Consultation publique sur une solution pour la paie électronique – Rapport sur ce que nous avons appris

Résumé exécutif

Le projet de paie électronique est une initiative du gouvernement du Canada visant à moderniser la façon dont les employeurs envoient les renseignements sur la paie, l’emploi et les données démographiques aux ministères et organismes du gouvernement comme l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC) à l’aide d’une approche « une fois suffit ».

Les consultations sur l’élaboration d’une solution de paie électronique ont rassemblé 155 propriétaires d’entreprise, professionnels de la paie et fournisseurs de logiciels et de services de paie, représentant des entreprises de toutes tailles, des entreprises autochtones et des organismes communautaires et à but non lucratif de partout au pays. Les consultations comprenaient des discussions sur :

• les expériences actuelles des participants en ce qui a trait à la déclaration des données sur la paie et l’emploi au gouvernement;
• la façon dont les participants envisagent la paie électronique les appuyer en tant qu’employeurs ou administrateurs d’entreprise;
• la façon dont la paie électronique pourrait jouer un rôle dans l’établissement d’un système fiscal et de services sociaux plus solides et plus efficaces.

Les participants montraient un optimisme prudent à l’idée d’une solution de paie électronique. Ils ont tout de même reconnu que la paie électronique pourrait fournir aux employeurs certains avantages, notamment :

• la réduction d’une partie du fardeau administratif lorsqu’il s’agit de faire des déclarations au gouvernement du Canada, surtout dans les cas où des irrégularités surviennent dans les processus de déclaration de la paie ou de déclarations de revenus;
• l’accroissement de l’efficacité et de l’accessibilité des communications avec l’ARC et EDSC en améliorant les données mises à la disposition des agents des services téléphoniques;
• la capacité de vérifier et de concilier les renseignements, d’aider à effectuer des calculs complexes et, ultimement, de faciliter les paiements.

Toutefois, ils considéraient que les principaux avantages étaient offerts à leurs employés ou au grand public canadien. Ces avantages perçus comprennent :

• la prestation automatisée et efficace de services comme l’assurance-emploi ou les prestations futures, y compris les programmes d’urgence comme la Prestation canadienne d’urgence (PCU);
• la possibilité de rationaliser et de simplifier le processus de déclaration de revenus;
• la capacité potentielle d’intégrer les données de la paie électronique à d’autres plateformes numériques (comme Mon dossier de l’ARC) afin de permettre aux particuliers de mieux surveiller leurs renseignements fiscaux, de stocker des feuillets T4 et des déclarations d’impôt sur le revenu antérieures, ainsi que de recevoir des renseignements et des communications supplémentaires concernant leurs services fiscaux et sociaux.

Les participants ont rapporté certaines préoccupations clés, notamment des questions importantes concernant la sécurité, les renseignements confidentiels, le consentement, le stockage et la protection des données, ajoutant que ces préoccupations sont d’une importance capitale. Ils reconnaissent que de nombreuses questions demeurent sans réponse, car le service reste à développer, mais ils implorent l’équipe de projet de travailler lentement et méthodiquement afin de créer un programme sécurisé pour la gestion et le stockage des données. Ils ont également souligné l’importance d’essais appropriés avant le déploiement du service, par exemple en ce qui concerne :

• les risques pour la sécurité associés au transfert et au stockage des renseignements personnels, y compris les questions sur l’archivage et l’accès aux dossiers antérieurs.

D’autres préoccupations comprenaient :

• l’expérience du gouvernement du Canada dans la mise en œuvre de solutions numériques;
• le coût de l’observation pour les entreprises, soit pour l’intégration des programmes de paie numérique, soit pour l’augmentation des coûts engagés par l’intermédiaire de leur fournisseur de logiciels;
• le risque de résistance des entreprises qui exercent leurs activités manuellement ou qui offrent des services fiscaux qui pourraient être éliminés par la paie électronique.

Les participants croient que le gouvernement du Canada doit prendre le temps de bien planifier, créer et mettre à l’essai une solution de paie électronique avant qu’elle ne soit mise en œuvre pour tous les employeurs. Ils remercient l’ARC et EDSC d’avoir pris le temps de les consulter en tant qu’employeurs, mais ils encouragent l’équipe du projet de paie électronique à mener d’autres consultations auprès du milieu des affaires et du public canadien. Ils reconnaissent que la paie électronique est une occasion de jeter les bases d’un changement transformationnel dans la façon dont le Canada administre les services fiscaux et sociaux, mais celui-ci ne s’appliquera que si les Canadiens y adhèrent. En vue d’offrir cette solution, l’adhésion sera plus facile à concrétiser parallèlement à la paie électronique en collaborant avec les Canadiens.

Introduction

L’objectif du projet de paie électronique est d’élaborer une recommandation pour la mise en œuvre d’une solution pour le gouvernement du Canada qui permettra d’accroître la rapidité et l’exactitude des services et des prestations offerts aux Canadiens. Le service de paie électronique réduira le fardeau administratif pour les employeurs canadiens et simplifiera le versement des prestations ou des services du gouvernement en fournissant une solution grâce à laquelle les employeurs canadiens peuvent envoyer en toute sécurité des renseignements sur la paie, l’emploi et les données démographiques dans un répertoire protégé du gouvernement du Canada en temps quasi réel au moment de l’embauche, du versement de la paie ou du départ d’un employé. Les ministères et organismes autorisés du gouvernement, comme l’Agence du revenu du Canada (ARC) et Emploi et Développement social Canada (EDSC), pourraient alors accéder aux renseignements requis lorsqu’ils en ont besoin pour administrer les programmes et les services sans avoir à consulter les employeurs ou les Canadiens pour obtenir de plus amples renseignements.

L’ARC dirige ce projet en partenariat avec EDSC (ou Service Canada, de façon interchangeable tout au long du rapport) et le Bureau du dirigeant principal de l’information (BDPI) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). L’équipe du projet de paie électronique consulte les Canadiens, les entreprises et les employeurs de toutes tailles, d’autres ministères du gouvernement, des associations et des groupes d’intervenants, ainsi que des fournisseurs de services de logiciels de paie afin de cerner les défis et les possibilités, en plus de fournir des commentaires sur la portée d’une solution de paie électronique potentielle. En 2024, l’équipe du projet de paie électronique présentera une analyse de rentabilisation et un plan de mise en œuvre chiffré au gouvernement du Canada aux fins d’examen.

La phase actuelle de consultations s’est déroulée de décembre 2022 à mars 2023 et comprenait 14 séances de consultation. Six séances ont eu lieu virtuellement et étaient ouvertes aux participants d’un océan à l’autre. Trois séances virtuelles, une en français et deux en anglais, étaient ouvertes à toutes les industries et à tous les groupes démographiques : une séance était axée sur l’expérience des entreprises et des employeurs autochtones, une séance était axée sur les fournisseurs de services de paie et une séance était axée sur des expériences précises liées à la création et à la soumission de feuillets T4. Les activités de consultation en personne ont rassemblé des employeurs et des propriétaires d’entreprise, des personnes qui traitent la paie au sein d’entreprises ou celles qui offrent des services de tenue de livres et de comptabilité au sein de collectivités de partout au pays.

Le présent rapport donne un aperçu des commentaires reçus au cours de cette phase de consultation. Cela comprend les commentaires concernant les avantages potentiels de la paie électronique pour les employeurs, les employés et les Canadiens de façon plus générale, certaines préoccupations importantes soulevées au cours des discussions, ainsi que d’autres considérations mises en relief par les participants aux consultations. 

Reconnaissance du territoire

Nous reconnaissons respectueusement que les consultations organisées dans le contexte du présent rapport ont eu lieu, d’un océan à l’autre, sur les territoires de nations et de peuples autochtones.

Des activités de consultation en personne ont eu lieu sur le territoire anichinabé du Traité Robinson-Huron; les territoires anichinabé, cri, oji-cri, dakota et déné, et le foyer métis du Traité n^o 1; le territoire du chef Drygeese et les terres traditionnelles de la Première Nation des Dénés Yellowknives; les territoires traditionnels partagés et non cédés des nations xʷməθkʷəy̓əm (Musqueam), Sḵwx̱wú7mesh (Squamish) et səlilwətaɬ (Tsleil-Waututh); le territoire kanien’kehà:ka (Mohawk) et les territoires de la nation abénakise; ainsi que les territoires des nations mi’kmaq et wolastoq dans le Mi’kma’ki.

Des activités de consultation virtuelle ont été animés à partir du territoire des Kanien’kehà:ka, du territoire non cédé des Algonquins Anishinabés et des territoires des peuples Lək̓ʷəŋən et W̱SÁNEĆ, y compris les Premières Nations Songhees et d’Esquimalt.

La rédaction de ce rapport a eu lieu sur les territoires des peuples Lək̓ʷəŋən et W̱SÁNEĆ, ainsi que sur le territoire non cédé des peuples Algonquins Anishinabés.

Nous sommes reconnaissants aux personnes qui ont pris le temps de parler avec l’équipe de mobilisation, à la fois virtuellement et en personne, pour faire part de leurs points de vue, qui sont inclus dans le présent rapport. 

Aperçu de la consultation

Événements de mobilisation

Cette phase de consultations s’est déroulée de décembre 2022 à mars 2023. Elle comprenait huit séances de consultation en personne et six séances virtuelles, qui ont été tenues avec des intervenants de partout au Canada. Les consultations comprenaient les séances suivantes :

1. Le 6 décembre 2022 – Sudbury (Ontario)
2. Le 8 décembre 2022 – Winnipeg (Manitoba)
3. Le 12 décembre 2022 – séance virtuelle en anglais
4. Le 10 janvier 2023 – Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest)
5. Le 12 janvier 2023 – Vancouver (Colombie-Britannique)
6. Le 16 janvier 2023 – Montréal (Québec)
7. Le 17 janvier 2023 – Trois-Rivières (Québec)
8. Le 19 janvier 2023 – séance virtuelle en français
9. Le 20 janvier 2023 – séance virtuelle en anglais
10. Le 24 janvier 2023 – Moncton (Nouveau-Brunswick)
11. Le 26 janvier 2023 – Halifax (Nouvelle-Écosse)
12. Le 31 janvier 2023 – séance virtuelle à l’intention des fournisseurs de services de paie
13. Le 9 février 2023 – séance virtuelle à l’intention des entreprises autochtones
14. Le 2 mars 2023 – séance virtuelle en anglais au sujet des feuillets T4

Les séances de consultation en personne et en ligne ont suivi un format semblable, à l’exception de la durée : les événements en personne duraient deux heures, tandis que les séances virtuelles duraient 90 minutes. Il y avait de huit à douze participants à chaque séance, et ils ont reçu un incitatif pour prendre part aux discussions. Un représentant de l’ARC et un d’EDSC ont assisté aux séances dans le but de participer à la présentation et aux discussions. D’autres observateurs du gouvernement du Canada et de Revenu Québec, ainsi qu’un animateur et un preneur de notes de Hill+Knowlton Strategies y assistaient aussi.

Les participants ont reçu un sommaire du projet de paie électronique, qui regroupait les objectifs du gouvernement du Canada, un aperçu général du fonctionnement possible d’une solution de paie électronique, ainsi qu’un résumé de la façon dont cette phase de consultations alimentera l’analyse de rentabilisation qui sera élaborée par l’équipe du projet de paie électronique, avant d’être soumise aux fins d’examen au gouvernement du Canada d’ici la fin de mars 2024.

On a demandé aux participants de faire part de leurs réactions initiales à l’égard du concept de la paie électronique, par exemple en leur demandant s’ils comprenaient ce que le gouvernement du Canada tentait de réaliser et s’ils croyaient qu’il s’agissait d’une idée utile, en plus de les amener à cerner les préoccupations initiales qu’ils pourraient avoir. À la suite de cette discussion, les participants ont été interrogés sur leurs expériences actuelles, leurs sources d’irritation et leurs suggestions en ce qui a trait au calcul, à la création, à la soumission et à la distribution des feuillets T4 et des relevés d’emploi. Enfin, les participants ont été invités à se projeter dans un futur où la paie électronique est déjà mise en œuvre afin de cibler des avantages possibles, ainsi que des préoccupations qu’ils pourraient avoir. 

Profil du participant

Les participants aux consultations comprenaient des employeurs, des propriétaires d’entreprise et des professionnels de la paie ou des ressources humaines d’entreprises de toutes tailles, des représentants d’entreprises autochtones, des fournisseurs de services de paie et des comptables ou des services de tenue de livres. Au cours des 14 séances, l’ARC et EDSC ont communiqué avec 155 personnes. Près des trois quarts des participants étaient des professionnels de la paie, tandis qu’un peu plus d’un quart des participants représentaient des propriétaires d’entreprise.

Selon la définition de la taille de l’entreprise de Statistique Canada, parmi les 155 participants qui ont assisté aux séances :

• quinze pour cent (15 %) des participants ont indiqué qu’ils provenaient de microentreprises (de 1 à 5 employés);
• quarante-sept pour cent (47 %) ont indiqué qu’ils provenaient de petites entreprises (de 6 à 99 employés);
• vingt et un pour cent (21 %) ont indiqué qu’ils provenaient de moyennes entreprises (de 100 à 499 employés);
• dix-sept pour cent (17 %) ont indiqué qu’ils provenaient de grandes entreprises (plus de 500 employés).

Les participants avaient un éventail d’expériences antérieures : certains participants étaient nouveaux dans le traitement de la paie au sein de leur entreprise ou étaient de nouveaux propriétaires d’entreprise; d’autres avaient plus d’expérience, certains comptaient des décennies d’expérience dans le traitement de la paie pour différentes entreprises, ce qui offrait des perspectives uniques sur les transformations numériques qui ont déjà eu lieu dans le milieu de l’emploi et du traitement de la paie. Les participants ont fourni des renseignements sur leurs expériences antérieures et sur leurs processus d’établissement de rapports pendant l’introduction à la séance. Les participants qui n’ont pas fait part de ces renseignements ne sont pas inclus dans les données contenues dans les graphiques de cette section.

Combien d’années d’expérience avez-vous dans le traitement de la paie? 

