à 65 %)

L'ARC a élaboré une stratégie de branding pour encourager ses employés et leur donner la possibilité de transmettre des messages à la fois clairs et uniformes au public cible tant à l'interne qu'à l'externe dans le cadre de l'exécution de leurs fonctions. Le but de la stratégie de DD est d'utiliser cet outil pour exprimer l'engagement de l'ARC envers le DD. Au cours de l'année, nous avons préparé et ajouté les messages pertinents sur le DD aux messages d'entreprise que l'ARC a approuvés pour promouvoir sa stratégie de branding. Pour la mise en oeuvre, l'ARC a fondé un réseau du branding et un sous-comité des messages d'entreprise pour l'utilisation adéquate des messages. Les coordonnateurs du DD pourront utiliser un guide pour promouvoir l'utilisation des messages sur le DD.

L'indicateur de rendement : Type de concepts de DD compris dans la commercialisation et le branding des produits.

Comme exemple de messages sur le DD dans le cadre du branding de l'ARC, nous pourrons mentionner la campagne de publicité à la radio menée pour la période de production de déclarations de revenus 2008 qui faisait la promotion de la production électronique comme moyen de réduire la paperasserie administrative. L'ARC a également fait la promotion de son engagement envers le DD dans une vidéo de recrutement de jeunes.

Activité 2.3.1.2 : Étudier l'utilisation du "filigrane du DD" et de l'énoncé de DD dan la correspondance avec les clients et les contribuables et dans le site Web externe de l'ARC.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Nous avons également prévu de communiquer notre engagement envers le DD au public par l'utilisation de filigrane sur le DD dans les lettres envoyées aux contribuables et aux clients. Nous avons redéfini la portée de cette activité car l'application de filigrane nécessitait des changements aux processus de production de papier sur lesquels l'Agence n'a aucun pouvoir direct. Nous comptons toutefois promouvoir l'impression recto verso des documents administratifs tels que la correspondance externe et interne et insérer un message du DD portant sur l'impression dans la note de bas de page de ces types de correspondance. Les consultations sur ces recommandations menées à l'échelle de l'Agence ont démontré qu'un grand nombre d'employés sont favorables à l'impression recto verso de la correspondance. Ce consensus était considéré suffisant pour exprimer notre engagement envers le DD sans le mentionner de façon explicite

L'indicateur de rendement : Résultats du rapport sur les recommandations concernant l'utilisation du « filigrane du DD » et les prochaines étapes

À la suite des consultations, les cabinets du ministre et du commissaire ont adopté officiellement l'impression recto verso pour toute la correspondance de la direction distribuée aussi bien à l'interne qu'à l'externe et plus particulièrement celle gérée par la Division de la correspondance de la haute direction et des services linguistiques (DCHDSL). Nous avons également mis à jour les lignes directrices de l'ARC concernant la rédaction de correspondance et toutes les autres directives connexes pour intégrer ce changement et faire la promotion de la directive sur la réduction de la consommation interne de papier de l'ARC.

Cible 3.1.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 3.1.1.1 : Inclure des attentes concrètes et mesurables en matière de DD dans les lignes directrices pour la préparation d'ententes de rendement pour les gestionnaires des postes de gestion EC et MG.

Échéance : Annuel

En progrès (terminé à 95 %)

Nous avons continué à appuyer l'intégration des clauses du DD aux ententes de rendement de l'effectif de la direction (EC) et aux attentes de rendement des MG afin de démontrer le soutien et l'action envers le DD à tous les niveaux de direction. L'objectif visé est d'encourager 90 % des EC et des MG à ajouter le critère d'engagement envers le DD à leur entente de rendement d'ici mars 2010. Pour 2007-2008, 89 % des EC au total ont inscrit le DD dans leur entente de rendement contre 68 % en 2006-2007. En raison des restrictions concernant les systèmes de renseignements, la fiabilité des résultats pour les MG fait actuellement l'objet de vérification. La campagne de promotion dans les directions générales et les régions se poursuivra en 2008-2009.

L'indicateur de rendement : Responsabilités à l'égard du DD dans le document sur les lignes directrices (mesure prise).

