Projet de paie électronique

Le projet de paie électronique est une initiative du gouvernement du Canada qui a pour but de moderniser la façon dont les employeurs envoient les renseignements sur la paie, l’emploi et les données démographiques aux ministères et organismes gouvernementaux.

À l’heure actuelle, les employeurs envoient les données sur la paie au gouvernement à un moment donné, par exemple, lorsqu’ils émettent un relevé T4 ou un relevé d’emploi pour l’assurance-emploi. Les employeurs fournissent souvent les mêmes renseignements à différents ministères et organismes gouvernementaux.

L’objectif de la paie électronique est de réduire le fardeau administratif des employeurs canadiens et de faciliter l’accès aux prestations et aux services offerts par le gouvernement.

À propos de la paie électronique au Canada

Notre vision de la paie électronique au Canada est un service par lequel les employeurs canadiens peuvent envoyer en toute sécurité des renseignements sur la paie, l’emploi et les données démographiques à un dépôt protégé du gouvernement du Canada. Les ministères et organismes gouvernementaux pourront ainsi accéder aux renseignements lorsqu’ils en auront besoin pour leurs programmes et services sans avoir à retourner sans cesse auprès des employeurs pour leur demander les renseignements.

Quelques avantages prévus de l’approche de la paie électronique :

• une réduction du fardeau administratif des employeurs et des entreprises canadiennes; 
• des prestations et des services gouvernementaux offerts plus rapidement et avec plus d’exactitude aux Canadiens, comme des prestations d’assurance-emploi et de futures subventions salariales, grâce à un accès à des données sur l’emploi plus précises et à jour.

La paie électronique n’est pas un système de traitement de la paie exploité par le gouvernement. Les employeurs canadiens seront encore libres de choisir le système de traitement de la paie qu’ils souhaitent utiliser.

À propos du projet de paie électronique

L’Agence du revenu du Canada (ARC) mène ce projet pour le gouvernement du Canada en collaboration avec Emploi et Développement social Canada (EDSC) et le Bureau de la dirigeante principale de l’information au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. 

Le projet de paie électronique fait partie de l’un des engagements du budget de 2021 du gouvernement qui propose une solution de paie électronique en temps réel afin de mieux encadrer le service aux entreprises canadiennes.

De 2021 à 2024, l’équipe du projet de paie électronique consultera d’autres ministères gouvernementaux, des entreprises et des employeurs de toutes tailles, des salariés, des groupes et des associations d’intervenants ainsi que des concepteurs de logiciels de paie et des fournisseurs de service. Les différents intervenants aideront à cerner les défis et les possibilités et fourniront des commentaires sur les caractéristiques qu’ils souhaiteraient avoir dans une future solution de paie électronique. 

Le projet de paie électronique n’apporte actuellement aucun changement à la façon dont les renseignements sur la paie, l’emploi et les données démographiques sont recueillies. Les résultats de ces consultations viendront étayer les travaux de planification menés par l’Agence et EDSC en vue de la mise en œuvre d’un système de paie électronique en temps réel, et permettront aux entreprises de toutes tailles de bénéficier de ces travaux.

Consultation publique sur une solution pour la paie électronique

L’Agence et EDSC veulent améliorer les programmes et les services en comprenant mieux les besoins et les attentes des clients lorsqu’ils interagissent avec ces programmes et ces services. 

Les discussions qui ont eu lieu pendant les consultations traitaient des sujets suivants : 

• Les expériences actuelles des participants en ce qui a trait à la déclaration des données sur la paie et l’emploi au gouvernement; 
• Le point de vue des participants quant à la façon dont la paie électronique peut les appuyer en tant qu’employeurs ou administrateurs d’entreprise; 
• Le rôle que la paie électronique pourrait jouer dans l’établissement d’un système fiscal et de services sociaux plus solide et plus efficace.

À qui avons-nous parlé?