Les participants ont indiqué dans leur introduction qu’ils utilisaient diverses méthodes pour calculer et soumettre des renseignements sur la paie. Certains participants ont indiqué qu’ils utilisent encore des méthodes manuelles, y compris des feuilles de calcul Excel, des soumissions papier à l’ARC et à EDSC ou des soumissions manuelles au moyen de fonctions comme Relevé d’emploi sur le Web (RE Web), et la distribution de feuillets T4 physiques à leurs employés. D’autres participants, notamment ceux provenant de moyennes et de grandes entreprises, administrent leurs services de paie entièrement au moyen de logiciels – de l’entrée de renseignements sur les feuilles de temps des employés et des paiements automatisés aux employés, à la soumission de renseignements fiscaux au gouvernement par l’intermédiaire du logiciel directement ou par l’intermédiaire d’un fichier de grande taille généré par le logiciel. Les participants représentant des commis comptables et des cabinets comptables ont parlé de leur expérience de gestion de la paie pour leurs employés à l’interne (souvent en tant que petites ou moyennes entreprises), ainsi que des services qu’ils fournissent aux clients, qui vont des organismes communautaires à but non lucratif comptant un ou deux employés aux grandes sociétés comptant plus de 10 000 employés.

Comment calculez-vous et soumettez-vous les renseignements sur la paie?  

Les participants avaient une expérience variée en ce qui concerne la production et la soumission de renseignements sur la paie et l’impôt. Certains participants pouvaient seulement parler de la façon dont les renseignements sur la paie sont générés, calculés et communiqués au sein de leur entreprise; d’autres avaient de l’expérience en tant que comptables et commis comptables, aidant les clients avec des questions fiscales plus complexes, et participant à la création et à la soumission de renseignements sur l’impôt et l’emploi à l’ARC et à EDSC. Dans certains cas, surtout lors de la séance virtuelle à l’intention des fournisseurs de services de paie, les participants représentaient des entreprises qui offrent la gestion des processus de paie pour les grandes entreprises.

Méthode de recrutement

Hill+Knowlton Strategies a collaboré avec une entreprise de recrutement externe, Canada Market Research, afin de cibler et de recruter des participants aux séances de consultation virtuelles et en personne. Les participants ciblés étaient des personnes qui possèdent ou gèrent une entreprise ayant des employés dont l’impôt sur le revenu et les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l’Assurance-emploi (AE) sont régulièrement retenus et déclarés, ou qui travaillent pour ce type d’entreprises. L’accent a été mis sur les personnes qui participent personnellement à la gestion de la paie sur une base régulière, ainsi que sur celles qui utilisent des logiciels ou des fournisseurs de services de paie pour effectuer leurs retenues sur la paie ou rendre des comptes au gouvernement. Les participants comprenaient également des personnes représentant des entreprises gérées par des résidents permanents ou de nouveaux Canadiens, des Canadiens en situation de handicap ou des membres de la communauté 2ELGBTQI+.

Il y a eu deux séances virtuelles en anglais et une en français qui étaient ouvertes aux participants de toutes les industries et de tous les groupes démographiques. Une séance virtuelle a été organisée pour les entreprises autochtones qui ont recruté des entreprises appartenant à des autochtones ou exploitées par des autochtones à l’intérieur ou à l’extérieur d’une réserve, y compris celles qui ont des employés autochtones. Une autre séance virtuelle était axée sur les fournisseurs de services de paie; elle regroupait des représentants de petits, moyens et grands fournisseurs.

Les séances en personne ont permis de recruter des propriétaires d’entreprise et des professionnels de la paie résidant dans les huit villes visitées au cours de cette consultation. Le recrutement a été ciblé pour chaque séance en fonction des critères suivants :

• Sudbury (Ontario) – Entreprises de toute taille, en mettant l’accent sur le secteur de l’éducation, ainsi que sur les entreprises saisonnières et les industries des ressources.
• Winnipeg (Manitoba) – Petites et moyennes entreprises, en mettant l’accent sur le secteur de l’éducation et sur les entreprises autochtones.
• Yellowknife (Territoires du Nord-Ouest) – Entreprises de toute taille, en mettant l’accent sur les entreprises saisonnières. Certains comptables et commis comptables ont également participé.
• Vancouver (Colombie-Britannique) – Moyennes et grandes entreprises. Certaines petites entreprises ou entreprises ayant un seul employé ont aussi participé.
• Montréal (Québec) – Moyennes et grandes entreprises exerçant leurs activités en français.
• Trois-Rivières (Québec) – Microentreprises, petites et moyennes entreprises exerçant leurs activités en français – y compris les comptables et les commis comptables, les organismes sans but lucratif et diverses industries.
• Moncton (Nouveau-Brunswick) – Entreprises de toute taille, en mettant l’accent sur les entreprises exerçant leurs activités en français. Cette séance a été animée de façon bilingue et comprenait des entreprises anglophones et francophones. Les entreprises représentées comprenaient également des entreprises saisonnières et des entreprises de construction.
• Halifax (Nouvelle-Écosse) – Petites et moyennes entreprises, en mettant l’accent sur les entreprises de pêches et d’autres entreprises saisonnières. 

Résultats de l’évaluation

Les participants ont été invités à remplir un formulaire d’évaluation à la fin de la séance de consultation. Le formulaire d’évaluation a été fourni en format papier pour les séances en personne, et un lien a été fourni vers un outil de sondage pour les séances virtuelles.

On a demandé aux participants si le contenu de l’atelier était pertinent et intéressant, facile à comprendre et utile pour leur travail. On leur a également demandé s’ils trouvaient que le terme « paie électronique » portait à confusion, s’ils croyaient qu’une solution de paie électronique devrait être obligatoire, et s’ils seraient disposés à passer à une solution de paie électronique à l’avenir. Parmi les 90 participants qui ont assisté à une séance en personne, 84 ont répondu au sondage, ce qui représente un taux de réponse de 93 %. Parmi les 65 participants qui ont assisté à une séance virtuelle, 49 ont répondu au sondage, ce qui représente un taux de réponse de 75 %. Le taux de réponse total des évaluations est de 85 %. Les questions de l’évaluation étaient facultatives et certains participants ont choisi de ne pas répondre à toutes les questions. Par conséquent, certains des chiffres de base changeront légèrement d’une question à l’autre. 

Dans l’ensemble, les participants ont aimé les consultations, et 93 % d’entre eux ont indiqué être d’accord ou tout à fait d’accord avec l’énoncé selon lequel l’événement était agréable. Ils ont indiqué que les événements étaient bien situés, bien organisés et bien animés. Les participants ont ajouté qu’ils appréciaient le fait que l’ARC et EDSC prennent le temps de discuter avec les Canadiens sur ce sujet et ont fait remarquer que des consultations comme celles-ci démontrent un engagement du gouvernement du Canada envers les Canadiens et un engagement à mettre en œuvre le projet de la bonne façon.

L’événement était agréable...

Presque tous les participants (98 %) ont trouvé que le contenu de l’atelier était pertinent et intéressant pour le travail qu’ils font, et que le contenu présenté par le gouvernement du Canada était facile à comprendre.

Le contenu de l’atelier était facile à comprendre...

Le contenu de l’événement était pertinent ou intéressant…

Les participants étaient d’accord pour dire que les bonnes personnes ont assisté aux consultations, qu’ils ont eu une chance égale de faire part de leurs points de vue et qu’ils croient que le gouvernement du Canada tiendra compte de leurs commentaires lors de la planification et de la mise en œuvre du projet de paie électronique.

Je suis d’avis que les bonnes personnes ont participé à cet événement...

Je suis d’avis que j’ai eu une chance égale de fournir des commentaires...

Les participants ont fait remarquer qu’ils apprécient l’investissement en temps et en efforts que le gouvernement du Canada fait pour collaborer avec les Canadiens sur une solution de paie électronique. D’ailleurs, la majorité croit que leurs commentaires aideront le gouvernement du Canada à mettre au point la solution. Toutefois, environ un cinquième des participants ne sont toujours par certains que leurs commentaires seront utilisés pour la conception d’une solution de paie électronique.

Je suis d’avis que mes commentaires aideront le gouvernement du Canada à développer une solution de paie électronique...

Les participants étaient divisés quant à savoir si la signification du terme « paie électronique » ou « ePayroll » est claire ou si elle porte à confusion. Un peu moins de la moitié (43 %) des participants étaient d’accord ou tout à fait d’accord pour dire que le terme porte à confusion, tandis que 41 % étaient en désaccord ou tout à fait en désaccord, estimant que le terme ne porte pas à confusion.

Je suis d’avis que le terme « paie électronique » porte à confusion...

Bien que les participants dans leur ensemble ne soient pas d’accord sur la question de savoir si le terme « paie électronique » porte à confusion, les données démontrent une autre tendance intéressante. Au fur et à mesure que cette phase des consultations progressait, chaque séance de consultation a vu la réponse pondérée passer lentement de « tout à fait d’accord » à « tout à fait en désaccord ».

Par exemple, à Sudbury, durant la première séance en personne, 60 % des participants étaient d’accord ou tout à fait d’accord pour dire que le terme « paie électronique » porte à confusion, alors que durant la dernière séance en personne, à Halifax, 60 % des participants étaient tout à fait en désaccord avec le fait que le terme « paie électronique » porte à confusion.

Les participants ont ajouté des commentaires, y compris d’autres suggestions pour le titre, comme « eReporting of Payroll Information » (déclaration électronique de renseignements sur la paie), ou une suggestion de modifier l’ordre des mots en français afin de mieux refléter le service : « service électronique de renseignements sur la paie ».

Les réponses des participants étaient divisées quant à savoir si la solution de paie électronique devrait être volontaire ou obligatoire pour les entreprises canadiennes. Pendant les séances en personne, la majorité des participants croyaient qu’elle devrait être obligatoire (57 %), mais ce pourcentage est réduit à 52 % lorsque l’on inclut les participants virtuels. Toutefois, plusieurs commentaires indiquaient clairement que le répondant croit que la paie électronique devrait être volontaire pendant une période de transition durant laquelle aura lieu l’intégration des entreprises, mais qu’après un certain temps, la paie électronique devrait devenir obligatoire. 

Une solution de paie électronique éventuelle devrait-elle être établie sur une base obligatoire ou volontaire?

Les participants ont indiqué que la solution de paie électronique devrait être obligatoire pour plusieurs raisons :

• Ils croient qu’un système utilisé par tous les Canadiens serait plus efficace qu’un système utilisé seulement par une partie de la population.
• Ils croient que si tous les Canadiens étaient tenus d’interagir avec le système, cela augmenterait la confiance et la transparence et éliminerait les risques de théories du complot concernant la portée excessive du gouvernement, car tous les Canadiens auraient la possibilité d’utiliser et d’explorer l’outil par eux-mêmes.
• Ils croient qu’il y a un risque de mésinformation au sujet de l’utilisation des données de paie électronique si seules les données de certains Canadiens étaient incluses dans la solution.

Après les séances de consultation, dans les formulaires d’évaluation, plus du tiers (36 %) des participants ont indiqué qu’ils avaient encore des préoccupations concernant une solution de paie électronique. Les préoccupations soulevées concernaient, entre autres, la sécurité, la confidentialité des renseignements personnels et le coût de l’exploitation du système pour les entreprises et les contribuables canadiens. 

Avez-vous des préoccupations au sujet d’une solution de paie électronique?

Malgré les préoccupations soulevées dans la question précédente, la majorité des participants (76 %) adopteraient quand même une solution de paie électronique au cours des prochaines années. Seulement 4 % des participants ont indiqué qu’ils ne seraient pas disposés à passer à une solution de paie électronique au cours des prochaines années. Les 20 % restants n’étaient pas certains, affirmant qu’ils auraient besoin de plus de renseignements sur la sécurité et le processus de mise en œuvre avant d’être disposés à accepter une solution de paie électronique. 

Seriez-vous disposé à procéder à son intégration au cours des deux ou trois prochaines années? 

Résultats des consultations

Cette phase de consultations a permis à l’équipe du projet de paie électronique de regrouper des commentaires importants. Tout au long des séances, nous avons entendu que les avantages sont grands pour les employeurs, les employés et les Canadiens en général. Ces derniers ont mentionné certaines questions et préoccupations importantes qu’ils aimeraient voir l’équipe de projet étudier pour mener à bien l’analyse de rentabilisation et le plan de mise en œuvre en 2024. Ils ont aussi offert des suggestions qui seront importantes à prendre en considération au fur et à mesure que le projet progressera.

Les participants croient que les employeurs constateront la simplification de leurs processus de déclaration des renseignements sur l’impôt et l’emploi, ce qui leur permettra de gagner du temps. Ils croient que la paie électronique pourrait moderniser la façon dont les vérifications et les avis ont lieu entre les employeurs et le gouvernement, ce qui rendrait la communication avec l’ARC et Service Canada (EDSC) plus efficace. Ils croient également qu’une solution de paie électronique pourrait accroître l’exactitude et la transparence des systèmes de services fiscaux et sociaux canadiens, augmentant ainsi la confiance des Canadiens à l’égard de leur gouvernement.

Les participants conviennent avec le gouvernement que la paie électronique pourrait rendre la prestation de services aux Canadiens, comme l’émission de l’assurance-emploi ou les prestations d’urgence futures, comme la Prestation canadienne d’urgence (PCU), plus efficace. Ils croient également que la paie électronique pourrait aider à accroître les connaissances fiscales au sein de la population générale en rendant les processus plus faciles à comprendre. Ainsi, elle encouragerait les particuliers à jouer un rôle plus actif dans la gestion et la supervision de leurs affaires liées à l’impôt et à la paie. Les participants ajoutent que même si, en tant qu’employeurs, ils constatent une augmentation des tâches administratives en raison de la paie électronique, les avantages pour les employés seront probablement plus importants que ces coûts ou fardeaux supplémentaires.

Tout au long des séances, les participants ont noté plusieurs avantages pour le contribuable canadien et pour le public canadien. Ils croient que la paie électronique pourrait aider à accroître l’efficacité du régime fiscal, y compris certaines considérations précises concernant les feuillets T4 et les relevés d’emploi. Ils estiment que l’exécution des programmes sera simplifiée et que les données sur la paie électronique seront mises à profit de façon regroupée pour aider à la prise de décisions. Enfin, ils réitèrent qu’en simplifiant la déclaration de revenus, en rendant les programmes plus accessibles et efficaces, et en simplifiant la façon dont les Canadiens et Canadiennes accèdent à leurs renseignements fiscaux, la paie électronique a la possibilité d’accroître la confiance envers le régime fiscal canadien.