Nous avons mis à jour et ajouté les clauses de DD au guide 2008-2009 pour la préparation des ententes de rendement pour les EC. Nous avons élaboré également des clauses du DD qui devront être ajoutées au guide en vue de la préparation des ententes de rendement pour MG. Cependant, nous ne sommes pas en mesure de mettre au point les clauses pour les MG en raison de la prolongation des consultations avec les intervenants. Ces travaux seront terminés en 2008-2009.

Activité 3.1.1.2 : Continuer d'élaborer et d'offrir une formation sur le DD propre au poste des gestionnaires MG.

Échéance : Annuel

Terminé

Notre groupe MG a tout le potentiel qu'il faut pour influer sur le processus décisionnel des employés concernant leur soutien au DD. Afin d'améliorer les aptitudes du groupe MG pour le DD, nous avons, par l'intermédiaire du Programme d'apprentissage pour MG (PAMG), continué d'offrir une formation sur le DD à l'intention de ce groupe. Au cours des séances, nous informons les participants sur le DD en général, et à l'ARC en particulier. Nous apprenons surtout aux MG comment accéder aux renseignements pertinents et aussi comment encourager les employés à appuyer le DD dans leur travail.

L'indicateur de rendement : Nombre de séances sur le Programme d'apprentissage pour MG (PAMG) comprenant un module sur le DD offertes et nombre de participants

Au total, 360 MG ont assisté aux 18 séances sur le DD dans le cadre du PAMG en 2007-2008.

Activité 3.1.1.3 : Étudier les possibilités de transmettre des messages et des documents de communication sur le DD aux EC et d'intégrer des principes de DD dans les nouveaux programmes et ressources d'apprentissage et de perfectionnement des cadres (p. ex. Programme de perfectionnement en gestion supérieure (PPGS)).

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Comme nous l'avons fait pour les MG, nous avions prévu d'élaborer un volet de formation officielle sur le DD à l'intention du groupe EC qui aurait été intégré à la séance d'apprentissage pour EC, mais en raison d'un court délai, nous n'avons pas pu aborder ce volet. Cependant, nous avons indiqué aux participants comment accéder aux renseignements sur le DD en leur remettant des cartes d'affaires, des brochures sur le DD de même que des exemplaires de la stratégie de DD 2007-2010 de l'Agence.

L'indicateur de rendement : Nombre de gestionnaires du niveau EC qui ont reçu une formation ou des documents d'information sur le DD.

Les données sur le nombre de gestionnaires du groupe EC qui ont participé aux séances depuis la transmission des renseignements sur le DD seront publiées en 2008-2009.

Cible 3.2.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 3.2.1.1 : Innover en matière de prestation des messages de sensibilisation générale au DD aux employés au moyen de campagnes nationales, d'activités et d'initiatives locales telles que la Semaine de l'environnement.

Échéance : Annuel

Terminé

Nous sommes toujours à la recherche de moyens pour que les messages que nous communiquons soient simples, à jour et utiles aux employés de l'ARC. Chaque année, nous communiquons avec les employés pendant des événements nationaux tels que le Jour de la Terre, la Semaine canadienne de l'environnement et la Semaine de réduction des déchets; dans le cadre de campagnes telles que celle de réduction de la consommation du papier; à l'aide de mise à jour dans notre site Web sur le DD; avec des messages et des bulletins nationaux et locaux publiés sur le site Web du DD; avec les messages et les questions inscrits dans les communiqués et les activités de l'Agence telles que les barbecues et les campagnes de charité.

L'indicateur de rendement : Résultats des activités et de la participation aux campagnes et aux événements nationaux et locaux sur la sensibilisation au DD.

Les résultats du sondage 2007 sur le niveau de sensibilisation des employés envers le DD ont révélé les taux de participation suivants aux événements nationaux que nous avons organisés : Jour de la Terre 36 %, Semaine canadienne de l'environnement 45 % et Semaine de réduction des déchets 54 %.

Activité 3.2.1.2 : Mettre en oeuvre le Fonds d'aide à l'innovation de DD pour les employés à l'échelle nationale.

Échéance : Annuel

Terminé

L'ARC a mis en place un Fonds d'innovation en DD pour promouvoir l'innovation en DD auprès des employés. Ce fonds d'un montant de 100 000 $ est destiné au financement des projets des employés sur une période de deux ans.