Les consultations sur l’élaboration d’une solution de paie électronique ont rassemblé 155 propriétaires d’entreprise, professionnels de la paie, concepteurs de logiciels de paie et fournisseurs de services, représentant des entreprises de toutes tailles, des entreprises autochtones et des organismes communautaires et à but non lucratif de partout au pays. Les consultations formelles comprenaient huit séances de consultation en personne et six séances virtuelles.

Ce que nous avons appris lors des consultations formelles

Les participants étaient prudemment optimistes à l’égard de l’idée d’une solution de paie électronique. Ils ont reconnu que la paie électronique pourrait fournir aux employeurs certains avantages, notamment :

• Réduire une partie du fardeau administratif lorsqu’il s’agit de faire des déclarations au gouvernement du Canada, surtout dans les cas où des irrégularités surviennent dans les processus de déclaration de la paie ou de déclarations de revenus; 
• Accroître l’efficacité et l’accessibilité des communications avec l’ARC et EDSC en améliorant les données mises à la disposition des agents des services téléphoniques; 
• Avoir la capacité d’utiliser la paie électronique afin :
  • de vérifier et de concilier les renseignements; 
  • d’aider à effectuer des calculs complexes;
  • de faciliter les paiements.

Toutefois, ils considéraient que leurs salariés ou le grand public canadien bénéficiaient des principaux avantages. Les avantages perçus comprennent ce qui suit :

• L’offre automatisée et efficace de prestations et de services comme l’assurance-emploi ou les prestations d’urgence futures, comme la Prestation canadienne d’urgence (PCU);
• Une possibilité de rationaliser et de simplifier le processus de déclaration de revenus;
• La capacité potentielle d’intégrer les données de la paie électronique à d’autres plateformes numériques (comme Mon dossier de l’ARC) afin de permettre aux particuliers de mieux surveiller leurs renseignements fiscaux, de stocker des déclarations de revenus et des feuillets T4 antérieurs, ainsi que de recevoir des renseignements et des communications supplémentaires concernant leurs services fiscaux et sociaux.

Les participants ont souligné certaines préoccupations clés, notamment des questions importantes concernant la sécurité, les renseignements confidentiels, le consentement, le stockage et la protection des données, et soulignent que ces préoccupations sont d’une importance capitale. Ils reconnaissent que de nombreuses questions demeurent sans réponse, car le service n’est pas encore conçu, mais ils incitent l’équipe de projet à travailler lentement et méthodiquement pour créer un programme de gestion et de stockage sécurisés des données. Ils ont également souligné l’importance d’essais appropriés avant le déploiement du service. Par exemple, les risques pour la sécurité associés au transfert et au stockage des renseignements personnels, y compris les questions sur l’archivage et l’accès aux dossiers antérieurs.

D’autres préoccupations comprenaient ce qui suit :

• L’expérience du gouvernement du Canada dans la mise en œuvre de solutions numériques;
• Le coût de l’observation pour les entreprises, que ce soit pour l’intégration des programmes de paie numérique ou pour l’augmentation des coûts engagés par l’intermédiaire de leur fournisseur de logiciels;
• Le risque de résistance des entreprises qui exercent leurs activités manuellement ou qui bénéficient de services fiscaux supplémentaires qui pourraient être éliminés par la paie électronique.

Les participants croient que le gouvernement du Canada doit prendre le temps de bien planifier, créer et mettre à l’essai une solution de paie électronique avant qu’elle soit mise en œuvre pour tous les employeurs. Ils félicitent l’ARC et EDSC d’avoir pris le temps de les consulter en tant qu’employeurs, mais ils encouragent l’équipe du projet de paie électronique à mener d’autres consultations auprès du milieu des affaires et du public canadien. Ils reconnaissent que la paie électronique est une occasion de jeter les bases d’un changement transformationnel dans la façon dont le Canada administre les services fiscaux et sociaux. Toutefois, mais ce ne sera le cas que lorsque les Canadiens y adhéreront. Cette adhésion sera plus facile à établir en parallèle avec la paie électronique, à partir de la base, en collaborant avec les Canadiens pour offrir cette solution.

