Principales réalisations par direction générale et par région

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Les lignes qui suivent livrent un bref aperçu des mesures prises par les directions générales et les régions de l'ADRC pour soutenir le développement durable, et proposent des idées et des projets que le lecteur pourra vouloir mettre en œuvre dans son propre secteur ¹⁷ . Les réalisations suivantes ont été citées dans les rapports de rendement et les cas de réussite présentés à l'Administration centrale.

Directions générales

Appels

• Nous avons élaboré un système de gestion des dossiers d'appels reçus à la direction générale. Le système, qui réduira les travaux d'écriture des agents des appels, devrait être inauguré au cours de la prochaine période.
• Toutes les nouvelles imprimantes ont une fonctionnalité d'impression recto-verso. Nous avons acheté des cartouches recyclées de poudre imprimante.
• Toutes les directives des directions générales ont été communiquées par voie électronique.
• Un lien vers le site du DD a été intégré au site Web de la direction générale.
• Un rappel sur l'utilisation rationnelle de l'eau a été envoyé aux employés au mois d'août 2001.
• Des supports à bicyclettes additionnels ont été installés à l'extérieur des bâtiments afin de promouvoir des modes de déplacement journalier plus écologiques.
• Au cours de la Semaine de l'environnement, des employés ont acheté des trousses de plantation d'arbres et participé au Défi transport. Le Comité du DD de la direction générale a organisé son propre concours d'affiches pour les enfants et commandité les prix offerts. Les affiches primées ont été encadrées et mises à la vue dans les bureaux de la direction générale.

Cotisations et recouvrements (DGCR)

Comme principale contribution au DD, la DGCR a réduit sa consommation de papier en favorisant les options de prestation de services par voie électronique. Il convient de mentionner les mesures suivantes :

• La direction générale a continué de réaliser des économies provenant d'un examen antérieur du processus du Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l'observation (SGSRO) pour la T1 ¹⁸ . Au moyen d'une approche coûts-avantages, l'examen visait la notification des clients admissibles. Grâce à ce processus, il devenait inutile d'envoyer une lettre à chaque client. Pour cette période, 850 006 lettres ont été envoyées, alors que le budget en prévoyait l'envoi de 1,01 million, ce qui s'est traduit par des économies de 92 983 $. Depuis la mise en œuvre du programme, il y a trois ans, on a réalisé des économies d'environ 1,11 million de dollars.
• Nous avons rationalisé le Programme des déclarations des T3 individuelles. Le programme exigeait des contribuables qu'ils communiquent de l'information sur leur régime enregistré d'épargne-retraite (REER), ce qui supposait la production d'environ 200 000 déclarations annuelles. Maintenant, les administrateurs de REER remplissent une seule déclaration T3 commune au nom de leurs clients. Ce changement a réduit le nombre d'avis de cotisation envoyés aux clients de 200 000 à 3 000. Les économies nettes en consommation de papier sont de 194 000 pages ¹⁹ , soit l'équivalent de 17 arbres matures.
• Pour le programme d'impôt de 2001, 36 % des déclarations ont été produites par voie électronique. Nous prévoyons une augmentation en 2002.
• La Direction du recouvrement des recettes a diffusé son manuel de politiques et de procédures en ligne, où les agents d'exécution de la loi peuvent le consulter, partout au Canada.
• Nous avons commencé à élaborer d'autres processus qui entraîneront de nouvelles économies de coûts et de papier, notamment :
  • le projet de présentation des factures par voie électronique, qui offrira aux employés la possibilité de recevoir des états de compte et d'autres renseignements par voie électronique;
  • les employeurs qui remettent leurs déclarations chaque trimestre ne seront plus avisés par la poste;
    Nota : On prévoit que cette mesure permettra d'économiser 200 000 lettres, en plus des frais d'affranchissement.
  • les formulaires CPT1 et CPT2 fusionnés seront diffusés sur le Web;
  • un lien électronique avec Développement des ressources humaines Canada permettra à la direction générale de recevoir, chaque année, quelque 30 000 décisions concernant le RPC et l'assurance-emploi par voie électronique plutôt que par télécopieur.