L'indicateur de rendement : Nombre de propositions du Fonds d'aide à l'innovation reçues, acceptées et résultats des projets financés.

Au cours de la première année d'existence du fonds (2007-2008), nous avons reçu 35 demandes; cinq projets sélectionnés ont reçu une subvention totale de l'ordre de 50 000 $. Quatre projets sur les cinq ont été réalisés et un projet a été abandonné. Au cours de la deuxième année (2008-2009), nous avons reçu 32 propositions provenant des employés. À nouveau, cinq projets ont reçu une subvention d'un montant total de 37 000 $ pour leur mise en oeuvre en 2008-2009.

Activité 3.2.1.3 : Renforcer l'engagement des employés envers le DD en milieu de travail en fournissant aux employés et aux gestionnaires les outils nécessaires et des exemples afin d'inclure les engagements envers le DD dans le rendement des employés.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (terminé à 40 %)

Au cours de cette stratégie de DD, notre objectif était d'ajouter les engagements envers le DD aux ententes de rendement de l'employé. Au cours de cette période, nous avons préparé des exemples de clauses du DD et mené des consultations avec des intervenants, dont des représentants du réseau du DD, de la direction générale des ressources humaines et des syndicats nationaux.

L'indicateur de rendement : Page Web et document de lignes directrices, y compris sur le DD dans les ententes de rendement des employés. (la mesure prise).

Nous avons élaboré des outils afin d'aider les coordonnateurs du DD à promouvoir les clauses du DD auprès des employés et permettre aux gestionnaires et aux employés de définir celles qui conviennent à leurs fonctions. Les consultations avec les intervenants étaient toujours en cours à la fin de la période.

Activité 3.2.1.4 : Créer une trousse d'outils sur la reconnaissance et la remettre aux coordonnateurs pour qu'ils puissent souligner la contribution des employés des directions générales et des régions au DD en milieu de travail, comme les innovations dans les pratiques d'entreprise qui ont permis des opérations internes et une prestation de service efficientes.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

À l'ARC, la reconnaissance des contributions au DD ne se faisait qu'à des occasions spéciales et au niveau local. Au cours de l'année, nous avons mis au point la trousse d'outils sur la reconnaissance des contributions au DD qui a été élaborée en 2006-2007. Le but de cette trousse est de permettre au réseau du DD d'ajouter la reconnaissance des contributions au DD au programme de reconnaissance de l'ARC. La trousse qui contient des liens vers le site Web du programme de reconnaissance national a été publiée dans le site Web du DD de l'ARC. Nous avons accompagné le processus de lancement en communiquant avec les membres du réseau du DD, les coordonnateurs du programme de reconnaissance de l'ARC et les employés. Nous avons encouragé toutes les directions générales et toutes les régions à ajouter le site Web du programme de reconnaissance de leur propre site Web à celui de la reconnaissance des contributions au DD. Nous les avons encouragés également à travailler en étroite collaboration avec les coordonnateurs de la reconnaissance de leur direction générale ou de leur région pour intégrer le DD dans leurs communications locales.

L'indicateur de rendement : Nombre d'employés reconnus pour leur contribution au DD en milieu de travail.

Les prochains rapports du réseau du DD nous permettront de présenter des rapports ponctuels sur le nombre d'employés reconnus pour leur contribution au DD.

Cible 3.2.2

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

*Activité 3.2.2.1 : Établir des données de référence sur le transport quotidien des employés concernant les émissions de GES et le comportement des employés en ce qui concerne le transport quotidien ou les modes de déplacement.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Nous avons ajouté des questions concernant le transport quotidien au sondage sur le niveau de sensibilisation des employés envers le DD afin de déterminer leurs modes de déplacement du bureau à leur domicile et vice versa. Les résultats obtenus ont été utilisés pour déterminer les émissions de GES causées par leurs déplacements quotidiens.

En outre, notre réseau du DD a recueilli des renseignements sur les possibilités de transport durable locaux dans l'ensemble de nos bureaux au pays. Ces renseignements, qui portaient sur la disponibilité ou l'accès des supports pour bicyclettes, des douches, des casiers de vestiaires et sur le transport en commun en place, ont été recueillis pour 91 % de nos bureaux. Pour 2008-2009, nous utiliserons ces renseignements afin de sélectionner les bureaux où nous comptons mettre en place des solutions durables pour le transport quotidien.

