Évaluation de la qualité de la vérification interne à l'Agence du revenu du Canada

Rapport final

Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Juin 2011


Table des matières

1.0 Introduction

En janvier 2002, l’Institute of Internal Auditors (IIA) a publié de nouvelles normes et des normes révisées pour tenir compte du rôle évolutif de la vérification interne. Le Bureau du contrôleur général du gouvernement du Canada a d’ailleurs adopté ces nouvelles normes.

La norme 1312 exige qu’une évaluation externe soit réalisée au moins tous les cinq ans pour évaluer, de façon objective, la conformité de la fonction de la vérification interne aux normes du IIA et pour améliorer le fonctionnement de l’organisation. En vertu de cette norme, la première évaluation a eu lieu en septembre 2006. Dans le but de satisfaire à ladite norme d’une façon économique, la Division de la vérification interne (DVI) de la Direction générale de la vérification et de l’évaluation de l’entreprise (DGVEE) a choisi de mener une auto-évaluation appuyée d’une validation indépendante effectuée par un évaluateur indépendant qualifié. (L’autre option consiste à demander à un évaluateur indépendant de mener entièrement l’évaluation.)

Afin de continuer à respecter cette norme, on a demandé à la DGVEE d’effectuer sa prochaine évaluation de la qualité d’ici septembre 2011. La DGVEE a donc mené une auto-évaluation avec validation indépendante de janvier à mars 2011.

2.0 Objectif et portée

L’objectif de l’auto-évaluation consistait à donner l’assurance au Conseil de direction de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et au Comité de gestion de la vérification et de l’évaluation (CGVE) que la fonction de la vérification interne de la DGVEE est conforme aux normes professionnelles publiées dans le Cadre de référence international des pratiques professionnelles du IIA.

L’auto-évaluation a porté sur le respect des Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne ainsi que sur le Code de déontologie du IIA. L’évaluation de la fonction de la vérification interne était fondée sur les politiques et les procédures actuelles de la DGVEE et sur les résultats des travaux d’assurance de la qualité réalisés au cours de l’exercice 2010-2011. Elle a également compris la surveillance des progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action découlant de l’exercice d’évaluation interne des risques.

3.0 Méthodologie

Le processus a commencé avec une évaluation interne fondée sur les normes du IIA. L’évaluation a permis de cerner les secteurs où des améliorations pourraient être apportées. La DGVEE a ensuite élaboré des plans d’action pour résoudre les enjeux. Ces plans sont inclus dans le présent rapport et seront surveillés jusqu’à leur achèvement.

Les phases de vérification et les critères de l’auto-évaluation étaient fondés sur le manuel d’évaluation de la qualité (Quality Assessment Manual) (6e édition) du IIA et sur les programmes de vérification de l’assurance de la qualité de la DGVEE. L’équipe de la Division des méthodes professionnelles et des services corporatifs ont préparé ou utilisé les éléments suivants :

Les responsables de la validation indépendante, David Rattray et Robin Sellars de BMCI Consulting Inc., devaient mener des entrevues avec la haute direction de l’ARC et les membres du Conseil de direction afin de connaître leur opinion au sujet de la fonction de la vérification interne. Afin d’alléger le fardeau qui incombe aux personnes interrogées, la DGVEE s’est servie des résultats d’entrevue fournis par les responsables de la validation indépendante au lieu de mener ses propres entrevues.

La validation indépendante était fondée sur l’énoncé de travail précisé dans l’annexe B ci-jointe (validation indépendante).

Le présent rapport d’évaluation de la qualité présente les constatations et les recommandations découlant de l’auto-évaluation et expose les opinions des responsables de la validation indépendante (à l’annexe C) au sujet de ces constatations et recommandations.

4.0 Constatations

Dans l’ensemble, la fonction de la vérification interne de l’ARC respecte en général les normes professionnelles du IIA. Dans le lexique du IIA, la mention « généralement conforme » est la cote la plus élevée qu’une organisation peut obtenir. Toutefois, la DGVEE estime qu’elle est « partiellement conforme » aux normes du IIA dans quatre secteurs.