Les préoccupations soulevées par les participants comprennent les antécédents du gouvernement du Canada en matière de mise en œuvre de plateformes numériques, ainsi que des considérations importantes concernant la sécurité des données et la protection des renseignements privés. Ils soulignent également des questions importantes concernant l’intégration de la paie électronique avec les fournisseurs de services de paie, y compris les fournisseurs de logiciels et les services de comptabilité, ainsi que des questions concernant l’intégration de calculs complexes comme la rémunération dans le domaine de la construction ou les avantages sociaux pour le Nord. Enfin, ils ont posé des questions importantes sur le coût du service pour les utilisateurs et les contribuables canadiens, ainsi que des questions sur l’expérience utilisateur et sur ce à quoi les employeurs et les Canadiens devraient s’attendre à l’égard d’une solution de paie électronique.

Les participants ont ajouté quelques suggestions supplémentaires pour l’équipe du projet de paie électronique, y compris des réflexions sur le nom « paie électronique » ou ePayroll. Les participants ont également énuméré d’autres transactions entre le gouvernement et les entreprises qui, selon eux, pourraient être incluses dans la paie électronique à l’avenir, en plus de poser des questions intéressantes au sujet du stockage à long terme des données de paie électronique. Enfin, les participants ont fait part de leurs points de vue sur ce à quoi pourrait ressembler un portail de paie électronique destiné aux employeurs ou aux employés, si un portail Web de la paie électronique est inclus dans le plan de mise en œuvre. 

Avantages pour les employeurs

Économies de temps et simplification des processus

Allègement du fardeau

Dans l’ensemble, les participants ont expliqué que la soumission de données démographiques de paie et d’emploi aux fins de déclaration T4 ou de délivrance de relevés d’emploi n’est pas un fardeau important lorsque les choses se déroulent comme prévu. Ils ont fait remarquer que pour la plupart des entreprises, ces processus sont répétés chaque année ou chaque fois qu’un relevé d’emploi est émis, et que l’approche normalisée qu’ils utilisent a tendance à fonctionner, qu’il s’agisse d’un processus manuel ou d’un processus qui est lancé ou achevé au moyen d’un logiciel existant. Toutefois, les feuillets T4 et les RE peuvent devenir un fardeau important lorsque les processus échouent. Habituellement, cela donne lieu à une communication fréquente avec l’ARC et EDSC. Les participants ont ajouté qu’il y a souvent de la confusion quant au ministère qui détient les renseignements, ce qui laisse certains employeurs croire qu’une fois qu’ils communiquent des renseignements à l’ARC, EDSC peut automatiquement y avoir accès également. La même chose se produit lorsque l’ARC ou EDSC communique avec un agent autorisé ou un fournisseur de services de paie pour obtenir des renseignements accessibles uniquement à un propriétaire d’entreprise. 

Les participants croient qu’une solution de paie électronique permettra d’alléger un certain fardeau administratif dans le traitement régulier des renseignements sur la paie pour le gouvernement, mais qu’il sera particulièrement utile de traiter, de modifier ou de corriger les complications imprévues. La capacité que des représentants de l’ARC ou d’EDSC manipulent les mêmes données pour obtenir une réponse particulière simplifierait la façon dont les questions de suivi sur les cas anormaux sont réglées. Sur le formulaire d’évaluation, on a demandé directement aux participants s’ils croyaient qu’une solution de paie électronique pourrait alléger un certain fardeau associé à la production et à la transmission de feuillets T4 et de RE.

Je pense qu’une solution de paie électronique aidera à alléger une partie du fardeau associé à la production et à la transmission des feuillets T4 et des relevés d'emploi…

On a également demandé aux participants, dans le formulaire d’évaluation, s’ils espéraient que la paie électronique améliore la productivité de leur entreprise, et la plupart (80 %) avaient grandement espoir qu’une solution de paie électronique les aide à accroître la productivité de leur entreprise. Les participants représentant les employeurs et les fournisseurs de services de paie ont souligné que si une solution de paie électronique pouvait intégrer certains des calculs fiscaux les plus complexes, comme les avantages sociaux pour le Nord, d’autres avantages imposables ou les pensions, cela représenterait une augmentation importante de la productivité. Cela est particulièrement vrai si les rajustements de fin d’année peuvent être téléversés dans la paie électronique et intégrés dans le feuillet T4 électronique de l’employé en temps réel, à mesure que ces redressements sont effectués, sans que cela ne nécessite l’émission d’un feuillet T4 modifié.

J’espère que la paie électronique augmentera la productivité de mon entreprise...

Communication avec l’ARC et EDSC

Les participants ont avancé qu’un répertoire central de renseignements pourrait éliminer l’incertitude quant au ministère qui détient les renseignements.

Les participants qui ont assisté à la séance en personne à Halifax ont souligné que le manque de communication et d’échange de renseignements entre l’ARC et EDSC est une source importante de frustration à l’égard du gouvernement du Canada.

Les participants ont indiqué que les caractéristiques potentielles d’un service de paie électronique pourraient permettre de réduire la charge de travail des agents de l’ARC et de Service Canada qui communiquent avec les employeurs. On espérait que cela pourrait par la suite améliorer les normes de service pour les personnes qui tentent de communiquer avec l’ARC ou Service Canada pour d’autres questions. 

Changements d’adresse 

Enfin, les participants de l’ensemble des séances en personne et virtuelles ont convenu que l’un des principaux points sensibles avec lesquels ils doivent composer est lorsqu’un employé ou un ancien employé change d’adresse sans les informer, ce qui rend presque impossible la délivrance d’un feuillet T4.

Les participants espéraient qu’un service de paie électronique pourrait comprendre un portail Web permettant aux Canadiens d’accéder à leurs feuillets T4, à leurs RE et à d’autres documents fiscaux sans avoir à consulter leur employeur pour obtenir ces renseignements. Les participants croyaient également qu’il serait possible de faire la transition vers un processus dans le cadre duquel les employés récupéreraient automatiquement les feuillets T4 à partir de la plateforme de paie électronique, éliminant ainsi la responsabilité des employeurs de fournir ces formulaires aux employés. 

Vérifications et avis

Vérifications automatisées

Les participants ont exprimé un intérêt à l’égard de la capacité de la solution de paie électronique à effectuer des vérifications automatiques en temps réel, tant pour les employeurs lorsqu’ils consignent les renseignements dans leur logiciel de paie que pour les fournisseurs de logiciels de paie, lorsque ces renseignements sont communiqués au gouvernement du Canada.

Les fournisseurs de services de paie ont convenu que cela pourrait être un avantage d’une solution de paie électronique. Ils indiquent que la première transaction pourrait être une vérification du numéro d’assurance sociale (NAS) d’un employé. Dans ce cas, si le nom et la date de naissance d’un employé ne correspondent pas à son NAS, un avis pourrait être généré automatiquement à partir du service de paie électronique.

Les participants ont énuméré d’autres vérifications automatiques qui pourraient être incluses dans une solution de paie électronique, notamment des vérifications permettant de déterminer si des retenues ou des versements ont été consignés incorrectement. 

Souplesse aux fins d’autocorrection 

De nombreux participants à la consultation ont souligné qu’un système de vérification intégré à la paie électronique ne devrait pas servir à pénaliser les employeurs si des erreurs sont commises. Certains employeurs choisissent de rapprocher les comptes chaque fois qu’ils effectuent des retenues sur la paie, d’autres sur une base trimestrielle, tandis que d’autres ont indiqué qu’ils ne le font qu’une fois par année, juste avant d’émettre des feuillets T4.

Ils ont indiqué que si des erreurs sont commises, les employeurs devraient tout de même avoir la souplesse nécessaire pour les corriger après que les données sur la paie électronique ont été soumises, et qu’il y a une étape de vérification finale à la fin de l’exercice, avant que le système émette les feuillets T4. Ils ne voudraient pas utiliser un système qui signale les erreurs et qui pénalise les propriétaires d’entreprise pour ces erreurs tout au long de l’année. Ils ont exprimé des préoccupations importantes quant au fait que la paie électronique pourrait évoluer vers une situation de type « Big Brother ».

Toutefois, ils indiquent que les erreurs éventuelles qui sont omises pourraient être signalées à l’employeur directement au moyen d’un système de paie électronique. Par exemple, si un employeur a entré une retenue au titre du RPC qui n’était pas exacte, le système pourrait l’aviser, sans risque de pénalité, jusqu’à ce que l’employeur soit invité à vérifier ses renseignements et à les soumettre à la fin de l’année.

Ils ajoutent que pour que ce système fonctionne, les corrections apportées à la paie dans le logiciel de paie d’un employeur doivent être communiquées et appliquées automatiquement dans l’ensemble de la plateforme de paie électronique. Ainsi, l’ARC et EDSC auraient accès aux renseignements exacts au fur et à mesure qu’ils sont disponibles. Si un employeur corrige une erreur quatre mois plus tard, cette erreur devrait simplement être corrigée dans toutes les plateformes de l’ARC et de EDSC liées à la paie électronique. 

Redressements de fin d’exercice 

Selon de nombreux participants, y compris les employeurs, les fournisseurs de logiciels de paie et les commis comptables, les redressements de fin d’exercice sont souvent très compliqués. La réception des rapports sur les avantages imposables et les pensions des employés et d’autres sources peut prendre du temps, parfois même après que le logiciel de paie a émis les feuillets T4 initiaux, pour respecter la date d’échéance prévue par la loi. Cela exige ensuite que des feuillets T4 modifiés soient créés pour chaque employé, ce qui est une entreprise importante.

Plusieurs calculs complexes doivent être inclus. Les participants soulignent que les principales frustrations sont les redressements de fin d’exercice pour ce qui suit :

• avantages imposables, comme le logement ou l’utilisation d’un véhicule;
• pensions privées et RPC
• revenus et honoraires reçus pour du travail sur une réserve pour les employés autochtones;
• primes et autres paiements de redressement hors cycle.

Les fournisseurs de logiciels et de services de paie, ainsi que les commis comptables présents, ont fait remarquer que ces redressements de fin d’exercice peuvent être un fardeau important, surtout lorsqu’il y a des redressements pour d’importants clients comptant des centaines ou des milliers d’employés pour lesquels des redressements doivent être effectués. Les participants indiquent qu’il y a une énorme industrie qui existe uniquement pour aider à finaliser et à produire des feuillets T4 et d’autres renseignements fiscaux de fin d’exercice pour les employeurs et les employés. Cette industrie peut être affectée par une solution de paie électronique. Toutefois, les participants conviennent que la capacité de la paie électronique à intégrer certains de ces redressements complexes de fin d’exercice serait une aide importante pour les entreprises canadiennes. Elle pourrait également aider les employeurs à s’assurer que ces prestations et ces déductions sont calculées et déclarées correctement pour chaque employé.

Les fournisseurs de logiciels de paie ajoutent que de nombreux redressements de fin d’exercice ne font pas partie des données de base sur la paie qu’ils reçoivent des employeurs. Une intervention manuelle est nécessaire pour inclure ces renseignements dans les cas où le fournisseur gère l’administration de la paie tout en émettant des feuillets T4 pour le client. Les participants croient que la paie électronique pourrait faire en sorte qu’il soit plus facile pour ces fournisseurs de services d’intégrer les données sur la paie soumises au moyen de leur logiciel ainsi que les données supplémentaires soumises manuellement par leur client dans les rapports soumis au gouvernement du Canada.

Enfin, les participants ajoutent qu’un outil (p. ex., une application) visant à aider les employeurs et les employés à faire le suivi des avantages autres qu’en espèces, comme le logement et l’utilisation d’un véhicule, et à les calculer serait avantageux pour simplifier et intégrer ces données dans les feuillets T4 au moyen d’une solution de paie électronique. 

Exactitude et transparence

Renforcer les capacités de déclaration

Les participants estiment qu’en simplifiant la façon dont les impôts sont déclarés au gouvernement du Canada, cela facilitera le processus pour les employeurs, ce qui améliorera l’observation fiscale globale au Canada.

Si les employeurs comprennent mieux comment déclarer les données sur la paie et l’emploi et les données démographiques au gouvernement du Canada (parce que ce processus de déclaration est intégré aux processus qu’ils comprennent et utilisent déjà), il est plus probable que les renseignements transmis soient exacts. Si tous les employés savent où obtenir leurs renseignements – parce que tous les employeurs utilisent le même service de paie électronique pour les rapports du gouvernement – il est plus probable que les Canadiens soient convaincus que leurs renseignements sont transmis correctement.

Les participants croient que la paie électronique permettra d’accroître la sensibilisation et la compréhension à l’égard de la façon dont les renseignements fiscaux sont déclarés, de la façon dont le gouvernement utilise ces renseignements pour prendre des décisions et administrer les services, et du type de renseignements dont le gouvernement a besoin pour être en mesure de prendre ces décisions ou d’administrer ces programmes. Cela permettra, à son tour, de renforcer les déclarations de revenus, car toutes les entreprises et tous les employés canadiens utiliseront le même service exploité en fonction des mêmes renseignements – tous recueillis de la même façon.

Renseignements pertinents

Les participants espéraient que les renseignements recueillis et stockés au moyen d’une solution de paie électronique pourraient être mis à profit pour fournir des services plus adaptés aux Canadiens. À Yellowknife, les participants ont exprimé leur frustration quant au fait que, malgré le fait qu’ils vivent et travaillent dans les Territoires du Nord-Ouest depuis de nombreuses années, ils reçoivent toujours des lettres de l’ARC demandant une preuve de résidence dans le Nord.

Les participants espéraient que les données sur la paie électronique pourraient être mises à profit pour inscrire automatiquement les participants aux prestations auxquelles ils ont droit, tout en veillant à ce que les Canadiens non admissibles ne soient pas en mesure de recevoir des prestations auxquelles ils n’ont pas droit. On espère que les données recueillies pourraient être utilisées pour vérifier les demandes, comme les avantages sociaux pour le Nord, sans qu’il soit nécessaire pour l’ARC ou Service Canada de communiquer avec les employés ou les employeurs pour confirmer que les données sont exactes.

