Vérification des contrôles de la surveillance financière - Dépenses opérationnelles
Rapport final
Direction générale de la vérification et de l'évaluation de l'entreprise
Octobre 2010
Table des matières
Sommaire
Contexte : L'Agence du revenu du Canada (ARC) est tenue de présenter, en vertu des dispositions de la Loi sur l'Agence du revenu du Canada, des états financiers sur ses activités dans le cadre du Rapport annuel de l'Agence au Parlement. Deux ensembles d'états financiers sont préparés chaque année par la Direction de l'administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) à l'ARC. Un de ces ensembles sert à déclarer les recettes et les dépenses traitées par l'ARC dans l'administration des lois fiscales et des programmes de prestations (les activités administrées) tandis que l'autre comprend les dépenses et les recettes opérationnelles (les activités de l'Agence). Les activités menées par l'ARC dans le but de remplir son mandat sont financées par des crédits parlementaires se chiffrant à 4,5 milliards de dollars dans le budget principal des dépenses de 2010-2011 [Note 1].
La DGFA a mis en œuvre le Cadre de contrôle de l'administration financière (le Cadre) afin de s'assurer que les renseignements comptables sont exacts, complets et opportuns [Note 2]. Le Bureau du vérificateur général (BVG) est responsable de vérifier les états financiers de l'ARC chaque année et d'émettre une opinion sur leur juste présentation.
Le Cadre sert de fondement afin d'évaluer l'efficacité des processus de surveillance et les contrôles des activités financières dans l'ensemble de l'Agence. Il est structuré de la même façon que les états financiers et comprend une section distincte pour le contrôle des biens, des passifs, des dépenses et des recettes. La vérification des contrôles de la surveillance des dépenses opérationnelles sera la première d'une série de vérifications qui examinera, au fil du temps, chacune de ces activités principales. D'autres vérifications seront prévues, de concert avec la DGFA, à l'aide d'une approche fondée sur le risque.
Objectif : L'objectif de la vérification consistait à évaluer le caractère adéquat de la conception et du fonctionnement des principaux processus continus de surveillance et des contrôles établis dans le Cadre de contrôle de l'administration financière pour les activités de l'Agence liées à l'établissement de rapports et à la comptabilisation des dépenses opérationnelles.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Conclusion : Dans l'ensemble, les contrôles de la surveillance des dépenses opérationnelles sont en place et menés conformément au Cadre. Des erreurs critiques [Note 3] ont été relevées dans les activités de surveillance touchant les documents de facturation et les paiements; toutefois, l'erreur la plus grave qui a eu une incidence sur le montant des dépenses opérationnelles dans les états financiers s'élevait à 91 $. Ces activités de surveillance devraient être améliorées afin d'accroître la conception, l'efficacité et la surveillance dans le but de permettre à la DGFA de mieux évaluer dans quelle mesure les objectifs du Cadre sont atteints et contribueront à l'exactitude et à l'exhaustivité des transactions touchant les dépenses opérationnelles.
Plan d'action : La DGFA reconnaît le besoin d'améliorer les principales activités de surveillance pour les documents de facturation et les paiements et a élaboré des plans d'action pour ce faire. Les plans d'action comprennent des améliorations apportées à la détermination et à l'examen des transactions, aux processus d'assurance de la qualité et à la portée du suivi des activités de contrôle à l'Administration centrale.
Introduction
L'Agence du revenu du Canada (ARC) est tenue de présenter, en vertu des dispositions de la Loi sur l'Agence du revenu du Canada, des états financiers sur ses opérations dans le cadre du Rapport annuel de l'ARC au Parlement. Deux ensembles d'états financiers sont préparés chaque année par la Direction de l'administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) à l'ARC. Un de ces ensembles sert à déclarer les recettes et les dépenses traitées par l'ARC pour l'administration des lois fiscales et des programmes de prestations (les activités administrées) tandis que l'autre comprend les dépenses et les recettes opérationnelles (les activités de l'Agence). Les activités menées par l'ARC dans le but de remplir son mandat sont financées par des crédits parlementaires se chiffrant à 4,5 milliards de dollars dans le budget principal des dépenses de 2010-2011 [Note 4].