Douanes

• La direction générale a intégré des engagements en matière de DD à 42 % des objectifs de rendement de tous ses gestionnaires.
• Nous avons inclus des éléments de DD dans le plan d'entreprise, notamment la réduction de la pollution par un meilleur traitement du trafic à faible risque à la frontière, une réduction de la paperasserie au moyen d'options électroniques et la gestion des risques pour la sécurité posés par les gens et les produits à la frontière.
• 17 produits de formation ont été mis en œuvre au moyen d'outils électroniques et 8 ont été présentés sur InfoZone.
• Nous avons mis à jour l'interface de commerce électronique avec les courtiers et les importateurs et offert l'option permettant aux importateurs de communiquer des données comptables par voie électronique.
• Nous avons collaboré avec la Division du DD et avec d'autres ministères fédéraux afin de répondre à deux pétitions envoyées par Greenpeace Canada sur la question du poisson transgénique et des organismes génétiquement modifiés.
• Par son Initiative G7, la direction générale a contribué à l'élaboration d'exigences en matière de données normalisées servant au rapport sur le mouvement international des biens. La mise en œuvre de ces normes permettra de suivre le mouvement international de produits névralgiques pouvant poser un risque pour l'économie ou la société canadienne.
• Nous avons acheté du papier à photocopie recyclé ainsi que des cartouches recyclées de poudre imprimante.
• Soucieuse de réduire sa paperasserie, la direction générale :
  • a commencé à offrir de la formation en ligne pour plusieurs initiatives des douanes;
  • a publié de l'information technique sur le Web, comme les Guides de référence des systèmes des douanes pour le secteur commercial, des bulletins et des manuels;
  • a remplacé d'anciennes imprimantes par des imprimantes ayant la fonctionnalité recto-verso.

Finances et administration

• En mai 2001, la Direction de la gestion de l'information a mis à jour le mode d'envoi des communiqués du Centre des communications, Administration centrale, en délaissant la transmission traditionnelle des documents par télécopieur, pour les afficher plutôt sur InfoZone. Les destinataires ont été informés du nouveau lien par courrier électronique. Après les 3 premiers mois de mise en œuvre, 60 000 feuilles de papier ont été économisées, soit une valeur de 12 000 $ et l'équivalent de 5 arbres matures.
• La Direction de la gestion du matériel a mené un sondage sur l'utilisation du papier, afin de vérifier les pratiques d'achat de papier dans l'ensemble de l'Agence. Ce sondage nous guidera dans l'établissement de données de référence sur l'utilisation de papier au sein de l'ADRC.
• La Direction de la gestion des immeubles et du développement durable a élaboré et lancé le Programme de 2^e vie, destiné à promouvoir la réutilisation du papier imprimé d'un seul côté pour la confection de cahiers et de blocs-notes. Durant la période visée, 213 cahiers et 200 blocs-notes ont été confectionnés, ce qui a permis de détourner quelque 7 524 feuilles de papier des lieux d'enfouissement ou des usines de recyclage.
• La Direction de la sécurité a distribué des tasses à tous les employés afin de décourager l'utilisation des tasses jetables.
• À la Direction de l'administration financière (DAF), les ordinateurs sont éteints à la fin de la journée; les imprimantes et les photocopieurs passent automatiquement en mode d'économie d'énergie lorsqu'ils demeurent inutilisés durant une certaine période.
• Transpo-vie, de la Société canadienne du sang, est venu régulièrement collecter du sang à la DAF, sur l'initiative d'un employé de la direction.
• Des employés ont participé à la Semaine de l'environnement en vendant des arbres et en faisant la promotion du « Défi transport » et du concours « Apportez votre tasse au travail ».

Ressources humaines (DGRH)

• La DGRH a intégré des éléments de DD à son plan d'entreprise.
• La direction générale a intégré des éléments de DD au Programme de leadership. Au total, 398 membres du personnel de gestion ont suivi la formation sur le DD comprise dans la séance de formation intitulée La science de la gestion.
• Toutes les politiques des Ressources humaines ont été affichées sur le Web.
• Nous avons continué à élaborer des options d'apprentissage électroniques. Environ 25 % de tout le matériel d'apprentissage est maintenant offert en ligne. Nous visons à augmenter chaque année le nombre de produits d'apprentissage présentés sous forme électronique.
• Deux fois dans l'année, nous avons rappelé aux employés de l'Administration centrale d'éteindre leur ordinateur à la fin de la journée. Régulièrement, des membres du personnel de la Section des services de technologie de l'information ont mené des activités de promotion ainsi que des contrôles électroniques afin d'encourager les pratiques éconergétiques
• Chaque fois que cela a été possible, on a acheté des cartouches recyclées de poudre d'imprimante et d'autres produits recyclables.