Les participants de Trois-Rivières et de Moncton ont réitéré que cette prestation efficace de services pourrait profiter aux Canadiens à faible revenu et à ceux qui ont besoin de l’aide de divers programmes sociaux en veillant à ce que les Canadiens admissibles reçoivent ces services sans avoir à prouver leur admissibilité, ce qui représente habituellement un fardeau supplémentaire. Ils soulignent également que les Canadiens non admissibles ne seraient plus en mesure de réclamer frauduleusement leur admissibilité à ces programmes sociaux. 

Instaurer la confiance 

Les participants croient que, si elle est conçue correctement, la paie électronique permettra aux employeurs et au gouvernement du Canada de faire preuve de transparence et de collaboration, ce qui contribuera à favoriser la confiance à l’égard du gouvernement. Ils soulignent également que l’accent mis sur l’allègement du fardeau, tout en assurant des coûts minimes pour les employeurs, est un signe de soutien du gouvernement du Canada envers les entreprises canadiennes.

Les participants croient que la paie électronique pourrait donner lieu à des interactions plus directes entre le gouvernement et les entreprises, accroître la collaboration, accroître la confiance et veiller à ce que les communications soient efficaces pour les deux parties. Les participants considèrent également la capacité de corriger les renseignements déjà téléchargés, sans signaler les erreurs à l’ARC, comme un autre exercice de confiance important. Le gouvernement est disposé à accepter les renseignements tels quels lorsque vous les soumettez en espérant que, d’ici la fin de l’année, vous aurez fait votre rapprochement pour vous assurer que toutes les données sont exactes.

Enfin, les participants indiquent que l’engagement visant à mobiliser les employeurs et les entreprises canadiennes en fonction de leurs expériences et de leurs idées liées à une solution de paie électronique est une démonstration significative d’une volonté de collaborer et de se montrer ouvert à la rétroaction. Ils ajoutent que le fait de pouvoir collaborer avec l’équipe du projet de paie électronique, pour rencontrer les Canadiens responsables de l’initiative, contribue grandement à atténuer les préoccupations et à bâtir la confiance à l’égard d’un futur système de paie électronique. 

Avantages pour les employés

Prestation de services efficace

Prestation simplifiée

Dans l’ensemble des activités de consultation, les participants ont convenu que la mise en œuvre d’une solution de paie électronique pourrait simplifier la production de déclarations et réduire le fardeau administratif afin que les services puissent être offerts aux employés de manière plus efficace. Ils soulignent que le processus de RE est souvent difficile pour les employeurs, qui ont de la difficulté à intégrer leurs données de paie dans le formulaire RE dans un format accepté par EDSC. Cela crée des défis pour les employés, qui sont obligés d’attendre les prestations d’assurance-emploi ou d’autres services pendant que leur employeur collabore avec Service Canada pour régler le problème.

Les participants ont également mentionné des cas où les prestations parentales ont été retardées parce qu’une personne attendait un RE d’un deuxième employeur à temps partiel. Ces cas seraient réglés par la création d’une solution de paie électronique.

Ils ajoutent que les calculs de l’impôt et les remboursements pourraient être beaucoup plus simples pour de nombreux Canadiens. Les participants ont exprimé un vif intérêt à l’idée que la paie électronique pourrait éventuellement mener à un service de production automatique de déclarations de revenus qui permettrait de calculer le montant d’impôt sur le revenu que les Canadiens doivent payer, d’informer les Canadiens de ce montant ou de traiter automatiquement un remboursement d’impôt sans que le particulier n’ait jamais besoin d’interagir avec l’ARC. 

Prestations d’urgence efficaces 

Les participants ont souligné qu’une solution de paie électronique pourrait être mise à profit à l’avenir pour administrer les prestations d’urgence, comme la PCU, en déterminant automatiquement l’admissibilité, sans que les Canadiens aient besoin de s’identifier eux-mêmes pour obtenir de telles prestations.

Cela pourrait également réduire la capacité des Canadiens non admissibles à accéder à des programmes ou à des prestations auxquels ils n’ont pas droit.

D’autres cas relevés par les participants comprennent le calcul du revenu dans les réserves et hors réserve pour les employés ou les membres du Conseil qui effectuent une partie de leur travail dans les deux secteurs. Toutefois, ils indiquent que la plupart des logiciels de paie existants n’ont pas l’option d’inclure le temps passé et le revenu gagné dans une réserve ou à l’extérieur de celle-ci. Les participants ont ajouté que la capacité à assurer le suivi et à intégrer ces renseignements à partir des données sur la paie dans les bonnes cases sur un feuillet T4 pourrait être un avantage pour les employeurs ayant des employés autochtones.

Transparence et littératie fiscale

Simplification du système 

Les participants croient que la paie électronique peut rendre les renseignements fiscaux plus transparents et compréhensibles pour les Canadiens, ce qui permet à ces derniers d’accroître leur compréhension du régime fiscal global du Canada. Si une solution de paie électronique comprenait un portail Web auquel les Canadiens pouvaient accéder, il pourrait être possible pour ceux-ci de voir comment leurs retenues d’impôt sont calculées, de comprendre les renseignements inclus dans leur demande d’AE ou de mieux répondre aux erreurs éventuelles sur leur paie avec leur employeur. Les participants croient que ce portail pourrait être utilisé de plusieurs façons pour aider les Canadiens à mieux comprendre leurs impôts.

Les participants croient que si la paie électronique devait être mise à profit pour intégrer les renseignements sur la paie dans un feuillet T4, et que le feuillet T4 pouvait être intégré automatiquement à la production de déclarations de revenus de fin d’année, cela pourrait rendre le processus de production des déclarations de revenus beaucoup plus simple, plus facile à comprendre et plus facile à suivre. 

Expériences égales 

Bien qu’il y ait eu des points de vue divergents quant à savoir si une solution de paie électronique devrait être rendue obligatoire ou volontaire, la plupart des participants ont convenu que, après une période de transition et d’intégration, le service devrait être rendu obligatoire. Les participants étaient d’avis que si certaines entreprises n’utilisent pas la paie électronique, il est possible que des Canadiens qui n’utilisent pas le service puissent formuler des renseignements erronés ou des théories du complot à l’égard de la façon dont ces données sont utilisées par le gouvernement du Canada, ce qui diminuerait la confiance globale à l’égard du projet de paie électronique et de l’ARC.

Toutefois, les participants ont indiqué que si tous les Canadiens étaient, dans une certaine mesure, tenus d’interagir avec la paie électronique, que ce soit au moyen d’un portail destiné aux employés ou simplement en raison de la nature de leurs renseignements transmis au système, le fait de fournir des renseignements erronés pourrait être réprimé très simplement, car chaque Canadien aurait l’occasion de vérifier leurs renseignements eux-mêmes.

Les participants indiquent que les Canadiens pourraient seulement croire que la paie électronique est sécuritaire et efficace en plus de leur fournir des prestations lorsqu’ils en feront l’expérience par eux-mêmes. La paie électronique obligatoire permettrait de s’assurer que tous les Canadiens aient une expérience semblable avec la paie électronique, et qu’ils soient en mesure de discuter de leurs expériences liées au service entre eux. 

Surveillance individuelle de l’impôt et de la paie

Modèle axé sur les employés 

Tout au long des séances, on croyait fermement que la capacité des employés à accéder aux renseignements fiscaux sans avoir à communiquer avec leur employeur serait un avantage important pour les employés et les employeurs. Les employés seraient en mesure d’accéder à d’anciens feuillets T4 même s’ils ont changé d’employeur ou d’adresse. Par le fait même, les employeurs ne seraient pas approchés par les employés actuels ou anciens pour obtenir des copies supplémentaires de leurs documents fiscaux; car les employés auraient un accès direct à ces copies.

Les participants ajoutent qu’un modèle axé sur les employés à partir duquel ceux-ci sont habitués à récupérer des feuillets T4 et d’autres documents fiscaux directement à partir d’un site Web de l’ARC permettrait de relever immédiatement l’un de leurs plus grands défis, soit celui de transmettre les feuillets T4 aux employés qui ont changé d’adresse, surtout s’ils ont déménagé à l’extérieur du Canada. 

Responsabilités de l’employeur 

Les participants ont eu l’impression qu’un modèle de paie électronique pouvait intégrer plusieurs outils qui simplifieraient la façon dont les employés interagissent avec le système fiscal, y compris en donnant aux employés un portail pour accéder aux documents fiscaux, ou en intégrant automatiquement les renseignements fiscaux de leurs employeurs dans leur déclaration de revenus. Toutefois, les participants reconnaissent que l’employeur devra toujours s’assurer que les données transmises à la paie électronique sont exactes et qu’ils seront ultimement responsables des renseignements soumis par l’intermédiaire de ce système.

Il sera important de communiquer aux employés qu’il incombe toujours à l’employeur de régler les écarts, et que les employeurs demeurent au courant de leurs responsabilités en matière de déclaration des renseignements avec exacts et en temps opportun. 

Point d’accès central

En général, les participants reconnaissent qu’un seul point d’accès permettant aux Canadiens de surveiller leurs renseignements fiscaux, de recevoir des avis, de vérifier les renseignements actuellement inclus dans les feuillets T4 et les RE, en plus de produire leurs déclarations de revenus, serait un avantage incroyable pour tous les Canadiens.

Les participants soulignent qu’il sera important de s’assurer que tous les Canadiens connaissent ce portail et qu’ils sachent que des directives et du soutien sont en place pour les aider à apprendre à naviguer dans ce portail.

Les participants ajoutent que le portail « Mon dossier » de l’ARC est une base solide pour établir ce que ce portail Web pourrait comprendre, car on peut déjà y trouver les feuillets T4, en plus de pouvoir y produire sa déclaration de revenus et d’y recevoir des communications de l’ARC. Toutefois, quelques participants ont fait remarquer que « Mon dossier », tel qu’il existe actuellement, n’est pas très convivial. À cet effet, tous les futurs portails Web devraient être plus faciles à consulter, surtout pour les Canadiens plus âgés qui pourraient être moins à l’aise avec la transition vers la paie électronique. 

Traitement de plusieurs feuillets T4 

Un autre avantage cerné par les participants est la capacité d’intégrer automatiquement plusieurs feuillets T4 dans une déclaration de revenus sans que le particulier ait besoin de recueillir et d’inclure tous ces feuillets T4 manuellement. Des employés peuvent recevoir plusieurs feuillets T4 dans plusieurs cas, par exemple pour :

• les employés saisonniers, y compris ceux des secteurs de la construction, de l’agriculture ou des pêches, ou du tourisme, comme les exploitants de pistes de ski;
• les employés qui prennent un congé pour travailler ailleurs pendant cette période;
• les étudiants qui travaillent pendant leurs études ou les travailleurs qui occupent plusieurs emplois, que ce soit simultanément ou successivement;
• une personne qui est passée d’un NAS de la série 900 pour résident temporaire à un NAS de résident permanent;
• les employés d’entreprises qui déclarent des primes ou d’autres avantages sur un feuillet T4 distinct.

Les participants croient qu’une fonction clé d’une solution de paie électronique serait de regrouper tous les renseignements fiscaux pertinents provenant de divers employeurs afin de s’assurer que toutes les déductions et tous les avantages soient calculés correctement pour l’ensemble des employeurs, et que les employés puissent accéder, de façon transparente, à leurs renseignements fiscaux à partir de toutes les sources. Ils croient également que les redressements de fin d’exercice de tous les employeurs peuvent être intégrés automatiquement, avant que le particulier ait la chance de produire sa déclaration de revenus, éliminant ainsi les problèmes dans le cadre desquels des redressements doivent être apportés aux feuillets T4 ou aux déclarations de revenus qui ont déjà été produites. 

Avantages pour les Canadiens

Administration fiscale efficace

Défis liés à la communication

Les participants ont fait remarquer que lorsqu’il s’agit de déclarer des renseignements sur l’impôt et l’emploi au gouvernement, ils perçoivent l’ARC comme le principal organisme responsable des feuillets T4 et des RE. Les participants croient que Service Canada est l’organe de contact de l’ensemble du gouvernement du Canada, y compris de l’ARC, et que les communications avec Service Canada sont également transmises à l’ARC. Cela cause des frustrations importantes lorsque des renseignements qui ont été partagés sont de nouveau demandés par un autre organisme gouvernemental.

Un petit nombre de participants n’ont pas reconnu que EDSC est responsable de l’administration des prestations d’assurance-emploi (AE). Parfois, les participants ne savaient pas ce qu’était EDSC ni que EDSC et Service Canada sont le même ministère.

Les participants espèrent que la paie électronique permettra de simplifier les communications entre les organismes gouvernementaux, de s’assurer que les données sont accessibles à tous les ministères sans avoir à communiquer avec les employeurs, et que cela réduira le nombre de fois que l’ARC ou Service Canada communiquera avec les employeurs ou leurs services de comptabilité pour obtenir des renseignements supplémentaires. On espère également que cela permettra d’alléger une partie de la charge de travail des agents de l’ARC et de Service Canada, ce qui les rendra plus accessibles aux Canadiens qui communiquent avec eux afin qu’ils répondent à leurs questions ou préoccupations. Ainsi, le temps d’attente pour joindre un agent par téléphone sera réduit et la résolution de problèmes sera plus efficace. 

Remarque sur les moyennes entreprises 

Les participants ont fait remarquer que la déclaration de T4 et de RE existants est probablement plus facile pour les plus petites et les plus grandes entreprises, tandis que les entreprises de taille moyenne doivent composer avec le plus lourd fardeau. Il est possible que les petites entreprises, surtout celles qui ont un faible taux de roulement des employés, ne puissent pas consacrer plus de quelques heures par année à traiter les feuillets T4 et les RE, tandis que les plus grandes sociétés ont déjà un logiciel intégré qui automatise la plupart de ces processus. Ce sont les entreprises intermédiaires, qui ont plusieurs feuillets T4 et RE à produire, mais qui tentent toujours de les traiter par elles-mêmes, qui bénéficieront le plus de l’élaboration d’une solution de paie électronique.