Constatations Norme du IIA
Prise de mesures plus axées sur les lacunes cernées dans le processus d’examen de la qualité 1230 – Formation professionnelle continue
Rapidité d’exécution 2410 – Contenu de la communication
Sondages sur la satisfaction des entités vérifiées 1311 – Évaluations internes
Sous-utilisation des vérificateurs internes 2030 – Gestion des ressources

4.1 Prise de mesures plus axées sur les lacunes cernées dans le processus d’examen de la qualité

Des preuves documentées et empiriques laissent croire que certains types de lacunes sont cernés à maintes reprises par la Section des méthodes professionnelles au cours du processus d’examen de la qualité (EQ). Parmi ces lacunes, notons des documents de travail qui ne présentent pas une chaîne adéquate de preuves et de conclusions logiques ou qui ne précisent aucun examen ou défi détaillé et supervisé, par exemple, des notes d’entrevues ou des documents d’analyse sans résumé ou dont le résumé ne contient aucune conclusion.

Le processus d’EQ garantit que de telles lacunes ne nuisent pas aux résultats et aux produits des vérifications internes. Toutefois, elles minent la confiance envers les documents de travail et peuvent mener à des examens plus approfondis de la qualité, demandant des efforts supplémentaires à ceux qui effectuent lesdits examens de qualité.

Il existe des documents et des outils pour enregistrer la plupart des lacunes cernées au cours du processus d’EQ. Par le passé, la Section des méthodes professionnelles a, par moments, pris des mesures afin de combler les lacunes récurrentes, mais seulement lorsque nombre de ces lacunes sont apparues en peu de temps. Il reste à entreprendre une analyse approfondie de l’utilisation des outils et de la cause des lacunes. Comme première étape visant à résoudre cet enjeu, des examens approfondis d’assurance de la qualité ont été commencés.

En rehaussant la qualité des projets avant les examens de la qualité, on améliorerait leur efficience et leur rapidité puisqu’il ne serait pas nécessaire d’affecter des ressources ou de consacrer du temps pour prendre des mesures correctives à la suite de l’examen de la qualité.

Recommandation

La Section des méthodes professionnelles devrait terminer les examens de l’assurance de la qualité en cours, effectuer une analyse détaillée des résultats et déterminer la cause et les mesures requises afin de répondre aux préoccupations immédiates. De plus, elle devrait entamer un processus afin de cerner les lacunes et de les résoudre de façon plus systématique au fur et à mesure qu’elles se présentent.

Plan d’action

La Section des méthodes professionnelles terminera les examens d’assurance de la qualité en cours, examinera l’utilisation et l’utilité des processus et des outils en place et recommandera des mesures correctives à la dirigeante principale de la vérification (DPV) et au Comité de gestion de la Division de la vérification interne. Toutes ces activités se dérouleront d’ici le 30 juin 2011.

4.2       Rapidité d’exécution

Au cours des cinq dernières années, la rapidité d’exécution des vérifications internes s’est améliorée. On reconnaît cependant que les membres de la direction souhaitent de plus en plus obtenir des renseignements actuels dans un environnement en constante évolution. La fonction de la vérification interne doit donc continuellement tenter d’accroître sa rapidité. On s’attardera, pour commencer, à la période suivant la phase d’examen, avant que le rapport soit présenté.

Les retards importants dans le processus de la vérification interne peuvent donner lieu à des pratiques non efficientes, telles qu’un personnel moins productif, voire même inoccupé. Il se peut que ces personnes attendent qu’un accord soit fait ou qu’une approbation soit donnée pour toute décision liée au projet de vérification interne. Ces approbations pourraient provenir de bon nombre d’autorités de la vérification interne ainsi que d’entités vérifiées et de leurs supérieurs.

Les retards dans la présentation des résultats d’une vérification, habituellement sous la forme d’un rapport de vérification, peuvent miner la fonction de la vérification interne. Les cadres supérieurs et les membres du Conseil pourraient croire que la vérification interne rend compte d’enjeux historiques plutôt qu’actuels, diminuant ainsi son importance.