Informatique (DGI)

Parmi les réalisations de la DGI, il convient de mentionner les suivantes :

• La DGI a inclus le DD dans les objectifs de rendement du sous-commissaire, des deux sous-commissaires adjoints et du directeur responsable du DD. On prévoit inclure des engagements en matière de DD dans les objectifs de rendement de tous les cadres de la DGI pour la période 2003-2004.
• Nous avons discuté régulièrement de DD à diverses réunions du comité de gestion de la DGI.
• Des éléments d'écologie ont été intégrés au projet de réinstallation de 900 employés au campus Fitzgerald. Les principaux aspects consistaient à intégrer un programme de réduction des déchets ²⁰ et un protocole d'écologisation. Ces mesures doivent permettre à tous les employés de recycler le verre, le plastique, le métal, le polystyrène, les essuie-tout, les piles, les cartouches de poudre d'imprimante et le papier. Le fournisseur de services de cafétéria devra utiliser des produits de nettoyage sans danger pour l'environnement et favoriser les matières plastiques rigides plutôt que le polystyrène, en plus d'offrir un rabais appréciable aux clients qui utiliseront leur propre tasse à café durable. La DGI a consulté diverses parties dans un effort pour évaluer et réduire les impacts négatifs associés à une plus grande utilisation des véhicules privés pour le transport journalier.
• À l'automne 2001, le Salon d'information sur la santé a attiré plus de 1 000 employés de l'ADRC. L'événement comprenait une exposition commerciale, où ont été présentées les pratiques exemplaires de l'industrie en matière d'environnement.
• Dans le cadre de son Initiative pour le mieux-être des employés, la direction générale a préparé un Guide du mieux-être et tenu un atelier sur la gestion du stress. De plus, la DGI a offert des services de massage thérapeutique et des classes de yoga aux employés, dans ses locaux.
• Pour économiser le papier, la DGI a remplacé d'anciennes imprimantes par des imprimantes ayant une fonctionnalité recto-verso et les a placées à des endroits à la vue des employés. Des pratiques exemplaires en matière d'économie de papier ont été affichées aux postes de photocopie.
• La direction générale a soutenu des projets de DD en encourageant les employés à signer la déclaration d'engagement à l'égard du DD. Des affiches et des brochures sur le DD ont été utilisées à des fins promotionnelles.
• La DGI a distribué des tasses à café à tous les employés et les a invités à les utiliser, cela afin de décourager l'utilisation des tasses de styromousse.
• La DGI a aidé d'autres directions générales à améliorer plus de 35 projets d'affaires électroniques, dont la production des T4 par Internet, IMPÔTEL et IMPÔNET.

Politique et législation (DGPL)

• La DGPL a inclus six engagements dans 7 des 9 accords de rendement du groupe de la direction (EX - SM).
• Des éléments de DD ont été inclus dans la révision de 9 processus à la DGPL, qu'il s'agisse de l'embauche fondée sur les compétences, de la gestion de l'information ou encore de la formation et de l'apprentissage.
• La direction générale a amélioré le Système de suivi des décisions et de l'interprétation (SSDI) à l'Administration centrale et dans les régions. Le SSDI convertira les dossiers papier en format électronique. Nous prévoyons que le système sera mis en place au début de l'exercice 2002-2003 et qu'il devrait permettre une économie d'environ 9 000 feuilles de papier.
• Des ententes sur le Cadre de gestion des services (CGS) ont été signées avec huit provinces et territoires. Il s'agit de la Nouvelle-Écosse, de l'Alberta, l'Ile-du-Prince-Édouard, les Territoires du Nord-Ouest, la Saskatchewan, la Colombie-Britannique, le Yukon, Terre-Neuve et le Labrador. Ces ententes CGS verraient à ce que l'ADRC rende des comptes auprès des provinces et territoires concernant les programmes qu'elle gère en leur nom. Les CGS montrent l'engagement commun des provinces et territoires et de l'ADRC à travailler ensemble afin d'améliorer l'efficacité gouvernementale et de couper les dépenses administratives, tout en fournissant des services et en réduisant les coûts d'observation pour les Canadiens et les entreprises canadiennes.
• Au mois de mars 2002, le sous-commissaire a lancé son initiative de photocopie recto-verso, destinée à encourager le personnel à utiliser les deux côtés des feuilles de papier chaque fois que cela est possible.