L'indicateur de rendement : Sondage et rapport sur les données de référence (mesure prise).

D'après les résultats de notre sondage, les employés de l'ARC ont effectué plus de 20 millions de trajets quotidiens et parcouru plus de 360 millions de kilomètres pour leurs navettes entre leur domicile à leur lieu de travail. Ils ont ainsi produit plus de 64 000 tonnes de GES et 2 800 tonnes de pollution atmosphériques. En outre, selon les résultats 47 % des employés se déplacent seuls dans leurs véhicules, 25 % utilisent des moyens de transport en commun, 20 % font du covoiturage, 6 % utilisent ce qu'on appelle le transport actif (vélo, marche et patinage à roues) et 2 % font du télétravail. Ces renseignements serviront à mettre en oeuvre des initiatives durables pour le transport quotidien et évaluer les changements au fil du temps.

Cible 4.1.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

Activité 4.1.1.1 : Continuer de planifier et de mettre en oeuvre le SGE de l'ARC et établir des rapports sur son rendement.

Échéance : Annuel

Terminé

Nous avons réalisé 80 % (69 sur 86) des activités visées des PGE en 2007-2008. Les PGE ont été mis en oeuvre et des rapports sur le rendement ont été établis et transmis régulièrement au comité national du SGE au cours de l'année. Nous avons également élaboré des PGE pour 2008-2009.

L'indicateur de rendement : Rapports opportuns sur le DD et le SGE qui respectent les délais d'établissement de rapports de l'ARC et du CEDD.

Tous les SGE et rapports ont été livrés au comité national et à la haute direction à temps. Le CEDD a transmis à l'ARC une pétition sur l'environnement. L'Agence en a accusé réception et répondu dans les délais prescrits par la Loi sur le vérificateur général (1995).

Activité 4.1.1.2 : Renouveler l'engagement de trois ans des champions du DD (au niveau des sous-commissaires) et le mandat du comité directeur du DD.

Échéance : le 31 mars 2008

Terminé

Nous avons mis à jour le mandat du Comité directeur du DD (CDDD) qui présentait les rôles et responsabilités des membres.

L'indicateur de rendement : Réunions trimestrielles du CDDD ; Mandat des champions du DD et du nouveau comité directeur (le mesure prise)

Le comité a tenu trois réunions au cours de l'exercice 2007-2008. La version révisée du mandat a été approuvée par le comité.

Activité 4.1.1.3 : Officialiser, au besoin, et améliorer l'infrastructure du réseau du DD dans toutes les directions générales et régions

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (terminé à 80 %)

Nous avons examiné les exigences du poste de coordonnateur du DD et avons rehaussé la description de travail de ce poste. Nous avons complété un inventaire sur la composition des comités locaux de DD et sur les pages web locales traitant de DD afin d'en améliorer le fonctionnement. En outre, nous avons élaboré un guide pour aider le Réseau du DD à mieux employer et maintenir en poste les membres de leurs comités locaux de DD.

L'indicateur de rendement : Type de changement découlant de l'examen interne du SGE

Un guide pour mettre en place et gérer des comités du DD a été élaboré. Il sera transmis au réseau du DD en 2008-2009. Un sondage du réseau du DD a été réalisé pour savoir comment améliorer la prestation du programme du DD. Le niveau du poste de coordonnateur du DD a été relevé pour intégrer les responsabilités accrues du poste.

Activité 4.1.1.4 Améliorer l'établissement des rapports sur le rendement en matière de DD en harmonisant les systèmes de gestion des données et d'analyse des statistiques pour les plans d'action de DD à l'échelle nationale et régionale et dans les directions générales, ainsi que les programmes de gestion environnementale du SGE.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (terminé à 55 %)

Dans le but d'améliorer notre système de gestion des données pour le DD, nous comptons mettre en place un référentiel en ligne pour les renseignements sur le DD. Cette mesure, qui réduira le nombre de copies en double, permettra à la division et au réseau du DD d'extraire plus facilement les renseignements. Nous avons examiné la possibilité d'utiliser un système d'établissement de rapports déjà en place à l'Agence pour l'adapter à nos besoins en matière de rapports sur le DD. Les consultations internes que nous avons menées ne nous ont pas permis de trouver le format adéquat. Nous avons décidé d'élaborer un système conforme à nos exigences actuelles et futures en matière de rapports. En outre, ce système devrait permettre de répondre aux exigences en matière de rapports du SGE de l'ARC.[Note 13]

L'indicateur de rendement : Système amélioré pour la gestion des données et l'analyse statistique de la stratégie de DD et du SGE (mesure prise).