Les entreprises de taille moyenne seront probablement les plus réceptives à une solution de paie électronique, car les avantages potentiels d’un nouveau service pour soumettre des renseignements fiscaux de manière plus simple compenseront les coûts et les efforts requis pour effectuer la transition vers la paie électronique. Les plus petites et les plus grandes entreprises, celles qui sont plus susceptibles d’être à l’aise avec leurs processus de déclarations existants, seront les plus réticentes à la transition vers une solution de paie électronique, car elles percevront les coûts et les efforts requis pour effectuer la transition comme un fardeau important.

Idées ou préoccupations précises concernant les feuillets T4

Accès aux renseignements et conservation de ceux-ci

Les participants ont souligné que l’un de leurs plus grands défis concernant les feuillets T4 est la transmission des feuillets T4 aux employés, ainsi que la conservation des feuillets T4 précédents au cas où les employés communiqueraient avec eux pour obtenir une autre copie à une date ultérieure.

Certains employeurs offrent à leurs employés la capacité d’ouvrir une session dans leur logiciel existant pour accéder aux feuillets T4 précédents, même après la cessation de leur emploi, tandis que d’autres indiquent qu’ils conservent des copies physiques dans les dossiers des employés dans leurs bureaux pour une période indéterminée après le départ de ceux-ci. Les employés peuvent représenter un fardeau pour les employeurs lorsqu’ils leur demandent de récupérer des feuillets T4 précédents, surtout lorsque ces documents peuvent avoir été créés et soumis par un service externe, comme un cabinet comptable.

Les participants ont fait remarquer que la capacité des Canadiens à accéder à leurs feuillets T4 pour l’année en cours, ainsi que les années précédentes, serait considérée comme un avantage important pour tous. 

Examiner les renseignements sur le feuillet T4 avant la soumission

Les participants ont soulevé des préoccupations concernant la création automatique d’un feuillet T4 par la solution de paie électronique avant qu’un employeur ait la possibilité de corriger des erreurs, d’effectuer des redressements finaux de fin d’exercice ou de s’assurer que les renseignements sont exacts avant la soumission.

Les participants aimeraient avoir l’occasion d’examiner les renseignements sur les feuillets T4 avant qu’ils soient achevés à la fin de l’année. Ils ont convenu qu’ils accepteraient une sorte de bouton « J’ai examiné mes renseignements et accepté la soumission » sur la plateforme en guise de signal final que le feuillet T4 est complet.

Les participants ajoutent que la création de feuillets T4 à la fin de l’année est un travail considérable, car les redressements de fin d’exercice et d’autres complications peuvent faire en sorte qu’il soit difficile pour les propriétaires d’entreprise de calculer et d’achever chaque feuillet. Ils ont fait remarquer qu’il pourrait y avoir des réticences de la part de ces entreprises, comme les commis comptables et les cabinets comptables, qui font payer les clients pour les aider à soumettre leurs déclarations T4. 

Case 71 – Revenu exonéré

Les participants ont fait remarquer que la case 71 (revenu exonéré gagné dans une réserve par un employé inscrit) peut être difficile à calculer et entraîne souvent une intervention manuelle. De nombreux fournisseurs de logiciels de paie n’incluent pas d’option pour calculer la case 71, ou pour la faire remplir par le service lorsqu’il génère des feuillets T4.

Les participants à Vancouver ont également souligné que la case 71 pourrait inclure des honoraires ou d’autres rémunérations pour les membres de conseil qui effectuent certains travaux dans une réserve et d’autres travaux hors réserve dans le cadre de leurs fonctions.

Les participants ajoutent qu’ils se sentent parfois mal à l’aise d’envoyer des feuillets T4 par la poste aux employés qui résident dans des collectivités rurales ou éloignées, surtout dans certaines collectivités autochtones, où des boîtes aux lettres de poste restante sont utilisées. On a l’impression que les documents fiscaux importants contenant des renseignements comme le NAS ne devraient pas être envoyés par la poste à une boîte aux lettres de poste restante, ce qui rend la transmission des feuillets T4 à ces employés plus difficile. 

Cases manquantes dans le logiciel de paie 

Les participants ont mentionné d’autres cases T4 qui ne sont pas souvent incluses dans les logiciels de paie. Elles doivent être incluses manuellement ou l’entreprise doit demander à son fournisseur de logiciels d’élaborer une mise à jour pour régler ce problème pour elle. Les participants de Trois-Rivières et d’Halifax ont indiqué qu’ils ont des problèmes à inclure la case 46 – Dons de bienfaisance sur les feuillets T4 générés par leur logiciel.

Calcul des avantages sociaux et des pensions 

Plusieurs participants ont exprimé des frustrations à l’égard de leurs calculs de fin d’exercice pour les avantages sociaux et les cotisations de retraite. Les employeurs sont tenus par la loi de fournir des feuillets T4 aux employés avant une certaine date chaque année. Parfois, pour respecter cette date, les employeurs jugent nécessaire d’émettre un feuillet T4 provisoire, puis de le modifier plus tard.

Cela se produit parfois lorsque les employeurs attendent des renseignements supplémentaires pour soumettre un feuillet T4 modifié contenant les renseignements exacts, mais au moment où le feuillet T4 modifié a été soumis, l’employé a déjà produit sa déclaration de revenus, ce qui exige qu’il produise de nouveau sa déclaration de revenus. Les participants ont fait remarquer que certaines des données requises pour effectuer leurs calculs de fin d’exercice pourraient ne pas arriver avant la mi-février ou la fin février, ce qui risque de faire en sorte que les déclarations T4 et les déclarations de revenus des employés soient produites en retard.

Pour aider les employeurs à faire le suivi de certains des avantages autres qu’en espèces de leurs employés, les participants ont fait remarquer qu’un outil qui peut être automatiquement intégré à la paie électronique permettrait d’alléger d’importants fardeaux. 

Vérifications et corrections

Les participants ont exprimé des frustrations à l’égard des vérifications ou des corrections reçues de l’ARC quelque temps après la production du feuillet T4. Ils ont mentionné avoir reçu des lettres demandant des renseignements supplémentaires pour vérifier les détails sur le feuillet T4 d’un employé quelques mois, voire des années plus tard, auquel cas l’employeur n’a plus facilement accès à ces renseignements. Cela nécessite parfois que l’employeur communique avec l’ARC pour lui fournir les bons renseignements à une date ultérieure. À ce moment, les temps d’attente pour communiquer avec un agent afin de lui fournir les renseignements demandés pourraient être prolongés.

Modifications

Enfin, les participants ont exprimé des frustrations à l’égard du processus de modification des feuillets T4. Celui-ci est complexe et représente un investissement important en temps pour les employeurs lorsqu’il se produit. On espère que la solution de paie électronique puisse aider à atténuer la nécessité de modifier les feuillets T4 en veillant à ce que les données soient transmises automatiquement à mesure que les erreurs sont corrigées, et en veillant à ce que les employeurs aient la possibilité d’effectuer une approbation finale de leurs renseignements sur la paie avant qu’un feuillet T4 soit généré. 

Idées ou préoccupations précises concernant les RE

Problèmes de formatage du RE

Les participants ont exprimé plusieurs frustrations à l’égard de la mise en page existante du formulaire de RE. Ou bien ils estiment que le relevé ne permet pas aux employeurs de communiquer tous les renseignements pertinents dans le document, ou bien ils estiment que leurs ententes avec les employés ne sont pas prises en compte dans la façon dont le relevé est conçu.

Les participants ont souligné plusieurs problèmes précis avec le formulaire de RE existant, y compris les périodes de paie qui ne correspondent pas à la semaine requise du dimanche au samedi, le calcul manuel des heures assurables ou les employés salariés qui ne travaillent pas un nombre déterminé d’heures.

Les questions de Service Canada concernant les heures assurables représentent un fardeau important pour les employeurs et les fournisseurs de services de comptabilité. Souvent, Service Canada communiquera avec les comptables pour poser des questions précises liées aux heures assurables, mais ceux-ci pourraient avoir seulement accès à la somme de leur paie, et non aux détails précis de leurs feuilles de temps. Dans ces cas, les comptables doivent communiquer avec l’employeur pour recueillir ces renseignements, ou demander à l’employeur de communiquer avec Service Canada pour fournir une réponse.

RE et données sur la paie

Les participants ont souligné certaines données importantes incluses dans un RE qui pourraient ne pas être entrées par les logiciels de paie existants, comme le premier jour de travail et le dernier jour de rémunération d’un employé. Des questions ont été posées au sujet des efforts supplémentaires qui seraient nécessaires pour entrer ces données dans la solution de paie électronique. Certaines personnes voulaient savoir si les fournisseurs de logiciels de paie mettront à jour leurs programmes pour inclure ces renseignements.

Les participants mentionnent que plusieurs fournisseurs de logiciels existants ne sont pas en mesure de générer automatiquement des RE, et que les employeurs doivent souvent traiter, créer et soumettre ces documents manuellement. Les participants représentant les fournisseurs de logiciels de paie ont également mentionné des cas où le programme peut générer un RE, mais l’employeur peut avoir entré incorrectement certains renseignements, ce qui entraîne des problèmes dans chaque RE créé. Dans les cas où l’employeur traite plusieurs RE, comme pour une station de ski à la fin de la saison, cela peut donner lieu à une longue conversation entre l’employeur et Service Canada pour corriger chaque cas individuel. 

Ententes de travail saisonnières ou irrégulières 

Les relevés d’emploi (RE) peuvent être particulièrement difficiles pour les entreprises saisonnières ou les entreprises qui ont des ententes de travail irrégulières avec leurs employés. Dans ces cas, les employeurs produisent plusieurs RE chaque année, souvent plusieurs à la fois. Certains employés vont et viennent, ce qui signifie qu’ils prennent un congé non payé prolongé, parfois de plus de 30 jours, mais désirent revenir au travail. Les employeurs soulignent que l’absence d’une date de réembauche complique la création d’un RE lorsque l’employé décide finalement de mettre fin à son entente de travail avec l’employeur. Les participants de Sudbury, de Yellowknife, de Trois-Rivières et de Moncton ont souligné qu’il s’agissait d’un enjeu important.

Certains secteurs et industries, qui ont été désignés par les participants, ont des employés qui ont des ententes de travail irrégulières ou qui soumettent plusieurs RE chaque année, par exemple : 

• les entreprises saisonnières, y compris les entreprises touristiques saisonnières;
• les étudiants à la recherche d’un emploi d’été continuant à travailler à titre d’employés occasionnels pendant l’année scolaire;
• les enseignants et le personnel des écoles;
• les employés du secteur agricole;
• l’industrie de la pêche;
• les travailleurs de la construction;
• les travailleurs de la santé, qui peuvent parfois prendre des congés prolongés avec l’intention de retourner chez le même employeur. 

Les participants croient qu’une solution de paie électronique pourrait aider à simplifier le suivi et l’établissement de rapports des employés dans le cadre d’ententes de travail saisonnières ou autres ententes de travail irrégulières, en veillant à ce que leurs avantages, leurs retenues et les autres calculs de l’impôt reflètent le travail réel effectué par l’employé.

RE Web est un atout 

Enfin, les participants ont fait remarquer que la plateforme RE Web est un outil populaire qui est facile à naviguer et à utiliser. Ils ont ajouté que RE Web devrait servir de modèle pour une future interface de paie électronique.

Toutefois, les participants ont ajouté qu’il y a parfois de la confusion entre RE Web et le Transfert automatisé protégé du relevé d’emploi (RE TAP). Les RE soumis par l’intermédiaire du RE TAP ne peuvent être vus par un employeur au moyen de RE Web. Des participants ont suggéré que cela a fait en sorte que certains employeurs croyaient avoir réussi à soumettre des données à EDSC, sans que ce soit nécessairement le cas. De ce fait, certains employeurs se sont vu imposer des amendes pour avoir soumis un RE en retard. Les participants s’attendent à ce que, étant donné que la paie électronique intègre les données sur la paie pour remplacer le RE, ces problèmes ne se produisent plus.

Prise de décisions axées sur les données

Mise en œuvre de services

Les participants à Halifax ont cerné d’autres utilisations possibles des données sur la paie électronique qui pourraient être avantageuses pour tous les Canadiens. Ils ont fait remarquer que les données sur la paie électronique pourraient être utilisées pour mieux comprendre les tendances en matière d’emploi dans diverses régions et pourraient permettre d’adapter la mise en œuvre de programmes fédéraux afin de répondre aux besoins des entreprises et des collectivités. Par exemple, les participants étaient d’avis que les données sur la paie électronique pourraient être utilisées pour déterminer les lacunes en matière d’emploi et mieux orienter les travailleurs étrangers vers des possibilités en région partout au pays. 

Évaluations régionales

Les participants à Halifax ont également discuté de l’utilisation des données sur la paie électronique afin de mieux comprendre les tendances régionales, en comparant par exemple les revenus moyens dans deux villes différentes pour des emplois semblables. Ils ont fait remarquer que des ensembles de données anonymes pourraient être mis à la disposition des universitaires et du public aux fins de recherche et d’information. 

Utilisation acceptable 

On a demandé aux participants d’Halifax s’ils se sentiraient à l’aise avec le fait que leurs données sur la paie, l’impôt, l’emploi et les données démographiques recueillies au moyen d’une solution de paie électronique soient utilisées pour cerner les tendances régionales. Les participants ont indiqué que, pourvu que des politiques de sécurité et de protection de la vie privée soient en place, et que les données rendues publiques soient anonymes et présentées sous une forme agrégée, semblable aux données du recensement de Statistique Canada, ils se sentiraient à l’aise avec le fait que les données soient publiées et utilisées de cette façon.

Confiance et responsabilisation

Big Brother

Au départ, les participants étaient souvent mal à l’aise à l’idée que le gouvernement du Canada ait des mises à jour régulières et plus fréquentes concernant leur emploi, ou qu’il serait maintenant responsable du stockage à long terme de données personnelles, y compris sur l’impôt, la paie, l’emploi et les renseignements personnels. Malgré ces préoccupations, les participants ont reconnu que les renseignements qui seraient recueillis par le système de paie électronique sont déjà recueillis par le gouvernement du Canada d’une façon ou d’une autre, même s’ils sont résumés. Les participants ont également admis qu’ils acceptent actuellement certains risques en confiant à des fournisseurs de services de paie tiers leurs données sur la paie, et que la paie électronique n’entraînerait supposément pas de risque supplémentaire.