Affaires publiques (DGAP)

• La DGAP ²¹ a intégré des engagements en matière de DD à 67 % des objectifs de rendement des membres de la haute direction. Cette mesure sera appliquée à tous les membres du Comité de direction de la DGAP au cours de la prochaine période.
• La direction générale a formé un partenariat avec les Ressources humaines et la Direction générale des finances et de l'administration pour intégrer des éléments de DD à deux stratégies de communications : Recrutement des étudiants et Reconnaissance nationale.
• Tous les documents de la direction générale ont été communiqués aux employés par voie électronique et toutes les publications de la DGAP ont été affichées sur son site Web.
• Trois articles portant sur des questions de DD ont été publiés dans le bulletin des employés de l'ADRC, Interaction. Nous y avons parlé du don d'uniformes désuets à des oeuvres de charité et de l'opinion du personnel face à la consommation de papier que représente la production de la revue sous forme imprimée. Un autre article comportait un sondage dans lequel les employés étaient appelés à indiquer s'ils préféraient lire ou recevoir la revue sous forme électronique ou imprimée.

Régions

Au cours de la période de référence, les régions se sont efforcées, par l'entremise de leurs comités de DD, de sensibiliser les employés au DD, de mener à bien des engagements en ce domaine et de promouvoir des projets et activités de DD dans leurs secteurs respectifs. L'Administration centrale a soutenu les régions en leur offrant des ressources ainsi que des documents d'orientation sur la promotion d'événements. Des visites ont été effectuées dans les régions, sur demande, pour promouvoir la sensibilisation au DD, mener des consultations et appuyer la planification.

Atlantique

• La région de l'Atlantique a appuyé les initiatives éconergétiques suivantes : elle a encouragé les employés à éteindre les lumières et les ordinateurs inutilisés, favorisé l'utilisation d'ordinateurs portatifs, d'un éclairage direct et de la téléconférence, installé un éclairage fluorescent et abaissé les niveaux des thermostats là où il était possible de le faire, et utilisé des formulaires et des modèles de documents électroniques pour les communications.
• Elle a mis en oeuvre des mesures de réduction et d'élimination des déchets : programme de recyclage des déchets solides, promotion de la copie et de l'impression recto-verso et don d'ordinateurs usagés à des écoles. Elle a aussi participé à la Semaine de la réduction des déchets 2001. Ces mesures ont permis de sensibiliser les employés, de réduire les rejets de mercure dans l'environnement et le nombre d'ordinateurs dirigés vers les lieux d'enfouissement.
• Elle a collaboré avec Environnement Canada à un sondage sur l'utilisation de mercure dans des installations de l'ADRC désignées.
• Elle a élaboré un outil de gestion électronique destiné à accueillir un inventaire local des substances appauvrissant la couche d'ozone.
• Elle a entrepris la création d'une base de données électroniques sur le DD.

Québec

• La région a intégré des éléments de DD à sa planification stratégique.
• Elle a publié des documents sur le DD dans la publication régionale Connexion.
• La région a participé à la Semaine de l'environnement.
• Elle a collaboré avec Transports Canada, Environnement Canada et Multimedia City à l'élaboration d'un programme favorisant la diversification des modes de transport quotidien.