La DGFA a mis en œuvre un Cadre de contrôle de l'administration financière continu (le Cadre) et se sert du document intitulé « Transition vers le nouvel exercice » pour veiller à ce que les renseignements comptables soient exacts, complets et opportuns [Note 5]. Le Bureau du vérificateur général (BVG) est responsable de vérifier les états financiers de l'ARC chaque année ainsi que d'émettre une opinion sur leur juste présentation. De plus, la DGFA s'appuie sur ces contrôles pour atténuer le risque de recevoir une opinion avec réserve sur l'état des activités de l'Agence.
Le Cadre pour les activités de l'Agence est structuré de la même façon que les états financiers eux-mêmes et comprend une section distincte pour le contrôle des biens, des passifs, des dépenses et des recettes. Il s'agit d'un document volumineux et exhaustif qui, pour chacune de ces sections, décrit en détail les rôles, responsabilités et processus de surveillance des divers types de transactions. Les agents financiers et les gestionnaires de budget sont responsables de la surveillance dans les régions et à l'Administration centrale (AC).
Le Cadre sert de fondement afin d'évaluer l'efficacité des processus de surveillance et les contrôles des activités financières dans l'ensemble de l'Agence. La vérification interne des contrôles de la surveillance des dépenses opérationnelles sera la première d'une série de vérifications qui examinera, au fil du temps, chacune des activités principales.
Portée de la vérification
L'objectif de la vérification consistait à évaluer le caractère adéquat de la conception et du fonctionnement des principaux processus continus de surveillance et des contrôles établis dans le Cadre de contrôle de l'administration financière pour les activités de l'Agence liées à l'établissement de rapports et à la comptabilisation des dépenses opérationnelles.
Bien que les dépenses en salaires et en prestations constituent la plus grande part des dépenses opérationnelles de l'ARC, les sondages de la vérification n'ont pas tenu compte de l'exactitude et de l'exhaustivité de ces transactions puisque des travaux plus approfondis relativement à ces dépenses avaient récemment pris fin dans le cadre de la vérification interne de 2008 sur la gestion de la rémunération [Note 6]. De plus, les pouvoirs financiers délégués qui sont énoncés dans la Loi sur la gestion des finances publiques n'ont pas été abordés puisqu'ils font actuellement l'objet d'une vérification interne [Note 7].
Les sondages de vérification ont été menés dans les régions de l'Atlantique, du Québec et de l'Ontario ainsi qu'à la DGFA, à l'AC, au cours de 2009-2010. Toutes les activités de surveillance cernées dans le Cadre relativement aux dépenses opérationnelles ont été assujetties à un examen avec une seule exception : la responsabilité de surveillance confiée aux gestionnaires de budget relativement à l'exercice de leur pouvoir financier et à l'approbation des dépenses ne faisait pas partie de cette vérification, tel qu'il est mentionné ci-dessus, et n'a donc pas fait l'objet d'une évaluation.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d'action
1.0 Conception du cadre et observation des contrôles de la surveillance
Les responsabilités et les procédures de surveillance des dépenses opérationnelles énoncées dans le Cadre actuel touchent cinq domaines de contrôle, notamment :
- les documents de facturation et les paiements;
- l'affectation des coûts et les écarts budgétaires;
- le rapprochement des salaires;
- la comptabilisation des dépenses en biens immobiliers;
- les chèques annulés.
Des travaux de vérification ont été menés dans chacun des cinq domaines. Cependant, les essais se sont principalement penchés sur les exigences clés en matière de surveillance imposées pour les documents de facturation et les paiements puisqu'elles s'appliquent à toutes les dépenses opérationnelles.
Les commentaires recueillis à la suite des entrevues et les résultats des examens de la documentation indiquent que la conception des contrôles de la surveillance était conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor et qu'elle s'harmonisait avec les assertions comptables normalisées. Le Cadre lui-même est aussi disponible dans les deux langues officielles dans InfoZone. Il fait l'objet d'un examen périodique, et les mises à jour des contrôles sont incorporées régulièrement aux procédures d'examen et communiquées aux responsables de la surveillance dans les secteurs de travail connexes.