Les répercussions qu’entraînent les délais de reddition de comptes peuvent être atténuées en avisant officieusement les clients des risques importants au cours de la vérification. Cette méthode d’atténuation doit toutefois être utilisée judicieusement afin de veiller à ce qu’il existe des preuves adéquates pour appuyer les conclusions préliminaires. Elle peut procurer des avantages considérables lorsque la mesure corrective est claire et que l’enjeu doit être résolu rapidement.

Dans d’autres cas, cette mesure d’atténuation n’est peut-être pas appropriée. On pourrait tirer parti de commentaires provenant de plusieurs membres de la haute direction et d’une préparation minutieuse des plans de mise en œuvre à plus long terme afin de prendre certaines décisions touchant la résolution d’un enjeu. Dans ces cas, en prenant des mesures correctives immédiates et unilatérales, on pourrait ne pas bénéficier de certains avantages potentiels.

Au cours des dernières années, on a déployé beaucoup d’efforts pour résoudre ce problème en restreignant la portée des vérifications afin qu’elles ne se concentrent que sur les secteurs à valeur ajoutée afin de réduire les risques et de procurer des avantages. Cette portée restreinte tend à réduire le nombre de preneurs de décisions qui doivent participer aux approbations et, par conséquent, améliorer la rapidité d’exécution. Nous avons également élaboré des plans quinquennaux afin de couvrir les principaux secteurs, comme la sécurité de la TI et l’approvisionnement, réduisant ainsi le travail requis pour lancer les vérifications étant donné que la majeure partie de la planification a été faite au moment d’élaborer le plan quinquennal et peut être utilisée pour chaque vérification. Le même genre de plan quinquennal sera également considéré dans d’autres secteurs.

Recommandation

La DGVEE devrait continuer d’examiner différentes façons d’améliorer la rapidité d’exécution et la reddition de comptes de la fonction de la vérification interne.

Plan d’action

La DGVEE améliorera davantage la rapidité de certaines vérifications en se concentrant exclusivement sur le processus de prise de décision et les renseignements appuyant ces décisions. Le Plan d’activité de la DGVEE pour l’exercice 2011-2012 comprendra au moins une vérification qui appuiera une initiative visant à apporter des changements importants à cet égard. On étudiera d’autres possibilités afin de mettre cette approche en pratique au cours de l’exercice 2012-2013. En outre, la DGVEE continuera d’examiner la possibilité d’utiliser d’autres produits de vérification, comme les services consultatifs liés aux activités et les bilans qui peuvent exiger moins de rigueur et, par conséquent, moins de temps, mais qui ajoutent tout de même de la valeur.

4.3 Sondages sur la satisfaction des entités vérifiées

Depuis de nombreuses années, dans le cadre du processus de vérification de la DGVEE, on demande aux cadres supérieurs des entités vérifiées de fournir de la rétroaction par l’entremise d’un sondage au terme de la vérification, après la remise officielle du rapport final à la direction. On demande aux répondants d’attribuer une cote à leur expérience et à l’équipe de vérification dans plusieurs domaines qui ont des répercussions sur la qualité de la vérification. Les réponses doivent être acheminées directement à la DPV. Les répondants peuvent nous demander d’assurer la confidentialité de la rétroaction et de tout autre commentaire fourni dans le cadre du sondage.

Étant donné que la DPV assiste à de nombreuses réunions avec les cadres supérieurs, une certaine rétroaction est fournie au moyen de discussions officieuses. Il se peut donc que certains répondants potentiels trouvent le sondage répétitif. La DPV fait part des points saillants de la rétroaction fournie par les cadres supérieurs à l’équipe de direction de la Direction générale ou aux gestionnaires individuels qui participent à la vérification en question. Toutefois, cette rétroaction ne correspond généralement pas au sondage.