En se familiarisant davantage avec la paie électronique, les participants sont devenus plus réceptifs. À mesure que les représentants de l’ARC parlaient de la priorité accordée à la sécurité et de la protection des données personnelles, ainsi que des limites législatives sur la façon dont les ministères auront accès aux renseignements, les participants sont devenus moins préoccupés par l’idée de la portée excessive du gouvernement.

Les participants ont souligné que leurs préoccupations au sujet de la sécurité et de la protection des renseignements privés demeurent, mais qu’ils ont confiance que la paie électronique a pour but que ces données soient sécurisées. Ils ajoutent que ces préoccupations seront probablement partagées par de nombreux Canadiens et que des campagnes d’éducation, de sensibilisation et de gestion du changement réfléchies seront nécessaires pour aider à orienter les Canadiens tout au long de la transition vers la paie électronique. 

Transparence fiscale 

Les participants prévoient qu’une solution de paie électronique, avec un portail Web destiné aux employés, pourrait fournir aux Canadiens une éducation interactive sur les processus fiscaux en utilisant leurs renseignements fiscaux à titre d’exemple.

Les participants ont encouragé l’équipe du projet de paie électronique à envisager une fonction d’avis qui permettrait aux Canadiens de savoir quand un organisme a accédé à quels renseignements et pour quelle raison, ce qui donnerait aux particuliers une meilleure idée des organismes qui accèdent à leurs renseignements.

Ils soulignent que ces renseignements supplémentaires et cette surveillance de leurs propres renseignements fiscaux aideront les Canadiens à se sentir plus à l’aise avec l’idée de la paie électronique, ce qui augmentera la confiance des Canadiens à l’égard de l’ARC et du gouvernement du Canada. Ils croient qu’en comprenant mieux ce que fait le gouvernement, quand et pourquoi il le fait, les Canadiens se sentiront plus à l’aise, car ils en sauront que leurs renseignements sont utilisés pour mieux les servir. 

Collaboration entre administrations

Les participants aux séances en français, surtout ceux de Montréal et de Trois-Rivières, ont encouragé l’intégration de la paie électronique à la déclaration de la paie aux fins de l’impôt au Québec (y compris la distribution et la déclaration du feuillet RL-1). Les participants étaient très réceptifs à l’idée que la paie électronique pourrait intégrer les rapports de l’ARC et de Revenu Québec. Ils ont souligné leur intérêt à avoir une option d’examen avant la soumission finale à la fin de l’année et étaient ouverts à l’idée d’avoir des boutons distincts pour confirmer la soumission finale à l’ARC et à Revenu Québec.

Les participants d’autres provinces et territoires ont indiqué qu’il y a d’autres calculs et versements qui pourraient être intégrés à la paie électronique, à mesure que le service est perfectionné. Les participants de Yellowknife ont fait remarquer que si la paie électronique devait intégrer une fonction de calcul et de paiement des versements, ils encourageraient l’intégration de cette fonction aux versements d’impôt du gouvernement des Territoires du Nord‑Ouest.

Exemples internationaux 

Les participants ont aimé que le Canada suive l’exemple d’autres pays comme l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Royaume-Uni. Ils ont fait remarquer que des cas d’utilisation provenant de ces pays et des exemples d’expériences d’entreprises et de particuliers dans des pays comme l’Australie peuvent aider les Canadiens à mieux comprendre le fonctionnement de la paie électronique. Ils encouragent l’utilisation d’exemples provenant d’autres pays dans le cadre de campagnes d’éducation et de gestion du changement.

Avantages pour les commis comptables 

Plusieurs participants représentaient des cabinets comptables ou étaient eux-mêmes des commis comptables offrant des services de paie pour un large éventail de types d’entreprises. Ces participants ont été en mesure de fournir des commentaires intéressants et pertinents du point de vue des fournisseurs de services qui appuient ou supervisent le traitement de la paie ou la déclaration de revenus pour leurs clients.

Les participants font remarquer que la paie électronique pourrait faire en sorte qu’il soit plus facile pour les entreprises d’indiquer les agents autorisés dans leurs comptes, et pour les employeurs, les commis comptables et le gouvernement du Canada d’exploiter les mêmes données. Il est ainsi plus facile pour les employeurs et les commis comptables d’échanger des renseignements pertinents et de récupérer des renseignements à la demande de l’ARC ou de Service Canada.

Les participants ont ajouté que, si les Comptables professionnels agréés du Canada (CPAC) participent à l’élaboration de certaines de ces ressources d’apprentissage, les comptables professionnels seraient en mesure d’aider leurs clients à naviguer dans les plateformes de paie électronique. Ils ont encouragé l’équipe du projet de paie électronique à collaborer avec les CPAC afin de s’assurer que la formation des comptables sur le logiciel de paie électronique soit incluse, en plus d’autres renseignements nécessaires pour aider les clients, dans leurs heures de perfectionnement professionnel.

Préoccupations

Sécurité

Cible unique

La plus grande préoccupation communiquée par les participants dans l’ensemble des séances de consultation est celle de la sécurité et de la protection des renseignements personnels. Les participants ont souligné l’importance du transfert et du stockage sécurisés des données. Les préoccupations concernaient les atteintes à la protection des données, les acteurs malveillants qui tentent d’accéder à la base de données et les risques quotidiens qui font partie des réalités du travail dans un environnement de travail virtuel hybride (p. ex., un employé du gouvernement qui laisse son ordinateur portatif ouvert dans un lieu public).

Les participants affirment qu’une seule base de données qui recueille et stocke les données fiscales, d’emploi et démographiques pourrait être une cible lucrative pour les agresseurs potentiels. Les participants ajoutent que la création d’une solution de paie électronique nécessitera un investissement dans la construction d’un centre de stockage de données spécialisé ayant des serveurs sécurisés pour gérer et stocker ces renseignements. 

Points d’accès 

Les participants ajoutent que l’élargissement de l’accès à la paie électronique (p. ex., pour un autre ministère ou programme du gouvernement) comporte un risque inhérent.

Il doit y avoir des politiques et des procédures claires pour accéder aux données de la paie électronique et les utiliser. Dans la loi et dans ce qui est communiqué au public, les ministères qui peuvent utiliser les données et à quelles fins doivent être indiqués clairement. De plus, des limites doivent être en place afin de s’assurer que les données ne peuvent pas être consultées ou utilisées dans un autre contexte. 

Méfiance à l’égard du gouvernement

Une tendance intéressante est ressortie des discussions : certains propriétaires d’entreprises et membres du public canadien ont tendance à faire plus confiance aux sociétés privées pour gérer et protéger adéquatement leurs renseignements privés qu’au gouvernement du Canada. Dans certaines séances, les participants ont indiqué que les sociétés privées sont tenues de protéger leurs renseignements personnels conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels du Canada, mais ils n’ont pas l’impression que le gouvernement lui-même est tenu de respecter ces règlements.

Cette méfiance à l’égard de la collecte et de la protection des renseignements privés par le gouvernement était plus forte dans les grands centres urbains, comme Montréal, mais était moins prononcée dans les petites villes. À Moncton, les participants ont convenu à l’unanimité que ces renseignements sont déjà transmis au gouvernement du Canada et protégés par celui-ci, et qu’ils font confiance aux plateformes existantes comme Mon dossier de l’ARC. Les participants à cette séance n’avaient aucune préoccupation quant à la collecte et au stockage de leurs renseignements par le gouvernement du Canada de façon plus régulière, à condition que les politiques et les procédures concernant l’accès à ces renseignements et leur utilisation continuent d’être respectées. 

Expérience du gouvernement du Canada

Défis liés à des mises en œuvre précédentes 

L’une des autres préoccupations récurrentes soulevées au cours de plusieurs séances de consultation était que le gouvernement du Canada a un bilan varié en ce qui concerne la mise en œuvre de systèmes de paiement électronique. Spontanément, des préoccupations concernant le chaotique système de paie Phénix ont été soulevées dans chacun des ateliers.

Les participants ont reconnu que l’approche dirigée par l’ARC et EDSC, soit mener des consultations approfondies avec les propriétaires d’entreprise et les membres de la communauté, collaborer avec les fournisseurs de logiciels de paie, en plus de prendre le temps d’élaborer une analyse de rentabilisation et un plan chiffré de mise en œuvre avant d’aller de l’avant, est un signe fort que le gouvernement tire des leçons de l’expérience de Phénix pour s’assurer que la paie électronique soit un succès.

Ils soulignent que d’autres consultations avec un plus grand nombre d’entreprises, de professionnels de la paie et de membres de la communauté ne feront que renforcer l’analyse de rentabilisation et le plan de mise en œuvre – et devraient se poursuivre au fur et à mesure de la mise en œuvre. Ils ajoutent que la consultation, conjointement avec les essais des utilisateurs, permettra de s’assurer que les bogues ou d’autres problèmes soient réglés avant le déploiement du service. 

Accent mis sur les essais 

Les participants ont mis l’accent sur l’importance de tester minutieusement le service avant le lancement. Cela pourrait comprendre des essais de l’expérience utilisateur pour les employeurs et les employés, des essais d’intégration avec les fournisseurs de logiciels de paie et des périodes d’essai avec une évaluation continue de la part de l’employeur, de l’employé et du fournisseur de logiciels, ainsi que des points de vue du gouvernement du Canada afin de cerner et de corriger les problèmes avant un lancement à l’échelle nationale.

Plusieurs participants ont exprimé un grand intérêt à participer aux essais continus par les utilisateurs pour le système de paie électronique et seraient disposés à intégrer le service au cours de la phase de prélancement afin de faciliter ces essais.

Intégration

Intégration des fournisseurs de services de paiement 

Les participants à plusieurs séances de consultation, même ceux qui n’étaient pas eux-mêmes des représentants de fournisseurs de logiciels ou de services de paie, se sont dit préoccupés par le fait que ces derniers pourraient ne pas être réceptifs à l’idée de la paie électronique. Ils font remarquer qu’il y aura des coûts associés à l’intégration à la paie électronique qui seront probablement transférés au propriétaire de l’entreprise en tant que client de ce fournisseur. Certains fournisseurs, surtout les plus petits cabinets comptables qui font beaucoup d’affaires à soutenir les clients avec leurs T4 ou leurs RE complexes, peuvent ne pas être réceptifs à l’idée d’une plateforme qui pourrait rendre leurs entreprises désuètes.

Toutefois, les participants représentant les fournisseurs de logiciels de paie, y compris certains des plus grands fournisseurs de logiciels de l’industrie, étaient très réceptifs et enthousiastes à l’idée de la paie électronique. Une solution de paie électronique pourrait effectivement leur permettre d’alléger une partie du fardeau qu’ils éprouvent en aidant leurs clients avec des problèmes complexes de fin d’exercice. Ils envisagent un monde dans lequel une plateforme de paie électronique fournirait aux Canadiens des renseignements fiscaux supplémentaires qui seraient complémentaires aux renseignements accessibles sur leurs plateformes destinées aux employés. Ils pensent qu’il y a un espace où la paie électronique peut ajouter à l’expérience des employés sans entrer en conflit avec les services fournis par ces entreprises ou les concurrencer. 

Questions sur le développement du système 

Les fournisseurs de logiciels de paie avaient des questions précises sur la façon dont leurs plateformes pourraient être intégrées à une solution de paie électronique. Ils ont remarqué que leurs logiciels ne sont pas en mesure d’effectuer certaines fonctions à l’heure actuelle. Pour celles-ci, une intervention manuelle est souvent nécessaire, qu’on pense aux redressements de fin d’exercice pour les feuillets T4 ou à la déclaration du revenu pour l’assurance-emploi lorsque gagné plutôt que payé. Les fournisseurs de logiciels croient que la paie électronique pourra les aider à mieux intégrer ces interventions à leurs logiciels.

Voici d’autres éléments clés concernant l’élaboration du système abordés par les participants aux fins d’examen par l’équipe du projet de paie électronique :

• Savoir si les données de paie électronique seront envoyées du logiciel de paie à un système de paie électronique contrôlée par l’ARC ou si le service de paie électronique sera conçu pour permettre un accès continu à la base de données des fournisseurs de logiciels, sans stocker de données.
• Mettre en forme des données (p. ex., fichier XML, RE TAP, etc.) pour assurer la compatibilité avec la paie électronique.
• Mettre en forme des données sur la paie et l’emploi ainsi que des données démographiques requises pour remplacer le RE et le T4 ou pour s’assurer que les renseignements sont placés dans la bonne case. 

Les fournisseurs de logiciels de paie ajoutent que même s’ils peuvent avoir le contrôle sur la mise en forme des fichiers qu’ils envoient vers une plateforme de paie électronique, ils ont peu de contrôle sur la façon dont les employeurs entrent les données dans leurs programmes. Certains employeurs suivent la mise en forme recommandée par le fournisseur de logiciels, tandis que d’autres utilisent le logiciel de façon unique et novatrice pour refléter la façon dont leurs entreprises fonctionnent. Cela peut compliquer la façon dont ces données sont transmises à la paie électronique et interprétées par celle-ci. Il faudra une certaine coordination entre le gouvernement du Canada et les fournisseurs de services de paie afin de normaliser la façon dont les données sur la paie sont entrées dans les systèmes de paie.

Calculs complexes 

Les fournisseurs de logiciels de paie et les propriétaires d’entreprise croient qu’il sera difficile d’intégrer certains des calculs les plus complexes inclus dans le traitement de la paie, mais que la capacité de la paie électronique de le faire simplifierait la production de déclarations de revenus et réduirait le fardeau administratif pour les entreprises et les employés. À l’heure actuelle, plusieurs de ces calculs complexes ne peuvent être effectués à l’aide du logiciel de paie en place. Cela nécessite plutôt une intervention manuelle de la part de l’employeur ou du fournisseur de services. Sinon, l’employeur doit utiliser son logiciel d’une façon pour laquelle il n’a pas été conçu afin d’intégrer ces données.