Renseignements connexes

Une copie du rapport complet est disponible sur la page Consultation publique sur une solution pour la paie électronique – Rapport sur ce que nous avons appris – Canada.ca

Tables rondes sur la paie électronique

Entre mai 2023 et octobre 2023, l’ARC a organisé sept tables rondes dans l’ensemble du Canada auxquelles ont participé des employeurs, des groupes d’intervenants et des fournisseurs de services de paie afin de les sensibiliser et de valider les conclusions des consultations précédentes et de la recherche sur l’opinion publique.

À qui avons-nous parlé?

Ces tables rondes ont réuni 88 employeurs et professionnels de la paie représentant des entreprises locales de toutes tailles, des entreprises autochtones et des organismes communautaires et à but non lucratif. 

Ce que nous avons appris lors des tables rondes

Comme ce fut le cas lors des consultations, les participants qui ont assisté aux tables rondes ont exprimé en grande partie un optimisme prudent à l’égard d’une solution de paie électronique au Canada. À la suite d’une présentation où l’on a fait part de ce que devrait être la paie électronique, les participants ont souligné certains des avantages potentiels, à savoir :

• La possibilité d’apporter des corrections ou des rajustements tout au long de l’année;
• Le stockage de données dans une base de données sécurisée et l’accès à ces données, plutôt que de dépendre de copies papier, qui peuvent facilement se perdre;
• La production de déclarations et l’offre de prestations et de services plus rapides et plus efficaces;
• Le fait de disposer d’une solution unique permettant aux autres ministères du gouvernement d’accéder aux données requises, plutôt que d’avoir à les soumettre ou à les saisir à plusieurs reprises, allégerait considérablement leur charge de travail actuelle;
• Le gouvernement aurait une meilleure idée des données liées à la paie des Canadiens et, dans l’éventualité d’une autre pandémie, une solution de paie électronique pourrait aboutir à peu de paiements en trop, voire aucun;
• L’idée de la transparence consiste à pouvoir consulter ses données liées à la paie et ses renseignements fiscaux en temps réel.

À tous les emplacements, les participants ont fait part de préoccupations très semblables concernant principalement la confidentialité et la sécurité des données ainsi que le passage du papier au numérique, surtout pour ceux qui ont un accès limité à Internet ou à la technologie. Dans l’ensemble, les préoccupations les plus discutées parmi les participants étaient les suivantes :

• Les salariés craignent que le fait de ne pas être en mesure de soumettre les renseignements à temps, par exemple, s’ils n’ont pas accès à Internet le jour où ils doivent soumettre une demande, entraîne des pénalités;
  • Les participants ont exprimé une préoccupation semblable à savoir si des exceptions pouvaient être faites pour ceux qui n’ont pas accès à Internet ou qui n’ont pas accès à la technologie. Ils se demandent s’il pourrait y avoir des exceptions en pareil cas.
• Les participants s’interrogent sur la procédure à suivre en ce qui a trait à la paie électronique s’ils rencontrent des problèmes liés à l’ouverture de session ou au verrouillage des comptes dans Mon dossier et Mon dossier Service Canada;
• Les données stockées dans cette solution seront de nature très délicate; les participants s’inquiètent donc de la protection de ces données;
• Les participants s’inquiètent des conséquences que pourrait entraîner cette solution, comme une hausse des prix des logiciels de paie.

Au cours de ces tables rondes, les participants ont exprimé la nécessité pour le gouvernement du Canada de poursuivre ces discussions avec les intervenants à mesure que le projet progresse. Ils ont convenu que les commentaires des intervenants sont essentiels à la planification et à la mise en œuvre d’une future solution de paie électronique, et que des consultations devraient être menées à chaque phase du projet. 

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Nous joindre

courriel : ePayrollCWG-PaieelectroniqueGTC@cra-arc.gc.ca

Renseignements connexes

Budget 2021 section 10.3