L'application des contrôles dans les cinq domaines a aussi fait l'objet d'un examen à l'aide d'entrevues auprès des responsables des contrôles et de révisions structurées des processus de contrôle. Dans l'ensemble, les activités de surveillance ont été menées par le personnel du secteur financier conformément à la description du Cadre. Certains écarts ont été observés dans la fréquence d'examen ou dans le secteur ayant mené le processus d'examen, mais ces écarts n'ont entraîné aucune répercussion sur les résultats finaux de la surveillance elle-même.
Toutefois, les essais de conformité [Note 8] menés par l'équipe de vérification dans le but d'évaluer la conception et l'efficacité des contrôles de la surveillance du Cadre ont permis de relever des occasions d'améliorer certains aspects des processus de surveillance pour les documents de facturation et les paiements qui permettraient d'augmenter l'efficacité globale. Ces constatations sont résumées dans les sections suivantes.
1.1 Examens avant et après paiement – Conception
Les principaux processus de surveillance des documents de facturation et des paiements comportent, à l'heure actuelle, deux examens distincts, y compris l'examen mensuel des documents de paiement de chaque région. La conception des examens avant et après paiement est considérée efficace. Toutefois, certains aspects pourraient être améliorés, dont les processus de sélection des transactions ainsi que la documentation et l'analyse des résultats.
Toutes les transactions à risque élevé ou de nature délicate doivent faire l'objet d'un examen avant paiement, et les transactions à risque moyen ou faible sont choisies de façon aléatoire en fonction d'un échantillon statistique pour faire l'objet d'un examen après paiement. Les transactions considérées à risque élevé ou de nature délicate sont définies par la DGFA et énumérées dans le Cadre. Elles comprennent les transactions de plus de 5 000 $, les avances des frais de scolarité, les avances de salaire, les demandes de remboursement des frais d'hébergement et les paiements à un autre ordre de gouvernement.
Les Systèmes administratifs d'entreprise (SAE) sont programmés de façon à signaler automatiquement les transactions à risque élevé ou de nature délicate, à l'exception de certains éléments devant être signalés manuellement pour examen au moment de saisir la transaction. Ces exceptions comprennent, par exemple, les déplacements prolongés et les voyages personnels et d'affaires combinés.
Le Cadre ne définit pas actuellement les rôles et responsabilités en matière d'examen avant paiement. Quant aux pratiques locales, elles varient à savoir si les agents des services financiers cernent et examinent les transactions qui n'ont pas été signalées manuellement pour examen avant paiement au moment de leur création.
En outre, les sondages de vérification ont révélé une incohérence dans la sélection automatique des transactions devant faire l'objet d'un examen avant paiement. Le programme de sélection des transactions à risque élevé ou de nature délicate des SAE ne signale pas les transactions touchant les règlements interministériels aux fins d'examen avant paiement même si elles répondent aux critères de risque élevé ou de nature délicate.
Les critères de sélection établis par la DGFA aux fins d'examen avant paiement n'ont pas fait l'objet d'un nouvel examen depuis leur mise en œuvre en 2002. On ne sait donc pas s'ils sont toujours exhaustifs ou pertinents (c.-à-d. s'ils reflètent toujours un niveau élevé de risque). Certains risques importants ne pourraient pas être abordés par les critères de sélection actuels aux fins de surveillance si ces derniers ne font pas l'objet d'un examen périodique pour en déterminer la pertinence.
Pour ce qui est de l'examen après paiement, les transactions à risque moyen et faible font l'objet d'un échantillonnage statistique aléatoire mensuel par les SAE. La population n'est cependant pas stratifiée avant l'échantillonnage et, dans une région en particulier, le processus actuel a donné lieu à une valeur relativement faible (c.-à-d. de 1 $ à 6 $) pour les échantillons de l'examen après paiement, ce qui représentait 30 % de l'échantillon retenu. Nous n'avons donc pu affecter plus efficacement les ressources et avons constaté un risque élevé que les échantillons ne soient pas suffisamment représentatifs pour refléter le taux réel d'erreurs dans les transactions à risque moyen et faible.