Voici des calculs complexes qui devraient être intégrés à la paie électronique, mais qui ne sont pas souvent inclus dans les logiciels de paie existants :

• Rémunération des travailleurs de la construction et des camionneurs
• Avantages sociaux pour le Nord
• Avantages relatifs aux véhicules et au logement
• Pensions privées et RPC
• Revenus exonérés pour les employés inscrits 

Les participants ont fait remarquer que ces calculs sont non seulement compliqués pour les employeurs, mais qu’il s’agit souvent de calculs complexes, longs et coûteux à effectuer pour les logiciels de paie ou les fournisseurs de services. C’est particulièrement vrai pour les fournisseurs ayant de grandes entreprises comme clients, où la création de feuillets T4 pourrait être un processus automatisé, mais où ces calculs finaux sont effectués manuellement pour des milliers d’employés. 

Préoccupations des commis comptables 

Les participants qui étaient eux-mêmes des comptables ou des commis comptables, ou qui représentaient de petits cabinets comptables, ont fait part de certaines préoccupations et considérations importantes de leur point de vue, appuyant souvent les petites et moyennes entreprises ou les organismes communautaires à but non lucratif, avec leurs soumissions de paie et d’impôt.

À Moncton, les participants ont indiqué que la capacité des services de comptabilité locaux est complètement saturée. Les entreprises nouvelles ou en expansion au Nouveau-Brunswick ont de la difficulté à trouver des comptables ou des commis comptables qui sont disposés à assumer de nouvelles tâches. En effet, la plupart des fournisseurs de services existants éprouvent de la frustration à tenter de suivre le rythme avec leur charge actuelle de clients.

On craint que si la paie électronique nécessite des mesures supplémentaires, même si elles sont minimes, cela puisse avoir une incidence exponentielle sur la charge de travail des comptables et des commis comptables indépendants, ce qui réduirait par inadvertance la capacité comptable au Canada atlantique.

Les participants ont aussi fait remarquer que l’automatisation de la création de feuillets T4 et l’intégration de certains des calculs complexes mentionnés précédemment, malgré la simplification de la production de déclarations de revenus, peuvent également avoir une incidence sur les services de comptabilité dont la plupart des activités consistent à appuyer les clients avec ces calculs de fin d’exercice.

Cependant, les participants représentant les comptables et les commis comptables ont fait remarquer qu’avec un partenariat solide, ils peuvent jouer un rôle dans le soutien de la transition vers la paie électronique. Ils croient qu’une solution de paie électronique pourrait faire en sorte qu’il soit plus facile pour les clients de les désigner comme agents autorisés. Cela permettrait aussi de faciliter la gestion et la manipulation des données sur la paie pour appuyer leur travail. Des initiatives pourraient comprendre un partenariat avec les CPAC afin de faciliter la formation sur la paie électronique, y compris la façon d’appuyer les clients avec la paie électronique, dans le cadre des heures de perfectionnement professionnel des CPAC.

Expérience utilisateur et coût du service

Coût de la paie électronique pour les entreprises

Les participants estiment qu’il y aura des coûts supplémentaires associés à la mise en œuvre de la paie électronique, soit par une augmentation du coût réel pour le logiciel de paie qu’ils utilisent, soit par une augmentation des efforts pour assurer la production de rapports courants, même si cet effort accru est faible.

Les participants croient que les logiciels de paie et les fournisseurs de services augmenteront leurs frais en réponse aux coûts de développement qui seront associés à la mise à jour et à l’intégration de leur logiciel à la paie électronique. Certains ont également exprimé des doutes quant au fait que les fournisseurs de logiciels de paie créeraient une version gratuite ou « allégée » de leur programme pour les petites entreprises qui n’utilisent pas actuellement de logiciel. Ils soulignent plutôt que ce sera probablement le gouvernement du Canada qui devra créer une version gratuite d’un système d’établissement de rapports sur la paie pour les petits employeurs qui n’ont pas de logiciel pour soumettre leurs renseignements sur la paie.

Cependant, les participants ont indiqué que les avantages potentiels d’une solution de paie électronique vaudraient une légère augmentation des coûts ou une augmentation mineure des efforts en leur nom. Ils ajoutent qu’il y a des limites à cette volonté, mais estiment que la plupart des entreprises trouveront que les avantages pour leurs employés et pour eux-mêmes en tant que Canadiens valent le coût ou l’effort supplémentaire. Les participants indiquent qu’une « augmentation mineure des efforts » acceptable pourrait, par exemple, se traduire par une utilisation normale du logiciel de paie, mais qu’une fenêtre contextuelle leur demande en janvier de vérifier et de confirmer que les renseignements sont exacts. Sinon, un bouton qui envoie les renseignements à la paie électronique à mesure que l’employeur les entre pourrait être ajouté.

Coût de la paie électronique pour le Canada 

Les participants ont fait part de certaines préoccupations concernant le coût de la mise en œuvre d’une solution de paie électronique pour le gouvernement du Canada et les contribuables canadiens. Ils encouragent le gouvernement à tenir compte du coût de la mise en œuvre par rapport aux économies de temps et d’argent, puis à utiliser ces exemples pour communiquer la réussite du service aux Canadiens. 

Intégration des pratiques opérationnelles manuelles 

Plusieurs participants ont raconté des histoires de petites entreprises, qui sont parmi leurs clients, dans lesquelles toute la paie et d’autres affaires commerciales sont encore entièrement effectuées à la main, sans l’utilisation de registres électroniques. Ils ont indiqué qu’il y aura plusieurs petites entreprises qui seront réticentes à la paie électronique, car il faudra qu’ils restructurent leurs processus opérationnels et ceux de la paie. Ils ont ajouté que bon nombre de ces entreprises n’ont pas fait la transition vers l’utilisation de logiciels de paie parce que leurs propriétaires ne sont pas familiers ou à l’aise avec les outils électroniques, ou parce que le coût des licences pour ces logiciels est prohibitif. Toutefois, pour les entreprises dont les propriétaires sont simplement réticents à la technologie, aucun incitatif ne sera suffisant pour les encourager à faire la transition.

Les participants ont ajouté que certains employés, surtout les employés plus âgés, s’attendent toujours à recevoir leurs feuillets T4 et leurs autres renseignements fiscaux en format papier. Ils ont souligné qu’il pourrait être difficile de faire en sorte que les Canadiens commencent à s’attendre à recevoir leurs feuillets T4 au moyen d’une plateforme de paie électronique.

Toutefois, ils ont fait remarquer que ce n’est vraiment le cas que pour les Canadiens plus âgés; les jeunes Canadiens s’attendent à un niveau de service grâce auquel ils peuvent recevoir leurs renseignements fiscaux par voie électronique, à leur convenance. Ils ont également souligné qu’il y a eu de la résistance lorsque les entreprises canadiennes sont passées de l’utilisation de chèques au dépôt direct pour payer les employés. Par contre, dorénavant, il est largement admis qu’il s’agit de la principale façon dont les Canadiens reçoivent leur paie.

Ils soulignent également que la création de feuillets T4 et de RE peut souvent être extrêmement compliquée pour les employeurs qui emploient un seul employé, comme une gardienne, un préposé à l’entretien ou un autre fournisseur de services personnels, qui peut ne pas connaître les processus requis pour produire des renseignements sur la paie ou l’impôt.

Autre utilisation du logiciel de paie 

À Moncton, les participants ont fait part d’une préoccupation particulière dont il faudra tenir compte lorsqu’ils collaboreront avec les fournisseurs de logiciels de paie pour mettre à jour leurs services dans le but d’intégrer les données à la paie électronique. Même si les fournisseurs de logiciels de paie travaillent en étroite collaboration avec l’équipe du projet de paie électronique pour intégrer leurs plateformes, plusieurs employeurs utilisent des versions non autorisées ou désuètes de logiciels de paie qui ne recevront aucune mise à jour de la part du fournisseur de logiciels.

Cela se produit souvent lorsqu’un employeur télécharge une version gratuite ou d’essai du logiciel, mais sans jamais obtenir de licence pour celui-ci. Il s’agit d’un héritage particulier de la façon dont les logiciels ont évolué au cours des deux dernières décennies, car, aujourd’hui, la plupart des fournisseurs fonctionnent selon un modèle d’abonnement qui permettrait de s’assurer que les mises à jour sont possibles. Toutefois, il y aura encore plusieurs employeurs qui utiliseront des versions non autorisées de logiciels qui ne recevront pas les mises à jour nécessaires pour permettre le transfert des données à la paie électronique.

Éducation et gestion du changement 

Les participants ont souligné l’importance d’intégrer l’éducation et la gestion du changement dans le plan de mise en œuvre. Ils encouragent l’investissement dans des campagnes de sensibilisation et d’éducation visant à familiariser les Canadiens avec la paie électronique et les avantages qu’ils pourraient en tirer. Ils encouragent l’organisation d’ateliers dans l’ensemble du pays au cours de la phase de transition afin d’aider les employeurs et les employés à naviguer sur la plateforme et à répondre aux questions ou aux préoccupations que les particuliers pourraient avoir au sujet de la paie électronique.

Ils soulignent également qu’un portail Web de la paie électronique devrait comprendre des vidéos, des guides pratiques ou d’autres bulles d’information visant à aider les Canadiens à mieux comprendre comment naviguer dans la plateforme de paie électronique et l’utiliser, et comment la paie électronique s’intègre aux systèmes de services fiscaux sociaux élargis pour mieux servir les Canadiens.

Consentement des employés 

Ont été posées au cours de plusieurs séances de consultation des questions sur le consentement des employés, ainsi que sur la possibilité pour les employés de participer ou non à une solution de paie électronique. Les participants ont exprimé le désir que les employés aient la capacité de consentir à l’utilisation de leurs renseignements privés pour fournir des services, faciliter la production de déclarations de revenus ou mieux appuyer la mise en œuvre des programmes fédéraux. Toutefois, ils ont également fait remarquer que la paie électronique pourrait ne pas être fructueuse si seulement certains employés utilisaient le système.

Les participants ne sont pas parvenus à un consensus sur le consentement des employés, mais ont reconnu qu’il y a un besoin continu de conversations avec les employés et le public canadien sur ce sujet.

Soutien à la transition 

Les participants ont fait remarquer que, selon la taille et l’emplacement des entreprises, différents incitatifs pour favoriser la transition vers la paie électronique pourraient être nécessaires et le soutien pourrait évoluer au fil du temps.

Il y a eu un consensus parmi les participants sur le fait que les subventions, les compensations fiscales ou tout autre soutien pour aider à réduire les coûts associés à l’intégration à la paie électronique seraient utiles pour les entreprises, surtout les petites entreprises pour lesquelles les coûts des logiciels existants pourraient être prohibitifs. Ils soulignent que le gouvernement pourrait avoir à créer sa propre version « allégée » d’un logiciel de paie pour que les petites entreprises du Canada puissent l’utiliser gratuitement.

Les participants conviennent également que le soutien offert sous forme d’éducation et d’orientation sera essentiel. Il devrait y avoir une période de transition pendant laquelle les entreprises ne seraient pas tenues d’adopter la paie électronique, mais seraient encouragées à le faire. Si la plateforme de paie électronique comprend un portail destiné aux employeurs, cela pourrait comprendre des ateliers éducatifs dans l’ensemble du pays pour aider à orienter les propriétaires d’entreprise et les responsables du traitement de la paie. Si la paie électronique comprend un portail destiné aux employés, ces ateliers seront également importants pour les employés.

Les participants ont généralement convenu que la paie électronique devrait, avec le temps, devenir obligatoire, car elle permettra de s’assurer que tous les Canadiens comprennent le service et soient en mesure d’en tirer parti. Lorsque la paie électronique deviendra obligatoire, les participants croient qu’il serait approprié que les incitatifs changent pour un élément dissuasif pour ceux qui n’ont pas adopté la paie électronique. Cela pourrait prendre la forme d’amendes ou de frais supplémentaires à payer pour produire des renseignements à l’extérieur de la paie électronique.

Suggestions et autres considérations 

Titre de la paie électronique

Processeur de paie 

Certains participants ont indiqué qu’avant de participer à la séance, ils croyaient que la « paie électronique » faisait référence à un programme qui remplacerait le logiciel de paie existant des employeurs. Plusieurs personnes mentionnent dans leurs formulaires d’évaluation que l’appellation « paie électronique » pourrait porter à confusion pour certains, car elle ne communique pas entièrement l’intention du service, c’est-à-dire une communication efficace des renseignements fiscaux pour la prestation efficace des services.

Pendant les séances en anglais, les participants ont suggéré de s’orienter vers la fonction de production ou de déclaration, en soulignant que des exemples possibles pourraient être eFile, eReport ou eReporting. Pendant les séances en français, les participants ont inclus des exemples tels que service électronique de renseignements sur la paie ou outil de renseignements sur la paie. 

Examen des feuillets T4 et des RE antérieurs

Versements 

Plusieurs employeurs ont mentionné que la capacité de la paie électronique à mieux intégrer le calcul, la communication, la validation et même la perception des versements serait considérée comme un avantage important pour eux. Ils considèrent que la paie électronique permet de garantir que les versements sont calculés correctement et que les entreprises reçoivent un préavis suffisant pour s’assurer que les versements soient versés à temps. Toutefois, ils font remarquer que les retraits automatiques de versements calculés par un service de paie électronique pourraient être perçus comme un pas à ne pas franchir. 

Intégration provinciale

Il y a un fort désir que la paie électronique s’intègre aux exigences en matière de déclaration fiscale des provinces et des territoires, ainsi qu’à toute transaction future possible facilitée par la paie électronique, comme les calculs des versements. Les participants ont encouragé le gouvernement fédéral à travailler en collaboration avec le Québec pour bâtir un système intégré, plutôt que de dupliquer les efforts et les investissements et d’obliger les propriétaires d’entreprise du Québec à fonctionner à l’aide de deux programmes.

Les participants du Québec étaient réceptifs à l’idée de deux fonctions de soumission intégrées dans leur logiciel de paie afin de confirmer de façon indépendante les soumissions à Revenu Québec et à l’ARC ou EDSC. Ils aimeraient pouvoir confirmer les renseignements séparément, afin de s’assurer que les deux soumissions sont effectuées correctement, surtout en ce qui concerne les renseignements soumis en fin d’année.

Les participants d’autres régions ont suggéré d’autres intégrations provinciales qui pourraient être possibles, y compris les commissions des accidents du travail, ou d’autres calculs et versements provinciaux. Les participants à Yellowknife ont fait remarquer qu’il y a des calculs de versements et de prestations territoriaux dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut qui nécessitent souvent une intervention manuelle, car les logiciels n’offrent pas d’options permettant de les calculer. 