Les documents des systèmes ont été mis au point. Le projet est à l'étape de conception par la direction générale des programmes d'observation.

Cible 4.2.1

Les activités et les indicateurs de rendement/ mesures prises Les résultats
(Estimation du pourcentage de réalisation)

*Activité 4.2.1.1 : Continuer d'intégrer les critères de durabilité aux principaux programmes et plans, ainsi qu'aux politiques de l'ARC.

Échéance : Annuel

En progrès (terminé à 80 %)

Nous avons mis à jour les ébauches de politiques d'entreprise et ajouté les critères de durabilité. En outre, nous avons élaboré et publié un guide des critères de durabilité sur l'intranet de l'ARC. Le Réseau du DD sera chargé dans le cadre des plans d'action 2008-2009 de leurs régions et Directions générales de promouvoir l'utilisation de ces critères. Les commentaires exprimés par les analystes des politiques et des programmes seront utilisés pour indiquer les améliorations à apporter au guide.

L'indicateur de rendement : Continuer d'intégrer les critères de durabilité aux principaux programmes et plans, ainsi qu'aux politiques de l'ARC.

Nous avons appliqué les critères du DD au projet concernant le système électronique de renouvellement du personnel pour en déterminer les conséquences. Le but du projet est d'exploiter la technologie afin de réduire le délai moyen de recrutement d'employés à l'Agence. Étant donné que le projet utilise une solution basée sur le web, il peut potentiellement réduire la paperasserie administrative liée au processus de recrutement.

Les critères du DD ont aussi été appliqués au projet de macro gestion des offres. Les modèles de lettres d'offre ont été mis à jour et les pratiques exemplaires en matière d'utilisation de papier de même que des messages qui font la promotion du DD à l'ARC y ont été ajoutés.

*Activité 4.2.1.2 : Élaborer une fiche de rendement de DD en établissant des indicateurs économiques, sociaux et environnementaux qui s'étendent à tous les secteurs d'activité.

Échéance : le 31 mars 2008

En progrès (Terminé à 30 %)

Afin accélérer l'élaboration d'une fiche de rendement de DD pour l'ARC, nous avons établi un rapport de recherche sur la responsabilité sociale des entreprises (RSE)[Note 14] des secteurs privé, public et semi-public. Il portait sur étude visant à recueillir un ensemble d'indicateurs éventuels du DD pour le compte de l'ARC.

L'indicateur de rendement : Nombre et type d'indicateurs économiques, sociaux et environnementaux élaborés.

Des priorités concurrentes à la Division du DD ont ralenti cette étude. Le rapport contient toutefois des aspects de la RSE qui seront renforcés chaque année - Voir la section 4.0 sur les coûts et avantages du programme du DD.


Notes

[Note 10]
La date d'échéance a été reportée du 31 mars 2008 au 31 mars 2010.
[Note 11]
Conformément à la Loi sur les carburants de remplacement, 75 % de tous les véhicules achetés par l'ARC doivent être à carburant de remplacement lorsque cela est possible sur le plan de la rentabilité et du point de vue opérationnel.
[Note 12]
En fonction des données de l'exercice 2005-2006, on estime que l'ARC a fait un don d'environ 58 000 articles au profit du Programme des ordinateurs pour les écoles (OPE) par an. Ce chiffre équivaut à l'acheminement d'environ 791 000 kg de déchets vers une décharge. Aucune nouvelle donnée n'a été recueillie depuis lors.
[Note 13]
Le SGE comprend et définit les objectifs de l'environnement fixés pour le but 1 de la Stratégie du DD
[Note 14]
La RSE signifie l'intégration de facteurs environnementaux, sociaux et économiques aux facteurs financiers traditionnels dans le processus décisionnel.

Détails de la page

Date de modification :