Chaque année, un résumé des réponses est présenté à l’équipe de gestion de la DGVEE et fait partie des preuves utilisées pour appuyer l’évaluation du Cadre de surveillance du conseil de direction que mène la DVI. Même si le sommaire de cette année est terminé, on remarque que les sondages n’ont pas tous été envoyés, que certains n’ont pas été retournés et que, pour d’autres, aucun suivi n’a été effectué.

En raison de changements de l’effectif, le processus officiel en place pour assurer la distribution et le suivi des sondages n’a pas été respecté. En outre, le processus qui consistait à analyser systématiquement les résultats des sondages et de prendre les mesures correctives qui s’imposaient n’a pas été suivi assez régulièrement.

Puisque les sondages ne permettent pas de fournir une rétroaction générale et structurée, il existe un écart dans les renseignements sur le rendement présentés à la direction de la fonction de la vérification interne et à ceux qui souhaitent mesurer l’efficacité de la vérification interne. L’efficacité des efforts déployés pour cerner les secteurs qui doivent habituellement être améliorés et les moyens d’apporter ces améliorations se trouve donc réduite.

Recommandation

La DGVEE devrait veiller à faire respecter le processus en place pour la distribution, la surveillance, le suivi et l’analyse des questionnaires sur la satisfaction des entités vérifiées. Elle doit également respecter le droit à la confidentialité du répondant, à sa demande.

Lorsque la DPV reçoit de la rétroaction non officielle, on devrait tenter de consigner cette rétroaction d’une façon qui correspond au sondage. Le cadre supérieur de l’entité vérifiée concerné devrait également être informé de l’utilité de remplir le sondage.

Plan d’action

Étant donné que les sondages sont distribués par le bureau de la DPV, celui-ci est responsable de suivre la distribution et le retour des sondages. La Section des méthodes professionnelles travaillera de concert avec le bureau de la DPV pour peaufiner le processus qui sera en place pour tous les produits, commençant par ceux présentés au CGVE en avril 2011. En outre, la Section des méthodes professionnelles résumera et analysera les réponses au milieu et à la fin de l’exercice afin de présenter un rapport à la DPV.

Le processus qu’on mettra en place comprendra une façon de recueillir la rétroaction non officielle reçue par la DPV.

4.4 Utilisation des ressources

Dans certains cas, les vérificateurs internes ont observé des écarts entre les missions de vérification ou d’autres charges de travail. Tandis que la disponibilité des vérificateurs est partagée dans toute la Direction générale, donnant lieu, dans la plupart des cas, à une affectation de travail quelconque, il est arrivé qu’on aurait pu combler plus rapidement ces écarts. Toutefois, cette situation ne s’applique pas aux chefs de projet de la vérification interne ni à leurs supérieurs. Une certaine partie de ce temps libre est inévitable puisqu’on ne peut pas contrôler le calendrier des vérifications internes. De plus, il se peut qu’on tarde à trouver un chef de projet qualifié de la vérification interne pour fournir de l’orientation.

Le temps libre réduit l’efficience de la fonction de la vérification interne et peut entraîner des retards dans l’achèvement des projets. Les membres de l’équipe de gestion de la DVI se sont récemment rencontrés afin de déterminer les affectations de certains vérificateurs pour l’année à venir, d’aborder la question de la disponibilité des vérificateurs et de continuer le processus visant à cerner et à traiter les facteurs qui mènent au temps libre.

Recommandation

La DGVEE devrait continuer d’explorer les possibilités de réduire le temps libre.

Plan d’action

La DVI se servira de l’exercice détaillé de planification des ressources, terminé en mars 2011, afin de surveiller plus systématiquement la disponibilité des ressources en vérification. Même s’il peut y avoir des discussions en tout temps entre les gestionnaires, la question de la disponibilité des vérificateurs demeurera, au moins, un point permanent à l’ordre du jour de la deuxième réunion du Comité de gestion de la DVI du mois. On s’attend à ce que les gestionnaires prévoient les disponibilités pour les trois prochains mois. Cette pratique entrera en vigueur à compter d’avril 2011.