Nord de l'Ontario

• Le Centre de technologie d'Ottawa a remporté l'or au concours du Prix Environnement 2002, parrainé par la Building Owners and Managers Association (BOMA). Cette association internationale regroupe des propriétaires d'immeubles et des gestionnaires d'installations intéressés par les modes de construction et de gestion de bâtiments respectueux de l'environnement. Le Prix vient reconnaître et promouvoir le souci de l'environnement dans les édifices commerciaux, au sein des secteurs privé et public. Sous l'impulsion des employés et avec l'appui de la direction, le Comité du DD a mené le complexe au sommet de sa catégorie, après avoir remporté la deuxième place l'an dernier. Pas moins de 83 % des déchets solides produits par le complexe ont été détournés des lieux d'enfouissement grâce à des mesures de recyclage, alors que le taux de détournement des déchets fixé par l'Agence pour ses installations louées est de 70 %. Le complexe du 875, Heron Road a été automatiquement mis en nomination pour le Prix Environnement national de la BOMA.
• Le Comité du DD de Thunder Bay a inauguré son site Web du DD.

Sud de l'Ontario

• La région a intégré des engagements en matière de DD aux contrats de son équipe de direction.
• En collaboration avec la Division du DD, Administration centrale, la région a offert des séances de sensibilisation au DD à tous ses employés de la Direction des finances et de l'administration. Quelque 240 employés y ont participé.
• Nous avons donné des uniformes des douanes à des organismes de bienfaisance locaux : 200 paires de bottes, 400 pantalons, 100 chemises, 100 chandails, 135 parkas et 200 vestes. La région a acheté six véhicules utilisant du carburant de remplacement, ce qui représente 3 % de son parc automobile ²² .
• Nous avons collaboré avec les fournisseurs de services pour inclure des mesures écologiques et des plans de détournement des déchets aux principaux projets de construction et de rénovation, notamment l'utilisation d'éclairage à capteur, parabolique et naturel et de robinets à capteur, la réutilisation des portes et des écrans, la circulation d'air contrôlée par nacelle et les moquettes en damier.
• La région a appliqué des mesures de recyclage durant la période visée, notamment le recyclage des piles de téléphone cellulaire et des cartouches de poudre d'imprimante, le don de cartables usagés aux conseils scolaires locaux, le retour des étampes manuelles en métal au fournisseur pour qu'elles soient recyclées et la distribution d'un sac fourre-tout sur le DD (contenant des produits écologiques et de l'information) à tout le personnel du BSF de St. Catharines dans le cadre du projet de rénovation-construction.
• Au bureau de Barrie, le programme de recyclage du papier a permis de détourner 8 640 livres de papier au cours de la période de référence, soit l'équivalent d'environ 12 arbres matures.

Prairies

• La région des Prairies a établi un réseau dynamique de comités du DD formés de bénévoles. Cette approche communautaire s'est avérée très efficace pour promouvoir le soutien du DD et l'exécution de mesures concrètes dans la région. Les comités, qui comptent des membres de la région et du district, se réunissent régulièrement pour dresser des plans, discuter et mettre en œuvre des solutions et des projets.
• Le comité du DD d'Edmonton a organisé une campagne de collecte d'aliments à l'occasion de la Journée internationale des volontaires de 2001. L'activité a permis au comité de remettre 104 kg de nourriture à la banque alimentaire d'Edmonton dont le directeur lui a fait parvenir ses remerciements par écrit.
• Le Comité du sud de l'Alberta a lancé un programme de compostage des déchets organiques dans le but de détourner les déchets organiques des lieux d'enfouissement. Il a aussi tenu une exposition environnementale à laquelle ont participé 32 exposants. Durant l'événement, la région a organisé un atelier d'initiation à la question du changement climatique, en collaboration avec Shell Canada.
• Le Bureau des services fiscaux de Calgary a mis en place un programme de recyclage du papier. Après seulement 9 mois, le programme a permis de détourner de la déchiqueteuse 34 000 livres de papier, soit 15 tonnes métriques.
• Le Comité de DD du bureau des services fiscaux de Winnipeg a établi des liens étroits avec l'Armée du Salut et a organisé des collectes de vêtements des employés. Deux campagnes de collecte de vêtements «sacs bleus » ont eu lieu en mai et en octobre 2001. Chaque collecte a permis d'amasser près de 400 sacs de vêtements. Il y a aussi eu une collecte locale d'articles donnés par les employés.
• Au Centre fiscal de Winnipeg, on a entrepris un projet de nettoyage de six semaines dans tout l'immeuble qui a permis de récupérer et de recycler 6 895  kg de papier et 27 kg de vêtements. L'annuaire téléphonique du centre fiscal a été mis sur intranet ce qui a évité l'impression de plusieurs centaines de copies papier.
• À Saskatoon, on a réduit la résolution des nouvelles imprimantes pour prolonger la durée des cartouches de poudre d'imprimante et on a inscrit l'adresse du site Web sur certaines pièces de correspondance adressées aux clients pour les encourager à utiliser Internet.
• À Regina, on a donné des cartouches d'imprimante à Diabetes Canada. On a aussi remplacé les essuie-tout en papier des salles de toilette par des essuie-mains en tissu. Pour économiser de l'énergie, on a amélioré l'isolation et le parement des bureaux de douanes plutôt que de se limiter à des travaux de peinture.