Le Cadre ne définit pour aucun des deux types d'examen les rôles et responsabilités en matière de documentation des résultats dans les dossiers financiers, et le niveau de détail touchant les échantillons de la vérification consigné par le personnel des finances variait considérablement. Alors que certains dossiers avaient uniquement été paraphés, d'autres comprenaient une liste de contrôle complète des champs vérifiés. De plus, bien que les agents des services financiers soient tenus de remettre en question toute transaction qui semble ne pas être liée aux activités de l'Agence, les renseignements à l'appui compris dans les dossiers n'étaient pas toujours suffisants. Des exigences insuffisantes pour la documentation des examens pourraient donner l'impression d'un manque de responsabilité pouvant réduire l'efficacité des efforts déployés en vue de détecter et de prévenir les erreurs.
Les résultats de la surveillance de l'examen des transactions avant et après paiement ne sont pas compilés et analysés de façon systématique en vue d'assurer une pertinence et une efficacité continues de la surveillance pour certains types de transactions. Il est difficile, en l'absence d'une telle analyse, d'atténuer le risque d'erreurs relativement à l'ampleur de la surveillance en place ou de déterminer la mesure dans laquelle les contrôles de surveillance établis fonctionnent comme prévu.
Recommandation 1
La DAF devrait passer en revue le Cadre afin de préciser et de détailler les rôles et responsabilités relatifs aux processus d'examen avant et après paiement, à l'examen de la qualité et au suivi. Le Cadre doit également préciser la mesure dans laquelle les agents des services financiers devraient obtenir et documenter les motifs justifiant les besoins opérationnels des transactions ainsi que leurs responsabilités à l'égard de la sélection et de l'examen des transactions qui auraient dû être signalées manuellement pour examen avant paiement, mais qui auraient été manquées.
Plan d'action
La Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC) de la DAF modifiera le Cadre, à l'occasion de la prochaine mise à jour prévue, afin de tenir compte des rôles et responsabilités associés aux examens avant et après paiement, à la surveillance et au suivi. Les agents des services financiers sont tenus de remettre en question toute transaction qui semble ne pas être liée aux activités de l'Agence. La DRFC veillera à clairement inscrire cette exigence dans les procédures tout comme le besoin de documenter les résultats de telles demandes de renseignements. Nous anticipons exécuter ce plan d'action à compter de septembre 2010, et la date d'achèvement prévue est le 31 décembre 2011.
Recommandation 2
La DAF devrait élaborer, en collaboration avec les régions, des procédures pour consigner et analyser les données sur le type et la fréquence des erreurs relatives aux examens avant et après paiement, tant à l'échelon régional que national dans le but de déterminer si les critères d'examen particuliers sont toujours pertinents et efficaces.
Plan d'action
La DRFC modifiera le Cadre afin d'ajouter la consignation et l'analyse des données sur la fréquence des erreurs pour les contrôles d'examen avant et après paiement. La DRFC évaluera la pertinence et l'efficacité des critères d'examen avant et après paiement. Nous anticipons exécuter ce plan d'action à compter de septembre 2010, et la date d'achèvement prévue est le 31 décembre 2011.
Recommandation 3
La DAF devrait passer en revue les exigences opérationnelles des programmes de sélection des transactions des SAE pour examen avant et après paiement afin de s'assurer qu'ils répondent aux critères établis.
Plan d'action
La DRFC évaluera les programmes de sélection des transactions des SAE pour examen avant et après paiement dans le but de cerner les améliorations éventuelles.
La DRFC et la Division de la politique financière, systèmes et contrôle (DPFSC) de la DAF étudieront la faisabilité d'automatiser les systèmes de sélection des transactions à risque élevé ou de nature délicate qui doivent, à l'heure actuelle, être signalées manuellement pour examen avant paiement. La DRFC évaluera aussi la possibilité d'introduire des contrôles correctifs avant l'émission d'un paiement.
La DRFC et la DPFSC mettront en œuvre ce plan d'action à compter de janvier 2011.
1.2 Examens avant et après paiement - Efficacité
Les essais de vérification menés dans le but d'évaluer l'observation des processus de surveillance ont révélé des occasions d'améliorer la documentation et l'efficacité globale. Une approche fondée sur l'échantillonnage a permis d'évaluer davantage l'efficacité des examens avant et après paiement.