5.0 Participants à l’évaluation de la qualité

Auto-évaluation de la DGVEE :

Patricia MacDonald
Dirigeante principale de la vérification

Annie Boudreau
Directrice – Vérification interne, Fonctions d’entreprise

Gita Bhatt
Directrice – Vérification interne, Opérations fiscales

Maura Butko
Directrice – Méthodes professionnelles et services corporatifs

Robin Fullarton
Gestionnaire – Section des méthodes professionnelles

John Arnold
Chef de projet – Section des méthodes professionnelles

Validation indépendante :

David Rattray
Robin Sellar

Annexe A – Cote d’évaluation

Cote d’évaluation
GC[Note 1] PC[Note 2] NC[Note 3]
ÉVALUATION GLOBALE X    
NORMES DE QUALIFICATION X    
1000 Mission, pouvoirs et responsabilités (Politique de vérification interne) X    
1010 Reconnaissance de la définition de l’audit interne X    
1100 Indépendance et objectivité X    
1110 Indépendance dans l’organisation X    
1111 Relation directe avec le Conseil X    
1120 Objectivité individuelle X    
1130 Atteinte à l’indépendance ou à l’objectivité X    
1200 Compétence et conscience professionnelle X    
1210 Compétence X    
1220 Conscience professionnelle X    
1230 Formation professionnelle continue   X  
1300 Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité X    
1310 Exigences du programme et d'amélioration de la qualité X    
1311 Évaluations internes   X  
1312 Évaluations externes X    
1320 Rapports relatifs au programme d'assurance et d'amélioration de la qualité X    
1321 Utilisation de la mention « conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne » X    
1322 Indication de non-conformité X    
NORMES DE FONCTIONNEMENT X    
2000 Gestion de l’audit interne X    
2010 Planification X    
2020 Communication et approbation X    
2030 Gestion des ressources   X  
2040 Règles et procédures X    
2050 Coordination X    
2060 Rapports à la Direction générale et au Conseil X    
2100 Nature du travail X    
2110 Gouvernance d’entreprise X    
2120 Management des risques X    
2130 Contrôle X    
2200 Planification de la mission X    
2201 Considérations relatives à la planification X    
2210 Objectifs de la mission X    
2220 Champ de la mission X    
2230 Ressources affectées à la mission X    
2240 Programme de travail de la mission X    
2300 Accomplissement de la mission X    
2310 Identification des informations X    
2320 Analyse et évaluation X    
2330 Documentation des informations X    
2340 Supervision de la mission X    
2400 Communication des résultats X    
2410 Contenu de la communication   X  
2420 Qualité de la communication X    
2421 Erreurs et omissions X    
2430 Utilisation de la mention « conduit conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne » X    
2431 Indication de non-conformité X    
2440 Diffusion des résultats X    
2500 Surveillance des actions de progrès X    
2600 Acceptation des risques par la Direction générale X    
Code de déontologie du IIA X    

Directives pour l’évaluation de la conformité aux normes et au Code de déontologie :

Définitions
GC – « Généralement conforme » signifie que l’évaluateur a conclu que les structures, politiques et procédures pertinentes de la fonction, de même que les processus suivis, sont conformes aux exigences de la norme individuelle ou de la composante du Code de déontologie dans tous leurs aspects significatifs. En ce qui concerne les sections et les catégories principales, cette cote signifie que la fonction est généralement conforme à la majorité des normes individuelles ou des composantes du Code de déontologie et qu’elle est au moins partiellement conforme aux autres normes dans la même section ou catégorie. Il pourrait y avoir d’importantes possibilités d’amélioration, mais elles ne doivent pas représenter des situations où la fonction n’a pas mis en œuvre les normes ou le Code de déontologie, n’a pas appliqué efficacement les normes ou n’a pas atteint les objectifs établis. Comme il a été mentionné ci-dessus, la cote « généralement conforme » n’exige pas que la fonction respecte entièrement ou parfaitement la norme ou qu’elle reflète la situation idéale. 