Pacifique

• La région du Pacifique a intégré des éléments de DD à son Plan d'entreprise.
• Un comité d'apprentissage en DD a été établi dans le but de promouvoir l'apprentissage en ce domaine. Des présentations sur le thème du DD ont été faites à la direction.
• Nous avons souligné la contribution de deux employés à l'égard du DD. L'un d'eux a remporté le jeu-questionnaire de la Semaine de la réduction des déchets et l'autre a pris l'initiative de remplacer les essuie-tout en papier utilisés dans la cuisine par des essuie-mains lavables.
• Une catégorie DD a été ajoutée au programme des Finances et de l'administration et au programme de reconnaissance de la région, afin de promouvoir la reconnaissance dans le domaine du DD.
• Un article du bulletin Interaction a présenté une initiative sur le recyclage, la réutilisation et la distribution d'uniformes. Cinq autres articles portant notamment sur la conservation de l'énergie ont été proposés à divers bulletins régionaux. Des questions liées au DD ont été abordées dans le bulletin régional consacré au DD, publié chaque trimestre.
• La région a participé à la Semaine de la réduction des déchets (211 employés ont participé au jeu-questionnaire), au Défi transport et à la Journée internationale des volontaires. Dans le cadre de ces activités, 94 employés ont effectué des travaux bénévoles tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'ADRC.
• Nous avons abandonné l'incinération des déchets à quatre endroits : Little Gold, Wanita, Patterson et Cascade.
• La région a fait don de 4 500 articles par l'entremise du Conseil des douanes pour le changement d'uniforme. Cela représente une hausse de 650 % par rapport à 1999-2000, où 600 articles avaient été donnés.
• Nous avons établi un système de recyclage de piles pour toute la région ainsi qu'un processus de recyclage des matières organiques dans les installations (333, rue Dunsmuir) et distribué des uniformes des douanes usagés dans la région.
• La région a publié des conseils pour économiser l'énergie et l'eau dans son site du DD et dans son bulletin du DD.
• En collaboration avec la DGI, la région a intégré une fonctionnalité d'impression recto-verso aux imprimantes branchées en réseau, lorsque cela était possible. Cela représente 96 % de toutes les imprimantes en réseau acceptant cette fonctionnalité.

¹⁷ La Direction générale des affaires de l'entreprise a été restructurée. Une partie de ses fonctions a été transférée à la Direction générale des finances et de l'administration, la Direction générale des affaires publiques et à une nouvelle direction générale, soit la Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise.

¹⁸ Un document SGSRO pour la T1 est une lettre avisant le contribuable de la somme due à l'ADRC après production de sa déclaration.

¹⁹ Sous le régime du Programme T3IND antérieur, chaque avis de cotisation tenait sur une page. Dans le nouveau système de déclaration commune T3GR, chaque avis de cotisation occupe deux pages.

²⁰ Tous les employés de la direction générale pourront participer au Programme de réduction des déchets d'ici la fin de 2004.

²¹ La Direction générale des affaires publiques, anciennement appelée Communications, a été restructurée. On y a transféré la Direction des publications de la Direction générale des finances et de l'administration.

²² Le nombre de véhicules utilisant du carburant de remplacement a diminué au cours de la période de référence. De nombreux véhicules ont été reconvertis à l'essence pour des raisons de commodité, de rendement et de santé.

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