Pour 2008-2009, trois groupes de transactions des dépenses opérationnelles (135 par groupe) ont été choisis, de façon aléatoire, dans les SAE à partir de trois populations distinctes :
- les transactions à risque élevé ou de nature délicate;
- les transactions à risque moyen et faible ayant fait l'objet d'un examen après paiement;
- les transactions à risque moyen et faible n'ayant pas fait l'objet d'un examen.
Les essais de vérification ont été conçus pour évaluer les attributs de chaque groupe (erreurs critiques [Note 9] définies par la DGFA) plutôt que pour déterminer la valeur monétaire des erreurs recensées. La taille de l'échantillon en question était suffisante pour que le taux d'erreurs établi par l'analyse de l'échantillon permette de conclure que le taux d'erreurs pour la population dépassait vraisemblablement le seuil et le taux d'erreurs tolérable établi par la DGFA.
La Division de la vérification interne et la DGFA avaient convenu, aux fins de ces essais de vérification, d'un taux d'erreurs tolérable pour les deux premiers groupes d'échantillons extraits des transactions ayant déjà fait l'objet d'un examen de la part du personnel des finances. Même s'il était attendu que ces groupes ne comporteraient aucune autre erreur, une marge d'erreur (2 %) a été prévue en raison de la nature manuelle de ces examens. Le taux d'erreurs tolérable utilisé pour le troisième groupe d'échantillons extraits des transactions à risque moyen et faible n'ayant pas fait l'objet d'un examen par le personnel des finances était de 10 %, comme l'indique la Politique sur l'échantillonnage statistique de la DGFA.
Le Cadre définit une erreur critique comme une erreur nécessitant une correction et en cerne quatre catégories de base : l'inobservation des prescriptions juridiques ou les renseignements inexacts sur le prestataire, sur le montant ou sur le codage. Voici quelques exemples de ces erreurs qui ont été recensées lors de l'essai de vérification : facture ou reçu original ne figurait pas au dossier (sans justification); autorisation inappropriée; frais d'hébergement au-delà du taux contractuel; compte du grand livre général (GLG) et code d'article de rapport erronés; compétence et codes des impôts inexacts.
Bien que le pourcentage des erreurs critiques totales relevées dépassait les taux tolérables [Note 10], seulement 8 des 40 erreurs avaient une incidence sur la valeur monétaire des dépenses opérationnelles. La plupart de ces erreurs (5 sur 8) étaient cependant d'une valeur de moins de 5 $ alors que la valeur des autres allait de 14 $ à 91 $.
Les divers facteurs ayant contribué aux taux d'erreurs observés pour les transactions ayant déjà fait l'objet d'un examen par le personnel des finances comprenaient des incohérences sur le plan de la documentation des résultats, des pratiques d'examen de la qualité et du suivi des mesures correctives. Par conséquent, certaines erreurs critiques ne sont pas corrigées avant l'émission de paiements pour des transactions à risque élevé, et les résultats des erreurs commises avant les paiements pour les transactions à risque moyen et faible pourraient être sous-estimées, et donc moins fiables pour déterminer si les taux d'erreurs réels sont à l'intérieur des limites tolérables.
Dans le cas des transactions à risque moyen et faible n'ayant pas fait l'objet d'un examen, la sous-évaluation des erreurs de l'examen après paiement, tel qu'il est mentionné ci-dessus, contribue au taux plus élevé d'erreurs critiques qui a été observé. Le taux d'erreurs observé dépasse la limite tolérable, démontrant ainsi le besoin de mener une analyse des erreurs pour déterminer où ont lieu la plupart des erreurs critiques dans le but de prendre les mesures correctives nécessaires.
De plus, les essais de conformité ont révélé que les contrôles de surveillance ne comprennent pas le rapprochement entre le total des frais d'hébergement engagés et le montant pré-autorisé pour les événements. Il s'agit d'une lacune dans les contrôles qui pourrait mener à des frais d'hébergement qui dépassent les montants pré-autorisés.