PC – « Partiellement conforme » signifie que l’évaluateur a conclu que la fonction déploie de bonne foi des efforts pour se conformer aux exigences de la norme individuelle, de la composante du Code de déontologie, de la section ou de la catégorie principale, mais qu’elle n’a pas atteint certains principaux objectifs. Cette cote signifie normalement qu’il existe d’importantes possibilités d’amélioration dans l’application efficace des normes ou du Code de déontologie et dans l’atteinte des objectifs. Certaines lacunes pourraient échapper au contrôle de la fonction et entraîner des recommandations à l’intention de la haute direction ou du conseil de l’organisation.

NC – « Non conforme » signifie que l’évaluateur a conclu que, en ce qui concerne les normes individuelles, le Code de déontologie, la section ou la catégorie principale, la fonction ne connaît pas les objectifs, qu’elle ne déploie pas de bonne foi les efforts nécessaires pour les respecter ou qu’elle ne les atteint pas. Ces lacunes auront normalement d’importants effets négatifs sur l’efficacité de la fonction et sur sa capacité d’ajouter de la valeur à l’organisation. Elles peuvent également représenter d’importantes possibilités d’amélioration, dont des mesures de la part de la haute direction ou du conseil de l’organisation.

L’évaluation la plus difficile consiste souvent à distinguer « généralement » de « partiellement ». La distinction est laissée au bon jugement de l’évaluateur qui tient compte de la définition de « généralement conforme » ci-dessus. Lire attentivement les normes afin de déterminer si la fonction se conforme généralement aux normes. Même s’il existe des possibilités d’amélioration ou de meilleures solutions de rechange, la cote « généralement conforme » ne sera pas réduite.

Annexe B – Validation indépendante

Le rôle de la validation indépendante comprend les principaux éléments suivants :

Annexe C – Déclaration de validation indépendante

Déclaration des responsables de la validation indépendante

Nous, David Rattray, FCGA, CIA, et Robin Sellar, CA, CIA, d’Ottawa en Ontario, avons reçu la mission de mener une validation indépendante de l’auto-évaluation de la Division de la vérification interne de l’ARC. La validation avait pour objectif premier de vérifier les affirmations contenues dans le rapport sur l’auto-évaluation de la qualité ci-joint afin de savoir si la fonction de la vérification interne répond adéquatement aux attentes fondamentales de l’Agence et si elle est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne du IIA. Tout autre sujet qui aurait pu faire partie d’une évaluation indépendante complète, tel qu’une analyse exhaustive des pratiques exemplaires, la régie, les services consultatifs et l’utilisation de technologies avancées, a été exclu de la portée de cette validation indépendante en accord avec la DPV.

En notre qualité de responsables de la validation, nous sommes entièrement indépendants de l’organisation et possédons les connaissances et aptitudes nécessaires pour remplir cette mission. La validation, qui s’est déroulée de janvier à mars 2011, a principalement comporté un examen et des sondages des procédures et des résultats de l’auto-évaluation. De plus, nous avons examiné la documentation fournie par l’ARC et les feuilles de travail de vérification ainsi que mené des groupes de discussion avec le personnel de la vérification interne et des entrevues structurées avec la commissaire, l’administrateur supérieur des affaires financières, le dirigeant principal de l’information, le sous-commissaire de la région du Pacifique, le sous-commissaire de la Direction générale des programmes d’observation, la DPV et les membres du comité de la vérification du Conseil de direction.

Nous sommes entièrement d’accord avec les conclusions de la fonction de la vérification interne qui sont contenues dans le rapport d’auto-évaluation ci-joint.

La mise en œuvre de tous les plans d’action contenus dans le rapport d’auto-évaluation permettra d’améliorer l’efficacité et d’augmenter la valeur de la fonction de la vérification interne et de veiller à ce qu’elle soit entièrement conforme aux normes.

 

 

David Rattray, FCGA, CIA
Responsable de la validation indépendante
BMCI Consulting Inc

le 3 juin 2011

Robin Sellar, CA, CIA
Responsable de la validation indépendante
BMCI Consulting Inc

le 3 juin 2011


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