Revues des gains assurables et ouvrant droit à pension 

Les participants ont encouragé l’intégration de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) dans le service de paie électronique, soit en utilisant certaines des données soumises pour effectuer l’examen automatiquement, soit en utilisant la fonction d’avis pour informer les employeurs lorsque ces revues auront lieu.

Plusieurs participants ont exprimé des frustrations à l’égard du processus de la RGAP et ont ajouté qu’un peu plus de temps de préparation pourrait aider à faciliter le processus, mais ils préféreraient que les données de paie électronique soient utilisées pour éliminer complètement ces revues. 

Sondages de Statistique Canada

Les participants étaient favorables à ce que des sondages de Statistique Canada à l’intention des entreprises soient intégrés dans le service de paie électronique, soit en utilisant les données soumises dans le cadre de ses analyses statistiques, soit en utilisant le portail de paie électronique destiné aux employeurs pour faciliter ces sondages. 

Feuillets T4A

Plusieurs participants, surtout ceux de Moncton, d’Halifax, de Yellowknife et de Trois-Rivières qui se sont qualifiés de commis comptables ou qui représentaient des services de comptabilité, ont exprimé un vif intérêt à l’égard de l’inclusion des formulaires T4A pour les travailleurs indépendants dans une solution de paie électronique.

Cotisations et nouvelles cotisations 

Les participants ont ajouté que la méthode actuellement utilisée pour recevoir des avis concernant les cotisations et les nouvelles cotisations, soit par la poste, soit par l’intermédiaire de la fonction de boîte aux lettres de Mon dossier ou de Mon dossier d’entreprise de l’ARC, n’est pas conviviale et peut faire que certains avis soient omis par les propriétaires d’entreprise ou les employés.

On espère que les fonctions d’avis de cotisation et de nouvelle cotisation pourront être intégrées à la paie électronique, et que les employeurs et les employés seront avisés dès que possible qu’un avis leur sera transmis afin qu’ils aient le temps de mieux se préparer.

Considérations relatives au stockage des données

Données en mouvement et données en stockage

Les participants se demandent si la paie électronique consisterait en un seul centre de stockage de données détenu, géré et exploité par l’ARC et EDSC qui téléchargerait et stockerait les données des fournisseurs de paie ou s’il s’agirait d’un mécanisme par lequel l’ARC et EDSC pourraient accéder aux données qui sont détenues, gérées et stockées par les responsables du traitement de la paie eux-mêmes.

Les fournisseurs de logiciels de paie ont noté une différence importante entre ces deux options qui aura une incidence profonde sur la façon dont leurs programmes fonctionnent et sur la façon dont ils envisagent la conception et l’élaboration des mises à niveau à l’avenir. Ils sont enthousiastes à l’idée de travailler en collaboration avec l’ARC et d’autres ministères afin de trouver la meilleure façon de mettre au point un service qui répond aux besoins des Canadiens, en plus d’être compatible avec leurs entreprises.

Partage de trousses de données 

Les fournisseurs de services de paie voulaient également savoir, dans le cas où les données seraient envoyées à un centre de stockage exploité par le gouvernement du Canada, si les données seraient partagées automatiquement au moyen d’un mécanisme de porte ouverte qui permettrait à la paie électronique de voir les modifications en temps réel à mesure qu’on les apporte sur les plateformes du fournisseur de logiciels de paie, ou si le fournisseur de logiciels serait tenu de préparer des trousses de données mises à jour à envoyer selon un calendrier fixe, sans que le gouvernement ne soit en mesure de les voir dans les plateformes du processeur. Ils soulignent que, encore une fois, il y a des considérations importantes concernant la façon dont le service de paie électronique sera intégré aux logiciels existants et ajoutent que, dans le cas où les trousses doivent être préparées et envoyées, cela pourrait représenter un fardeau supplémentaire pour ces fournisseurs de logiciels de paie. 

Source de données unique 

Les participants ont fait part d’autres considérations concernant la paie électronique en tant que centre de données unique contenant toutes les données sur l’impôt, la paie, l’emploi et la démographie de tous les Canadiens, en plus des préoccupations en matière de sécurité mentionnées précédemment.

Les participants notent qu’une seule source de données sur la paie et l’impôt sera nécessairement une opération de stockage de données immersive, et que sans sauvegardes, ces données seront exposées à un risque énorme. Il sera important de s’assurer que les données sont correctement sauvegardées dans divers formats, en plus d’offrir la possibilité de créer un service permettant à la fois de télécharger des données et d’accéder aux données stockées par les processeurs de paiement en temps réel.

Ils ajoutent que, d’autant plus que la paie électronique s’intègre à l’administration de l’impôt, à la gestion des programmes et à la prestation de services, il sera essentiel que la paie électronique ne puisse jamais être mise hors ligne. La redondance devra être prise en compte dans le cadre de la conception interne du service et de l’infrastructure physique à l’appui de ce service.

Archivage des données 

Plusieurs participants ont posé des questions importantes au sujet de l’intention de la paie électronique d’archiver les renseignements sur la paie et l’impôt et, le cas échéant, de la durée de l’archivage. Un participant a demandé si, par exemple, il pourrait récupérer en 2042 son feuillet T4 de 2027 pour une raison quelconque à partir du portail de paie électronique.

Les participants ont espoir que la paie électronique déclenche un changement dans la façon dont les renseignements fiscaux sont recueillis et stockés. Ils soulignent que les jeunes sont plus susceptibles de s’attendre à avoir accès à des renseignements fiscaux antérieurs à partir d’une base de données du gouvernement. Le fait de ne pas avoir à conserver ses renseignements fiscaux à la maison pourrait être considéré comme un avantage considérable, en espérant que ces documents soient accessibles en ligne, au besoin.

Toutefois, les participants notent que certains Canadiens pourraient ne pas se sentir à l’aise avec la paie électronique, car elle conserve des données précises à perpétuité. Il est nécessaire de tenir d’autres conversations avec les Canadiens au sujet de ce à quoi la fonction d’archivage de la paie électronique devrait ressembler et de la façon dont elle pourrait mieux servir les Canadiens. Les participants soulignent également que le transfert des données sur leurs feuillets T4 antérieurs dans une solution de paie électronique pourrait constituer une tâche énorme, voire impossible.

Portail Web de la paie électronique

Portail fiscal unique 

Dans le cadre de la plupart des séances de consultation, les participants ont encouragé l’équipe du projet de paie électronique à envisager la création d’un portail Web de paie électronique avec une interface destinée aux employeurs et aux employés. Pour les employeurs, ce portail pourrait présenter un aperçu de leurs rapports sur la paie, faire le suivi de la façon dont les montants des prestations, des déductions et des versements changent tout au long de l’année, et servir de passerelle pour interagir avec l’ARC et EDSC au sujet de toute question ou erreur qui pourrait être soulevée. Pour les employés, ce portail pourrait présenter un aperçu de leurs impôts individuels, servir d’endroit pour stocker et consulter les documents fiscaux précédents, permettre de produire facilement leurs déclarations de revenus, et recevoir des communications et des avis de l’ARC et d’EDSC sur des cas particuliers.

Les participants reconnaissent que l’intention du projet de paie électronique, c’est-à-dire de créer un mécanisme pour récupérer des renseignements auprès des services de traitement de la paie sans perturber les pratiques opérationnelles existantes, et la création d’un portail Web pour simplifier l’administration de l’impôt des particuliers et des entreprises sont deux choses différentes, mais ils croient qu’il serait possible de concrétiser les deux en même temps de façon à fournir une vaste gamme de nouveaux services fiscaux et sociaux aux Canadiens.

Les participants espèrent que le portail servira de point de contact unique pour les entreprises et les particuliers, y compris pour les affaires liées à l’ARC, à EDSC et à d’autres ministères du gouvernement tirant des renseignements sur la paie, l’impôt ou l’emploi. Ils estiment que ce portail pourrait évoluer et remplacer les portails existants, comme Mon dossier de l’ARC.

Apprentissage et éducation 

Les participants croient que ces portails Web pourraient être utilisés pour fournir aux Canadiens des renseignements supplémentaires sur la façon dont nos systèmes fiscaux et sociaux fonctionnent, ce que représente chaque calcul et la façon dont il est effectué, ainsi que la façon dont ces renseignements sont utilisés par le gouvernement pour fournir de meilleurs services. Ils encouragent l’inclusion d’une section « information et apprentissage en ligne » avec des feuillets T4 et des RE interactifs (ou d’autres formats futurs compatibles avec la paie électronique), de bulles d’information expliquant divers termes et fonctions, ainsi que de guides pratiques et de vidéos pour guider les utilisateurs dans l’interface.

Selon des participants, l’intégration de ces outils d’apprentissage dans une plateforme de paie électronique ne ferait que mieux outiller les Canadiens afin qu’ils puissent calculer et produire correctement leurs impôts et mieux comprendre notre régime fiscal. Cela, à son tour, ne peut qu’accroître la volonté des Canadiens de collaborer avec notre régime fiscal et de renforcer l’opinion que notre régime fiscal est là pour mieux les servir.

Conclusion

Les consultations publiques sur une solution de paie électronique ont rassemblé 155 propriétaires d’entreprise, professionnels de la paie et fournisseurs de logiciels et de services de paie, représentant des entreprises de toutes tailles, des entreprises autochtones et des organismes communautaires et à but non lucratif de partout au pays. Nous avons pris connaissance de leurs réactions et de leurs préoccupations concernant une solution de paie électronique potentielle. Nous avons aussi exploré leurs défis et leurs points faibles concernant la distribution et la déclaration des feuillets T4 et des relevés d’emploi. De plus, nous les avons invités à imaginer un état futur avec un système de paie électronique pour envisager ce à quoi l’avenir de leur entreprise du système fiscal et des services sociaux du Canada ressemblerait dans un monde idéal.

Les personnes qui ont participé aux séances de consultation ont affiché un optimisme prudent à l’idée d’une solution de paie électronique. Elles ont reconnu qu’il y a plusieurs avantages potentiels pour eux-mêmes en tant qu’employeuses ou fournisseuses de services de paie, pour leurs employés en tant que Canadiens et pour l’ensemble du régime fiscal canadien. Elles voient la paie électronique comme un moyen de rendre le système fiscal plus facile à comprendre et à utiliser et avec lequel il serait plus facile de communiquer des renseignements. Elles espèrent que la réduction du fardeau administratif permettra d’atténuer certaines de leurs frustrations concernant la communication avec le gouvernement du Canada et le processus de rectification des situations imprévues.

Elles ont souligné plusieurs préoccupations clés, y compris des questions concernant la sécurité, la protection des renseignements personnels et les antécédents du gouvernement du Canada en matière de mise en œuvre de programmes numériques complexes. La sécurité est apparue comme une priorité absolue pour les participants. Ceux-ci s’attendent à ce que le gouvernement du Canada prenne le temps de concevoir et de mettre à l’essai le service de façon adéquate avant de le mettre en œuvre. Ils soulèvent également des questions importantes concernant le consentement des employés à ce que leurs données soient stockées, mais aussi des considérations importantes concernant la possibilité de stocker ces données fiscales dans un endroit sécurisé et accessible en ligne. À cet effet, ils encouragent l’équipe de projet à organiser d’autres consultations avec le public canadien sur ces questions.

Les participants ont également fait part de plusieurs considérations importantes que l’équipe de projet doit examiner lors de l’élaboration du plan de mise en œuvre, y compris des questions importantes sur la façon exacte dont le service sera élaboré et quelques idées quant à la façon de le rendre plus accessible aux Canadiens. Ils insistent sur le fait que la paie électronique devra être conçue et lancée correctement, sinon la résistance au service est susceptible d’augmenter.

Les participants voient les avantages de la paie électronique comme étant principalement pour les employés, ou pour le public canadien en général. Ils soulignent une meilleure surveillance individuelle des impôts, une prestation efficace et automatique des services et la capacité d’intégrer automatiquement les feuillets T4 ainsi que les relevés d’emploi de plusieurs employeurs. Par ailleurs, ils croient en de possibles augmentations marginales des coûts ou des efforts requis pour que les employeurs respectent les exigences en matière de déclaration de la paie électronique, mais, selon eux, les avantages pour leurs employés compenseront ces augmentations marginales.

Dans l’ensemble, les participants croient que la paie électronique est une occasion de jeter les bases d’un régime fiscal simplifié, normalisé et facile à utiliser au Canada. Ils croient que cela favorisera l’observation fiscale chez les Canadiens, en plus d’accroître la probabilité que les renseignements fiscaux soient soumis correctement.

Les participants croient que, si la paie électronique était conçue et mise en œuvre correctement, elle pourrait contribuer à renforcer la confiance des Canadiens à l’égard des institutions gouvernementales et de la responsabilisation du gouvernement. Toutefois, ils encouragent l’équipe du projet de paie électronique à organiser d’autres consultations avec les Canadiens, les entreprises et les fournisseurs de logiciels de paie afin de s’assurer que ce projet est élaboré conjointement afin de refléter les besoins et les expériences de tous les Canadiens. Les participants ont souligné que le système fiscal actuel peut être simple lorsqu’il fonctionne, mais qu’il peut devenir extrêmement frustrant lorsque quelque chose d’imprévu se produit. Par exemple, si un employeur a entré des renseignements exacts dans la mauvaise case de son logiciel de paie, cela entraîne la création d’un RE ou d’un feuillet T4 inexact et cela peut se produire assez souvent.

Les participants ont exprimé leur satisfaction à l’égard du fait que l’ARC et EDSC ont pris le temps de rencontrer des entreprises canadiennes dans l’ensemble du pays et ont noté qu’ils se sentaient entendus et compris par les membres de l’équipe de projet. Ils ont indiqué que cela les a aidés à se sentir mieux à l’égard du projet, y compris de voir les visages de fonctionnaires qui travaillent fort et qui démontrent un véritable désir de bâtir quelque chose qui leur sera bénéfique en tant que propriétaires d’entreprise. Il a été souligné qu’en travaillant en collaboration avec le milieu des affaires et le gouvernement du Canada, les participants croient qu’il y a une occasion pour la paie électronique de créer un changement positif transformationnel dans la façon dont les Canadiens pensent et interagissent avec leurs impôts et leurs services sociaux.