Un total de 60 transactions provenant de types précis de comptes du GLG a été choisi pour déterminer si les erreurs de codage pourraient compromettre le contrôle avant paiement. Quarante-quatre de ces 60 transactions avaient été imputées au mauvais compte du GLG et au mauvais article de rapport. Quarante de ces 44 erreurs portaient sur des transactions par carte d'achats; 34 des 44 erreurs portaient sur des comptes du GLG dont les titres comprenaient la mention « Divers » ou « Autre », par exemple Matériaux et fournitures divers (77745), Autres services professionnels (74425) et Autres services commerciaux (74762). Huit des 44 erreurs portaient sur des frais d'hébergement ou des dépenses pour rafraîchissements ou repas imputés à des comptes du GLG qui ne répondaient pas aux critères d'examen avant paiement. Un tel examen n'a donc pas eu lieu.
La complexité du plan comptable contribue au risque que de telles erreurs soient commises puisqu'il comprend environ 460 comptes du GLG, répartis en 40 articles de rapport, auxquels peuvent être imputées des dépenses opérationnelles discrétionnaires.
Recommandation 4
La DAF doit s'assurer, de concert avec les régions, que les activités d'examen avant et après paiement sont consignées de façon uniforme dans les journaux et les dossiers financiers particuliers au moment de l'examen et que le Cadre comprend des procédures détaillées sur la façon dont les mesures correctives doivent être prises et le délai de celles-ci.
Plan d'action
Bien que des journaux auxquels sont consignées les activités d'examen après paiement existent à l'heure actuelle, la DGFA concède qu'il serait utile d'y consigner davantage de renseignements. La DRFC s'engage à accroître la documentation des démarches de surveillance entreprises, y compris l'approbation par signature du personnel concerné. Quant aux activités d'examen avant paiement, les éléments de preuve de chaque examen sont actuellement consignés, mais la DGFA reconnaît qu'il serait utile de consigner davantage de renseignements, y compris les types d'erreur relevés. La DRFC réexaminera l'approche, en consultation avec les régions, dans le but d'améliorer le processus à compter de septembre 2010. Date d'achèvement prévue : le 31 mars 2011.
Recommandation 5
La DAF devra clairement définir, avec l'aide des secteurs des finances des régions, les rôles et responsabilités qu'elle incorporera au Cadre pour veiller à ce que soit vérifié le total des frais d'hébergement par rapport au montant pré-autorisé.
Plan d'action
La DRFC adoptera un processus pour s'assurer que les frais d'hébergement soient vérifiés de sorte qu'ils ne dépassent pas les montants autorisés. Nous anticipons exécuter ce plan d'action à compter de septembre 2010, et la date d'achèvement prévue est le 31 décembre 2010.
Recommandation 6
La DAF devra entreprendre un examen pour déterminer la faisabilité de réduire le nombre de comptes du GLG pour les dépenses opérationnelles discrétionnaires tout en conservant un niveau suffisant de précisions pour répondre aux exigences internes et externes en matière d'établissement de rapports et pour éliminer les ambiguïtés dans les descriptions des comptes du GLG, là où elles résident le plus souvent.
Plan d'action
La DAF reconnaît que les descriptions des comptes du GLG doivent comprendre davantage de précisions. Un examen de l'ensemble des comptes du GLG a été entamé en septembre 2009. L'objectif de cet examen consistait à réduire le nombre de comptes du GLG et de clarifier les descriptions tel qu'il a été recommandé. La date d'achèvement prévue de cet examen est le 31 décembre 2010. De plus, à compter de septembre 2010, la DRFC effectuera une surveillance supplémentaire de l'ensemble des comptes du GLG dont les descriptions comprennent les mentions « Divers » ou « Autre » afin de veiller à ce que les transactions imputées à ces comptes soient appropriées.
2.0 Suivi des contrôles de surveillance
Le Cadre fait l'objet d'un examen de la part de la DAF au moins une fois par année ainsi que de façon ad hoc, au besoin, pour évaluer les activités de surveillance et s'assurer qu'elles demeurent pertinentes. Bien qu'aucun processus officiel documenté de changement n'ait été adopté, l'Unité du fonctionnement et de l'entretien de la DAF demande annuellement des mises à jour des intervenants associés (c.-à-d. la Direction générale des ressources humaines, la Direction des biens immobiliers et de l'intégration des services, la Direction de la gestion des ressources et l'Unité de la comptabilisation des actifs non financiers, entre autres), et un dossier électronique des commentaires et des décisions est maintenu.
En l'absence d'un registre des demandes de changement, il serait impossible de mener des évaluations afin de déterminer si les changements recommandés sont mis en œuvre de façon opportune. Cependant, la plupart des changements sont institués à l'interne par la DAF plutôt que par des intervenants de l'extérieur. Les changements sont communiqués aux intervenants en temps opportun et avant toute mise à jour du Cadre.
Les mesures correctives découlant des examens avant et après paiement comprenaient la détermination, par les chefs d'équipe, des besoins en formation et la formation elle-même à l'intention des agents des services financiers ainsi que la communication entre les agents des services financiers et les directions générales ou bureaux clients en vue de corriger et de prévenir les erreurs.Un groupe supplémentaire de 40 transactions a été extrait des transactions dont les erreurs avaient été relevées par les finances lors d'un examen après paiement.On a conclu que les mesures correctives n'avaient pas été prises avant la fin de l'exercice en cours dans 28 % (11 sur 40) des transactions.
L'assurance de la qualité des documents de facturation et des paiements assujettis aux activités de surveillance était limitée. Les transactions qui ont fait l'objet d'un examen avant paiement n'ont pas été réexaminées de façon systématique afin d'évaluer la qualité du premier examen. En outre, une seule des quatre régions vérifiait la qualité des examens après paiement au-delà de la confirmation des erreurs relevées dans le cadre du premier examen.
La DAF offrait un suivi limité pour les activités de surveillance relatives aux documents de facturation et aux paiements. La DAF n'a pas réexaminé les activités d'examen avant paiement. En ce qui a trait aux activités d'examen après paiement, le réexamen se limitait aux taux d'erreurs régionaux constamment élevés et aux lots d'échantillons statistiques régionaux qui avaient été traités de façon opportune. L'examen de la DAF ne comprenait pas l'évaluation de la qualité des résultats des activités de surveillance ni la confirmation que les mesures correctives ont été prises lorsque des erreurs critiques ont été relevées.
Recommandation 7
La DAF doit adopter des mesures plus rigoureuses de réexamen de la qualité pour les activités d'examen avant et après paiement et étendre la fonction de suivi à l'AC afin de s'assurer que les processus soient respectés, d'évaluer la qualité des résultats et de confirmer que les mesures correctives nécessaires sont prises pour aborder les lacunes.
Plan d'action
La DGFA convient qu'un suivi supplémentaire du processus d'examen après paiement s'impose. Le groupe responsable de la surveillance au sein de la DRFC examinera le processus, ce qui comprendra le réexamen des résultats de l'examen après paiement présentés par les sites transactionnels, l'examen et la clarification de la définition et de la classification des erreurs ainsi que la prestation de conseils sur la correction des erreurs relevées. Lorsqu'ils auront été mis en œuvre, la DRFC effectuera ces réexamens de façon mensuelle.
Pour ce qui est de l'examen avant paiement, outre un journal des erreurs cernées, la DRFC entreprendra, en consultation avec les régions, la normalisation nationale des procédures de bureau et des listes de contrôle afin d'en assurer l'uniformité. Les matériaux de formation seront également mis à jour afin d'aborder ces questions.
Ces initiatives seront entreprises en septembre 2010, et il est prévu qu'elles prendront fin le 31 décembre 2011.
Conclusion
Les contrôles de la surveillance des dépenses opérationnelles sont en place et effectués conformément au Cadre. Certaines lacunes ont été cernées sur le plan de l'efficacité et du suivi des principales activités de surveillance, nuisant ainsi à la capacité de la DGFA de contrôler la mesure dans laquelle les objectifs du Cadre sont atteints. La DGFA reconnaît que certaines améliorations pourraient être apportées dans certains secteurs et a mis en place des plans d'action pour aborder les questions soulevées par la vérification. Les plans d'action comprennent des améliorations apportées à la détermination et à l'examen des transactions, aux pratiques en matière d'assurance de la qualité et à la portée de la surveillance des activités de contrôle à l'AC.
Notes:
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